企業(yè)內(nèi)控應(yīng)用手冊之信息傳遞-風(fēng)險控制矩陣

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,風(fēng)險控制矩陣,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,

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,公司名稱：,機(jī)關(guān)本部,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,

,流程名稱：,信息傳遞,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,

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,子流程名稱,控制目標(biāo)及對應(yīng)風(fēng)險,,,,控制活動,,,,,,,,,控制運(yùn)行有效性測試,,合規(guī)對比（企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范及配套指引）,,內(nèi)部控制缺陷,,,,

,,控制目標(biāo)編號,控制目標(biāo),風(fēng)險點編號,風(fēng)險點,控制活動編號,標(biāo)準(zhǔn)控制活動,現(xiàn)有控制活動,重要性程度,制度,文檔,責(zé)任部門及崗位,控制形式,執(zhí)行頻率,測試底稿編號,測試結(jié)論,條款,規(guī)定內(nèi)容,控制缺陷編號,內(nèi)控缺陷,缺陷描述,整改建議,缺陷等級

,內(nèi)部文件管理,IC-CO-01,系統(tǒng)、科學(xué)地規(guī)范不同級次內(nèi)部報告的指標(biāo)體系，合理設(shè)置關(guān)鍵信息指標(biāo)和輔助信息指標(biāo)。,IC-R-01,內(nèi)部報告體系設(shè)計不合理，內(nèi)部報告系統(tǒng)缺失、功能不健全、內(nèi)容不完整，或體系設(shè)定后未能根據(jù)環(huán)境和業(yè)務(wù)變化有所調(diào)整，可能導(dǎo)致內(nèi)部報告無法滿足公司運(yùn)營發(fā)展的需要。,IC-CA-01,企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)發(fā)展戰(zhàn)略和風(fēng)險控制要求，科學(xué)規(guī)范不同級次內(nèi)部報告的指標(biāo)體系，采用經(jīng)營快報等多種形式，全面反映與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理相關(guān)的各種內(nèi)外部信息。,"建立內(nèi)部經(jīng)營報告指標(biāo)體系

公司目前主要通過經(jīng)營資料傳遞、財務(wù)資料傳遞、部門例會、郵件傳送、廉政教育培訓(xùn)、文化宣傳等方式進(jìn)行內(nèi)部信息傳遞。設(shè)計跨部門的溝通協(xié)調(diào)工作，通過發(fā)送工作聯(lián)系單的形式進(jìn)行溝通。",一般,"《xx地產(chǎn)股份有限公司重大事項內(nèi)部報告制度》

《關(guān)于加強(qiáng)公司文件傳遞管理的通知》",無,辦公室,手工控制,業(yè)務(wù)發(fā)生時,無,無,"企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引第17號——內(nèi)部信息傳遞

第五條

企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范——第五章信息與溝通

第三十八條","企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)發(fā)展戰(zhàn)略、風(fēng)險控制和業(yè)績考核要求，科學(xué)規(guī)范不同級次內(nèi)部報告的指標(biāo)體系，采用經(jīng)營快報等多種形式，全面反映與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理相關(guān)的各種內(nèi)外部信息。

內(nèi)部報告指標(biāo)體系的設(shè)計應(yīng)當(dāng)與全面預(yù)算管理相結(jié)合，并隨著環(huán)境和業(yè)務(wù)的變化不斷進(jìn)行修訂和完善。設(shè)計內(nèi)部報告指標(biāo)體系時，應(yīng)當(dāng)關(guān)注企業(yè)成本費(fèi)用預(yù)算的執(zhí)行情況。

企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立信息與溝通制度，明確內(nèi)部控制相關(guān)信息的收集、處理和傳遞程序，確保信息及時溝通，促進(jìn)內(nèi)部控制有效運(yùn)行。",無,無,無,無,無

,,IC-CO-02,構(gòu)建科學(xué)的內(nèi)部報告網(wǎng)絡(luò)體系，保障重要信息傳遞及時性,,,IC-CA-02,企業(yè)應(yīng)當(dāng)制定嚴(yán)密的內(nèi)部報告流程，充分利用信息技術(shù)，強(qiáng)化內(nèi)部報告信息集成和共享，將內(nèi)部報告納入企業(yè)統(tǒng)一信息平臺，構(gòu)建科學(xué)的內(nèi)部報告網(wǎng)絡(luò)體系。,"建立內(nèi)部經(jīng)營報告網(wǎng)絡(luò)體系

公司辦公室作為公司內(nèi)部信息傳遞的主要責(zé)任部門，設(shè)置專員負(fù)責(zé)接收和傳達(dá)各種內(nèi)部信息；各子公司設(shè)立專門的資料管理員，負(fù)責(zé)與本部辦公室進(jìn)行直接對接。目前信息傳遞的方式多半采用公司郵箱、QQ通訊等，對來文和發(fā)文采用手工記錄的方式進(jìn)行統(tǒng)計。

",一般,"《xx地產(chǎn)股份有限公司重大事項內(nèi)部報告制度》

《關(guān)于加強(qiáng)公司文件傳遞管理的通知》",無,辦公室,手工控制,業(yè)務(wù)發(fā)生時,無,無,"企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引第17號——內(nèi)部信息傳遞

第六條","企業(yè)應(yīng)當(dāng)制定嚴(yán)密的內(nèi)部報告流程，充分利用信息技術(shù)，強(qiáng)化內(nèi)部報告信息集成和共享，將內(nèi)部報告納入企業(yè)統(tǒng)一信息平臺，構(gòu)建科學(xué)的內(nèi)部報告網(wǎng)絡(luò)體系。

企業(yè)內(nèi)部各管理層級均應(yīng)當(dāng)指定專人負(fù)責(zé)內(nèi)部報告工作，重要信息應(yīng)及時上報，并可以直接報告高級管理人員。

企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立內(nèi)部報告審核制度，確保內(nèi)部報告信息質(zhì)量。",無,無,無,無,無

,,IC-CO-03,收集內(nèi)外部信息，保證企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略和經(jīng)營目標(biāo)的實現(xiàn)。,,,IC-CA-03,企業(yè)應(yīng)當(dāng)關(guān)注市場環(huán)境、政策變化等外部信息對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理的影響，廣泛收集、分析、整理外部信息，并通過內(nèi)部報告?zhèn)鬟f到企業(yè)內(nèi)部相關(guān)管理層級，以便采取應(yīng)對策略。,"收集內(nèi)外部信息

公司本部與各子公司的職能部門通過行業(yè)協(xié)會組織、網(wǎng)絡(luò)媒體以及有關(guān)監(jiān)管部門等渠道，收集與其經(jīng)營內(nèi)容相關(guān)的市場狀況、競爭情況、政策變化及環(huán)境變化等外部信息。

公司本部及各子公司的職能部門通過公司內(nèi)外網(wǎng)站、內(nèi)部刊物等渠道獲取財務(wù)會計資料、經(jīng)營管理資料等內(nèi)部信息。",一般,"《xx地產(chǎn)股份有限公司重大事項內(nèi)部報告制度》

《關(guān)于加強(qiáng)公司文件傳遞管理的通知》",無,辦公室,手工控制,業(yè)務(wù)發(fā)生時,無,無,"企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引第17號——內(nèi)部信息傳遞

第七條、第九條

企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范第五章——信息與溝通","企業(yè)應(yīng)當(dāng)關(guān)注市場環(huán)境、政策變化等外部信息對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理的影響，廣泛收集、分析、整理外部信息，并通過內(nèi)部報告?zhèn)鬟f到企業(yè)內(nèi)部相關(guān)管理層級，以便采取應(yīng)對策略。

企業(yè)應(yīng)當(dāng)對收集的各種內(nèi)部信息和外部信息進(jìn)行合理篩選、核對、整合，提高信息的有用性。

企業(yè)可以通過財務(wù)會計資料、經(jīng)營管理資料、調(diào)研報告、專項信息、內(nèi)部刊物、辦公網(wǎng)絡(luò)等渠道，獲取內(nèi)部信息。

企業(yè)可以通過行業(yè)協(xié)會組織、社會中介機(jī)構(gòu)、業(yè)務(wù)往來單位、市場調(diào)查、來信來訪、網(wǎng)絡(luò)媒體以及有關(guān)監(jiān)管部門等渠道，獲取外部信息。",無,無,無,無,無

,,IC-CO-04,全面的回顧和評價內(nèi)部報告的編制和利用情況，掌握內(nèi)部信息的真實狀況。,IC-R-02,公司缺乏完善的內(nèi)部報告評價體系，可能無法考核內(nèi)部報告在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動中所起的真實作用，造成內(nèi)部報告閑置。,IC-CA-04,企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立內(nèi)部報告的評估制度，定期對內(nèi)部報告的形成和使用進(jìn)行全面評估，重點關(guān)注內(nèi)部報告的及時性和信息傳遞的有效性。,"內(nèi)部報告經(jīng)營評估制度

公司尚未建立內(nèi)部經(jīng)營報告評估制度。",一般,"《xx地產(chǎn)股份有限公司重大事項內(nèi)部報告制度》

《關(guān)于加強(qiáng)公司文件傳遞管理的通知》",無,辦公室,手工控制,每年,無,無,"企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引第17號——內(nèi)部信息傳遞

第十條、第十二條","企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立內(nèi)部報告的評估制度，定期對內(nèi)部報告的形成和使用進(jìn)行全面評估，重點關(guān)注內(nèi)部報告的及時性、安全性和有效性。

企業(yè)應(yīng)當(dāng)有效利用內(nèi)部報告進(jìn)行風(fēng)險評估，準(zhǔn)確識別和系統(tǒng)分析企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動中的內(nèi)外部風(fēng)險，確定風(fēng)險應(yīng)對策略，實現(xiàn)對風(fēng)險的有效控制。

企業(yè)對于內(nèi)部報告反映出的問題應(yīng)當(dāng)及時解決；涉及突出問題和重大風(fēng)險的，應(yīng)當(dāng)啟動應(yīng)急預(yù)案。",IC-CD-01,公司尚未建立內(nèi)部經(jīng)營報告評估制度。,公司尚未建立內(nèi)部經(jīng)營報告評估及考核制度，未定期評估內(nèi)部經(jīng)營報告有效性、及時性及準(zhǔn)確性，并針對評估結(jié)果進(jìn)行考核。,"建議公司從以下幾方面完善內(nèi)部報告評估機(jī)制：

1.建議公司建立并完善對內(nèi)部經(jīng)營報告的評估制度，并嚴(yán)格按照評估制度對內(nèi)部經(jīng)營報告進(jìn)行合理評估，考核內(nèi)部經(jīng)營報告在生產(chǎn)經(jīng)營活動中所起的真實作用。

2.建議辦公室制定內(nèi)部經(jīng)營報告評估及考核的指標(biāo)【注】，報公司總經(jīng)理審核并批準(zhǔn)。

3.每半年末，由公司內(nèi)部報告的使用者（各副總、總經(jīng)理、董事長等）對各部門的內(nèi)部經(jīng)營報告進(jìn)行評估，評估重點主要包括內(nèi)部經(jīng)營報告的及時性、準(zhǔn)確性及有效性。

4.人力資源中心匯總內(nèi)部經(jīng)營報告評估結(jié)果，并將其納入各部門的績效考核成績中。

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注：內(nèi)部報告評估及考核體系包括但不限于以下幾個方面的指標(biāo)：

●內(nèi)部報告的有效性

●內(nèi)部報告的及時性

●內(nèi)部報告的完整性

●內(nèi)部報告的準(zhǔn)確性

●內(nèi)部報告的條理性",一般缺陷

,,,,,,IC-CA-05,企業(yè)嚴(yán)格執(zhí)行獎懲機(jī)制，對經(jīng)常不能及時或準(zhǔn)確傳遞信息的相關(guān)人員進(jìn)行批評和教育，并與績效考核體系掛鉤。,"內(nèi)部文件工作考核機(jī)制

公司目前并未針對所有內(nèi)部文件的編制、傳遞工作進(jìn)行考核，也并未將內(nèi)部文件工作與獎懲機(jī)制相聯(lián)系。",一般,"《xx地產(chǎn)股份有限公司重大事項內(nèi)部報告制度》

《關(guān)于加強(qiáng)公司文件傳遞管理的通知》",無,辦公室,手工控制,每年,無,無,"企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引第17號——內(nèi)部信息傳遞

第九條",企業(yè)各級管理人員應(yīng)當(dāng)充分利用內(nèi)部報告管理和指導(dǎo)企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動，及時反映全面預(yù)算執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)部相關(guān)部門和各單位的運(yùn)營進(jìn)度，嚴(yán)格績效考核和責(zé)任追究，確保企業(yè)實現(xiàn)發(fā)展目標(biāo)。,,公司尚未建立完善的內(nèi)部文件工作考核機(jī)制。,公司目前并未針對所有內(nèi)部文件的編制、傳遞工作進(jìn)行考核，也并未將內(nèi)部文件工作與獎懲機(jī)制相聯(lián)系。,"建議公司從以下幾方面完善內(nèi)部文件考核機(jī)制：

1.制定內(nèi)部考核制度，建立適當(dāng)?shù)目己藰?biāo)準(zhǔn)；

2.針對一般性、例常性的內(nèi)部文件的考核與相關(guān)崗位日常考核相結(jié)合；

3.針對重要內(nèi)部文件的考核應(yīng)建立相應(yīng)的考核機(jī)制，并納入到公司考評體系之中。",一般缺陷

,,IC-CO-05,保證內(nèi)部信息的保密性，防范在信息傳遞中泄漏商業(yè)秘密,IC-R-03,公司沒有制定嚴(yán)格的內(nèi)部報告保密制度，沒有明確保密內(nèi)容、保密措施、傳遞范圍，導(dǎo)致保密工作不到位，信息傳遞過程中，泄露了公司商業(yè)秘密，給公司帶來經(jīng)濟(jì)損失。,IC-CA-06,企業(yè)應(yīng)當(dāng)制定嚴(yán)格的內(nèi)部報告保密制度，明確保密內(nèi)容、保密措施、密級程度和傳遞范圍，防止泄露商業(yè)秘密。,"內(nèi)部信息保密機(jī)制的建立

公司制定了《xx地產(chǎn)股份有限公司保密工作規(guī)定》和《內(nèi)幕信息及知情人管理制度》，對保密范圍和密級、秘密文件的管理、保密工作的組織機(jī)構(gòu)、內(nèi)幕信息管理等方面的內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)的規(guī)定。公司還制定了《重大事項內(nèi)部報告制度》，規(guī)范了內(nèi)部信息流轉(zhuǎn)。

公司在辦公室設(shè)專職保密員一名，負(fù)責(zé)公司秘密文件資料的管理；各部門、各下屬公司設(shè)兼職保密員一名，負(fù)責(zé)本部門、本公司的保密工作和業(yè)務(wù)檔案的管理。公司設(shè)立保密工作委員會，由專職保密員和兼職保密員擔(dān)任。保密工作委員會每年年中和年底組織兩次保密工作大檢查。

公司與董事、監(jiān)事、高級管理人員及其他內(nèi)幕信息知情人簽訂保密協(xié)議，或通過發(fā)送禁止內(nèi)幕交易告知書等方式，明確內(nèi)幕信息知情人的保密義務(wù)及違反保密義務(wù)應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任。定期對內(nèi)幕信息知情人買賣公司股票及其衍生品種的情況進(jìn)行自查。",一般,"《xx地產(chǎn)股份有限公司保密工作規(guī)定》

《xx地產(chǎn)股份有限公司內(nèi)幕信息及知情人管理制度》

《重大事項內(nèi)部報告制度》",1.保密工作檢查報告,董事會辦公室,手工控制,業(yè)務(wù)發(fā)生時,無,無,"企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引第17號——內(nèi)部信息傳遞

第十一條",企業(yè)應(yīng)當(dāng)制定嚴(yán)格的內(nèi)部報告保密制度，明確保密內(nèi)容、保密措施、密級程度和傳遞范圍，防止泄露商業(yè)秘密。,無,無,無,無,無

,公文處理,IC-CO-06,公文管理具體工作有章可循，職責(zé)得到明確和落實。,IC-R-04,公司缺少公文簽發(fā)的必要流程，公文審核不嚴(yán)格，導(dǎo)致公文內(nèi)容不完整、信息不明確，影響公司縱向及橫向信息傳遞的準(zhǔn)確性。,IC-CA-07,制定公文管理制度，明確公司公文管理的原則、流程和相關(guān)部門及崗位的職責(zé)分工。,"公務(wù)處理制度、流程、職責(zé)的制定

公司制定了《公司公文處理辦法》，明確了公文的種類、格式、行文規(guī)則、收發(fā)文的流程與職責(zé)等。

公司辦公室是公文處理的管理機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)公文的收發(fā)、分辦、傳遞、歸檔和銷毀。",一般,《公司公文處理辦法》,無,辦公室,手工控制,業(yè)務(wù)發(fā)生時,無,無,無,無,無,無,無,無,無

,,IC-CO-07,發(fā)文程序規(guī)范，控制措施恰當(dāng)。,,發(fā)文程序不規(guī)范或控制措施不恰當(dāng)，使得發(fā)文未受到合理的授權(quán)審批，影響生產(chǎn)經(jīng)營有序運(yùn)行。,IC-CA-08,主辦部門負(fù)責(zé)人對草擬公文稿進(jìn)行審核，確保公文符合公司公文要求。,"公文的擬定

承辦部門草擬好文稿后應(yīng)填寫《發(fā)文審批單》，并由部門負(fù)責(zé)人審稿、簽名，確保其符合公文種類、格式使用規(guī)范，并明確發(fā)文單范圍。",一般,《公司公文處理辦法》,發(fā)文文件呈閱單及附件,辦公室,手工控制,業(yè)務(wù)發(fā)生時,無,無,無,無,無,無,無,無,無

,,,,,,IC-CA-09,公司公文工作主管部門對部門擬訂的發(fā)文稿進(jìn)行合規(guī)性審核，公文會簽責(zé)任部門或?qū)徍烆I(lǐng)導(dǎo)簽署明確意見，以公司名義制發(fā)的公文，由公司授權(quán)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。,"公文的審批及簽發(fā)

辦公室當(dāng)日對發(fā)文稿進(jìn)行審核，確保確需行文，行文方式妥當(dāng)，發(fā)文稿符合行文規(guī)則和公文擬制的要求。

由辦公室秘書呈送總經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)審批、簽發(fā)。如屬緊急公文，承辦部門可直接送總經(jīng)理審批。",關(guān)鍵,《公司公文處理辦法》,發(fā)文文件呈閱單及附件,辦公室,手工控制,業(yè)務(wù)發(fā)生時,IC-T-01,0,無,無,無,無,無,無,無

,,,,,,IC-CA-10,公文經(jīng)簽發(fā)后，由公司公文工作主管部門負(fù)責(zé)統(tǒng)一編排文號，并排版打印，制定專人負(fù)責(zé)公文校對工作。,"公文的編號印制

檔案室人員統(tǒng)一編排文號，并按照公司規(guī)范的公文格式進(jìn)行印制。保密件按照公司規(guī)定進(jìn)行印制。指定專人對打印好的公文稿進(jìn)行校對并簽字。文件成文后，交檔案室蓋章，并將文件定稿連同《發(fā)文審批單》、文件正本一并歸檔。",一般,《公司公文處理辦法》,發(fā)文文件呈閱單及附件,辦公室,手工控制,業(yè)務(wù)發(fā)生時,無,無,無,無,無,無,無,無,無

,,IC-CO-08,收文程序規(guī)范，傳遞及時。,IC-R-05,對公文收發(fā)沒有建立明確的制度規(guī)范，收發(fā)不及時，傳遞不到位，影響內(nèi)部信息傳遞的及時性。,IC-CA-11,公文工作主管部門對收文進(jìn)行統(tǒng)一分類登記。,"收文登記

收文統(tǒng)一由辦公室辦理，辦公室收文后由檔案室拆封（紀(jì)檢、監(jiān)察方面的信函，直接交公司紀(jì)委負(fù)責(zé)人拆封處理）、加蓋收文章、編號登記并加貼文件處理單。",一般,《公司公文處理辦法》,收文文件呈閱單及附件,辦公室,手工控制,業(yè)務(wù)發(fā)生時,無,無,無,無,無,無,無,無,無

,,,,,,IC-CA-12,公文工作主管部門對收文進(jìn)行審簽后，及時傳遞至相關(guān)承辦或閱批對象，并對公文相關(guān)事宜進(jìn)行催辦，并將重要事項的落實情況匯報給公司領(lǐng)導(dǎo)。,"收文處理程序

檔案室將編號登記的收文送辦公室主任或秘書提出擬辦意見，并由秘書呈送公司領(lǐng)導(dǎo)閱示，秘書負(fù)責(zé)對承辦部門的辦理情況進(jìn)行督查，對緊急公文，應(yīng)提出辦理時限，跟蹤催辦。及時將辦理的結(jié)果反饋給公司領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)單位、部門。最后處理完畢，將文件送檔案室歸檔。",一般,《公司公文處理辦法》,收文文件呈閱單及附件,辦公室,手工控制,業(yè)務(wù)發(fā)生時,無,無,無,無,無,無,無,無,無

,檔案管理,IC-CO-09,建立檔案管理機(jī)制，明確部門職能。,IC-R-06,公司缺少檔案管理的制度規(guī)范，檔案歸檔登記不完整，借閱審批不嚴(yán)格，或沒有定期檢查檔案的實用性并及時銷毀，可能導(dǎo)致檔案歸檔不完整，公司商業(yè)秘密泄露，影響公司日常業(yè)務(wù)的順利開展。,IC-CA-13,企業(yè)建立檔案保管制度，各職能部門指定專人負(fù)責(zé)保管相應(yīng)的檔案。,"檔案管理制度建立及職能設(shè)置

辦公室為公司檔案資料管理工作的歸口部門，負(fù)責(zé)文件資料原件的歸檔保管，各經(jīng)辦部門視實際需要，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可留存復(fù)印件。各部、室要指定一名員工兼職文件資料管理員，負(fù)責(zé)本部門文件資料的管理工作。人員變動應(yīng)及時通知檔案室，離職時應(yīng)認(rèn)真辦理交接手續(xù)，不得擅自帶走或銷毀文件資料。",一般,《xx地產(chǎn)（集團(tuán)）股份有限公司文件資料管理規(guī)定》,無,辦公室,手工控制,業(yè)務(wù)發(fā)生時,無,無,無,無,無,無,無,無,無

,,IC-CO-10,檔案歸檔保管工作程序規(guī)范，控制措施到位。,,檔案歸檔保管工作程序不規(guī)范或控制措施不到位，使檔案面臨丟失、毀損等可能，影響企業(yè)聲譽(yù)。,IC-CA-14,企業(yè)對檔案進(jìn)行分類并按照不同類別檔案的重要程度規(guī)定其保管年限。,"檔案分類保管

公司對在各項工作中形成的、已經(jīng)辦理完畢、具有保存價值的各種材料，由辦公室及各部門和個人定期協(xié)同檔案室進(jìn)行整理、立卷、歸檔。原則上各職能部門按照部門職能負(fù)責(zé)相應(yīng)內(nèi)容的檔案的管理工作。公司目前根據(jù)國家有關(guān)的檔案法規(guī)，確定檔案的保管期限。

屬于公司檔案室保管的檔案，辦公室所轄檔案室負(fù)責(zé)公司檔案的管理，根據(jù)檔案種類和項目進(jìn)行分類保管，各部門根據(jù)《公司資料存檔表》所規(guī)定資料最后結(jié)果及時交檔案室存檔；屬部門保管的檔案，各部門兼職資料員負(fù)責(zé)本部門資料的管理，《公司資料存檔表》中產(chǎn)生的過程文件由各部門自行保管，并于收文當(dāng)日交檔案室歸檔。",一般,《xx地產(chǎn)（集團(tuán)）股份有限公司文件資料管理規(guī)定》,檔案登記簿,辦公室,手工控制,業(yè)務(wù)發(fā)生時,無,無,無,無,無,無,無,無,無

,,,,,,IC-CA-15,各職能部門對于本部門工作中形成的文書檔案及時進(jìn)行收集整理并編碼，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審定后隨時歸檔。,"檔案目錄的編制

各職能部門檔案管理員對公司規(guī)定由業(yè)務(wù)部門保管的文件進(jìn)行登記，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審定后，按照公司規(guī)定及時歸檔，并編制檔案目錄。",一般,《xx地產(chǎn)（集團(tuán)）股份有限公司文件資料管理規(guī)定》,無,辦公室,手工控制,業(yè)務(wù)發(fā)生時,無,無,無,無,無,無,無,無,無

,,,,,,IC-CA-16,各職能部門定期向公司檔案管理工作主管部門匯報本部門檔案相關(guān)情況。,"檔案管理工作匯報

各職能部門檔案管理員每年不定期的向辦公室檔案室移交一份本部門本年度的檔案目錄，該目錄由檔案管理員和部門負(fù)責(zé)人核準(zhǔn)簽字并蓋章。",一般,《xx地產(chǎn)（集團(tuán)）股份有限公司文件資料管理規(guī)定》,無,辦公室,手工控制,每年,無,無,無,無,無,無,無,無,無

,,,,,,IC-CA-17,公司檔案管理工作主管部門定期對各職能部門檔案管理工作進(jìn)行檢查。,"檔案管理檢查

公司辦公室制定了《公司文件資料管理規(guī)定》，規(guī)定各部門對自行管理的檔案資料每半年進(jìn)行檢查、清理一次。每年底各部門要進(jìn)行一次全面清理，對沒有長期保存價值的文件資料要及時銷毀。辦公室也將根據(jù)各部門上報的資料目錄進(jìn)行定期或不定期的檢查，來監(jiān)督各部門文件資料管理工作。但在實際工作中，尚未執(zhí)行檔案管理的檢查工作。",一般,《xx地產(chǎn)（集團(tuán)）股份有限公司文件資料管理規(guī)定》,無,辦公室,手工控制,每年,無,無,無,無,IC-CD-02,未按照制度規(guī)定定期執(zhí)行檔案管理檢查,公司辦公室制定了《公司文件資料管理規(guī)定》，規(guī)定各部門對自行管理的檔案資料每半年進(jìn)行檢查、清理一次。每年底各部門要進(jìn)行一次全面清理，對沒有長期保存價值的文件資料要及時銷毀。辦公室也將根據(jù)各部門上報的資料目錄進(jìn)行定期或不定期的檢查，來監(jiān)督各部門文件資料管理工作。但在實際工作中，尚未執(zhí)行檔案管理的檢查工作。,"建議公司辦公室加強(qiáng)檔案管理機(jī)制，內(nèi)容包括但不限于：

1.根據(jù)《公司文件資料管理規(guī)定》，定期落實開展檔案資料檢查、清理工作，并出具檢查報告。

2.每年年初制定詳細(xì)的年度檢查規(guī)劃，確定檢查范圍，檢查對象，檢查時間等相關(guān)信息。

3.每年將檢查的結(jié)果納入部門考核指標(biāo)體系，加強(qiáng)檔案管理的檢查力度和重視程度。",一般缺陷

,,IC-CO-11,檔案借閱申請經(jīng)適當(dāng)?shù)氖跈?quán)審批，確保公司資料安全性,,檔案借閱未經(jīng)適當(dāng)?shù)氖跈?quán)審批，導(dǎo)致檔案丟失，泄漏公司機(jī)密。,IC-CA-18,檔案借閱申請人提出書面借閱申請。,"檔案借閱申請

申請人因業(yè)務(wù)原因，需借閱已經(jīng)歸檔保存的相關(guān)文件時，須填寫《文件借閱單》，并經(jīng)辦公室主任審批，重要的文件、資料須經(jīng)主管的副總經(jīng)理直至總經(jīng)理批準(zhǔn)。",關(guān)鍵,《xx地產(chǎn)（集團(tuán)）股份有限公司文件資料管理規(guī)定》,文件借閱登記表,辦公室,手工控制,業(yè)務(wù)發(fā)生時,IC-T-02,0,無,無,無,無,無,無,無

,,,,,,IC-CA-19,申請人所在部門負(fù)責(zé)人對借閱申請進(jìn)行核準(zhǔn)。,"檔案借閱登記

申請人所在部門負(fù)責(zé)人審核業(yè)務(wù)申請的真實性和文件查閱需求的必要性，并在登記表上簽署意見和姓名。",一般,《xx地產(chǎn)（集團(tuán)）股份有限公司文件資料管理規(guī)定》,文件借閱登記表,辦公室,手工控制,業(yè)務(wù)發(fā)生時,無,無,無,無,無,無,無,無,無

,,IC-CO-12,保證滿足銷毀條件的檔案已經(jīng)被及時恰當(dāng)?shù)匿N毀，防止檔案被錯誤或違規(guī)銷毀,,檔案未滿足銷毀條件被銷毀，使得檔案被錯誤或違規(guī)銷毀，導(dǎo)致重要資料遺失，造成聲譽(yù)影響。,IC-CA-20,檔案保管部門每年定期對保管的檔案進(jìn)行鑒定以確定是否需要進(jìn)行銷毀。,"檔案銷毀鑒定

每年辦公室和各職能部門分別對辦公室集中保管和各職能部門自行保管的檔案進(jìn)行鑒定，對不屬于歸檔范圍的文件和保管期滿的檔案，經(jīng)鑒定無繼續(xù)保存價值的，按規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。",一般,《xx地產(chǎn)（集團(tuán)）股份有限公司文件資料管理規(guī)定》,檔案銷毀呈批件,辦公室,手工控制,業(yè)務(wù)發(fā)生時,無,無,無,無,無,無,無,無,無

,,,,,,IC-CA-21,檔案保管部門提出檔案銷毀的書面申請。,"檔案銷毀申請

對保管期滿的檔案，由檔案管理員登記造冊，經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人和檔案形成部門領(lǐng)導(dǎo)共同鑒定，報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按規(guī)定銷毀。經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，可單獨存放半年，經(jīng)驗證確無保留價值時，再行銷毀，以免誤毀。",一般,《xx地產(chǎn)（集團(tuán)）股份有限公司文件資料管理規(guī)定》,檔案銷毀呈批件,辦公室,手工控制,業(yè)務(wù)發(fā)生時,無,無,無,無,無,無,無,無,無

,,,,,,IC-CA-22,檔案銷毀申請得到授權(quán)領(lǐng)導(dǎo)的審批。,"檔案銷毀審批

辦公室集中保管的文件由辦公室負(fù)責(zé)人對銷毀申請進(jìn)行審核；職能部門自行保管的文件由職能部門負(fù)責(zé)人對銷毀申請進(jìn)行審核。銷毀文件必須在指定地點進(jìn)行，并指派專人監(jiān)銷，嚴(yán)禁將銷毀的文件作為它用，或作廢紙出售。文件銷毀后，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀注冊上簽字。",關(guān)鍵,《xx地產(chǎn)（集團(tuán)）股份有限公司文件資料管理規(guī)定》,檔案銷毀呈批件,辦公室,手工控制,業(yè)務(wù)發(fā)生時,IC-T-03,0,無,無,無,無,無,無,無

,外部溝通,IC-CO-13,保證信息披露規(guī)范、準(zhǔn)確，使得披露的信息滿足股東要求,IC-R-07,企業(yè)報送的臨時報告或定期報告提供的信息不完整、不準(zhǔn)確，披露不及時，導(dǎo)致誤導(dǎo)信息使用者，造成決策失誤，甚至可能造成企業(yè)被監(jiān)管機(jī)構(gòu)處罰的風(fēng)險。,IC-CA-23,企業(yè)應(yīng)該制定《信息披露事務(wù)管理制度》，對外部信息披露進(jìn)行規(guī)范。,"規(guī)范外部信息披露

公司制定了《xx地產(chǎn)股份有限公司信息披露管理制度》，對信息的傳遞、披露內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)、披露和審核流程加以規(guī)范，公司信息披露工作由董事會統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和管理，公司董事長為信息披露工作第一責(zé)任人，董事會秘書負(fù)責(zé)組織和協(xié)調(diào)公司信息披露事務(wù)，負(fù)有直接責(zé)任，董秘辦是公司信息披露的常設(shè)機(jī)構(gòu)，由董事會秘書直接領(lǐng)導(dǎo)。指定董秘處為公司對外發(fā)布信息的主要聯(lián)系人，并明確了其他相關(guān)部門（子公司）的責(zé)任，以規(guī)范信息披露行為，加強(qiáng)信息披露事務(wù)管理，保護(hù)投資者合法權(quán)益。除了嚴(yán)格遵守相關(guān)法規(guī)和監(jiān)管機(jī)構(gòu)要求之外，公司還建立相應(yīng)的內(nèi)部信息保密制度，信息的披露需經(jīng)過公司內(nèi)部嚴(yán)格的分析判斷及審批流程。

為進(jìn)一步增強(qiáng)公司信息披露的真實性、準(zhǔn)確性、完整性和及時性，提高年報信息披露的質(zhì)量和透明度，公司制定了《年報信息披露重大差錯責(zé)任追究制度》。",一般,"《xx地產(chǎn)（集團(tuán)）股份有限公司信息披露管理制度》

《xx地產(chǎn)股份有限公司保密工作規(guī)定》

《xx地產(chǎn)（集團(tuán)）股份有限公司年報信息披露重大差錯責(zé)任追究制度》",無,董事會辦公室,手工控制,業(yè)務(wù)發(fā)生時,無,無,無,無,無,無,無,無,無

,,,,,,IC-CA-24,企業(yè)對外信息披露須經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)層的審批。,"外部信息披露的審核審批

對于定期報告，公司董事、高級管理人員應(yīng)當(dāng)對定期報告簽署書面確認(rèn)意見，監(jiān)事會應(yīng)當(dāng)提出書面審核意見，說明董事會的編制和審核程序是否符合法律、行政法規(guī)和中國證監(jiān)會的規(guī)定，報告的內(nèi)容是否能夠真實、準(zhǔn)確、完整地反映上市公司的實際情況。

對于臨時報告，董秘辦根據(jù)董事會、監(jiān)事會、股東大會召開情況及決議內(nèi)容編制臨時報告，由董事會秘書審查，董事長簽發(fā)，董事會秘書或證券事務(wù)代表報上交所審核后公告。董秘辦及時與公司信息披露指定報刊聯(lián)系，以確保臨時公告準(zhǔn)時見報。",關(guān)鍵,"《xx地產(chǎn)（集團(tuán)）股份有限公司信息披露管理制度》

",無,董事會辦公室,手工控制,業(yè)務(wù)發(fā)生時,IC-T-04,0,無,無,無,無,無,無,無

,,,,,信息披露不規(guī)范、不準(zhǔn)確，可能導(dǎo)致公司披露的信息影響公司聲譽(yù)。,IC-CA-25,對于特殊渠道的網(wǎng)絡(luò)宣傳、信息發(fā)布等（例如微博），企業(yè)需制定相應(yīng)的管理辦法，對信息披露進(jìn)行規(guī)范。,"規(guī)范微博管理

公司制定了《保利地產(chǎn)官方新浪微博管理辦法》和《保利地產(chǎn)新浪微博管理制度》，明確規(guī)范了在企業(yè)微博申請、日常信息發(fā)布、突發(fā)事件處理、公司形象塑造、信息發(fā)布內(nèi)容規(guī)范、日常維護(hù)及管理等方面內(nèi)容。集團(tuán)及各分公司微博在品牌中心及各公司營銷部指定專人負(fù)責(zé)微博客的內(nèi)容更新和日常維護(hù)工作。",一般,"《保利地產(chǎn)官方新浪微博管理辦法》

《保利地產(chǎn)新浪微博管理制度》",無,品牌管理部,手工控制,業(yè)務(wù)發(fā)生時,無,無,無,無,無,無,無,無,無

,反舞弊,IC-CO-14,建立有效的反舞弊機(jī)制，及時防范、發(fā)現(xiàn)和處理舞弊行為、優(yōu)化內(nèi)部環(huán)境。,IC-R-08,企業(yè)未完善反舞弊機(jī)制，或忽視對員工的道德準(zhǔn)則的培訓(xùn)、反舞弊監(jiān)控查處不嚴(yán)，可能造成舞弊事件未能得到及時的識別和應(yīng)對，對企業(yè)的經(jīng)營健康帶來損害。,IC-CA-26,企業(yè)對員工進(jìn)行道德準(zhǔn)則培訓(xùn)，通過設(shè)立員工信箱、投訴熱線等方式，鼓勵員工及企業(yè)利益相關(guān)方舉報和投訴企業(yè)內(nèi)部的違法違規(guī)、舞弊和其他有損企業(yè)形象的行為。,"多種信息溝通渠道

企業(yè)黨群工作部對員工進(jìn)行廉政教育培訓(xùn)；利用宣傳欄進(jìn)行宣傳；邀請檢察院和相關(guān)專家對員工進(jìn)行專題講座；建立多種投訴渠道包括信件、電子郵件、面談等。",一般,無,無,黨群工作部,手工控制,業(yè)務(wù)發(fā)生時,無,無,"企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引第17號——內(nèi)部信息傳遞

第八條

企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范第五章——信息與溝通

第四十二條、第四十三條","企業(yè)應(yīng)當(dāng)拓寬內(nèi)部報告渠道，通過落實獎勵措施等多種有效方式，廣泛收集合理化建議。

企業(yè)應(yīng)當(dāng)重視和加強(qiáng)反舞弊機(jī)制建設(shè),通過設(shè)立員工信箱、投訴熱線等方式，鼓勵員工及企業(yè)利益相關(guān)方舉報和投訴企業(yè)內(nèi)部的違法違規(guī)、舞弊和其他有損企業(yè)形象的行為。

企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立反舞弊機(jī)制，堅持懲防并舉、重在預(yù)防的原則，明確反舞弊工作的重點領(lǐng)域、關(guān)鍵環(huán)節(jié)和有關(guān)機(jī)構(gòu)在反舞弊工作中的職責(zé)權(quán)限，規(guī)范舞弊案件的舉報、調(diào)查、處理、報告和補(bǔ)救程序。

企業(yè)至少應(yīng)當(dāng)將下列情形作為反舞弊工作的重點：

（一）未經(jīng)授權(quán)或者采取其他不法方式侵占、挪用企業(yè)資產(chǎn)，牟取不當(dāng)利益。

（二）在財務(wù)會計報告和信息披露等方面存在的虛假記載、誤導(dǎo)性陳述或者重大遺漏等。

（三）董事、監(jiān)事、經(jīng)理及其他高級管理人員濫用職權(quán)。

（四）相關(guān)機(jī)構(gòu)或人員串通舞弊。

企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立舉報投訴制度和舉報人保護(hù)制度，設(shè)置舉報專線，明確舉報投訴處理程序、辦理時限和辦結(jié)要求，確保舉報、投訴成為企業(yè)有效掌握信息的重要途徑。

舉報投訴制度和舉報人保護(hù)制度應(yīng)當(dāng)及時傳達(dá)至全體員工。",無,無,無,無,無

,,,,,,IC-CA-27,企業(yè)通過審計委員會對信訪、內(nèi)部審計、監(jiān)察、接受舉報過程中收集的信息進(jìn)行復(fù)查，確保信息質(zhì)量。,"反舞弊舉報核查

黨群工作部尚未建立舉報核查機(jī)制，對于舉報后的跟蹤處理、舉報信息核實、處理措施等內(nèi)容，均未形成固化的管理機(jī)制。

",一般,無,無,黨群工作部,手工控制,業(yè)務(wù)發(fā)生時,,,"企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范第五章——信息與溝通

第四十二條","企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立反舞弊機(jī)制，堅持懲防并舉、重在預(yù)防的原則，明確反舞弊工作的重點領(lǐng)域、關(guān)鍵環(huán)節(jié)和有關(guān)機(jī)構(gòu)在反舞弊工作中的職責(zé)權(quán)限，規(guī)范舞弊案件的舉報、調(diào)查、處理、報告和補(bǔ)救程序。

企業(yè)至少應(yīng)當(dāng)將下列情形作為反舞弊工作的重點：

（一）未經(jīng)授權(quán)或者采取其他不法方式侵占、挪用企業(yè)資產(chǎn)，牟取不當(dāng)利益。

（二）在財務(wù)會計報告和信息披露等方面存在的虛假記載、誤導(dǎo)性陳述或者重大遺漏等。

（三）董事、監(jiān)事、經(jīng)理及其他高級管理人員濫用職權(quán)。

（四）相關(guān)機(jī)構(gòu)或人員串通舞弊。",IC-CD-03,反舞弊管理機(jī)制不健全,"黨群工作部尚未建立舉報核查機(jī)制，對于舉報后的跟蹤處理、舉報信息核實、處理措施等內(nèi)容，均未形成固化的管理機(jī)制。

","建議公司黨群工作部建立健全反舞弊管理制度，并強(qiáng)化監(jiān)督檢查力度，確保反舞弊工作在整個集團(tuán)范圍內(nèi)有效開展，其中反舞弊管理制度需至少明確以下內(nèi)容：

1.反舞弊工作相關(guān)的職責(zé)分工；

2.重點關(guān)注的反舞弊領(lǐng)域，及重點的舞弊事項；

3.舞弊舉報、核查、處理、通報及獎懲規(guī)定；

4.舉報人保護(hù)措施。",重要缺陷

,,,,,由于公司高管對于企業(yè)內(nèi)部潛在的舞弊風(fēng)險認(rèn)識不足，導(dǎo)致對舞弊行為的防范缺乏足夠的重視，從而導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部發(fā)生舞弊的風(fēng)險。,IC-CA-28,企業(yè)建立反舞弊情況通報制度，定期召開反舞弊情況通報會，由反舞弊負(fù)責(zé)部門通報反舞弊工作情況，分析反舞弊形勢，評價現(xiàn)有的反舞弊控制措施和程序。,"建立反舞弊通報機(jī)制

黨群工作部在確認(rèn)發(fā)生舞弊事件時，會向集團(tuán)公司和下屬子公司發(fā)文通知，說明舞弊事件情況，處理辦法等。但公司尚未定期召開反舞弊情況通報會，并評價現(xiàn)有的反舞弊控制和程序。",一般,無,無,黨群工作部,手工控制,每年,,,"企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范第五章——信息與溝通

第四十二條","企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立反舞弊機(jī)制，堅持懲防并舉、重在預(yù)防的原則，明確反舞弊工作的重點領(lǐng)域、關(guān)鍵環(huán)節(jié)和有關(guān)機(jī)構(gòu)在反舞弊工作中的職責(zé)權(quán)限，規(guī)范舞弊案件的舉報、調(diào)查、處理、報告和補(bǔ)救程序。

企業(yè)至少應(yīng)當(dāng)將下列情形作為反舞弊工作的重點：

（一）未經(jīng)授權(quán)或者采取其他不法方式侵占、挪用企業(yè)資產(chǎn)，牟取不當(dāng)利益。

（二）在財務(wù)會計報告和信息披露等方面存在的虛假記載、誤導(dǎo)性陳述或者重大遺漏等。

（三）董事、監(jiān)事、經(jīng)理及其他高級管理人員濫用職權(quán)。

（四）相關(guān)機(jī)構(gòu)或人員串通舞弊。",,尚未建立反舞弊情況通報機(jī)制,黨群工作部在確認(rèn)發(fā)生舞弊事件時，會向集團(tuán)公司和下屬子公司發(fā)文通知，說明舞弊事件情況，處理辦法等。但公司尚未定期召開反舞弊情況通報會，并評價現(xiàn)有的反舞弊控制和程序，未能充分避免內(nèi)部控制措施失效、影響內(nèi)部控制目標(biāo)實現(xiàn)的風(fēng)險。,"建議公司黨群工作部進(jìn)一步建設(shè)反舞弊情況的通報機(jī)制，內(nèi)容包括但不限于：

1.公司完善反舞弊機(jī)制，加強(qiáng)反舞弊相關(guān)的制度建設(shè)。

2.黨群工作部在職權(quán)范圍內(nèi)切實開展反舞弊通報工作，比如通報審計中發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為、員工違規(guī)行為等。

3.通過向管理層通報反舞弊情況，收集管理層對現(xiàn)有反舞弊控制與程序的評價和改善意見。",一般缺陷

,,,,,,IC-CA-29,企業(yè)建立舉報人保護(hù)制度，設(shè)立舉報責(zé)任主體、舉報程序，明確舉報投訴處理程序，并做好投訴記錄的保存。,"舉報人保護(hù)機(jī)制

公司尚未制定舉報人保護(hù)機(jī)制。",一般,無,無,黨群工作部,手工控制,業(yè)務(wù)發(fā)生時,,,"企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引第17號——內(nèi)部信息傳遞

第十一條

企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范第五章——信息與溝通

第四十二條、第四十三條","企業(yè)應(yīng)當(dāng)制定嚴(yán)格的內(nèi)部報告保密制度，明確保密內(nèi)容、保密措施、密級程度和傳遞范圍，防止泄露商業(yè)秘密。

企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立反舞弊機(jī)制，堅持懲防并舉、重在預(yù)防的原則，明確反舞弊工作的重點領(lǐng)域、關(guān)鍵環(huán)節(jié)和有關(guān)機(jī)構(gòu)在反舞弊工作中的職責(zé)權(quán)限，規(guī)范舞弊案件的舉報、調(diào)查、處理、報告和補(bǔ)救程序。

企業(yè)至少應(yīng)當(dāng)將下列情形作為反舞弊工作的重點：

（一）未經(jīng)授權(quán)或者采取其他不法方式侵占、挪用企業(yè)資產(chǎn)，牟取不當(dāng)利益。

（二）在財務(wù)會計報告和信息披露等方面存在的虛假記載、誤導(dǎo)性陳述或者重大遺漏等。

（三）董事、監(jiān)事、經(jīng)理及其他高級管理人員濫用職權(quán)。

（四）相關(guān)機(jī)構(gòu)或人員串通舞弊。

企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立舉報投訴制度和舉報人保護(hù)制度，設(shè)置舉報專線，明確舉報投訴處理程序、辦理時限和辦結(jié)要求，確保舉報、投訴成為企業(yè)有效掌握信息的重要途徑。

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