EXCEL在人事管理組織方面的運用

.EXCEL在人事管理方面的運用首先打開excel工作表,錄入人員信息,具體項目依各自情況而定.如下圖:謝謝閱讀接下來請您不要急著錄入人員信息，我們要對一些信息項進(jìn)行函數(shù)設(shè)置，以便系統(tǒng)可以自動生成相關(guān)信息，感謝閱讀這會使我們的工作產(chǎn)生事半功倍的效果。1、性別、出生月日、年齡的自動填充功能設(shè)置我們先對“性別”“出生年月”“年齡”進(jìn)行函數(shù)設(shè)置。當(dāng)我們輸入某人身份證號碼時，系統(tǒng)便會自動感謝閱讀生成“性別”，“出生年月”及“年齡”，這樣就減少了我們錄入的工作量。請分別選擇性別、出生月日、精品文檔放心下載年齡信息項單元格輸入下列公式:(1)性別:=IF(MOD(IF(LEN(E3)=15,MID(E3,15,1),MID(E3,17,1)),2)=1,"男","女")精品文檔放心下載含義：“LEN(E3)=15”表示看E3中是否有15個字符;感謝閱讀“MID(E3,15,1)”表示在E3中從第15位開始提取1位字符;感謝閱讀“MOD(MID()，2)=1”表示提取的字符除以2余數(shù)為1;感謝閱讀“IF(LEN(E3)=15,MID(E3,15,1),MID(E3,17,1)”表示看E3中是否夠15個字符，如果夠就從第15精品文檔放心下載.個字符開始取1個字符，如果不夠15個字符就從第17個字符開始取1個字符。我們的身份證號碼一般精品文檔放心下載15位或18位?！癐F(MOD(IF(LEN(E3)=15,MID(E3,15,1),MID(E3,17,1)),2)=1,"男","女"”表示所取字符除以2如果謝謝閱讀余數(shù)為1顯示男，否則顯示女。(2)出生年月:=DATE(MID(E3,7,4),MID(E3,11,2),MID(E3,13,2))感謝閱讀含義：DATE(YEAR,MONTH,DAY);“MID(E3,7,4)”表示在E3中從第7個字符開始連續(xù)取4個字符表示年，用類似的表示方法一個人的謝謝閱讀出生年月日便可以通過函數(shù)設(shè)置表示出來，如果為了看起來方便，我們可以將單元格格式設(shè)置成年、月、謝謝閱讀日的日期格式，這樣顯示的結(jié)果會非常容易理解。(3)年齡:=DATEDIF(G3,TODAY(),"Y")感謝閱讀含義：“DATEDIF(date1,date2,“Y”)”表示兩個日期的差值;精品文檔放心下載“TODAY()”表示系統(tǒng)自帶的日期即顯示當(dāng)日日期;精品文檔放心下載“DATEDIF(G3,TODAY(),"Y")”表示今天的日期與G3所表示的出生月日之間的年份差值，這樣一個謝謝閱讀人的年齡就會容易的顯示出來了。2、勞動合同期限的自動生成和提前30天定期提醒功能設(shè)置感謝閱讀勞動合同管理也是人事管理中不可缺少的一部分，特別是勞動合同到期續(xù)簽問題更是不可忽視。如果謝謝閱讀由于我們的人為原因造成了勞動合同漏簽、延期簽訂等問題可能會給公司以及員工個人帶來一定的損失。謝謝閱讀從一個人入職簽訂試用期合同開始，再到簽訂正式勞動合同以及后來的續(xù)簽勞動合同，一系列的日期如何精品文檔放心下載能夠讓系統(tǒng)自動生成，并且形成系統(tǒng)提前30天自動提醒我們的功能呢？這需要對一些信息項進(jìn)行函數(shù)設(shè)感謝閱讀置。如圖(二)所示:.圖二信息項進(jìn)行函數(shù)設(shè)置(1)試用期到期時間:=DATE(YEAR(P3),MONTH(P3)+3,DAY(P3)-1)精品文檔放心下載含義：“DATE(YEAR(),MONTH(),DAY())”顯示指定日期;精品文檔放心下載在這里我們假設(shè)試用期為3個月，我們需要在Q3單元格中輸入上述公式，其中MONTH(P3)+3表精品文檔放心下載示在此人入職時間月的基礎(chǔ)上增加三個月。而DAY(P3)-1是根據(jù)勞動合同簽訂為整年正月而設(shè)置的。比如精品文檔放心下載2005年11月6日到2006年11月5日為一個勞動合同簽訂期。謝謝閱讀(2)勞動合同到期時間:=DATE(YEAR(P3)+1,MONTH(P3),DAY(P3)-1)精品文檔放心下載我們同樣采用上述函數(shù)的設(shè)置方法。這里我們假設(shè)勞動合同期限為 1年，則我們需要設(shè)置成謝謝閱讀YEAR(P3)+1，另外這個數(shù)值依然以入職日期為計算根據(jù)，所以天數(shù)上還要設(shè)置成DAY(P3)-1的格式。感謝閱讀(3)續(xù)簽合同到期時間:=DATE(YEAR(S3)+1,MONTH(S3),DAY(S3))感謝閱讀這里需要注意的是續(xù)簽合同計算是以前份合同簽訂到期日期為根據(jù)的，所以只在前一份合同到期時間感謝閱讀的基礎(chǔ)上增加1年即可，無需天數(shù)上減1。.(4)試用期提前7天提醒:=IF(DATEDIF(TODAY(),Q3,"d")=7,"試用期快結(jié)束了","")感謝閱讀這里用到了DATEDIF函數(shù)，表示兩個日期差值，但是需要注意的是，我們要表示提前7天提醒，所謝謝閱讀以，將TODAY()函數(shù)寫到試用期時間前面即TODAY(),Q3而不能表示成Q3，TODAY()。其中“d”表示謝謝閱讀兩個日期天數(shù)差值。我們用IF()函數(shù)來表示顯示要求，那么這個函數(shù)設(shè)置的含義為:如果差值為7則顯示“試精品文檔放心下載用期快結(jié)束了”否則不顯示信息，在編輯函數(shù)時用“”表示不顯示任何信息。謝謝閱讀(5)提前30天提醒:=IF(DATEDIF(TODAY(),S4,"m")=1,"該簽合同了","")精品文檔放心下載函數(shù)設(shè)置方法同上，其含義是兩個日期相差1個月則顯示“該簽合同了”否則不顯示任何信息。這里謝謝閱讀沒有設(shè)置成相差30天提醒是因為考慮到設(shè)置成月更利于我們?nèi)耸鹿ぷ鞯牟僮?。同樣需要注意的是不要將謝謝閱讀顯示“今天日期”函數(shù)與顯示“合同到期日期”函數(shù)順序顛倒。其中"m"表示月的含義。謝謝閱讀3、采用“記錄單”錄入信息通過對一些人事信息項進(jìn)行函數(shù)設(shè)置后，我們便可以開始錄入信息了。逐行的鍵入人事信息，會讓人感謝閱讀很快產(chǎn)生疲勞感，甚至?xí)霈F(xiàn)串行或輸錯信息的工作失誤。我們可以采用Excel自帶的“記錄單”功能來謝謝閱讀解決這個問題。請點擊編輯欄中的“數(shù)據(jù)”―“記錄單”如圖(三)我們可以用“Tab鍵進(jìn)行項目的換行錄入精品文檔放心下載如圖(四)。”.圖三記錄單圖四Tab鍵進(jìn)行項目的換行錄入.4、用“窗口凍結(jié)”功能可以進(jìn)行簡單的數(shù)據(jù)查詢當(dāng)我們錄入完數(shù)據(jù)后，我們希望能夠非常方便的查詢信息，但是由于信息庫所涉及的項目很多，我們精品文檔放心下載常常會遇到這樣的情況:看到左邊的信息又看不到右邊的信息，或者看到下面的信息又不知道此信息所對應(yīng)精品文檔放心下載的信息項。這時我們可以采用“窗口凍結(jié)”功能。例如我現(xiàn)在想保留各信息項，同時保留每個人的編號、謝謝閱讀姓名、部門，讓其他信息可以根據(jù)需要進(jìn)行查找，這時我們可以點擊D3單元格，然后點擊編輯菜單欄的精品文檔放心下載“窗口”，選擇“凍結(jié)窗口”，就可以出現(xiàn)如圖(五)情況:精品文檔放心下載圖五查詢信息這樣我們會非常容易查到某人相關(guān)信息，但是值得注意的是設(shè)置窗口凍結(jié)的規(guī)律:如果你想凍結(jié)第2謝謝閱讀行請將光標(biāo)放到第3行單元格處，進(jìn)行凍結(jié)窗口設(shè)置。如果你想凍結(jié)C列，請將光標(biāo)放到D列單元格處，感謝閱讀進(jìn)行凍結(jié)窗口設(shè)置。如果你即想凍結(jié)第2行又想凍結(jié)C列，請將光標(biāo)放到他們的交叉單元格D3上進(jìn)行設(shè)感謝閱讀置。如果想取消凍結(jié)功能可以點擊“窗口”菜單選擇取“消凍結(jié)窗口”功能。感謝閱讀5、“自動篩選”功能可以進(jìn)行簡單的數(shù)據(jù)統(tǒng)計.有時我們想非?？焖俚牡玫揭恍?shù)據(jù)，比如本公司在職人員中，本科生學(xué)歷的男生有多少人?這感謝閱讀時我們可以采用自動篩選功能。請選擇“人員類別”單元格，點擊編輯菜單欄上的“數(shù)據(jù)”選擇“篩選”，謝謝閱讀點擊“自動篩選”。在每個信息項單元格右下角都會出現(xiàn)選擇按鈕。我們分別在人員類別處選擇在職(圖(六))，感謝閱讀在學(xué)歷處選擇本科(圖(七))，在性別處選擇男(圖(八))，最后用鼠標(biāo)將顯示的性別全部選上，這時注意圖(九)謝謝閱讀中用紅筆圈住的地方就是我們所需要的數(shù)據(jù)了。6、用“數(shù)據(jù)透視表”功能快速匯總各項數(shù)據(jù)以上功能的設(shè)置多用于日常人事工作中，但到年底我們需要對這一年的人事情況進(jìn)行大量的信息總精品文檔放心下載結(jié)，比如人員的離職情況，入職情況，各類數(shù)據(jù)構(gòu)成比例等。這項工作更是一項非常繁重的工作。我們可精品文檔放心下載以利用Excel自帶的“數(shù)據(jù)透視表”功能為我們排憂解難。精品文檔放心下載請點擊編輯菜單欄中“數(shù)據(jù)”選項，選擇“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖”選項，如圖(十)謝謝閱讀.圖十選擇“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖”選項選擇“數(shù)據(jù)透視表”接下來點擊“下一步”即可，我們需要確定建立數(shù)據(jù)透視表的數(shù)據(jù)源區(qū)域，一般精品文檔放心下載系統(tǒng)會自動將整個信息庫區(qū)域設(shè)置成我們要選擇的區(qū)域。在出現(xiàn)“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)?3”第3謝謝閱讀步時我們選擇“現(xiàn)有工作表”，將工作表區(qū)域選擇在新的sheet中A3單元格”如圖(十一)。點擊“完成”精品文檔放心下載后，便會出現(xiàn)(圖(十二))結(jié)果。這里解釋一下我們?yōu)槭裁匆x擇A3單元格，這主要是因為顯示區(qū)上面有兩感謝閱讀行用來放置頁字段。.圖十一將工作表區(qū)域選擇在新的sheet中A3單元格感謝閱讀.圖十二藍(lán)圈圈住的地方例如我們現(xiàn)在想統(tǒng)計各部門2003年入職人員情況。我們便可以將相關(guān)項目用鼠標(biāo)托至指定位置，如感謝閱讀圖(十二)紅色箭頭顯示。通過對信息項目的拖拽，系統(tǒng)會自動出現(xiàn)相關(guān)信息的統(tǒng)計數(shù)據(jù)。如果我們還想出謝謝閱讀現(xiàn)統(tǒng)計數(shù)據(jù)的圖示，這時我們可以點擊數(shù)據(jù)透視表編輯菜單欄上的圖例圖標(biāo)，如圖(十二)藍(lán)圈圈住的地方。精品文檔放心下載這時會出現(xiàn)chart1，如圖(十三)所示。如果我們想改變圖例顯示類型可以點擊圖表向?qū)нM(jìn)行自由選擇。謝謝閱讀.圖十三完成通過這個功能我們