加快檔案信息化建設(shè)的思考

精品文檔-下載后可編輯加快檔案信息化建設(shè)的思考現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，使全社會的信息意識不斷增長，同時(shí)也給檔案工作帶來了極大的挑戰(zhàn)和發(fā)展的機(jī)遇，如何加快檔案工作融入信息社會的步伐，推動(dòng)檔案信息化建設(shè)工作已勢在必行，檔案信息化建設(shè)是信息時(shí)代檔案工作領(lǐng)域發(fā)展的必然結(jié)果，也是檔案工作的一場變革，是從傳統(tǒng)的檔案管理向現(xiàn)代檔案管理發(fā)展的一個(gè)重要標(biāo)志，檔案工作信息化建設(shè)是檔案管理工作的必然發(fā)展趨勢。

一、檔案信息化建設(shè)的必要性

（一）檔案管理的現(xiàn)代化、信息化是檔案發(fā)展的必然趨勢。傳統(tǒng)的檔案工作手段主要是依靠手工操作來進(jìn)行的，比如傳統(tǒng)的檔案立卷裝訂，不僅程序繁瑣，手工勞動(dòng)量大，而且案卷質(zhì)量因人而異；又如檔案檢索，是建立檔案檢索工具時(shí)，耗時(shí)耗力的進(jìn)行人工制作，在利用時(shí)仍然要通過人工查找，效率十分低下。很明顯，傳統(tǒng)的檔案工作服務(wù)手段已經(jīng)跟不上時(shí)展的步伐，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)時(shí)展的要求，必須大膽創(chuàng)新。信息技術(shù)的發(fā)展，為檔案工作服務(wù)手段的創(chuàng)新提供了有力的武器，通過檔案信息化建設(shè)工作，改變原有的浪費(fèi)大量人力、物力的管理模式，實(shí)現(xiàn)由手工檢索向計(jì)算機(jī)檢索的全面過渡，大大提高了檔案檢索的效率，因此說，檔案管理的現(xiàn)代化、信息化是檔案發(fā)展的必然趨勢。

（二）檔案領(lǐng)域要有新突破。檔案信息服務(wù)領(lǐng)域要有新突破。在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)環(huán)境中，檔案部門在考慮開發(fā)利用檔案信息資源時(shí)，因受傳統(tǒng)保密意識的影響，檔案服務(wù)對象僅局限在單位的領(lǐng)導(dǎo)和內(nèi)部有關(guān)人員。因此，檔案部門在信息建設(shè)過程中，一定要突破單位界限，考慮社會對本單位檔案信息的需要；要突破行業(yè)界限，為當(dāng)?shù)匾M(jìn)外資、搞活經(jīng)濟(jì)提供良好的信息服務(wù)環(huán)境；要突破區(qū)域界限，把檔案信息開發(fā)與網(wǎng)絡(luò)信息結(jié)合起來，在保證不泄密的前提下，實(shí)現(xiàn)檔案信息共享，最大限度發(fā)揮檔案的自身價(jià)值。

（三）檔案信息化管理會增加信息存儲量?，F(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，特別是縮微技術(shù)、掃描技術(shù)、光盤技術(shù)的廣泛利用，可以大大增加檔案信息的存儲量，存儲量要比紙質(zhì)檔案高出很多倍。紙質(zhì)載體的文件一般只能記錄文字、圖形、聲音、動(dòng)畫等信息，但電子文件卻可以在一份文檔里同時(shí)記錄文字、圖形、圖標(biāo)、聲音等各種信息，這樣利用小的空間就可以保存大量的信息，而且開發(fā)利用的速度快。

二、如何實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)

（一）領(lǐng)導(dǎo)重視。信息化建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，為了防止信息化建設(shè)過程中的浪費(fèi)和避免走彎路，要爭取主要領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重視和支持，并明確責(zé)任，根據(jù)工作中心對檔案管理和利用提要求、出主意、給任務(wù)、給予資金上的投入，經(jīng)常聽取檔案工作匯報(bào)，切實(shí)解決檔案現(xiàn)代化、信息化發(fā)展建設(shè)中的重大問題和具體困難。

（二）增強(qiáng)檔案管理信息化的意識。檔案意識的淺薄使檔案信息化缺乏應(yīng)有精神動(dòng)力，良好的檔案意識是檔案信息化建設(shè)的有力推動(dòng)，一個(gè)有良好的檔案意識的社會，必然對檔案信息有著高度的認(rèn)知，能充分認(rèn)識到檔案信息對社會發(fā)展的重要性，這樣才會有利的推動(dòng)檔案信息化建設(shè)的發(fā)展進(jìn)程。

（三）檔案管理人員素質(zhì)的提高。加強(qiáng)高素質(zhì)創(chuàng)新人才的培養(yǎng)，首先，要改變舊觀念，樹立正確的檔案人才觀。人才是檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵，檔案信息化建設(shè)要樹立人才觀，針對在具體管理中對人才的評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，樹立整體觀念和動(dòng)態(tài)觀念，這樣人才資源才不至成為無源之水，人才管理才可能取得人盡其才、才盡其用的效果。其次,通過各種渠道，加快加強(qiáng)信息人才的培養(yǎng)工作。首先要依托高等院校培養(yǎng)高水平的管理人才和研究開發(fā)型人才；其次，要借助科研院所拓寬人才培訓(xùn)渠道，進(jìn)行在職檔案人員的繼續(xù)教育。依托科研院所的教育資源和社會高新技術(shù)，有計(jì)劃分步驟地組織在職檔案人員到科研院所或有關(guān)部門接受培訓(xùn)?？蒲性核蛴嘘P(guān)部門采取專題講座、培訓(xùn)、現(xiàn)場研討等方式，使在職檔案人員學(xué)習(xí)新知識、新技術(shù)，掌握新技能、新方法，探討新情況、新問題，及時(shí)提高其信息素養(yǎng)和信息技能，從而培養(yǎng)出適用型、普及型的檔案信息化人才。

（四）資源整合。在檔案信息資源建設(shè)上，要按照“資源共享，加強(qiáng)整合”、“突出利用，務(wù)求實(shí)效”、“統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，確保安全”的要求，集中人力物力，利用現(xiàn)代化技術(shù)，通過接收電子檔案、檔案數(shù)字化加工、資源整合等途徑，對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，實(shí)現(xiàn)全部檔案建立案卷級和文件級目錄數(shù)據(jù)庫，按照檔案保準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè)新要求，依法保證對檔案事業(yè)的投入，保證全部檔案實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)查閱，實(shí)現(xiàn)信息資源共享，利用快捷方便，極大地滿足社會各界的檔案查詢需求