企業(yè)公司采購與付款管理制通用范文

采購與付款管理制采購與付款管理流程 職位不相容設(shè)計 采購與付款審批權(quán)限矩陣 采購計劃的制定和實施 采購計劃的編制 材料采購計劃 一般采購 資本性支出 采購計劃的調(diào)整 采購執(zhí)行 供應(yīng)商甄選 采購合同訂立 采購申請及訂單 緊急采購 入庫驗收 發(fā)票校驗 付款 申請付款 款項支付 賬齡分析 對賬管理 單據(jù)憑證管理 會計核算 相關(guān)表單 《供應(yīng)商評估表》 《采購申請單》 《采購訂單》 《緊急采購登記簿》 《付款申請單》 《往來對賬單》 《往來對賬報告》 《往來重點客戶報告》 《賬齡分析表》 《未達分析表》 采購與付款管理制度為了加強對單位采購與付款的內(nèi)部控制，規(guī)范采購與付款行為，防范采購與付款過程中的差錯和舞弊，特制定本制度采購與付款管理流程采購部門采購部門倉儲部門財務(wù)部門請購單位采購部門財務(wù)部門采購部門采購部門倉儲部門財務(wù)部門請購單位采購部門財務(wù)部門需用計劃采購計劃采購簽訂合同驗收12345付款6職位不相容設(shè)計請購與審批；詢價與確定供應(yīng)商；采購合同的訂立與審計；采購與驗收；采購、驗收與相關(guān)會計記錄；付款審批與付款執(zhí)行采購與付款審批權(quán)限矩陣權(quán)限審批事項材料采購資本性支出一般采購采購申請生產(chǎn)部物料部歸口業(yè)務(wù)部門財務(wù)部總經(jīng)理……歸口業(yè)務(wù)部門財務(wù)部>=20萬總經(jīng)理采購合同框架合同生產(chǎn)部物料部財務(wù)部總經(jīng)理交易合同/訂單生產(chǎn)部物料部財務(wù)部交易合同歸口業(yè)務(wù)部門財務(wù)部總經(jīng)理……歸口業(yè)務(wù)部門財務(wù)部>=20萬總經(jīng)理合同變更（不含訂單）同原始合同同原始合同同原始合同采購計劃的制定和實施采購計劃的編制采購計劃必須按照公司年度預(yù)算編制的生產(chǎn)計劃、基本建設(shè)計劃、更新及大修等專項資金計劃，以及庫存管理、廠商情況及采購管理的實際編制，使用單位編制需用計劃，各計劃編制主體審核匯總后編制公司采購年、月采購計劃。請購單位根據(jù)生產(chǎn)實際、工程預(yù)算、參酌庫存情況，真實、準確填寫所需材料、設(shè)備及配件的名稱、數(shù)量、規(guī)格型號、需求日期及注意事項，需要圖紙的必須提供必要的圖紙，經(jīng)請購單位主要領(lǐng)導(dǎo)或主要領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)人簽字后，遞送至供應(yīng)部門。材料采購計劃材料采購計劃包括年度采購預(yù)算。根據(jù)公司年度經(jīng)營計劃，在對市場信息和需求信息進行充分調(diào)查分析的基礎(chǔ)上，根據(jù)歷史數(shù)據(jù)的對比指定。月度采購預(yù)測。在對年度采購計劃分解的基礎(chǔ)上，依據(jù)上月實際采購情況、庫存情況、下月度需求預(yù)測和市場行情指定。日采購計劃。在對月度采購計劃分解的基礎(chǔ)上，依據(jù)各部門每日經(jīng)營所需物料的匯總審核情況指定。日常經(jīng)營需求計劃。根據(jù)每日的經(jīng)營情況、庫存情況，以各部門的采購申請指定。編制材料采購計劃的步驟明確銷售計劃。銷售部根據(jù)年度目標、客戶訂單意向、市場預(yù)測等，進行較準確的銷售預(yù)測，并指定次年度的銷售計劃。明確生產(chǎn)計劃。生產(chǎn)部根據(jù)銷售計劃，以及本年度年底預(yù)計庫存與次年預(yù)計庫存，指定次年度的生產(chǎn)預(yù)測計劃。物控人員根據(jù)生產(chǎn)預(yù)測計劃、物料清單、庫存狀況，指定次年度的物料需求計劃。各單位根據(jù)年度目標、生產(chǎn)計劃預(yù)測次年度各種消耗物品的需求量，編制采購數(shù)量計劃。確定采購計劃。編制采購計劃時應(yīng)注意一下事項。避免過于樂觀或保守。關(guān)注公司年度目標達成的可能性，預(yù)留采購執(zhí)行空間。銷售計劃和生產(chǎn)計劃的可行性和預(yù)見性。物料需求信息與物料清單、庫存狀況的確定性。物料采購價格和市場供需變動的可能性。一般采購一般采購包括：事務(wù)用品采購（辦公用品、禮品、紀念品等）促銷產(chǎn)品采購（獎勵物品，海報折頁等POP用品）服務(wù)采購（辦公設(shè)備維修、維護，會議，郵費，酒店，機票，培訓(xùn)、信息系統(tǒng)，等）媒體采購（在期刊雜志、電視/電影/廣播、出版商、手機、互聯(lián)網(wǎng)等等傳播廣告信息）禮品采購由公司行政部每年８月負責(zé)組織召開“禮品采購計劃會”統(tǒng)一匯總需求并創(chuàng)建采購申請?zhí)峤徊少彶?，需求計劃需提前至?個月提交采購部。市場部促銷品的需求計劃同樣需提前至少2個月提交采購部。辦公用品的采購，各部門應(yīng)匯總到行政部門，批準后由行政部門創(chuàng)建申請，交采購部門創(chuàng)建總括訂單。資本性支出參考《預(yù)算管理制度》中關(guān)于資本性支出計劃的預(yù)算編制以及資本性支出控制制度。采購計劃的調(diào)整由于生產(chǎn)任務(wù)變動、工程或設(shè)計變動、計劃不周、需用材料發(fā)生變化，使用單位要及時對已報出的計劃提出補充和調(diào)整，一般應(yīng)在報送計劃后10天內(nèi)提出，否則，供應(yīng)部門不保證供應(yīng)。計劃的補充和調(diào)整需要說明原因，并經(jīng)過原申報計劃審批領(lǐng)導(dǎo)審批后方可進行計劃的補充和調(diào)整。采購執(zhí)行供應(yīng)商甄選供應(yīng)商必須證照齊全，具有相關(guān)資質(zhì)。對于經(jīng)常使用的商品或服務(wù)，采購部應(yīng)較全面地了解掌握供應(yīng)商的管理狀況、質(zhì)量控制、運輸、售后服務(wù)等方面的情況，建立供應(yīng)商檔案，做好記錄，會同客服、銷售、市場、行政部門對供應(yīng)商定期進行評估和審計。在選擇供應(yīng)商時，必須進行詢議價程序和綜合評估。供應(yīng)商為中間商時，應(yīng)調(diào)查其信譽、技術(shù)服務(wù)能力、資信和以往的服務(wù)對象，供應(yīng)商的報價不能作為唯一決定的因素。嚴格執(zhí)行詢議價程序:物品采購，必須有三家以上供應(yīng)商提供報價，在權(quán)衡質(zhì)量、價格、交貨時間、售后服務(wù)、資信、客戶群等因素的基礎(chǔ)上進行綜合評估，并與供應(yīng)商進一步議定最終價格（緊急采購的物品除外），參考《供應(yīng)商評估表》為確保供應(yīng)渠道的暢通，防止意外情況的發(fā)生，應(yīng)有兩家或兩家以上供應(yīng)商作為后備供應(yīng)商或在其間進行交互采購。采購合同訂立采購合同：公司與供應(yīng)商，經(jīng)過雙方談判協(xié)商一致同意而簽訂的“供需關(guān)系”的法律性文件?？偫ㄓ唵危蚣芎贤涸谀彻潭〞r期內(nèi)會重復(fù)購買的物品，可簽訂一張總訂單，在訂單中規(guī)定總金額限制，單價及條款等。在此固定時期內(nèi)，可隨時通知供應(yīng)商送貨，從而降低此類物品的采購成本和管理成本。一般采用年度限制。例如：辦公用品的采購。采購合同的具體管理條款參見《合同管理制度》采購申請及訂單采購申請單：采購申請單為一式四聯(lián)的序號表格，包括：財務(wù)聯(lián)、采購聯(lián)、收貨聯(lián)、申請人聯(lián)。采購訂單：由采購部門向供應(yīng)商發(fā)出的，要求在特定時間提供一定數(shù)量的物料或服務(wù)的正式需求，并附有相應(yīng)條款的合法文件(采購合同)。采購訂單為一式四聯(lián)的序號表格，包括：供應(yīng)商聯(lián)、采購聯(lián)、財務(wù)聯(lián)、儲運聯(lián)。申請及審批流程需求部門應(yīng)有指定的申請人根據(jù)批準的最終產(chǎn)品規(guī)范，填寫采購申請。采購申請上應(yīng)注明所采購的產(chǎn)品名稱、數(shù)量、單位、規(guī)格、編號、估價、需用日期。需用日期不應(yīng)少于采購部制定的采購交貨期。如果申請的數(shù)量低于最低訂貨量，必須備注可能增加的成本。部門經(jīng)理審查采購申請，并根據(jù)審批權(quán)限批準或傳至更高級別審批人。采購申請人將審批后的采購申請交采購部。采購部審核采購申請（合格供應(yīng)商、起訂量、采購周期、批準權(quán)限）。對不合格的采購申請給予退回，并明確指出不合格的具體原因。采購按采購申請的規(guī)格、數(shù)量及交貨期限準備采購訂單。若采購訂單內(nèi)容與采購申請單內(nèi)容在規(guī)格、規(guī)范要求上有出入或價格超出時，必須通知申請部門更改申請。采購經(jīng)理審閱批準采購訂單，并根據(jù)審批權(quán)限批準或傳至更高級別審批人。采購將批準的采購訂單發(fā)給供應(yīng)商簽字后，反饋采購部，采購員據(jù)此在采購申請上填寫訂單號碼。并在采購申請上注明“訂單已下”。作廢的訂單需注明“作廢”，和其他訂單一起保存。將采購申請和采購訂單分送相關(guān)部門。（采購合同原件與采購訂單財務(wù)聯(lián)一起由財務(wù)部保存，保存期為三年。）采購跟蹤未完成的訂單及到貨情況，制定清單，并將未完成的訂單清單交采購經(jīng)理審核。必要時申請部門可以與供應(yīng)商直接溝通到貨信息。采購經(jīng)理每月審核未完成的訂單清單，并根據(jù)實際情況作出具體處理。1）對未能在訂單時限內(nèi)完成的訂單，及時中止，并分析其中原因，如有特殊原因需要繼續(xù)的訂單，需要有明確的解釋；2）對涉及到爭議及其它不確定因素的未完成訂單，要在每個月的月報中匯報給財務(wù)總監(jiān)，共同解決問題。緊急采購緊急采購定義緊急采購是指在采購申請審批人因故缺席而暫時無法對采購申請進行審批時或非工作時間采購員無法及時簽訂采購訂單時，所采取的非常措施。因采購申請?zhí)峤蝗掌诙逃诓少徦钑r限，致使正常采購程序無法實施的情況屬于申請人違反采購章程，不屬于緊急采購。制度適用如運營緊急需要否則將造成重大損失或其它特殊情況的緊急服務(wù)需求，而因被授權(quán)人無法執(zhí)行正常批準手續(xù)，或采購員不在等原因無法執(zhí)行正常采購程序時可參考緊急采購制度執(zhí)行。所有緊急采購均需即時通知采購部。緊急采購管理財務(wù)部負責(zé)建立《緊急采購登記簿》，申請人應(yīng)首先在《緊急采購登記簿》上登記采購事項。如果采購員接到緊急采購申請，可執(zhí)行口頭訂貨；如果申請人不能聯(lián)系到采購員，申請人須得到有合理授權(quán)的主管批準后，才能聯(lián)系供應(yīng)商，但應(yīng)在第二個工作日補齊申請并完成審批。緊急采購時，若有預(yù)付款需求，必須填寫采購申請并由采購經(jīng)理審核簽字后提交財務(wù)部。采購申請中須填寫確切的訂貨金額并與發(fā)票一致。發(fā)票時間不得早于提交采購申請的時間。緊急采購時，若采購員無法在要求的時間內(nèi)購買到所需物品而需要需求部門自行采購時，需提交采購申請并由采購經(jīng)理審核簽字后方可執(zhí)行。緊急采購訂單的收貨人應(yīng)在實物收貨時保存好收貨單據(jù)，在《緊急采購登記簿》上記錄收貨信息。緊急采購申請人應(yīng)在當天或第二個工作日填寫《緊急采購說明單》，詳細說明緊急采購的原因，并報采購申請審批人后交采購經(jīng)理審批?！毒o急采購說明單》應(yīng)在采購部門保存，保存期為3年。同時緊急采購申請人應(yīng)按正常流程補建采購申請并由采購經(jīng)理審批，采購員根據(jù)批準后的《緊急采購說明單》，按照《緊急采購登記簿》上的訂單號來創(chuàng)建采購訂單。收貨人應(yīng)在采購訂單創(chuàng)建之后及時將收貨信息填寫收貨報告。收貨時間應(yīng)填入實際收貨日期，此日期有可能是在訂單創(chuàng)建日期之前。采購經(jīng)理每月應(yīng)對緊急采購訂單的合理性進行檢查。每個部門每月不得啟動此程序多于兩次。入庫驗收參考《存貨管理制度》和《固定資產(chǎn)管理制度》發(fā)票校驗參考《發(fā)票管理制度》付款對于所有付款，企業(yè)實行經(jīng)濟業(yè)務(wù)審批和支付審批的“雙審批制”：經(jīng)濟業(yè)務(wù)審批，是指企業(yè)業(yè)務(wù)經(jīng)辦單位依據(jù)業(yè)務(wù)審批權(quán)限根據(jù)企業(yè)批準的計劃預(yù)算、經(jīng)濟合同及該業(yè)務(wù)完成進度進行審批。支付審批，是指企業(yè)各級財務(wù)部在接到付款申請后，核對經(jīng)濟業(yè)務(wù)的批準文件，根據(jù)資金支付程序的規(guī)定逐級審核，并最終由具有批準權(quán)限的負責(zé)人批準付款或拒絕付款。經(jīng)濟業(yè)務(wù)的審批不能代替資金支付的審批。所有的付款須按要求填制付款申請單，根據(jù)資金支付批準權(quán)限，逐級進行資金支付審批。簽字人須對付款的必要性、憑據(jù)的真實性和付款時間負責(zé)。付款經(jīng)辦人員須與企業(yè)月度用款計劃核對，再依據(jù)合同條款、會計法規(guī)和有關(guān)制度進行審核。如無特殊原因，應(yīng)在規(guī)定的可能最晚的付款日期發(fā)起支付，不得提前付款。申請付款款項結(jié)算時必須取得以下原始憑證：采購發(fā)票（增值稅專用發(fā)票或普通發(fā)票、營業(yè)稅發(fā)票等）、運輸發(fā)票、到貨驗收單一式兩份（如物資不經(jīng)過貨倉而直達采購申請單位則必須加蓋財務(wù)印章）、采購合同及其它公司規(guī)定的證明文檔。申請付款時需根據(jù)取得的合法原始憑證，編制《付款申請單》。對原始憑證的審核包含：原始憑證是否齊全；是否符合稅法及有關(guān)規(guī)定；與合同條款及到貨驗收單是否符合。在填寫《付款申請單》過程中，如發(fā)現(xiàn)產(chǎn)品的品名、規(guī)格、單位、質(zhì)量、數(shù)量、技術(shù)要求等有問題時，應(yīng)及時退還供貨單位進行更換，凡未按規(guī)定辦理造成的經(jīng)濟損失，應(yīng)追究經(jīng)辦人責(zé)任?！陡犊钌暾垎巍窇?yīng)在取得原始憑證后三日內(nèi)完成并及時上交財務(wù)部門進入付款流程。增值稅專用發(fā)票及運輸發(fā)票必須在發(fā)票開出日三個月內(nèi)交財務(wù)部門。財務(wù)部門收到《付款申請單》及相關(guān)的原始憑證后，要按規(guī)定逐筆審查核對，核對無誤后，進入財務(wù)付款流程并進行相關(guān)賬務(wù)處理；同時財務(wù)部需要在留底的合同上注明執(zhí)行情況，合同全部執(zhí)行完畢后蓋“完畢”章?？铐椫Ц额A(yù)付賬款和定金原則上不予預(yù)付貨款或者定金，只有采購生產(chǎn)急需、國內(nèi)獨家生產(chǎn)、國家統(tǒng)一調(diào)撥、市場緊缺等物資、進口設(shè)備配件等確須預(yù)付時，在對供應(yīng)商償債能力進行充分論證的前提下，須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準方可預(yù)付。論證供應(yīng)商的償債能力過程中，必須取得對方的營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、法人資格證等有效證明。預(yù)付款的審批遵循采購審批權(quán)限執(zhí)行。預(yù)付的貨款應(yīng)按合同約定在交貨后及時清理，否則下次不予預(yù)付。有票應(yīng)付款財務(wù)部門收到《付款申請單》及相關(guān)的原始憑證后，要按規(guī)定逐筆審查核對，核對無誤后，進入財務(wù)付款流程，制作記賬憑證并按照會計復(fù)核、批準程序入賬。有關(guān)部門對合同、訂單的修改原件，應(yīng)及時傳遞到財務(wù)部。無票應(yīng)付款倉庫管理員在收到供應(yīng)商的合格來貨（經(jīng)檢驗合格）后，填寫入庫單并將入庫信息傳遞給財務(wù)部門。未經(jīng)質(zhì)量檢驗合格的貨物應(yīng)存放在待驗收區(qū)域，不得入庫。財務(wù)部核對每一張入庫單，確保信息準確無誤。將無票入庫貨物作為暫估入庫進行核算。對貨物入庫后超過1個月發(fā)票未到的無票應(yīng)付款，財務(wù)部應(yīng)及時與采購部聯(lián)系并跟蹤。參見賬齡分析對在多開票、重開票的供應(yīng)商應(yīng)提出警告，情節(jié)嚴重的，要考慮給予處罰或更換。生產(chǎn)部門應(yīng)在每月28日前將供應(yīng)商因質(zhì)量退貨及向供應(yīng)商索賠的資料傳遞到財務(wù)部，財務(wù)部應(yīng)于當月?lián){(diào)整應(yīng)付賬款。應(yīng)付賬款調(diào)整任何供應(yīng)商應(yīng)付賬款的調(diào)整必須有充分的依據(jù)并經(jīng)財務(wù)經(jīng)理及相關(guān)人員的書面批準。供應(yīng)商更名更改供應(yīng)商名稱必須得到供應(yīng)商提供的合法的資料，并經(jīng)過財務(wù)部經(jīng)理的批準。這些資料應(yīng)附在相應(yīng)的調(diào)整憑證后。涉及到退票及發(fā)票重新開具的，財務(wù)部需協(xié)調(diào)好發(fā)票開具工作。賬齡分析財務(wù)部每個月進行一次應(yīng)付賬款的賬齡分析，并分析資金安排和使用的合理性。參見《賬齡分析表》和《四周資金滾動預(yù)測》對于存在借方余額的應(yīng)付賬款，對于暫估入賬的存貨（在途應(yīng)付賬款），或者是暫估入賬的發(fā)票（在途存貨），需要進行賬齡分析并及時解決《在途分析表》對于超齡應(yīng)付賬款，存在借方余額的應(yīng)付賬款，超齡在途存貨或者在途發(fā)票，財務(wù)部應(yīng)在核查數(shù)字后及時聯(lián)系采購部及相關(guān)部門。采購部及有關(guān)部門應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系解決。并將結(jié)果在一周內(nèi)反饋財務(wù)部。財務(wù)部視情節(jié)上報財務(wù)總監(jiān)和總經(jīng)理，并召集采購部及有關(guān)部門商談解決方案。對賬管理財務(wù)部每月應(yīng)核對應(yīng)付賬款總賬與明細賬，對存在的差異及明細賬中的異常項目和長期未達項目，財務(wù)部應(yīng)會同商務(wù)部采購人員進行調(diào)查，并經(jīng)財務(wù)經(jīng)理書面批準后及時處理。財務(wù)部每月應(yīng)獲得一次供應(yīng)商對賬單，對發(fā)現(xiàn)的差異應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系解決。在對賬過程中，因我方原因造成賬戶差錯的或?qū)~時間超過20天的，應(yīng)向供應(yīng)商發(fā)送致歉函，并對不按時完成對賬的主要責(zé)任人員處于500元以下罰款。由于賬戶不清，但必須賬扣某項費用的，必須發(fā)出暫扣款通知書，說明扣款原因，并要求供應(yīng)商進行對賬。在和供應(yīng)商所有往來時，必須堅持公司財務(wù)原則，不得接收供應(yīng)