采購管理制度

第8頁共10頁采購管理制度第一章、總則第一條目的為了規(guī)范公司采購行為，防范采購風(fēng)險，降低采購成本，優(yōu)化庫存，特制定本制度。第二條定義本制度將藥品、食品生產(chǎn)型子公司、控股公司統(tǒng)稱生產(chǎn)基地；非生產(chǎn)型各中心、分公司、直屬一級部門統(tǒng)稱直屬部門。第三條采購物資的范圍成批采購的原料（含中藥材及其飲片）、輔料、包裝材料、廣告畫冊、促銷用品；單批總價或整件單價超過5000元以上的成批采購的生產(chǎn)設(shè)備、儀器、儀表、設(shè)備的備品備件、耗材等；低于5000元的走零星物質(zhì)采購管理流程。公司指定需集中采購的其它物資（含辦公用品、勞保用品、生活用品、辦公家具、辦公設(shè)備以及車輛等）。采購原則采購應(yīng)當(dāng)遵循公開透明、公平競爭、公正評價、誠實守信、注重效益及維護公司利益的原則。采購實行回避制度，與供應(yīng)商有利害關(guān)系的采購人員及相關(guān)人員，或者與其主要負(fù)責(zé)人有親屬關(guān)系的應(yīng)當(dāng)回避。生產(chǎn)基地或直屬部門所屬采購人員作為采購總部的駐地代表，業(yè)務(wù)上歸采購總部管控，考核以及工資調(diào)整受采購總部與生產(chǎn)基地或直屬部門雙重管理，并接受生產(chǎn)基地或直屬部門行政管理。采購總部必須按生產(chǎn)基地提供的原輔料、包材內(nèi)控標(biāo)準(zhǔn)采購，生產(chǎn)基地必須及時提供全部符合公司整體發(fā)展策略和供應(yīng)商生產(chǎn)技術(shù)能力范圍內(nèi)的完整的內(nèi)控標(biāo)準(zhǔn)給采購總部備案（書面簽字確認(rèn)和電子版）；如果生產(chǎn)基地對內(nèi)控標(biāo)準(zhǔn)有修改，則必須第一時間將生效的內(nèi)控標(biāo)準(zhǔn)發(fā)給采購總部。采購總部和使用單位在供應(yīng)商或物資驗收等方面出現(xiàn)分歧，可委托公司內(nèi)第三方同級單位或公司外第三方機構(gòu)判定結(jié)果，并依據(jù)第三方的報告解決分歧。采購總部必須依據(jù)人力資源總部提供的生效的分權(quán)手冊檢查采購申請單或需求計劃表是否經(jīng)過相關(guān)受權(quán)領(lǐng)導(dǎo)在受權(quán)范圍內(nèi)審批。第二章物資采購計劃編制與實施管理第五條各生產(chǎn)基地和直屬部門在公司授權(quán)范圍內(nèi)，有提出物資月度需求計劃和緊急物質(zhì)采購申請權(quán)以及審批權(quán)，超出授權(quán)范圍的月度需求計劃或緊急采購申請應(yīng)按《公司授權(quán)管理制度》規(guī)定的直屬上級單位履行審批手續(xù)。第六條原輔料、包材的計劃及采購執(zhí)行管理生產(chǎn)基地每月根據(jù)銷售部門的月度訂貨計劃、成品庫存、原輔料庫存、包裝材料庫存、在途物料、采購周期、物料檢驗周期、倉庫的庫位等情況，編制月度物資需求計劃表，編制的物資需求計劃應(yīng)做到合理、安全儲備（庫存余量適宜，不造成積壓），以不斷貨為原則，經(jīng)生產(chǎn)基地受權(quán)人在受權(quán)范圍內(nèi)簽字批準(zhǔn)后，傳真或掃描到采購總部，原件由各生產(chǎn)基地計劃制定人存檔；采購總部相關(guān)責(zé)任人根據(jù)批準(zhǔn)后的物資需求計劃，依據(jù)年度采購策略和市場供求狀況、供應(yīng)商供應(yīng)現(xiàn)狀編制采購計劃分解表，同時將采購計劃分解表中采購物資的名稱、數(shù)量、到貨時間、到貨地點和運輸方式、需要基地協(xié)助事項等內(nèi)容傳真至生產(chǎn)基地生產(chǎn)部確認(rèn)，生產(chǎn)基地生產(chǎn)部及時確認(rèn)，并回傳采購總部，經(jīng)采購總部受權(quán)人批準(zhǔn)后對外實施采購；因銷售部門訂貨計劃的調(diào)整、變更或因生產(chǎn)基地臨時增減的物資需求計劃，按原流程編制采購計劃分解表并審批后，依第九條“緊急物資采購管理”實施采購；因生產(chǎn)計劃變更而取消的物資需求計劃，計劃部門應(yīng)及時以電話和傳真通知采購總部相關(guān)責(zé)任人，以便及時中止采購并妥善處理，采購總部負(fù)責(zé)將傳真存檔；因新增或改版后包裝材料的采購，應(yīng)依據(jù)公司有關(guān)包材設(shè)計、審批制度和流程由使用單位、營銷中心、品牌管理部共同協(xié)商，三方共同確認(rèn)電子稿件；包裝規(guī)格、尺寸、材質(zhì)、工藝、印刷方向以及其他相關(guān)參數(shù)等由使用單位與營銷中心協(xié)商確定；并由使用單位質(zhì)量部提供批準(zhǔn)的標(biāo)準(zhǔn)樣稿和JPG/CDR格式的電子稿件以及設(shè)計版本號；由采購總部負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)供應(yīng)商制作標(biāo)準(zhǔn)實樣、提供顏色上下限樣稿，經(jīng)品牌管理部、使用單位質(zhì)量部共同確認(rèn)后由采購總部按需求計劃采購；采購總部依據(jù)市場供求狀況，結(jié)合原輔料使用情況，協(xié)調(diào)生產(chǎn)、倉庫等部門意見之后，可提出戰(zhàn)略儲備采購申請，按《公司授權(quán)管理制度》規(guī)定履行審批手續(xù)后方能實施采購。第七條生產(chǎn)設(shè)備、儀器、儀表等采購管理生產(chǎn)設(shè)備、儀器、儀表的采購申請由使用單位提出。單批總價或整件單價超過5000元的生產(chǎn)設(shè)備、儀器、儀表等物資，要填寫大宗物資申購單，同時提供用戶需求說明(URS)等文字說明（含設(shè)備性能、技術(shù)參數(shù)和驗收標(biāo)準(zhǔn)），必要時應(yīng)提供結(jié)構(gòu)簡圖或?qū)嵨镎掌Ｔ试S申購單位建議二家以上備選供貨商，并預(yù)估價格，經(jīng)申購單位受權(quán)人在受權(quán)范圍內(nèi)簽字審批,交公司設(shè)備總監(jiān)審核；公司設(shè)備總監(jiān)負(fù)責(zé)向申購單位核實采購項目實際需求情況，并調(diào)查公司其他單位同類物資使用情況，給出調(diào)撥、不予采購、暫緩采購或建議采購的決定；申購非標(biāo)生產(chǎn)設(shè)備、儀器、儀表，原則上由使用單位生產(chǎn)、設(shè)備部門負(fù)責(zé)人與供應(yīng)商進行技術(shù)標(biāo)的交流，必要時進行現(xiàn)場考察，對設(shè)備、儀器、儀表的性能和質(zhì)量及其它相關(guān)參數(shù)確認(rèn)后，由采購總部負(fù)責(zé)商務(wù)標(biāo)的洽談；申購技術(shù)成熟型的生產(chǎn)設(shè)備、儀器、儀表，使用單位可推薦使用原生產(chǎn)廠家或代理商，在設(shè)備未進行技術(shù)升級和公司性質(zhì)、管理模式未發(fā)生重大改變的情況下，原則上可不進行現(xiàn)場考察；但是單批總價或整件單價超過20萬元的生產(chǎn)設(shè)備、儀器、儀表等物資采購需要進行現(xiàn)場聯(lián)合考察確認(rèn)后方可采購；預(yù)估總價超過10萬元的采購申請必須附申請單位由受權(quán)領(lǐng)導(dǎo)、使用部門、設(shè)備部門、財務(wù)部門以及其它相關(guān)部門負(fù)責(zé)人參加的專題會議紀(jì)要；第八條公司指定需集中采購的其它物資采購可成批采購的辦公用品、生活用品、勞保用品、化學(xué)試劑等，由各生產(chǎn)基地、直屬部門按年度進行預(yù)算，按月度或季度申報需求計劃。按《公司授權(quán)管理制度》規(guī)定履行審批手續(xù)后，由采購總部集中統(tǒng)籌，采購負(fù)責(zé)人根據(jù)采購計劃分解表實施采購。招待用禮品、糖果、煙酒等，由使用部門提出需求計劃，按《公司授權(quán)管理制度》規(guī)定履行審批手續(xù)后，由采購總部統(tǒng)籌安排實施采購；申購單批總價或整件單價5000元以上的車輛、辦公家具、辦公設(shè)備等物資，由使用單位提供用戶需求說明(URS)等文字說明（含設(shè)備性能、技術(shù)參數(shù)和驗收標(biāo)準(zhǔn)），必要時應(yīng)提供結(jié)構(gòu)簡圖或?qū)嵨镎掌?。采購申請單必須?jīng)使用單位受權(quán)人在授權(quán)范圍內(nèi)審批后，交由總裁辦主任負(fù)責(zé)審核采購項目實際需求情況，并調(diào)查公司其他單位同類物資使用情況，給出調(diào)撥、不予采購、暫緩采購或建議采購意見，由采購總部負(fù)責(zé)實施采購；預(yù)估總價超過10萬元的采購申請必須附申請單位由受權(quán)領(lǐng)導(dǎo)、使用部門、設(shè)備部門、財務(wù)部門以及其它相關(guān)部門負(fù)責(zé)人參加的專題會議紀(jì)要；第九條零星物資采購管理零星物資由使用部門根據(jù)生產(chǎn)、生活、質(zhì)量檢驗、機器設(shè)備檢修、辦公用品、勞保用品等需要制定月度或季度物資需求計劃，每月或每季定期上報生產(chǎn)基地或直屬部門受權(quán)人批準(zhǔn)后，將計劃傳真到采購總部統(tǒng)一備案，同時給計劃表到基地采購負(fù)責(zé)人實施采購,基地采購負(fù)責(zé)人每月向采購總部上報《月度零星物資采購臺賬明細(xì)表》，采購總部負(fù)責(zé)監(jiān)控采購項目、采購進度、數(shù)量、價格以及供應(yīng)商合理性；《月度零星物資采購臺賬明細(xì)表》將作為采購人員的月度考核重要依據(jù)。第十條緊急采購管理緊急采購必須按照正常采購申請流程執(zhí)行；預(yù)估采購金額超過5萬元以上需緊急采購的物資，申購單位必須填寫《緊急采購報告》并提供用戶需求說明(URS)等文字說明（含設(shè)備性能、技術(shù)參數(shù)和驗收標(biāo)準(zhǔn)），必要時應(yīng)提供結(jié)構(gòu)簡圖或?qū)嵨镎掌瑫r預(yù)估采購金額，需建議二家以上供貨商，經(jīng)申購單位按《公司授權(quán)管理制度》規(guī)定請示受權(quán)領(lǐng)導(dǎo)同意后（注意：《緊急采購報告》必須注明已經(jīng)請示受權(quán)領(lǐng)導(dǎo)同意執(zhí)行），由申請單位、采購總部和財務(wù)總部配合，按要求縮短采購全過程時間實施采購，采購結(jié)束后必須按照正常采購流程完善后續(xù)相關(guān)審批手續(xù)；預(yù)估采購金額5萬元以下需緊急采購的物資，申購單位填寫《零星物資采購申請單》或《大宗物資采購申請單》，在申請單的頂端空白處注明“緊急采購”字樣,并說明緊急采購的原因,經(jīng)申請單位總經(jīng)理批準(zhǔn)后,由申請單位采購負(fù)責(zé)人立即實施采購，采購結(jié)束后必須按照正常采購流程完善后續(xù)相關(guān)審批手續(xù)。臨時應(yīng)急招待用禮品、水果，以及其他需緊急采購的辦公、生活等物資，申購單位填寫《零星物資采購申請單》，在申請單的頂端空白處注明“緊急采購”字樣,并說明緊急采購的原因,按《公司授權(quán)管理制度》規(guī)定履行審批手續(xù)后,由行政部人員負(fù)責(zé)采購。第十一條超出公司授權(quán)范圍而《公司授權(quán)管理制度》規(guī)定履行審批手續(xù)以及未按上述規(guī)定辦理的需求計劃和采購申請，采購部門不得對外實施采購工作。第三章物資驗收管理第十二條驗收依據(jù)原輔料、包材的驗收依據(jù)：采購計劃分解表、U8系統(tǒng)訂單、質(zhì)量部內(nèi)控標(biāo)準(zhǔn)及相關(guān)文件、供應(yīng)商的送貨單和批檢報告書；設(shè)備、儀器、儀表的驗收依據(jù)：采購合同復(fù)印件、技術(shù)協(xié)議復(fù)印件、用戶需求說明(URS)復(fù)印件、供應(yīng)商送貨明細(xì)表、送貨單、使用說明書、合格證、安裝圖紙、售后服務(wù)說明書；第十三條物資到庫驗收的時限（按工作日計算）生產(chǎn)設(shè)備和儀器儀表，在到貨后三至十五個工作日內(nèi)驗開箱驗收完畢，安裝、運行和性能確認(rèn)應(yīng)在設(shè)備管理制度規(guī)定的時間內(nèi)完成驗收，未能在設(shè)備管理制度規(guī)定時間內(nèi)完成驗收工作須由使用部門提供書面說明；零星物資、辦公家具及主要輔機、備品、配件在到貨后四天內(nèi)驗收完畢；外包材、低值易耗品等材料到貨后二天內(nèi)驗收完畢；進口物資的驗收，應(yīng)根據(jù)具體情況，一般不得超過采購合同規(guī)定驗收周期；對于原輔料、內(nèi)包材等需做理化檢驗、微生物檢驗的物資，使用單位倉儲部門應(yīng)在貨到第二天提出檢驗申請，質(zhì)檢部門須在一個檢驗周期內(nèi)完成檢驗，如需委托國家相關(guān)專業(yè)部門檢驗的物資，由使用單位質(zhì)檢部門負(fù)責(zé)提出并協(xié)調(diào)，須在一個檢驗周期內(nèi)完成檢驗工作。第十四條原輔料、包材的驗收、退貨和換貨管理采購總部采購助理根據(jù)采購計劃分解表負(fù)責(zé)U8系統(tǒng)訂單入錄，并將采購計劃分解表發(fā)送到生產(chǎn)部和使用單位倉庫，明確采購物資到貨產(chǎn)品名稱、數(shù)量、到貨時間、到貨地點和運輸方式、需要基地協(xié)助事項等內(nèi)容；生產(chǎn)部將采購計劃分解表內(nèi)容確認(rèn)后及時傳真到采購總部相關(guān)人員；使用單位倉庫負(fù)責(zé)安排收貨，并核對送貨單上標(biāo)明的供應(yīng)商名稱、物資品名、規(guī)格、數(shù)量、產(chǎn)品批號等是否與采購計劃分解表相符，重點檢查產(chǎn)品批號、清點數(shù)量、生產(chǎn)日期、批檢報告單、外包裝破損與污染等，如有異常應(yīng)及時拍照取證并及時與采購總部聯(lián)系；原輔料、包材驗收工作應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)完成,并將檢驗結(jié)果通知采購總部；同時將實際入庫數(shù)量上傳至公司U8系統(tǒng)中；采購總部負(fù)責(zé)關(guān)閉公司U8系統(tǒng)中已到貨的訂單（采購總部每月定時檢查訂單完成情況并關(guān)閉已完成訂單或雖未完成但不執(zhí)行的訂單）；如果出現(xiàn)現(xiàn)場驗收不合格物料由使用單位倉庫負(fù)責(zé)電話通知采購總部并填寫《退換貨通知單》；內(nèi)在質(zhì)量檢驗或使用過程中發(fā)現(xiàn)不合格物料則由質(zhì)量部負(fù)責(zé)通知采購總部，同時將《不合格品通知單》傳真給采購總部負(fù)責(zé)人，由采購總部負(fù)責(zé)與供應(yīng)商協(xié)調(diào)不合格物資的退貨、換貨或者就地銷毀工作，使用單位采購負(fù)責(zé)人和倉庫負(fù)責(zé)人配合采購總部完成不合格物料的退貨、換貨或就地銷毀工作。第十五條設(shè)備、儀器、儀表收貨、驗收和退換貨管理采購總部負(fù)責(zé)通知使用部門到貨時間，并提供采購合同復(fù)印件、《設(shè)備驗收跟蹤確認(rèn)單》給使用部門，10萬元以下的由使用部門和設(shè)備管理部負(fù)責(zé)人共同簽字確認(rèn)，10萬元以上的必須經(jīng)使用單位受權(quán)領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)后方可生效；然后將《設(shè)備驗收跟蹤確認(rèn)單》傳真至采購總部；使用單位負(fù)責(zé)安排接收所購設(shè)備、儀器、儀表，并組織設(shè)備部門按設(shè)備管理制度的要求實施開箱驗收、安裝、運行和性能確認(rèn)；采購總部負(fù)責(zé)與供應(yīng)商協(xié)調(diào)驗收不合格的設(shè)備、儀器和儀表的退換貨工作，使用單位負(fù)責(zé)配合采購總部完成退貨、換貨工作；新設(shè)備驗收后一年內(nèi)的售后服務(wù)由采購總部負(fù)責(zé)與供應(yīng)商協(xié)調(diào)，一年后交由使用單位協(xié)調(diào)；新設(shè)備驗收超過一年，仍在合同規(guī)定質(zhì)保期內(nèi)的設(shè)備售后服務(wù)由采購總部配合使用單位與供應(yīng)商協(xié)調(diào)。第十六條零星物資的驗收、退換貨管理生產(chǎn)基地倉庫負(fù)責(zé)人或行政負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)按申購單和申購標(biāo)準(zhǔn)驗收，并出具入庫單或驗收單給采購人員；零星物資采購負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)驗收不合格物資的退貨、換貨工作；零星物資驗收工作應(yīng)在四個工作日內(nèi)完成。第十七條公司指定需集中采購的其它物資驗收、退貨和換貨管理生產(chǎn)基地倉庫負(fù)責(zé)人或行政負(fù)責(zé)人按申購單的數(shù)量和需求說明（URS）及其它標(biāo)準(zhǔn)驗收，并出具入庫單或驗收單給采購負(fù)責(zé)人；對于驗收不合格的物資，采購負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)退貨或換貨工作。第十八條緊急采購物資的驗收、退貨和換貨管理緊急采購物資到貨后，若尚未收到“采購申請單”、“采購合同”或“U8系統(tǒng)無訂單”。驗收人員應(yīng)先與采購總部核對，確認(rèn)無誤后，按收貨作業(yè)辦理驗收；緊急采購物資必須按照相關(guān)物資驗收要求進行。退貨和換貨按照“設(shè)備、儀器、儀表驗收和退換貨管理”執(zhí)行。第十九條異常情況處理驗收人員對驗收過程中發(fā)現(xiàn)的異常情況，應(yīng)當(dāng)立即拍照取證并向采購總部或有關(guān)部門報告，采購總部或有關(guān)部門應(yīng)查明原因，及時處理。無采購申請、采購合同或U8系統(tǒng)無訂單的物資，一律不得簽收；驗收過程中如發(fā)現(xiàn)所接收的物資與“送貨單”、采購訂單或采購合同內(nèi)容不符，應(yīng)通知采購總部進行處理；驗收過程發(fā)現(xiàn)貨物有傾覆、破損、變質(zhì)、受潮等異常情況，驗收人員應(yīng)該立即拍照取證、拒收并及時通知采購總部，以利于采購總部處理。第二十條超交處理常規(guī)物資采購交貨數(shù)量超過訂購量的5%以內(nèi)部分，倉庫管理人員可在U8系統(tǒng)訂單中直接入錄實收數(shù)量；超出訂購量的5%以上部分，倉庫管理人員應(yīng)通知采購總部、申購部門，經(jīng)協(xié)商后確定是否接收或退回供應(yīng)商；如同意接收，則由采購總部調(diào)整U8系統(tǒng)訂單數(shù)據(jù)，倉庫管理人員在U8系統(tǒng)訂單中入錄實收數(shù)量；非常規(guī)物資采購交貨數(shù)量超過訂購量，原則上不予接收；倉庫管理人員通知采購總部、申購部門，經(jīng)協(xié)商后確定是否接收或退回供應(yīng)商；如同意接收，則由采購總部調(diào)整U8系統(tǒng)訂單數(shù)據(jù)，倉庫管理人員在U8系統(tǒng)訂單中入錄實收數(shù)量；屬于自然溢余的，不需要公司支付貨款，倉庫盤點后與財務(wù)部協(xié)商，按照財務(wù)管理規(guī)定進行賬務(wù)調(diào)整。第二十一條短交處理交貨數(shù)量末達(dá)到訂購數(shù)量，原則上以要求供應(yīng)商補足短缺數(shù)量；倉管人員及時通知生產(chǎn)部和采購總部，由采購總部進行協(xié)商，如短缺數(shù)量不影響生產(chǎn)需求時，可按實際接收數(shù)量入庫，無需再補貨；倉庫發(fā)貨過程或盤點時，發(fā)現(xiàn)最小完整包裝的實際容量、數(shù)量、重量與包裝標(biāo)識量有短缺，保留好實樣，先電話通知采購總部，然后需寫一份詳細(xì)報告?zhèn)髡娼o采購總部，采購總部及時與供應(yīng)商協(xié)商，要求供應(yīng)商補貨或者扣除短缺部分對應(yīng)的貨款，倉庫人員與財務(wù)部協(xié)商進行賬務(wù)調(diào)整。第二十二條退、換貨管理退換貨對象驗收人員按照企業(yè)的驗收標(biāo)準(zhǔn)進行驗收，不符合企業(yè)驗收標(biāo)準(zhǔn)的物資；與“送貨單”、采購訂單、采購合同規(guī)定內(nèi)容不符的物資；驗收過程發(fā)現(xiàn)物資有傾覆、破損、變質(zhì)、受潮等異常情況物資；超交且申購部門不同意接收的物資。不屬于退換貨范圍1.由于倉管部門保管不利造成物資污染、破損、霉變、潮濕、過有效期等原因造成的不合格物料，原則上采購總部不負(fù)責(zé)退換貨處理；2.由于生產(chǎn)計劃部門計劃不嚴(yán)謹(jǐn)、數(shù)據(jù)計算錯誤、公司戰(zhàn)略調(diào)整、銷售銷售計劃改變或不暢而導(dǎo)致物資采購過多、積壓、不配套、庫存物資在有效期內(nèi)不能使用完，采購總部應(yīng)盡量與供應(yīng)商協(xié)商退換貨事宜，以減少公司損失，原則上不屬于退換貨范圍。3.由于包裝設(shè)計、文字內(nèi)容要求改版而造成的多余包裝，計劃部門應(yīng)該以多余包裝金額最大的包材數(shù)量，結(jié)合考慮產(chǎn)品批量問題，來計算需要配套的其他包裝材料，盡量減少包裝損失（以最小損失為計算原則）；不能使用的包材采購總部不負(fù)責(zé)退換貨處理。退貨手續(xù)辦理生產(chǎn)基地倉庫負(fù)責(zé)人或行政負(fù)責(zé)人填寫《退換貨通知單》，并附有關(guān)《檢驗報告單》或《設(shè)備驗收跟蹤確認(rèn)單》呈采購總部簽字確認(rèn)；采購總部確認(rèn)后，與供應(yīng)商協(xié)商具體退換時間、數(shù)量、運輸方式等事宜，并將確認(rèn)的《退換貨通知單》和協(xié)商結(jié)果書面?zhèn)髡娼o生產(chǎn)基地倉庫負(fù)責(zé)人或行政負(fù)責(zé)人辦理退貨；生產(chǎn)基地倉庫負(fù)責(zé)人或行政負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)聯(lián)系物流公司、運費洽談、貨物裝卸等工作，將貨物安全退回，運費由供應(yīng)商支付（貨到付款），同時將《退貨單》、《托運單》傳真至采購總部，由采購總部負(fù)責(zé)將單據(jù)傳真給供應(yīng)商；對于已付貨款，但在保修期或保質(zhì)期出現(xiàn)質(zhì)量問題的由采購總部負(fù)責(zé)聯(lián)系維修或索賠，索賠收入全部上繳財務(wù)總部。第四章貨款支付管理第二十三條貨款支付、審核和審批依據(jù)原輔料、包裝材料貨款支付依據(jù)批準(zhǔn)的《需求計劃》或《采購申請》；批準(zhǔn)的采購計劃分解表；采購訂單、采購合同、發(fā)票；批準(zhǔn)的付款計劃審批表；（由采購總部提供，財務(wù)部接收）供應(yīng)商《送貨單》、《驗收單》、《檢驗報告單》；(基地倉庫管理員提供，財務(wù)部接收)U8系統(tǒng)采購入庫數(shù)據(jù)（財務(wù)部自己導(dǎo)出）預(yù)付款不需要U8系統(tǒng)數(shù)據(jù)、批準(zhǔn)的付款計劃審批表和檢驗報告單；只需提供批準(zhǔn)的《需求計劃》或《采購申請》，采購訂單、采購合同。（由采購總部提供，財務(wù)部接收）設(shè)備、儀器、儀表貨款支付依據(jù)批準(zhǔn)的《大宗物資采購項目申請單》；批準(zhǔn)的《用戶需求說明(URS)》、《專題會議紀(jì)要》；批準(zhǔn)的《采購價格審批表》和采購合同；使用單位相關(guān)部門簽字確認(rèn)的《驗收跟蹤確認(rèn)單》、發(fā)票；（由采購總部提供，財務(wù)部接收）預(yù)付貨款支付不需要《驗收跟蹤確認(rèn)單》、發(fā)票為依據(jù)，只需要提供批準(zhǔn)的《大宗物資采購項目申請單》；批準(zhǔn)的《用戶需求說明(URS)》、《專題會議紀(jì)要》；批準(zhǔn)的《采購價格審批表》和采購合同。零星物資貨款支付依據(jù)1.批準(zhǔn)的《零星物資月度或季度需求計劃》、采購申請單、發(fā)票或收據(jù)、送貨單、入庫單或驗收單。（由基地采購負(fù)責(zé)人提供，財務(wù)部接收）公司指定需集中采購的其它物資支付依據(jù)公司指定需集中采購的其它物資支付依據(jù)按照品種分類對應(yīng)的支付依據(jù)執(zhí)行。第二十四條原輔料包裝材料應(yīng)付款管理對賬每月25日之前，由采購助理負(fù)責(zé)核對U8系統(tǒng)中采購訂單實際入庫數(shù)量與送貨單、驗收單數(shù)據(jù)是否一致，并與生產(chǎn)基地財務(wù)部、供應(yīng)商對賬；采購助理根據(jù)與生產(chǎn)基地財務(wù)部核對數(shù)據(jù)，在當(dāng)月將對賬單傳真供應(yīng)商；對賬確認(rèn)無誤后，供方應(yīng)根據(jù)此金額、數(shù)量分別開具本月25日之前供貨的全部發(fā)票，將發(fā)票、采購訂單、采購合同等郵寄至使用單位財務(wù)部；對帳過程中如發(fā)現(xiàn)我司的帳務(wù)與供方有誤差，采購助理應(yīng)通知供方提供我司倉庫管理員簽收的送貨單與財務(wù)進行對帳。對帳過程中如發(fā)現(xiàn)是我司的數(shù)據(jù)入錄環(huán)節(jié)失誤或單據(jù)遺失而造成數(shù)據(jù)錯誤，應(yīng)由我司財務(wù)部負(fù)責(zé)調(diào)整貨款數(shù)據(jù)；如果是供方的數(shù)據(jù)錯誤，造成帳務(wù)不符，我司概不負(fù)責(zé)，一律以我司的帳務(wù)為準(zhǔn)。付款采購助理整理需求計劃或采購申請單、采購計劃分解表、采購訂單、采購合同、送貨單、驗收單、發(fā)票、U8系統(tǒng)物資入庫數(shù)據(jù)、退貨單，并認(rèn)真審查其完整性、合法性。檢查憑據(jù)是否齊全，如有單據(jù)不全或?qū)徟掷m(xù)不全現(xiàn)象，采購助理必須查明原因，否則不能做付款計劃和付款申請；采購助理每月10日之前編制付款計劃表，并將付款計劃表發(fā)至生產(chǎn)基地財務(wù)部。生產(chǎn)基地財務(wù)部審核U8系統(tǒng)相關(guān)物資入庫明細(xì)以及檢驗報告單和付款計劃、送貨單、驗收單、采購訂單、采購合同、發(fā)票是否符合，無異議方能作為應(yīng)付賬款入帳，并批準(zhǔn)付款計劃，否則有權(quán)拒批付款計劃；同時通知采購總部拒付款原因；采購助理按生產(chǎn)基地批準(zhǔn)的付款計劃做付款申請，報采購總部受權(quán)人審批；采購助理每月15日之前將批準(zhǔn)的付款申請和付款計劃郵寄至財務(wù)總部，財務(wù)總部審核付款申請與付款計劃的一致性和是否經(jīng)授權(quán)人審批，如有異議可拒絕付款。第二十五條生產(chǎn)設(shè)備、儀器儀表應(yīng)付款管理對賬、索票采購經(jīng)理按照采購合同、驗收進度與驗收結(jié)果提出付款要求，采購助理依據(jù)設(shè)備采購臺賬與采購合同相關(guān)條款核對，并與供應(yīng)商對賬；按照合同約定索取發(fā)票并郵寄至申購單位財務(wù)部。付款采購助理整理發(fā)票和《大宗物資采購項目申請單》、《用戶需求說明(URS)》、《專題會議紀(jì)要》、《采購價格審批表》、采購合同等復(fù)印件，依據(jù)合同約定和《驗收跟蹤確認(rèn)單》驗收進度，填寫付款申請，并報采購總監(jiān)審核、總經(jīng)理審批；采購總部受權(quán)人審核采購執(zhí)行文件、記錄是否齊全、符合要求，對于沒有經(jīng)受權(quán)人審批或相關(guān)文件、記錄不齊全，應(yīng)責(zé)成采購負(fù)責(zé)人查明原因，否則應(yīng)拒絕支付。采購助理將批準(zhǔn)的付款申請和《大宗物資采購項目申請單》、《專題會議紀(jì)要》、《采購價格審批表》、《驗收跟蹤確認(rèn)單》、《采購合同》郵寄至財務(wù)總部；財務(wù)部經(jīng)理審核付款申請和《大宗物資采購項目申請單》、《專題會議紀(jì)要》、《采購價格審批表》、《驗收跟蹤確認(rèn)單》、《采購合同》以及發(fā)票的合理、合規(guī)性，以及是否有受權(quán)人審批簽字，無異議可付款，有異議可拒付。第二十六條零星物資付款管理付款采購負(fù)責(zé)人整理批準(zhǔn)的《零星物資月度或季度需求計劃》、采購申請單、發(fā)票或收據(jù)、送貨單、入庫單或驗收單，填寫付款申請單；使用單位受權(quán)人審核批準(zhǔn)的《零星物資月度或季度需求計劃》、采購申請單、發(fā)票或收據(jù)、送貨單、入庫單或驗收單，填寫付款申請單。對于沒有經(jīng)受權(quán)人審批或相關(guān)文件、記錄不齊全，應(yīng)責(zé)成采購負(fù)責(zé)人查明原因，否則應(yīng)拒絕簽批；采購負(fù)責(zé)人將簽批的付款單據(jù)給到財務(wù)部，財務(wù)部審核后安排付款。第二十七條公司指定需集中采購的其它物資付款管理公司指定需集中采購的其它物資付款申請與審批按照品種分類對應(yīng)的付款規(guī)定執(zhí)行。第二十八條預(yù)付款管理款到發(fā)貨或提前預(yù)付加工費的合同，由采購助理填寫《預(yù)付款申請單》，并在《預(yù)付款單》后付上雙方簽字蓋章確認(rèn)的合同復(fù)印件，由采購總部受權(quán)人審批后交財務(wù)總部付款；財務(wù)部經(jīng)理審核“預(yù)付款申請單”和采購合同的合理、合法性，以及是否有受權(quán)人審批簽字，無異議可付款，有異議可拒付；拒付原因財務(wù)部必須通知采購總部。第二十九條合同、發(fā)票接收管理各生產(chǎn)基地財務(wù)部門接收到供應(yīng)商郵寄的“采購合同、發(fā)票”時，每月每筆進行登記，并于每月25號之前將登記表發(fā)到采購總部，以便采購總部與供應(yīng)商結(jié)算申請工作的順利進行。第五章招標(biāo)采購管理第二十九條招標(biāo)小組由總裁辦、財務(wù)總監(jiān)、審計部經(jīng)理、內(nèi)控部經(jīng)理及其他相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)組成，負(fù)責(zé)集中采購重大項目的審定、立項、評標(biāo)及定標(biāo)。第三十條采購總部負(fù)責(zé)提出招標(biāo)項目申請和評標(biāo)小組成員名單，評標(biāo)小組成員人數(shù)必須為五人以上的奇數(shù)，并報招標(biāo)小組審批。第三十一條招標(biāo)文件由采購總部負(fù)責(zé)組織編寫，有關(guān)招標(biāo)歷史數(shù)據(jù)由財務(wù)部提供、使用單位負(fù)責(zé)提供招標(biāo)文件中技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)部分，并報招標(biāo)小組審批。第三十二條審計部負(fù)責(zé)招標(biāo)過程的監(jiān)督和評標(biāo)工作紀(jì)律的制定。第三十三條招標(biāo)采購方式應(yīng)依照《中華人民共和國政府采購法》規(guī)定的公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、競爭性談判、單一來源和詢價采購以及招標(biāo)小組指定的其他采購方式。第三十四條包裝材料、廣告促銷品、印刷宣傳品原則上每年進行一次招標(biāo)，其他物資視具體情況而定。第六章供應(yīng)商管理第三十五條供應(yīng)商開發(fā)新增供應(yīng)商應(yīng)符合國家、地方及行業(yè)的相關(guān)法律、法規(guī)；符合行業(yè)準(zhǔn)入條件，在行業(yè)準(zhǔn)入名單之列；有合法的生產(chǎn)經(jīng)營場所、生產(chǎn)經(jīng)營許可證等資質(zhì)；符合公司對供應(yīng)商生產(chǎn)條件及設(shè)備要求、質(zhì)量保證體系、技術(shù)開發(fā)、售后服務(wù)、資金安全和環(huán)保等綜合要求；特別是產(chǎn)品質(zhì)量符合公司使用需求；供應(yīng)價格始終保持市場領(lǐng)先的競爭優(yōu)勢，符合公司對綜合成本逐步降低的要求，綜合性價比在市場上應(yīng)有較強的競爭能力；原則上新供應(yīng)商的實力和供應(yīng)能力必須與公司發(fā)展規(guī)模相匹配。新供應(yīng)商開發(fā)必須嚴(yán)格按照《供應(yīng)商開發(fā)流程》的要求進行，新供應(yīng)商開發(fā)由采購總部采購人員先對供應(yīng)商進行前期調(diào)查并填寫《供應(yīng)商調(diào)查表》、供應(yīng)商資質(zhì)收集與整理、供應(yīng)商報價、供應(yīng)商樣品收集、小試或中試確認(rèn)、采購合同初步談判等工作；核心物料的供應(yīng)商必須組織公司有關(guān)部門進行聯(lián)合現(xiàn)場考察，各方面條件符合公司整體要求后方可談判正式采購合同，列入合格供應(yīng)商體系。采購總部和生產(chǎn)基地質(zhì)量管理部門共同協(xié)商確定原料、主要輔料和內(nèi)包裝材料的供應(yīng)商，按GMP要求進行定點采購；外包裝材料、廣告促銷品、印刷宣傳品原則上實行年度招投標(biāo)采購。采購總部按GMP要求提供新增的原輔料、內(nèi)外包裝材料供應(yīng)商的相關(guān)資質(zhì)資料，生產(chǎn)基地質(zhì)量部門、生產(chǎn)部門應(yīng)全力配合采購總部的供應(yīng)商引進工作。生產(chǎn)設(shè)備、儀器儀表的新供應(yīng)商開發(fā)，采購總部依據(jù)《大宗物資采購項目申請單》、《用戶需求說明(URS)》、《專題會議紀(jì)要》，對供應(yīng)商進行前期的了解與洽談，填寫《供應(yīng)商調(diào)查表》，收集供應(yīng)商資質(zhì)，供應(yīng)商報價單、供應(yīng)商分析對比報告、價格審批表，經(jīng)使用單位受權(quán)人、設(shè)備總監(jiān)審核并提出意見后，采購總部受權(quán)人批準(zhǔn)；供應(yīng)商原則上必須提供三家左右的供應(yīng)商進行對比。第三十六條供應(yīng)商管理采購總部采購人員需要建立電子檔《供應(yīng)商信息庫》，將供應(yīng)商分為：合格供應(yīng)商、備選供應(yīng)商、淘汰供應(yīng)商進行分類管理；要求供應(yīng)商信息完整，具有使用價值。采購總部負(fù)責(zé)建立采購物料電子檔案，電子檔案分為：《供應(yīng)商通訊錄》、《采購物料明細(xì)表》、《年度采購臺賬一覽表》等；電子檔案要求信息真實、內(nèi)容豐富、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，為供應(yīng)商管理提供數(shù)據(jù)支持。采購總部必須為所有合格供應(yīng)商建立完整的檔案，檔案有：《供應(yīng)商資質(zhì)檔案》、《采購年度合同》、《每月采購訂單》等，方便采購人員隨時查閱及取證。原輔料、內(nèi)外包裝材料的供應(yīng)商原則上應(yīng)保持不少于兩家定點供應(yīng)商；采購總部或生產(chǎn)基地按照GMP要求，每年應(yīng)對主要供應(yīng)商進行最少一次的現(xiàn)場考察。對于采購過程中出現(xiàn)的部分采購績效不合格供應(yīng)商，采購總部配合生產(chǎn)基地共同提出對該供應(yīng)商的整改意見，并督促該供應(yīng)商整改；如該供應(yīng)商經(jīng)過整改輔導(dǎo)后仍然無法達(dá)到公司要求，采購總部必須將該供應(yīng)商淘汰，再次引進將按照《新供應(yīng)商開發(fā)流程》進行。對于中標(biāo)的合格供應(yīng)商，原則上為優(yōu)先供應(yīng)單位；采購總部將依據(jù)供應(yīng)商的綜合情況進行訂單分配，比例由采購總部確定。對于未中標(biāo)的合格供應(yīng)商，如質(zhì)量、價格等競爭實力超過已中標(biāo)供應(yīng)商，則采購總部有權(quán)重新調(diào)整訂單分配，給未中標(biāo)供應(yīng)商供應(yīng)的機會。原輔料供應(yīng)商原則上以生產(chǎn)廠家為主，如果該生產(chǎn)廠家的貿(mào)易商（代理商）在價格、付款方式、售后服務(wù)等方面優(yōu)于生產(chǎn)商，則采購總部有權(quán)讓貿(mào)易商（代理商）供應(yīng)。第三十七條供應(yīng)商考核采購總部和生產(chǎn)基地按季度和年度對合作供應(yīng)商進行績效考核，采購總部依據(jù)各生產(chǎn)基地提供的供應(yīng)商物料檢驗結(jié)果、包裝規(guī)范、運輸與裝卸、服務(wù)態(tài)度、到貨準(zhǔn)確性等編寫《年度采購臺賬一覽表》，采購總部依據(jù)《年度采購臺賬一覽表》對各合格供應(yīng)商進行季度和年度考核，以考核成績確定為優(yōu)秀、優(yōu)良、合格、輔導(dǎo)以及不合格供應(yīng)商。第三十八條供應(yīng)商檔案管理生產(chǎn)基地質(zhì)量部門和采購總部按各自的需要分別建立供應(yīng)商檔案，供應(yīng)商資質(zhì)原件由各生產(chǎn)基地保管，采購總部以復(fù)印件存檔，供應(yīng)商檔案各自更新。第七章價格及合同管理第三十九條價格審批及審計管理招標(biāo)采購物資價格由采購總部和招標(biāo)小組共同確定，招標(biāo)小組領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；非招標(biāo)采購的原輔料、包材價格審批：采