文檔管理制度之培訓(xùn)教材

文檔管理制度培訓(xùn)編制：蔣利我們的困惑雙事?lián)粼滋硗Ъ有迾?biāo)園題挪文滲字◆文宣件痕與拋檔扒案姓的按關(guān)耕系●文這件腹（記堆錄/規(guī)浙范/程蒼序線文馳件/圖僑樣/報(bào)淹告/標(biāo)隸準(zhǔn)）且是排原濤始柿追溯熱證鑒據(jù)暈，典依禽產(chǎn)輸生鞏周因期際收滴集才、疼整梳理瓜成卡冊(cè)攝后謝，鏟按活?？执姘磿r(shí)拼間燃保用管投；文在件歸剩集保類存挪檔啞案前寇身歸塑宿信周息與及蛙其貝承床載蜂媒舊介板！文塘件是黨什寧么●記倉錄灑、介規(guī)獻(xiàn)范融、烘程廣序前文匆件完、境圖宵樣辨、然報(bào)蜓告息、劣標(biāo)沾準(zhǔn)寺；●媒弄價(jià)拒可賢以爛是游紙庫張捎、胃磁睜性岡的未、障電盒子網(wǎng)的剩、叔光倉學(xué)風(fēng)的們計(jì)粥算步機(jī)哈盤芬片河、言照悉片岔或計(jì)標(biāo)嗚準(zhǔn)嘆標(biāo)顛品拆，丹或分他浪們敘的廟組銀合友。檔畝案是際什膀么檔窯案墓是聰指蘇過且去毯和雕現(xiàn)條在統(tǒng)的惠國食家暖機(jī)它構(gòu)獄、堅(jiān)社呈會(huì)輸組絡(luò)織喝以探及撲個(gè)商人珠從但事巨政女治或、壤軍解事占、放經(jīng)兩濟(jì)體、幕科灑學(xué)湯、旗技塔術(shù)劫、托文朋化袋、瞞宗努教急等鋼活楚動(dòng)直吳接零形倘成的更對(duì)見國撕家燙和障社折會(huì)有名保日存煎價(jià)乞值的積各乎種煉文芹字忘、攜圖尿表碧、每聲經(jīng)像搜等不挺同避形偵式的汗歷雞史婚記途錄模。檔找案配的凱作自用ABC檔岡案蘆認(rèn)芹識(shí)撐和把姑握君事開物質(zhì)發(fā)展氏規(guī)昨律狠的洋鑰匙血，南尋卵找毀事物梅發(fā)攪展歸規(guī)楊律的蒼可奔靠動(dòng)依據(jù)摘。檔府案賢工泉作弟是星維護(hù)今歷民史練真舊實(shí)爹面貌種，罵滲瀉透鞭到芒人類途活專動(dòng)慮的探方妨方面扮面屋。檔溜案肌具辛有漢特狗殊釋的棍憑旦證厭作貍用漸，旗具晉有運(yùn)一演定該的暫法友律名效本用便。檔愈案漆是務(wù)人撲類熊文伴明淋發(fā)店展煩到滿一泳定笨歷份史禁階眉段設(shè)的蘇產(chǎn)慌物站。朽它繞是畢一辰種辯無她形睛的糠產(chǎn)蓄物郊，肺本此身扒就鞏是灰一跟種私無粉形溝資限產(chǎn)手。D檔應(yīng)案槍具霞有滿廣厲泛童的撿參湯考洗價(jià)擊值恢，嬌“塌察敘往牌知困來耳，枕視因茲假故億佚蠶”檔色案管狐理干腐什校么項(xiàng)根目梢資純料合吐同往橡來閑票犯據(jù)會(huì)嫌議避記往錄電李子繭文惑檔采付購竊合陳同其狀它項(xiàng)擊目籃資咬料人睡事鉗資燦料會(huì)換議踢記虹錄銷林售芒合咳同同則時(shí)建不立索知引檔腹案放雨哪后兒容起易條分位類易頓于競保真密保珠護(hù)波性僚好檢恒索渾簡堤便1．層抽供屜煉式巡壽直耽立怖檔不案2．云開絞放俗式晝橫疊向抖檔陳案整板齊別劃如一便旺于占取宇閱易林于樓查壺找保舟密謊性棟一遙般3．永穿踏孔效式部活背頁疲夾容不易強(qiáng)損爆毀有崗順玻序桿性保毀密芽性爛差容伏易口保邊存標(biāo)蠻準(zhǔn)何統(tǒng)桐一便狡于醫(yī)存椒取長涼期鹽保零存保傳護(hù)瓜性輕好4．手檔砍案抵盒靈并活插取片用存顏量樂較停小容部易濾脫笨落5．村金外屬懸文堂件饒夾隔附水爆防廈污拿野取誤方孫便保秀密充性陵低暫強(qiáng)時(shí)烈保階存6．曲透影明艷資充料侵袋拿得取撤方漁便臨立時(shí)愈存巨取保樸密唱性給差7．顫多員層虎資藏料心盒檔簡案如噸何早管1閥.目捏的經(jīng)和奇范役圍6祥.資判料蠶室敵管典理邀要踏求2土.定體義7密.借激用/借拋閱/復(fù)困印3磚.職紗責(zé)譽(yù)權(quán)考限8喂.鑒創(chuàng)定污與仙銷鉆毀4撞.崗充位蜂要獲求9蘇.文拳檔斷利示用聲管概理5否.資向料慶管掛理耕員溉要草求1情0瓜.檢述查何與武考貓核課款件析內(nèi)業(yè)容本制度適用于深圳萬利達(dá)電子工業(yè)公司各中心、各部門和所屬各子公司的過程活動(dòng)中形成的文檔管理。范圍為保證集團(tuán)公司及各子公司文檔管理的完整性、規(guī)范性，特對(duì)公司文檔管理制定統(tǒng)一、規(guī)范流程，規(guī)定了綜合文檔管理原則與管理體制，文檔的歸檔、保密、利用、借用、借閱、復(fù)制管理、鑒定、銷毀、資料室管理文檔等，特制定本制度。目的雙巷擊賠添聽加養(yǎng)標(biāo)鵲題存文鬼字一目冰的辭和啟范歪圍雙擊添加標(biāo)題文字二定義文檔在集團(tuán)公司及各子公司各項(xiàng)管理活動(dòng)中直接形成的且有保存價(jià)值，以文字、圖表、聲像等不同形式存在的原始記錄。包括勞資、教育培訓(xùn)、財(cái)務(wù)管理、產(chǎn)品設(shè)計(jì)、經(jīng)營銷售、生產(chǎn)管理、采購管理、品質(zhì)管理、設(shè)備儀器、技術(shù)開發(fā)、計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、科技研究等各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的記錄文檔管理文檔收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動(dòng)檔號(hào)以字符形成賦予檔案實(shí)體的用以固定和反映檔案排列順序的一組代碼；目錄以一個(gè)檔案冊(cè)為單位生成的、反映該檔案的具體文檔信息，如查詢順序、文檔生成日期、編輯者、版本等；內(nèi)號(hào)是類目的標(biāo)識(shí)符號(hào)，用以表示類目在分類過程中的位置和排列順序。電子文檔指利用計(jì)算機(jī)技術(shù)形成，經(jīng)鑒定具有保存和利用價(jià)值的歸檔電子文件紙件文檔反映各項(xiàng)管理活動(dòng)的紙件形成的文檔，即本公司在工作中形成的文件、公文、傳真、賬簿（冊(cè)）、圖表、記錄、會(huì)議材料等內(nèi)容，包括會(huì)計(jì)文檔、人事文檔、研發(fā)文檔等等聲像文檔指記錄聲音或影像的文檔，包括照片、影片、錄音帶、錄像帶等絕密文檔含人事信息、財(cái)務(wù)憑證、財(cái)務(wù)報(bào)表、資金合同、銀行及稅務(wù)相關(guān)信息文件機(jī)密文檔公司內(nèi)部文件涉及技術(shù)資料、商務(wù)合作合同、購銷合同及客戶信息普通文檔公司部門信息交流文件、記錄、有效證件等。內(nèi)部公開資料：一旦泄密會(huì)使公司利益遭受一般損害，公開資料：公開有助于公司利益雙擊添加標(biāo)題文字三職責(zé)權(quán)限1負(fù)責(zé)文控管理體系定位總指揮2對(duì)副總指揮及文控管理組長提出指示副總指揮1負(fù)責(zé)按總指揮指示監(jiān)督、協(xié)助組長建立與實(shí)施文控管理體系2跟蹤進(jìn)度，及時(shí)處理過程問題3相關(guān)文件審核1負(fù)責(zé)按總指揮/副總指揮指示建立文控管理體系，編制相關(guān)文件組長2負(fù)責(zé)推進(jìn)各子公司、各中心文控管理3及時(shí)處理崗位人員提出問題4每年收集電子工業(yè)各部門文檔、歸檔管理（財(cái)務(wù)檔案、人事檔案除外），監(jiān)督電子工業(yè)公司各部門文件管理組長5每年組織資料室管理員對(duì)過期文件進(jìn)行整理、提出報(bào)廢審批，組織銷毀6負(fù)責(zé)每年監(jiān)督各分公司文檔歸檔、儲(chǔ)存與管理情況1負(fù)責(zé)按文件要求監(jiān)督本公司各部門的文檔管理副組長2負(fù)責(zé)本公司資料室的管理，監(jiān)督工廠資料室的管理3負(fù)責(zé)每年組織收集本公司相關(guān)文檔歸檔存入資產(chǎn)室1負(fù)責(zé)資料室的管理工作資料室管理員2負(fù)責(zé)對(duì)已歸檔入資料室的文檔按要求進(jìn)行借用/借閱/復(fù)印管理3負(fù)責(zé)每年按要求收集本公司或工廠的相關(guān)文檔，歸檔管理4每年協(xié)助組長對(duì)過期文檔進(jìn)行整理、銷毀1負(fù)責(zé)每月參照《文檔類別、級(jí)別及歸檔范圍一覽表》收集文檔、歸檔管理部門資料管理員2每年將本部門文檔移交資料室保管3負(fù)責(zé)監(jiān)督本部門人員按要求擺放、歸檔管理文件4各部門資料管理員具體職責(zé)詳見《文檔管理人員名單及工作職責(zé)一覽表》崗位人員1負(fù)責(zé)對(duì)本崗位工作輸出的文檔按要求進(jìn)行標(biāo)識(shí)、分類整理、擺放管理各崗位人員按《文檔類別、級(jí)別及歸檔范圍一覽表》要求將輸出文件存入服務(wù)器或?qū)I(yè)系統(tǒng)，對(duì)個(gè)人電腦資料按要求保存部門資料管理員對(duì)各崗位人員的電子存放情況進(jìn)行監(jiān)督管理雙擊添加標(biāo)題文字四崗位要求電子文檔◆對(duì)服務(wù)器進(jìn)行分區(qū)管理，設(shè)置文件夾、權(quán)限；◆對(duì)服務(wù)器進(jìn)行備份管理信息管理中心紙件文檔整理要求每天整理文件、記錄●字跡清晰、工整，紙張及格式符合要求，禁止用鉛筆等易擦的書寫工具●按《文檔類別、級(jí)別及歸檔范圍一覽表》中“范圍”要求進(jìn)行分類整理●廢棄的資料銷毀或斜畫后二次使用紙件文檔文件夾、目錄要求●各崗位人員須按《文檔類別、級(jí)別及歸檔范圍一覽表》要求分類建立文件夾●對(duì)文件夾及內(nèi)目進(jìn)行標(biāo)識(shí)文檔整理整理要求萬利達(dá)管菊理濁資阿料品倘牌稀管浙理絮部公群司什名孔稱

合螞同吵一萬利達(dá)品擇牌窩管須理個(gè)部公轟司俗名牲稱

●是用侍于槍大斯文表件揪夾●久用亦于匆小挺文震件賄夾紙件文檔整理要求區(qū)分?jǐn)[放場所●對(duì)于每天或每周需用到文件，一般擺放于崗位人員辦公桌面●對(duì)于每月/季度需用到的文件，一般擺放于部門文件柜保存●半年以上需用到的文件，一般擺放于資料室紙件文檔整頓要求12確保文件標(biāo)識(shí)與內(nèi)容一致，一般情況，單個(gè)文件夾只針對(duì)一個(gè)主題資料各崗位人員每天下班前將文件、記錄分類整理紙件文檔送審文件或每天處理的文件可擺放于文件欄或文件夾/袋中，須對(duì)狀態(tài)進(jìn)行標(biāo)識(shí)送審/每天日常使用的文件直接打孔分類存放于文件夾/袋中。財(cái)務(wù)憑證使用專用方式捆綁整理日常使用移交資料室保管的文檔：普通文檔使用訂夾或裝訂線進(jìn)行捆綁；絕密/機(jī)密文檔使用文件袋/文檔盒或裝訂線進(jìn)行捆綁移交文件裝訂要求●資料管理員對(duì)本部門人員工作輸出文件進(jìn)行監(jiān)督管理●資料管理員每月初按要求收集本部門上月的相關(guān)文檔，按要求進(jìn)行分工類整理、標(biāo)識(shí)、形成明細(xì)后打包，附清單●于年初將上年度的文檔進(jìn)行移交(對(duì)需要使用的文件資料由部門資料管理員進(jìn)行拷貝待用)，移交時(shí)填寫《文檔移交明細(xì)》移交資料室●專項(xiàng)獨(dú)立保存的以項(xiàng)目完結(jié)后整理、標(biāo)識(shí)、打包移交資料室資料管理員要求雙擊添加標(biāo)題文字五資料管理員要求文檔類別、級(jí)別及歸檔范圍一覽表文檔管理人員名單及工作職責(zé)一覽表雙擊添加標(biāo)題文字六資料室管理要求●非文檔管理人員不得擅自進(jìn)入資料室。如有需要，必須由管理人員陪同方可進(jìn)入資料室要求●不得于資料室內(nèi)抽煙、飲食，室內(nèi)應(yīng)保持整潔、空氣流通、光線充足、溫濕度適宜、定期打掃衛(wèi)生●任何部門和個(gè)人不得私自提供贈(zèng)送或出賣給外單位及個(gè)人，不得任意帶出本單位，不談?wù)摻^密/機(jī)密內(nèi)容，違者嚴(yán)肅處理

●文檔人員要嚴(yán)格執(zhí)行保密紀(jì)律，對(duì)密級(jí)文檔要重點(diǎn)保管，嚴(yán)格文檔借閱手續(xù)，并不得隨便談?wù)撐臋n中秘密資料，以防失密，發(fā)現(xiàn)泄密現(xiàn)象，按情節(jié)輕重、予以處理●收集的文檔，在入庫前必須認(rèn)真檢查，以確保文檔完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確，字跡端，嚴(yán)禁用圓珠筆、鉛筆，要用墨水書寫，傳真件必須做到及時(shí)復(fù)印，層次分明，符合其形成規(guī)律。對(duì)入庫文檔明細(xì)建立電子文檔明細(xì)

資料收集要求●歸檔文檔應(yīng)當(dāng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、批復(fù)與請(qǐng)示、轉(zhuǎn)及文件與原件、多種文字形成的同一文件，不得分開，分別立在一起。文電應(yīng)合一立卷●不同年度的文件一般得歸入同一卷內(nèi)，但跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)，歸入復(fù)文的年度內(nèi)立卷，沒有復(fù)文的，歸入請(qǐng)示的年度內(nèi)立卷，跨年度的規(guī)劃放在針對(duì)的第一年立卷。跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年立卷。跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開幕年立卷。非訴訟案件放在結(jié)案年立卷

●普通文檔，必須按部門、功能模塊形成文檔存放區(qū)，以紙箱方式保存（以發(fā)生日期先后順序擺放），每個(gè)紙箱內(nèi)部放置防霉、防蟲藥劑，每個(gè)紙箱外正面必須有相應(yīng)的文檔明細(xì)。疊層擺放。聲像文檔以特制卷/盒進(jìn)行分類存放密級(jí)文檔保存要求●機(jī)密文檔，必須按部門、功能模塊形成文檔存放區(qū)，以文件柜方式保存（以發(fā)生日期先后順序擺放，一般從左及右方式排放），每個(gè)文件柜中放置防霉、防蟲藥劑●絕密文檔，由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)按財(cái)務(wù)要求擺放，負(fù)責(zé)資料室管理。人事文檔以個(gè)人為單位使用文件袋盛裝，以工號(hào)為順序排放，保存于文檔柜中。每個(gè)文件柜中放置防霉、防蟲藥劑

●定期安全檢查，發(fā)現(xiàn)不安全因素，及時(shí)匯報(bào)并采取措施，消滅事故隱患，確保庫房安全。要定期進(jìn)行庫藏文檔的清理核對(duì)工作，做到帳、物相符，對(duì)破損或載體變質(zhì)的文檔，要及時(shí)進(jìn)入修補(bǔ)和復(fù)制，以延長文檔使用期

安全檢查要求公畜司呀內(nèi)籠部春人題員污，蹲因虧工仿作養(yǎng)需緩要頑借餡用度已綠移幫交圣資稿料瓣室伸的繁文鐮檔協(xié)原茂件矮時(shí)紀(jì)，急填釣寫《文濫檔硬借戒用/借斜閱/復(fù)歌印退申剛請(qǐng)武表》，勝普這通因文閉檔謹(jǐn)交玻部什門染負(fù)冒責(zé)沿人明批誦準(zhǔn)休（荒當(dāng)拒涉暮及骨跨洞部再門釘時(shí)勒，用需絨交敞跨繡部貼門以負(fù)翼責(zé)須人曉批炕準(zhǔn)羽）損后沙交窮資凈料泉室族管部理梨員飲；貌絕武密/機(jī)煌密城文局檔局需災(zāi)交拒部藥門允分尖管咐領(lǐng)談導(dǎo)職復(fù)鼓核貿(mào)（戀當(dāng)戰(zhàn)涉己及斥跨刃部饅門貌時(shí)央，金分仰管巴理豆領(lǐng)勤導(dǎo)判復(fù)邪核鄰）饒，被絕歸密驚文蒙檔雨報(bào)醋總?cè)式?jīng)考理設(shè)批臂準(zhǔn)雙擊添加標(biāo)題文字七借用/借閱/復(fù)印要求添加標(biāo)題文檔借用IT開網(wǎng)本部門文檔申請(qǐng)人部門經(jīng)理簽字跨部門經(jīng)理簽字檔案管理員復(fù)制/借閱/開網(wǎng)部門經(jīng)理簽字普通文檔借用/借閱/復(fù)印相篩關(guān)噴部末門惰文傍檔機(jī)密/絕密文檔借用/借閱/復(fù)印申請(qǐng)人部門經(jīng)理簽字跨部門經(jīng)理簽字分管副總、總監(jiān)分管副總、總監(jiān)本部門文檔相關(guān)部門文檔財(cái)務(wù)，投資及絕密檔案財(cái)務(wù)，投資及絕密檔案總經(jīng)理檔案員復(fù)制/借閱/開網(wǎng)IT開網(wǎng)●按等要年求顧提蛇供爆文存檔鐮，并癢要奔求瞎借箏用緣瑞人盞員盆登記裕于《文近檔飼借廁用/借倍閱/復(fù)蹲印經(jīng)登住記剛表》中春。派跟負(fù)蹤掃收饒回曲原郊文檔●霧所沙有紫借裹用躍文度檔奇不得芽擴(kuò)挺大瞎范求圍作使韻用●文樹檔幼借慈用松一讓般列限照一周黑內(nèi)寒交諸還仇，刺如仆需隸延缺期，灣要梨辦尸理特延息期誓手世續(xù)●教圖首書估借冊(cè)用轉(zhuǎn)不魂得抄超呀過半果月剃，辛科度技撐圖蒙書勁僅溉供專鏈業(yè)鹿人役員欄借遠(yuǎn)閱問，勵(lì)每唱人不舞得傳超紡過演二懶本劣，懂借兔期半精月兇，扛凡端超欄期擱未疤補(bǔ)哭辦手微續(xù)任者顛，派一崖律棵停級(jí)止稿借閱借用要求普通文檔借用機(jī)密/絕密文檔借用借用期限●借唐用幅絕鎖密/機(jī)愈密盼文績檔將時(shí)輔，展需2個(gè)報(bào)陪月同暈，欺不所得夸隨吊意增擺訊放薦。畢當(dāng)為剪外惱借殘時(shí)惑應(yīng)狼由獅經(jīng)播辦串人甜本境人蜘親良自傳糊送管，冠并勝交鋤給沫收潑件競?cè)速e本膽人●葉如嚇由檔第列三生者格代紡替腦進(jìn)皆行漁傳藏送爸，應(yīng)屑用勝信謙封犧封默好象并傭簽蠻名勝，挽在裳信享封上梅注幻玉明寒收魔件戰(zhàn)人晴的步姓師名插和短地嗎址船，要條求題收炊件機(jī)人儀本稍人餅拆田封廟，獵并更用恩電話逗通底知惱收勵(lì)件評(píng)人●選收頑件減人孫在文收水到楊信抄件不時(shí)蛾，久應(yīng)成留心搖信估封敢是茂否場有奶被凈拆沒開振過路的選痕暢跡●公傘司射內(nèi)釘部銷人耳員著，因倦工破作回需唐要洪借器閱/復(fù)私印袍已窮移粥交都資咸料墾室的虹文吹檔佩原載件濃時(shí)碑，浴填寫《文紅檔禽借野用/借閱/復(fù)槍印喉申贏請(qǐng)扁表》，按怨上關(guān)述1染0糞.畜1項(xiàng)乓要絲式求遞悼交盼審捕批●申以請(qǐng)釣人螺于《文剝檔按借用/借閘閱/復(fù)錯(cuò)印肚登虛記表》中忍簽絹?zhàn)帜敬_描認(rèn)際。文唇檔品管表理申員躁監(jiān)消督拒經(jīng)成辦人驗(yàn)按劍要?jiǎng)┣箐N執(zhí)道行●所宮有折文音檔捧借帝閱然不抗得離紗開穗資逐料荷室治，等不渡得位摘錄芒絕媽密/機(jī)必密撞文高檔尼內(nèi)容取，盼如薦需糠離纖開螺資傷料關(guān)室或僑需汁摘裝錄歇時(shí)登需晌按撓相皂應(yīng)的拖復(fù)嫩印才申寶請(qǐng)渡手襪續(xù)燒辦爭理●辨所模有蒜文臉檔壯復(fù)潔印反工省作由榨資寬料穿室糧管粒理濟(jì)