辦公文具管理制度

辦公文具管理制度1.物資管理概述辦公文具是公司正常運營所必須的物資，它們的完好及時供應對于公司的各項工作都至關重要。因此，我們需要確立科學的文具管理制度，用以保證公司依賴于文具的部門能夠穩(wěn)定、順暢地運行。2.文具管理職責公司的文具管理職責如下：2.1采購研究用戶需求及庫存情況，編制采購計劃。尋找優(yōu)質、具有性價比的供應商，并對其信譽進行評估。定期開展招商活動，并及時跟進對文具數(shù)量、種類、價格等方面的變化。2.2入庫標顯收貨單的來源、數(shù)量及其內部物品的名稱、數(shù)量等物流信息。驗收物品的數(shù)量、質量、規(guī)格、型號及其內部物品的名稱、數(shù)量等信息，并認真填寫驗收單。對于質量不合格的物品，應及時通知采購部門，并進行處理。2.3貯存安排好存儲文具的區(qū)域，保證其整潔、安全、通風、防潮、防火等基本條件。貼標簽標識存儲物品的名稱、型號、規(guī)格、數(shù)量等信息，保證存儲的文具庫存清晰、條理分明。定期開展庫存盤點工作，保持文具存儲清單與實際備貨的一致性。2.4領取嚴格按照發(fā)放名冊領取文具，確保領用和使用之間有清晰的對應關系。監(jiān)督文具的使用情況，嚴格控制文具使用量、標準和質量，避免浪費與損耗。對文具的回收、銷毀、損毀等非正常情況及時記錄，并推進相應的處理流程。3.文具管理制度實施公司應當制定一系列標準的管理流程、操作規(guī)范和制定的制度文件。應當將管理制度向全公司員工進行宣傳，讓他們能夠意識到文具管理的重要性，并真正將這些管理流程和規(guī)范貫徹到日常工作中。下面是公司文具管理的一些流程和規(guī)范：3.1購買流程當需要購買新的辦公文具時，公司的采購部門將會向全公司員工下發(fā)文具采購申請表。員工需在該表格中詳細列明所需要的文具物品的數(shù)量和種類并加以說明所需原因。管理部門將按照需求計劃，選擇合適的溝通渠道進行詢價談判并確定合適的供應商，隨后下發(fā)采購訂單。收到采購訂單的供應商將按照要求進行送貨。3.2入庫流程采購單位應確保要求供貨商對文具質量規(guī)格，包裝狀態(tài)和數(shù)量等進行認真執(zhí)行，驗貨人員應嚴格對采購合同及單據(jù)、流程文件以及產品質檢證書等進行核對，確認質量符合要求后，確認貨物數(shù)量規(guī)格大小，驗收合格后，將貨物接受，并及時蓋章。驗收人員應當將文具及時入期入庫。貨物進入倉庫后，庫房管理員應當根據(jù)品種、規(guī)格、型號進行分類打包，質量入庫，盤點清單寄給分公司總部，確保文具種類和數(shù)量與需求計劃及訂單相符。3.3出庫流程借庫人員必須填寫《辦公文具領取申請單》，要求規(guī)范清晰，所需文具品種、規(guī)格、數(shù)量應在申請單上詳細列明，并注明使用的地點、使用日期以及管理賬號等。申請表單要經(jīng)過領料單位審核確認后才能裝入申請單所規(guī)定的數(shù)量，交庫房管理員安排取件。庫房管理員核查產品，若符合要求，即交貨并承認領庫人員，領庫人員審核后，確認領取的文具物品質量符合規(guī)定后，即在申請單上鮮明地簽字確認。3.4盤點管理公司應定期進行文具資產盤點，以統(tǒng)計文具資產的數(shù)量、位置、狀況、使用情況和實際使用價值，盤點內容包括現(xiàn)有文具物品的種類、數(shù)量、單價、應存數(shù)量、實存數(shù)量等。要求庫房管理員對所有流程，按規(guī)矩操作文具的入庫、發(fā)放、使用、退還、清算，并建立臺賬并進行定期清理，防止文具轉移、借用、流失或損毀。3.5文具的清潔和維護常見金屬文具如：筆、軸筆、中性筆、鋼筆等，需要當面清洗。印泥擦拭可除去表面的污漬，然后將筆尖浸泡在溫水中，用紙大致抹凈，最后風干。本子、筆記本電腦等，衣服、空氣和灰塵在使用過程中會附著在這些工具表面。每天使用完畢后，擦拭干凈，并定期進行溫水清洗。多種辦公文具需要定期進行保養(yǎng)、維護，從而確保文具的順暢使用、延長使用壽命，最大限度地減少文具使用成本。4.現(xiàn)行管理制度的需求對辦公文具管理制度的實施不僅可以提高公司的工作效率，還可以保證文具存儲的規(guī)范、安全、確保供應及時，減少