項目會務(wù)工作指引

項目會務(wù)工作指引1目的對項目的會務(wù)工作（主要是主場搭建和布置、參展商報到和布展、開展、撤展）進行科學(xué)管理和專業(yè)把控，實現(xiàn)會務(wù)工作的標(biāo)準(zhǔn)化、流程化、效率化；提升團隊工作質(zhì)量，為展商及觀眾提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，樹立良好的展會品牌形象。2適用范圍適用于項目部各自辦（合辦）展的會務(wù)管理工作。3職責(zé)項目的會務(wù)工作由項目經(jīng)理帶領(lǐng)下屬團隊共同完成，部門經(jīng)理進行指導(dǎo)和推進工作監(jiān)督。4工作程序4.1主場搭建和布置4.1.1成立項目主場搭建和布置小組，小組由項目經(jīng)理（或助理項目經(jīng)理）、展示工程部設(shè)計和制作人員、合作單位人員、外協(xié)單位人員組成；小組成立后，即確定主場搭建和布置及工作標(biāo)準(zhǔn)、分配工作任務(wù)、進行工作前培訓(xùn)、準(zhǔn)備工作所需的資料和物資、制定《會務(wù)工作推進計劃表》（計劃表要明確各項工作的內(nèi)容、負(fù)責(zé)人、完成時間、成果體現(xiàn)等內(nèi)容；工作組成員定期或按時間節(jié)點向組長、項目經(jīng)理、項目部經(jīng)理匯報工作情況，項目經(jīng)理、項目部經(jīng)理亦按此向分管副總經(jīng)理、總經(jīng)理匯報情況）。4.1.2展會活動40天前（視情況而定，或需提前），項目主場搭建和布置小組要完成所有搭建和布置設(shè)計清單，并交展示工程部或外協(xié)單位進行設(shè)計；展會活動30天前，展示工程部或外協(xié)單位應(yīng)完成全部設(shè)計，并完成審批工作；展會活動20天前，要完成主場搭建和布置的制作合同報批工作；展會活動10天前，要完成主場搭建和布置的制作準(zhǔn)備工作；展會活動開展1天前，要完成全部主場搭建和布置工作。4.1.3所有主場搭建和布置的支出需按公司的規(guī)定、財務(wù)要求和既定的預(yù)算執(zhí)行，按程序招標(biāo)、談判、報批、報審、簽定合同、付款、收集依據(jù)和相關(guān)材料，工作人員要有計劃性、預(yù)見性，充分考慮流程、審批、制作所需時間。4.2與會展中心對接及參展商服務(wù)4.2.1成立現(xiàn)場工作小組，小組由項目經(jīng)理（或助理項目經(jīng)理）、合作單位人員、外聘人員（如志愿者）組成，開展與會展中心各部門的對接工作及參展商服務(wù)工作。小組成立后，即確定現(xiàn)場工作內(nèi)容及工作標(biāo)準(zhǔn)、分配工作任務(wù)、進行工作前培訓(xùn)、準(zhǔn)備工作所需的資料和物資、制定工作推進計劃表（計劃表要明確各項工作的內(nèi)容、負(fù)責(zé)人、完成時間、成果體現(xiàn)等內(nèi)容；工作組成員定期或按時間節(jié)點向組長、項目經(jīng)理、項目部經(jīng)理匯報工作情況，項目經(jīng)理、項目部經(jīng)理亦按此向分管副總經(jīng)理、總經(jīng)理匯報情況）。4.2.2與會展中心對接：展會活動30天前，與展務(wù)、工程、保衛(wèi)、場管、展示工程等部對接展會情況、工作進度、時間節(jié)點和現(xiàn)場服務(wù)、展會管理事宜，明確各方職責(zé)。重點包括：主場搭建和布置，水、電、網(wǎng)絡(luò)的配置及要求，布/撤展時間確定，參展手續(xù)的辦理，人流、物流、車流的管理，安全保衛(wèi)，清潔衛(wèi)生，子活動的內(nèi)容及要求等。4.2.3與參展商對接的工作：展會活動10天前，要與參展商對接報到時間地點，辦理報到手續(xù)所需資料，如何領(lǐng)取證件，展館周邊交通、住宿和餐飲情況，發(fā)放展位圖、參展須知、搭建須知，消防安全責(zé)任書等。辦理進場手續(xù)時需填寫《展商進場簽到表》。4.3對外協(xié)調(diào)工作：4.3.1展會對外協(xié)調(diào)工作包括主承辦、支持單位的對接，相關(guān)政府職能部門協(xié)調(diào)（會展辦、公安、交通、安監(jiān)、消防、城管、食藥監(jiān)等），其他外協(xié)單位協(xié)調(diào)（物流、餐飲等）。4.3.2所有對外協(xié)調(diào)由項目經(jīng)理或指定人員負(fù)責(zé)，需在展會活動開始10天前全部完成。4.4會務(wù)采購及招募4.4.1會務(wù)采購和招募包括：餐飲和住宿采購，證件制作或采購，辦公用品采購，會務(wù)物資采購，志愿者招募等。4.4.2所有會務(wù)采購和招募由指定人員負(fù)責(zé)，支出需按公司的規(guī)定、財務(wù)和人事要求及既定的預(yù)算執(zhí)行，按程序招標(biāo)、談判、報批、報審、簽定合同、付款、收集依據(jù)和相關(guān)材料，工作人員要有計劃性、預(yù)見性，充分考慮流程、審批、制作所需時間。4.5突發(fā)事件預(yù)案4.5.1突發(fā)事件或涉及安全、消防、展會穩(wěn)定、食品衛(wèi)生、綜合保障等，事先應(yīng)對以上情況充分考慮并制定應(yīng)對預(yù)案，以最大限度減少、降低突發(fā)事件對展會活動帶來的影響。4.5.2突