5行政費用管理規(guī)定

控股集團編號JZ/G-XZ-005行政費用管理規(guī)定版本2.1發(fā)布時間2013年8月30日核準人共5頁第1頁實施時間2013年9月1日總則適用范圍：本規(guī)定適用于集團各投資企業(yè)、各中心及各部門（以下簡稱“集團各單位”）行政費用的管理。目的：加強行政費用管理，實現(xiàn)行政費用成本可控，進一步增強全員成本意識和資源節(jié)約意識，做到行政費用管理的制度化、標準化和流程化。本規(guī)定所稱行政費用，是指集團各單位因管理工作需要，使用集團各類辦公設(shè)備、辦公用品、業(yè)務招待費及其它辦公行政資源。（以下統(tǒng)稱行政資源）集團對各中心及各部門實行行政費用定額預算管理制度。由行政中心會同財務中心對各中心及各部門年度行政費用進行核定預算計劃指標，各中心及各部門在預算額度范圍內(nèi)控制使用。其他使用單位凡是使用控股集團統(tǒng)一管理的各類行政辦公資源而發(fā)生費用的，按照本規(guī)定的要求向控股集團據(jù)實核算或據(jù)實分攤并及時向控股集團上繳費用，所發(fā)生的費用計入各使用單位成本。管理職能行政管理部門負責對本單位各部門和其他使用單位每月使用行政資源所發(fā)生的各項行政費用進行統(tǒng)計分攤，并上報財務部門。同時，對各中心各部門及其他使用單位申請采購、領(lǐng)用的辦公用品進行審核、報批，負責辦公物品的采購、驗收、保管、發(fā)放和使用管理等工作。財務管理部門負責行政費用的管控，做好對各中心各部門和其他使用單位行政費用的報銷、建賬考核、費用收繳和統(tǒng)計分析等工作。行政辦公資產(chǎn)的管理行政辦公資產(chǎn)定義及分類定義：行政辦公資產(chǎn)是指各中心各部門和其他使用單位因辦公、公務接待之必須使用的各類辦公設(shè)備、公用設(shè)備、辦公用品及日常用品（以下統(tǒng)稱“辦公用品”）?？毓杉瘓F編號JZ/G-XZ-005行政費用管理規(guī)定版本2.1發(fā)布時間2013年8月30日核準人共5頁第2頁實施時間2013年9月1日分類耗損類辦公用品：各使用單位每日必須使用，且無法與其他使用單位輪流使用的辦公用品，包括并不限于：簽字筆、鉛筆、便箋、信封、復寫紙、筆記本、計算器、訂書機、剪刀、釘書釘、回形針、膠水、文件架、文件夾、打印紙等容易損耗的辦公用品。其它類日常用品：包括并不限于：茶具、茶葉、面巾紙、卷紙、紙簍、毛巾、水桶、盆、掃把、拖把等。辦公設(shè)備：包括辦公電腦、辦公桌椅、辦公櫥柜等資產(chǎn)，參照集團固定資產(chǎn)管理規(guī)定執(zhí)行。辦公公用設(shè)備：包括但不限于：傳真機、打印機、復印機、掃描儀、照相機、攝像機、錄音筆及相關(guān)耗材。各單位因工作需要使用或借用辦公公用設(shè)備,應按照設(shè)備使用說明,按規(guī)定操作使用,或由行政中心相關(guān)人員指導使用,如因人為使用不當損壞設(shè)備,須照價賠償損失。在全集團使用頻率較低且單項超過2000元的辦公用品，一律不予采購。各使用單位如有需要，應實行外借（或外租）及外委托專業(yè)機構(gòu)承攬加工的辦法。各使用單位如需使用標有集團統(tǒng)一LOGO標識的辦公用品，須報經(jīng)集團行政中心批準后，方可制作。行政辦公資產(chǎn)申購及入庫辦公設(shè)備申購與驗收:辦公設(shè)備申購與驗收參照集團固定資產(chǎn)管理制度。損耗類和其它類辦公用品申購實行統(tǒng)一審批制度，原則上由行政管理部門統(tǒng)一定點采購。凡有需要自行采購辦公用品的單位，應提前向行政管理部門提交采購申請，行政管理部門根據(jù)金額大小的授權(quán)層級，履行審批手續(xù)并報財務部門進行金額確認后，通知使用單位自行采購。使用單位憑審批單所限定控股集團編號JZ/G-XZ-005行政費用管理規(guī)定版本2.1發(fā)布時間2013年8月30日核準人共5頁第3頁實施時間2013年9月1日的材料（器材）品種、規(guī)格、數(shù)量進行采購。凡有定點采購要求的，應按照行政管理部門在審批單上特別注明的定點采購地進行采購，否則財務部門不予報銷。對于由行政管理部門統(tǒng)一采購的辦公用品，由行政管理部門以采購審批單、相關(guān)票據(jù)和對應實物為依據(jù)，負責對所采購的辦公物品進行認真核對并辦理驗收入庫手續(xù)，建立《辦公用品臺帳》，臺賬內(nèi)容包括：名稱、規(guī)格型號、單位、數(shù)量、單價、總金額、購買時間、使用部門、保管責任人等。使用單位在實際領(lǐng)用時，應履行簽字手續(xù)。行政管理部門應會同財務部門對辦公用品實行每月盤點，做到帳物相符。行政辦公資產(chǎn)領(lǐng)用、借用及報損辦公設(shè)備領(lǐng)用、借用及報損參照集團固定資產(chǎn)管理制度。辦公用品統(tǒng)一由行政管理部門進行調(diào)配，各使用單位需服從調(diào)配。辦公用品領(lǐng)用按月進行，使用部門每月25日前填寫《辦公物品月需求計劃表》，經(jīng)行政管理部門審核、統(tǒng)計，并由使用部門領(lǐng)用人員對品名、單價、數(shù)量和金額進行簽字確認后，于次月1日發(fā)放。其當月領(lǐng)用的辦公用品總金額，由行政管理部門統(tǒng)計后報備財務部門。特殊急用辦公物品可到行政管理部門登記后領(lǐng)用，金額統(tǒng)計辦法亦同。對全年累計領(lǐng)用的辦公用品金額已經(jīng)超出該部門全年預算額度的，行政管理部門停止向該部門審批、發(fā)放辦公用品。新進員工需要配備的辦公用品或辦公設(shè)備，由用人部門提前5個工作日通知行政管理部門做好采購及發(fā)放準備。其費用計入該部門全年費用預算總額。員工離職時應將其保管的辦公物品全部移交至接任者或使用單位。員工不得將辦公物品帶回家私用。因公借用辦公物品應辦理《物品借用單》，借用辦公物品如有損壞或丟失應按照原價賠償；超出借用時間經(jīng)催討仍不歸還的，按照物品原價向借用人追償損失，并根據(jù)《獎懲管理規(guī)定》進行處罰?？毓杉瘓F編號JZ/G-XZ-005行政費用管理規(guī)定版本2.1發(fā)布時間2013年8月30日核準人共5頁第4頁實施時間2013年9月1日各使用單位借用統(tǒng)一管理的辦公用品而產(chǎn)生費用的，由行政管理部門制單向使用單位履行簽收。各使用單位辦公物品報損需書面提交報損登記表，正常報損的物品由行政管理部門鑒定，經(jīng)財務部門審核、總經(jīng)理審批后，由行政管理部門報廢處理。非正常報損的物品，根據(jù)損毀的實際價值由行政管理部門制定損毀表單，經(jīng)該使用單位確認后報財務部門備案，由責任人承擔維修、更新等全部費用，故意損壞的，除賠償全部費用外，另根據(jù)《獎懲管理規(guī)定》進行處罰。辦公費用年度預算考核各中心各部門應在核定的年度預算限額內(nèi)，對辦公用品等各項辦公開支進行計劃使用，出現(xiàn)超支者，除總裁辦不予發(fā)放辦公用品，財務部門停止其繼續(xù)列支費用外，對該使用單位當年績效考核結(jié)果視情扣分；對全年核定的預算費用節(jié)余者，可對該使用單位當年績效考核結(jié)果視情加分。其他使用單位按照集團確定的利潤指標進行考核，不實行本款定額考核辦法。各中心各部門及其他使用單位經(jīng)集團領(lǐng)導審核后自行采購辦公用品產(chǎn)生的費用，由財務部門統(tǒng)一向使用單位據(jù)實結(jié)算，其金額計入該單位年度預算總額，同時通知總裁辦。固定資產(chǎn)費用管理建州大廈各樓層辦公面積、會所使用面積的計費、各公共區(qū)域、公共服務費用、大廈水電等費用的公攤辦法，按照建州控股集團總部大樓物業(yè)費用管理和公共服務費用分攤的有關(guān)制度實行。附則本規(guī)定自2013年9月1日起執(zhí)行，之前頒布的《辦公物品管理規(guī)定》于本規(guī)定發(fā)布之日起終止實施。本規(guī)定由行政中心負責解釋和修訂?？毓杉瘓F編號JZ/G-XZ-005行政費用管理規(guī)定版本2.1發(fā)布時間2013年8月30日核準人共5頁第5頁實施時間2013年9月1日附錄：1 相關(guān)文件《固定資產(chǎn)管理實施細則》（待發(fā)）《建州控股集團總部大樓費用管理和分攤方案》 （待發(fā)）《物資采購管理規(guī)定》《獎懲管理規(guī)定》2 相關(guān)表單《辦公物品月需求計劃表》《物品采購申請單》《辦公物品領(lǐng)用表》《物品借用單》《辦公物品入庫登記表》《辦公物品庫存統(tǒng)計表》《辦公物品報廢登記表》《辦公用品臺