資料檔案管理辦法

資料檔案管理辦法為了加強(qiáng)檔案資料工作的科學(xué)管理，逐步實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化，不斷提高檔案科學(xué)管理水平，更好地為本單位各項(xiàng)工作服務(wù)，根據(jù)國(guó)家和省市檔案局文書(shū)檔案工作的要求，結(jié)合本單位工作實(shí)際，制定本管理辦法。一、資料檔案管理歸檔范圍凡是反映本公司經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)和歷史面貌的具有查考利用價(jià)值的公文、簿冊(cè)、圖表、書(shū)信、會(huì)議材料、照片、底片、錄音帶、錄像帶等均屬歸檔范圍。二、歸檔文件的整理原則及質(zhì)量要求1、歸檔文件的整理應(yīng)遵循文件的自然形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2、歸檔文件材料必須字跡清楚工整，紙張及文件格式符合國(guó)家要求，禁止使用圓珠筆、鉛筆、復(fù)寫(xiě)紙、紅墨水、純藍(lán)墨水等書(shū)寫(xiě)材料。3、己破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易退變的文件應(yīng)予復(fù)制。4、歸檔的文件材料應(yīng)完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確，必須是原件。5、保持歸檔文件材料之間的歷史聯(lián)系，并進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)、立卷和編目編號(hào)。6、案卷題名應(yīng)確切反映卷內(nèi)文件內(nèi)容，并區(qū)分保管期限。7、文件材料的歸檔必須辦理移交手續(xù)。8、歸檔時(shí)間8.1各歸檔單位每年六月三十日和十二月底前向綜合部移交半年的文書(shū)資料檔案，聲像檔案可根據(jù)實(shí)際情況提前歸檔。8.2財(cái)會(huì)檔案在本單位保存一年后，于第二年六月三十日以前歸檔。8.3基建項(xiàng)目檔案應(yīng)在項(xiàng)目完成驗(yàn)收后三個(gè)月之內(nèi)歸檔。8.4如果有些案卷需要繼續(xù)留在部門(mén)使用，應(yīng)先辦理檔案交接手續(xù)，再辦借閱手續(xù)，使用完畢，及時(shí)歸還。9、各類(lèi)文件材料一般歸檔一式一份，重要的和利用頻繁的文件材料可歸檔一式兩份。三、歸檔文件的整理方法重視平時(shí)積累，建立機(jī)關(guān)的搜集、整理制度，加強(qiáng)指導(dǎo)監(jiān)督，確保文件材料齊全完整。1、嚴(yán)格登記:來(lái)往行文、會(huì)議材料、內(nèi)部文件以及外出辦事、參加會(huì)議、檢查工作等帶回的文件均應(yīng)逐件登記保存。2、及時(shí)收集:對(duì)辦理完畢，屬于歸檔范圍的文件材料應(yīng)辦完一件收集一件或定期清理。各部門(mén)完成任務(wù)后按工作任務(wù)跟蹤單上的內(nèi)容，必須向檔案工作人員交納相應(yīng)的全部文件資料。3、嚴(yán)格檢查:同一事由的文件是否齊全，各內(nèi)部機(jī)構(gòu)文件種類(lèi)、是否齊全，正本、底稿、附件是否齊全，應(yīng)逐一進(jìn)行檢查。并逐件檢查是否處理完畢為生效文件，文件材料的字跡、用紙是否符合歸檔要求等。4、隨辦隨歸：“辦”是指辦理完畢，“歸”是指文件經(jīng)若干整理環(huán)節(jié)后歸入檔案盒內(nèi)。5、妥善處理:對(duì)辦理完畢后已整理的和未辦理完畢不需整理的文件資料等，進(jìn)行分門(mén)別類(lèi)，登記在冊(cè)，做到有目可查，運(yùn)轉(zhuǎn)有序，保管安全。6、建立制度：保障文件材料齊全完整、安全保管等有關(guān)制度，把文件材料的歸檔工作納入各部門(mén)及全體管理人員的職責(zé)范圍。7、加強(qiáng)指導(dǎo)監(jiān)督：檔案工作人員對(duì)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要經(jīng)常主動(dòng)宣傳，對(duì)各部門(mén)文書(shū)處理人員、辦公室秘書(shū)等人員要注意經(jīng)常進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督，以確保每個(gè)工作環(huán)節(jié)做到對(duì)文件材料認(rèn)真負(fù)責(zé)。四、立卷程序（一）立卷的原則1、遵循文件材料的形成規(guī)律，保持彼此之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同價(jià)值，便于保管和利用。2、卷內(nèi)文件材料必須準(zhǔn)確反映我公司經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容，手續(xù)完備，制作有利于長(zhǎng)期保存。（二）立卷的組合一般應(yīng)以問(wèn)題為主，兼顧其他特征，使之聯(lián)系密切。形式按下述內(nèi)容和順序進(jìn)行：1、會(huì)議文件，按會(huì)議的屆次組合，根據(jù)文件的數(shù)量，可以多會(huì)一卷，一會(huì)一卷，一會(huì)數(shù)卷。2、統(tǒng)計(jì)、報(bào)表、名冊(cè)等文件，按照格式名稱(chēng)組卷。3、公司管理和業(yè)務(wù)活動(dòng)形成的文件、調(diào)研材料等，一般按單一問(wèn)題組合。4、工作計(jì)劃、工作總結(jié)等文件，一般可按責(zé)任者（部門(mén)）或文件名稱(chēng)組合。5、簡(jiǎn)報(bào)、刊物等，按期號(hào)組合。6、在歸檔的文件材料中，每份文件的正件與附件、正文與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、不得分開(kāi)，文電應(yīng)合一立卷。7、專(zhuān)題性、成套性檔案（含產(chǎn)品與項(xiàng)目開(kāi)發(fā)、建設(shè)工程、設(shè)備、等）按階段、結(jié)構(gòu)、部件等分別組卷。8、立卷視文件材料數(shù)量的多寡進(jìn)行，當(dāng)同一問(wèn)題的文件多時(shí)，宜適當(dāng)分卷，一般不超過(guò)200頁(yè)。問(wèn)題單一，文件數(shù)量少的，可立薄卷。9、不同年度的文件一般不得放在一起立卷：9.1跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)，放在批復(fù)年立卷。9.2沒(méi)有批復(fù)的，放在請(qǐng)示年立卷。9.3跨年度的規(guī)劃放在針對(duì)的第一年立卷。9.4跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年立卷。9.5跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開(kāi)幕年立卷。9.6非訴訟案件放在結(jié)案年立卷。9.7其他文件材料的立卷應(yīng)按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（三）卷內(nèi)文件材料的排列順序1、批復(fù)在前，請(qǐng)示在后2、正件在前，附件在后3、正本在前，定稿在后4、定稿在前，歷次重要討論稿在后5、結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后6、文字在前，圖樣在后7、其他文件材料依其他形成規(guī)律或特點(diǎn)，按有關(guān)規(guī)定（四）案卷的裝訂1、裝訂的案卷編頁(yè)號(hào)卷內(nèi)文件的每一頁(yè)，均應(yīng)編寫(xiě)一個(gè)頁(yè)號(hào)，頁(yè)號(hào)的位置在文件材料非裝訂線一側(cè)的下角?？瞻醉?yè)不編號(hào)。2、不裝訂的案卷編卷號(hào)不裝訂的案卷，應(yīng)在卷內(nèi)每份文件材料的右上方加蓋檔號(hào)章（由單位名稱(chēng)、檔號(hào)、卷號(hào)組成），并逐項(xiàng)填寫(xiě)。3、特殊情況的裝訂：3.1對(duì)在裝訂線以外有字跡的文件材料，要進(jìn)行加邊處理；3.2對(duì)破損的文件材料，應(yīng)進(jìn)行修補(bǔ)和裱糊；3.3對(duì)字跡已擴(kuò)散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并立卷；3.4對(duì)較大的表格、圖紙等，要按要求折疊；3.5拆除文件材料上的金屬物。（五）卷內(nèi)文件目錄各項(xiàng)的填寫(xiě)1、順序號(hào)：以卷內(nèi)文件排列的先后順序填寫(xiě)的序號(hào)。2、文號(hào)：文件制發(fā)機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)。3、責(zé)任者：文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。4、題名：文件標(biāo)題。沒(méi)有文件標(biāo)題或標(biāo)題不能說(shuō)明文件內(nèi)容的，要自擬標(biāo)題，外加“[]”號(hào)。5、日期：文件形成的時(shí)間。6、頁(yè)號(hào)：卷內(nèi)文件起止之頁(yè)的編號(hào)。7、沒(méi)有責(zé)任者、年、月、日的文件材料，要考證清楚，填入有關(guān)項(xiàng)內(nèi)。8、會(huì)議記錄應(yīng)填寫(xiě)每次會(huì)議的時(shí)間和主要內(nèi)容。（六）備考表的填寫(xiě)1、本卷情況說(shuō)明：填寫(xiě)卷內(nèi)文件的缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷(xiāo)毀等情況。案卷立好后發(fā)生或發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題由有關(guān)檔案管理人員填寫(xiě)并簽名標(biāo)注時(shí)間。2、立卷人：由組成本卷的人簽名。3、檢查人：負(fù)責(zé)立卷的部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)簽名。4、日期：歸檔文件整理完畢的日期。（七）照片、聲像檔案歸檔的照片應(yīng)在背面加注說(shuō)明和時(shí)間，并單獨(dú)編制目錄。底片應(yīng)同照片放在一起歸檔（數(shù)碼底片須制作光盤(pán)）。五、歸檔案卷的整理程序，應(yīng)以卷為單位，按劃分年度、劃分保管期限，視具體情況采用裝文件袋或在文件左側(cè)用線固定，然后按分類(lèi)、排列、編號(hào)、編目、裝盒的步驟進(jìn)行。（一）歸檔案卷的分類(lèi)：政府行政、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)行政、本單位行政、本單位經(jīng)營(yíng)管理、建設(shè)項(xiàng)目、商品房營(yíng)銷(xiāo)、技術(shù)資料、其他（二）歸檔案卷的排列。應(yīng)在同一類(lèi)別。同一年度，同一保管期限下，固定機(jī)構(gòu)順序，同一機(jī)構(gòu)按事由結(jié)合時(shí)間進(jìn)行排列；會(huì)議記錄、會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、簡(jiǎn)報(bào)、刊物圖像資料等成套性文件集中排列（三）歸檔案卷的編號(hào)歸檔文件應(yīng)依排列方案逐卷編號(hào)，采用裝袋整理方法的，填寫(xiě)文件袋封面的歸檔章；采用其他方法整理固定文件的，應(yīng)在每“卷”文件首頁(yè)上端的居中位置空白處加蓋歸檔章，并填寫(xiě)有關(guān)內(nèi)容。歸檔章設(shè)置以下內(nèi)容：1、年度:填寫(xiě)文件形成年度，用4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如2001。2、保管期限:填寫(xiě)歸檔文件保管期限的簡(jiǎn)稱(chēng)，即“永久”、“短期”。3、頁(yè)數(shù):按該件有圖文的頁(yè)面計(jì)算，用阿拉伯?dāng)?shù)字填寫(xiě)總頁(yè)數(shù)。每件按照發(fā)文箋、正件、底稿的順序編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。頁(yè)數(shù)為3位數(shù)，不足補(bǔ)“0”。頁(yè)號(hào)位置，正面在右上角，反面在左上角。4、機(jī)構(gòu):填寫(xiě)該件所屬內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)的全稱(chēng)或規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)。5、室編卷號(hào):填寫(xiě)歸檔文件排列順序號(hào)，用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注，編制卷號(hào)時(shí)不得有重號(hào)或空號(hào)，卷號(hào)位數(shù)為4位，不足補(bǔ)“0”，在年度內(nèi)保管期限下流水。（四）編制歸檔案卷目錄。目錄項(xiàng)目包括卷號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁(yè)數(shù)、備注。以“卷”為單位，按排列順序編制目錄，批復(fù)和請(qǐng)示作為一件，只對(duì)批復(fù)進(jìn)行編目，并在“備注”中填寫(xiě)“附請(qǐng)示”。1、目錄統(tǒng)一使用A4型紙張。2、卷號(hào)，按歸檔案卷內(nèi)容填寫(xiě)室編件卷號(hào)。3、責(zé)任者:填寫(xiě)制發(fā)文件的組織(使用全稱(chēng)或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng))或個(gè)人即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者，聯(lián)合發(fā)文的文件，填寫(xiě)3個(gè)責(zé)任者。4、文號(hào)：填寫(xiě)文件的發(fā)文字號(hào)，沒(méi)有文號(hào)可不填。5、題名：填寫(xiě)文件標(biāo)題，標(biāo)題中的單位名稱(chēng)可以省略；沒(méi)有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范的，可按事由自擬標(biāo)題，以“［］”予以標(biāo)識(shí)。原標(biāo)題加自擬標(biāo)題不能超過(guò)50個(gè)字。6、日期：填寫(xiě)案卷形成日期，用8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日，如20010101。7、頁(yè)數(shù)：同（三）38、備注：注釋文件需要說(shuō)明的情況。（五）歸檔案卷目錄裝訂歸檔案卷目錄應(yīng)裝訂成冊(cè)并編制封面。歸檔文件目錄封面應(yīng)設(shè)置全宗名稱(chēng)、年度、保管期限等項(xiàng)目，歸檔文件目錄采取橫排格式，裝訂方法為同一保管期限下，按年度結(jié)合厚度(1.5cm)進(jìn)行裝訂。（六）歸檔案卷裝盒1、將歸檔案卷按室編卷號(hào)順序裝入檔案盒，不同期限，不同年度的不能裝入同一盒內(nèi)。2、填寫(xiě)檔案盒脊。檔案盒采用豎位擺放方式，在盒脊填寫(xiě)全宗號(hào)、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)、檔案室起止件號(hào)、盒號(hào)等內(nèi)容。其中起止件號(hào)填寫(xiě)盒內(nèi)第一卷文件和最后一卷文件的卷號(hào)，中間用“——”號(hào)連接；保管期限欄填寫(xiě)“永久”、“短期”。其他各項(xiàng)填寫(xiě)要求同“歸檔章”。3、備考表的填制。備考表應(yīng)置于盒內(nèi)案卷之后，項(xiàng)目包括盒內(nèi)案卷情況說(shuō)明、整理人、檢查人和日期。4、盒內(nèi)文件情況說(shuō)明:說(shuō)明盒內(nèi)檔案缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷(xiāo)毀等情況。5、整理人：負(fù)責(zé)整理歸檔文件的人員姓名。6、檢查人：負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名。7、日期：歸檔文件整理完畢的日期。六、資料檔案管理的檔案鑒定（一）檔案保管期限按國(guó)家、省、市檔案行政管理部門(mén)的有關(guān)規(guī)定分為永久、短期期二種。（二）檔案鑒定分兩次進(jìn)行，歸檔前對(duì)文件材料價(jià)值進(jìn)行鑒定，歸檔后，對(duì)保管期滿(mǎn)檔案的存毀進(jìn)行鑒定。及時(shí)銷(xiāo)毀失去保存價(jià)值的檔案。（三）檔案保管期限歸檔文件的保管期限按國(guó)家檔案局頒發(fā)的《關(guān)于機(jī)關(guān)檔案保管期限的規(guī)定》執(zhí)行。3、米飯里面的主要成分是淀粉。米飯淀粉遇到碘酒，顏色變成藍(lán)色，這種藍(lán)色物質(zhì)是一種不同于米飯和淀粉的新物質(zhì)。七、資料檔案保管7、食鹽、白糖、堿面、味精的顆粒都是有規(guī)則幾何外形的固體，人們把這樣的固體物質(zhì)叫做晶體。自然界中的大部分固體物質(zhì)都是晶體或由晶體組成。18、北斗七星構(gòu)成勺形，屬于大熊座，北極星屬于小熊座。（一）檔案庫(kù)房應(yīng)做到防火、防光、防塵、防霉、防蟲(chóng)、防鼠、防盜等工作，庫(kù)房溫、濕度保持在溫度14—24℃、相對(duì)濕度45—60%之間。預(yù)計(jì)未來(lái)20年，全球人均供水量還將減少1/3。（二）檔案排列上架時(shí)，應(yīng)按照類(lèi)別排列。（三）資料檔案保管需要每年定期進(jìn)行庫(kù)藏檔案的清理核對(duì)和質(zhì)量檢查，做到帳物相符。（四）檔案的接收、移出必須履行登記手續(xù)。10、日食：當(dāng)月球運(yùn)動(dòng)到太陽(yáng)和地球中間，如果三者正好處在一條直線上時(shí)，月球就會(huì)擋住太陽(yáng)射向地球的光，在地球上處于影子中的人，只能看到太陽(yáng)的一部分或全部看不到，于是就發(fā)生了日食。日食時(shí)，太陽(yáng)被遮住的部分總是從西邊開(kāi)始的。20、在水中生活著許我微生物，常見(jiàn)的有草履蟲(chóng)、變形蟲(chóng)、喇叭蟲(chóng)、眼蟲(chóng)、團(tuán)藻等。八、資料檔案管理的檔案利用16、空氣是我們生命中生時(shí)每刻都需要的地球資源，大氣污染影響著我們的健康，如大氣中的飄塵易使呼吸系統(tǒng)發(fā)生病變。減少?gòu)U氣和廢物排放是控制大氣污染最根本的辦法。7、將鐵釘?shù)囊徊糠纸肓蛩徙~溶液中，有什么現(xiàn)象？過(guò)一會(huì)兒，取出鐵釘，我們又觀察到了什么現(xiàn)象？（P36）（一）本公司各部門(mén)和所有工作人員都有保護(hù)檔案的義務(wù)和借閱檔案的權(quán)利。3、你知道哪些化學(xué)變化的事例呢？舉出幾個(gè)例子。（二）在檔案資料室查閱檔案，應(yīng)辦理查閱登記手續(xù)。查閱密件必須報(bào)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。（三）不得隨意折疊或拆散檔案。嚴(yán)禁對(duì)檔案隨意涂改、挖補(bǔ)。（四）外單位人員查閱檔案必須持有所在單位介紹信和本人工作證，經(jīng)綜合部部長(zhǎng)審批。（五）借出和歸還檔案時(shí)，必須辦理登記、清點(diǎn)手續(xù)，并按期歸還，不得丟失、損毀。嚴(yán)禁擅自抄錄、復(fù)制、公布檔案。借閱者在歸還檔案時(shí)必須填寫(xiě)檔案利用效果記錄。16