裝飾公司行政后勤管理制度電話管理規(guī)定

裝飾公司行政后勤管理制度電話管理規(guī)定一、前言隨著公司規(guī)模的不斷擴大，電話的使用量也越來越大。為了規(guī)范公司通訊管理，加強行政后勤管理，我們制定了《裝飾公司行政后勤管理制度電話管理規(guī)定》。二、電話的分類公司內(nèi)部電話分機號碼：此號碼只用于公司內(nèi)部通話，不得對外外泄。知名電話：此號碼是公司公開宣傳用的，適用于公眾客戶和商業(yè)合作伙伴溝通。公司外部電話服務熱線：此號碼僅限客戶使用，需要為客戶提供高質量的服務。私人手機：公司員工個人的手機，不允許用于公司業(yè)務。三、電話使用規(guī)范1.公司內(nèi)部電話使用規(guī)范禁止私自更改分機號碼，如需變更請向行政后勤管理部門申請確認后再行變更。分機號碼只能用于公司內(nèi)部通話，不得外泄。如果有需要與客戶或外部合作伙伴通話的，應當使用公司知名電話。此外，不得將分機號碼提供給私人手機撥打，必須通過公用電話撥打。分機號碼接聽方必須用工商登記的真實姓名接聽。未經(jīng)同意，不得代替他人接聽電話。分機號碼接聽方在接聽電話后，應當主動問候對方，標準用語為：“您好，裝飾公司××部門，××接聽，請問有什么需要幫助的嗎？”分機號碼接聽方應當保持良好的服務態(tài)度，語言不能粗鄙或者冒犯他人。必要時應當轉接到專業(yè)業(yè)務人員處理。2.公司外部電話使用規(guī)范服務熱線是公司對外提供的重要服務渠道，需要保持通暢。接聽熱線電話的工作人員應當每日檢查開通情況，及時處理故障?？蛻舸騺黼娫捄?，應當耐心聽取客戶的問題，并進行必要的記錄，當事項無法解決時，應當馬上轉接至專業(yè)人士進行處理。如果客戶需要轉接，員工在轉接前應當確認客戶是否同意，客戶對應接電話人有合理的信任。私人手機是員工個人設備，不得用于公司業(yè)務。如果因特殊情況需要使用，需要提前向上級經(jīng)理進行申請，并進行書面記錄。四、電話管理制度1.電話主管負責公司制定的電話管理制度的實施，由電話主管負責。電話主管負責監(jiān)督各部門電話使用情況，并進行統(tǒng)計，報告電話使用情況，對電話使用進行監(jiān)管、管理、統(tǒng)計和評估。2.應急電話制度應急電話是為應對重大事件而設置的電話通訊系統(tǒng)，必須保障通暢及時，電話主管應當對其進行定期檢查，發(fā)現(xiàn)問題應當及時報告。企業(yè)應急電話的負責人員應當定期檢查電話配件、接口、線路等，確保通訊靈通，保障對內(nèi)對外的通訊通暢無礙。應急電話的使用必須嚴格遵守國家法律法規(guī)，并確保保密性。五、違規(guī)處理措施任何違背本規(guī)定的行為均受到嚴格處理。初次警告：對未按照公司相關規(guī)定限制，使用公司內(nèi)外部電話的，口頭警告并作出書面記錄。嚴重警告：對于擅自更改分機號碼、外泄公司信息、電話接聽不規(guī)范的，進行書面警告，并要求做出書面保證，限時整改。經(jīng)濟處罰：嚴重影響公司信譽和利益的，按其過錯輕重，給予警告、罰款等處理。調(diào)整崗位：屢教不改、情節(jié)嚴重、造成重大損失的，給予調(diào)整崗位、降職甚至開除等處罰。六、結束語本《裝飾公司行政后勤管理制度電話管理規(guī)定》