工程公司物資采購管理制度

工程公司物資采購管理制度一、選購預算

針對需要選購的辦公用品或項目花費等，需有相應的選購預算后方可分時間，按需求，組織實施，確保各項選購任務完成。其中包括辦公用品、工程內(nèi)容選購等。

1、辦公用品的選購由行政部統(tǒng)一收集各部門人員提交的《辦公用品選購申請單》，在總經(jīng)理或其授權人確認選購產(chǎn)品和預算后由行政部負責選購。

2、工程選購

2.1選購方案下達：

公司工程項目選購方案由詳細工程項目經(jīng)理整理工程選購清單，經(jīng)總經(jīng)理批準后，統(tǒng)一下達到選購部。工程項目中的選購清單中必需明確說明需要選購內(nèi)容的：工程項目名稱，產(chǎn)品名稱，規(guī)格，數(shù)量，特別要求，品牌，到貨時間及地點，收貨人，包裝要求等。非該項目經(jīng)理提出的選購方案概不選購。

2.2選購方案變更：

全部選購方案的變更必需經(jīng)過項目經(jīng)理的確認。選購人員接到選購方案后，將選購方案與此工程合同進行核對，對所需要選購產(chǎn)品的數(shù)量名稱要求等做進一步的校核。如有出入需要更改，需經(jīng)項目經(jīng)理確認才予選購(其中包括數(shù)量增減、型號更改、性能參數(shù)轉(zhuǎn)變等)。

2.3選購時效管理：全部的選購方案依據(jù)詳細工程狀況，確定哪些設備先到位，那些設備訂貨周期長，力爭做到設備不耽擱工程的前提下，設備準時到位，不擠占、積壓公司選購貨款。全部下達的選購方案在供應商供貨期沒有變更的狀況下按選購方案規(guī)定時間完成任務，做到準時選購并準時跟蹤準時發(fā)貨準時反饋現(xiàn)場收貨狀況及產(chǎn)品的使用狀況，并保證供應商對產(chǎn)品的售后服務。

2.4建立工程選購檔案：選購相關資料由電子文檔和書面文檔兩部分組成。電子文檔包括選購詢價文件，各供應商報價，選購合同(電子版)。書面文檔包括供應商報價單，選購合同。

書面文檔被掃描后成為電子文檔。全部電子文檔和書面文檔在工程驗收后1個月內(nèi)成后交由項目經(jīng)理負責分別錄入公司電子檔案庫和公司資料庫。

二、選購(比價)

平常多熟識和把握公司所需的各類物資的`名稱、型號、規(guī)格、單價、用途、產(chǎn)地等，掃瞄相關網(wǎng)站。樂觀開拓供應商資源，做到貨比三家，掌握、降低選購成本。如消失選購到的產(chǎn)品與選購方案不符，則其損失將追究選購負責人的責任。對特別非標產(chǎn)品的選購、按合同商定要求廠方供應相關證件或檢測報告，必要時需要支配相關人員到廠家進行生產(chǎn)過程的監(jiān)督和檢查。

選購活動詳細實施分以詢價、比價、議價、供應商管理等四個方面：

1、詢價：詢價可以通過多種方式，包括網(wǎng)絡查詢，面對直接供應商，供應商自我推銷，展會等多種渠道。即使是確定部分適合長期合作的合作伙伴的同時，也要不斷開拓新供應商，查找新產(chǎn)品，可采納少量進貨的原則不斷改進。

2、比價：對供應商所報的產(chǎn)品價格進行有效的核對(對具有可比性的廠家產(chǎn)品進行比價)。對單項產(chǎn)品做到至少比價三家。在比價同時做出價格分析。

3、議價：在確定廠家后進行產(chǎn)品價格商務談判，盡量降低選購成本，可通過多種方式進行壓價(通?？梢砸怨局袠藘r格低，要求降低選購成本為由;以多家公司比較后相對競爭為由;以拖延時間，給供應商產(chǎn)生我們要更改選購意向為由;也可以與銷售推心置腹，為對方能賜予支持和關心等等)，詳細問題需詳細分析。權衡考慮確認寫入合同內(nèi)的選購價格，付款方式，發(fā)票形式，到貨日期等內(nèi)容。參加面對面商務談判人員應至少2人。

4、供應商管理：通過查找新貨源拓展供應商范圍，加強老供應商管理。定期對供應商進行一次評定(其中以質(zhì)量、售前/后服務、交貨期、付款及價格等方面考核，聽取各部門的意見)，對不合格供應商準時進行調(diào)整。

三、工程選購合同管理

1、合同版本：本公司選購產(chǎn)品，必需使用本公司選購合同版本。針對合同金額小于5萬元的選購風險較小的小型選購內(nèi)容，可使用簡易設備選購合同版本。若選購合同較大，選購風險較高的必需使用標準設備選購合同。酌情考慮使用哪種合同版本。其他還有運輸合同版本，安裝工程合同版本等。

2、合同書寫規(guī)范：項目名稱必需與銷售合同全都。合同編號：***-選購物品名稱英文簡寫-日期(假如有增補再加-2或-3依次類推)。相同項目不同產(chǎn)品的選購合同名稱必需有所區(qū)分。

3、合同版本：簡易選購合同版本可以由傳真或掃描的方式簽訂，歸檔的文件可以是有簽字蓋章的傳真或掃描打印文件。標準設備選購合同及安裝合同等，歸檔的文件必需是具有紅章和簽字的合同。

4、合同的簽訂：電子版的合同需得到對方的確認后才能打印出來走公司簽字蓋章流程(避開對方在看到紙質(zhì)版合同后的手工涂改)。選購人員在合同的商務部分頁簽，技術負責人員，或項目負責人員在合同的技術附件上頁簽。整本合同必需有騎縫章。簽訂好的合同原則上不允許消失有手工修改的痕跡，若需大量修改，此合同需作廢重新簽訂。

5、合同履行：選購合同一旦簽訂后，由選購負責人督促合同的正常履行，并催討所欠、退或索賠款項及發(fā)票。

6、工程合同管理：合同簽訂前后，由合同負責人完成《工程選購合同一覽內(nèi)容表》，準時更新并反饋給項目經(jīng)理。

7、合同歸檔：原件合同簽訂后交給財務統(tǒng)一管理。合同可在財務室翻閱，如外借需簽在外借單上簽字。

四、驗貨收貨

辦公用品的選購由選購人員負責驗貨和收貨。選購人員需負責選購產(chǎn)品的質(zhì)量及數(shù)量滿意財務方案的要求。工程選購貨物及付費項目的驗貨收貨由選購人員反饋給項目經(jīng)理，由項目經(jīng)理在現(xiàn)場負責選購和驗收。

五、選購合同付款

本公司實行項目制選購付款模式，工程項目全部選購內(nèi)容需要付款的必需填寫《付款申請單》，選購人員將付款申請?zhí)峤豁椖拷?jīng)理審批簽字后方可付款，財務人員審查《付款申請單》內(nèi)合同是否存在，金額是否符合付款方式商定，相關人員是否簽字后，如無特別需要，在每周二和周四支配付款。

六、聯(lián)動責任

1、負責與財務協(xié)調(diào)做好合同管理、發(fā)票清理和結款工作。

2、準時與技術部、工程部、商務部溝通，了解項目進行狀況和緊急狀況變動及售后服務的需要，由詳細選購負責人與廠家協(xié)商、跟蹤，保證產(chǎn)品在最短的時間內(nèi)返還到