集控ERP圖檔管理系統(tǒng)

集控ERP圖檔管理系統(tǒng)設(shè)計企業(yè)檔案管理的業(yè)務(wù)和流程01總體介紹系統(tǒng)特點主要功能目錄0302基本信息集控ERP圖檔管理系統(tǒng)是根據(jù)設(shè)計企業(yè)檔案管理的業(yè)務(wù)和流程，實現(xiàn)工程檔案、電子文件、圖檔資料收集、整理、保存、檢索、下載等功能。圖檔管理是設(shè)計資源管理中心的重要模塊之一?？傮w介紹總體介紹集控ERP系統(tǒng)中的圖檔管理系統(tǒng)

，可以與其他模塊一體化集成運行，也可以獨立運行自成體系，是一款專門為設(shè)計單位策劃的電子資源管理軟件。它以圖檔管理為主，具有動態(tài)資源積累、成果安全管理、信息交流等多種功能。功能圖主要功能工程檔案電子文件歸檔圖檔建庫圖紙歸檔版本控制下載、審批管理010302040506主要功能歷史管理刪除記錄管理檢索方式瀏覽查詢主要功能統(tǒng)計報表權(quán)限分配導(dǎo)入、導(dǎo)出功能主要功能工程檔案根據(jù)設(shè)計企業(yè)檔案管理業(yè)務(wù)和流程，實現(xiàn)工程電子文件管理以及檔案業(yè)務(wù)流程自動化，包括編目、歸檔、組卷、管理、報表打印、統(tǒng)計、檔案數(shù)據(jù)輸出等，實現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案的無縫連接，符合檔案利用絡(luò)化的潮流。在錄入卷冊號或圖號時，系統(tǒng)自動檢測底圖或工程電子文件相同卷冊號或圖號的信息，并自動取出已存在的相關(guān)信息，無須重復(fù)錄入。系統(tǒng)提供從一條信息拷貝生成一條全新的信息，整編人員只需要做少量修改保存即可，以方便整編人員快速錄入相似信息。系統(tǒng)支持按信息項進行查找替換、整個字段替換，對于大多數(shù)信息相同的圖紙信息，用戶輸入起止圖號，系統(tǒng)自動生成所需要的圖號信息。電子文件歸檔系統(tǒng)提供了三種電子文件歸檔途徑：1)手工上傳：可按項目或卷冊批量上傳歸檔，系統(tǒng)將電子文件自動與相應(yīng)的底圖、工程檔案關(guān)聯(lián)、自動組卷。這種方式要求電子文件按照規(guī)范的文件命名規(guī)則命名。2)從集控圖檔管理軟件【工程電子文檔歸檔】模塊中檢索出對應(yīng)的電子文件分類歸檔。3)系統(tǒng)提供了是否自動歸檔的配置，若啟動此項配置，在整編底圖、藍圖或電子文件時，系統(tǒng)根據(jù)圖號進行匹配，自動獲取通過集控圖檔管理軟件【工程電子文檔歸檔】模塊收集的最新版本的電子文件及電子文件的工程名稱、圖紙名稱、圖號、階段等屬性信息，歸檔到電子文件庫，從而實現(xiàn)電子文件的自動歸檔。圖檔建庫系統(tǒng)管理員根據(jù)各個單位的具體情況設(shè)置庫的基本屬性字段、基本排序規(guī)則。圖檔管理員創(chuàng)建圖庫，在基本字段的基礎(chǔ)上確定具體圖庫字段、字段排序，設(shè)置可訪問該圖庫的用戶群及審批人員。對于具體用戶，圖庫設(shè)置的權(quán)限可以依次控制為：訪問、上傳、修改、刪除、瀏覽、下載和審批等不同權(quán)限。圖紙歸檔采用中轉(zhuǎn)站預(yù)審管理機制，先由用戶將需要歸檔的文件發(fā)往中轉(zhuǎn)站，再由圖檔管理員對圖形檢查，以確認是否需要歸入到相應(yīng)的庫中。該方法作為設(shè)計人員和管理人員的橋梁，加大了圖形轉(zhuǎn)檔案的回旋空間，提高了圖檔入庫的靈活性和準確性。版本控制考慮到工程設(shè)計變更，對于同一工程的同一張圖，每入庫一次都將自動產(chǎn)生一個新版本，并在文件名中加以標識。待工程項目徹底完成后，軟件還提供了快速清理歷史版本的整理工具，解決版本問題。下載、審批管理查詢到的目標并非一定要申請才可以下載，是否要申請是通過圖庫的設(shè)置來控制的，不需要申請的目標可以直接點擊下載。對于申請，軟件提供了面向?qū)ο蟮闹庇^申請模式，用戶根據(jù)情況附注申請理由或緊急程度等信息，提交后即完成操作。用戶提交申請后，系統(tǒng)將申請信息傳達給審批人。如果審批人不在線或者未開機，信息會暫存于服務(wù)器中或用點對點的短信或者郵件提示審批人，進行審批。整個過程及時、簡明、快捷。申請通過審批后，信使會及時將信息傳達給申請人，申請人在其“下載”欄中會發(fā)現(xiàn)需要的資源，點擊進行下載。歷史管理以“申請、審批、下載（拒絕）”流程為主線，記錄每個申請的完整周期。對于一個具體的申請，申請人處記錄了“申請資源內(nèi)容、申請留言、申請時間、提交的審批人、審批（拒絕）的留言”等信息，審批人處則清楚顯示了“申請內(nèi)容、申請時間、審批（拒絕）的理由”等信息。方便相關(guān)人員追蹤，減少推諉現(xiàn)象，提高資源使用效率。刪除記錄管理系統(tǒng)支持對圖檔進行刪除標記，并詳細記錄銷毀的原因，日期，銷毀人等信息。對刪除的圖檔系統(tǒng)提供歷史情況管理，并可以對已刪除的檔案信息進行查詢，導(dǎo)出。同時系統(tǒng)還提供對誤操作刪除的圖檔或需恢復(fù)的圖檔進行還原。檢索方式1）條件檢索：系統(tǒng)提供多條件組合查詢方式，用戶可根據(jù)需要自行組合多條件，查詢的數(shù)據(jù)將以列表顯示。列表中的數(shù)據(jù)項可由用戶自定義，并調(diào)整數(shù)據(jù)列表的順序，同時提供列表中關(guān)鍵數(shù)據(jù)項的全庫排序功能。幫助用戶快速找到符合條件的目標，并準確定位目標圖檔資料。2）分類檢索：圖庫會根據(jù)設(shè)置好的屬性類別及其顯示順序，自動將存于其中的圖形按照目錄層次顯示，也可以根據(jù)管理或查詢的需要，隨時調(diào)整顯示順序。瀏覽查詢軟件提供“瀏覽”、“縮略圖”、“詳細列表”和“屬性”等文件查詢?yōu)g覽方式，幫助用戶快速定位查找目標。縮略圖可以直接查看目標對象，詳細列表可以快速判定目標結(jié)果，而因為含有項目設(shè)計的專業(yè)信息，屬性方式可以最終完全準確地把握對象。統(tǒng)計報表擁有開放的報表體系，對所有選定的目標均可根據(jù)其屬性字段列表統(tǒng)計，自動同類項合并、數(shù)值累加，按用戶的意愿實現(xiàn)分組分類列表、調(diào)整字段順序和標題排列次序，并快速生成頁形式的報表打印輸出。報表設(shè)計人員可以自定義報表中需要的內(nèi)容項進行統(tǒng)計輸入，系統(tǒng)報表與Word/Excel等緊密結(jié)合，以降低再開發(fā)成本，使得報表設(shè)計人員可以根據(jù)實際業(yè)務(wù)需要設(shè)計出報表。導(dǎo)入、導(dǎo)出功能1）導(dǎo)出功能：可以批量導(dǎo)出工程信息、卷冊信息、圖檔信息等到Excel文件，文件字段格式可自定義。2）導(dǎo)入功能：可以按照提供的內(nèi)容模塊的Excel文件中的直接導(dǎo)入到系統(tǒng)中，省去再手工錄入已有舊數(shù)據(jù)的煩惱。權(quán)限分配權(quán)限管理是一項限制操作，對不同類別的使用者進行操作設(shè)置，系統(tǒng)采用了系統(tǒng)授權(quán)與功能授權(quán)相結(jié)合，系統(tǒng)授權(quán)由系統(tǒng)管理員操作，對使用系統(tǒng)進行一級限制，功能授權(quán)更加具體的對電子圖檔進行操作限制，這里要說的是功能授權(quán)。電子圖檔權(quán)限分配可以按照用戶組、角色、用戶來配置，橫向可以具體到工程、項目、圖紙，也可以按照邏輯樹自由組合條件，縱向可以按照密級配置到查看基本信息、查看詳細信息、查看縮略圖、詳細瀏覽、文件下載。既滿足了實際權(quán)限控制需求，又做到了操作簡便。系統(tǒng)特點系統(tǒng)特點（一）集成了檔案專家和一線檔案工作者多年的豐富經(jīng)驗，功能全面，流程規(guī)范，專門針對設(shè)計企業(yè)而開發(fā)。實現(xiàn)電子文件與紙質(zhì)檔案的統(tǒng)一管理，滿足紙質(zhì)檔案逐步數(shù)字化的管理需求。（二）以電子圖檔收集管理為核心，注重收集的自動、實時、完整性、準確性。支持多臺打印機監(jiān)控，多種文件類型收集，實施難度小、易于推廣使用，收集過程在后臺進行，不改變企業(yè)任何的生產(chǎn)管理流程，不改變員工的工作習慣，不增加員工額外的工作量，不影響員工工作。以工程項目為主線進行電子文件及紙質(zhì)檔案的組織管理并利用。（三）提供字段自定義、報表自定義、流程自定義、檔號生成規(guī)則自定義功能滿足企業(yè)個性化需求。系統(tǒng)提供開放的數(shù)據(jù)導(dǎo)入、導(dǎo)出接口，能方便地與其他信息系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)交換。（四）可以利用互聯(lián)技術(shù)，實現(xiàn)遠程資源共享。（五）紙質(zhì)圖紙歸檔時，檔案員掃描圖紙條形碼，系統(tǒng)把對