會議項目優(yōu)秀服務與管理

第九章會議項目服務與管理案例導入分析

博鰲亞洲論壇2010年會會議服務信息一、現(xiàn)場報到和證件領(lǐng)取十一、會議酒店二、交通安排十二、酒店上網(wǎng)三、年會接待服務中心十三、機票服務四、年會秘書處十四、電話五、新聞中心十五、啟程前往機場時間六、聯(lián)想網(wǎng)吧十六、氣候七、星巴克咖啡吧十七、貨幣八、餐飲安排十八、電壓九、會議語言十、著裝（1）博鰲論壇的成功要素有哪些？（2）在會務服務中我們應如何推進服務的精細化？【分析】博鰲，海南瓊海市海濱一個曾經(jīng)十分普通的漁村。十多年前，當拉莫斯、霍克和細川護熙三位外國前政要一起來到博鰲，共同提出要在這里籌建亞洲論壇的時候，許多瓊海人還沒有意識到，這個質(zhì)樸寧靜的小鎮(zhèn)從此將發(fā)生翻天覆地的變化。自博鰲亞洲論壇2001年正式成立至今，論壇每年年會的規(guī)模不斷擴大，檔次不斷提高。除了亞洲政商學界名流，歐洲、美洲、非洲一些國家的政商要人也紛紛與會。不言而喻，論壇的影響力正在不斷增強，國際地位日顯重要。博鰲，這個名不見經(jīng)傳的小城鎮(zhèn)也由此揚名天下。會議前期組織管理會議期間服務流程會展危機管理目錄

一、會議前期組織管理

會議前期組織流程

會議后期服務階段會議現(xiàn)場進行階段會議前期準備階段1．會議立項會議立項是會議組織者的基本工作之一。通常政府型會議立項主要圍繞政府工作需求而展開；商業(yè)型會議立項主要以分析會議產(chǎn)品銷售的可行性為立項之本。會議項目通常時效性較強，首先根據(jù)市場需求確定某一主題，還須考慮此主題是否違背國家的政策法令，然后再通過查找相關(guān)資料、網(wǎng)絡檢索等方式對主題進行論證。目的是要全面掌握法令，然后再通過查找相關(guān)資料、網(wǎng)絡檢索等方式對主題進行論證。目的是要全面掌握這個主題所在行業(yè)現(xiàn)狀以及學術(shù)發(fā)展情況，以及競爭對手的情況。對主題的論證最終要以“可行性研究報告”的形式體現(xiàn)。在進行會議可行性分析后，則根據(jù)項目需求設定會議組織機構(gòu)。一、會議前期組織管理

2．組織設定會議組織機構(gòu)通常設為會議組織委員會與會議執(zhí)行委員會，學術(shù)性會議則單獨設立學術(shù)監(jiān)督委員會。商業(yè)型會議執(zhí)行委員會通常設置：會議主任、財務經(jīng)理、人事經(jīng)理、銷售經(jīng)理、宣傳經(jīng)理、會務經(jīng)理、會議秘書、會務干事等。會議組織設定多種多樣，會議的組織設計也不盡相同，可繁可簡，可實可虛，依據(jù)會議的規(guī)模、重要程序和會議內(nèi)容而定。一、會議前期組織管理

3．會議審批會議項目可行性分析報告、申辦單位相關(guān)證明材料提交對應的國家主管部門進行審批或備案。部分地區(qū)還需要到大型活動管理辦公室進行備案。為了簡化審批手續(xù)，目前國內(nèi)眾多會議組織機構(gòu)均采用與主管部門聯(lián)合辦會的方式，一方面降低了組會的風險，另一方面也化解了申報的相關(guān)程序。主管機構(gòu)也可以在會議組織中承擔“主辦單位”的角色。4．會議策劃會議有多種類型，不同的會議目標不相同。政府型會議通常策劃主要圍繞政府宏觀調(diào)控與決定需求進行策劃設計，另一方面主要集中在會議地點選擇、會議主題設定、會議現(xiàn)場控制方面；商業(yè)會議通常策劃首要考慮的問題是會議項目的出資者是誰，會議產(chǎn)品要銷售給誰。一、會議前期組織管理

5．會議宣傳會議宣傳是會議成功銷售的重要環(huán)節(jié)，是指如何憑借媒介傳播會議相關(guān)內(nèi)容使會議成功召開。會議組織者需要聯(lián)絡相關(guān)媒體（電視、廣播、網(wǎng)絡、平面等），確定各種合作方式與宣傳具體表達形式。制定媒介宣傳計劃，并監(jiān)督媒體進行廣告發(fā)布的實際情況。6．會議營銷會議營銷包括了銷售內(nèi)容設計、銷售戰(zhàn)略制度、銷售方法實施、會議席位銷售、會議廣告銷售等相關(guān)內(nèi)容。商業(yè)型會議在營銷中所使用的時間與消耗的成本較大。會議營銷是否成功直接決定了會議能否召開。一、會議前期組織管理

7．會議現(xiàn)場會議現(xiàn)場是從參會者開始注冊報到截止到參會人員返回出發(fā)地。此階段稱為會議現(xiàn)場工作期。會議現(xiàn)場工作流程因項目的大小而不同。大型會議現(xiàn)場操作流程相對復雜，尤其是在注冊接待時工作任務繁雜，需要科學的設計。目前國內(nèi)部分大型會議已開始使用科技產(chǎn)品提高參會群體注冊接待工作效率，對為會議現(xiàn)場操作產(chǎn)生了非凡的效果。小型會議現(xiàn)場操作流程相對較簡單。8．會后服務會后服務又稱為會議維護服務，主要包括：會議評估、參會人員會后旅游考察服務、會場清理、會議資料整理歸類、會議通訊錄與會議相關(guān)開支公告等。一、會議前期組織管理

會議策劃的總體方案1．會議的名稱2．會議的目標和指導思想3．會議的議題和議程4．會議的對象和規(guī)模5．會議的時間6．會議的地點7．會議組織機構(gòu)8．會議的舉行形式9．會議接待及配套活動10．會議的宣傳方式11．會議經(jīng)費的預算以及籌集經(jīng)費的渠道和方式12．其他應當說明的事項

一、會議前期組織管理

會議策劃的總體方案1．會議的名稱2．會議的目標和指導思想3．會議的議題和議程4．會議的對象和規(guī)模5．會議的時間6．會議的地點7．會議組織機構(gòu)8．會議的舉行形式9．會議接待及配套活動10．會議的宣傳方式11．會議經(jīng)費的預算以及籌集經(jīng)費的渠道和方式12．其他應當說明的事項

一、會議前期組織管理

案例導入

XXX公司會議策劃方案7月28日是XX公司的廠慶日，每年的這一天XX公司都將開展一系列的活動。去年7月28日，XX公司隆重推出了XX等離子摩托車，在摩托車市場上刮起了一股XX等離子旋風，引起了摩托車行業(yè)不小的震動。一年來，XX等離子摩托雖然在市場上產(chǎn)生了一定的影響，但等離子摩托的銷量卻不甚理想。特別是2005年1～3月，等離子摩托的銷量持續(xù)下降，到3月份達到最低的909輛。雖然4月份以后，公司采取了一些獎勵政策，加之常規(guī)車型停產(chǎn)，等離子摩托的銷量開始逐月回升，但仍未恢復到去年的最好水平，更無法達到支撐公司銷量的水平。除了行業(yè)的大環(huán)境外，經(jīng)銷環(huán)節(jié)推等離子摩托的積極性不高，是重要原因。加之今年公司廣宣政策的調(diào)整，上半年公司沒有組織全國性的等離子摩托的推廣活動，而各片區(qū)開展的活動也參差不齊，也是原因之一。當然產(chǎn)品線的問題、產(chǎn)品質(zhì)量的問題也影響了等離子摩托銷量的提升。為此，公司決定在下半年打出一系列組合拳，助推等離子摩托銷量的提升。在產(chǎn)品上將進一步擴大等離子摩托的產(chǎn)品線，并開展等離子摩托的全面質(zhì)量整頓，使等離子摩托的質(zhì)量得到全面的提升，產(chǎn)生一個質(zhì)的飛躍；在政策上將針對代理商和零售商出臺一系列獎勵政策；在推廣上將組織開展1～2次全國性的等離子摩托的促銷活動以及持續(xù)開展區(qū)域性的促銷活動。并決定在7月28日拉開活動的序幕，打響攻堅戰(zhàn)的第一槍。案例導入

XXX公司會議策劃方案一、活動目的（1）通過分析行業(yè)形勢，總結(jié)上半年的營銷工作，找出工作得失，統(tǒng)一思想認識，明確下半年的工作方向。（2）通過展示和推介XX等離子摩托新車型以及進行全面質(zhì)量整改的等離子摩托車型，使代理商對XX等離子摩托車的產(chǎn)品線和產(chǎn)品品質(zhì)有一個新的認識，增強代理商銷售等離子摩托車的信心和決。（3）通過宣布下半年等離子摩托車的相關(guān)政策和宣貫下半年等離子摩托的推廣方案，提高代理商推廣等離子摩托車的積極性，并了解和掌握推廣等離子摩托車的方法和手段。二、會議主題：冬天，讓我們感動上帝——XX摩托2005年半年營銷工作會議三、會議時間：2005年7月27日～7月29日四、會議地點：君臨大酒店案例導入

XXX公司會議策劃方案五、參加人員（1）代理商總經(jīng)理或操盤手：55人（含XXXX代理商10人）。（2）代理商財務主管：20人。（3）公司高層領(lǐng)導：15人。（4）銷售公司：20人（含事務所總經(jīng)理）。（5）工作人員：10人。（6）合計：120人。六、會議內(nèi)容（一）經(jīng)銷商會議（1）董事長分析行業(yè)形勢，提出XX公司下半年工作思路，并介紹銷售公司新的領(lǐng)導班子（銷售公司新的領(lǐng)導班子亮相）。（2）銷售公司總經(jīng)理作下半年營銷工作規(guī)劃，并宣布下半年銷售政策（各種獎勵政策）。（3）余X助理總結(jié)2005年上半年營銷工作及下半年營銷推廣大綱（含廣宣政策）。（4）繆XX宣貫2005年XX摩托上市營銷方案。（5）溫XX宣貫2005年下半年等離子推廣策劃方案。（6）奚X宣貫2005年下半年售后服務活動方案（含售后服務政策）。（7）分組討論。案例導入

XXX公司會議策劃方案（二）等離子銷售表彰及等離子產(chǎn)品訂貨會（1）銷售公司總經(jīng)理宣布2004年8月～2005年7月等離子銷售先進的表彰決定。（2）董事長給先進頒獎。（3）張X總工程師介紹等離子摩托車新車型和等離子摩托車全面質(zhì)量整改的情況通報。（4）余X助理宣布現(xiàn)場訂購等離子摩托車的獎勵辦法和年終獎勵政策。（5）代理商現(xiàn)場訂購等離子摩托車。（6）銷售公司總經(jīng)理公布代理商獲獎結(jié)果。（三）參觀XX公司產(chǎn)品展（四）聯(lián)歡晚會七、日程及議程八、等離子銷售先進表彰獎項設置及獎勵金額九、現(xiàn)場訂購優(yōu)勝獎項設置及獎勵金額十、會場布置十一、組織及分工十二、籌備工作計劃案例導入

XXX公司會議策劃方案十三、費用預算（1）房 費：330元/間×50間×3天=49500元（2）餐 費：1200元/桌×12桌×5餐=72000元（3）煙、酒水：15000元（4）會議室：8000元（租賃費含音響、話筒）（5）布置費：15000元（包括等離子摩托車形象店樣板的搭建）（6）晚會費用：5000元（7）代理商禮品及獎牌：14600元（8）現(xiàn)場訂購獎金：14440元（9）不可預計費用：6460元費用總計：200000元十四、注意事項（1）各組工作人員必須嚴格按籌備工作計劃的進度要求推進工作。（2）市場督查負責督促各工作組的工作按時完成。（3）會議期間公司人員必須統(tǒng)一著裝，佩戴工作牌。（4）會議期間公司人員必須提前到達現(xiàn)場，不得遲到、早退和無故缺席。編制：鄭XX 審核： 批準：會議相關(guān)活動策劃方案會議開幕式策劃方案開幕式是宣布各種會議活動正式開始的具有象征性和標志性的儀式。會議開幕式方案是對開幕式的各項安排進行策劃的文案。（1）會議開幕式方案的基本內(nèi)容包括以下要素：1.開幕式的名稱、時間、地點。2.主辦單位。3.參加范圍。4.主持人、致辭人和剪彩人的身份和姓名。5.開幕式的形式。6.邀請方式。一、會議前期組織管理

會議相關(guān)活動策劃方案會議開幕式策劃方案7.現(xiàn)場布置和物品準備。8.接待。9.開幕式程序。10.接待任務分工。11.經(jīng)費安排。一、會議前期組織管理

會議相關(guān)活動策劃方案開幕式方案的結(jié)構(gòu)和寫法包括以下要素①標題。寫明開幕式的名稱和文種（策劃書、方案）。②主送機關(guān)。直接上報上級審批的開幕式方案，應當寫明主送機關(guān)。以請示的附件上報的，不必寫主送機關(guān)。③正文。開頭先闡明舉行開幕式的目的、意義、指導思想，然后用列小標題的方式逐項說明方案的各項內(nèi)容。全篇要突出主題，層次分明，每個創(chuàng)意點要說明意義和效果。直接上報請求批準的方案，結(jié)尾處要寫“以上方案妥否，請審批”等字樣。④落款。寫提交方案的機構(gòu)名稱。⑤成文時間。寫正式提交的日期。一、會議前期組織管理

會議相關(guān)活動策劃方案會議閉幕式策劃方案會議閉幕式是宣布各種會議活動結(jié)束的具有象征性和標志性的儀式。會議閉幕式方案是對閉幕式的各項安排進行策劃的文案。（1）會議閉幕式方案的基本內(nèi)容包括以下要素：1.閉幕式的名稱、時間、地點。2.主辦單位。3.參加范圍。4.主持人、致辭人的身份和姓名。5.閉幕式的形式。6.邀請方式。7.現(xiàn)場布置和物品準備。8.接待。一、會議前期組織管理

會議相關(guān)活動策劃方案會議閉幕式策劃方案9.閉幕式程序。10.閉幕式各項接待任務的分工。11.經(jīng)費安排。一、會議前期組織管理

會議相關(guān)活動策劃方案閉幕式方案的結(jié)構(gòu)和寫法會議接待方案是指安排與會者的迎送和吃、住、行、游、樂等接待活動及具體事務的文案，屬于會議專題策劃方案，可以包含在會議總體方案中，也可以單獨擬寫，作為會議總體方案的附件。（1）會議接待方案的基本內(nèi)容包括以下要素：①接待對象和接待緣由。②接待方針。③接待規(guī)格。④接待內(nèi)容。⑤接待日程。⑥接待責任。⑦接待經(jīng)費。一、會議前期組織管理

會議相關(guān)活動策劃方案閉幕式方案的結(jié)構(gòu)和寫法（2）會議接待方案的結(jié)構(gòu)和寫法包括以下要素：①標題。由會議活動名稱以及“接待方案”組成。②主送機關(guān)。接待方案直接上報上級時，應當寫明上級機關(guān)的名稱。如以請示的附件上報，則不必寫主送機關(guān)。③正文。逐項載明接待方案的具體內(nèi)容，結(jié)構(gòu)安排上一般采用序號加小標題的結(jié)構(gòu)體例。開頭部分寫明接待的對象、緣由、目的、意義；主體部分寫明接待的方針、規(guī)格、內(nèi)容、日程、責任和經(jīng)費；直接上報請求批準的接待方案，結(jié)尾處要寫“以上方案妥否，請審批”等字樣。④落款。署提交接待方案的部門名稱。如果文案是由具體承辦人員擬寫的，由擬寫人員具名。⑤成文時間。寫明提交的具體日期。一、會議前期組織管理

會議現(xiàn)場服務內(nèi)容會議期間的組織工作和接待工作是會議具體實施的體現(xiàn)，影響和決定會議的形象和質(zhì)量。會議期間的組織與接待具體工作有如下幾方面：1．會議文件的準備（1）代表證、選舉證、會議工作人員證和其他相關(guān)證件。（2）會議登記表和簽到表。（3）會議日程表和議程表。（4）會議手冊和會議指南。（5）會場分區(qū)表、主會場、主席臺、座次表等。（6）分組討論名單和討論地點。（7）會議主題報告。（8）演講者講話稿及其他發(fā)言材料。（9）開幕詞和閉幕詞，會議總結(jié)稿。二、會議期間服務流程

會議現(xiàn)場服務內(nèi)容（10）會議主持人主持稿。（11）其他需發(fā)放的資料。2．會議布置的具體工作（1）制作并懸掛會標。（2）布置會議主席臺背景或會場主題墻。（3）裝飾主席臺和配置大會發(fā)言席。（4）配置話筒、音響、錄音錄像設備，選定大會音樂和音像資料。（5）制作并且擺放座位卡。（6）檢查會場和主席臺燈光。（7）檢查會場供電、暖氣或冷氣供應情況。（8）考慮入場和退場的路線和方案。（9）考慮貴賓短暫休息的場所，貴賓入場和退場的線路和方案。（10）布置記者席、記者工作區(qū)域，為電視記者備好電源。二、會議期間服務流程

會議現(xiàn)場服務內(nèi)容（11）考慮各種突發(fā)事件的處理預案。3．會議接待具體工作（1）發(fā)放會場手冊。（2）落實重點接待對象，要有專人負責接待。（3）安排好簽到并分發(fā)資料與禮品。特別要注意嘉賓的安排，使其出現(xiàn)在適當?shù)臅r機，以擴大影響。（4）提示演講者準備發(fā)言。（5）為會議主持人配備助手，協(xié)助會議順利進行。（6）設立信息中心。（7）維持會場秩序。（8）加強會議交流。二、會議期間服務流程

會議現(xiàn)場布置1．開（閉）幕式會場布置背景臺上最主要的物件是會議的標志，這個標志過去通常采用橫幅的形式，而現(xiàn)在比較流行的是背景板。背景板主要由三部分內(nèi)容組成：會議的LOGO和相關(guān)組織的LOGO或者會徽；會議的中英文名稱、縮寫和會議的舉辦時間和地點；會議的主辦方。橫幅設計和制作就相對簡單，我國的會議通常采用紅色的橫幅，橫幅上的字多采用白色。字的內(nèi)容也相對簡單，就是會議的中英文名稱，一般情況下采用中文在上，英文在下的方式。二、會議期間服務流程

會議現(xiàn)場布置2．主席臺布置主席臺的布置根據(jù)不同會議的需要會有所不同，但最常用的形式是在主席臺的中央擺放長條桌，桌子的長度根據(jù)就座主席臺的人數(shù)而定。長條桌上通常要擺放鮮花、茶杯或礦泉水、桌簽、紙和筆、話筒等。會議主持人一般坐在長條桌的一側(cè)，面前擺放話筒。另外長條桌上對應每把椅子還應該擺放桌簽，就座主席臺用中英文，采取中文在上，英文在下的方式。主席臺右側(cè)擺放講臺一個，有時候兩側(cè)均有講臺，供主持人或翻譯以及演講者同時使用。二、會議期間服務流程

會議現(xiàn)場布置3．會議代表席布置會議開幕式由于參加的人數(shù)較多，通常采用劇院式或教室式的會議室，代表區(qū)域主要分為貴賓席和記者席。貴賓席通常擺放在會場前幾排，有時會在貴賓席處加上長條桌，以擺放貴賓的銘牌、飲料、鮮花等，并在入口處用醒目的標示注明貴賓席的位置。二、會議期間服務流程

會議現(xiàn)場布置4．會場布置

現(xiàn)代會議一個重要的趨勢就是強調(diào)溝通，因此大型會議在開幕式全體會議結(jié)束以后都會舉行分組會議，以避免信息的單向流動。由于各種分組會議的規(guī)格和要求相去甚遠，會場布置就必須具備相當大的靈活性，使其能滿足不同會議對空間、技術(shù)支持和現(xiàn)場服務的要求。以下是幾種主要的會場布置的優(yōu)缺點以及適應的會議類型：二、會議期間服務流程

會議現(xiàn)場布置劇場型二、會議期間服務流程

會議現(xiàn)場布置教室型二、會議期間服務流程

會議現(xiàn)場布置公司會議型二、會議期間服務流程

會議現(xiàn)場布置宴會型二、會議期間服務流程

會議服務策略1．會前貴賓室服務細節(jié)服務：（1）根據(jù)任務要求，將家具、茶具、煙具、鮮花準備好。（2）室內(nèi)四周擺放花草、屏風等裝飾物。（3）設專人領(lǐng)位崗，主動禮貌迎賓、領(lǐng)位。（4）客人就座后，送上茶、毛巾或飲料。（5）在客人談話間歇時，添斟茶水飲料。（6）等候服務時勤觀察，不走動，不交談。（7）貴賓進入會場、宴會廳，按領(lǐng)位服務流程引領(lǐng)。二、會議期間服務流程

會議服務策略2．商務會談細節(jié)服務：（1）會議氣氛莊嚴隆重，會場布置長會議桌或環(huán)形會議桌，桌上鋪設會議桌臺布，座椅用扶手椅，椅座與參加會議的人數(shù)相等，會場綠化高雅。（2）高規(guī)格的會議，要在會議桌中央安放會談兩國的國旗，東道主國國旗在左。（3）會談桌上必須準備文具、用品，為了保持會場安靜，茶底盤上放一塊折成四方形的小毛巾或茶墊底。（4）凡屬保密會談，應按接待部門規(guī)定，嚴格遵守進入會場的時間。（5）參加會談的服務員，必須嚴守國家機密。二、會議期間服務流程

會議服務策略3．重要會議細節(jié)服務：（1）按會議類型與規(guī)格，選擇合適的會議廳。（2）按會議形式與人數(shù)，擺放會議桌和座椅。（3）按客戶要求，布置會場，掛條幅，設簽到臺、主席臺、講臺、話筒等會議設施設備等，并適當布置花草。（4）準備會議所需的文具、用品、席位卡等。（5）準備會議期間的茶水、咖啡、點心等。（6）服務員站在門口迎接客人。（7）客人入座后，要及時送上茶水、毛巾等，做到熱情服務，并保持安靜。（8）會議開始后，服務員應退至一旁，并隨時觀察客人對茶水、飲料、酒等的需求量，一般半小時添加一次，遇到舉杯時，應及時送上酒杯。（9）會議結(jié)束，在門口送客并道別感謝。二、會議期間服務流程

會議服務策略4．貿(mào)易洽談會細節(jié)服務：（1）貿(mào)易洽談會一般要選用一個餐廳陳列展品，陳列工作由承辦單位負責，但餐廳要保證陳列品的安全。（2）還要根據(jù)要求，準備若干小型會議室，供洽談業(yè)務使用。會議室要保持整潔衛(wèi)生。當中外雙方業(yè)務人員洽談時，要及時供應茶水、咖啡或飲料，派送小毛巾，熱情服務，保持安靜。（3）一般參加洽談的客人對早、午餐要求從簡，對晚餐要求豐盛些，因此在一日三餐的供應上，重點放在晚餐。（4）洽談會期間，一般都要舉行多次招待會或宴會，因此必須抓好宣傳推銷工作，提高菜肴質(zhì)量和服務質(zhì)量。二、會議期間服務流程

會議服務策略5．簽字儀式細節(jié)服務：（1）根據(jù)接待單位選定的會議室，經(jīng)全面清掃后，在廳的中央部位安放一長條形簽字臺，要求簽字臺背面鄰近墻上最好有巨幅書畫或用長屏風，兩邊擺放綠化，并準備好會議音響設備。（2）簽字臺鋪設優(yōu)質(zhì)臺布，桌上放兩國的國旗和兩套簽字用文具，另備一個吸干墨水器，并在相應部位安放兩把座椅，鮮花放在中間。（3）在距離座位約1米處，放置一排高低層踏腳板，以便簽字雙方人員站立合影。（4）應事先按要求準備好祝賀用的香檳和香檳杯，供雙方簽字交換文本后，及時送上舉杯共賀，如時間和條件允許，雙方舉杯慶祝后，為客人派上一道小毛巾，待客人干杯后，要立刻用托盤將空酒杯撤去。二、會議期間服務流程

會議服務策略6．茶話會細節(jié)服務：（1）茶話會因其優(yōu)點眾多，故廣泛風行，會議多設圓桌椅子，自由入座，不排席位。（2）茶話會應根據(jù)接待單位規(guī)定準備，一般只供應咖啡、紅茶、綠茶、中西式點心、糖果、可樂。（3）客人邊吃邊談，要隨時觀察客人對飲料的需求量，一般半小時添加一次，過程添加2～3次為宜。（4）茶話會中期和臨近結(jié)束時，應各分送毛巾一次。（5）茶話會的迎賓和送客一般都由接待單位代表在入口迎送。二、會議期間服務流程

會議評估工作

會議評估是會議管理的一項基本工作。它是關(guān)系到會議組織者的會議組織管理水平能否不斷提高的大問題。1．會議評估的意義（1）檢查會議目標是否實現(xiàn)。（2）看看與會者是否滿意。（3）明確會議的成功與不足之處。（4）為寫會議的總結(jié)報告準備材料。2．會議評估的參與者會議評估的參與者包括：與會者、會務工作人員、參展商（如果有會議附設展覽的話）。三、會議后續(xù)工作

會議評估工作3．會議評估的內(nèi)容（1）會議議程及內(nèi)容，包括：會議主題、議題的恰當性；會議議程安排的合理性；會議發(fā)言人選擇的得當性；會議張貼論文，分組討論的充分性。（2）會議各項活動，包括：會議的歡迎宴會、歡送宴會是否得當；參觀、訪問、游覽活動安排的合適性。（3）會議附設展覽活動，包括：展覽場地的合適性；展品裝卸、存儲服務的質(zhì)量；展覽服務的質(zhì)量；參展效果。（4）會議場所設施、服務與環(huán)境，包括：議場所的音響效果；會議場所的溫度、濕度、照明度；會議場所的同聲翻譯設備的質(zhì)量；會議場所指引系統(tǒng)的完美性；會議飲水服務的質(zhì)量；會議的茶/咖啡服務質(zhì)量；會議的同聲翻譯質(zhì)量；會議的環(huán)境質(zhì)量。三、會議后續(xù)工作

會議評估工作3．會議評估的內(nèi)容（5）會議住宿、餐飲，包括：會議指定賓館的質(zhì)量；會議餐飲及其服務的質(zhì)量。（6）會議目的地的質(zhì)量，包括：會議目的地的環(huán)境質(zhì)量；會議目的地居民的好客程度；會議目的地旅游景點的吸引力；會議目的地的形象。（7）會議宣傳促銷與接待工作，包括：會議宣傳促銷工作的成效；會議接待工作的質(zhì)量。三、會議后續(xù)工作

會議評估工作4．會議評估的時機對一個事件評估的最佳時機是在該事件剛剛結(jié)束的時候。對小型的會議，這比較容易，會議工作全部結(jié)束時就可以進行會議評估。但對于大型的會議來說，一次會議不僅有大會，還有多個分組會議，有會議附設展覽和各種參觀、訪問、瀏覽等活動，可能有些與會者參加完大會或某個分會、活動后就離開了，如果在會議全部結(jié)束后再進行會議評估，很多與會者就無法參加會議評估了。三、會議后續(xù)工作

會議評估工作5．會議評估的方法（1）調(diào)查問卷，是最常用的會議評估的有效方法。調(diào)查問卷可以通過幾種方式進行：現(xiàn)場手工填寫；現(xiàn)場電腦填寫；會后電腦填寫。（2）面談，會議結(jié)束時邀請部分調(diào)查對象集中或分別面談，征求他們對會議的意見和評價。這種方法只能對會議進行定性評估。（3）電話調(diào)查。（4）現(xiàn)場觀察。（5）述職報告。三、會議后續(xù)工作

會后聯(lián)系工作正是在會后細節(jié)的操作方面，才能體現(xiàn)出會議運營管理的高水平。會后工作做好了，會議才算圓滿地結(jié)束。一次會議的圓滿結(jié)束，預示著下次會議將會有一個良好的開端。1．感謝方方面面對會議的幫助和支持（1）感謝與會者的參會。在會議閉幕時，就要集中對與會者表示感謝；在與會者離去后，還應通過一定的方式再次對他們表示感謝，歡迎他們參加以后的會議（如果是系列會議的話）。（2）感謝會議嘉賓、主持人、發(fā)言人、演講者的與會。（3）感謝政府有關(guān)部門的支持。（4）感謝協(xié)辦單位、贊助單位的支持。（5）感謝其他單位或其他個人的支持。（6）感謝的方式，可以采用打電話、發(fā)E-mail、寄信、贈送禮品、紀念品等形式。三、會議后續(xù)工作

會后聯(lián)系工作2．感謝會議工作人員的辛勤工作在會議結(jié)束的時候，應該對會議工作人員進行慰勞和感謝。感謝的方式有召開慶功宴會、發(fā)放會議補貼等。會議預算應該有會議補貼這一項，在會議結(jié)束時，根據(jù)工作量的大小和工作質(zhì)量的高低以及責任的輕重，給每位工作人員發(fā)放一定的現(xiàn)金作為對大家為會議辛勞工作的補貼，使大家的辛勞能夠得到物質(zhì)上的安慰。三、會議后續(xù)工作

進行會議工作總結(jié)會議結(jié)束了，要對會議的方方面面進行總結(jié)，寫出一份會議的總結(jié)報告。會議評估的結(jié)果是會議總結(jié)報告的基礎，會議評估的結(jié)果也是會議總結(jié)報告的重要內(nèi)容。除此之外，還要對會議籌備期間的組織、營銷宣傳、論文征集錄取、預先注冊、資金籌措、資金管理等各項工作進行總結(jié)；還要對會議現(xiàn)場注冊、現(xiàn)場接待、現(xiàn)場協(xié)調(diào)、會議專業(yè)活動情況、會議附設展覽活動（如果有的話）、會議社會活動情況、會議餐飲活動情況等工作進行總結(jié)；還要對會議結(jié)束后的收尾工作、財務結(jié)算工作等進行總結(jié)。三、會議后續(xù)工作

課內(nèi)實訓教學51【三維度6+6實訓項目13】會展現(xiàn)場志愿者服務實訓52【三維度6+6實訓項目14】會議現(xiàn)場服務實訓工作任務假設學生所在的會務服務公司接到一個行業(yè)協(xié)會的商務會議，參會人數(shù)大約200人，現(xiàn)根據(jù)主辦方的要求，提供下列會務服務：（1）設計會務服務方案。要求服務方案完整、可操作性強。（2）進行會場布置。要求學生根據(jù)會場布置的幾種方式，進行會場布置；并根據(jù)參會人員身份（主持人、職務等）擺放銘牌。（3）進行會務禮儀服務。要求學生設置會場簽到處、禮品發(fā)放登記表、會議資料發(fā)放、與會嘉賓引領(lǐng)等。要求學生以小組為單位，分組進行服務演示，其余同學進行觀摩。實訓提示（1）組織分工：教師將學生分成8～12人一個小組，成立會務服務工作小組，每小組選取1人擔任服務經(jīng)理，1～2人擔任經(jīng)理助理。（2）任務研究：在會務服務工作中，應有完整的服務方案，尤其要注重服務細節(jié)；學生在模擬提供會務服務時，應著職業(yè)裝，體現(xiàn)場景服務的嚴肅性。（3）場地道具：會展實訓室、會務桌椅、銘牌、紙筆等。（4）工作手段：小組討論、方案編寫、模擬服務。（5）實施步驟：小組討論—服務設計—方案制訂—現(xiàn)場實施—服務評估。（6）檢查評估：教師隨堂指導學生制訂服務方案，在學生分組演示時，教師組織全體學生對該組學生的服務演示過程進行點評。注意事項教學可安排在地域較寬敞的大教室或禮堂、操場等，教學所需要的相關(guān)器材和道具應事先有所準備。按照會展活動所包含的內(nèi)容，主要將會展現(xiàn)場管理分為哪些類別？思考題1

思考題2思考題3思考題展覽現(xiàn)場管理主要包括哪幾個階段？簡述會展危機管理RCRR模式。網(wǎng)路行銷推廣策略Loremipsumdolorsitamet,consecteturadipisicingelit.大綱01030204推廣組合推廣目標的設定整合性網(wǎng)路行銷溝通推廣金字塔0506網(wǎng)際網(wǎng)路廣告工具網(wǎng)際網(wǎng)路促銷工具推廣組合最常見的促銷活動：02LOREMIPSUMLOREMIPSUM廣告是一種付費的溝通方式，其是由可認明的廣告業(yè)主，透過大眾媒體來說服或影響消費者兩項優(yōu)點：它是在輕鬆的氣氛下，將產(chǎn)品資訊傳遞給消費者。它不會對消費者形成心須立刻作決定的壓力傳統(tǒng)的廣告具有兩項限制無法達到個人化調(diào)整或修改時較缺乏彈性網(wǎng)路行銷最常被提到的促銷方式而網(wǎng)路廣告市的利潤，也是網(wǎng)站經(jīng)營者的財務計畫中，被認為是成本回收的主要來源公共關(guān)係公共關(guān)係(PublicRelations)簡稱公關(guān)利用資訊去影響民意公眾報導(Publicity)報紙及電視上的新聞報導不用支付費用的一種方式組織並無法擁有充足的主控權(quán)具有較高的公信力若組織平時用心於公共關(guān)係的建立，與媒體廣結(jié)善緣，則可掌握較多的正面公眾報導。人員推銷最傳統(tǒng)的促銷方式人與人面對面接觸時，容易獲得較高的信賴感對於產(chǎn)品本身較複雜、需要詳細介紹及示範者，特別適合人員推銷的方式限制：(1)單位成本較高(2)同時可接觸的總數(shù)量有限虛擬人員具互動性的網(wǎng)站人機介面，銷售促進除了人員推銷、廣告、公眾報導以外，其他可以促進產(chǎn)品銷售的行銷活動諸如陳列、展售會、展覽會等等，都可泛稱銷售促進像是贈品、折價券、虛擬商展、競賽、抽獎、打折等等，都是銷售促進的有效方式網(wǎng)路上常見的例子，有麥當勞、肯德基、好樂迪、達美樂等公司所提供可直接從網(wǎng)路列印的折價券、以及PChome所提供可以在網(wǎng)路上使用的e-coupon等等還有一些網(wǎng)路社群所提供的虛擬貨弊或累積點數(shù)，除了可增加網(wǎng)友忠誠度，其實也具有銷售促進的功能。來自

....中國最大的資料庫下載銷售點促銷工具是廣告的延伸零售店面所張貼的促銷海報相當高比例的消費者，是屬於未經(jīng)規(guī)劃而臨時決定購買者在最終銷售點，再以陳列、海報等等產(chǎn)品資訊來提醒或刺激消費者的購物慾在網(wǎng)站上一樣可以有類似的銷售點促銷工具直銷具有高度互動性、可發(fā)生在任何地點、便利、效率網(wǎng)路上特別適合直銷：(1)網(wǎng)路媒體具備雙向溝通的互動性。(2)網(wǎng)路上本來就不受到地理限制。(3)網(wǎng)路本來也具便利與效率的優(yōu)勢。(4)很多網(wǎng)站是由製造商直接規(guī)劃經(jīng)營的。(5)在網(wǎng)路世界裏，中間商有減少的趨勢。

人員銷售

電話行銷

型錄

展售會、研討會與教育訓練

直接郵件(DM)

公共關(guān)係

媒體廣告

窄

寬

目標客戶涵蓋率

每次接觸的成本

高

低

推廣金字塔推廣目標(1)告知(Inform)針對新產(chǎn)品在導入市場或在產(chǎn)品生命週期的導入期，賣方特別需要告知消費者新產(chǎn)品的用途、性能。有效的告知，可以將消費者的需要變成慾求提前告知或宣示(Preannouncement)被廣泛運用在軟體業(yè)，其中除了告知與教育的功能之外，還含有欺敵的策略意含推廣目標(2)說服(Persuade)說服通常被運用在產(chǎn)品生命週期的成長期，因為競爭者開始出現(xiàn)。說服消費者該品牌比競爭者品牌的產(chǎn)品優(yōu)越或較符合消費者的需求。讓消費者對於品牌建立正面的態(tài)度與偏好。推廣目標(3)提醒(Remind)被運用在產(chǎn)品生命週期的成熟期，因為市場上競爭者開始大量出現(xiàn)消費者對產(chǎn)品的效能與品牌的認同都已建立，此時是以提醒為主要目標再次喚醒消費者使用該品牌愉悅的經(jīng)驗與滿足感反應層級模式

AIDA(Attention,Interest,Desire,andAction)模式消費者在接受推廣活動時，所經(jīng)驗的一系列的反應，就是所謂的反應層級模式。而其中最有名的是AIDA(Attention,Interest,Desire,andAction)模式注意(Attention)興趣(Interest)慾望(Desire)行動(Action)推廣效果的衡量消費者購買決策流程(1)需求的確認(2)資訊處理(3)產(chǎn)品評估(4)購買決策(5)購買行為(6)購後的評估推廣目標告知說服提醒AIDA模式注意興趣慾望行動整合性網(wǎng)路行銷溝通

(IntegrationMarketingCommunication,IMC)透過不同的媒體所傳播的訊息，可能造成訊息衝突而使行銷溝通無法發(fā)揮多重媒體的綜效，反而彼此相互抵消行銷溝通的效果，「整合性行銷溝通」的概念的出現(xiàn)。就是整合各種不同的傳播工具，傳遞出一致性的訊息給目標客戶群整合性網(wǎng)路行銷溝通

(IntegratedInternetMarketingI2M)產(chǎn)品的行銷消費者態(tài)度的形成企業(yè)形象的建立氣氛流行文化員工產(chǎn)品與服務垃圾公關(guān)新聞故事口耳相傳廣告符號個人經(jīng)驗.整合性網(wǎng)路行銷溝通(IntegratedInternetMarketing)品牌廣告與直接回應廣告廣告可以影響消費者的認知、情感與態(tài)度(品牌態(tài)度與形象)，進而改變購買決策與行為，也就是所謂的品牌廣告。廣告也可以促進直接回應的銷售，消費者在看到廣告後，引發(fā)消費者主動詢問(慾望)進而購買(行動)來自

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