《中文版Word2010文檔處理項目教程》項目八 文檔審閱與安全設置

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Word2010文檔處理項目教程

項目八，共分為四個任務項目八文檔審閱與安全設置項目概述Word2010提供的“審閱”功能非常實用，它不僅可以對文檔進行校對、翻譯、實現(xiàn)中文繁簡轉換，還可以為文檔添加批注、對文檔進行修訂、對多個文檔進行比較與合并等操作。為了使文檔不被他人隨意修改，用戶可以對自己的文檔進行限制格式和編輯設置，啟動強制保護；也可以為文檔設置密碼來保護文檔。本任務將詳細介紹文檔審閱與安全設置方面的知識。任務一校對文檔任務二應用批注任務三應用修訂任務四

設置文檔的安全性

能夠校對文檔內容。

能夠插入、編輯與刪除批注。

能夠對文檔內容進行修訂。

能夠對文檔的安全性進行設置。

掌握校對文檔的方法。

掌握在文檔中插入、編輯與刪除批注的方法。

掌握修訂文檔的方法。

掌握文檔安全設置的方法。項目重點項目目標項目八文檔審閱與安全設置章目錄任務一校對文檔

在文檔處理過程中，通常需要對文檔內容進行校對，以確定文檔中的拼寫和語法是否有誤；有時還需要對文檔進行翻譯、統(tǒng)計字數(shù)、簡繁轉換等操作。本任務將對這些內容進行詳細介紹。任務概述任務重點與實施一、拼寫和語法檢查二、字數(shù)統(tǒng)計章目錄三、中文簡繁轉換四、文檔的翻譯一、拼寫和語法檢查

打開素材文件“杜鵑花.docx”，選擇“審閱”選項卡，單擊“校對”組中的“拼寫和語法”按鈕，如圖8-1所示。

彈出“拼寫和語法：中文（中國）”對話框，在上方文本框中分別用紅色或綠色標示可能的拼寫和語法錯誤，在下方“建議”文本框中顯示更改建議。若確認標示文本為正確的，則單擊“忽略一次”按鈕，然后單擊“下一句”按鈕繼續(xù)檢查，如圖8-2所示。圖8-1單擊“拼寫和語法”按鈕圖8-2拼寫檢查節(jié)目錄章目錄一、拼寫和語法檢查

若檢查到的文本確實有誤，可在上方文本框中直接進行更改，修改完成后單擊“下一句”按鈕繼續(xù)檢查，如圖8-3所示。

依次檢查完Word標示出的所有錯誤后，彈出提示信息框，單擊“確定”按鈕即可，如圖8-4所示。圖8-3更改錯誤圖8-4完成拼寫與語法檢查節(jié)目錄章目錄二、字數(shù)統(tǒng)計

選擇“審閱”選項卡，在“校對”組中單擊“字數(shù)統(tǒng)計”按鈕，如圖8-5所示。

在彈出的“字數(shù)統(tǒng)計”對話框中即可查看字數(shù)的統(tǒng)計情況，如圖8-6所示。圖8-5單擊“字數(shù)統(tǒng)計”按鈕節(jié)目錄章目錄圖8-6統(tǒng)計字數(shù)三、中文簡繁轉換

選擇“審閱”選項卡，在“中文簡繁轉換”組中單擊“簡轉繁”按鈕，如圖8-7所示。

此時，文檔中的文本即被轉換為繁體中文，如圖8-8所示。圖8-7單擊“簡轉繁”按鈕

節(jié)目錄章目錄

圖8-8轉換為繁體四、文檔的翻譯

單擊“審閱”選項卡下“語言”組中的“翻譯”下拉按鈕，在彈出的下拉列表中選擇“翻譯所選文字”選項（如圖8-9所示），即可打開“信息檢索”窗格，如圖8-10所示。

圖8-9選擇“翻譯所選文字”選項

節(jié)目錄章目錄圖8-10“信息檢索”窗格四、文檔的翻譯

翻譯不同文字的方法也不相同，下面將介紹幾種文字翻譯方法：若要翻譯某個特定的字詞，可以在按住【Alt】鍵的同時單擊該字詞，結果將顯示在“信息檢索”任務窗格中的“翻譯”列表框中。若要翻譯某個短語，需要先選擇該短語，然后在按住【Alt】鍵的同時單擊選定內容，結果將顯示在“信息檢索”任務窗格中的“翻譯”列表框中。若要翻譯整篇文檔，可以單擊“信息檢索”任務窗格“翻譯”列表框中的“翻譯整個文檔”按鈕

，文檔的翻譯將顯示在Web瀏覽器中。若要翻譯某個字詞或詞組，可以在“搜索”文本框中輸入該字詞或詞組，然后單擊其后面的“開始搜索”按鈕

。節(jié)目錄章目錄任務二應用批注

在審閱電子文檔并對其進行標記時，就需要插入批注。批注是隱藏的文字，并不影響文檔的實際內容。本任務將詳細介紹應用批注的方法，其中包括插入批注、查看批注、編輯批注和刪除批注等知識。任務概述任務重點與實施一、插入批注二、隱藏與查看批注章目錄三、刪除批注一、插入批注

打開素材文件“旅游-文明篇.docx”，選中需要添加批注的文本，選擇“審閱”選項卡，在“批注”組中單擊“新建批注”按鈕，如圖8-11所示。

此時將出現(xiàn)批注框，在批注框中輸入批注內容，然后單擊編輯窗口的任意位置確認輸入，如圖8-12所示。節(jié)目錄章目錄圖8-11單擊“新建批注”按鈕

圖8-12輸入批注內容一、插入批注

采用同樣的方法，在文檔中添加其他批注，如圖8-13所示。

單擊“上一條批注”按鈕

，可以定位到上一條批注；單擊“下一條批注”按鈕

，可以定位到下一條批注，如圖8-14所示。節(jié)目錄章目錄圖8-13繼續(xù)添加批注

圖8-14定位批注二、隱藏與查看批注

選擇“審閱”選項卡，單擊“修訂”組中的“顯示標記”下拉按鈕，在彈出的下拉列表中取消選擇“批注”選項，如圖8-15所示。

此時，即可將添加的批注隱藏起來，效果如圖8-16所示。圖8-16隱藏批注圖8-15取消選擇“批注”選項節(jié)目錄章目錄1．隱藏批注二、隱藏與查看批注

選擇“審閱”選項卡，單擊“修訂”組中的“顯示標記”下拉按鈕，在彈出的下拉列表中選中“批注”選項即可，如圖8-17所示。

此時，即可將添加的批注顯示出來。除了向右拖動滾動條，在批注框中進行查看外，還可以把鼠標指針放在有批注的文本上，文本上方將顯示出包含批注內容以及審閱者名稱的提示框，如圖8-18所示。圖8-18查看批注圖8-17選中“批注”選項節(jié)目錄章目錄2．查看批注三、刪除批注

選擇“審閱”選項卡，單擊“批注”組中的“刪除批注”下拉按鈕，在彈出的下拉列表中選擇“刪除文檔中的所有批注”選項，如圖8-19所示。

此時，即可看到文檔中的所有批注都已被刪除，效果如圖8-20所示。圖8-19選擇“刪除文檔中的所有批注”選項節(jié)目錄章目錄圖8-20刪除批注任務三應用修訂

修訂是指為文檔中刪除、編輯或插入等更改操作進行標記，這樣就可以看出哪些內容是修改過的，并且可以選擇是否接受這些修改。本任務將詳細介紹如何為文檔應用修訂。任務概述任務重點與實施一、修訂文檔二、接受與拒絕修訂三、隱藏與顯示修訂標記章目錄一、修訂文檔

選擇“審閱”選項卡，單擊“修訂”組中的“修訂”下拉按鈕，在彈出的下拉列表中選擇“修訂”選項，如圖8-21所示。

進入修訂狀態(tài)后對文檔內容進行編輯，此時編輯后的內容都添加了修訂標記，如圖8-22所示。

節(jié)目錄章目錄圖8-22修訂文檔圖8-21選擇“修訂”選項

二、接受與拒絕修訂

圖8-24接受修訂并定位到下一條節(jié)目錄章目錄

選中修訂項，選擇“審閱”選項卡，單擊“更改”組中的“接受”下拉按鈕，在彈出的下拉列表中選擇“接受并移到下一條”選項，如圖8-23所示。

此時，即可對選中的修訂項執(zhí)行接受操作，并自動選中下一個修訂項，如圖8-24所示。圖8-23選擇“接受并移到下一條”選項

二、接受與拒絕修訂

圖8-26拒絕修訂節(jié)目錄章目錄

單擊“審閱”選項卡下“更改”組中的“拒絕”下拉按鈕，在彈出的下拉列表中選擇“拒絕修訂”選項，如圖8-25所示。

此時，即可對選中的修訂項執(zhí)行拒絕操作，并自動選中下一個修訂項，如圖8-26所示。圖8-25選擇“拒絕”選項

三、隱藏與顯示修訂標記

單擊“審閱”選項卡下“修訂”組中的“顯示標記”下拉按鈕，在彈出的下拉列表中取消選擇“插入和刪除”選項，如圖8-27所示。

此時，對文檔所作的插入和刪除標記即被隱藏，如圖8-28所示。節(jié)目錄章目錄圖8-27取消選擇“插入和刪除”選項圖8-28隱藏插入和刪除標記三、隱藏與顯示修訂標記

單擊“審閱”選項卡下“修訂”組中的“顯示標記”下拉按鈕，在彈出的下拉列表中選擇“插入和刪除”選項，如圖8-29所示。

此時，對文檔所作的插入和刪除標記即可顯示出來，如圖8-30所示。節(jié)目錄章目錄圖8-29選擇“插入和刪除”選項圖8-30顯示插入和刪除標記三、隱藏與顯示修訂標記

默認情況下，文檔修訂處于“最終：顯示標記”狀態(tài)。單擊“審閱”選項卡下“修訂”組中的“顯示以供審閱”下拉按鈕，在彈出的下拉列表中選擇“原始狀態(tài)”選項，如圖8-31所示。

此時，對文檔所作的插入和刪除標記即可恢復為原始未修訂狀態(tài)，如圖8-32所示。節(jié)目錄章目錄圖8-31選擇“原始狀態(tài)”選項圖8-32恢復為原始未修訂狀態(tài)任務四

設置文檔的安全性

為了使文檔不被他人隨意修改，用戶可以對自己的文檔進行限制格式和編輯設置，啟動強制保護；也可以為文檔設置密碼來保護文檔。本任務將詳細介紹設置保護文檔格式和設置文檔密碼的操作方法。任務概述任務重點與實施一、限制格式和編輯二、文檔密碼的設置章目錄一、限制格式和編輯

節(jié)目錄章目錄

打開素材文件“7月份銷售統(tǒng)計表.docx”，選擇“審閱”選項卡，單擊“保護”組中的“限制編輯”按鈕，如圖8-33所示。

彈出“限制格式和編輯”窗格，選中“限制對選定的樣式設置格式”和“僅允許在文檔中進行此類型的編輯”復選框，然后單擊“是，啟動強制保護”按鈕，如圖8-34所示。圖8-33單擊“限制編輯”按鈕圖8-34限制格式和編輯一、限制格式和編輯

在彈出的“啟動強制保護”對話框中輸入密碼，單擊“確定”按鈕，如圖8-35所示。

此時，文檔格式處于被保護狀態(tài)，無法對其進行編輯操作。若想停止保護，可單擊“停止保護”按鈕，在彈出的對話框中輸入密碼后單擊“確定”按鈕即可，如圖8-36所示。圖8-35輸入密碼圖8-36停止保護節(jié)目錄章目錄二、文檔密碼的設置

新建文檔并輸入內容，單擊“文件”按鈕，在左窗格中選擇“另存為”命令，如圖8-37所示。

彈出“另存為”對話框，設置文件保存路徑和文件名稱。單擊“工具”下拉按鈕，在彈出的下拉列表中選擇“常規(guī)選項”選項，如圖8-38所示。圖8-37選擇“另存為”命令

圖8-38選擇“常規(guī)選項”選項節(jié)目錄章目錄二、文檔密碼的設置

在彈出的“常規(guī)選項”對話框中輸入打開和修改密碼，然后單擊“確定”按鈕，如圖8-39所示。

在彈出的“確認密碼”對話框中再次輸入打開文件時的密碼，然后單擊“確定”按鈕，如圖8-40所示。圖8-39輸入打開和修改密碼

節(jié)目錄章目錄圖8-40再次輸入打開密碼二、文檔密碼的設置

在彈出的“確認密碼”對話框中再次輸入修改文件時的密碼，然后單擊“確定”按鈕，如圖8-41所示。

返回“另存為”對話框，單擊“保存”按鈕，如圖8-42所示。圖8-41再次輸入修改密碼節(jié)目錄章目錄圖8-42單擊“保存”按鈕二、文檔密碼的設置

打開加密文件時，將會提示輸入打開文件密碼，輸入密碼后單擊“確定”按鈕，如圖8-43所示。

提示輸入修改文件密碼，輸入密碼后單擊“確定”按鈕，即可打開文件進行查看和編輯；若不輸入密碼，單擊“只讀”按鈕，則將以只讀方式打開文件，不可對文件進行編輯操作，如圖8-44所示。圖8-43輸入打開文件密碼節(jié)目錄章目錄圖8-44輸入修改文件密碼PPT模板下載：/moban/行業(yè)PPT模板：/hangye/節(jié)日PPT模板：/jier