Word排版基礎(chǔ)知識(shí)

Word排版基礎(chǔ)知識(shí)TOP第一章word排版基礎(chǔ)知識(shí)第四節(jié)設(shè)置文本對(duì)齊方式4第五節(jié)控制段落的自動(dòng)分頁5第三節(jié)頁面垂直對(duì)齊方式3第六節(jié)給段落硬分頁6第二節(jié)讓段落首行縮進(jìn)2第九節(jié)設(shè)置頁眉或頁腳首頁、奇偶頁不同9第八節(jié)設(shè)置頁眉或頁腳高度8第七節(jié)創(chuàng)建頁眉和頁腳7第一節(jié)調(diào)整字符的間距1第十節(jié)插入頁碼102021/5/92第二章word小技巧第四節(jié)快速選擇字體4第三節(jié)快捷鍵的第三節(jié)快捷鍵的用法3第二節(jié)快速插入當(dāng)前日期或時(shí)間2第七節(jié)制作目錄7第六節(jié)并排比較文檔6第五節(jié)將Word文檔轉(zhuǎn)換成PPT5第一節(jié)快速定位到上次編輯位置1第八節(jié)死機(jī)不用擔(dān)心82021/5/93第一章第一節(jié)調(diào)整字符的間距調(diào)整字符的間距也很實(shí)用，如在小篇文檔中，為了適應(yīng)排版的需要，當(dāng)有一段文字占用了二行，第一行是滿行，而第二行僅占用1~2個(gè)字符，這時(shí)為了調(diào)版式，想讓這段文字僅占有一行。就可以使用【緊縮】字符間距的辦法來實(shí)現(xiàn)。同樣，如果一行文字剛好占用一行滿行，要把它占用兩行，也可以加寬字符的方法來實(shí)現(xiàn)。操作方法是：（1）選中要調(diào)整字符間距的整段文字。（2）打開【格式】選擇【字體】,【字符間距】選項(xiàng)卡，在【間距】下拉列表框中選擇【緊縮】或者【加寬】選項(xiàng)，再在【磅值】微調(diào)框中輸入緊縮的磅值。（3）最后單擊【確定】按鈕。另外，Word還提供了利用設(shè)置文字的寬度來調(diào)整字符間距的辦法。方法是選擇需要調(diào)整寬度的文字，單擊【格式】|【調(diào)整寬度】命令。在打開如圖所示的對(duì)話框中，輸入需要的寬度。單擊【確定】按鈕。如要取消調(diào)整寬度的效果，可再次打開該對(duì)話框，然后單擊【刪除】按鈕就可以了。2021/5/94第二節(jié)讓段落首行縮進(jìn)首行縮進(jìn)就是在段落的首行縮進(jìn)兩個(gè)字符。一篇文檔是否選用首行縮進(jìn)功能，除了使用樣式設(shè)置外，還可在【段落】的【縮進(jìn)和間距】選項(xiàng)卡中進(jìn)行設(shè)置?？梢栽凇疤厥飧袷健毕吕斜砜蛑锌梢栽O(shè)定設(shè)定“首行縮進(jìn)”或“懸掛縮進(jìn)”格式。如果不選用上面的“首行縮進(jìn)”項(xiàng)，則可以選擇“工具”菜單，選取“自動(dòng)更正”命令，然后在“自動(dòng)更正”對(duì)話框中分別選中“鍵入時(shí)自動(dòng)套用格式”和“自動(dòng)套用格式”選項(xiàng)卡上的“段落開頭空格采用首行縮進(jìn)”復(fù)選框。

2021/5/95第三節(jié)頁面垂直對(duì)齊方式設(shè)置段落的垂直對(duì)齊，可以快速地定位段落的位置，如要制作一個(gè)封面標(biāo)題，設(shè)置段落的垂直居中對(duì)齊就可以快速將封面標(biāo)題置于頁面的中央。設(shè)置段落的垂直對(duì)齊的步驟是，單擊【文件】|【頁面設(shè)置】【版式】命令或標(biāo)簽。在【垂直對(duì)齊方式】下拉列表框中選擇一種對(duì)齊選項(xiàng)。底端對(duì)齊居中對(duì)齊分散對(duì)齊2021/5/96第四節(jié)設(shè)置文本對(duì)齊方式文本對(duì)齊方式的作用只有在兩種不同字號(hào)大小的段落中才有效果，特別是在圖片與文字之間，效果就特別明顯。經(jīng)常使用的是“底端對(duì)齊”、“居中對(duì)齊”和“頂端對(duì)齊”的文本對(duì)齊方式。設(shè)置文本對(duì)齊方式的方法是，單擊【格式】|【段落】|【中文版式】命令或選項(xiàng)卡，在【文本對(duì)齊方式】右邊的下拉列表框中選擇需要的對(duì)齊方式。2021/5/97第五節(jié)控制段落的自動(dòng)分頁排版的時(shí)候，Word一般會(huì)自動(dòng)按照用戶所設(shè)置頁面的大小自動(dòng)進(jìn)行分頁，以美化文檔的視覺效果、簡化用戶的操作，不過系統(tǒng)自動(dòng)分頁的結(jié)果并不一定就符合用戶的要求，這時(shí)我們就需要手工對(duì)文檔的分頁狀況加以調(diào)整。調(diào)整Word自動(dòng)分頁屬性的具體操作步驟如下：（1）選定需調(diào)整分頁狀態(tài)的段落。（2）單擊【格式】|【段落】命令。（3）從【段落】對(duì)話框中選擇【換行和分頁】選項(xiàng)卡。（4）在【分頁】選項(xiàng)組中，可以設(shè)置自動(dòng)分頁的屬性，主要有以下幾項(xiàng)：【孤行控制】【與下段同頁】【段前分頁】【段中不分頁】

孤行控制與下段同頁段前分頁段中不分頁2021/5/98第六節(jié)給段落硬分頁Word的自動(dòng)分頁功能并不能完全滿足用戶對(duì)文檔進(jìn)行編排的需要，如，一篇包含有正文和附言的文檔，其正文和附言之間一般都需分頁打印，自動(dòng)分頁功能對(duì)此就無能為力，這時(shí)我們只能通過手工在文檔中插入一個(gè)分頁符的辦法來加以解決。在文檔中插入分頁符的操作步驟如下：（1）單擊需要重新分頁的位置。（2）單擊【插入】|【分隔符】命令。（3）選擇【分頁符】選項(xiàng)。（4）單擊【確定】按鈕。此時(shí)，Word會(huì)根據(jù)分頁符對(duì)文檔進(jìn)行分頁，其中在頁面視圖方式、打印預(yù)覽方式和在打印出來的文稿中，分頁符后面的內(nèi)容將出現(xiàn)在下一頁上。當(dāng)頁面中填滿文字或圖形時(shí)，Word會(huì)插入一個(gè)【自動(dòng)】分頁符（也稱軟分頁符），并另起新頁。要在指定位置強(qiáng)制分頁，可以插入【人工】分頁符（也稱硬分頁符）。2021/5/99第七節(jié)創(chuàng)建頁眉和頁腳如果一篇文檔是第一次使用頁眉和頁腳，可以通過在頁面視圖情況下，依次選擇【視圖】|【頁眉和頁腳】命令，就可以進(jìn)行編輯頁眉和頁腳區(qū)域。如果是已經(jīng)存在頁眉頁腳的情況下，可以雙擊頁面中頂部或底部頁眉或頁腳區(qū)域，即可快速進(jìn)入頁眉頁腳編輯區(qū)。進(jìn)入頁眉頁腳編輯區(qū)后，這時(shí)文檔的正文部分變成灰色，表示當(dāng)前不能對(duì)正文進(jìn)行編輯，屏幕上顯示【頁眉和頁腳】工具欄，就可以編輯頁眉和頁腳了。通過【頁眉和頁腳】工具欄，可以在頁眉和頁腳區(qū)域中進(jìn)行處理。（1）向頁眉或頁腳添加頁碼、日期、時(shí)間等內(nèi)容時(shí)，實(shí)際上是插入相應(yīng)的域。如果在文檔發(fā)生改動(dòng)后，而日期、時(shí)間和其他內(nèi)容能在打印文檔時(shí)更新。如果看到的是類似{PAGE}或{DATE}這樣的域代碼，而非實(shí)際的頁碼、日期、時(shí)間等，那么按Alt+F9切換域代碼即可以實(shí)際頁碼、日期、時(shí)間。（2）如果在頁眉或頁腳區(qū)域中看不到其效果?？梢来螁螕簟竟ぞ摺縷【選項(xiàng)】命令，然后選擇【視圖】選項(xiàng)卡，在打開的對(duì)話框中取消【域代碼】前面的復(fù)選項(xiàng)即可，如果為了查看方便，此時(shí)可以單擊【域底紋】的下拉列表框中的【不顯示】選項(xiàng)，就可以取消域底紋的顯示了。2021/5/910第八節(jié)設(shè)置頁眉或頁腳高度進(jìn)入頁眉或頁腳區(qū)域以后，該區(qū)域用一個(gè)虛線框范圍來表示頁眉或頁腳的高度。要調(diào)整頁眉或頁腳區(qū)域的高度，操作步驟如下：（1）可以在文檔中拖動(dòng)【垂直標(biāo)尺】中的【上邊距】標(biāo)尺可以調(diào)整頁眉區(qū)域至頁邊距的距離。拖動(dòng)【上邊距】或【下邊距】可以調(diào)整頁眉區(qū)域至正文區(qū)域之間的距離。（2）同樣切換到【頁腳】區(qū)域中，拖動(dòng)【垂直標(biāo)尺】中的【上邊距】可以調(diào)整頁腳至正文區(qū)域的距離，拖動(dòng)【垂直標(biāo)尺】中的【上邊距】可以調(diào)整頁腳至頁邊距區(qū)域的距離。（3）在【頁面設(shè)置】視圖中的【版式】選項(xiàng)卡中，可以更精確和直觀地設(shè)置頁眉或頁腳，因?yàn)榧垙埓笮『晚撁姘媸叫拇笮∫呀?jīng)確定，所以直接在這里設(shè)置【頁眉或頁腳】距邊界的距離即可。只要在【頁眉】輸入框中輸入從紙張上邊緣到頁眉上邊緣之間的所需距離（如1.5厘米），再在【頁腳】輸入框中輸入從紙張下邊緣到頁腳下邊緣之間的所需距離（如1.75厘米）。2021/5/911第九節(jié)設(shè)置頁眉或頁腳首頁、奇偶頁不同

許多文檔中要求頁眉或頁腳首頁、奇、偶頁有不同效果，例如首頁作為封面文檔，奇數(shù)頁需要用章名作頁眉，偶數(shù)頁需要用書名作為頁眉等。下面就介紹制作頁眉或頁腳首頁、奇、偶頁不同的方法。（1）進(jìn)入【頁眉和頁腳】工具欄，單擊【頁面設(shè)置】按鈕，選擇【版式】選項(xiàng)卡。（2）選中【頁眉和頁腳】區(qū)域中的【奇偶頁不同】復(fù)選項(xiàng)，就可以為奇數(shù)頁創(chuàng)建一種頁眉和頁腳，為偶數(shù)頁創(chuàng)建另一種頁眉和頁腳。（3）選中【首頁不同】復(fù)選項(xiàng)，就可以為節(jié)或文檔的首頁創(chuàng)建與奇、偶頁都不相同的頁眉或頁腳。（4）按【確定】按鈕后，在編輯文檔的【頁眉和頁腳】時(shí)就會(huì)顯示為【首頁頁眉（頁腳）】、【奇數(shù)頁頁眉（頁腳）】、【偶數(shù)頁頁眉（頁腳）】的字樣。（5）在【頁眉和頁腳】工具欄中單擊【顯示下一頁】按鈕，可以進(jìn)入偶數(shù)頁頁眉或頁腳區(qū)域進(jìn)行設(shè)置，再次單擊【顯示下一頁】按鈕，可以進(jìn)入下一節(jié)的首頁頁眉或頁腳進(jìn)行設(shè)置。2021/5/912第十節(jié)插入頁碼打印文檔時(shí)往往需要含有頁碼來區(qū)別不同的頁，另外，一個(gè)文檔很長時(shí)，可以分為多個(gè)文件，這樣每個(gè)文件的頁碼設(shè)置就很重要，如果要使后一個(gè)文件的頁碼剛好是接在前一個(gè)文件頁碼之后，就需要進(jìn)行頁碼的設(shè)置。插入頁碼的方法是，在任何一個(gè)文檔中，單擊【插入】|【頁碼】命令。（1）在【位置】下拉列表框，可以設(shè)置頁碼的位置，有【頁面頂端（頁眉）】、【頁面底端（頁腳）】、【頁面縱向中心】、【縱向內(nèi)側(cè)】和【縱向外側(cè)】多種設(shè)置。（2）在【對(duì)齊方式】框中可選擇頁碼的對(duì)齊方式，如左側(cè)、居中、右側(cè)、內(nèi)側(cè)或外側(cè)等。其中，【內(nèi)側(cè)】和【外側(cè)】分別相對(duì)于要用于裝訂的頁面邊緣的內(nèi)側(cè)（裝訂一側(cè)）和外側(cè)。（3）選中或清除【首頁顯示頁碼】復(fù)選框，可在文檔的章節(jié)首頁是否顯示頁碼。不管是否顯示頁碼，但仍從第1頁就開始出現(xiàn)頁碼。反之第1頁不出現(xiàn)頁碼，但第2頁的頁碼仍然是2。（4）單擊【格式】按鈕（或在【頁眉/頁腳】工具欄中，按下【頁碼格式】），可以對(duì)頁碼格式進(jìn)行設(shè)置，在【頁碼編排】下面選擇頁碼的編排格式，如【續(xù)前節(jié)】或在【起始頁】中輸入頁碼的起始編號(hào)。（5）單擊【確定】按鈕，返回【頁碼】對(duì)話框再次單擊【確定】按鈕，就可以在指定的位置插入頁碼了。返回2021/5/913第二章第一節(jié)快速定位到上次編輯位置用WPS編輯文件時(shí)有一個(gè)特點(diǎn)，就是當(dāng)你下次打開一WPS文件時(shí)，光標(biāo)會(huì)自動(dòng)定位到你上一次存盤時(shí)的位置。不過，Word卻沒有直接提供這個(gè)功能，但是，當(dāng)我們?cè)诖蜷_Word文件后，如果按下Shift+F5鍵您就會(huì)發(fā)現(xiàn)光標(biāo)已經(jīng)快速定位到你上一次編輯的位置了。小提示：其實(shí)Shift+F5的作用是定位到Word最后三次編輯的位置，即Word會(huì)記錄下一篇文檔最近三次編輯文字的位置，可以重復(fù)按下Shift+F5鍵，并在三次編輯位置之間循環(huán)。制作書簽2021/5/914第二節(jié)快速插入當(dāng)前日期或時(shí)間有時(shí)寫完一篇文章，覺得有必要在文章的末尾插入系統(tǒng)的當(dāng)前日期或時(shí)間，一般人是通過選擇菜單來實(shí)現(xiàn)的。其實(shí)我們可以按Alt+Shift+D鍵來插入系統(tǒng)日期，而按下Alt+Shift+T組合鍵則插入系統(tǒng)當(dāng)前時(shí)間。2021/5/915第三節(jié)快捷鍵的用法格式刷：Word中提供了快速多次復(fù)制格式的方法：雙擊格式刷，你可以將選定格式復(fù)制到多個(gè)位置，再次單擊格式刷或按下Esc鍵即可關(guān)閉格式刷。F4：重復(fù)上一項(xiàng)操作。F7：選擇“工具”菜單中的“拼寫和語法”命令。F8：擴(kuò)展所選內(nèi)容。2021/5/916第四節(jié)快速選擇字體為了達(dá)到快速選擇字體的目的，我們可以將常用字體以按鈕形式放置在工具欄上。首先右擊Word工具欄，選擇“自定義“命令，打開“自定義”對(duì)話框，在“自定義”對(duì)話框中選擇“命令”選項(xiàng)卡，并移動(dòng)光標(biāo)條到類別欄中的“字體”項(xiàng)，看到平時(shí)經(jīng)常使用的字體，把它拖到工具欄成為按鈕，以后要快速選擇字體，只要先選中文本，再按下工具欄上字體按鈕即可，省去了從字體下拉列表框中眾多字體中選擇的麻煩。

2021/5/917第五節(jié)將Word文檔轉(zhuǎn)換成PPT如果有現(xiàn)成合適的Word文檔，我們可以將Word文檔中的字符轉(zhuǎn)換到PPT演示文稿中來，方法如下：啟動(dòng)Word，打開需要轉(zhuǎn)換的Word文檔。將作為每張幻燈片標(biāo)題的字符設(shè)置為“標(biāo)題1”樣式，將做為小標(biāo)題和幻燈片內(nèi)容的字符分別設(shè)置為“標(biāo)題2”和“標(biāo)題3”樣式。執(zhí)行“文件→發(fā)送→MicrosoftOfficePowerPoint”命令，系統(tǒng)自動(dòng)啟動(dòng)PowerPoint，并將上述字符轉(zhuǎn)換到幻燈片中。修飾。2021/5/918第六節(jié)并排比較文檔有時(shí)在閱讀文檔的同時(shí)你可能還需要與其他文檔進(jìn)行比較，在以前Word版本中要比較兩篇文檔是比較困難的，但現(xiàn)在如果你用的是Word2003，只需單擊“窗口”菜單中的“與文件名并排比較”命令，就可以使打開的兩個(gè)Word文檔左右排開，您甚至還可以同時(shí)滾動(dòng)兩篇文檔來辨別兩篇文檔間的差別，具體使用方法如下：打開兩篇需要比較的文檔，然后單擊“窗口”菜單中的“與文件名并排比較”命令，窗口會(huì)自動(dòng)以平鋪方式排列，同時(shí)顯示出并排比較工具條，上面有三個(gè)按鈕。第一個(gè)是同步滾動(dòng)按鈕：可以控制一篇文檔在滾動(dòng)時(shí)，與之比較的另一文檔是否同時(shí)滾動(dòng)。另一個(gè)是重置窗口位置按鈕：當(dāng)窗口位置發(fā)生變化時(shí)，單擊它，可以恢復(fù)到并排比