大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)策略探析獲獎(jiǎng)科研報(bào)告

大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)策略探析獲獎(jiǎng)科研報(bào)告摘

要：大數(shù)據(jù)時(shí)代的來臨給企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)帶來了很大挑戰(zhàn)，本文通過對(duì)大數(shù)據(jù)的概念和特征的簡(jiǎn)單介紹，分析了大數(shù)據(jù)對(duì)企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)帶來的影響，并針對(duì)影響提出了相關(guān)的應(yīng)對(duì)策略。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);數(shù)字檔案館;知識(shí)管理

引言

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的飛速發(fā)展，特別是物聯(lián)網(wǎng)、社交網(wǎng)絡(luò)和云計(jì)算的興起，全球數(shù)據(jù)量急劇增長(zhǎng)，數(shù)據(jù)種類也越來越多樣化，各種非結(jié)構(gòu)化和半結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)大量涌現(xiàn)，數(shù)據(jù)資源已經(jīng)成為了當(dāng)今社會(huì)增長(zhǎng)最快的資源之一。根據(jù)國(guó)際數(shù)據(jù)公司IDC監(jiān)測(cè)統(tǒng)計(jì)，人類產(chǎn)生的數(shù)據(jù)量正在呈指數(shù)級(jí)增長(zhǎng)，大約每?jī)赡攴环?，并且這個(gè)速度在一段時(shí)間內(nèi)會(huì)繼續(xù)保持下去。海量、多源異構(gòu)的數(shù)據(jù)給企業(yè)管理和發(fā)展帶了很大挑戰(zhàn)，在傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、分析、挖掘技術(shù)難以實(shí)時(shí)處理大量非結(jié)構(gòu)化信息的情況下，大數(shù)據(jù)的概念應(yīng)運(yùn)而生。

1.大數(shù)據(jù)的概念與特征

大數(shù)據(jù)是一個(gè)比較抽象的概念，在信息科學(xué)領(lǐng)域至今尚無確切、統(tǒng)一的定義，在維基百科中對(duì)大數(shù)據(jù)如此定義：大數(shù)據(jù)是指利用常用軟件工具來獲取、管理和處理數(shù)據(jù)所消耗時(shí)間超過可容忍時(shí)間的數(shù)據(jù)集。這是一個(gè)模糊性的定義，因?yàn)樗鼘?duì)常用軟件和可容忍時(shí)間的范圍并未明確界定。研究機(jī)構(gòu)Gartner也對(duì)大數(shù)據(jù)進(jìn)行了定義：大數(shù)據(jù)是需要新處理模式才能具有更強(qiáng)的決策力、洞察發(fā)現(xiàn)力和流程優(yōu)化能力的海量的、高增長(zhǎng)率和多樣化的信息資產(chǎn)。這是一個(gè)描述性的定義，在數(shù)據(jù)處理的基礎(chǔ)上加入此類數(shù)據(jù)的一些特征，并用這些特征描述大數(shù)據(jù)?？偟膩碚f，盡管各方對(duì)大數(shù)據(jù)的表述不一，但其內(nèi)涵一致，從本質(zhì)上來說，大數(shù)據(jù)主要解決的是海量數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、計(jì)算、挖掘和展示的問題。

國(guó)內(nèi)外學(xué)者經(jīng)過多年的研究，目前，盡管對(duì)大數(shù)據(jù)的定義尚有分歧但對(duì)于大數(shù)據(jù)的特征已經(jīng)達(dá)成了共識(shí)：數(shù)據(jù)規(guī)模大（Volume），數(shù)據(jù)種類多（Variety），處理速度快（Velocity），數(shù)據(jù)價(jià)值密度低（Value），稱之為四“V”特性。

2.大數(shù)據(jù)對(duì)企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)的影響

由于大數(shù)據(jù)具有數(shù)據(jù)量巨大、數(shù)據(jù)類型繁多、價(jià)值密度低和處理速度快的四“V”特點(diǎn)，因此大數(shù)據(jù)不僅對(duì)企業(yè)信息化工作帶來了新的挑戰(zhàn)，也對(duì)數(shù)字檔案館建設(shè)與發(fā)展產(chǎn)生了很大的影響。

2.1檔案大數(shù)據(jù)的獲取

在信息化高速發(fā)展的今天，檔案信息資源也呈現(xiàn)出復(fù)雜性和多樣性的特點(diǎn)，從技術(shù)實(shí)施的角度來看，檔案大數(shù)據(jù)可以從兩個(gè)維度來考慮：數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)類型和實(shí)效性。從數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)類型上分析，要同時(shí)支持結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)（來源于關(guān)系數(shù)據(jù)庫）、半結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)（來源于格式化文件如XML）、非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)（電子照片、音頻文件和視頻文件等）。2019年12月26日，我國(guó)最高人民法院公布了《最高人民法院關(guān)于修改的決定》，該決定第四十條規(guī)定，電子數(shù)據(jù)包括網(wǎng)頁、博客、微博客等網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)發(fā)布的信息;手機(jī)短信、電子郵件、即時(shí)通信、通訊群組等網(wǎng)絡(luò)應(yīng)服務(wù)的通訊信息都可以作為正式打官司的證據(jù)，進(jìn)一步說明了檔案資源的數(shù)據(jù)類型與獲取渠道將日益廣泛化。從實(shí)效性的維度分析，由于大數(shù)據(jù)反映的是一種趨勢(shì)，通過數(shù)據(jù)量的變化推斷出事件發(fā)生的概率，數(shù)據(jù)量越大概率也會(huì)越準(zhǔn)確，因此單一數(shù)據(jù)的時(shí)效性和價(jià)值將會(huì)逐漸弱化。

2.2檔案大數(shù)據(jù)的應(yīng)用

知識(shí)管理是檔案管理發(fā)展的趨勢(shì)，檔案用戶已不滿足于數(shù)據(jù)或文件的查詢利用，更希望獲取數(shù)據(jù)背景后的信息和蘊(yùn)藏的知識(shí)，這就對(duì)檔案大數(shù)據(jù)的應(yīng)用提出了更高的要求。因此，檔案大數(shù)據(jù)的應(yīng)用，應(yīng)該從源頭進(jìn)行規(guī)劃，建立一套邏輯結(jié)構(gòu)元數(shù)據(jù)和檔案業(yè)務(wù)元數(shù)據(jù)系統(tǒng)來進(jìn)行數(shù)據(jù)的管理和維護(hù)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)性分析、元數(shù)據(jù)查詢以及檔案數(shù)據(jù)治理等功能。此外，為了展現(xiàn)海量數(shù)據(jù)的查詢結(jié)果多樣性、多角度、多層次，檔案大數(shù)據(jù)需要應(yīng)用數(shù)據(jù)可視化的相關(guān)技術(shù)，因?yàn)榭梢暬夹g(shù)是最佳的結(jié)果展示方式之一，通過清晰的圖形圖像可以直觀反映出最終結(jié)果。

2.3數(shù)字檔案館云平臺(tái)建設(shè)

由于檔案數(shù)字資源龐大、種類繁多、結(jié)構(gòu)復(fù)雜，不同的檔案數(shù)據(jù)中蘊(yùn)含的價(jià)值差異很大，因此不可避免的會(huì)導(dǎo)致用戶獲取有價(jià)值信息的難度增大。數(shù)字檔案館云平臺(tái)就是解決這類問題的有效途徑，云平臺(tái)可以基于現(xiàn)有的IT基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行建設(shè)，也可以依托大數(shù)據(jù)專業(yè)機(jī)構(gòu)提供的云服務(wù)。EMC存儲(chǔ)專家和資深產(chǎn)品經(jīng)理李君鵬認(rèn)為，大數(shù)據(jù)本身就是一個(gè)問題集，云技術(shù)是目前解決大數(shù)據(jù)問題集最有效的手段。

3.企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)的策略

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)也將面臨新的挑戰(zhàn)，如何對(duì)大數(shù)據(jù)進(jìn)行管理、儲(chǔ)存、信息挖掘和提供利用都將是亟待解決的問題，這就要求企業(yè)在建設(shè)數(shù)字檔案館的時(shí)候，要從整體進(jìn)行規(guī)劃，結(jié)合企業(yè)實(shí)際需求和發(fā)展趨勢(shì)，確定功能定位，制定數(shù)字檔案館建設(shè)的策略，應(yīng)對(duì)大數(shù)據(jù)可能對(duì)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)造成的影響。

3.1加強(qiáng)數(shù)字檔案館頂層設(shè)計(jì)

企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)是一個(gè)不斷完善和持續(xù)改進(jìn)的過程，在推進(jìn)過程中，檔案部門應(yīng)當(dāng)做好頂層規(guī)劃設(shè)計(jì)，充分考慮檔案工作的發(fā)展趨勢(shì)并論證方案的可行性，才能更好地推進(jìn)數(shù)字檔案館建設(shè)。企業(yè)檔案部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)數(shù)字檔案館系統(tǒng)建設(shè)、業(yè)務(wù)集成、數(shù)據(jù)共享及運(yùn)行服務(wù)等需求，加快相關(guān)規(guī)范、制度和標(biāo)準(zhǔn)的出臺(tái)，使企業(yè)檔案工作有章可循。在制定規(guī)章制度時(shí)，應(yīng)首先考慮采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)，其次才是國(guó)家、行業(yè)以及地方標(biāo)準(zhǔn)，并盡可能采用適用范圍比較廣泛的標(biāo)準(zhǔn)。

3.2

提高企業(yè)檔案信息化設(shè)施水平

加大投入改善檔案軟、硬件設(shè)施水平。首先，優(yōu)化配置各種資源，企業(yè)根據(jù)實(shí)際需要，為檔案管理部門配備必要的硬件設(shè)施，并隨著需求發(fā)展不斷升級(jí)完善，從長(zhǎng)遠(yuǎn)考慮為滿足數(shù)字檔案館建設(shè)的需要，逐步實(shí)現(xiàn)檔案云平臺(tái)建設(shè)目標(biāo)。其次，立足于公司發(fā)展的需要，建立大數(shù)據(jù)采集系統(tǒng)，豐富信息資源體系。最后，為方便知識(shí)的利用，企業(yè)應(yīng)以內(nèi)部局域網(wǎng)為依托，采用標(biāo)準(zhǔn)的B/S（瀏覽器/服務(wù)器）模式，以數(shù)據(jù)庫技術(shù)為支撐，基于智能檢索技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，不斷優(yōu)化檔案可視化技術(shù)，以滿足多樣化、個(gè)性化的利用需求。

3.3建立一支專業(yè)的檔案信息化人才隊(duì)伍

數(shù)字檔案館建設(shè)、應(yīng)用與維護(hù)等工作與信息技術(shù)的發(fā)展有著非常緊密的聯(lián)系，這就決定了數(shù)字檔案館的運(yùn)營(yíng)模式有別于傳統(tǒng)實(shí)體檔案館，經(jīng)營(yíng)管理數(shù)字檔案館的工作團(tuán)隊(duì)不僅要掌握檔案專業(yè)管理知識(shí)，還要擁有一定的信息技術(shù)水平，熟練掌握常用的計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及數(shù)據(jù)庫技術(shù)，能夠獨(dú)立承擔(dān)起數(shù)字檔案館日常運(yùn)行和維護(hù)工作。這就需要企業(yè)建立一支專業(yè)的信息化人才隊(duì)伍，承擔(dān)起大數(shù)據(jù)時(shí)代下的企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)和檔案信息化工作的重任。

4.結(jié)束語

建設(shè)數(shù)字檔案館是一項(xiàng)長(zhǎng)期復(fù)雜的系統(tǒng)工程，其建設(shè)內(nèi)容包括頂層架構(gòu)設(shè)計(jì)、檔案數(shù)據(jù)資源的整合利用、檔案信息云平臺(tái)搭建、人才隊(duì)伍培養(yǎng)以及系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)等多個(gè)方面。而大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，對(duì)企業(yè)數(shù)