加油站基礎信息管理制度

加油站基礎信息管理制度第一節(jié)一般規(guī)定1.1信息管理職責加油站經(jīng)理負責加油站信息管理工作：1.負責加油站信息管理會議的組織召開、人員技能的培訓、各項信息記錄檢查。2.及時準確收集、傳遞、處理信息，確保信息填寫和存檔正確。3.及時更新，確保檔案資料的準確性。4.協(xié)助做好信息系統(tǒng)維護工作。1.2保密規(guī)定1.加油站所有員工必須簽訂《商業(yè)秘密保密協(xié)議》。2.加油站所有員工必須遵守《商業(yè)秘密保密協(xié)議》中的相關內(nèi)容。3.凡屬公司內(nèi)部傳遞、下發(fā)和上報的文件、資料和加油站的客戶資料、各項數(shù)據(jù)、賬表、單據(jù)、方案和策略等均屬保密范圍。4.員工私人通信、電話、記錄均不得涉及加油站秘密。5.員工經(jīng)手的保密材料，不得隨手放置、自行復制或攜帶回家，也不得與其他無關員工透露。6.無論在職期間和離職以后，不得將公司的知識產(chǎn)權(quán)、機密、各種資料和規(guī)章制度用于非法目的，也不能為個人所用。7.對違反公司保密規(guī)定的員工，視情節(jié)嚴重程度給予相關處分直至起訴。1.3信息管理培訓加油站經(jīng)理積極參加公司組織的信息管理培訓，學習信息管理規(guī)范、各種信息設備的使用和維護、各類信息管理流程，同時對本站員工進行信息管理方面的培訓。1.4信息管理會議加油站經(jīng)理應及時傳達上級有關信息管理規(guī)定，并在加油站日志（附件一表單2）中記錄。1.5信息管理監(jiān)督與考核加油站信息管理員應對本站各類業(yè)務流程中的信息收集、傳遞和使用情況進行監(jiān)督檢查。第二節(jié)信息的收集、傳遞、處理2.1信息分類信息按照來源分為：1．外部信息：主要包括競爭對手資料、顧客反饋信息，油價信息、目標市場信息、社會公眾信息等。2．內(nèi)部信息：主要包括在加油站經(jīng)營管理過程中的服務、進銷存、HSE、設備、財務、人力資源、便利店等方面的信息。2.2信息收集1.加油站收集的信息主要包括：各種統(tǒng)計分析數(shù)據(jù)、公司文件、資料，當?shù)卣坝嘘P部門發(fā)布的政策、通知，經(jīng)營對手信息，市場信息等。2.加油站經(jīng)理每月收集一次競爭對手動向等市場信息。3.各崗位員工每班負責收集本崗位范圍內(nèi)的信息，并將信息于當天內(nèi)提供加油站經(jīng)理進行整理、匯總和初步分析。4.信息采集必須及時、準確和全面。2.3信息傳遞和處理1.日常性的信息（如銷售日報表）必須按時傳遞，對于某些時效性較強的重要信息（如市場變化信息、突發(fā)事件等）應在獲得并確認信息的第一時間5分鐘內(nèi)反饋。2.加油站信息傳遞的方式主要有：加油站管理系統(tǒng)，傳真，郵件，電話。3.信息若以電話形式傳遞時，應做好記錄，注明接收人（來電人）、內(nèi)容、時間，原始資料應封裝。4.對公司安排的工作任務，加油站應在規(guī)定時間內(nèi)完成；若因特殊情況無法完成，必須提前向上級報告。5.公司收到加油站的工作請示后，應在48小時內(nèi)予以答復，在規(guī)定時間內(nèi)不能做出答復的，應向加油站說明情況。2.4信息的分析和應用加油站應對收集的信息進行分類、分析、比較和判斷，定期或不定期上報公司。第三節(jié)信息的保存及資料管理3.1加油站檔案設置包括人力資源、現(xiàn)場管理、客戶服務、油品管理、HSE、設備、財務、便利店、考核、行政等十類，按照各章節(jié)的內(nèi)容要求分類歸檔（含上級的相關文件），其中行政類主要包括：企業(yè)文化、上級及地方政府文件、通知。3.2歸檔1.按上述分類要求將資料放入對應類別的檔案盒內(nèi)，依次編制文檔編號。2.不同的檔案指定不同的保管人，保管人應及時對資料進行填寫和歸檔。3.各檔案盒內(nèi)應設立文檔目錄，標明文檔標題、歸檔時間、歸檔人。4.加油站經(jīng)理每月檢查歸檔情況。3.3保存期限1．檔案保存期限根據(jù)信息的有效時間而定。2．檔案資料應每年整理一次，將不連續(xù)使用的資料根據(jù)要求另行存檔。3.4銷毀處理對于超過保存期限的檔案文件報經(jīng)地（市）公司同意后組織銷毀。3.5檔案保管1.加油站應注意檔案的保密工作，無關人員不得翻閱。公司人員要查閱檔案，須得到加油站經(jīng)理確認后方可執(zhí)行。2.非本公司人員查閱檔案，必須經(jīng)過地（市）公司同意并在加油站經(jīng)理或指定人員監(jiān)督下進行。3.當一