機(jī)關(guān)公文寫作與處理技巧

機(jī)關(guān)公文寫作與處理2004年3月15日第一頁，共八十一頁。機(jī)關(guān)公文寫作與處理的主要法律法規(guī)依據(jù)

1．中國共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理條例2．人大機(jī)關(guān)公文處理辦法3．國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法4．關(guān)于實施《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》涉及的幾個具體問題的處理意見5．國家行政機(jī)關(guān)公文格式（GB/T9704-1999）6．中國人民解放軍機(jī)關(guān)公文處理條例7．中共中央辦公廳公文主題詞表8．國務(wù)院公文主題詞表9．中華人民共和國國家通用語言文字法10．標(biāo)點符號用法（GB/T15834－1995）11．出版物上數(shù)字用法的規(guī)定（GB/T15835－1995）第二頁，共八十一頁。機(jī)關(guān)公文寫作機(jī)關(guān)公文處理第三頁，共八十一頁。機(jī)關(guān)公文寫作一、公文的功能二、公文的文體、結(jié)構(gòu)、格式與稿本三、常用公文文種及其選用四、公文寫作的基本要求五、行文規(guī)則六、公文寫作的語言運用第四頁，共八十一頁。一、公文的功能（一）公文的涵義與特點公務(wù)文書，又叫公務(wù)文件，簡稱公文，是法定機(jī)關(guān)與社會組織在公務(wù)活動中為行使職權(quán)、實施管理而制作的具有法定效用和規(guī)范體式的書面文字材料（包括電報，下同），是傳達(dá)和貫徹黨和國家的路線、方針和政策，發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章，施行行政措施，指示答復(fù)問題，指導(dǎo)、布置和商洽工作，報告情況，交流經(jīng)驗的重要工具。第五頁，共八十一頁。

公文分類按公務(wù)文書的自身性質(zhì)及使用范圍，可以把我國現(xiàn)行的公務(wù)文書分為兩大類：1．通用文書（1）法定公文（2）事務(wù)文書2．專用文書財經(jīng)文書、司法文書、科技文書、軍事文書等等第六頁，共八十一頁。公文的主要特點：1．法定性2．政策性3．實用性4．時效性5．規(guī)范性第七頁，共八十一頁。（二）公文的作用（功能）1．決策與領(lǐng)導(dǎo)作用（最主要的作用）2．強(qiáng)制執(zhí)行和處理的作用3．依據(jù)和憑證作用4．公務(wù)聯(lián)系與溝通作用5．宣傳與教育作用第八頁，共八十一頁。二、公文的文體、結(jié)構(gòu)、格式與稿本（一）公文的文體公文的文體是指公文的表達(dá)方式。屬應(yīng)用文體，但它又不同于一般的應(yīng)用文，具有自身的特殊屬性：1．公文被規(guī)定以現(xiàn)代漢語的書面形式（即白話文）作為必須使用的符號系統(tǒng)。2．公文兼用說明、敘述、議論三種表達(dá)方式。第九頁，共八十一頁。（二）公文的結(jié)構(gòu)公文的結(jié)構(gòu)是指公文的組織結(jié)構(gòu)，具有規(guī)范性和相對確定性。公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期等部分組成。第十頁，共八十一頁。（三）公文的格式（重點內(nèi)容）公文的格式是指組成公文的各部分文字符號在載體（紙張等）上排列的規(guī)定。1．公文用紙主要技術(shù)指標(biāo)公文用紙一般使用紙張定量為60g/m2～80g/m2的膠版印刷紙或復(fù)印紙。紙張白度為85%～90%，橫向耐折度≥15次，不透明度≥85%，pH值為7.5～9.5。第十一頁，共八十一頁。2．公文用紙幅面及版面尺寸（1）公文用紙幅面尺寸：公文用紙一般采用國際標(biāo)準(zhǔn)Ａ4型（210mm×297mm）。（2）公文頁邊與版心尺寸：公文用紙?zhí)祛^（上白邊）為：37mm±1mm公文用紙訂口（左白邊）為：28mm±1mm版心尺寸為：156mm×225mm（不含頁碼）第十二頁，共八十一頁。A4型公文用紙頁邊及版心尺寸

第十三頁，共八十一頁。3．公文中圖文的顏色未作特殊說明公文中圖文的顏色均為黑色。4．排版規(guī)格與印制裝訂要求（1）排版規(guī)格：文字符號從上至下、自左而右依次橫寫橫排。正文用3號仿宋字，一般每面排22行，每行排28個字。（2）制版要求：版面干凈無底灰，字跡清楚無斷劃，尺寸標(biāo)準(zhǔn)，版心不斜，誤差不超過1mm。第十四頁，共八十一頁。（3）印刷要求：雙面印刷；頁碼套正，兩面誤差不得超過2mm。印品著墨實、均勻；字面不花、不白、無斷劃。（4）裝訂要求：公文應(yīng)左側(cè)裝訂，不掉頁。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸?fù)庥喲劬鄷旧舷赂?／4處，允許誤差±4mm。平訂釘鋸與書脊間的距離為3mm～5mm。第十五頁，共八十一頁。5．公文中各要素標(biāo)識規(guī)則組成公文的各要素分為眉首、主體、版記三部分。（1）眉首公文份數(shù)序號：用阿拉伯?dāng)?shù)碼頂格標(biāo)識在版心左上角第1行。秘密等級和保密期限：標(biāo)識秘密等級，用3號黑體字，頂格標(biāo)識在版心右上角第1行，兩字之間空1字第十六頁，共八十一頁。下行、平行公文首頁格式第十七頁，共八十一頁。上報公文首頁版式第十八頁，共八十一頁。緊急程度：緊急文件有“特急”、“急件”，緊急電報有“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。標(biāo)識緊急程度，用3號黑體字，頂格標(biāo)識在版心右上角第1行，兩字之間空1行；如需同時標(biāo)識秘密等級與緊急程度，秘密等級頂格標(biāo)識在版心右上角第1行，緊急程度頂格標(biāo)識在版心右上角第2行。第十九頁，共八十一頁。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識：由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱后面加“文件”組成；對一些特定的公文可只標(biāo)識發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識上邊緣至版心上邊緣為25mm（信函為30mm，命令為20mm）。對于上報的公文，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識上邊緣至版心上邊緣為80mm。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識推薦使用小標(biāo)宋體字，用紅色標(biāo)識。字號由發(fā)文機(jī)關(guān)以醒目美觀為原則酌定，但最大不能等于或大于22mm×15mm。聯(lián)合行文時應(yīng)使主辦機(jī)關(guān)名稱在前，“文件”二字置于發(fā)文機(jī)關(guān)名稱右側(cè)，上下居中排布；如聯(lián)合行文機(jī)關(guān)過多，必須保證公文首頁顯示正文。行政機(jī)關(guān)之間聯(lián)合行文，標(biāo)注主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號。第二十頁，共八十一頁。發(fā)文字號：由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份和序號組成。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識下空2行，用3號仿宋體字，居中排布；年份、序號用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識；年份應(yīng)標(biāo)全稱（1995不能簡寫成95，2004不能寫成04），用六角中括號“〔〕”括入；序號不編虛位（即1不編為001），不加“第”字。注意：用直角中括號“茂××[2004]10號”，用小括號“茂××（2004）10號”都是不規(guī)范的。發(fā)文字號之下4mm處印一條與版心等寬的紅色反線。第二十一頁，共八十一頁。簽發(fā)人：上報的公文需標(biāo)識簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號右側(cè)。發(fā)文字號居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空1字；簽發(fā)人用3號仿宋體字，簽發(fā)人后標(biāo)全角冒號，冒號后用3號楷體字標(biāo)識簽發(fā)人姓名。如有多個簽發(fā)人（會簽人），主辦單位簽發(fā)人姓名置于第1行，其他簽發(fā)人姓名從第2行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機(jī)關(guān)順序依次順排，下移紅色反線，應(yīng)使發(fā)文字號與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行并使紅色反線與之的距離為4mm。第二十二頁，共八十一頁。（2）主體公文標(biāo)題：紅色反線下空2行，用2號小標(biāo)宋體字（常見的公文標(biāo)題一般都加粗），可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當(dāng)。主送機(jī)關(guān)：標(biāo)題下空1行，左側(cè)頂格用3號仿宋體字標(biāo)識，回行時仍頂格；最后一個主送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號。如主送機(jī)關(guān)名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時，應(yīng)將主送機(jī)關(guān)名稱移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標(biāo)識方法同抄送。第二十三頁，共八十一頁。公文正文：主送機(jī)關(guān)名稱下一行，每自然段左空2字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行（一個阿拉伯?dāng)?shù)字、年份不能分成兩行）。附件：公文如有附件，在正文下一行左空2字用3號仿宋體字標(biāo)識“附件”，后標(biāo)全角冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉伯?dāng)?shù)碼（如“附件：1．×××××”）；附件名稱后不加標(biāo)點符號。附件應(yīng)與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標(biāo)識“附件”，有序號時標(biāo)識序號；附件的序號和名稱前后標(biāo)識應(yīng)一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，應(yīng)在附件左上角第1行頂格標(biāo)識公文的發(fā)文序號并在其后標(biāo)識附件（或帶序號）。第二十四頁，共八十一頁。成文時間：以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的時間為準(zhǔn)。聯(lián)合行文一般由主辦機(jī)關(guān)首先簽署意見，協(xié)辦單位依次會簽，一般不使用復(fù)印件會簽。成文時間以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。電報，以發(fā)出日期為準(zhǔn)。標(biāo)法：用漢字將年、月、日標(biāo)全；零寫為“○”；成文時間的標(biāo)識位置見下。第二十五頁，共八十一頁。公文生效標(biāo)識：公文除“會議紀(jì)要”和以電報形式發(fā)出的以外，應(yīng)當(dāng)加蓋印章。行政機(jī)關(guān)聯(lián)合向上行文，為簡化手續(xù)和提高效率，由主辦單位加蓋印章即可；聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文機(jī)關(guān)都應(yīng)當(dāng)加蓋印章。A．單一發(fā)文印章單一機(jī)關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，只標(biāo)識成文時間。成文時間右空4字；加蓋印章應(yīng)上距正文2mm～4mm，端正、居中下壓成文時間，印章用紅色。第二十六頁，共八十一頁。公文末頁版式第二十七頁，共八十一頁。B．聯(lián)合行文印章有兩種情況：當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋兩個印章時，應(yīng)將成文時間拉開，左右各空7字；主辦機(jī)關(guān)印章在前；兩個印章均壓成文時間，印章用紅色。只能采用同種加蓋印章方式，以保證印章排列整齊。兩印章之間不相交或相切，相距不超過3mm。當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋3個以上印章時，為防止出現(xiàn)空白印章，應(yīng)將各發(fā)文機(jī)關(guān)名稱（可用簡稱）排在發(fā)文時間和正文之間。主辦機(jī)關(guān)印章在前，每排最多排3個印章，兩端不得超出版心；最后一排如余一個或兩個印章，均居中排布；印章之間互不相交或相切，在最后一排印章之下右空2字標(biāo)識成文時間。第二十八頁，共八十一頁。聯(lián)合行文末頁公文版式第二十九頁，共八十一頁。特殊情況說明：當(dāng)公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)使印章與正文同處一面，不得采取標(biāo)識“此頁無正文”的方法解決。附注：公文如有附注，用3號仿宋體字，居左空2號字加圓括號標(biāo)識在成文時間下一行。如：（此件發(fā)至縣、團(tuán)級，傳達(dá)到全體黨員）?！罢埵尽睉?yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。第三十頁，共八十一頁。（3）版記主題詞：公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注主題詞。上行文按照上級機(jī)關(guān)的要求標(biāo)注主題詞?！爸黝}詞”用3號黑體字，居左頂格標(biāo)識，后標(biāo)全角冒號詞目用3號小標(biāo)宋體字；詞目之間空1字。抄送：抄送機(jī)關(guān)指除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。公文如有抄送，在主題詞下一行；左空1字用3號仿宋體字標(biāo)識“抄送”，后標(biāo)全角冒號；回行時與冒號后的抄送機(jī)關(guān)對齊；在最后一個抄送機(jī)關(guān)后標(biāo)句號。如主送機(jī)關(guān)移至主題詞之下，標(biāo)識方法同抄送機(jī)關(guān)。第三十一頁，共八十一頁。版記示意圖第三十二頁，共八十一頁。印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時間：位于抄送機(jī)關(guān)之下（無抄送機(jī)關(guān)在主題詞之下）占1行位置；用3號仿宋體字。印發(fā)機(jī)關(guān)左空1字，印發(fā)時間右空1字。印發(fā)時間以公文付印的日期為準(zhǔn)，用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識。版記中的反線：版記中各要素之下均加一條反線，寬度同版心。版記的位置：版記應(yīng)置于公文最的一頁，版記的最后一個要素置于最后一行。印刷份數(shù)：格式?jīng)]有明文規(guī)定，根據(jù)約定俗成，一般是在最后一條反線下一行，用3號仿宋體字，置于小括號內(nèi)，右空1字。第三十三頁，共八十一頁。6．頁碼用4號半角白體阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識，置于版心下邊緣之下一行，數(shù)碼左右各放一條4號一字線，如“－1－”、“－2－”，一字線距離版心下邊緣7mm。單頁碼居右空1字，雙頁碼居左空1字。空白頁和空白頁以后的頁不標(biāo)識頁碼。第三十四頁，共八十一頁。7．公文中表格公文如需附表，對橫排A4紙型表格，應(yīng)將頁碼放在橫表的左側(cè)，單頁碼置于表的左下角，雙頁碼置于表的左上角，單頁碼表頭在訂口一邊，雙頁碼表頭在切口一邊。公文如需附A3紙型表格（大表），且當(dāng)最后一頁為A3紙型表格時，封三、封四（可放分送，不放頁碼）就為空白，將A3紙型表格貼在封三前，不應(yīng)貼在文件最后一頁（封四）上。第三十五頁，共八十一頁。8．公文的特定格式信函式格式：發(fā)文機(jī)關(guān)名稱上邊緣距上頁邊的距離為30mm，推薦用小標(biāo)宋體字，字號由發(fā)文機(jī)關(guān)酌定；發(fā)文機(jī)關(guān)全稱下4mm處為一條武文線（上粗下細(xì)），距下頁邊20mm處為一條文武線（上細(xì)下粗），兩條線長均為170mm。每行居中排28個字。（首頁不顯示頁碼）。發(fā)文機(jī)關(guān)名稱及雙線均印紅色。（發(fā)文字號置于武文線一行版心右邊緣頂格標(biāo)識。如需標(biāo)識秘密等級或緊急程度，可置于武文線下一行版心左邊緣頂格標(biāo)識）。第三十六頁，共八十一頁。信函式格式與便箋頭比較第三十七頁，共八十一頁。命令格式：命令標(biāo)識由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱加“命令”或“令”組成，用紅色小標(biāo)宋體字，字號由發(fā)文機(jī)關(guān)酌定。命令標(biāo)識上邊緣距版心上邊緣20mm，下邊緣空2行居中標(biāo)識令號；令號下空2行標(biāo)識正文；正文下一行右空4字標(biāo)識簽發(fā)人簽名章，簽名章左空2字標(biāo)識簽發(fā)人職務(wù)；聯(lián)合發(fā)布的命令或令的簽發(fā)人職務(wù)應(yīng)標(biāo)識全稱。在簽發(fā)人簽名章下一行右空2字標(biāo)識成文時間。分送機(jī)關(guān)標(biāo)識方法同抄送機(jī)關(guān)。其他要素參照相關(guān)要素說明。第三十八頁，共八十一頁。命令（令）格式第三十九頁，共八十一頁。會議紀(jì)要格式：會議紀(jì)要標(biāo)識由“××××××?xí)h紀(jì)要”組成。用紅色小標(biāo)宋體字，字號由發(fā)文機(jī)關(guān)酌定。會議紀(jì)要不加蓋印章。第四十頁，共八十一頁。（四）公文的稿本文稿與文本合稱稿本。文稿即起草文件過程中形成的歷次稿子，包括草稿和定稿。草稿按形成的先后順序分為初稿、二稿、三稿等，按用途分為修改稿、修正稿、討論稿、征求意見稿、送審稿、報批稿等。定稿又稱正稿、原稿、底稿。它是印刷文件的標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)，也是日后工作查考憑證。文本可分為正本、副本、存本、暫行本（也叫試行本）、各種文字文本。第四十一頁，共八十一頁。三、常用公文文種及其選用公文文種即公文的名稱，用以表明公文的性質(zhì)、適用范圍和作者職能權(quán)限以及制發(fā)公文的目的要求等。行政機(jī)關(guān)的13種主要公文：（一）命令（令）適用于依照有關(guān)法律公布行政法規(guī)和規(guī)章；宣布施行重大強(qiáng)制性行政措施；嘉獎有關(guān)單位及人員。類別有：公布令、任免令、授勛令、嘉獎令、指揮令、否決令、通緝令、特赦令、戒嚴(yán)令、動員令、通令、手令等。命令（令）一般由標(biāo)題（包括發(fā)文機(jī)關(guān)、事由、文種）、發(fā)文字號、正文、簽發(fā)人、日期等幾個主要部分。第四十二頁，共八十一頁。（二）決定適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷下級機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項。決定可以分為：法則性決定、重大事項決定、機(jī)構(gòu)、人事決定、具體工作決定。決定一般由標(biāo)題（包括發(fā)文機(jī)關(guān)、事由、文種）、受文單位、正文、發(fā)文機(jī)關(guān)、日期等幾個主要部分。如：國務(wù)院關(guān)于授予巴金“人民作家”榮譽(yù)稱號的決定。第四十三頁，共八十一頁。（三）公告適用于向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項。發(fā)文機(jī)關(guān)級別較高（多為省、部級以上機(jī)關(guān)）。發(fā)布的方式一般不張貼，而是通過通訊社、電臺、報刊等。如：中華人民共和國國家發(fā)展和改革委員會公告2004年第5號第四十四頁，共八十一頁。（四）通告適用于公布社會各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項。注意不要把通告寫成通知或公告。通告的范圍比公告小，各種機(jī)關(guān)單位都可以發(fā)布通告，內(nèi)容有時具有專門性（如銀行、交通方面的），事項可以一般化。發(fā)布方式多種多樣，可張貼，也可以報刊、電臺發(fā)布。報紙發(fā)布可以省略日期，因報紙有日期。第四十五頁，共八十一頁。（五）通知適用于批轉(zhuǎn)下級機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人員。通知屬發(fā)布、知照文告，針對的對象有特定范圍，一般是限于有關(guān)單位有關(guān)人員，所以叫它“限知性”公文。它的發(fā)布方式，多是內(nèi)部印發(fā)張貼，有的也可以公開張貼或公開發(fā)表于電臺、報刊。第四十六頁，共八十一頁。

通知的種類有：1．發(fā)布性通知。用于發(fā)布法規(guī)規(guī)章。2．批轉(zhuǎn)性通知。用于批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)文件。3．事項性通知。用于告知某一事項，如會議通知等。重要會議的通知屬正式公文，標(biāo)題寫明什么單位召開什么會議的通知，要編發(fā)文號。一般會議的通知屬日常事務(wù)文書，用得最多，標(biāo)題可以只寫“通知“二字，不編發(fā)文號。4．任免通知。如：關(guān)于香港特別行政區(qū)政府曾蔭培等2人職務(wù)任免的通知。5．指示性通知。對下級機(jī)關(guān)有所指示，如認(rèn)為其內(nèi)容不宜用命令或指示發(fā)布的，可以用“通知”發(fā)布。第四十七頁，共八十一頁。（六）通報適用于表彰先進(jìn)，批評錯誤，傳達(dá)重要精神或者情況。通報多限在機(jī)關(guān)體系內(nèi)部使用，屬于限知性公文。與通知相比，并非都是以上對下，不能有所部署，只能用于批評表揚和通報重要情況。

通報有三種：1．表彰性通報。表揚好人好事的，正文應(yīng)包括事實、意義、表彰決定、希望與要求等內(nèi)容；表揚先進(jìn)典型、介紹先進(jìn)經(jīng)驗的，正文應(yīng)包括事跡、經(jīng)驗、決定等內(nèi)容。如：國務(wù)院關(guān)于表彰國家科委等單位長年深入基層開展扶貧工作的通報。第四十八頁，共八十一頁。2．批評性通報。批評事故，正文要包括經(jīng)過情況、原因和決定（包括防止辦法）；批評壞典型的通報，要有清楚的情況介紹、合理的因果分析和正確的指示決定。一般有附件。如：國務(wù)院辦公廳關(guān)于浙江省蘭溪市非法成立金融機(jī)構(gòu)并引發(fā)擠兌事件的通報。3．情況通報。傳達(dá)重要情況和要各機(jī)關(guān)知道的事項。以情況為主，可以有分析、提要求。如：中共廣東省委、廣東省人民政府關(guān)于全省林業(yè)大檢查的情況通報。第四十九頁，共八十一頁。（七）議案適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務(wù)委員會提請審議事項。格式包括標(biāo)題（發(fā)文機(jī)關(guān)、事由、文種都不能省略）、原由、事項、結(jié)語（用“提請審議”字樣結(jié)尾）。如：國務(wù)院關(guān)于提請審議《中華人民共和國勞動法（草案）》的議案。（八）報告適用于向上級機(jī)關(guān)匯報工作，反映情況，答復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問。包括情況報告、工作報告、答復(fù)報告。格式包括標(biāo)題、原由、事項、結(jié)語（用“特此報告”、“專此報告”字樣結(jié)尾）。如：關(guān)于農(nóng)村中小學(xué)教育收費專項檢查情況的報告。第五十頁，共八十一頁。（九）請示適用于向上級機(jī)關(guān)請求指示、批準(zhǔn)。寫作請示必須符合的規(guī)則：一文一事、單頭請示、不越級請示、不得抄送下級機(jī)關(guān)、不得用“請示報告”字眼作標(biāo)題。請示的格式包括標(biāo)題、原由、事項、要求（結(jié)尾）。標(biāo)題一般由事由和文種構(gòu)成。原由應(yīng)有理有據(jù)、具體明白。事項應(yīng)具體，如需要多少錢、多少人等。結(jié)尾應(yīng)寫上“以上請示，請批復(fù)”、“以上請示，請審批”等專用公文術(shù)語?！罢埵尽睉?yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。第五十一頁，共八十一頁。（十）批復(fù)適用于答復(fù)下級機(jī)關(guān)的請示事項。批復(fù)必須針對請示予以答復(fù)。格式要求：1．標(biāo)題。寫成“關(guān)于×××的批復(fù)”或者“×××關(guān)于×××的批復(fù)”。如：國務(wù)院關(guān)于同意廣東省設(shè)立茂名市茂港區(qū)的批復(fù)（國函〔2001〕11號）2．原由。應(yīng)用類似“你省《關(guān)于茂名市設(shè)置茂港區(qū)的請示》（粵府〔2000〕38號）收悉”、“你局《關(guān)于上報信宜市第三中學(xué)擴(kuò)建項目可行性研究報告的請示》（信計字〔2003〕132號）收悉”作為原由。3．批復(fù)事項。表明批復(fù)的態(tài)度與意見。第五十二頁，共八十一頁。關(guān)于“批示”：與“批復(fù)”相近又直接有關(guān)的是“批示”。它是機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人對文件處理所批的意見。應(yīng)該寫在批示單上，有時批在文頭空白處。一般很簡單，如：“同意”、“中肯”、“送×××同志閱處”等，不單獨行文。內(nèi)容多的往往據(jù)以起草為“批復(fù)”或“通知”等公文，但有時也以“批示”發(fā)文?！芭尽币蚴请S文而發(fā)，其寫法除了開頭不必寫是關(guān)于何文的批示外，基本與“批復(fù)”相同。第五十三頁，共八十一頁。（十一）意見適用于對重要問題提出見解和處理辦法?！耙庖姟笨梢杂糜谏闲形?、下行文和平行文。

作為上行文，應(yīng)按請示性公文的程序和要求辦理，須經(jīng)上級批轉(zhuǎn)。所提意見如涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項，主辦部門應(yīng)當(dāng)主動與有關(guān)部門協(xié)商，取得一致意見后方可行文；如有分歧，主辦部門的主要負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)出面協(xié)調(diào)，仍不能取得一致意見時，主辦部門可以列明各方理據(jù)，提出建設(shè)性意見，并與有關(guān)部門會簽報請上級機(jī)關(guān)決定。上級機(jī)關(guān)應(yīng)對下級機(jī)關(guān)報送的“意見”作出處理或給予答復(fù)。

第五十四頁，共八十一頁。作為下行文，文中對貫徹執(zhí)行有明確要求的，下級機(jī)關(guān)應(yīng)遵照執(zhí)行；無明確要求的，下級機(jī)關(guān)可參照執(zhí)行。

作為平行文，提出的意見供對方參考。第五十五頁，共八十一頁。格式要求：1．標(biāo)題。一般采用“發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種”的模式。如：中共中央國務(wù)院關(guān)于做好2001年農(nóng)業(yè)和農(nóng)村工作的意見。2．原由。講明發(fā)布意見的背景和根據(jù)。3．事由。具體對工作指導(dǎo)的辦法和措施。4．結(jié)尾。一般為提出要求。第五十六頁，共八十一頁。（十二）函適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項。“函”作為主要文種之一，與其他主要文種同樣具有由制發(fā)機(jī)關(guān)權(quán)限決定的法律效力。函有商洽函、問答函、審批函、答復(fù)函。函的格式（在信函式格式中提到）與書信大體相同，因為是鄭重的公務(wù)，所以要有一定的格式，用語要得體，要講禮貌，不亢不卑，不能用命令的口吻、粗暴的語氣。第五十七頁，共八十一頁。主要格式：1．函頭。印有“名頭”的發(fā)函紙，單編發(fā)函號，“發(fā)文字號”中加“函”字。函號在武文線下一行版心右邊緣頂格標(biāo)識。（注意：文號有函字的不一定都是“函”，如國務(wù)院的批復(fù)用“國函”字樣）2．標(biāo)題。有兩種寫法：機(jī)關(guān)＋事由＋復(fù)函對象＋文種，事由＋文種。文種要寫明是函還是復(fù)函。標(biāo)題在函號下空一行居中標(biāo)識。3．上款。受函機(jī)關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)人。

第五十八頁，共八十一頁。4．正文?！鞍l(fā)函”大體是開頭提出問題，說明是什么事或針對、根據(jù)什么。主體表示要求，商洽什么，告知什么，請求什么，即要對方做什么。結(jié)尾要求何時答復(fù)及得體的禮貌用語，如“請大力協(xié)助為盼”，“望準(zhǔn)予××是荷”，“望能同意”，“請即函復(fù)”，“盼復(fù)”，“望早日函告”等?！皬?fù)函”與“批復(fù)”類似，說明是根據(jù)什么函所發(fā)的復(fù)函，表明態(tài)度，結(jié)尾一般用“特此函復(fù)”作結(jié)束語。第五十九頁，共八十一頁。（十三）會議紀(jì)要適用于記載、傳達(dá)會議情況和議定事項。會議紀(jì)要不加蓋印章。會議紀(jì)要是把會議整個情況和結(jié)果簡要地記下，形成文章，作為會議的一種文件，屬于議決性公文，也叫會議文件。有些重要會議，可以用決議、決定等公文鄭重發(fā)布議決的問題。有些較為一般的會議，可以采用會議紀(jì)要的形式上呈下達(dá)或公諸報端。第六十頁，共八十一頁。1．例會、辦公會議的紀(jì)要這是機(jī)關(guān)研究日常工作和日常事務(wù)的會議。大體有固定的時間，有相對固定的出席者，如市長辦公會、局務(wù)辦公會等。這類會議的紀(jì)要，往往辦成長期的，類似簡報。會議紀(jì)要版頭標(biāo)識由“××××××?xí)h紀(jì)要”組成。用紅色小標(biāo)宋體字，字號由發(fā)文機(jī)關(guān)酌定。期數(shù)在版頭下一行中間處標(biāo)明“第×期”，紅色反線上左標(biāo)編者“××××辦公室編”，右標(biāo)日期。正文內(nèi)容包括時間、地點、主持人、出席人、列席人、會議議決事項。第六十一頁，共八十一頁。2．專題性、大型會議的紀(jì)要這種會議紀(jì)要大體規(guī)格是由標(biāo)題、正文、文尾構(gòu)成。標(biāo)題有兩種寫法：一種是簡括標(biāo)明議決的問題，然后以副題寫明什么單位什么性質(zhì)的會議紀(jì)要。另一種是嚴(yán)肅樸實地寫下何種會議紀(jì)要，讓人一目了然，如《西藏工作座談會紀(jì)要》、《廣東、福建兩省座談會紀(jì)要》等。標(biāo)題下面注明日期。文尾，除公開發(fā)布外，作為文件發(fā)布或上送下達(dá)，要按公文要求注明主送、抄送、發(fā)送的范圍。第六十二頁，共八十一頁。黨的機(jī)關(guān)公文與國家行政機(jī)關(guān)公文比較黨的機(jī)關(guān)公文國家行政機(jī)關(guān)公文處理依據(jù)中國共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理條例國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法用紙規(guī)格16開型或A4型A4型種類14種：決議、決定、指示、意見、通知、通報、公報、報告、請示、批復(fù)、條例、規(guī)定、函、會議紀(jì)要13種：命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀(jì)要緊急程度文件：特急、加急，電報：特急、加急、平急文件：特急、急件，電報：特提、特急、加急、平急，標(biāo)右上角。信函標(biāo)在武文線下一行左邊。密級位置份號下方（首頁左上角）右上角，信函在武文線下左邊。成文日期無規(guī)定，多用阿拉伯?dāng)?shù)字漢字第六十三頁，共八十一頁。對國家行政機(jī)關(guān)的主要公文種類中沒有“條例”、“規(guī)定”，大家可能會有疑問：剛才講到命令（令）的格式時，溫家寶簽署的國務(wù)院令第375號公布《工傷保險條例》、黃華華簽署的廣東省人民政府令第81號發(fā)布《廣東省計算機(jī)信息系統(tǒng)安全保護(hù)管理規(guī)定》，這些不是行政機(jī)關(guān)的條例、規(guī)定嗎？其實，這些都是作為命令（令）的附件下發(fā)的。第六十四頁，共八十一頁。四、公文寫作的基本要求公文是一種特殊的文章，除了必須遵從諸如文通、字順、觀點與材料統(tǒng)一、層次分明、結(jié)構(gòu)合理等文章寫作通則之外，公文寫作還應(yīng)遵循以下一些基本要求：（一）合“法”（二）求實（三）合體（四）簡明第六十五頁，共八十一頁。（五）嚴(yán)謹(jǐn)（六）準(zhǔn)確（七）規(guī)范（八）完整（九）清晰第六十六頁，共八十一頁。五、行文規(guī)則（一）遵守行文規(guī)則的客觀必要性加強(qiáng)對文件傳遞過程的控制，使文件的行文方向正確，傳遞速度合理，保證文件能夠準(zhǔn)確、可靠、快捷、有效地到達(dá)目的地；使機(jī)關(guān)之間相互行文有法可依，有規(guī)可循，從而維護(hù)正常的行文秩序，防止行文紊亂；精簡公文，簡化手續(xù)，提高機(jī)關(guān)工作效率。第六十七頁，共八十一頁。（二）行文規(guī)則的主要內(nèi)容1．根據(jù)機(jī)關(guān)之間的工作關(guān)系準(zhǔn)確行文機(jī)關(guān)之間的工作關(guān)系主要有四種類型：（1）領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系：（2）指導(dǎo)與被指導(dǎo)關(guān)系：（3）平行關(guān)系：（4）不相隸屬關(guān)系：第六十八頁，共八十一頁。機(jī)關(guān)之間的工作關(guān)系決定了公文傳遞的方向：處于領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)地位的上級機(jī)關(guān)可以向被領(lǐng)導(dǎo)或被指導(dǎo)的下級機(jī)關(guān)主送下行文；被領(lǐng)導(dǎo)、被指導(dǎo)的下級機(jī)關(guān)應(yīng)向上級領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)機(jī)關(guān)主送上行文；具有平行關(guān)系或其他不相隸屬關(guān)系的機(jī)關(guān)之間相互主送平行文。第六十九頁，共八十一頁。2．選擇適宜的行文方式，一般不得越級行文3．正確選擇主送機(jī)關(guān)與抄送機(jī)關(guān)下列情況不得抄送：（1）請示在上報同時不得向下級機(jī)關(guān)抄送；（2）接受抄送的機(jī)關(guān)不得再向其他機(jī)關(guān)抄送；（3）凡與公文辦理無關(guān)的機(jī)關(guān)一律不得抄送。

第七十頁，共八十一頁。4．堅持“黨政分開”的原則5．聯(lián)合行文時，作者應(yīng)是“同級機(jī)關(guān)”6．行文前必須對有關(guān)問題協(xié)商一致7．嚴(yán)格控制公文數(shù)量，簡化行文手續(xù)第七十一頁，共八十一頁。（三）行政機(jī)關(guān)公文行文規(guī)則1．行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重效用。2．行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，一般不得越級請示和報告。3．政府各部門依據(jù)部門職權(quán)可以相互行文和向下一級政府的相關(guān)業(yè)務(wù)部門行文；除以函的形式商洽工作、詢問和答復(fù)問題、審批事項外，一般不得向下一級政府正式行文。部門內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)除辦公廳（室）外不得對外正式行文。第七十二頁，共八十一頁。4．同級政府、同級政府各部門、上級政府部門與下一級政府可以聯(lián)合行文；政府與同級黨委和軍隊機(jī)關(guān)可以聯(lián)合行文；政府部門與相應(yīng)的黨組織和軍隊機(jī)關(guān)可以聯(lián)合行文；政府部門與同級人民團(tuán)體和具有行政職能的事業(yè)單位也可以聯(lián)合行文。5．屬于部門職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，應(yīng)當(dāng)由部門自行行文或聯(lián)合行文。聯(lián)合行文應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。須經(jīng)政府審批的事項，經(jīng)政府同意也可以由部門行文，文中應(yīng)當(dāng)注明經(jīng)政府同意。6．屬于主管部門職權(quán)范圍內(nèi)的具體問題，應(yīng)當(dāng)直接報送主管部門處理。第七十三頁，共八十一頁。7．?dāng)M制公文，對涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項，主辦部門應(yīng)當(dāng)主動與有關(guān)部門協(xié)商，取得一致意見后方可行文；如有分歧，主辦部門的主要負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)出面協(xié)調(diào)，仍不能取得一致時，主辦部門可以列明各方理據(jù)，提出建設(shè)性意見，并與有關(guān)部門會簽后報請上級機(jī)關(guān)協(xié)調(diào)或裁定。部門之間對有關(guān)問題未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上級機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)責(zé)令糾正或撤銷。8．向下