企業(yè)檔案管理程序

25．檔案管理程序目的和范圍：建立公司檔案立卷、歸檔、整理、保管、利用、銷毀等程序，確保公司檔案完整、齊全、高質(zhì)，檔案資源得到妥善保管、有效利用和持續(xù)補(bǔ)充。該程序適用于以上環(huán)節(jié)所涉及的相關(guān)部門及個(gè)人。職責(zé)：2.1公司檔案按統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的辦法進(jìn)行組織管理，即圖書(shū)檔案室（隸屬人力資源部）負(fù)責(zé)公司檔案的總體管理，部門資料員負(fù)責(zé)本部門的立卷歸檔工作，圖書(shū)檔案室對(duì)各部室進(jìn)行業(yè)務(wù)上的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。2.2鑒于財(cái)務(wù)檔案的特殊性，公司財(cái)務(wù)檔案（包含各類合同）由財(cái)務(wù)計(jì)統(tǒng)部自管，圖書(shū)檔案室提供存放點(diǎn)。使用時(shí)，由財(cái)務(wù)計(jì)統(tǒng)部指定專人調(diào)檔。2.3鑒于人事檔案的特殊性，公司人事檔案由人力資源部人力資源口自管，人力資源部經(jīng)理指定專人按集中管理、嚴(yán)格保密的原則進(jìn)行管理。流程：3.1檔案分類：文書(shū)檔案：即在公司管理過(guò)程中產(chǎn)生的有保存價(jià)值的普發(fā)性內(nèi)外部文件?；n案：即以竣工圖為核心的在工程建設(shè)過(guò)程中形成的專業(yè)材料。財(cái)務(wù)檔案：即在公司經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中產(chǎn)生的會(huì)計(jì)憑證、帳簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料。人事檔案：即公司員工在應(yīng)聘、轉(zhuǎn)正、考評(píng)等人事活動(dòng)中形成的反映個(gè)人基本情況、工作表現(xiàn)的個(gè)人資料。、3.1.5經(jīng)營(yíng)銷售檔案：即公司房產(chǎn)經(jīng)營(yíng)銷售活動(dòng)中產(chǎn)生的具有保留和存查價(jià)值的歷史記錄，如合同評(píng)審記錄、商品房預(yù)售合同、客戶檔案、市場(chǎng)調(diào)研資料、樓盤宣傳資料等。3.1.6客戶服務(wù)檔案：即公司在提供客戶服務(wù)過(guò)程中形成的具有保留和存查價(jià)值的歷史記錄，如客戶投訴記錄、處理方案、落實(shí)反饋記錄、客戶滿意度調(diào)查與分析記錄等。3.1.7對(duì)外聯(lián)絡(luò)檔案：即公司在項(xiàng)目報(bào)批報(bào)建過(guò)程中形成的具有保留和存查價(jià)值的歷史記錄。如政府和公共事業(yè)單位的批文、文件和專題會(huì)議紀(jì)要等。3.1.8聲像檔案：即在公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的有保存價(jià)值的、以音像或圖象記錄在特殊載體上的并配有文字說(shuō)明的歷史記錄。3.2具體管理：立卷歸檔：各部室資料員在每年年初，根據(jù)以往本部門文件運(yùn)轉(zhuǎn)情況，預(yù)計(jì)當(dāng)年可能形成的文件，擬制或修訂立卷類目，如人力資源部可制定“人事行政發(fā)文”、“周記”等，并將空白的文件清單置于該類目文件的最前面。秘辛各部室資料員在每年年初，根據(jù)以往本部門文件運(yùn)轉(zhuǎn)情況，預(yù)計(jì)當(dāng)年可能形成的文件，擬制或修訂立卷類目，如人力資源部可制定“人事行政發(fā)文”、“周記”等，并將空白的文件清單置于該類目文件的最前面。隨時(shí)將已發(fā)放完畢的文件按已編好的類目及時(shí)歸入卷內(nèi)，并按文件收進(jìn)順序隨時(shí)填寫文件清單。隨時(shí)將已發(fā)放完畢的文件按已編好的類目及時(shí)歸入卷內(nèi)，并按文件收進(jìn)順序隨時(shí)填寫文件清單。一個(gè)較長(zhǎng)時(shí)間段后，對(duì)手頭上的所有文件進(jìn)行清理，對(duì)不需歸卷的文件材料另備文件夾單獨(dú)存放一個(gè)較長(zhǎng)時(shí)間段后，對(duì)手頭上的所有文件進(jìn)行清理，對(duì)不需歸卷的文件材料另備文件夾單獨(dú)存放文書(shū)檔案每2年為一個(gè)歸檔周期。各部室資料員在逢偶數(shù)年的6月底，將前兩年形成的文件整理后向圖書(shū)檔案室移交。聲像檔案的歸檔時(shí)間同文書(shū)檔案。文書(shū)檔案每2年為一個(gè)歸檔周期。各部室資料員在逢偶數(shù)年的6月底，將前兩年形成的文件整理后向圖書(shū)檔案室移交。聲像檔案的歸檔時(shí)間同文書(shū)檔案。單位工程預(yù)決算可在清尾款后半年內(nèi)歸檔。財(cái)務(wù)檔案在會(huì)計(jì)年度終了后，暫由財(cái)務(wù)計(jì)統(tǒng)部保管3年后再存放于圖書(shū)檔案室。基建檔案在竣工決算工作完成后兩個(gè)月內(nèi)歸檔，項(xiàng)目前期資料一年后歸檔。術(shù)幸剩B采．戒要求澡：微戀a進(jìn)．各部室向邀圖書(shū)檔案室兼移交檔案時(shí)磁，均需附上防移交清單一松式兩份。移餅交時(shí)，交接律雙方據(jù)此進(jìn)皇行清點(diǎn)簽收綱，并各自保在存一份。（扒移交清單即贊文件清單）究各部室向圖厭書(shū)檔案室移累交檔案時(shí)要?jiǎng)?chuàng)做到種類齊養(yǎng)全、份數(shù)完服整，圖書(shū)檔艱案室不接收鑼未經(jīng)系統(tǒng)整么理的零散文婦件?？v文件在各部徹室保存階段拳，要注意保乖持字跡清晰深、份數(shù)完整鼻，防止發(fā)生客霉變等。復(fù)士寫件、圓珠橫筆書(shū)寫件或耗件等均東應(yīng)重新復(fù)印刮存檔。滲各部室可根脾據(jù)實(shí)際工作唐需要保存文綱件，但向檔壘案室移交檔百案時(shí)，則應(yīng)奮按規(guī)定的歸掏檔范圍進(jìn)行脖。姓a厭）總經(jīng)理室女：會(huì)議紀(jì)要于、董事會(huì)文昂件、訴訟文銷書(shū)、項(xiàng)目策神劃與年度計(jì)漂劃文件、有徑關(guān)公司送交皇的文件、各孫部門送交的棒文件、外來(lái)欲文件、外送益文件、大事漠記等；兄b)異人力資源部燦：人事行政愈發(fā)文、企業(yè)息設(shè)立與登記繁材料、員工慨的人事資料克（應(yīng)聘表、偶編制表、工貨資單、培訓(xùn)陣記錄等）、腫內(nèi)部刊物等橫；問(wèn)c)榜工程材料部院：前期文件唱、施工文件綱、竣工文件嫌、竣工圖和寒聲像材料（釋亦即內(nèi)業(yè)資短料、竣工資誘料、設(shè)備說(shuō)幣明書(shū)等）；鏈其中前期文兆件由工程部愧負(fù)責(zé)收集，始竣工圖由施覽工單位負(fù)責(zé)客編制；文書(shū)純?nèi)缤馑臀募ァ⑼鈦?lái)文件蒸、有關(guān)人員熟出差帶回來(lái)我的文件等；悄d)隊(duì)財(cái)務(wù)計(jì)統(tǒng)部跡：財(cái)會(huì)檔案頭見(jiàn)第三層次佛文件《財(cái)務(wù)加檔案管理程雜序》；堆審計(jì)核算部初：決算資料妙、簽價(jià)單、嘉外送文件、腿外來(lái)文件等閃；茄經(jīng)營(yíng)銷售部狐：合同評(píng)審抓記錄、售樓奶合同、協(xié)議露、廣告宣傳窄資料、客戶啞資料、市場(chǎng)萄調(diào)研資料、憂外送文件、縮外來(lái)文件等荷；場(chǎng)設(shè)計(jì)研發(fā)部別：工程地質(zhì)商勘察報(bào)告、廉方案設(shè)計(jì)圖言紙和說(shuō)明、章擴(kuò)初設(shè)計(jì)圖喜紙和說(shuō)明、泳勘察設(shè)計(jì)報(bào)木告及招標(biāo)文纖件（標(biāo)書(shū)、賭合同等）、滲工程設(shè)計(jì)概晴算說(shuō)明、各左項(xiàng)目往來(lái)文殺件（、競(jìng)工作聯(lián)系函逝等）、施工蓮設(shè)計(jì)圖紙和笛說(shuō)明、設(shè)計(jì)吸變更、設(shè)計(jì)衛(wèi)合同、外送肅文件、外來(lái)朵文件等。腥對(duì)外聯(lián)絡(luò)部束：聯(lián)絡(luò)函、倚活動(dòng)計(jì)劃、值外送文件、意外來(lái)文件等時(shí)。仍客戶服務(wù)部匆：客戶投訴膏記錄、處理饅方案、落實(shí)假反饋記錄、瞞客戶滿意度本調(diào)查及分析榜記錄等。整理上架：組卷：通過(guò)鑒定的文件材料嚴(yán)格按規(guī)定排列、打號(hào)、裝訂、著錄并制作卷內(nèi)目錄，組成案卷。鑒定：對(duì)各部室移交的檔案，圖書(shū)檔案室檔案員要重新審查其價(jià)值性，并剔除無(wú)保存價(jià)值的文件材料。柜A.紡肺流程組卷：通過(guò)鑒定的文件材料嚴(yán)格按規(guī)定排列、打號(hào)、裝訂、著錄并制作卷內(nèi)目錄，組成案卷。鑒定：對(duì)各部室移交的檔案，圖書(shū)檔案室檔案員要重新審查其價(jià)值性，并剔除無(wú)保存價(jià)值的文件材料。造冊(cè)：制作全引目錄和案卷目錄，形成保管清冊(cè)。造冊(cè)：制作全引目錄和案卷目錄，形成保管清冊(cè)。上架：上架：案卷按檔號(hào)順序豎放在密集架上，一般小號(hào)在左，大號(hào)在右，自上而下。亞B．容要求：?jiǎn)蔭.稼卷內(nèi)文件的冬排列應(yīng)條理帳系統(tǒng)。文書(shū)揉檔案按時(shí)間初順序依次排酸列，具有密致切聯(lián)系的文倆件應(yīng)依一定察的次序排列貨在一起，即蘆批復(fù)在前、別請(qǐng)示在后；挪正件在前、鋼附件在后；貼基建檔案的孫卷內(nèi)排列順惑序?yàn)槲那皥D乘后。割b.士不同保存價(jià)吧值的文件應(yīng)慣分開(kāi)組卷。柔c.德凡有肯文字部分的作均應(yīng)打上號(hào)垂碼（采用打貌號(hào)機(jī)，正面免右上角，背睬面左上角）支。標(biāo)d.餃文件材料裝地訂前應(yīng)剔除滅金屬物。喝e.亡圖紙采用手枝風(fēng)琴式折疊報(bào)法，規(guī)格為廣30cm夢(mèng)×據(jù)21cm疼；裝訂邊應(yīng)廚加墊紙以使臣左右平整并西注意露出圖戚標(biāo)。叔3.汽2.3私保管谷：跳A.撇耀庫(kù)房管理：擔(dān)a葵.晴庫(kù)房應(yīng)集中親布置、自成漫一區(qū)，不堆籃放與檔案資木料無(wú)關(guān)的物懂品，不從事愁與庫(kù)房管理瘋無(wú)關(guān)的活動(dòng)攻；庫(kù)內(nèi)檔案秩必須按順號(hào)傘上架，不得趟錯(cuò)架、亂架缺；鳥(niǎo)b芝.估除檔案員外濃，非檔案人喝員不得隨意蠻出入庫(kù)房，勁確需進(jìn)庫(kù)的統(tǒng)（如維修庫(kù)奴房或設(shè)備等除），則須有曾檔案員陪同糊并相伴始終姨；坐c摔.度庫(kù)房設(shè)有中總央空調(diào)、除脈濕機(jī)、溫濕福度測(cè)量?jī)x和串消防噴淋等自設(shè)備，檔案絡(luò)員要定期檢秩查，以確保示以上設(shè)施的才安全有效；動(dòng)d張.驢隨時(shí)注意庫(kù)景房溫濕度的拴具體指數(shù)，瘡務(wù)必使溫度坦保持在堂14聰0馬C孝~20策0汽C，相對(duì)濕內(nèi)度冤50%~6袋5%密；薦e五.智檔案入庫(kù)前跳要進(jìn)行嚴(yán)格襖的檢疫工作暢，特別注意依檢查易于生幟蟲(chóng)的部位；稿同時(shí)對(duì)檔案摩必須進(jìn)行定棚期的防疫檢狗查，有計(jì)劃蝴、分期分批卡地對(duì)檔案進(jìn)稈行翻動(dòng)；用f混.尿每月中旬定歲期對(duì)庫(kù)房進(jìn)訓(xùn)行清掃擦拭升，包括擦洗斜密集架、地蝕面、門窗等雅，特別是對(duì)病一些小角落屢、縫隙要進(jìn)典行清潔消毒灶以防害蟲(chóng)滋遭生；政g.優(yōu)檔案員離開(kāi)昏庫(kù)房時(shí)應(yīng)隨哭手鎖門，并歉注意檢查庫(kù)制房門窗的緊幼閉性；預(yù)h.邁公司采用移光動(dòng)式密集架陶作為檔案裝柄具。檔案按璃部室存放，弱密集架的編躍號(hào)及檔案的慣存放順序?yàn)槌弊蚤T口起，跨從左自右，暴從上到下。持優(yōu)B.晃流動(dòng)中的安霧全防護(hù)：缺燥a.體檔案在庫(kù)房含外未被使用攻時(shí)，不允許袖長(zhǎng)時(shí)間攤放衰在桌子上，悶而應(yīng)及時(shí)放釀入庫(kù)房或?qū)；⒂玫墓褡又袛y鎖好，更不擇準(zhǔn)擅自帶離朗規(guī)定的使用鴉場(chǎng)所；昏泡b.篇未經(jīng)許可，乞利用者不得碎將所借檔案誕轉(zhuǎn)借他人，刪以防泄密；僻圖c.希未經(jīng)許可，啊利用者不得幼擅自拍照、膀抄錄、復(fù)印瓜；仗阿d.予盡量減少檔漫案原件在同戰(zhàn)一使用人手僚中的滯留時(shí)囑間，以防因秋檔案外借時(shí)跨間過(guò)長(zhǎng)而出躬現(xiàn)的泄密現(xiàn)久象。茄破內(nèi)提供利用：殘A澇．炎選加強(qiáng)基礎(chǔ)工叫作：癥編制必要的蒙全引目錄和鵝案卷目錄，您為檔案用戶輸提供必要的示檢索工具；扶安裝使用快廊捷便利的檔偵案管理軟件氏，提高查檔懼效率；抽開(kāi)辟閱覽室院，向檔案用兄戶提供檔案吧信息。揉B畫．仍開(kāi)展查借服艦務(wù)：借閱：掛公司內(nèi)部人山員借閱檔案戶的，須填寫牌《檔案借閱籮登記表》，釀閱畢及時(shí)歸絞還；歸還時(shí)昂，管理人員林必須當(dāng)面清畢點(diǎn)檔案頁(yè)數(shù)幻，之后再入層庫(kù)；尸非公司人員筑借閱檔案的憂，須持有關(guān)叢單位介紹信改，并經(jīng)公司喝相關(guān)部門主醋管同意后方梨可借閱；狂借閱者必須哈愛(ài)護(hù)所查閱丈的檔案，不文得在檔案上瑞涂改、勾劃纖、圈點(diǎn)或做用其他各種標(biāo)蜂記；不得撕戒去檔案內(nèi)頁(yè)搖；脂借閱者不得剛在閱覽室吸幣煙、大聲喧蛇嘩。借出：勞檔案枝使用人卻如需借出檔吼案，須填寫悶《檔案借出君登記表》，便并按規(guī)定于社1釣周內(nèi)歸還，蹦不能及時(shí)歸遮還的，經(jīng)檔嶄案員同意可譜辦理續(xù)借手足續(xù)；歸還時(shí)巖，檔案管理染人員必須當(dāng)蜘面確認(rèn)檔案炊完整性后方些可入庫(kù)。蔽非公司人員獅若需借出檔盆案，須持有再關(guān)單位介紹從信，并征得關(guān)公司相關(guān)部?jī)x門主管同意釀后，方可借攔出；質(zhì)借出人員須廢妥善保管好晃檔案，不得兄遺失、抽換汽、拆散、涂膝改、轉(zhuǎn)借，頃并負(fù)有保密扁的完全責(zé)任拴。復(fù)?。和聶n案使用人右若需復(fù)印檔蠶案資料的，僚須經(jīng)檔案員壘同意；售圖紙資料若密需借出復(fù)印具的，須經(jīng)檔疊案員同意并象嚴(yán)格控制復(fù)簡(jiǎn)印飯份數(shù)。等侄今銷毀桿：A．流程：圖書(shū)檔案室檔案員將確認(rèn)銷毀的檔案材料登記在《檔案銷毀清冊(cè)》上，并組織銷毀圖書(shū)檔案室檔案員每?jī)赡陮?duì)已到保管期限的檔案資料進(jìn)行復(fù)查復(fù)查結(jié)果上報(bào)人力資源部經(jīng)理審批圖書(shū)檔案室檔案員將確認(rèn)銷毀的檔案材料登記在《檔案銷毀清冊(cè)》上，并組織銷毀圖書(shū)檔案室檔案員每?jī)赡陮?duì)已到保管期限的檔案資料進(jìn)行復(fù)查復(fù)查結(jié)果上報(bào)人力資源部經(jīng)理審批肥希犬盜攜沫遣孝作唯然波B個(gè)．鄭閱要求：祥準(zhǔn)備銷毀的暖檔案材料在簽未批準(zhǔn)前應(yīng)副單獨(dú)保管；敢批準(zhǔn)銷毀的網(wǎng)檔案可送造護(hù)紙廠作原料攏或用碎紙機(jī)譯銷毀，嚴(yán)禁傲將需要銷毀握的檔案作其帳他用途，更宰不允許出賣淚。咸檔案銷毀時(shí)肉，須有兩人餐以上監(jiān)銷，促并在銷毀清找冊(cè)上簽字以訪示負(fù)責(zé)。畫側(cè)相關(guān)文件：介4.1糞《融僑集團(tuán)厲檔案管理辦朱法》之《檔俗案保管期限齊表》翠4.2滿《融僑集團(tuán)招人力資源管盯理體系》之鼠《人事檔案跟控制程序》暢4.3灣《財(cái)務(wù)檔案戶管理制度》捉5帆．摩征相關(guān)表單：雀5.1問(wèn)文件清單驕/移交清單弊（具體見(jiàn)《拾文件管理程歉序》）微5.2為檔案借閱登渴記表辨墾5.3員檔案借出登懇記表啦5.4明檔案銷毀清午冊(cè)蝕包秋偵霞形日期：湖2002.枝4.22膜林立煎強(qiáng)運(yùn)日期：拘2002.燥4.2認(rèn)8昂林盛權(quán)數(shù)日期：掛200傻2工.山4寺.搖30群非舊趕融僑/元洪嚷房地產(chǎn)有限臘公司檔案借撫閱