國外著名企業(yè)檔案網(wǎng)站建設(shè)情況分析

國外著名企業(yè)檔案網(wǎng)站建設(shè)情況分析

隨著企業(yè)信息化水平越來越高，國外企業(yè)檔案館也加入了企業(yè)信息化隊(duì)伍中。筆者通過Google查詢幾個(gè)有代表性的企業(yè)檔案網(wǎng)站，對其建設(shè)情況做一些比較分析，以點(diǎn)帶面總結(jié)國外企業(yè)檔案網(wǎng)站建設(shè)的成功經(jīng)驗(yàn)，以期為我國企業(yè)檔案網(wǎng)站建設(shè)提供一些思路和參考。本文選取4個(gè)美國企業(yè)和1個(gè)加拿大企業(yè)的檔案網(wǎng)站，從用戶在企業(yè)檔案網(wǎng)站的體驗(yàn)來介紹國外企業(yè)檔案網(wǎng)站的建設(shè)情況。一、國外著名企業(yè)檔案網(wǎng)站的選擇選擇的5個(gè)檔案網(wǎng)站建站主體分別是可口可樂公司(Coca-Cola)、IBM、迪斯尼(Disney)、時(shí)代周刊(TimeMagazine)、加拿大廣播公司(CBC)，這5個(gè)檔案館資源豐富，同時(shí)檔案信息、化程度處于領(lǐng)先水平。1、可口可樂公司檔案網(wǎng)站(HistoryofCoca-Cola)可口可樂公司檔案館資源豐富，征集許多與公司有關(guān)的檔案，其網(wǎng)址為/heritage/ourheritage.html。館長庫爾茨于1970年4月在美國檔案專業(yè)雜志上撰文《商業(yè)檔案在企業(yè)中的作用》，指出檔案資源是開發(fā)市場的工具，它可以幫助企業(yè)了解自己的歷史，認(rèn)識過去，掌握現(xiàn)在，預(yù)測未來。①從其網(wǎng)站名稱“可口可樂公司的歷史(HistoryofCoca-Cola)”也可以看出是介紹企業(yè)歷史與文化，對企業(yè)發(fā)展有著領(lǐng)航作用。2、IBM公司檔案網(wǎng)站(IBMArchive)IBM公司檔案館成立于1964年,館藏檔案共有10000立方英尺，包括3000張照片、5000盒聲像檔案、2000件展品。②該公司用先進(jìn)實(shí)用的國際管理思想，創(chuàng)造性幫助無數(shù)企事業(yè)單位成功實(shí)現(xiàn)信息化，如“杭州檔案局在IBM的內(nèi)容管理平臺上構(gòu)建一個(gè)基于網(wǎng)絡(luò)的現(xiàn)代化網(wǎng)上數(shù)字檔案館”，③所以IBM公司自己的檔案館信息化程度可見一斑，網(wǎng)址為/ibm/history/。3、迪斯尼公司檔案網(wǎng)站(DisneyArchive)迪斯尼檔案館是在1970年由DaveSmith創(chuàng)建，該館收集了自公司成立以來所有資料，從最早的米老鼠卡通片、《汽船威利》的原始畫稿到最早的消費(fèi)品——米老鼠手表。該館網(wǎng)站(Disneyarchive,/vault/archives/today.html)上有著豐富的人物介紹、電影在線和反面人物歷史，可以說是迪斯尼公司參考工具，包括傳記、影片記錄、獲獎年表、迪斯尼字母檢索、歷史剪影，以及館長DaveSmith匯編的迪斯尼官方百科全書(DisneyAtoZ：TheOfficialEncyclopedia)等。4、時(shí)代周刊檔案網(wǎng)站(TimeMagazineArchive)美國出版的時(shí)代周刊雜志(TimeMagazine)，被譽(yù)為當(dāng)代最具代表性與影響力的刊物。該公司檔案館非常注重為企業(yè)自身服務(wù)，為地方政府、司法立法服務(wù)，注重檔案的原始屬性，強(qiáng)調(diào)利用的功能。④該館網(wǎng)址為/time/archive，在網(wǎng)站上可以瀏覽自1923年創(chuàng)立以來的所有電子版的刊物。5、CBCArchiveCBC(全稱CanadianBroadcastingCorporation)是加拿大廣播公司，亦是加拿大歷史最悠久的廣播業(yè)者。CBC檔案館有著豐富的歷史資源，其網(wǎng)址為http://archives.cbc.ca/，網(wǎng)站可以觀看、重聽開播以來的所有電視、電臺節(jié)目。二、國外企業(yè)檔案網(wǎng)站建設(shè)情況分析1、類目設(shè)置企業(yè)檔案網(wǎng)站是通過一定的方式將館藏資源有組織地再現(xiàn)于網(wǎng)絡(luò)上，其中一級類目的設(shè)置是檔案信息資源組織的重要體現(xiàn)，用戶通過瀏覽類目設(shè)置就能直觀地了解網(wǎng)站主要信息資源，這5個(gè)檔案網(wǎng)站一級類目設(shè)置情況如表1?？v觀一級類目(表1)可知，一級類目的設(shè)置遵循著檔案網(wǎng)站建設(shè)目的的原則，或是檔案網(wǎng)站定位的原則，即宣傳企業(yè)歷史與文化，以及提供檔案信息資源。鑒于能夠在互聯(lián)網(wǎng)上瀏覽的企業(yè)檔案網(wǎng)站是開放的網(wǎng)站，宣傳企業(yè)形象和擴(kuò)大企業(yè)品牌影響力的目的是顯而易見的。點(diǎn)擊時(shí)代周刊檔案網(wǎng)站上“檔案(Archive)”欄目，可檢索到自該刊物成立以來所有雜志內(nèi)容；在CBC檔案網(wǎng)站上“目錄(Categories)”欄目中可瀏覽關(guān)于經(jīng)濟(jì)金融、藝術(shù)與娛樂、環(huán)境、健康、生活風(fēng)格、政策、科學(xué)技術(shù)、社會、體育、戰(zhàn)爭與沖突等各個(gè)專題的電視、廣播節(jié)目，顯然這是為用戶提供檔案信息資源。2、企業(yè)檔案網(wǎng)站信息資源(1)資源豐富、形式多樣。網(wǎng)站信息資源是企業(yè)檔案網(wǎng)站的血肉，不僅在內(nèi)容、數(shù)量上都應(yīng)該盡可能豐富，而且展現(xiàn)形式也應(yīng)該多樣化。如IBM檔案網(wǎng)站的“展覽(Exhibits)”欄目中有市場營銷、人物、產(chǎn)品服務(wù)等展覽，“文件(Documents)”欄目中收集了字典IBM和電腦術(shù)語、IBM公司介紹、管理原則和實(shí)踐等；在資源類型上除了文本文件外，還有多媒體文件，如1937年ThomsWatson談?wù)揑BM的成長和機(jī)遇等。(2)滲透整合意識。整合的過程就是把相互獨(dú)立的、多元異構(gòu)的、分散的檔案網(wǎng)站信息資源，通過整合形成一個(gè)統(tǒng)一的檔案網(wǎng)站信息資源的整體或是利用平臺；其目的是提高用戶的檢索速度和檢索效率，滿足用戶的利用需求。⑤瀏覽這個(gè)5企業(yè)檔案網(wǎng)站，不難發(fā)現(xiàn)其網(wǎng)站信息資源具有整合意識。以CBC檔案網(wǎng)站為例，其“目錄(Categories)”分成諸多類目(如上文所述)，而“戰(zhàn)爭與沖突(War&Conflict)”欄目中可搜索到眾多專題，如“1991海灣戰(zhàn)爭(GulfWar)”、“內(nèi)戰(zhàn)(CivilWar)”、“冷戰(zhàn)(ColdWar)”等，這說明該公司檔案館按主題內(nèi)容整合所有相關(guān)專題的電視、廣播資源。3、特色服務(wù)企業(yè)檔案網(wǎng)站在提供一般性服務(wù)(如展覽、檔案檢索等)的同時(shí)，增加特色服務(wù)，為檔案網(wǎng)站增添色彩，有助于吸引更多的用戶，也能更好地服務(wù)用戶。(1)重視教育。重視中小學(xué)教育一直是西方檔案網(wǎng)站的特色之一，國外企業(yè)檔案網(wǎng)站也不例外。如CBC檔案網(wǎng)站的“學(xué)習(xí)(Learn)”專欄為中小學(xué)教師提供免費(fèi)教學(xué)素材，在導(dǎo)讀課堂中介紹了加拿大的神圣作家馬格麗特勞倫斯(MargaretLaurence)、1939-1945二戰(zhàn)、開展數(shù)字化時(shí)代——加拿大衛(wèi)星等。(2)人性化服務(wù)。人性化服務(wù)是國外企業(yè)服務(wù)最基本要求，在企業(yè)檔案網(wǎng)站也展現(xiàn)了人性化設(shè)計(jì)。其具體體現(xiàn)在：第一，網(wǎng)頁字體選擇功能。第二，會員化管理，如CBC檔案網(wǎng)站設(shè)置了個(gè)人賬號注冊及登入欄目，同時(shí)可使用RSS訂閱在不打開網(wǎng)站內(nèi)容頁面的情況下就能快速獲取網(wǎng)站信息，并給注冊用戶定期寄發(fā)最新信息。第三，設(shè)置了各種方便用戶快捷地瀏覽網(wǎng)站的欄目，例如時(shí)代周刊檔案網(wǎng)站上推薦最受歡迎的節(jié)目、熱點(diǎn)收藏等，還設(shè)置了“搜索提示(SearchTips)”、“瀏覽小貼士(BrowseTips)”等欄目。(3)檢索智能化。譬如CBC檔案網(wǎng)站不僅設(shè)置了站外檢索，也有站內(nèi)的高級檢索，可以在不同數(shù)據(jù)庫(主題、電臺剪輯、電視剪輯、教育活動和做客人物和CBC的大人物)從關(guān)鍵詞、人名、節(jié)目、時(shí)間和活動等角度檢索。(4)休閑娛樂。檔案網(wǎng)站提供休閑娛樂，使其專業(yè)性有所減弱，有利于向公眾推廣。如可口可樂公司檔案網(wǎng)站設(shè)置了“供娛樂(JustForFun)”，有食譜、關(guān)于可口可樂的故事、測試您的可口可樂智商、可口可樂世界等欄目；同時(shí)也設(shè)置了收藏俱樂部欄目，有展示藏品、分享收藏的快樂，其目的是為了激發(fā)可口可樂商品銷售額的增長。4、謹(jǐn)慎對外開放IBM檔案網(wǎng)站上有許可使用和索取資料的要求。在對外提供利用方面，IBM公司檔案館持謹(jǐn)慎的態(tài)度，凡是涉及公司商業(yè)秘密的文件一律不向外界提供?，F(xiàn)有檔案數(shù)量的50％是可以對外開放的，對外服務(wù)方式主要是：函調(diào)、發(fā)E-mail；其利用者主要是歷史研究人員、新聞記者，特別強(qiáng)調(diào)對新聞記者的利用需求應(yīng)謹(jǐn)慎對待，以免發(fā)生公開登載有損公司競爭力的新聞報(bào)道的事件。⑥三、國外成功經(jīng)驗(yàn)對我們的啟示企業(yè)檔案人員向來都知道，他們工作的價(jià)值直接依賴于其對公司的價(jià)值，向公司內(nèi)部提供服務(wù)的好壞對企業(yè)檔案館而言至關(guān)重要。如今，網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的出現(xiàn)給企業(yè)檔案工作帶來了新的機(jī)遇，企業(yè)檔案網(wǎng)站的建設(shè)也是數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代的一大創(chuàng)舉，它能深入宣傳企業(yè)的歷史和文化，樹立良好的企業(yè)形象，這也是檔案部門價(jià)值的又一體現(xiàn)。同時(shí)，對于企業(yè)檔案部門來說，可以增強(qiáng)工作的積極性。然而筆者在Google上分別以“企業(yè)檔案”、“企業(yè)檔案網(wǎng)站”、“企業(yè)檔案信息”、“企業(yè)檔案信息中心”等為檢索詞進(jìn)行檢索，沒有搜索到任何國內(nèi)企業(yè)檔案館。究其原因，主要可歸為三個(gè)方面：其一，這是由企業(yè)檔案工作的性質(zhì)所決定的。企業(yè)檔案工作只服務(wù)本企業(yè)，再加之企業(yè)檔案的保密性，這兩個(gè)因素制約著企業(yè)檔案網(wǎng)站的建設(shè)。其二,企業(yè)檔案工作水平低，數(shù)字資源貧乏，檔案人員水平和能力都有限。其三，各方面的意識低，不管是企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者，還是檔案管理人員都對企業(yè)檔案網(wǎng)站認(rèn)識不足。面對網(wǎng)絡(luò)時(shí)代對企業(yè)檔案工作帶來的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，筆者認(rèn)為國內(nèi)企業(yè)檔案網(wǎng)站建設(shè)要借鑒國外成功案例，建設(shè)過程中要明確以下幾點(diǎn)思路：1、明確定位企業(yè)檔案網(wǎng)站建設(shè)必須先明確其所要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)及其擬發(fā)揮的功能。從國外企業(yè)檔案網(wǎng)站實(shí)現(xiàn)的功能上看：首先，它是一個(gè)宣傳窗口。企業(yè)檔案網(wǎng)站在互聯(lián)網(wǎng)上對外的首要功能是宣傳企業(yè)歷史與文化，宣傳企業(yè)館藏資源，為樹立企業(yè)良好形象。其次，它是一個(gè)服務(wù)窗口。企業(yè)檔案能否開放為社會所利用由企業(yè)自身決定，對于可以對外提供利用的企業(yè)，其檔案網(wǎng)站能夠?yàn)橛脩魧?shí)現(xiàn)即時(shí)查詢檔案信息，并通過網(wǎng)絡(luò)完成檔案信息的傳輸服務(wù)，如IBM、CBC、時(shí)代周刊的檔案網(wǎng)站等。最后，它可以是一個(gè)對話窗口。企業(yè)檔案網(wǎng)站為顧客和企業(yè)提供了一個(gè)對話交流平臺，通過設(shè)立公告欄、用戶發(fā)言欄、反饋意見欄等，征詢顧客對企業(yè)檔案館以及企業(yè)的建議，并答復(fù)顧客的提問，如迪斯尼公司檔案網(wǎng)站上的請教DaveSmith欄目。2、重點(diǎn)建設(shè)網(wǎng)站信息資源資源建設(shè)是企業(yè)檔案網(wǎng)站的核心內(nèi)容。筆者認(rèn)為企業(yè)檔案網(wǎng)站的資源主要包括以下幾類：(1)以宣傳企業(yè)歷史與文化的資源為主，達(dá)到宣傳企業(yè)形象的目的。這類的資源數(shù)量要豐富、形式要多樣，從視覺效果來說，以多媒體或圖文并茂為主，或二者兼顧，這樣能夠增強(qiáng)企業(yè)檔案網(wǎng)站的吸引力。(2)側(cè)重利用頻率高、效益好的檔案資源。企業(yè)檔案網(wǎng)站所提供的內(nèi)容服務(wù)，應(yīng)該能夠使其自身區(qū)別于其他信息服務(wù)網(wǎng)站。檔案網(wǎng)站的內(nèi)容應(yīng)立足于本館館藏，并有選擇性地將企業(yè)檔案上網(wǎng)，即將網(wǎng)站內(nèi)容定位在利用頻率高、利用效益好的檔案。(3)整合貼近大眾的檔案資源。根據(jù)館藏特色整合一批與百姓工作、生活有關(guān)的信息專題數(shù)據(jù)庫，如CBC檔案網(wǎng)站上專門為教師提供免費(fèi)的教學(xué)素材。3、提供檔案智能化檢索首先，要開發(fā)輔助檢索工具，提高資源的易用性。檔案網(wǎng)站為能滿足不同類型、不同層次的用戶需求，要及時(shí)推出必要的檢索工具和服務(wù)，降低檢索工具的利用難度，提高檢索工具的易用性。其次，為幫助用戶更好的使用檢索工具和資源，網(wǎng)站需要增加必要的輔助檢索說明信息，為用戶提供相應(yīng)的咨詢和幫助，引導(dǎo)用戶查找和利用檔案，如時(shí)代周刊檔案網(wǎng)站上設(shè)置的搜索提示等。此外，還應(yīng)該更新觀念。在企業(yè)創(chuàng)造價(jià)值與部門的地位成正比的今天，企業(yè)檔案人員不能僅限于被動的收集、整理以及提供檔案利用，而是要積極主動地爭取機(jī)會為公司創(chuàng)造價(jià)值。特別是在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，企業(yè)檔案網(wǎng)站的建設(shè)給檔案工作者帶來了新任務(wù)，也使檔案部門在新環(huán)境中面臨著新挑戰(zhàn)。意識是先導(dǎo)，檔案人員只有正確認(rèn)識網(wǎng)絡(luò)時(shí)代企業(yè)檔案工作的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，才能強(qiáng)化企業(yè)檔案意識，同時(shí)這也是做好企業(yè)檔案工作的保證。綜上所述，盡管當(dāng)前我國許多企業(yè)尚未開展檔案網(wǎng)站建設(shè)，但國外企業(yè)檔案網(wǎng)站建設(shè)實(shí)踐中有諸多可供參考借鑒，國內(nèi)企業(yè)檔案人員要勇于創(chuàng)新，積極發(fā)揮主觀能動性，為我國企業(yè)檔案網(wǎng)站建設(shè)開創(chuàng)新局面盡一份力。注釋：①余武英、傅西平、尚永：《美國企業(yè)檔案發(fā)展》，《湖北檔案》2001年第5期：19頁。②張永慧、尚永：《