物資采購及管理制度模版

LOGOxx有限公司編號：HTH-XZWZ-01版本：1.0生效日期：管理體系文件物資采購及管理制度密級：發(fā)放編號：編制：審核：批準：版本修訂記錄序號修訂日期修訂內容修訂人版本備注LOGO物資采購及管理制度編號：HTH-XZWZ-01版本：1.0生效日期：11.0目的為規(guī)范物資采購申請流程，控制費用的合理支出，避免浪費，并保證物資采購、保管、領用的規(guī)范性、效率性，特制定本規(guī)定。2.0適用范圍指公司日常辦公業(yè)務所需的各種辦公物資(包括辦公用品、日常用品、低值易耗品)、固定資產、IT系統(tǒng)等有形物資的采購，除以上等其他物品的采購也可參照本制度執(zhí)行。招商運營部須求的營銷物料及工程建設物料不在此范圍。3.0名詞解釋3.1辦公用品：指常用辦公文具、辦公耗材。3.2日常用品：指辦公室常用藥品、招待茶點、茶葉、桶裝水、箱裝水、清潔用品等；3.3低值易耗品：單價在人民幣2000元以下，且容易消耗的物資，通常為部門專用物品。（如工程管理部用的工程鞋子、工具、卷尺，招商運營部用的激光筆、U盤，成本部用的專用計算器，人事行政部的花卉，財務管理部的賬本裝訂機和裝訂條等）3.4固定資產：指人民幣單價在2,000元（含）以上，使用期限超過一年以上的有形資產,包括機器設備、運輸工具、電子設備、家私家具等。對于單件價格雖低于2,000元但大于1000元且使用年限超過一年以上或整批購買金額較大的有形資產，財務管理部和人事行政部可以根據(jù)實際情況共同商定作為固定資產管理，但同時應通知使用保管部門。3.5部門特殊物品：指只有該部門需要使用的物品。（如招商運營部用于開盤時的電視機等）3.6急需性物資采購：指臨時緊急需要、事先經總經理口頭同意，無法按正常流程采購且事后補單的物資。4.0采購權責部門4.1人事行政部是物資采購的第一責任部門,通過對供應商資源及公司內部資源進行管理，保證及時、優(yōu)質、低價地為公司各部門提供所需物資;負責對供應商資質進行評審；負責合同談判和簽署、物資驗收，退貨處理等環(huán)節(jié)的組織和協(xié)調；負責物資的庫存管理，做好公司庫存物資的收、發(fā)、存賬務與實物管理。4.2財務管理部負責對采購過程和采購合同的合規(guī)性和合法性進行監(jiān)督；負責按公司管理制度審核付款資料，并按照合同要求準時、正確安排付款；大件物資參與人事行政部組織的對供應商的考察、評估；負責定期檢查物資的庫存情況。5.0采購規(guī)定5.1同類物資采購次數(shù)頻繁的（一月一次），應當選擇定點采購方式，定點采購一般采取按項目結算或月結的方式。5.2同類物資采購次數(shù)不頻繁的，可以臨時選擇供應商，進行零星采購。零星采購按照兩人經手、貨比三家的原則，由人事行政部或請購部門直接在市場上詢價，并在《物資采購請示》中附上比價資料及建議采購供應商，報公司總經理簽批后，方可實際采購。5.3各部門所需的辦公用品和日常用品由人事行政部每月統(tǒng)一采購，并設定安全庫存，保障日常使用。5.4公司辦公需用的固定資產，由人事行政部統(tǒng)一計劃，填寫《物資采購請示》，經總經理同意后方可購買。5.5各部門有其它物資需求的，價值1000元以內物品需填寫低值易耗品采購申請表》，價值超過1000元的，由人事行政部向公司領導提出書面申請，領導簽批后落實采購。6.0驗收規(guī)定人事行政部及物資需求部門共同負責采購物資的物品入庫檢驗驗收；驗收時應保證送貨方的送貨單據(jù)上有明確數(shù)量、單價、總金額，貴重物品應附有售后服務單、質量保修單及使用說明書等資料，才可根據(jù)驗收情況簽名確認；驗收完畢后人事行政部負責進行入庫登記。7.0供應商選擇選擇供應商時，應充分考慮價格、質量、服務等要素，需提供至少3家供應商的性價比對比分析，擇優(yōu)選擇后可長期合作。合作滿一年需重新評估是否有必要更換供應商。8.0付款及報銷8.1合同簽署的批準權限：工程類合同50萬元以上報集團總部審批；非工程類合同10萬元以上報集團總部審批。8.2按合同條款付款的審批權限：8.2.1規(guī)劃、設計、工程款及客戶押金、保證金付款由副總經理和總經理審批。8.3合同類和非合同類的采購付款由副總經理和總經理審批。8.4采購付款，經辦部門應憑申購依據(jù)（請示報告）、合同或訂單、驗收依據(jù)（入庫單或驗收報告等），及領用依據(jù)（資產領用簽收表）進行請款，附合法發(fā)票（電腦小票或送貨單等應作為附件）。9.0固定資產管理規(guī)定9.1財務管理部負責公司的固定資產資金形態(tài)管理，人事行政部負責固定資產實物形態(tài)管理，兩個部門須各司其職，互相配合，切實加強管理與監(jiān)督。9.2人事行政部設立兼職資產管理員，對新購入的資產進行統(tǒng)一分類編號，并設置資產管理帳記錄資產的增減，同時按使用部門及使用人建立《固定資產管理明細表》。9.3凡經驗收合格的固定資產，資產管理員應即以噴字或其他方式將編號印記于該資產上，并應與其所經管的資產管理帳保持一致。9.4為便于資產管理，下列品種資產不論數(shù)額大小一律作為固定資產入帳，具體包括：冰箱、電腦、手提電腦、手機、復印機、空調、刻錄機、汽車、摩托車、掃描儀、攝像機、數(shù)碼相機、速印機、碎紙機、投影儀、音響、點鈔機、繪圖儀、專業(yè)軟件（2000元以上）、電瓶車等。10.0物資領用及使用規(guī)定10.1員工領用的所有采購物資都要合理使用，并妥善保管，如因人為因素而發(fā)生丟失或損壞的，責任人需按評估價值賠償。10.2所有固定資產及金額在500元以上的低值易耗品需由人事行政部建立電子檔案，員工領用時應填寫“資產領用簽收表”，由資產管理員及領用人簽名確認，其中一聯(lián)隨同付款手續(xù)交財務管理部入賬，同時資產管理員將相關內容輸入資產明細表后存檔。10.3人事行政部負責對辦公用品使用情況進行管理，設置“辦公用品進出存明細表”，每次采購入庫時，進行庫存清點，做到表實相符；人事行政部在派發(fā)辦公用品時，應使用“辦公用品領用登記表”，由使用人在領用時按實簽收。10.4未經人事行政部同意，任何人不得擅自改變固定資產使用人和存放位置。10.5員工在