文件雙軌制的利弊分析

文件雙軌制的利弊分析摘要：由于電子文件自身特點(diǎn)和技術(shù)存在瓶頸、電子文件的存儲(chǔ)載體存在缺陷、政策法規(guī)欠完善等原因，無紙化辦公雖早就提上議程，但在區(qū)域差距巨大的我國(guó)，不同程度的文件雙軌運(yùn)行將是較長(zhǎng)一段時(shí)期內(nèi)不可回避的問題，文章分析了文件雙軌運(yùn)行的利弊后，提出采用分地區(qū)分部門分文種的分類思想采用不同的無紙化辦公實(shí)施方略，推進(jìn)信息化建設(shè)。關(guān)鍵詞：文件雙軌制 利弊

一、文件雙軌制概述（一）文件雙軌制的含義雙軌制，是指在文件生成、運(yùn)轉(zhuǎn)過程中紙質(zhì)文件和電子文件二者的共存。即：兩種版本的文件同時(shí)隨業(yè)務(wù)流程運(yùn)轉(zhuǎn)。實(shí)行雙軌制的機(jī)構(gòu)在文件（包括收文、發(fā)文和內(nèi)部文件）進(jìn)入運(yùn)轉(zhuǎn)程序時(shí)就形成紙質(zhì)和電子兩種版本，業(yè)務(wù)人員要對(duì)相同內(nèi)容的兩種文件進(jìn)行重復(fù)或部分重復(fù)辦理。（二）雙軌制與雙套制的區(qū)別與聯(lián)系所謂雙套制，是指文件歸檔后紙質(zhì)文件與電子文件二者的共存，也稱作“雙套歸檔”。雙套制的實(shí)現(xiàn)，可以是對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行數(shù)字化；也可以是對(duì)電子文件制作紙質(zhì)拷貝。雙套歸檔使同一份文件的紙質(zhì)版本和電子版本共同處于留存和可利用狀態(tài)。

無論是雙軌制還是雙套制，都是以紙質(zhì)文件和電子文件的相互對(duì)應(yīng)為基礎(chǔ)，電子文件的技術(shù)屬性并無實(shí)質(zhì)差別。但是，兩種共存狀態(tài)下電子文件的功能和社會(huì)屬性卻有所不同。雙套制是后期共存，其中的一個(gè)版本沒有經(jīng)過運(yùn)行和處理，沒有在現(xiàn)行期發(fā)生效力，僅在文件歸檔后進(jìn)行雙套備份（先有紙質(zhì)文件后有電子文件的雙套制，其電子文件是歸檔后共存；而先有電子文件后有紙質(zhì)文件的雙套制，其紙質(zhì)文件是歸檔后才共存）。雙軌制則是全程共存，電子文件和紙質(zhì)文件都是“原始文本”，生成時(shí)即具有法律效力，它們都參與相關(guān)的事務(wù)處理。如果管理完善，其中的電子文件可以有全面的元數(shù)據(jù)，是完整意義上的電子文件。當(dāng)然，在辦理結(jié)束后，雙軌制基本上都導(dǎo)致雙套歸檔。因此可以說，雙軌制是比雙套制更深入、全面、進(jìn)步的管理形式，雙軌制通常包含了雙套制，雙套制是雙軌制的子集。二、當(dāng)前政府公文狀態(tài)概述目前，許多發(fā)達(dá)國(guó)家的電子政務(wù)工程取得較大進(jìn)展，無紙化辦公也相繼提上議程，但基本上都不同程度地存在文件雙軌運(yùn)行這一現(xiàn)象。因?yàn)樵诋?dāng)前的技術(shù)環(huán)境下，紙質(zhì)文件和電子文件各有其優(yōu)缺點(diǎn)和功用。電子文件在信息傳輸、信息處理、提供利用方面的高效、便捷以及各種媒體集成性帶來的直觀全面等優(yōu)點(diǎn)都是紙質(zhì)文件無法比擬的。但是，由于電子文件自身的特點(diǎn)及管理上的原因，其法律、證據(jù)價(jià)值的認(rèn)可需要一個(gè)過程，而且電子文件隨時(shí)可能毀于一旦，使社會(huì)喪失記憶。雖然紙質(zhì)文件沒有信息處理上的優(yōu)勢(shì)，但它集內(nèi)容與載體的原始性于一身，被廣泛認(rèn)為是一種真實(shí)可靠的法律證據(jù)。紙張與筆跡材料特有的穩(wěn)定性，也使人們能放心地讓它承擔(dān)起保存社會(huì)記憶的重任。在我國(guó)，由于政府信息化工程起步較晚，目前大部分中小城市和絕大部分縣級(jí)以下城鎮(zhèn)基本還在采用紙質(zhì)文件辦公，辦公室電腦僅限于文檔制作和打游戲，聯(lián)網(wǎng)的計(jì)算機(jī)尚且不多；中等以上城市不同程度地采用雙軌制，發(fā)達(dá)城市和某些發(fā)展較快的部門無紙化辦公的成份比較多?？偟膩碇v，目前我國(guó)政府公文運(yùn)行及存在的狀態(tài)比較雜亂，這是由于地區(qū)和部門發(fā)展的不平衡導(dǎo)致。三、文件運(yùn)行雙軌運(yùn)行利弊分析（一）文件雙軌運(yùn)行的利1、安全可靠在電子文件的安全問題沒有妥善的解決方案之前，文件雙軌運(yùn)行或是雙套保存是一個(gè)比較可靠的解決之道。這樣，即使在電子文件被竊取、被修改甚至被刪除的情況下，紙質(zhì)文件還可以繼續(xù)維持電子文件的功能，也可以按照紙質(zhì)文件的內(nèi)容再進(jìn)行制作。另外，在文件現(xiàn)行階段，當(dāng)電子文件的真實(shí)性受到質(zhì)疑時(shí)還可以充當(dāng)憑證。在文件完成其現(xiàn)行使命歸檔后，由于紙質(zhì)文件長(zhǎng)久的壽命給文件賦予了安全可靠感，即使在電子文件儲(chǔ)存介質(zhì)變質(zhì)或是遭到破壞時(shí)，紙質(zhì)文件同樣可以作為檔案憑證。2、優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)紙質(zhì)文件和電子文件都既有優(yōu)點(diǎn)又有缺點(diǎn)。電子文件易于編輯、修改、檢索、共享和傳輸，但受限條件多，必須要在有電、有讀取和顯示設(shè)備的情況下才能保證電子文件的讀取和操作。另外，電子文件缺乏安全感。紙質(zhì)文件具有閱讀方便、可靠性強(qiáng)、受制約因素少、傳閱面廣、有實(shí)物感等優(yōu)點(diǎn)，而生理、習(xí)慣、文化等因素使得人們?cè)陂喿x紙質(zhì)文件時(shí)攝取信息量和準(zhǔn)確率高于電子文件，這也是人們青睞打印稿的原因之一。但紙質(zhì)文件不便傳輸及檢索、運(yùn)轉(zhuǎn)慢。電子文件傳輸是光速，而紙質(zhì)文件傳輸速度是郵政或是速度。歸檔后，電子檔案（由相應(yīng)電子文件轉(zhuǎn)換而來）可以方便檢索和利用，可以使相應(yīng)的紙質(zhì)檔案免受查閱、利用帶來?yè)p毀，而紙質(zhì)檔案可以充當(dāng)相應(yīng)電子檔案的“護(hù)身符”。雙套歸檔的檔案其紙質(zhì)檔案的保護(hù)成本可以比單有紙質(zhì)檔案的保護(hù)成本低，保護(hù)手段也可以更簡(jiǎn)單。3、便于閱讀、傳閱面廣在紙質(zhì)文件運(yùn)行時(shí)代，要查閱文件一般無法多人同時(shí)利用，因?yàn)槲募话闶菃畏荩绻麃y復(fù)印的話，一來是浪費(fèi)紙張，二來容易導(dǎo)致文件外泄，于是致使共享不便。尤其要查閱紙質(zhì)檔案就更加不便，需要按檔案利用規(guī)定一步一步來，還得到檔案室或檔案館查。而雙軌運(yùn)行的文件，擁有權(quán)限的人可以無時(shí)空限制地查閱。相對(duì)于無紙辦公而言，文件雙軌運(yùn)行多了一套紙質(zhì)文件，這使得擁有權(quán)限但沒有閱讀設(shè)備的人照讀不誤，也給不會(huì)或不喜歡操作電腦的人提供方便，從而擴(kuò)大了文件的閱讀面?？偟膩碇v，如果不考慮效率與成本，文件雙軌運(yùn)行給受到安全質(zhì)疑的電子文件賦予安全可靠感，揚(yáng)電子文件、紙質(zhì)文件之長(zhǎng)，避電子文件、紙質(zhì)文件之短，充分發(fā)揮文件的現(xiàn)行和非現(xiàn)行功能。但是，文件雙軌運(yùn)行也存在弊端和不足……（二）文件雙軌運(yùn)行的弊1、增加工作量及管理成本文件雙軌運(yùn)行意味著每份文件從制發(fā)、傳輸、辦理到歸檔等環(huán)節(jié)都是電子和紙質(zhì)兩個(gè)版本同時(shí)存在并運(yùn)轉(zhuǎn)。相對(duì)于傳統(tǒng)紙質(zhì)文件運(yùn)行模式，雙軌運(yùn)行增加了電子版本的辦理及管理的工作量。這主要包括電子公文的收發(fā)、簽署、辦理、傳閱、保管及提供利用等工作。工作量方面似乎還可承受，但孤立地看成本方面則是“劇增”：從紙質(zhì)文件運(yùn)行到電子文件運(yùn)轉(zhuǎn)得搭建網(wǎng)絡(luò)，購(gòu)置電腦、服務(wù)器、辦公套件（電子政務(wù)系統(tǒng)），進(jìn)行公務(wù)員計(jì)算機(jī)技能培訓(xùn)……這些成本中的每一項(xiàng)只要大面積推廣均是天文數(shù)字。從這個(gè)角度來講似乎根本不該采用電子文件。但這樣推算是不合理的。就如同乘公交車和買私家車一樣，如果從單次乘車的角度來講是不應(yīng)該買車的。但為什么私車甚至還成為成功人士的衡量指標(biāo)之一呢？這就需要從生活質(zhì)量和長(zhǎng)遠(yuǎn)角度來看。同理，電子文件的投入應(yīng)該從社會(huì)的發(fā)展趨勢(shì)、長(zhǎng)遠(yuǎn)利益及大局來考慮，而不應(yīng)該用個(gè)人的理財(cái)理念和眼前利益來探討。相對(duì)于無紙化辦公，雙軌運(yùn)行增加的工作量主要是紙質(zhì)文件繕印、簽章、收發(fā)、辦理和后期的檔案管理及利用等環(huán)節(jié)。增加的成本主要是紙張、傳輸費(fèi)用、管理費(fèi)用等。到歸檔階段，雙軌制增加的負(fù)擔(dān)和成本就更為突出。同樣的信息內(nèi)容，紙質(zhì)文件和電子文件各有一套，而二者在性質(zhì)上又有許多不同，管理人員一面要忙于電子文件的格式轉(zhuǎn)換、再生性復(fù)制、系統(tǒng)維護(hù)，一面又要忙于紙質(zhì)文件的整理及日常管理。對(duì)檔案館而言，兩套并存，增加了庫(kù)房占用量，長(zhǎng)此以往，無疑會(huì)造成庫(kù)房緊張，增加檔案部門的經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)。由上可知，從雙軌到無紙辦公能減少不少工作量和成本。從效益與成本的觀點(diǎn)來看，文件雙軌運(yùn)行均與之相悖。雖然相對(duì)于傳統(tǒng)紙質(zhì)文件運(yùn)行模式，雙軌運(yùn)行“劇增”的成本是天文數(shù)字，但如果從長(zhǎng)遠(yuǎn)考慮，硬件設(shè)施的投資是該分?jǐn)偟?，不能用靜止的眼光來看待。另外雖然啟動(dòng)成本巨大，但也必須引入電子文件，因?yàn)閿?shù)字時(shí)代已來臨，數(shù)字化是不可逆轉(zhuǎn)的趨勢(shì)，與數(shù)字精神相悖無異于倒行逆施。再有，電子文件管理成本的規(guī)模經(jīng)濟(jì)的效應(yīng)會(huì)比紙質(zhì)文件突出。所以應(yīng)當(dāng)盡早結(jié)束雙軌制朝無紙化辦公方向邁進(jìn)。2、降低效率效率是一個(gè)相對(duì)的概念，這里說的降低工作效率是指在單有傳統(tǒng)紙質(zhì)文件運(yùn)行或無紙化辦公時(shí)而言的。其實(shí)道理很簡(jiǎn)單，既要收發(fā)、辦理、保管電子公文，又要收發(fā)、辦理、移交、保管紙質(zhì)公文，效率豈能不低？同是一件事，紙質(zhì)文件、電子文件雙管齊下，增加了工作量，增加了管理費(fèi)用。無論從人力、物力、財(cái)力來講都將效率降低，這與高效行政的精神相沖突。3、導(dǎo)致公文流轉(zhuǎn)混亂文件雙軌運(yùn)行，如果每個(gè)辦文環(huán)節(jié)不嚴(yán)格把關(guān)極容易導(dǎo)致公文流轉(zhuǎn)混亂。這有兩種情況，一是時(shí)間差，電子公文勢(shì)必比紙質(zhì)公文“跑”得快。所以，如果處理不好會(huì)導(dǎo)致執(zhí)行公務(wù)的時(shí)間差。另一個(gè)是版本差異，文件雙軌運(yùn)行必將導(dǎo)致兩套辦文規(guī)則。簽字、蓋章機(jī)理和手段都不同，稍有疏忽就可能兩個(gè)版本內(nèi)容不一，也可能會(huì)有失之毫厘，謬以千里的情況發(fā)生。再有，文件雙軌運(yùn)行還可能使經(jīng)辦或管理文件的人員產(chǎn)生僥幸心理。辦電子版的會(huì)覺得無所謂，有紙質(zhì)文件呢。尤其歸檔后為了維護(hù)歷史真實(shí)面貌，會(huì)以紙質(zhì)文件的保管為核心，檔案工作者更可能會(huì)對(duì)電子文件的保管放松警惕。有人會(huì)有這樣的暗示：電子文件保管不好，信息丟失或載體毀壞無所謂，還有紙質(zhì)文件作保障。因此，紙質(zhì)文件成了定心丸，使某些人忽視或不盡全力管理好電子文件。同理，辦紙質(zhì)文件的工作人員會(huì)認(rèn)為還有電子版，出點(diǎn)差錯(cuò)也沒什么大不了……于是可能疏忽大意，導(dǎo)致混亂和重大失誤。4、阻礙電子政務(wù)實(shí)施文件雙軌運(yùn)行的弊端最終歸結(jié)為阻礙電子政務(wù)實(shí)施。眾所周知，電子政務(wù)是信息技術(shù)應(yīng)用與普及的必然結(jié)果，是信息化、民主化的需求與發(fā)展趨勢(shì)，是建設(shè)高效廉潔政府的必由之路。電子政務(wù)可以促進(jìn)政府職能轉(zhuǎn)變，可以促進(jìn)政府提高辦事效率，可以促進(jìn)整個(gè)國(guó)家的信息化建設(shè)，可以為社會(huì)公眾提供更多的優(yōu)質(zhì)服務(wù)，可以促進(jìn)政務(wù)公開和廉政建設(shè)的發(fā)展。而電子政務(wù)的特點(diǎn)和手段就是網(wǎng)絡(luò)辦公、無紙化辦公。文件雙軌運(yùn)行降低行政效率，增加了管理費(fèi)用，這與電子政務(wù)的宗旨和時(shí)代的主旋律背道而馳。四、結(jié)語(yǔ)綜上，網(wǎng)絡(luò)辦公是政府辦公的必然趨勢(shì)。從工作量及管理的角度講，應(yīng)當(dāng)盡快取消紙質(zhì)文件，實(shí)施無紙化辦公，否則高效行政、精簡(jiǎn)機(jī)構(gòu)、減少政府支出、公務(wù)員裁減都只是一紙空談。但政府文件的重要性決定了政府無紙辦公必須慎行。因此建議無紙化辦公可以先從日常不太重要的業(yè)務(wù)著手，采用分地區(qū)分部門分文種的分類思想采用不同的實(shí)施方略，制定不同的實(shí)施細(xì)則及預(yù)案，必要時(shí)可采用文件雙軌護(hù)航。文件進(jìn)入歸檔階段，為了查找方便同時(shí)節(jié)約成本和庫(kù)房，可采取只保留電子文件的做法。如此，逐步加大無紙化辦公的力度和廣度，不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，完善制度和實(shí)施細(xì)則。隨著技術(shù)的不斷進(jìn)步，社會(huì)信息化的不斷推進(jìn)，法制環(huán)境的不斷完善，人們閱讀及辦公習(xí)慣的不斷演進(jìn)，社會(huì)運(yùn)轉(zhuǎn)的節(jié)奏不斷加快，我們有理由相信無紙化辦公時(shí)代必將到來。

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論大學(xué)生寫作能力寫作能力是對(duì)自己所積累的信息進(jìn)行選擇、提取、加工、改造并將之形成為書面文字的能力。積累是寫作的基礎(chǔ)，積累越厚實(shí)，寫作就越有基礎(chǔ)，文章就能根深葉茂開奇葩。沒有積累，胸?zé)o點(diǎn)墨，怎么也不會(huì)寫出作文來的。寫作能力是每個(gè)大學(xué)生必須具備的能力。從目前高校整體情況上看，大學(xué)生的寫作能力較為欠缺。一、大學(xué)生應(yīng)用文寫作能力的定義那么，大學(xué)生的寫作能力究竟是指什么呢？葉圣陶先生曾經(jīng)說過，“大學(xué)畢業(yè)生不一定能寫小說詩(shī)歌，但是一定要寫工作和生活中實(shí)用的文章，而且非寫得既通順又扎實(shí)不可?！睂?duì)于大學(xué)生的寫作能力應(yīng)包含什么，可能有多種理解，但從葉圣陶先生的談話中，我認(rèn)為：大學(xué)生寫作能力應(yīng)包括應(yīng)用寫作能力和文學(xué)寫作能力，而前者是必須的，后者是“不一定”要具備，能具備則更好。眾所周知，對(duì)于大學(xué)生來說，是要寫畢業(yè)論文的，我認(rèn)為寫作論文的能力可以包含在應(yīng)用寫作能力之中。大學(xué)生寫作能力的體現(xiàn)，也往往是在撰寫畢業(yè)論文中集中體現(xiàn)出來的。本科畢業(yè)論文無論是對(duì)于學(xué)生個(gè)人還是對(duì)于院系和學(xué)校來說，都是十分重要的。如何提高本科畢業(yè)論文的質(zhì)量和水平，就成為教育行政部門和高校都很重視的一個(gè)重要課題。如何提高大學(xué)生的寫作能力的問題必須得到社會(huì)的廣泛關(guān)注，并且提出對(duì)策去實(shí)施解決。二、造成大學(xué)生應(yīng)用文寫作困境的原因：（一）大學(xué)寫作課開設(shè)結(jié)構(gòu)不合理。就目前中國(guó)多數(shù)高校的學(xué)科設(shè)置來看，除了中文專業(yè)會(huì)系統(tǒng)開設(shè)寫作的系列課程外，其他專業(yè)的學(xué)生都只開設(shè)了普及性的《大學(xué)語(yǔ)文》課。學(xué)生寫作能力的提高是一項(xiàng)艱巨復(fù)雜的任務(wù)，而我們的課程設(shè)置僅把這一任務(wù)交給了大學(xué)語(yǔ)文教師，可大學(xué)語(yǔ)文教師既要在有限課時(shí)時(shí)間內(nèi)普及相關(guān)經(jīng)典名著知識(shí)，又要適度提高學(xué)生的鑒賞能力，且要教會(huì)學(xué)生寫作規(guī)律并提高寫作能力，任務(wù)之重實(shí)難完成。（二）對(duì)實(shí)用寫作的普遍性不重視?！按髮W(xué)語(yǔ)文”教育已經(jīng)被嚴(yán)重地“邊緣化”。目前對(duì)中國(guó)語(yǔ)文的態(tài)度淡漠，而是呈現(xiàn)出全民學(xué)英語(yǔ)的大好勢(shì)頭。中小學(xué)如此，大學(xué)更是如此。對(duì)我們的母語(yǔ)中國(guó)語(yǔ)文，在大學(xué)反而被漠視，沒有相關(guān)的課程的設(shè)置，沒有系統(tǒng)的學(xué)習(xí)實(shí)踐訓(xùn)練。這其實(shí)是國(guó)人的一種偏見。應(yīng)用寫作有它自身的規(guī)律和方法。一個(gè)人學(xué)問很大，會(huì)寫小說、詩(shī)歌、戲劇等，但如果不曉得應(yīng)用文寫作的特點(diǎn)和方法，他就寫不好應(yīng)用文。（三）部分大學(xué)生學(xué)習(xí)態(tài)度不端正。很多非中文專業(yè)的大學(xué)生對(duì)寫作的學(xué)習(xí)和訓(xùn)練都只是集中在《大學(xué)語(yǔ)文》這一門課上，大部分學(xué)生只愿意被動(dòng)地接受大學(xué)語(yǔ)文老師所講授的文學(xué)經(jīng)典故事，而對(duì)于需要學(xué)生動(dòng)手動(dòng)腦去寫的作文，卻是盡可能應(yīng)付差事，這樣勢(shì)必不能讓大學(xué)生的寫作水平有所提高。（四）教師的實(shí)踐性教學(xué)不強(qiáng)。學(xué)生寫作能力的提高是一項(xiàng)艱巨復(fù)雜的任務(wù)，但在教學(xué)中有不少教師過多注重理論知識(shí)，實(shí)踐性教學(xué)環(huán)節(jié)卻往往被忽視。理論講了一大堆，但是實(shí)踐卻幾乎沒有，訓(xùn)練也少得可憐。閱讀與寫作都需要很強(qiáng)的實(shí)踐操作，學(xué)習(xí)理論固然必不可少，但是閱讀方法和寫作技巧的掌握才是最重要的。由于以上的原因，我們的大學(xué)生的寫作水平著實(shí)令人堪憂，那么如何走出這一困境，筆者提出一些建議，希望能對(duì)大學(xué)生寫作水平的提高有所幫助。三、提高大學(xué)生應(yīng)用寫作能力的對(duì)策（一）把《應(yīng)用寫作》課設(shè)置為大學(xué)生的必修課。在中國(guó)的每一所大學(xué)，《應(yīng)用寫作》應(yīng)該成為大學(xué)生的必修課。因?yàn)樵谶@個(gè)被某些人形容為實(shí)用主義、功利主義甚囂塵上的時(shí)代，也是個(gè)人生存競(jìng)爭(zhēng)最激烈的時(shí)代，人們比任何時(shí)代都更需要學(xué)會(huì)寫作實(shí)用性的文章，比如職場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中的求職信，生活中的財(cái)經(jīng)文書、法律文書等，以提高個(gè)人的生存競(jìng)爭(zhēng)能力。（二）端正大學(xué)生的學(xué)習(xí)態(tài)度。首先，要讓大學(xué)生充分認(rèn)識(shí)到實(shí)用寫作課的重要性，這門課關(guān)乎到他人生的每一個(gè)方面，諸如就職，求愛，理財(cái)，人際交往等，是他終生都需要使用的一些基礎(chǔ)性的知識(shí)，也是他必備的一項(xiàng)生存技能。其次，實(shí)用寫作有它自身的規(guī)律和方法。它不是你想怎樣寫都行的，它有嚴(yán)格的格式性的要求，所以需要系統(tǒng)的研究學(xué)習(xí)。最后，實(shí)用寫作課的實(shí)踐性非常強(qiáng)，所以學(xué)生們不能只學(xué)不練，并且要克服手懶的壞習(xí)慣，勤學(xué)勤練，為今后的工作生活打好基礎(chǔ)。（三）注重實(shí)踐課的訓(xùn)練。要提高大學(xué)生的實(shí)用寫作能力，那么實(shí)踐寫作環(huán)節(jié)是必不可少的。要想使學(xué)員真正具