2018工程資料管理制度

工程資料管理制度一、總則1.為確保工程檔案的齊全、完整、準確、系統(tǒng)，確保檔案案卷合格率，使工特制定本制度。2.基本建設工程檔案資料是指在整個建設項目,從醞釀、決策到建成投產的過程中形成的有歸檔保存價值的文件資料,包括項目的決策立項、批復、承發(fā)包合同、勘探、設計、施工、設備調試、試運行、竣工驗收、移交生產等過程中形成的文字材料、圖紙、圖表、聲像材料和其它載體的材料。3.基本建設工程檔案資料是國家、企業(yè)的寶貴財富，是勘測、設計、施工和管理人員的勞動結晶。依據《中華人民共和國檔案法》，各級人員做好文件材料的、具有保存價值的文件材料，認真做好立卷歸檔工作，并確保檔案的完整性、準確性。二、工程檔案管理制度2.1工程檔案管理文件材料的形成、積累、收集、歸檔工作進行監(jiān)督、檢查，并負責工程技術檔案資料的接收和移交。理好檔案資料，應配置必要的庫房、檔案裝具、檔案保護設施和辦公設備。單位指定專人辦進領用手續(xù)。最后付款必須由檔案資料室對竣工資料簽收合格后支付。5.購置技術資料、圖書、標準由檔案部門統(tǒng)一申請，經批準后按計劃辦理，或委托有關部門自行辦理。凡購置技術資料、圖書、標準的報銷憑證，一律由檔案室簽收后方可辦理報銷手續(xù)。2．2工程文件的歸檔范圍2.2.1對與工程建設有關的重要活動、記載工程建設主要過程和現狀、具有保存價值的各種載體的文件，均應收集齊全、整理立卷后歸檔。2.2.2工程文件的具體歸檔范圍應符合《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》（GBT/50328-2014）附錄A的要求。2.3歸檔文件的質量要求2.3.1歸檔的工程文件應為原件。2.3.2工程文件的內容及其深度必須符合國家有關工程勘察、設計、施工、監(jiān)理等方面的技術規(guī)范、標準和規(guī)程。2.3.3工程文件的內容必須真實、準確，與工程實際相符合。2.3.4工程文件應采用耐久性強的書寫材料，如碳素墨水、藍黑墨水，不得使用易褪色的書寫材料，如：紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、復寫紙、鉛筆等。2.3.5工程文件應字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備。2.3.6工程文件中文字材料幅面尺寸規(guī)格宜為A4宜采用國家標準圖幅。2.3.7工程文件的紙張應采用能夠長期保存的韌力大、耐久性強的紙張。圖紙圖的復印件。2.3.8所有竣工圖均應加蓋竣工圖章。1）竣工圖章的基本內容包括：“竣工圖”字樣、施工單位、編制人、審核人、技術負責人、編制日期、監(jiān)理單位、現場監(jiān)理、總監(jiān)。2）竣工圖章示例如下（圖2.3.8）：51707757720202020圖2.3.8竣工圖章示例3）竣工圖章尺寸為：50mm×80mm。4）竣工圖章應使用不易褪色的紅印泥，應蓋在圖標欄上方空白處。2.3.9平面布置等有重大改變，或變更部分超過圖面1/3的，應當重新繪制竣工圖。2.3.10不同幅面的工程圖紙應按《技術制圖復制圖的折疊方法》（GB/10609.3-89）統(tǒng)一折疊成A4幅面（297mm×210mm），圖標欄露在外面。2.4歸檔文件立卷的原則和方法2.4.1立卷應遵循工程文件的自然形成規(guī)律，保持卷內文件的有機聯系，便于檔案的保管和利用。2.4.2一個建設工程由多個單位工程組成時,工程文件應按單位工程組卷。2.4.3立卷可采用如下方法：1）工程文件可按建設程序劃分為工程準備階段的文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收文件4部分；2）工程準備階段文件可按建設程序、專業(yè)、形成單位等組卷；3）施工文件可按單位工程、分部工程、專業(yè)、階段等組卷；4）竣工圖可按單位工程、專業(yè)等組卷；5）竣工驗收文件按單位工程、專業(yè)等組卷。2.4.4立卷過程中宜遵循下列要求：1）案卷不宜過厚，一般不超過40mm。2）案卷內不應有重份文件，不同載體的文件一般應分別組卷。三、工程文件收發(fā)及管理規(guī)定供利用，特制定本制度。3.1工程文件接收室統(tǒng)一接收；行政主管部門所發(fā)的行政方面的文件由辦公室統(tǒng)一接收。律交檔案資料室。歸檔；設備文件資料由檔案資料室統(tǒng)一歸口發(fā)放給有關部門。問題應及時整改。式臺帳），并能利用計算機進行各類工程文件的查詢檢索。領導審定的工程文件分發(fā)表及時分發(fā)給有關單位和部門。件資料的借閱規(guī)定。記帳和分類登記帳；對分發(fā)各部門的工程文件資料不進行整編作業(yè)。3.2工程文件資料發(fā)放1.分發(fā)外單位和部門的工程文件資料由檔案資料室統(tǒng)一歸口辦理。2.呈送上級單位的工程文件由項目部領導確定發(fā)放單位和數量。不足部分由專業(yè)分包單位或施工班組自費復制。4.分發(fā)的圖紙資料應建立資料分發(fā)臺帳，資料分發(fā)臺帳應留存?zhèn)洳椤Ｎ募Y料。3.3設計修改通知單、工程聯系單、傳遞及管理規(guī)定聯系單中所指定的部門及時傳遞并建立簽收記錄。設計院編制竣工圖。紙目錄上加蓋設計修改印章，并將變更單復印件及時放入卷冊內。四、單位職責及資料歸檔范圍4.1單位職責項目實行總承包，總承包單位負責對其總包項目的文件從形成到編制的全過程進行監(jiān)督、檢查與指導。并負責組織、協調分包單位的歸檔工作。按規(guī)定向建設單位提交全套完整、準確系統(tǒng)的符合檔案規(guī)范標準的項目檔案。4.1.1、總承包單位：收集、編制、整理項目各單位工程施工文件的形成、積累和歸檔工作并進行收集、匯總、立卷。4.1.2、各專業(yè)分包單位：負責收集、編制、整理合同承包范圍內的分部分項工程施工文件立卷歸檔。4.2各單位資料歸檔范圍4.2.1、施工總承包單位歸檔范圍1）所有單位工程施工、安裝等全部工程資料；2）工程建設期間的工程聯系單、設計變更單；3）收集各專業(yè)分包單位的全部工程資料（含設備調試、檢測及相關材料）；4）提交歸檔范圍內的所有工程資料(含影像資料)；5）按時提交全套完整的竣工圖（一式三份），并切實執(zhí)行竣工圖編制的有關規(guī)定。4.2.2各分包單位的資料歸檔范圍及相關材料）；2）分包范圍內的竣工圖；3）分包范圍內的影像資料。4.2.3對不符合歸檔要求的處理：對各分包單位提供的工程資料不完整或不符合歸檔要求的，檔案資料室有權退回,各分包單位應按檔案管理的有關規(guī)定進行整改,直至提交符合規(guī)定要求的工程資料及案卷文件材料。4.2.4凡因各分包單位提供的工程資料不完整或不符合歸檔要求的,不能進行工程決算,各分包單位竣工決算的最后付款必須由檔案資料室對分部分項工程的竣工資料簽收合格后支付。4.3其它工程檔案的分類、編目、按本工程檔案分類編號辦法及規(guī)定執(zhí)行。工程聲像檔案的整理編目按本工程聲像檔案管理辦法執(zhí)行。檔案庫房管理按本工程檔案庫房管理規(guī)定執(zhí)行。五、聲像及電子文件檔案管理辦法5.1歸檔的建設工程電子文件應采用下表所列開放式文件或通用格式進行存儲。文件類別文本（表格）文件圖像文件圖形文件DWG、PDF、SVGMPEG2、MPEG4、AVIMP3、WAV影像文件聲音文件5.2歸檔的建設工程電子文件的內容必須與其紙質版一致。5.3照片檔案應符合以下要求：（1）主體明確、影像清晰、畫面完整、未加修飾剪裁；（2）能體現工程竣工后的外觀、設計特色、地理位置；（3）使用數碼相機拍攝，其影像不能進行后期加工,光學分辨率不得小于400萬有效像素。5.4錄像檔案應符合以下要求：（1）主題明確、內容連貫簡潔、影像清晰、鏡頭平穩(wěn)；（2）聲像資料因按工程各階段立卷，聲像資料與紙質檔案應建立相應的標識關系（文字說明）；文字說明包括：工程名稱、建設單位名稱、設計單位、施工單位、地點、開工日期、竣工日期、占地面積、建筑面積、結構、層數、攝影日期等。六、設計修改通知單、工程聯系單管理規(guī)定6.1設計變更制度1.應盡量減少施工中的設計變更與簽證，如若不可避免，按本制度執(zhí)行。量關，并努力降低工程造價。在工程開工前，仔細研究圖紙，并組織圖紙會審，位補充、修改圖紙。使用單位、設計單位、施工承包單位聯系，并負責分發(fā)設計變更通知單。承諾，事后必須在7日內補辦完設計變更通知單。項目部備確認案后，技術負責人轉發(fā)專業(yè)工程師組織實施。位并監(jiān)督實施。項目經理審核。8.經審核的執(zhí)行結果備案登記，作為今后結算的依據。6.2簽證管理制度1.簽證涉及到投資、工期等工程內容。為了做到有效控制工程造價和工期，施工組織設計，嚴格控制現場簽證。