電子政務(wù)環(huán)境下檔案管理問題與對策,檔案管理論文

電子政務(wù)環(huán)境下檔案管理問題與對策,檔案管理論文電子政務(wù)就是辦公自動化在功能和范圍等方面的延伸，是面向社會的自動化辦公。在電子政務(wù)環(huán)境下，公文的起草、審核、簽署和辦理都在電子政務(wù)的操作平臺中開展，這種歸檔以及管理方式并不是簡單的紙質(zhì)文件歸檔和管理能夠?qū)崿F(xiàn)的，它是于電子政務(wù)系統(tǒng)中嵌入電子檔案的管理功能，使其全經(jīng)過管理和文檔一體化管理等方式得以實(shí)現(xiàn)。檔案管理在我們國家是一項(xiàng)非常重要的工作內(nèi)容，隨著電子方案的普及，對其工作的要求也越來越高。我們應(yīng)當(dāng)針對檔案管理中存在的問題進(jìn)行分析，制定出具有針對性的改善措施，以使其作用得到最大的發(fā)揮。一、電子政務(wù)環(huán)境下檔案管理的意義電子政務(wù)是機(jī)構(gòu)部門運(yùn)用當(dāng)代化的信息、通信技術(shù)通過網(wǎng)絡(luò)來實(shí)現(xiàn)服務(wù)與管理，并通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)使機(jī)構(gòu)的工作流程再造和組織機(jī)構(gòu)的重組得以實(shí)現(xiàn)，超越時(shí)間、空間和各個(gè)部門之間的人為限制，使服務(wù)和管理都更規(guī)范、更優(yōu)質(zhì)、更全方位。檔案管理的最終目的是使檔案管理工作的質(zhì)量和效益獲得提高，因而需要采用先進(jìn)的管理形式和信息管理技術(shù)，以便檔案信息資源能為社會提供更好的服務(wù)。科學(xué)的管理形式對電子政務(wù)的發(fā)展具有積極意義，而電子政務(wù)下的檔案管理可使檔案信息獲得長期儲存，有利于查詢和利用，可有效提高檔案管理工作的效率。二、電子政務(wù)環(huán)境下檔案管理所存在的問題〔一〕檔案的原始性、真實(shí)性不夠完好。原始性和真實(shí)性是電子文件檔案的固有屬性。紙質(zhì)檔案在實(shí)際工作中非常容易就可對其原始性和真實(shí)性進(jìn)行確認(rèn)，而電子文件檔案在其構(gòu)成和處理經(jīng)過中，信息的可變性是非常大的，假如在處理經(jīng)過中刪除或者修改了原始文件，是不易被識破的。同時(shí)，在電子檔案的處理經(jīng)過中還具有與信息載體互相分離的屬性，因而，電子檔案很容易在構(gòu)成的經(jīng)過中被人修改，對檔案的原始性、真實(shí)性和可靠性都造成了影響。〔二〕檔案難以長久儲存。硬件、軟件以及環(huán)境等因素都會在電子檔案的生成、傳輸、應(yīng)用等階段產(chǎn)生影響。在儲存經(jīng)過中，電子檔案對載體的性能以及環(huán)境的要求非常嚴(yán)格，加上其使用壽命并不長，儲存載體無法對自然災(zāi)禍或者病毒的侵蝕進(jìn)行有效抵御，操作失誤或者電壓不穩(wěn)都會嚴(yán)重?fù)p壞或者丟失信息內(nèi)容。因而，檔案信息難以進(jìn)行長時(shí)間的儲存?！踩硻n案的安全性、穩(wěn)定性不高。隨著信息全球化的發(fā)展，世界各個(gè)角落的人們都能享遭到網(wǎng)絡(luò)技術(shù)所帶來的便捷，由于因特網(wǎng)的開放性較強(qiáng)，覆蓋于世界的各個(gè)地區(qū)，因而每個(gè)人都可自由進(jìn)入因特網(wǎng)實(shí)現(xiàn)資源分享。在電子政務(wù)環(huán)境下，重要文件的傳輸大部分是通過因特網(wǎng)來施行的，在傳輸經(jīng)過中，電子文件極易遭遇黑客攻擊，導(dǎo)致文件內(nèi)容被偽造或者泄露出來。電子檔案在保存、管理和接收經(jīng)過中極易遭到病毒的影響，當(dāng)下熟悉計(jì)算機(jī)技術(shù)的黑客較多，就算電腦中安裝了防火墻，簡易防火墻系統(tǒng)也易被其攻破。所以，電子檔案在管理方面還存在較大的安全隱患，安全性和穩(wěn)定性均不高。三、電子政務(wù)環(huán)境下的檔案管理策略分析〔一〕建立健全的檔案資源數(shù)據(jù)庫。健全的檔案資源數(shù)據(jù)可為提供更可靠、更全面的信息，有利于其查詢與利用。確保檔案信息的全面性、真實(shí)性和完好性是建立健全檔案資源數(shù)據(jù)庫的前提與基礎(chǔ)，由于這樣才能使檔案資源數(shù)據(jù)系統(tǒng)與電子政務(wù)的需求相符。健全的檔案資源數(shù)據(jù)庫不僅能深度挖掘信息數(shù)據(jù)，還能提供更好的服務(wù)為決策?！捕呈┬星岸丝刂?檔案管理在電子政務(wù)環(huán)境下的特點(diǎn)是整體性、連續(xù)性和現(xiàn)實(shí)性，要想使其作用得到良好發(fā)揮，就不能長時(shí)間地停留于后端控制的服務(wù)階段，必須將這種傳統(tǒng)落后的策略進(jìn)行轉(zhuǎn)換，施行前端控制策略。檔案管理部門主動地提早接入對信息資源的整理、收集和利用工作中的方式方法就是前端控制,這種方式方法可實(shí)現(xiàn)本身管理工作和電子政務(wù)系統(tǒng)的同步發(fā)展。前端控制不僅僅僅是電子政務(wù)環(huán)境下的檔案系統(tǒng)管理原理、檔案即時(shí)歸檔和長期利用的要求，也是保障檔案信息安全性的需要。〔三〕加強(qiáng)信息安全與標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。檔案信息的多樣性和復(fù)雜性使其管理在電子政務(wù)環(huán)境下產(chǎn)生了很多問題，檔案信息的安全和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范問題可保障檔案管理順利進(jìn)行。由于電子政務(wù)系統(tǒng)的安全管理體制尚未完善，導(dǎo)致檔案信息要面臨的問題較多，為了加強(qiáng)在電子政務(wù)環(huán)境下的檔案管理工作，必須對電子政務(wù)中內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)進(jìn)行加強(qiáng)，這也是管理部門對檔案進(jìn)行有效管理的重要手段。網(wǎng)絡(luò)安全的保證對電子政務(wù)下的檔案管理工作具有非常重要的作用。另外，從根本上講，部門對檔案信息的安全管理也具體表現(xiàn)出出國家對檔案信息的建設(shè)。所以，中的檔案管理部門應(yīng)嚴(yán)格根據(jù)國家所制定的信息安全規(guī)范以及框架施行對檔案信息的安全建設(shè)工作，從更深層次上解決信息安全中存在的問題?！菜摹辰⑿抛u(yù)檔案形式。在電子政務(wù)環(huán)境下對信譽(yù)檔案形式的建立可將某對象的信譽(yù)情況進(jìn)行及時(shí)記錄、反映以及證明。在電子政務(wù)環(huán)境下的信譽(yù)檔案建設(shè)可為機(jī)構(gòu)的聯(lián)合監(jiān)管提供更好的服務(wù)，不管是對檔案信息所施行的公開決策，還是對檔案資源數(shù)據(jù)庫的建設(shè)以使其服務(wù)能力擴(kuò)展于社會中，都是以信譽(yù)檔案為基礎(chǔ)的。檔案信息管理中的信譽(yù)檔案建設(shè)使科學(xué)、合理地管理信息資源的目的得以實(shí)現(xiàn)。因而，在電子政務(wù)環(huán)境下，信譽(yù)檔案的建立對我們國家電子政務(wù)的快速發(fā)展具有促進(jìn)作用。〔五〕政務(wù)檔案信息施行公開服務(wù)。對國家機(jī)關(guān)的相關(guān)信息進(jìn)行公開就是政務(wù)檔案信息公開服務(wù)，公開國家所運(yùn)行的行政權(quán)利，由于在電子政務(wù)環(huán)境下的檔案信息是政務(wù)信息的主要組成部分，對其進(jìn)行公開是非常有必要的。另外，政務(wù)機(jī)關(guān)應(yīng)根據(jù)本身特點(diǎn)并結(jié)合社會群眾的利益來公開、公示政務(wù)檔案信息是施行政務(wù)公開的前提，這樣可有效改善政務(wù)檔案信息的質(zhì)量。四、結(jié)束語隨著信息技術(shù)的發(fā)展，電子檔案的數(shù)量也會越來越多，在實(shí)際的檔案管理工作中也會碰到越來越多的問題，不利于檔案管理工作的施行。在電子政務(wù)環(huán)境下的檔案管理睬牽涉到各個(gè)社會發(fā)展領(lǐng)域，檔案管理部門應(yīng)充分利用電子政務(wù)的優(yōu)勢，為了保障管理工作的質(zhì)量和水平，盡可能地使檔案管理的效率和利用服務(wù)效果得到提高。以下為以下為參考文獻(xiàn)：[1]郭沙沙.關(guān)于電子檔案管理存在的問題及對策分析[J].決策與信息，2021〔06〕：103.[2]厲小雅.電子文件檔案管理面臨的問題及對策討論[J].卷宗，2021〔01〕：38~39.[3]高毓琳.電子政務(wù)環(huán)