審核要求和迎審技巧詳解

審核要求和迎審技巧ppt課件現(xiàn)在是1頁\一共有21頁\編輯于星期一第一節(jié)審核基礎知識第二節(jié)內審審核目的、審核前準備及迎審技巧第三節(jié)

第二方審核目的、審核前準備第四節(jié)第三方審核目的、審核前準備第五節(jié)外審的迎審技巧現(xiàn)在是2頁\一共有21頁\編輯于星期一第一節(jié)審核基礎知識1、審核的概念審核是為獲得審核證據并對其進行客觀地評價，以確定滿足審核準則的程度縮進行的系統(tǒng)的、獨立的并形成文件的過程。現(xiàn)在是3頁\一共有21頁\編輯于星期一2、按審核方的分類：按照審核方的分類可以分為內部審核和外部審核。2.1內部審核：有時稱第一方審核，用于內部目的，由組織自己或以組織的名義進行，可作為組織自我合格聲明的基礎。注解：這是組織對其自身的產品、過程或質量管理體系等體系進行的審核。審核員通常是本組織的，也可聘請外部人員。通過審核，綜合評價組織質量等活動及其結果，對審核中發(fā)現(xiàn)的不合格項采取糾正和改進措施。進行內部審核的主要理由是：

a)管理體系的要求，如判斷是否符合ISO9001等體系的要求；

b)內部管理的重要工具，如可促進新系統(tǒng)的完善與保持；

c)在外部審核前糾正不合格項；

d)推動內部管理的改進。

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2.2外部審核包括通常所說的“第二方審核”和“第三方審核”。★第二方審核由組織的相關方，（如顧客）或由其他人以顧客的名義進行。注解：這是顧客對供方開展的審核。在市場經濟中，供方總是不斷尋求新的市場和顧客，顧客在眾多可選擇的供方中，要挑選合格的供方，往往就要對新的潛在供方進行審核，以此作為最終采購決定的依據。這種審核由顧客派出審核人員或委托外部代理機構對供方的質量管理體系或其他管理體系進行審核評定。對供方來說這是第二方審核。現(xiàn)在是5頁\一共有21頁\編輯于星期一★第三方審核由外部獨立的組織進行。這類組織提供符合要求（如GB/T19001和GB/T24001）的認證或注冊。注解：第三方是指獨立于第一方(組織)和第二方(顧客)之外的一方，它與第-方和第二方既無行政上的隸屬關系，也無經濟上的利害關系。由第三方具有一定資格并經-定程序認可的審核機構派出審核人員對組織的質量管理體系進行審核?，F(xiàn)在是6頁\一共有21頁\編輯于星期一第二節(jié)內審審核目的、審核前準備及迎審技巧1、內審審核目的1.1確定待審核的管理體系是否符合各管理體系的標準要求。1.2驗證待審核的管理體系是否持續(xù)滿足規(guī)定目標的要求且保持有效運行。1.3評價對國家有關法律法規(guī)及行業(yè)標準要求的符合性。1.4作為一種重要的管理手段和自我改進的機制，及時發(fā)現(xiàn)問題，采取糾正措施或預防措施，使體系不斷完善，不斷改進。1.5在外部審核前坐好準備。現(xiàn)在是7頁\一共有21頁\編輯于星期一2、內審前的準備

2.1要求：

內審的頻率：每年最少一次。

內部審核員：內部審核員應經過培訓，具備內審員資格，同時應具備審核能力、獨立工作和組織交流的能力，并且審核員應進行跨部門審核，不能審核自己部門的工作。

2.2內審前管代和內審員的準備工作

2.2.1審核實施計劃的編制：每次內審由審核組長編制實施計劃，經管理者代表批準后發(fā)放實施。內容包括：

a.審核的目的、依據、范圍。

b.審核時間和日程安排。

c.受審核的部門及內審員審核分工等。

2.2.2管理者代表任命審核組長，審核組長組織審核組。內審員根據審核計劃編制內審檢查表，明確審核方式、審核內容等準備審核。現(xiàn)在是8頁\一共有21頁\編輯于星期一2.3內審員的審核技巧：以事前準備的內審檢查表逐項審核，并配合下列的審核技巧：

①以5W1H的方式詢問被審核者，即針對各項作業(yè)的Who（人）、When（時）、Where（地）、What（事）、Why（為何）、How（如何）不斷地提出問題，并要求被審核者回答。

②檢查質量手冊、程序文件、作業(yè)指導書的關聯(lián)性與完整性，并同時核對其內容與被審核者的敘述是否一致。

③抽取相應的質量記錄加以審視，核對記錄的記載方式是否符合前述①與②的要求，必要時得要求作業(yè)人員實際操作或至現(xiàn)場實際了解狀況。

④上述的審核技巧，其實就是反復的查驗說、寫、做三者是否一致。現(xiàn)在是9頁\一共有21頁\編輯于星期一2.4受審部門的準備工作和迎審技巧★熟悉本部門的管理體系文件。★檢查部門的記錄是否都按照文件上的要求做的（要求：細心、細致）?！锪私鈨葘弻徍擞媱澲信c本部門相關的內容和條款。檢查內審計劃中關鍵內容在部門內部是否落實完畢。★完成部門目標指標完成情況表。★保證說的和做的都與文件上要求的一致?！镌谟觾葘彽臅r候不需要顧及太多，盡量多說，暴露出盡可能多的問題，然后持續(xù)改進，為外審做準備?，F(xiàn)在是10頁\一共有21頁\編輯于星期一第三節(jié)第二方審核目的、審核前準備1、第二方審核的主要目的1.1當有建立合同關系的意向時，對供方進行初步評價。1.2在有合同關系的情況下，驗證供方的質量管理體系是否持續(xù)滿足規(guī)定的要求并且正在運行。1.3作為制定和調整合格供方名單的依據之一。1.4溝通供需雙方對質量要求的共識。現(xiàn)在是11頁\一共有21頁\編輯于星期一2、第二方審核前的準備2.1熟悉組織內部的管理體系文件和第二方對供應商的要求/期望，各部門是否按文件和第二方的要求做的，是否保留相關記錄。2.2熟悉第二方的審核模塊或審核計劃。在迎審前最好組織各部門召開一次碰頭會，確定各部門迎審負責人，并按照審核模塊上的審核內容或審核計劃，根據各部門的職責分工。迎審負責人認真閱讀審核模塊上與本部門相關的內容，并確保本部門已按照內容要求完成相關工作?，F(xiàn)在是12頁\一共有21頁\編輯于星期一2.3當發(fā)現(xiàn)本部門負責的待審內容以部門之力無法完成時，及時將困難向領導進行反饋，共同商量解決方法并統(tǒng)一口徑。2.4檢查內審、管理評審不符合項和上次第二方審核開出的不符合項等是否都已整改完畢，是否保留了相關記錄。如若未及時整改完畢，是什么原因引起的，是否有原因分析和整改完成時間（比如年度培訓計劃未按時完成）。2.5各部門自查本部門的工作是否都按要求進行，如若出現(xiàn)緊急狀況，是否有相應的預案進行處理，是否保留了相關記錄（如物料的緊急采購、儀器設備故障維修等）。2.6根據審核員的人數準備足夠的質量手冊和程序文件等?，F(xiàn)在是13頁\一共有21頁\編輯于星期一

第四節(jié)第三方審核的目的和審核前的準備

1、第三方審核的主要目的

1.1確定管理體系過程是否符合規(guī)定要求。

1.2確定現(xiàn)行的質量管理體系實現(xiàn)規(guī)定質量目標的有效性。

1.3確定受審方的管理體系是否能被注冊/認證。

1.4為受審方提供改進其管理體系的機會。

1.5減少許多重復的第二方審核。

1.6提高組織聲譽，增強競爭能力。

1.7查證是否符合有關法律、法規(guī)要求。

現(xiàn)在是14頁\一共有21頁\編輯于星期一2、第三方審核前的準備

認證機構應指定審核方案管理者，編制審核方案，并確定審核組長和審核組成員，決定是否進行初訪和按企業(yè)要求進行預審核。

在準備階段，審核組長應進行文件審核，出具文件審核報告；編制審核計劃，并在現(xiàn)場審核前10天左右把計劃通知受審核方，同時組織審核組成員進行審核分工。

受審核方則在接到審核計劃后進行迎審準備工作，主要工作內容有：

1、根據文件審核報告進行必要的文件修改；

2、向全體員工宣布審核計劃的內容；

3、準備好現(xiàn)場審核時的陪同人員；

現(xiàn)在是15頁\一共有21頁\編輯于星期一4、根據審核組的分組情況準備用的質量手冊和程序文件（大概幾套夠用）；

5、召開動員大會進行迎審動員；

6、管理者代表或指定人員和審核組長密切聯(lián)系，解決準備中的各種問題；

7、提前準備好后勤保障問題，如審核員的交通和住宿等問題。8、充分了解本部門及本崗位的工作職責、績效考核目標（不要求背，但能口述80-90%以上）。所做過的工作能夠證明和追朔(提供記錄/證據)。9、各部門記錄準備要求9、其他準備工作同第二方審核前的準備工作。

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第五節(jié)外審的迎審技巧

1.熟悉文件（手冊、程序文件、與本部門有關的作業(yè)指導書等）；表單，何時用，誰用，在哪里用，怎么用，怎么保管，保管期限如何？

2.自信：

不卑不亢，善于表現(xiàn)。不要緊張，也不能若無其事(不夠嚴肅)。

3.精心準備：

資料要整理在一起，分類放置。電子版文件和記錄，應盡可能放在同一個目錄中，以便及時展示給審核員。

現(xiàn)在是17頁\一共有21頁\編輯于星期一4.嚴防死守本部門的問題不要推向外部門，單個部門的問題不要變成多個部門的問題。不要把責任推給別人或別的部門，這樣會無形之中提供給審核員進一步審核本公司的素材。5.拔蘿卜不帶泥確實存在問題，勇于承認，化大問題為小問題。盡量做到有問必答(能夠講多少就講多少)，不要輕意回答"不知道"/"沒有"/"好象沒有做"之類的話。6.尊重審核員，平等對話，切莫固執(zhí)己見，不要發(fā)生爭吵，以免引起沖突。7.不要圍觀。審核過程中少接電話（盡量不接電話，不安排其他工作）?，F(xiàn)在是18頁\一共有21頁\編輯于星期一8.拖延時間戰(zhàn)術

將審核地點安排在會議室等處，增加拿取資料的動作，既延長了審核時間，又贏得了正確補充資料的機會。9.請審核員重復問題

對審核員提出的問題有不明確的，可以請審核員重復一遍或舉例解釋說明。不能在沒正確理解審核員的意思前胡亂回答。10.審核員提出的問題由相關部門的迎審負責人回答，部門其他人員一般不作回答。當迎審負責人回答不出，或是不確定的時候，及時向上級領導求助。盡量做到不亂說、不亂答。現(xiàn)在是19頁\一共有21頁\編輯于星期一11.盡量少說，多聽，多看，多想。12.當審核員與組織內部人員因為某個或某些問題有爭議時，應先冷靜地站在公司的角度上思考怎么樣解決比較好，想到解決方法再與審核員進行溝通；或者詢問審核員您認為怎么做比較好，再思考能否按審核員的要求做，切不可隨意答應滿足審核員提出的任何要求。13.事先準備一些問題（對這些問題的答案，你應