行政管理工作手冊(cè)

............專業(yè)技術(shù)資料專業(yè)技術(shù)資料......專業(yè)技術(shù)資料行政管理工作手冊(cè)廣東利海集團(tuán)有限公司人力行政中心行政部制總則第一章前臺(tái)管理第一節(jié)前臺(tái)接待管理辦法第二節(jié)公司考勤管理辦法第三節(jié)信件收發(fā)管理辦法第四節(jié)清潔衛(wèi)生管理辦法第五節(jié)工牌名片管理辦法第六節(jié)集團(tuán)通訊管理辦法第七節(jié)會(huì)議室管理辦法第八節(jié)差旅票務(wù)住宿管理辦法第九節(jié)其他協(xié)辦事項(xiàng)第二章行政事務(wù)管理第一節(jié)文檔管理辦法第二節(jié)保密管理辦法第三節(jié)印章管理辦法第四節(jié)會(huì)議管理辦法第五節(jié)電子管理辦法第六節(jié)部門(mén)經(jīng)費(fèi)管理辦法第七節(jié)公司證照管理辦法第八節(jié)公務(wù)接待管理辦法第三章總務(wù)后勤管理第一節(jié)文明辦公管理辦法第二節(jié)辦公環(huán)境管理辦法第三節(jié)公司宿舍管理辦法第四節(jié)消防安保管理辦法第五節(jié)固定資產(chǎn)管理辦法第六節(jié)辦公采購(gòu)管理辦法第四章車(chē)輛管理使用說(shuō)明容及使用圍本手冊(cè)是利海集團(tuán)行政部根據(jù)公司行政管理政策、制度，修訂的行政管理工作手冊(cè)，主要用于各單位行政專職人員提供日常操作的參考、查詢和政策指導(dǎo)。容更新手冊(cè)出臺(tái)后，遇有政策、制度上的變更或流程上的增減，集團(tuán)行政部會(huì)及時(shí)變更手冊(cè)的相關(guān)容，當(dāng)?shù)毓拘姓恳嗫筛鶕?jù)當(dāng)?shù)氐恼叽胧┖蛯?shí)際管理作出調(diào)整或修改?？倓t一、行政部職能行政部作為公司的綜合辦事部門(mén)，其核心主要包括以下三個(gè)方面。溝通職能。充分溝通、清晰傳達(dá)，協(xié)調(diào)各部門(mén)之間的工作，保證高效地完成任務(wù)。管理職能。行政部擔(dān)負(fù)著文件、證照辦理、辦公環(huán)境、公務(wù)接待、車(chē)輛、總務(wù)后勤、安全保衛(wèi)鄧工作的管理。服務(wù)職能。提供高質(zhì)量服務(wù)，積極為各職能部門(mén)提供后勤保障支持。具體職能如下：協(xié)助公司領(lǐng)導(dǎo)管理公司行政事務(wù)對(duì)公司各項(xiàng)事務(wù)擁有請(qǐng)示權(quán)，包括其他部門(mén)的事務(wù)。經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)或同意后擁有代位處理權(quán)。召集及調(diào)動(dòng)公司各部力量，主持對(duì)公司發(fā)展過(guò)程中出現(xiàn)的特殊時(shí)間、專項(xiàng)問(wèn)題進(jìn)行處理。解決并處理公司各部門(mén)之間存在的管理不到位、分工不明晰的問(wèn)題。支持協(xié)調(diào)會(huì)議，仲裁及防止各部門(mén)之間的沖突。對(duì)公司整體發(fā)展和公司部管理向公司管理層提出可行的合理化建議，在公司管理層任何后負(fù)責(zé)落實(shí)實(shí)施。組織匯總公司年度綜合性資料、草擬公司年度總結(jié)、工作計(jì)劃和其他綜合性文稿、其他以公司名義發(fā)言的文稿審核工作，嚴(yán)格按行文程序辦理。負(fù)責(zé)編寫(xiě)公司年度大事記。公章、文檔管理負(fù)責(zé)公司公章、檔案資料的管理負(fù)責(zé)公司文件上傳下達(dá)工作。負(fù)責(zé)各部門(mén)、各子公司聯(lián)絡(luò)人的召集與管理。負(fù)責(zé)公司行政文書(shū)處理，做好收支的登記、傳遞、催辦、歸檔、立卷和發(fā)言的登記、打印、存檔，以及行政文書(shū)檔案的管理工作。負(fù)責(zé)對(duì)各部門(mén)文書(shū)資料收集歸檔管理工作，進(jìn)行業(yè)務(wù)知道。整理建立公司的檔案，統(tǒng)一公司公文格式。負(fù)責(zé)公司各種證照的辦理、保管、年審、變更工作。公司各類證照的工商登記、注冊(cè)、年審、變更、注銷(xiāo)、外接、保管等工作。負(fù)責(zé)公司領(lǐng)導(dǎo)的出入境證照辦理。公關(guān)職能代表本項(xiàng)目公司對(duì)外開(kāi)展公開(kāi)活動(dòng)。負(fù)責(zé)樹(shù)立公司良好的形象。負(fù)責(zé)公司對(duì)外有關(guān)單位、政府職能部門(mén)的聯(lián)系、溝通工作。參與公司重大新聞發(fā)布會(huì)組織籌備工作，接待重要賓客的來(lái)訪。前臺(tái)管理負(fù)責(zé)公司總結(jié)接聽(tīng)、轉(zhuǎn)接。公司來(lái)訪客戶接待。員工考勤管理工作。員工差旅票務(wù)住宿管理工作。負(fù)責(zé)公司的報(bào)刊征訂工作，以及報(bào)刊、信件收發(fā)，傳真的轉(zhuǎn)接及傳達(dá)?？倓?wù)后勤管理文明辦公檢查，負(fù)責(zé)公司日常辦公環(huán)境、清潔衛(wèi)生的管理。發(fā)現(xiàn)并消除公司的安全隱患，保證員工和客人在公司的安全。公司文體活動(dòng)組織。負(fù)責(zé)公司辦公用品的購(gòu)買(mǎi)、管理、發(fā)放。負(fù)責(zé)公司員工宿舍的管理工作。車(chē)輛管理負(fù)責(zé)公司車(chē)輛的購(gòu)置、使用、駕駛與維修保養(yǎng)，負(fù)責(zé)車(chē)輛的各項(xiàng)費(fèi)用管理，包括：養(yǎng)路費(fèi)、保險(xiǎn)、路橋、汽油、年審費(fèi)用等。二、行政部組織架構(gòu)圖主管主管車(chē)隊(duì)前臺(tái)總務(wù)后勤行政事務(wù)經(jīng)理三、行政經(jīng)理崗位說(shuō)明書(shū)利海集團(tuán)行政經(jīng)理崗位說(shuō)明書(shū)第一部分基本資料職位名稱職位名稱行政經(jīng)理所在部門(mén)行政部直接上級(jí)公司總經(jīng)理下級(jí)職位行政主管可晉升的職位總經(jīng)理助理可輪換的職位—崗位定員1人填寫(xiě)日期2008-7-30第二部分工作描述2.12.1職責(zé)概要：負(fù)責(zé)公司接待、辦公、安全保衛(wèi)、后勤總務(wù)、公關(guān)等行政管理工作的組織實(shí)施，執(zhí)行公司行政管理工作各項(xiàng)制度、規(guī)劃。2.2崗位職責(zé)：日常主要工作序號(hào)日常主要工作職責(zé)占總工作時(shí)間的百分比日常工作任務(wù)權(quán)限（可多選√）經(jīng)辦審核批準(zhǔn)備注2.32.3考核指標(biāo)：1.不發(fā)生行政工作流程混亂。2.不發(fā)生行政管理方面的重大投訴。3.不發(fā)生后勤管理的重大投訴。4.預(yù)算變動(dòng)率不超過(guò)10％2.4工作協(xié)調(diào)關(guān)系：公司部協(xié)調(diào)關(guān)系崗位/機(jī)構(gòu)（按頻繁程度次序列舉）主要協(xié)調(diào)容協(xié)調(diào)不力會(huì)對(duì)己方與對(duì)方造成何種影響部門(mén)本部所有員工1.行政管理及后勤管理工作。1.工作效率低。2.后勤服務(wù)沒(méi)跟上。部門(mén)外其他部門(mén)1.行政管理工作。2.協(xié)調(diào)部門(mén)關(guān)系。1.工作流程混亂。1.部門(mén)沖突。公司外部協(xié)調(diào)關(guān)系1、政府各職能部門(mén)。如工商管理部門(mén)、出入境管理部門(mén)、當(dāng)?shù)毓膊块T(mén)及交通部門(mén)等。2、中國(guó)移動(dòng)及中國(guó)電信運(yùn)營(yíng)商。3、各后勤采購(gòu)供應(yīng)商。第三部分任職資格要求能力能力定義選出本崗位需要該能力的最低要求級(jí)別12345低較低一般較高高本崗位任職者需要應(yīng)用到該能力的工作疇（根據(jù)既往工作經(jīng)驗(yàn)填寫(xiě)）理解判斷能力對(duì)有關(guān)制度、政策、目標(biāo)任務(wù)的認(rèn)識(shí)與領(lǐng)會(huì)程度，對(duì)本職工作中各種抽象或具體問(wèn)題的分析、綜合與判斷能力5組織協(xié)調(diào)能力組織本部門(mén)人員開(kāi)展工作以及與有關(guān)部門(mén)人員協(xié)同工作的能力5決策能力從整體出發(fā)，對(duì)方向性、全局性的重大問(wèn)題進(jìn)行決斷的能力5開(kāi)拓能力對(duì)某一業(yè)務(wù)或工作領(lǐng)域進(jìn)行研究、開(kāi)發(fā)、創(chuàng)新、改革的能力4社會(huì)活動(dòng)能力為開(kāi)展工作在社會(huì)交往、人際關(guān)系方面應(yīng)具有的活動(dòng)能力5語(yǔ)言文學(xué)能力在撰寫(xiě)文章、起草文件、報(bào)告，編寫(xiě)計(jì)劃、情況說(shuō)明、業(yè)務(wù)記錄，演說(shuō)，宣傳方面，應(yīng)具有的文字和口頭語(yǔ)言表達(dá)能力4業(yè)務(wù)實(shí)施能力在具體貫徹執(zhí)行計(jì)劃任務(wù)的過(guò)程中，處理工作業(yè)務(wù)，解決實(shí)際問(wèn)題的能力5其他特別素質(zhì)由于崗位的特殊性，而對(duì)任職者提出的特殊素質(zhì)要求：工作仔細(xì)有責(zé)任心，能承受一定的工作壓力；第一章前臺(tái)管理利海集團(tuán)前臺(tái)文員崗位說(shuō)明書(shū)第一部分基本資料職位名稱職位名稱前臺(tái)文員所在部門(mén)行政部直接上級(jí)行政主管下級(jí)職位無(wú)可晉升的職位行政主管可輪換的職位總務(wù)或行政專員崗位定員至少1人填寫(xiě)日期2008-7-30第二部分工作描述第三部分任職資格要求業(yè)務(wù)實(shí)業(yè)務(wù)實(shí)施能力在具體貫徹執(zhí)行計(jì)劃任務(wù)的過(guò)程中，處理工作業(yè)務(wù)，解決實(shí)際問(wèn)題的能力4其他特別素質(zhì)由于崗位的特殊性，而對(duì)任職者提出的特殊素質(zhì)要求：談吐大方得體，做事細(xì)心。第一節(jié)前臺(tái)接待管理辦法第一條、形象禮儀儀容：儀容要整潔大方，顯示出個(gè)人的工作自信心，衣著要大方得體，個(gè)人衛(wèi)生方面也要嚴(yán)格要求自己。具體禮儀要求如下：總體要求總體要求大方整潔，職業(yè)細(xì)節(jié)要求1、頭發(fā)梳理整齊，避免由頭皮屑出現(xiàn)，嚴(yán)禁發(fā)型及顏色過(guò)于夸。2、勤修指甲，不留長(zhǎng)，不留污垢，嚴(yán)禁在前臺(tái)圍修剪。3、香水味道不宜濃烈。4、女性上班期間應(yīng)化淡妝，嚴(yán)禁前臺(tái)圍化妝。5、不戴墨鏡或變色鏡。儀表：前臺(tái)文員工作期間一律穿著工作服或職業(yè)裝，具體要求如下：總體要求總體要求服裝的修飾與整體協(xié)調(diào)一致，飾品要自然適度，把握分寸，表現(xiàn)出個(gè)人的氣質(zhì)素養(yǎng)男士著裝要求1、西裝：款式簡(jiǎn)潔、單色深色為宜，西褲長(zhǎng)度應(yīng)正好觸及鞋面，注意配搭。2、領(lǐng)帶：顏色與西裝和襯衫協(xié)調(diào)，要干凈、平整，長(zhǎng)度核實(shí)，領(lǐng)帶尖應(yīng)恰好觸及皮帶扣，領(lǐng)帶寬度與西裝翻領(lǐng)的寬度和諧。3、襯衫：款式與領(lǐng)帶外套協(xié)調(diào)，注意領(lǐng)口和袖口要干凈。4、鞋：黑色，注意保持鞋子的光亮及干凈。5、襪子：黑色，寧長(zhǎng)勿短，以坐下不露出小腿為宜。女士著裝要求1、保持衣服平整，服飾不要過(guò)于華麗。2、襪子顏色協(xié)調(diào)，以透明近似膚色或與服裝搭配得當(dāng)為好。3、飾品要適量，同一色系，注意整體的服飾配搭。4、穿著適中的高跟皮鞋。4、嚴(yán)禁穿著緊身、暴露服裝，如：短褲、超短裙、緊身褲、牛仔服、拖鞋等均不得在上班時(shí)間穿著。儀態(tài)：前臺(tái)文員應(yīng)舉止文明、殷勤有禮、尊重他人，并善于控制自己的情緒。談話時(shí)，要面對(duì)對(duì)方，保持一定的距離。每次目光接觸的時(shí)間不要超過(guò)三秒鐘。交流過(guò)程中用60%-70%的時(shí)間與對(duì)方進(jìn)行目光交流是最適宜。行走時(shí)，盡量保持身體的挺直，不可歪斜。手中也不能玩弄物品。行走靠道路的右側(cè)行走，遇到同事、主管要主動(dòng)問(wèn)好。在行走的過(guò)程中，應(yīng)避免吃東西、整理衣服等行為。上下樓梯時(shí)，應(yīng)尊者、女士先行。多人行走時(shí)，注意不要因并排行走而占據(jù)路面。手勢(shì)運(yùn)用，一定要柔和，但不能拖泥帶水。第二條、語(yǔ)言禮儀與客人交談，首先保持站姿端正，無(wú)任何小動(dòng)作，禁止在座位上與客人交談。正面對(duì)著客人，自然大方，態(tài)度親切、誠(chéng)懇。談話時(shí)必須注意語(yǔ)音、語(yǔ)調(diào)、語(yǔ)速及節(jié)奏感。正確提及客人并在后面加上先生、小姐等稱呼用語(yǔ)。第三條、迎接禮儀有客人來(lái)訪，應(yīng)主動(dòng)與之招呼，要表示出熱情友好和愿意提供服務(wù)的態(tài)度，停止手上的所有工作，即使正在打也要對(duì)來(lái)客點(diǎn)頭示意，但不一定要起立迎接，也不必與來(lái)客握手。主動(dòng)熱情問(wèn)候客人：打招呼時(shí)，應(yīng)輕輕點(diǎn)頭并面帶微笑。如果是已經(jīng)認(rèn)識(shí)的客人，稱呼要先得親切。陌生客人的接待：務(wù)必問(wèn)清其及單位名稱，問(wèn)明來(lái)意后在進(jìn)行登記、通知、引領(lǐng)等工作。領(lǐng)導(dǎo)上下班，貴賓來(lái)訪，要主動(dòng)站立打招呼，并為其按電梯按鈕。與客人交談時(shí)：同客人交談時(shí)面向客人，垂手恭立，距離客人六十公分左右，笑容可掬，眼光停留在客人眼鼻三角區(qū)，不能依靠它物；說(shuō)話時(shí)不能有指手畫(huà)腳、伸懶腰，挖耳鼻等不大方的動(dòng)作；不可冷場(chǎng)；不可無(wú)聲無(wú)息離開(kāi)，應(yīng)做到進(jìn)退有序。第四條、接待禮儀客人來(lái)訪登記后，要立即通知被訪者，如有需要，前臺(tái)文員應(yīng)該運(yùn)用正確的引導(dǎo)方法和引導(dǎo)姿勢(shì)。引導(dǎo)引導(dǎo)方法說(shuō)明走廊的引導(dǎo)方法在客人二三步之前，配合步調(diào)，讓客人走在前進(jìn)方的右側(cè)。電梯的引導(dǎo)方法引導(dǎo)客人乘坐電梯時(shí)，接待人員先進(jìn)電梯，等客人進(jìn)入后關(guān)閉，到達(dá)時(shí)，接待人員按“開(kāi)”的鈕，讓客人先走出電梯。會(huì)議室的引導(dǎo)方法當(dāng)客人走進(jìn)會(huì)議室，前臺(tái)文員用手指示，請(qǐng)客人坐下，看到客人坐下后，才能點(diǎn)頭禮后離開(kāi)。客人到來(lái)時(shí)，若被訪者由于種種原因不能馬上接見(jiàn)，一定要向客人說(shuō)明等待理由與等待時(shí)間，若客人愿意等待，應(yīng)該向客人提供茶飲?？腿艘业谋辉L者不在時(shí)，要明確告訴對(duì)方被訪者到何處去了，何時(shí)回本單位，并請(qǐng)客人留下聯(lián)系方式。不速之客的接待：有客人未預(yù)約來(lái)訪時(shí)，不要直接回答其要找的人在或不在。而要告訴對(duì)方：“讓我看看他是否在。”同時(shí)宛轉(zhuǎn)地詢問(wèn)對(duì)方來(lái)意：“請(qǐng)問(wèn)您找他有什么事？”在通知同事。如客人要找的人是公司領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)謹(jǐn)慎處理，問(wèn)明情況后交總裁秘書(shū)處理。謝絕一切的推銷(xiāo)。第五條、奉茶禮儀酒滿茶半。奉茶時(shí)應(yīng)注意：茶不要太滿，以八分滿為宜。水溫不宜太燙，以免客人不小心被燙傷。同時(shí)有兩位以上的訪客時(shí)，端出的茶色要均勻，并要配合茶盤(pán)端出，左手捧著茶盤(pán)底部右手扶著茶盤(pán)的邊緣，若有點(diǎn)心放在客人的右前方，茶杯應(yīng)擺在點(diǎn)心右邊。上茶時(shí)應(yīng)向在座的人說(shuō)聲“對(duì)不起”，再以右手端茶，從客人的右方奉上，面帶微笑，眼睛注視對(duì)方并說(shuō)：“這是您的茶，請(qǐng)慢用！”奉茶時(shí)應(yīng)依職位的高低順序先端給職位高的客人，再依職位高低端給自己公司的。以咖啡或紅茶待客時(shí)，杯耳和茶匙的握柄要朝著客人的右邊，此外要替每位客人準(zhǔn)備一包砂糖和奶精，將其放在杯子旁（碟子上），方便客人自行取用。茶壺、水杯器皿選用陶瓷素色材料（白色為宜）。第六條、禮儀接打絕對(duì)不能吸煙、喝茶、吃零食，要保持端正的姿勢(shì)，同時(shí)說(shuō)話清晰，聲音親切，當(dāng)作對(duì)方就在眼前。聽(tīng)到鈴聲后，在2聲之接聽(tīng)，不要讓鈴聲響過(guò)5聲。接到首先要自報(bào)說(shuō)出“您好，利海集團(tuán)?！奔词闺x自己很遠(yuǎn)，聽(tīng)到鈴聲后，附近沒(méi)有人，應(yīng)該用盡快的速度拿起聽(tīng)筒。如果鈴響超過(guò)5聲，應(yīng)該先向?qū)Ψ降狼?。?yán)禁接時(shí)用“喂”、“不知道”等的該類的語(yǔ)調(diào)。要用喜悅的心情，愉快地接聽(tīng)，態(tài)度應(yīng)熱情、謙和、誠(chéng)懇，音量要適中。了解所有來(lái)電的目的，要將容隨時(shí)記錄，具備以下6點(diǎn)：何時(shí)（When）、何人（Who）、何地（Where）、何事（What）、為什么（Why）、如何進(jìn)行（How）。接聽(tīng)完畢之前，不要忘記復(fù)述一遍確認(rèn)，防止記錄錯(cuò)誤或者偏差而帶來(lái)的誤會(huì)。前臺(tái)人員應(yīng)該盡量避免長(zhǎng)時(shí)間的私人占線。轉(zhuǎn)接前，請(qǐng)先說(shuō)“請(qǐng)稍等”。任何尋找領(lǐng)導(dǎo)的必須首先轉(zhuǎn)到相關(guān)的秘書(shū)或助理那里，保證領(lǐng)導(dǎo)們不被無(wú)關(guān)緊要的打擾。交談完畢，應(yīng)盡量讓對(duì)方先結(jié)束對(duì)話，然后說(shuō)“再見(jiàn)”，再掛，不可只管自己講完就掛斷，切忌沒(méi)有禮貌性強(qiáng)行掛。第七條、離座和外出前臺(tái)文員一般不能超過(guò)10分鐘，如果是因?yàn)樘厥庠蛐枰獬鰰r(shí)，應(yīng)先找妥代辦人。離開(kāi)座位前，必須擺出“工作中，請(qǐng)稍候”的牌子。前臺(tái)文員應(yīng)該嚴(yán)格遵守作息時(shí)間，上下班為：周一至周五8：15-17：45，周六：8：15-12：15分，中午休息時(shí)間為：12：00-14：00。電子每10分鐘接收一次，離開(kāi)崗位一定要退出，一段時(shí)間回座位后必須立即收取部閱覽回復(fù)。第八條、前臺(tái)管理留意客人或陌生人的走動(dòng)情況，沒(méi)有許可的情況下，禁止進(jìn)入任何辦公區(qū)域，特別是領(lǐng)導(dǎo)獨(dú)立行政部，謝絕所有推銷(xiāo)人員的拜訪，前臺(tái)工作臺(tái)面不得擺放報(bào)紙、訂餐廣告、雜志等與工作無(wú)關(guān)的文書(shū)，保持桌面及后臺(tái)整潔干凈。前臺(tái)工作崗位不得隨意離崗、串崗、聚眾聊天、嬉戲打鬧、喧嘩。前臺(tái)圍任何人任何時(shí)候不得看報(bào)紙雜志、化妝、聊私人、網(wǎng)絡(luò)聊天、瀏覽新聞網(wǎng)頁(yè)、電腦游戲。前臺(tái)辦公位置后嚴(yán)禁成為過(guò)道，讓人隨意走動(dòng)。每天早上8：30分前為領(lǐng)導(dǎo)洗杯，沏茶，上午11點(diǎn)前為領(lǐng)導(dǎo)訂餐。時(shí)刻留意并掌握辦公區(qū)域、辦公環(huán)境情況，包括白蟻、照明系統(tǒng)、花草、空調(diào)漏水等，并及時(shí)匯報(bào)。當(dāng)發(fā)現(xiàn)來(lái)訪客人有情緒不安，或大吵大鬧的情況，前臺(tái)應(yīng)遵循以下方法。緩解客人情緒。引導(dǎo)客人前往會(huì)議室或休息室，提供茶水，把室的空調(diào)溫度調(diào)低，報(bào)紙雜志的提供視情況而定。了解情況。了解客人的來(lái)訪目的，安排相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)處理。避免激怒客人。任何情況下，不得與客人有打鬧或爭(zhēng)吵等影響公司形象行為。如有特殊解決不了的情況，馬上與部門(mén)負(fù)責(zé)人匯報(bào)處理。第九條、前臺(tái)接待流程：看到看到客人，禮貌招呼開(kāi)始問(wèn)明來(lái)訪事由，登記通知被訪人安排客人等待地點(diǎn)引領(lǐng)客人到達(dá)等待地點(diǎn)奉茶或飲料，請(qǐng)客人稍等微笑離開(kāi)結(jié)束第十條、來(lái)電接聽(tīng)流程前臺(tái)文員前臺(tái)文員外部單位人員各部門(mén)員工開(kāi)始開(kāi)始撥通電話結(jié)束聽(tīng)到電話鈴響拿起話筒接聽(tīng)傾聽(tīng)來(lái)電事由明確被訪人在否處理范圍內(nèi)范圍外轉(zhuǎn)接接電在單位不在告知情況留言記錄第十一條、支持性文件：?《前臺(tái)來(lái)訪接待登記表》......年月份前臺(tái)來(lái)訪接待登記表專業(yè)技術(shù)資料............專業(yè)技術(shù)資料專業(yè)技術(shù)資料......專業(yè)技術(shù)資料第二節(jié)考勤管理辦法第一條、考勤時(shí)間規(guī)定：周一至周五上班時(shí)間為上午8：30-12：00，下午14：00-17：30，周六上班時(shí)間為8：30-12：00，延時(shí)工作可以按延時(shí)時(shí)間打卡，因季節(jié)變化需調(diào)整工作時(shí)間時(shí)由集團(tuán)人力行政中心另行通知。除事先請(qǐng)假并獲批準(zhǔn)外，員工上午8：30分后打卡為遲到，下午5：30分前打卡為早退。缺勤：指員工缺少合格考勤紀(jì)錄。缺少合格考勤紀(jì)錄是指：缺少考勤紀(jì)錄；提供的《請(qǐng)假考勤審批表》不合要求；未提供《請(qǐng)假考勤審批表》。員工打卡超過(guò)規(guī)定的時(shí)間1個(gè)小時(shí)以上4個(gè)小時(shí)以的，計(jì)為缺勤半日；4個(gè)小時(shí)以上1個(gè)工作日以的，計(jì)為缺勤一日。員工當(dāng)日沒(méi)有考勤紀(jì)錄或只有一次紀(jì)錄的，計(jì)為缺勤一日。曠工：?jiǎn)T工未請(qǐng)假、或請(qǐng)假未獲批準(zhǔn)。實(shí)際未出勤且不能做合理解釋的，為曠工。1個(gè)小時(shí)以上4個(gè)小時(shí)以的，計(jì)為曠工半日；4個(gè)小時(shí)以上的，計(jì)為曠工一日。員工當(dāng)日沒(méi)有考勤紀(jì)錄或只有一次紀(jì)錄的，計(jì)為曠工一日。第二條、打卡管理打卡管理必須遵從以下原則：對(duì)員工的考勤情況負(fù)責(zé)任，維護(hù)成本低廉，打卡便利，統(tǒng)計(jì)科學(xué)、易操作，數(shù)據(jù)便于存檔。目前地產(chǎn)線公司采用指紋打卡系統(tǒng)，工程項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)采用紙卡打卡機(jī)。公司全體員工除總裁室及其他經(jīng)批準(zhǔn)的員工外，上、下班須打卡。員工因特殊工作情況需申請(qǐng)免打卡的，需以呈批件形式上交集團(tuán)人力行政中心，由行政總裁審批。公司員工因休假、公務(wù)外勤（或下工地、現(xiàn)場(chǎng)）不能正常打卡、上下班忘記打卡者的，須在合理時(shí)間（5個(gè)日歷天）填寫(xiě)《請(qǐng)假考勤審批表》到部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)，經(jīng)理級(jí)別以上人員交由上一級(jí)領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)，并將批準(zhǔn)的《請(qǐng)假考勤審批表》交至行政部。否則，視為曠工處理。4、請(qǐng)假、外勤非全天的,上、下班均需打卡,以考勤卡記錄作為請(qǐng)假時(shí)間或出勤時(shí)間的依據(jù)。5、前臺(tái)文員將定期在公司網(wǎng)絡(luò)上公布各人打卡記錄，以求客觀公正。并在月初統(tǒng)計(jì)上月考勤記錄。不再作任何形式的提示或知會(huì)補(bǔ)單?！墩?qǐng)假考勤審批表》一單只能填寫(xiě)一個(gè)自然日的考勤事項(xiàng)，如果兩天都未能按時(shí)打卡須填寫(xiě)兩單，依次類推，不得一單簽多日，否則視為無(wú)效單，但連續(xù)的請(qǐng)假或休假除外。當(dāng)月考勤如沒(méi)有出現(xiàn)事假、病假、遲到、早退、缺勤及帶薪假期等現(xiàn)象視為全勤補(bǔ)休圍指：周六下午、周日因工作需要已加班的可填寫(xiě)《請(qǐng)假考勤審批表》申請(qǐng)補(bǔ)休，有效的補(bǔ)休申請(qǐng)時(shí)間為次月10日前，逾期視為無(wú)效。補(bǔ)填《請(qǐng)假考勤審批表》不應(yīng)超過(guò)5個(gè)日歷天。有以下情形之一的、為未提供《請(qǐng)假考勤審批表》，視為無(wú)效，作缺勤處理。：未提供《請(qǐng)假考勤審批表》；如逾期（本月前3個(gè)工作日）未能提供上月合格的《請(qǐng)假考勤審批表》及一次性在月底補(bǔ)單的；以虛假理由獲得批準(zhǔn)的；提供的《請(qǐng)假考勤審批表》不符合本章規(guī)定的其它必備要件的。如遇停電、或打卡機(jī)無(wú)法使用時(shí)，由前臺(tái)文員做好考勤記錄?！墩?qǐng)假考勤審批表補(bǔ)單登記表》和《員工考勤統(tǒng)計(jì)表》的填寫(xiě)與管理每月末，前臺(tái)文員綜合考勤記錄及請(qǐng)假考勤審批表對(duì)員工每日的考勤情況正確填寫(xiě)《請(qǐng)假考勤審批表補(bǔ)單登記表》，如實(shí)反映員工每月的考勤情況；根據(jù)考勤表對(duì)員工的出勤情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，認(rèn)真填寫(xiě)《員工考勤統(tǒng)計(jì)表》，作為計(jì)算員工工資的依據(jù)?！墩?qǐng)假考勤審批表補(bǔ)單登記表》及《員工考勤統(tǒng)計(jì)表》報(bào)人力資源部審核后報(bào)財(cái)務(wù)部；財(cái)務(wù)部根據(jù)《員工考勤統(tǒng)計(jì)表》計(jì)算員工工資；每月的《請(qǐng)假考勤審批表補(bǔ)單登記表》、《員工考勤統(tǒng)計(jì)表》由行政部存檔。第三條、考勤違規(guī)處罰遲到處罰員工每月遲到15分鐘以不超過(guò)二次（含二次）的，不作處罰；員工每月第三次以后的15分鐘以的遲到及全部30分鐘以的遲到，每次扣罰20元；員工每月第三次以后的15分鐘以的遲到及全部30分鐘以的遲到，每次扣罰20元；員工遲到超過(guò)30分鐘，1個(gè)小時(shí)以的，按缺勤半天處罰。早退的處罰參照遲到的規(guī)定處理。缺勤與曠工的處罰缺勤處罰：每缺勤半天，處以日工資的1/2罰金；每缺勤一日，處以一日工資的罰金。曠工處罰：曠工在1天以的，扣除該員工2天日工資；曠工在2天以的，扣除該員工4天日工資；在一年曠工超過(guò)3天（含3天）的，除按前項(xiàng)規(guī)定類推處罰外，公司可作過(guò)失性辭退處理，且不負(fù)擔(dān)任何經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償。代打卡處罰任何員工均不得要求他人代為打卡，或替他人打卡。每發(fā)現(xiàn)一次，對(duì)替人打卡者和要求他人代為打卡者，各罰款1000元，并通報(bào)批評(píng)。第四條、員工病假、事假、帶薪假期管理員工病假、事假、帶薪假期在2天以的，由部門(mén)負(fù)責(zé)人審批；2天以上的，由上一級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批。員工申請(qǐng)帶薪假期前，先行到人力資源部備案，再遞送上級(jí)審批。若取消假期，可到人力資源部銷(xiāo)案，否則，帶薪假期正常執(zhí)行。病假、事假申請(qǐng)?jiān)瓌t上至少要提前一天申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后送行政部備案。如遇特殊情況，可在當(dāng)天上午上班前請(qǐng)假，事后補(bǔ)辦程序。員工因身體不適請(qǐng)病假，超過(guò)一天，須出具醫(yī)院病歷及醫(yī)生《病假單》。否則，按事假處理。特殊情況，經(jīng)人力資源部審核后，可作病假處理。病、事假薪酬病、事假經(jīng)批準(zhǔn)，可用當(dāng)年的年休假抵消；請(qǐng)病假每天扣日工資1/3，當(dāng)月病假累計(jì)超過(guò)3天的，從第4天起每日扣發(fā)日工資1/2；計(jì)算公式為：扣發(fā)工資=（月工資÷23÷7×當(dāng)月病假工時(shí)）×1/3；或：扣發(fā)工資=月工資÷23÷7×第4天起病假工時(shí)×1/2如當(dāng)月累計(jì)請(qǐng)病假超過(guò)30天的，按醫(yī)療期的有關(guān)規(guī)定發(fā)放工資，具體如下：年累計(jì)病假天數(shù)1-6個(gè)月的，每月支付月工資的30%。請(qǐng)事假每天扣日工資1/2，當(dāng)月事假累計(jì)超過(guò)2天的，從第3天起每日扣發(fā)日工資全額；計(jì)算公式為：扣發(fā)工資=（月工資÷23÷7×當(dāng)月事假工時(shí)）×1/2；或：扣發(fā)工資=月工資÷23÷7×第3天起事假工時(shí)連續(xù)請(qǐng)事假超過(guò)30天的，公司有權(quán)對(duì)員工作出協(xié)議解除勞動(dòng)合同或停薪留職等處理。第五條、休假、出差及外勤知會(huì)制度休假與出差：適用公司有關(guān)管理規(guī)或規(guī)定的定義。外勤：是指除休假與出差以外，員工因公事在辦公時(shí)間無(wú)法到達(dá)寫(xiě)字樓或在辦公時(shí)間因公事離開(kāi)寫(xiě)字樓的行為。審批：休假及出差的審批適用公司的相關(guān)管理規(guī)或規(guī)定。外勤以口頭方式知會(huì)直屬主管上級(jí)并取得同意。知會(huì)發(fā)布時(shí)間休假、出差得到批準(zhǔn)之后，休假、出差之前。外勤得到批準(zhǔn)之后，外勤時(shí)間之前。如在上述規(guī)定的時(shí)間因故無(wú)法自行發(fā)送電子的，應(yīng)通知同事或公司前臺(tái)代為發(fā)布知會(huì)。知會(huì)形式以電子的形式在公司部電子系統(tǒng)發(fā)布。知會(huì)格式：電子名稱：“知會(huì)：[]+[時(shí)間]+[地點(diǎn)]+[事由]”如有其它需細(xì)化的容，如工作安排，或代理行使職責(zé)的人員等，在電子的容中補(bǔ)充。知會(huì)發(fā)送圍休假及出差的知會(huì)應(yīng)發(fā)送業(yè)務(wù)相關(guān)人員。外勤的知會(huì)應(yīng)發(fā)送部門(mén)全體及公司前臺(tái)。第六條、考勤工作流程采集員工指紋進(jìn)行考勤。如遇停電、或打卡系統(tǒng)故障無(wú)法使用時(shí)，由前臺(tái)文員做好考勤記錄。收集員工考勤記錄補(bǔ)單、外勤知會(huì)記錄。確認(rèn)員工的請(qǐng)假審批單后，及時(shí)錄入到《請(qǐng)假考勤審批表補(bǔ)單登記表》中，下班前統(tǒng)計(jì)員工當(dāng)天的考勤情況。考勤補(bǔ)單的注意事項(xiàng)當(dāng)收到關(guān)于《請(qǐng)假考勤審批表》時(shí)，先將表中的事假類型登記到《請(qǐng)假考勤審批表補(bǔ)單登記表》上面，按照表中相對(duì)應(yīng)的符號(hào)作登記。收到的《請(qǐng)假考勤審批表》分別另存至電腦硬盤(pán)中，并按以下要求進(jìn)行收集：部門(mén)、月份、日期。收到電子審批通過(guò)的《請(qǐng)假考勤審批表》后隨即打印出來(lái)，以備存檔。每周六發(fā)考勤打卡記錄一次。次月3日收集辦事處、分公司考勤情況，并進(jìn)行匯總統(tǒng)計(jì)。注意員工是以小時(shí)，還是天數(shù)請(qǐng)假。免打卡、缺勤、遲到、帶薪假期（婚假、年假、喪假、產(chǎn)假、產(chǎn)檢、事假、病假）、實(shí)習(xí)生實(shí)習(xí)期間均沒(méi)有全勤獎(jiǎng)。免打卡員工的病假、事假、帶薪假期也需補(bǔ)單。補(bǔ)休可以視為全勤，但前提是周六、日所加班的時(shí)間方可申請(qǐng)補(bǔ)休，其他時(shí)段加班不計(jì)入加班時(shí)間。有效的補(bǔ)休申請(qǐng)時(shí)間為次月10日前，逾期視為無(wú)效。休產(chǎn)假的同事，要在備注里注明全月休產(chǎn)假。實(shí)際出勤天數(shù)為0天。收到《請(qǐng)假考勤審批表》時(shí)一定要看清是否為領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)的版本，例如：外勤單，一定要有日期、時(shí)間、地點(diǎn)、經(jīng)辦事項(xiàng)。帶薪假期一定要有人力資源部審核簽字。月底將考勤與人力資源部提供的工資進(jìn)行人員核對(duì)。次月4日前將上月考勤情況統(tǒng)一匯總，交《員工考勤統(tǒng)計(jì)表》由人力資源部部門(mén)審核，審核完畢，交財(cái)務(wù)部作為工資考勤依據(jù)。員工考勤統(tǒng)計(jì)表制作的注意事項(xiàng)：根據(jù)人辦資源部所發(fā)出的員工變更在《員工考勤統(tǒng)計(jì)表》中進(jìn)行增加或修改。新入職或離職人員的考勤單，在“備注”一欄里需注明入職或離職時(shí)間。實(shí)習(xí)生需在“備注”一欄里注明其實(shí)習(xí)生身份。在做《員工考勤統(tǒng)計(jì)表》時(shí)，要在”遲到早退”一欄寫(xiě)上次數(shù)，要把遲到的類型分清楚，然后在備注里注明。例如：要注明遲到15分鐘以的次數(shù)。15分鐘以上半小時(shí)以的次數(shù)，以此類推。遲到2次不作扣罰。每個(gè)月的4日前要完成《員工考勤統(tǒng)計(jì)表》，待人力資源部審核簽名確認(rèn)后，最后交到財(cái)務(wù)部處?？记诠ぷ髁鞒陶?qǐng)假人前臺(tái)人員人力資源部門(mén)收悉后，應(yīng)及時(shí)作電子錄入收悉后，應(yīng)及時(shí)作電子錄入《請(qǐng)假考勤審批表補(bǔ)單登記表》進(jìn)行統(tǒng)計(jì)每天收集統(tǒng)計(jì)，月底匯總《員工考勤統(tǒng)計(jì)表》（打印本）員工將審批同意的《請(qǐng)假考勤審批表》轉(zhuǎn)發(fā)給前臺(tái)郵件發(fā)送審核交財(cái)務(wù)部作為工資考勤依據(jù)支持性文件《請(qǐng)假考勤審批單》《請(qǐng)假考勤審批表補(bǔ)單登記表》《員工考勤統(tǒng)計(jì)表》請(qǐng)假考勤審批表記錄編號(hào)：姓姓名所在部門(mén)所在中心請(qǐng)假種類（打√）事假（）病假（）補(bǔ)休（）帶薪年休假（）婚假（）喪假（）其它考勤備注事項(xiàng)（打√）市公干（）其它（須注明）：（考勤）請(qǐng)假日期年月日上午時(shí)分至?xí)r分年月日下午時(shí)分至?xí)r分合計(jì)請(qǐng)假工作日緊急聯(lián)系/地址工作移交事項(xiàng)備注1、該表格請(qǐng)于請(qǐng)假當(dāng)天后5個(gè)日歷天交回前臺(tái)文員，逾期視作缺勤處理。2、婚假、產(chǎn)假、喪假、年假、補(bǔ)休須由人力行政中心人力資源部審批同意后方可生效。部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)中心領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)人力行政中心意見(jiàn)公司領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)......《請(qǐng)假考勤審批表補(bǔ)單登記表》專業(yè)技術(shù)資料......《員工考勤統(tǒng)計(jì)表》利海集團(tuán)有限公司總部員工（）月份考勤統(tǒng)計(jì)表本月滿勤天數(shù)為統(tǒng)計(jì)月份：年月部門(mén)序號(hào)實(shí)際出勤天數(shù)全勤獎(jiǎng)事假（天/小時(shí)）病假（小時(shí)）遲到早退（次）缺勤（天/小時(shí)）其他假期（天/小時(shí)）補(bǔ)休（天/小時(shí)）備注1234567891011專業(yè)技術(shù)資料......專業(yè)技術(shù)資料專業(yè)技術(shù)資料......專業(yè)技術(shù)資料第三節(jié)信件收發(fā)管理辦法第一條、工作時(shí)間，收到的報(bào)刊、、傳真要及時(shí)給予派發(fā)，且派發(fā)和簽收工作必須在當(dāng)日完成，由各業(yè)務(wù)部門(mén)文員負(fù)責(zé)簽收。領(lǐng)導(dǎo)層的函件，由秘書(shū)簽收。并由簽收人在進(jìn)行向下分派。第二條、任何人不得藏匿、私拆、損壞，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)根據(jù)公司制度進(jìn)行相應(yīng)處分。第三條、前臺(tái)必須及時(shí)補(bǔ)充傳真紙（盡量使用二次紙），并做好傳真機(jī)耗材的更換工作。第四條、、傳真收發(fā)要做好登記，妥善保管，以備存查。第五條、登記后要及時(shí)轉(zhuǎn)交有關(guān)人員，并由收件人簽字。第六條、掛號(hào)信的收件人已離職或沒(méi)有此人的，退回物業(yè)公司，并且不予接收專遞。第七條、收件人為公司名稱的，前臺(tái)文員可進(jìn)行拆封，再進(jìn)行分派。第八條、平信信件的收件人已離職或沒(méi)有此人的，通知收件人取回信件。沒(méi)法聯(lián)系收件人的，保管時(shí)間為期一個(gè)月，一個(gè)月后用碎紙方法處理。第九條、包裹的接收由收件人親自簽收，如收件人不在公司可由前臺(tái)人員致電收件人能否代收，同意后方能代簽收。第十條、前臺(tái)負(fù)責(zé)每年11月集團(tuán)年度報(bào)刊雜志的訂閱統(tǒng)籌工作，對(duì)逾期申請(qǐng)訂閱的部門(mén)不予辦理，其自行負(fù)責(zé)。第十一條、每天早上9：00前安排清潔工對(duì)報(bào)刊、雜志加蓋“閱后請(qǐng)放回原處“章，更換報(bào)紙架上的報(bào)刊、雜志，并按訂閱清單派發(fā)至各中心部門(mén)，下午14：00后安排清潔工收拾集團(tuán)辦公區(qū)域所有的報(bào)刊、雜志。第十二條、 信函、文件、包裹的寄送單由發(fā)件部門(mén)負(fù)責(zé)填寫(xiě)，填寫(xiě)后交前臺(tái)處登記備案，并交待相關(guān)的寄送事項(xiàng)。前臺(tái)崗位只負(fù)責(zé)單件包裹的寄送，如批量的業(yè)務(wù)性包裹由發(fā)件部門(mén)自行負(fù)責(zé)。......第十三條、 接收信函、文件、包裹管理流程：前臺(tái)文員前臺(tái)文員各部門(mén)文員其他外部單位開(kāi)始開(kāi)始根據(jù)相應(yīng)的物件進(jìn)行簽收按《信件收發(fā)管理辦法》處理簽收有無(wú)登記明確是否有收信件派發(fā)結(jié)束發(fā)來(lái)信函、文件、傳真、包裹分信第十四條、寄送信函、快件管理流程：前臺(tái)文員前臺(tái)文員各職能部門(mén)外部單位 封存寄送信函、快件、封存寄送信函、快件、單件包裹開(kāi)始填寫(xiě)快遞公司專用寄送單及轉(zhuǎn)發(fā)由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批同意《郵件快遞申請(qǐng)單》電子審批郵件給前臺(tái)文員郵箱收到合格的《郵件快遞申請(qǐng)單》電子審批文檔后聯(lián)絡(luò)相應(yīng)單位，并電子記錄《郵寄登記表》登記接到服務(wù)要求上門(mén)交接處理發(fā)送結(jié)束第十五條、支持性文件《快遞申請(qǐng)單》《郵寄登記表》?《報(bào)刊訂閱審批表》《信件及傳真交接登記表》《快遞申請(qǐng)單》申請(qǐng)中心申請(qǐng)中心申請(qǐng)人申請(qǐng)日期明細(xì)寄達(dá)單位名稱：寄送事由：收件人：資料名稱：數(shù)量：價(jià)格：是否到付：是□否□1、部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)審批：2、中心領(lǐng)導(dǎo)審批：說(shuō)明：1.本申請(qǐng)單由申請(qǐng)人填寫(xiě)并須相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽名審批。2.所產(chǎn)生的費(fèi)用一律由該申請(qǐng)人所在中心/部門(mén)負(fù)責(zé)，前臺(tái)負(fù)責(zé)協(xié)助聯(lián)系快遞公司。3.本單交回行政部匯總。......《郵寄登記表》序號(hào)序號(hào)寄件日期寄件中心寄件人收件人收件地點(diǎn)寄件費(fèi)用備注123456789101112此表由寄件人自行填寫(xiě)專業(yè)技術(shù)資料............專業(yè)技術(shù)資料專業(yè)技術(shù)資料......專業(yè)技術(shù)資料報(bào)刊訂閱審批表申請(qǐng)中心申請(qǐng)中心經(jīng)辦人序號(hào)報(bào)刊名稱周期申請(qǐng)事由費(fèi)用1日刊□月刊□季刊□2日刊□月刊□季刊□3日刊□月刊□季刊□4日刊□月刊□季刊□5日刊□月刊□季刊□6日刊□月刊□季刊□7日刊□月刊□季刊□8日刊□月刊□季刊□9日刊□月刊□季刊□10費(fèi)用合計(jì)部門(mén)經(jīng)理審核中心領(lǐng)導(dǎo)審核管線領(lǐng)導(dǎo)審核年月份雜志、信件、傳真交收登記表序號(hào)序號(hào)日期交收容數(shù)量接收部門(mén)簽收人1234567891011121314151617第四節(jié)清潔衛(wèi)生管理辦法第一條、總體要求：各辦公區(qū)域，均須保持整潔，不得堆放垃圾、紙屑、雜物等。各辦公區(qū)域，嚴(yán)禁隨地吐痰、吸煙。飲用水必須清潔。洗手間必須時(shí)刻保持清潔暢通。窗戶及照明器具的透光部分，均須保持清潔。垃圾、廢棄物、污物的清除，應(yīng)符合衛(wèi)生要求，放置于指定的圍。第二條、職能分工清潔衛(wèi)生管理由總務(wù)專員、前臺(tái)文員組成的衛(wèi)生小組負(fù)責(zé)?？倓?wù)專員為衛(wèi)生管理的負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)制定衛(wèi)生管理辦法及衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)，選用合適的清潔公司合作，巡查和監(jiān)督衛(wèi)生情況，并對(duì)清潔公司保潔員進(jìn)行考核。前臺(tái)文員協(xié)助總務(wù)專員衛(wèi)生管理工作，巡查和監(jiān)督保潔員的清潔情況。第三條、保潔員工作要求：每日早上9點(diǎn)30分前完成以下工作跟進(jìn)前一晚加班人員辦公位、茶水間等的清潔。開(kāi)啟照明燈、空調(diào)、空氣清新機(jī)。清潔并擺好前臺(tái)、會(huì)議室臺(tái)椅。清潔會(huì)議室電子白板、清洗各職員杯碟及清理所有紙簍垃圾。清洗經(jīng)理室茶具、煙灰缸、更換熱水瓶熱水，擦凈電器及家具。清潔茶水間臺(tái)面、微波爐、消毒柜表面及地面。清理茶水間水桶垃圾、并更換蒸餾水。擦凈前臺(tái)落地玻璃、墻身、沙發(fā)、茶幾及地面等所有裝飾物和設(shè)施。全面清潔洗手間，并及時(shí)補(bǔ)充衛(wèi)生用紙。每日9點(diǎn)30分后的工作隨時(shí)巡查辦公室清潔，發(fā)現(xiàn)污漬的地方立即清潔。協(xié)助前臺(tái)文員分派報(bào)刊，并及時(shí)更換大堂報(bào)刊。及時(shí)更換飲水機(jī)蒸餾水并清理完的紙杯和垃圾。協(xié)助接待客人（倒茶）等。會(huì)議后立即清理會(huì)議室紙杯，清潔桌面并擺整齊臺(tái)椅。及時(shí)清潔會(huì)議臺(tái)、職員辦公桌面頑固污漬。中午12點(diǎn)后幫忙分派午飯。午休14：00點(diǎn)后把辦公區(qū)域所有的報(bào)紙全部收拾到儲(chǔ)物房。巡回清潔影印機(jī)，整理環(huán)保紙箱及碎紙機(jī)的廢紙。巡回全面清潔洗手間，并及時(shí)補(bǔ)充衛(wèi)生用紙。協(xié)助同事購(gòu)買(mǎi)東西及所需物品。整理并賣(mài)舊報(bào)紙、紙箱，賣(mài)完后費(fèi)用及時(shí)交總務(wù)專員。及時(shí)將收集的垃圾清運(yùn)倒大廈指定點(diǎn)。隨時(shí)配合和服從行政主管安排的其他有關(guān)力所能及的工作。17：30分下班后全程地毯吸塵。所有會(huì)議室、會(huì)客大堂空調(diào)關(guān)閉。下班的時(shí)候檢查飲水機(jī)水桶的水源是否充足，應(yīng)及時(shí)補(bǔ)上。第四條、規(guī)章制度清潔人員必須穿著整齊工衣，佩戴工牌進(jìn)行操作。清潔人員嚴(yán)格遵守我司的規(guī)章制度。清潔人員必須廉潔自愛(ài)，勤懇和認(rèn)真工作。清潔人員必須密切配合我司進(jìn)行清潔工作。清潔人員每天的清潔服務(wù)時(shí)間為：7：30–18：00，午休時(shí)間為12：15–13：15。每工作四小時(shí)休息10分鐘。及時(shí)清理儲(chǔ)物房衛(wèi)生，保持清潔干凈，嚴(yán)禁吸煙，時(shí)刻注意消防隱患。清潔物資嚴(yán)禁隨意擺放，必須收拾于設(shè)備間。第五條、定期清潔每周清理一次儲(chǔ)物房及所有窗臺(tái)。每周兩次抹靜綠色植物和花盤(pán)。每周一次清潔。每月兩次清潔辦公室鋁合金玻璃側(cè)。每月一次寫(xiě)字樓全場(chǎng)空氣消毒、殺菌。地毯每四周或六周（根據(jù)實(shí)際的辦公環(huán)境情況而定）大洗一次、每周干洗一次，大洗干洗前必須全面吸塵一次；第六條、衛(wèi)生間每天清潔時(shí)間表第一次：08：30前?第二次：10：00前?第三次：12：00前?第四次：14：00前第五次：16：00前第六次：17：30前第七條、衛(wèi)生管理工作流程：保潔人員保潔人員總務(wù)專員行政部經(jīng)理開(kāi)始開(kāi)始結(jié)束制定清潔衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)定期檢查衛(wèi)生狀況填寫(xiě)《環(huán)境衛(wèi)生檢查表》衛(wèi)生狀況評(píng)價(jià)資料存檔審批形成清潔衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行清潔衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)給予處罰肯定否定第八條、支持性文件《清潔衛(wèi)生檢查表》專業(yè)技術(shù)資料專業(yè)技術(shù)資料專業(yè)技術(shù)資料........第五節(jié)工牌名片管理辦法第一條、工牌、工作證管理1、工牌樣式：如圖，2、工牌材質(zhì)：透明卡套，普通印刷卡紙，墨綠色（集團(tuán)標(biāo)準(zhǔn)色）。3、新員工入職，由人力資源部提供相片為其辦理工牌，并認(rèn)真核實(shí)員工信息，嚴(yán)禁為非我司人員制作工牌，違者開(kāi)除處置。4、員工人事任免變更后，前臺(tái)文員應(yīng)為其更換新工牌，并收回原有工牌。5、員工離職后，工牌應(yīng)交人事專員，人事專員轉(zhuǎn)交前臺(tái)文員銷(xiāo)毀。6、按照集團(tuán)文明辦公規(guī)定，工作時(shí)間不佩戴工牌，每次發(fā)現(xiàn)處罰20元，由行政部監(jiān)管執(zhí)行。前臺(tái)文員應(yīng)時(shí)刻提醒員工在公司圍必須時(shí)刻掛帶工牌。7、集團(tuán)總部工號(hào)編制：編號(hào)由2個(gè)代碼組成：LH00001，LH代表利海集團(tuán)，00001代表流水號(hào)。8、工號(hào)編制原則：?流水號(hào)依據(jù)員工入職集團(tuán)的時(shí)間排序；?工號(hào)采用終身制方式，員工離職后，工號(hào)保留，返聘時(shí)使用原號(hào)。9、各地區(qū)公司、子公司為新員工編制工號(hào)前，可通過(guò)電子先向集團(tuán)前臺(tái)文員申請(qǐng)取號(hào)。申請(qǐng)資料包括：新員工、部門(mén)、職位、通訊方式、身份證。身份證是用于區(qū)別是否有........返聘員工入職，若有，前臺(tái)文員應(yīng)選用該員工之前的工號(hào)。10、工作證：?jiǎn)T工出入政府機(jī)構(gòu)的單位證件。樣式：如圖。11、工作證材質(zhì)：印刷硬膠。12、工作證辦理流程：?jiǎn)T工攜帶個(gè)人小一寸照片到前臺(tái)文員處登記，前臺(tái)文員再上交行政部審批辦理。第二條、名片管理1、名片樣式：如圖........員工名片樣式副總裁級(jí)別以上名片樣式2、新員工名片制作視職級(jí)、業(yè)務(wù)需求、試用期情況而定。?經(jīng)理級(jí)以上、往來(lái)業(yè)務(wù)量大的員工，入職當(dāng)天或一周后提供名片。?其他情況，由員工自行申請(qǐng)后再給予辦理。3、員工試用期期間，名片印制只能申請(qǐng)一盒，中心經(jīng)理級(jí)別以上除外。4、員工申請(qǐng)名片，到前臺(tái)登記資料，前臺(tái)文員應(yīng)認(rèn)真審核資料是否無(wú)誤，容包括：中心、部門(mén)、、移動(dòng)、固話直線、分機(jī)號(hào)、傳真號(hào)、通訊地址等。核對(duì)完畢后，翻譯準(zhǔn)確的英文串字（由專業(yè)翻譯公司提供固定的模板），才能發(fā)送供應(yīng)商印刷，并告知員工名片預(yù)計(jì)達(dá)到時(shí)間。............專業(yè)技術(shù)資料專業(yè)技術(shù)資料......專業(yè)技術(shù)資料人事任免變更后，前臺(tái)文員應(yīng)即時(shí)更新名片資料，信息更新與通訊錄同步。領(lǐng)導(dǎo)印刷名片可安排秘書(shū)或助理代為到前臺(tái)登記，交收也可代為領(lǐng)取。供應(yīng)商送名片交收時(shí)，應(yīng)仔細(xì)核對(duì)容是否無(wú)誤，要注意英文串字不能錯(cuò)。交收名片要求申請(qǐng)人簽字確實(shí)，同時(shí)也要求核對(duì)清楚。名片印刷流程：供應(yīng)商供應(yīng)商前臺(tái)文員申請(qǐng)人開(kāi)始開(kāi)始結(jié)束核對(duì)資料印刷登記資料核對(duì)資料發(fā)送資料準(zhǔn)確有誤核對(duì)名片交收有誤簽收準(zhǔn)確第三條、支持性文件《名片翻譯》名片翻譯內(nèi)容對(duì)照表.xls名片翻譯內(nèi)容對(duì)照表.xls《名片交收表》......年月名片交收登記表此表由20樓前臺(tái)人員根據(jù)名片容進(jìn)行填寫(xiě),由接收人簽收。 專業(yè)技術(shù)資料............專業(yè)技術(shù)資料專業(yè)技術(shù)資料......專業(yè)技術(shù)資料第六節(jié)集團(tuán)通訊錄管理辦法第一條、通訊錄容公司通訊地址、、傳真、郵編。員工、聯(lián)系方式、部門(mén)、職級(jí)。第二條、通訊錄的更新公司聯(lián)系方式變更。銷(xiāo)售、客服熱線變更。公司的部門(mén)架構(gòu)變更。人事任免、變動(dòng)。員工變更通訊方式。IT維護(hù)崗變更信息點(diǎn)（直線或分機(jī)號(hào)）。第三條、通迅錄的注意事項(xiàng)副總裁級(jí)以上領(lǐng)導(dǎo)不留移動(dòng)在通訊錄里面。通訊錄的職員排序按照職位等級(jí)從上至下排列。每月與IT維護(hù)崗核對(duì)公司的通訊清單，與人力資源部核對(duì)職位變動(dòng)、員工變動(dòng)清單，最后交行政部審核。地區(qū)公司、子公司員工通訊錄于每月的13日、28日前更新至集團(tuán)總部。每月集團(tuán)前臺(tái)文員定期發(fā)送最新通訊錄兩次（每月15日、30日），集團(tuán)部門(mén)、人力架構(gòu)發(fā)生重大變更后，亦需及時(shí)發(fā)送。第四條、短號(hào)集群網(wǎng)管理短號(hào)集群網(wǎng)辦理目的：節(jié)約集團(tuán)通訊成本，降低員工日常的通訊費(fèi)用。業(yè)務(wù)辦理的條件：中國(guó)移動(dòng)公司的產(chǎn)品業(yè)務(wù)辦理對(duì)象圍：集團(tuán)公司員工，每位員工可附帶兩位親朋家屬。短號(hào)集群網(wǎng)收費(fèi)：可選擇5元市包月，或10元省包月，群互相撥打免費(fèi)。費(fèi)用員工自理。短號(hào)編號(hào)原則：66字頭－集團(tuán)總公司，68字頭－下屬子公司，67字頭－員工家屬集團(tuán)總部編號(hào)原則上按員工桌面分機(jī)號(hào)編號(hào)：例如：XXX分機(jī)175，則短號(hào)為66175，如沒(méi)有分機(jī)號(hào)，則按照順序號(hào)排列。下屬子公司按順序號(hào)編號(hào)。員工家屬按順序號(hào)編號(hào)，不公開(kāi)發(fā)布。吉祥號(hào)、特殊號(hào)（如：66666）保留供領(lǐng)導(dǎo)層使用。每月的匯總的先交由部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后同意方能發(fā)送中國(guó)移動(dòng)公司。第五條、注意事項(xiàng)每月的15號(hào)前匯總清單后發(fā)送中國(guó)移動(dòng)公司。短號(hào)生效時(shí)間：新加入的短號(hào)在下月1號(hào)00.00時(shí)分生效，在下月1號(hào)前撥打的通話費(fèi)未計(jì)入短號(hào)包月費(fèi)用。短號(hào)的注銷(xiāo)，即日生效。離職員工當(dāng)月取消其短號(hào)，包括家屬。新入職員工盡量勸服加入集團(tuán)短號(hào)集群網(wǎng)。每月與中國(guó)移動(dòng)公司核對(duì)最新后，更新集團(tuán)通訊錄及短號(hào)集群網(wǎng)的總清單，并時(shí)刻及時(shí)更新短號(hào)和資料。前臺(tái)文員每月18日前上傳集群網(wǎng)的總清單及當(dāng)月開(kāi)通至集團(tuán)行政部的文件共享空間（FTTP）上。第六條、中國(guó)移動(dòng)公司信息業(yè)務(wù)辦理傳真：中國(guó)移動(dòng)客戶經(jīng)理聯(lián)系：第七條、短號(hào)集群網(wǎng)業(yè)務(wù)辦理流程：申請(qǐng)申請(qǐng)集團(tuán)前臺(tái)文員員工了解短號(hào)相關(guān)信息、資費(fèi)后，提供準(zhǔn)確的移動(dòng)電話號(hào)碼核對(duì)員工資料郵件發(fā)送匯總業(yè)務(wù)清單業(yè)務(wù)辦理發(fā)送核對(duì)業(yè)務(wù)清單完成短號(hào)辦理編號(hào)通知申請(qǐng)人結(jié)束中國(guó)移動(dòng)公司行政部負(fù)責(zé)人審核上傳至文件（共享空間FTTP）上第八條、任何人不得對(duì)外發(fā)送通訊錄，違者行政通報(bào)處分。第九條、集團(tuán)通訊錄管理流程：各職能部門(mén)各職能部門(mén)集團(tuán)30樓前臺(tái)文員IT信息崗?fù)ㄓ嶄涀兏?、注銷(xiāo)集團(tuán)部門(mén)、人力架構(gòu)變更人力資源部發(fā)送的人事變動(dòng)信息點(diǎn)發(fā)生變更通訊錄定期發(fā)送全集團(tuán)地區(qū)公司、子公司《通訊錄》變更員工聯(lián)系方式變更行政部辦公事務(wù)組組長(zhǎng)審核人力資源部人事專員審核，同意后由前臺(tái)文員發(fā)送第七節(jié)議室管理辦法第一條、會(huì)議室使用會(huì)議室僅限于本公司會(huì)議、培訓(xùn)、來(lái)賓接待等工作需要，嚴(yán)禁員工非公務(wù)私用和出租。會(huì)議室由前臺(tái)文員負(fù)責(zé)管理，統(tǒng)一安排使用。各中心部門(mén)使用會(huì)議室，需提前一個(gè)日歷天向前臺(tái)文員咨詢及由前臺(tái)文員統(tǒng)一安排使用。各中心部門(mén)在會(huì)議過(guò)程中，要注意保持衛(wèi)生，愛(ài)護(hù)室設(shè)備，嚴(yán)禁涂鴉和吸煙。為提倡環(huán)保意識(shí)，善用資源。會(huì)議室不提供一次性紙懷，會(huì)議期間請(qǐng)自備水懷。會(huì)議室的使用本著誰(shuí)使用、誰(shuí)負(fù)責(zé)的原則。使用完畢后通知前臺(tái),前臺(tái)要對(duì)會(huì)議室的物品進(jìn)行檢查是否完備，并確保用品及桌凳整齊、整潔。前臺(tái)人員應(yīng)每隔半小時(shí)進(jìn)行茶水添加，進(jìn)門(mén)前輕力敲三下，盡量避免產(chǎn)生過(guò)大的動(dòng)作或噪音滋擾會(huì)議人員。茶水添加可參照本章的第一節(jié)第五條奉茶禮儀。會(huì)議室所使用的設(shè)備、工具、辦公用品未征得行政部同意，任何人不得拿出會(huì)議室作為他用。第二條、會(huì)議室日常維護(hù)注意環(huán)境衛(wèi)生，會(huì)議室使用完畢后，檢查全部用電設(shè)施、窗戶是否完全關(guān)閉，抹去黑板字跡，切實(shí)做好防火、防盜及其他安全工作。同時(shí)安排清潔工對(duì)會(huì)議室及其使用物品進(jìn)行清潔，保持室干凈、潔凈。注意室裝修維護(hù)，包括：天花、墻體、地毯、窗簾、裝修物、辦公照明、家具、消防設(shè)備等。發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)通知總務(wù)專員處理。會(huì)議室機(jī)柜鑰匙由前臺(tái)文員和IT維護(hù)崗負(fù)責(zé)保管。前臺(tái)文員要熟悉視頻、會(huì)議系統(tǒng)的操作指引，會(huì)議開(kāi)始前，請(qǐng)務(wù)必檢查設(shè)備是否完好，并做好一切準(zhǔn)備。會(huì)議系統(tǒng)使用完畢后，要收好設(shè)備和上鎖，確保設(shè)備完好。會(huì)議室的綠化植物也要經(jīng)常護(hù)理，要選用素色的品種配搭，避免過(guò)于鮮艷。會(huì)議室音響由專人管理,不可隨意操作相關(guān)設(shè)備（包括投影議），如會(huì)議使用人對(duì)音響有特殊要求，請(qǐng)向IT維護(hù)崗提出，由IT維護(hù)崗負(fù)責(zé)操作。需要連接自帶設(shè)備，請(qǐng)?jiān)跁?huì)議室預(yù)定時(shí)向IT維護(hù)崗提出相關(guān)要求，未經(jīng)IT維護(hù)崗許可，任何人都不得對(duì)會(huì)議室總電源開(kāi)關(guān)進(jìn)行打開(kāi)或關(guān)斷等操作，以免對(duì)音響設(shè)備造成損壞，影響正常使用。(除突發(fā)事件以外)第三條、后勤工作事項(xiàng)室溫度維持26攝氏度，夏季應(yīng)提前10分鐘打開(kāi)空調(diào)。會(huì)議室使用前，提前30分鐘檢查場(chǎng)衛(wèi)生狀況，及時(shí)清理，讓使用人在舒適干凈的環(huán)境進(jìn)行會(huì)議。視頻會(huì)議使用前，提前30分鐘進(jìn)行視頻系統(tǒng)調(diào)試、麥克風(fēng)調(diào)試、投影儀清晰度調(diào)試、網(wǎng)絡(luò)穩(wěn)定測(cè)試。會(huì)議使用前，提前5分鐘進(jìn)行系統(tǒng)接入工作。簽約會(huì)議或重大會(huì)議常備的后勤物資：座位卡、橫額、文具、臺(tái)花、指示牌、簽約本、簽字筆、A4信紙、鉛筆、攝錄機(jī)、數(shù)碼相機(jī)、錄音筆、茶點(diǎn)等。該項(xiàng)工作由會(huì)議使用人負(fù)責(zé)。第四條、支持性文件?《會(huì)議室使用登記表》......《會(huì)議室使用登記表》年月會(huì)議室使用登記序號(hào)序號(hào)使用日期會(huì)議時(shí)間使用部門(mén)會(huì)議容會(huì)議地點(diǎn)會(huì)議室自檢情況簽名確認(rèn)使用人會(huì)議室管理人專業(yè)技術(shù)資料............專業(yè)技術(shù)資料專業(yè)技術(shù)資料......專業(yè)技術(shù)資料第八節(jié)差旅票務(wù)住宿管理辦法第一條、前臺(tái)職責(zé)負(fù)責(zé)訂購(gòu)公務(wù)出差員工的票務(wù)辦理。負(fù)責(zé)公務(wù)接待的房間預(yù)定。省大巴車(chē)票、船票由員工自行負(fù)責(zé)。第二條、票務(wù)申辦流程員工出差前，先填寫(xiě)《出差審批表》，填寫(xiě)的時(shí)候可向前臺(tái)了解交通工具的班次信息、住宿標(biāo)準(zhǔn)（以集團(tuán)行政部統(tǒng)一下發(fā)的酒店明細(xì)為準(zhǔn)則），審批同意后到前臺(tái)辦理票務(wù)。前臺(tái)文員收到《出差審批表》后，認(rèn)真審核容，并為員工進(jìn)行票務(wù)辦理。部操作流程:4、4、機(jī)票訂購(gòu)流程：差旅申請(qǐng)本地公司前臺(tái)文員工經(jīng)辦票務(wù)工作傳真審批表給異地公司經(jīng)辦人提交《出差審批表》異地公司前臺(tái)經(jīng)辦住宿票務(wù)票務(wù)中心酒店票務(wù)中心信息反饋信息反饋差旅申請(qǐng)前臺(tái)文員員工填寫(xiě)《出差審批表》審批審核業(yè)務(wù)辦理結(jié)算核對(duì)業(yè)務(wù)清單結(jié)算票務(wù)中心下單短信確認(rèn)整理數(shù)據(jù)報(bào)表核對(duì)航班號(hào)航班查詢查詢航班信息信息反饋班次查詢查詢航班信息信息反饋5、火車(chē)票的訂購(gòu)流程：前臺(tái)文員前臺(tái)文員員工票務(wù)中心差差旅申請(qǐng)?zhí)顚?xiě)《出差審批申請(qǐng)》審批審核代辦購(gòu)票下單班次查詢查詢班次信息信息反饋班次查詢查詢班次信息信息反饋交納現(xiàn)金送票服務(wù)交收第三條、注意事項(xiàng)：前臺(tái)文員反饋員工咨詢信息的標(biāo)準(zhǔn)格式，以電子通知即可。交通工具：交通工具：（填寫(xiě)火車(chē)或飛機(jī)）序號(hào)班次出發(fā)時(shí)間到達(dá)時(shí)間艙位費(fèi)用123酒店信息：（填寫(xiě)住宿信息）序號(hào)酒店名稱入住時(shí)間離開(kāi)時(shí)間上網(wǎng)情況費(fèi)用公司只負(fù)責(zé)公務(wù)出差圍的票務(wù)工作，不負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)往來(lái)單位、職工家屬、員工私訂。如需辦理，需有呈批件審批同意后方能辦理。負(fù)責(zé)票務(wù)工作的前臺(tái)人員，聯(lián)系開(kāi)通時(shí)間為：8：00-22：30，節(jié)假日正常開(kāi)通。前臺(tái)人員必須準(zhǔn)確、清晰向票務(wù)中心下單，包括：、身份證明文件，目的地、時(shí)間、班次等，以免造成不必要的經(jīng)濟(jì)損失。訂返程票的時(shí)候，再與員工核對(duì)離開(kāi)時(shí)間。提醒訂購(gòu)火車(chē)票的同事，必須攜帶足夠返程票現(xiàn)金。在訂票過(guò)程中，在滿足公務(wù)出差同事的條件下，應(yīng)盡量控制購(gòu)票成本，降低日常差旅費(fèi)用。訂購(gòu)火車(chē)票前，必須要求申請(qǐng)人提前交納現(xiàn)金支付，否則，不予辦理。現(xiàn)金包括票價(jià)和送票手續(xù)費(fèi)。同時(shí)提醒必須攜帶足夠的返程票現(xiàn)金，交移動(dòng)公司前臺(tái)辦理返程票務(wù)?？偛檬胰藛T出差預(yù)訂票務(wù)同時(shí)，聯(lián)絡(luò)集團(tuán)車(chē)隊(duì)安排接送和子公司人力行政部門(mén)人員安排接待，最后發(fā)送及短信給出差人員，容包括：交通工具＋班次信息＋出發(fā)地及目的地接送人員的聯(lián)系。務(wù)月結(jié)時(shí)，需仔細(xì)核對(duì)清單，并分?jǐn)偢髦行馁M(fèi)用。做到“帳”（飛機(jī)票帳單）“單”（《出差審批表》）相符。報(bào)賬的同時(shí)，《出差審批表》一式兩份，一份交財(cái)務(wù)作為報(bào)賬依據(jù)，一份留檔備查。第四條、票務(wù)辦理應(yīng)按照集團(tuán)頒發(fā)的《員工差旅費(fèi)報(bào)銷(xiāo)管理規(guī)》標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，請(qǐng)見(jiàn)下表：標(biāo)準(zhǔn)級(jí)別項(xiàng)目飛機(jī)火車(chē)汽車(chē)輪船總裁級(jí)別普通艙軟臥計(jì)程車(chē)頭等艙總經(jīng)理級(jí)別普通艙硬臥計(jì)程車(chē)二等艙經(jīng)理級(jí)別普通艙硬臥視情況三等艙主管及以下員工普通艙硬臥視情況三等艙備注：由董事長(zhǎng)特批人員，乘飛機(jī)可坐頭等艙。第五條、公務(wù)接待房間預(yù)定流程異地公司傳真員工的《出差審批表》到我司后，前臺(tái)文員根據(jù)《員工差旅費(fèi)報(bào)銷(xiāo)管理規(guī)》標(biāo)準(zhǔn)為員工預(yù)定房間。見(jiàn)下表：酒店住宿標(biāo)準(zhǔn)（按房間計(jì)）金額城市級(jí)別總裁級(jí)別總經(jīng)理級(jí)別經(jīng)理級(jí)別主管及以下員工一類城市（北京、上海、、）三星級(jí)酒店標(biāo)準(zhǔn)房二星級(jí)酒店和便捷連鎖酒店標(biāo)準(zhǔn)房二類城市（其他）三星級(jí)酒店標(biāo)準(zhǔn)房二星級(jí)酒店和便捷連鎖酒店標(biāo)準(zhǔn)房貴賓來(lái)訪，異地公司傳真《工作聯(lián)系單》到我司前臺(tái)，并在表單中列明賓客、聯(lián)系、身份證號(hào)、到達(dá)時(shí)間、住宿天數(shù)、住宿標(biāo)準(zhǔn)、來(lái)訪原因等信息。前臺(tái)文員審核表單容后預(yù)定房間。公務(wù)出差的員工超過(guò)五天的，應(yīng)安排入住公司宿舍。酒店住宿月結(jié)時(shí)，需仔細(xì)核對(duì)清單，并分?jǐn)偢鳟惖毓举M(fèi)用。做到“帳”（住宿帳單）“單”（《出差審批表》和《工作聯(lián)系單》）相符。報(bào)賬的同時(shí)，《出差審批表》和《工作聯(lián)系單》各一式兩份，一份交財(cái)務(wù)作為報(bào)賬依據(jù)，一份留檔備查。第六條、支持性文件集團(tuán)總部《出差審批表》地區(qū)公司《出差審批表》《出差人員住宿標(biāo)準(zhǔn)指引》出差人員住宿標(biāo)準(zhǔn)指引（081014更新）.x《差旅費(fèi)報(bào)銷(xiāo)規(guī)》 LH-HR-024差旅費(fèi)報(bào) 銷(xiāo)規(guī)范（A2版）利海集團(tuán)總部員工《出差審批表》年月日填利海集團(tuán)各板塊公司《出差審批表》年月日填申請(qǐng)部門(mén)申請(qǐng)部門(mén)申請(qǐng)人職務(wù)出差目的地出差時(shí)間年月日—年月日共天出差目的交通工具飛機(jī)□火車(chē)□旅游大巴□客輪□其他□行程行程：班次時(shí)間：年月日班號(hào)：費(fèi)用：元行程：班次時(shí)間：年月日班號(hào)：費(fèi)用：元費(fèi)用小計(jì)：元住宿合計(jì)晚費(fèi)用小計(jì)：元其他費(fèi)用每天標(biāo)準(zhǔn)50元費(fèi)用小計(jì)：元差旅費(fèi)用合計(jì)行程＋住宿＋其他費(fèi)用費(fèi)用合計(jì)：元費(fèi)用承擔(dān)方申請(qǐng)部門(mén)□目的地板塊公司□集團(tuán)中心□審批目的地公司/集團(tuán)中心負(fù)責(zé)人部門(mén)負(fù)責(zé)人中心負(fù)責(zé)人/板塊子公司負(fù)責(zé)人板塊公司負(fù)責(zé)人集團(tuán)董事長(zhǎng)備注1、中心負(fù)責(zé)人以下級(jí)別員工出差由中心負(fù)責(zé)人/板塊子公司負(fù)責(zé)人審批，中心負(fù)責(zé)人以上級(jí)別員工出差由板塊公司第一負(fù)責(zé)人審批，板塊公司第一負(fù)責(zé)人出差由集團(tuán)CEO審核、集團(tuán)董事長(zhǎng)審批。2、其他費(fèi)用包括市交通、膳食費(fèi)等，標(biāo)準(zhǔn)額以實(shí)報(bào)實(shí)銷(xiāo)，超過(guò)部分，自行支付。港澳市交通費(fèi)用實(shí)報(bào)實(shí)銷(xiāo)。3、市到火車(chē)站或機(jī)場(chǎng)的往返交通費(fèi)用實(shí)報(bào)實(shí)銷(xiāo)。第九節(jié)其他協(xié)辦事項(xiàng)第一條、負(fù)責(zé)訂購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)工作用餐前臺(tái)文員只負(fù)責(zé)享有公司工作餐待遇員工的用餐訂購(gòu)，其他員工自行負(fù)責(zé)。訂餐時(shí)間為上午11點(diǎn)前，下午18點(diǎn)前（領(lǐng)導(dǎo)加班情況下）。若在訂餐時(shí)間未收到領(lǐng)導(dǎo)的用餐指示，應(yīng)及時(shí)主動(dòng)聯(lián)系訂餐與否。訂餐工作要確保正常的用餐時(shí)間，餐具潔凈環(huán)保，食物衛(wèi)生健康。第二條、負(fù)責(zé)公司飲用水訂購(gòu)飲用水應(yīng)選擇資質(zhì)、信譽(yù)度高的公司，例如：怡寶、大峽谷、景田等。長(zhǎng)期飲用純凈水、或礦泉水對(duì)身體會(huì)有一定的危害，可每隔1-2個(gè)月更換一次。要控制好公司的飲用水量，不能有缺“水”的情況發(fā)生，特別要注意考慮周六日加班供“水”的備量注意飲水機(jī)的維護(hù)，每月至少清洗機(jī)器一次。水桶沒(méi)水的情況下，必須關(guān)閉飲水機(jī)電源，防止銷(xiāo)毀機(jī)器電板以及用電隱患。第三條、文書(shū)處理工作協(xié)助上級(jí)完成文件的錄入、校對(duì)、打印工作。協(xié)助上級(jí)完成文件的復(fù)印、傳遞及傳真收發(fā)。第四條、“新員工”入職工作職能分工總務(wù)專員為“新員工”入職的后勤工作總負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)辦公位置安排。前臺(tái)文員負(fù)責(zé)新員工的工牌制作，名片定制，通訊錄更新，考勤指紋記錄，短號(hào)集群網(wǎng)辦理。IT維護(hù)崗負(fù)責(zé)辦公電腦交接、軟件安裝、及網(wǎng)絡(luò)調(diào)試、開(kāi)戶。人事專員負(fù)責(zé)員工入職手續(xù)辦理。工作流程人事專員提前一周以電子形式發(fā)送新員工資料（包括：/部門(mén)/職位/聯(lián)系）到集團(tuán)行政部和IT上。接收后，按職能分工開(kāi)展工作。辦公位置安排、辦公電腦準(zhǔn)備、軟件安裝、及網(wǎng)絡(luò)調(diào)試工作必須提前一天完成。工牌制作、通訊錄更新、考勤指紋記錄、辦公電腦交接、開(kāi)戶工作入職后上半天完成。人事專員為新員工辦理入職手續(xù)后，帶領(lǐng)新員工前往用人部門(mén)，并告知請(qǐng)到前臺(tái)文員辦理工牌及指紋考勤制作，同時(shí)告知初始密碼及領(lǐng)取入職文具事宜。短號(hào)集群網(wǎng)辦理、名片定制根據(jù)本章第六節(jié)第四條、第八節(jié)第二條辦法執(zhí)行。前臺(tái)文員知會(huì)新員工入職后可到行政部倉(cāng)管員領(lǐng)取辦公文具一份，新員工文具：簽字筆（中性筆）1支、簽字筆蕊1支、鉛筆1支、B5筆記本1本、告示帖1本。總經(jīng)理級(jí)別以上員工按實(shí)際所需配置，由歸管部門(mén)的文員或秘書(shū)負(fù)責(zé)領(lǐng)取。2.7、以上工作由總務(wù)專員監(jiān)管完成，確保新員工入職后能順利開(kāi)展工作。新員工入職工作圖例““新員工”入職工作入職前新員工人事專員總務(wù)專員IT信息維護(hù)崗前臺(tái)文員倉(cāng)務(wù)管理員入職后提前一周郵件知會(huì)辦公位置安排電腦、軟件、電話、網(wǎng)絡(luò)安裝調(diào)試，入職辦理人事入職手續(xù)工牌、考勤指紋制作、通訊錄更新領(lǐng)取入職文具短號(hào)集群網(wǎng)辦理、名片定制申請(qǐng)電腦交接，郵箱開(kāi)戶。第五條、故障申報(bào)流程IT設(shè)備及網(wǎng)絡(luò)故障若員工發(fā)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)斷網(wǎng)超過(guò)10分鐘或其它IT設(shè)備出現(xiàn)異常情況，可向前臺(tái)處申報(bào)故障。前臺(tái)文員接收故障報(bào)告后，及時(shí)通知IT維護(hù)崗人員進(jìn)行處理。影印機(jī)維護(hù)、工程故障報(bào)修影印機(jī)設(shè)備的日常維護(hù)，及時(shí)通知供應(yīng)商維修處理。租賃影印機(jī)的碳粉添加、零配件更換均是免費(fèi)。辦公照明、辦公家具、水電設(shè)備等工程類報(bào)修，可通知物業(yè)公司檢查后修理。并通知報(bào)修人，物業(yè)公司檢修后需簽字確實(shí)。鎖務(wù)故障申請(qǐng)人因工作原因需要修理鎖具時(shí)，填寫(xiě)《鎖務(wù)申請(qǐng)單》，價(jià)格可向前臺(tái)文員咨詢。一般情況下不予配鎖，特別是員工的私人鑰匙。前臺(tái)接到《鎖務(wù)申請(qǐng)單》交行政部總務(wù)專員處理，行政部保存申請(qǐng)單并聯(lián)系當(dāng)?shù)毓簿种付ㄦi務(wù)公司上門(mén)維修。鎖務(wù)公司上門(mén)維修完畢后，通知總務(wù)專員跟蹤驗(yàn)收，并與申請(qǐng)人共同簽名確認(rèn)。費(fèi)用承擔(dān)維修產(chǎn)生的費(fèi)用由行政部總務(wù)專員簽字確認(rèn)，但報(bào)修人仍要簽字確實(shí)。不產(chǎn)生費(fèi)用的維修單由前臺(tái)文員簽字即可。故障申報(bào)工作流程：前臺(tái)文員前臺(tái)文員各職能部門(mén)IT維護(hù)崗物業(yè)公司影印機(jī)租賃公司申報(bào)故障申報(bào)故障根據(jù)申報(bào)情況報(bào)修檢查故障IT設(shè)備及網(wǎng)絡(luò)檢查故障檢查故障故障排除辦公照明、水電、家具影印機(jī)簽單確認(rèn)是知會(huì)行政部總務(wù)專員跟進(jìn)否支持性文件《故障登記表》《修鎖申請(qǐng)單》年月份維修（辦公設(shè)備、工程水電、斷網(wǎng)）申告登記表序號(hào)序號(hào)申告中心申告人申告時(shí)間申告事由維修恢復(fù)時(shí)間維修人員簽字申告人確認(rèn)12345678910《鎖務(wù)申請(qǐng)單》申請(qǐng)中心申請(qǐng)中心申請(qǐng)人申請(qǐng)日期申請(qǐng)事由事由：位置：數(shù)量：?jiǎn)挝唬航痤~（元）：1、部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)審批：2、中心領(lǐng)導(dǎo)審批：3、行政部審批：4、申請(qǐng)人確認(rèn)欄：說(shuō)明：4.本申請(qǐng)單由申請(qǐng)人填寫(xiě)并須相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽名審核。5.所產(chǎn)生的費(fèi)用一律由該申請(qǐng)人所在中心負(fù)責(zé)，人力行政中心行政部只是協(xié)助聯(lián)系公安局指定鎖務(wù)協(xié)會(huì)維修。6.當(dāng)相關(guān)鎖務(wù)工作完成后，須由申請(qǐng)人在“確認(rèn)欄”里簽字認(rèn)可后交回行政部匯總。第六條、《放行條》辦理管理辦法《放行條》是用于物品離開(kāi)辦公大廈時(shí)，呈交物業(yè)公司的證明文件。放行條規(guī)定應(yīng)按照大廈物業(yè)公司規(guī)定辦理。以下是華海大廈的物業(yè)公司關(guān)于放行條規(guī)定。誰(shuí)放行，誰(shuí)負(fù)責(zé)原則，《放行條》由各中心經(jīng)辦人自行根據(jù)實(shí)際情況填寫(xiě)打印，填寫(xiě)《公章使用審批表》并由該中心領(lǐng)導(dǎo)及人力行政中心領(lǐng)導(dǎo)簽名認(rèn)可，到前臺(tái)處登記，交表格蓋人力行政中心章后，物品方能放行。前臺(tái)文員與物業(yè)公司禮賓人員應(yīng)認(rèn)真審核《放行條》，核實(shí)容與放行物品是否一致?！斗判袟l》應(yīng)提前一天辦理。前臺(tái)文員每月負(fù)責(zé)與物業(yè)公司的放行記錄核對(duì)，如發(fā)現(xiàn)不相符情況，要查明原因?！斗判袟l》辦理流程：前臺(tái)文員前臺(tái)文員各業(yè)務(wù)部門(mén)物業(yè)公司填寫(xiě)物品明細(xì)填寫(xiě)物品明細(xì)后打印《放行條》填寫(xiě)《公章使用審批表》并由該中心領(lǐng)導(dǎo)及人力行政中心領(lǐng)導(dǎo)簽名認(rèn)可開(kāi)始核實(shí)《放行條》內(nèi)容與物品是否一致登記蓋人力行政中心章《放行條》交經(jīng)辦人否定肯定物品離開(kāi)大廈大廈禮賓人員核對(duì)放行條交物管物品放行結(jié)束肯定否定支持性文件?《放行條》《放行條》利華酒店物業(yè)管理有限公司：現(xiàn)我司有如下物品需搬出華海大廈，請(qǐng)準(zhǔn)予放行。項(xiàng)目項(xiàng)目物品名稱規(guī)格數(shù)量單位理由12345此致敬禮經(jīng)辦人：利海集團(tuán)有限公司人力行政中心年月日第七條、招聘管理協(xié)作工作人力資源部提前一天制作應(yīng)聘者清單，交前臺(tái)文員。前臺(tái)文員根據(jù)當(dāng)天應(yīng)聘者清單，核對(duì)應(yīng)聘者身份后，提供《求職登記表》和《專業(yè)試題》填寫(xiě)。應(yīng)聘者填寫(xiě)完畢后，通知人力資源部面試官。并根據(jù)實(shí)際情況，安排應(yīng)聘者在接待區(qū)稍候或引導(dǎo)進(jìn)入會(huì)議室等待面試。如有求職者上門(mén)造訪，應(yīng)向求職者言明請(qǐng)按照我司在招聘廣告上的規(guī)定投遞簡(jiǎn)歷，我司審核簡(jiǎn)歷通過(guò)后，通知求職者本人進(jìn)行面試，拒絕接收任何資料。若求職者按照公司招聘廣告上刊登的職位遞送簡(jiǎn)歷資料，前臺(tái)可代為接收并轉(zhuǎn)交人力資源部負(fù)責(zé)招聘的同事。第二章行政事務(wù)管理利海集團(tuán)行政專員崗位說(shuō)明書(shū)第一部分基本資料職位名稱職位名稱行政專員所在部門(mén)行政部直接上級(jí)行政主管下級(jí)職位無(wú)可晉升的職位行政主管可輪換的職位總務(wù)專員、前臺(tái)文員崗位定員1填寫(xiě)日期2008-7-28第二部分工作描述第三部分任職資格要求3.13.1知識(shí)要求：教育基本勝任本崗位所需的最低學(xué)歷：本科基本勝任本崗位的專業(yè)：1、企業(yè)管理；2、行政管理；3、工商管理專業(yè)技（1）勝任本職崗位所需要的專業(yè)知識(shí)：1、熟悉檔案法；2、工商證照辦理流程第一節(jié)文檔管理辦法第一部分公文管理辦法第一條、為了規(guī)集團(tuán)發(fā)文編號(hào)工作，確保公司重要文件具有唯一編號(hào)，便于文件的識(shí)別、追溯和控制，保證公司文件體系有效運(yùn)轉(zhuǎn)。特制定本辦法。第二條、公文的種類分為對(duì)外發(fā)文及對(duì)發(fā)文。對(duì)外發(fā)文：以公司名義與政府部門(mén)、相關(guān)業(yè)務(wù)單位及其他單位之間往來(lái)的文件。對(duì)發(fā)文：以各中心名義發(fā)出的函、規(guī)章制度、通知通報(bào)、人事任免、會(huì)議紀(jì)要、計(jì)劃總結(jié)、請(qǐng)示報(bào)告等文件。對(duì)發(fā)文種類的定義：任命任免適用于員工的職務(wù)任免、任命、聘用等，簡(jiǎn)稱“任”。所有任命任免均由人力行政部門(mén)名義發(fā)出，經(jīng)理助理級(jí)別以上職員由集團(tuán)人力行政中心發(fā)出。通告適用于一定圍公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。簡(jiǎn)稱“告”。通知適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)單位的公文、轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)和不相隸屬單位的公文、發(fā)布規(guī)章、傳達(dá)要求下級(jí)辦理和有關(guān)單位需要或者共同執(zhí)行的事項(xiàng)、。簡(jiǎn)稱“通”。所有通知均由人力行政部門(mén)名義發(fā)出。通報(bào)適用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或者情況。簡(jiǎn)稱“報(bào)”。請(qǐng)示用于向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)辦理有關(guān)事項(xiàng)的請(qǐng)求批準(zhǔn)。簡(jiǎn)稱“請(qǐng)”。批復(fù)適用于答復(fù)請(qǐng)示事項(xiàng)。簡(jiǎn)稱“批”。函適用于不相隸屬單位之間相互商洽業(yè)務(wù)，詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題等。簡(jiǎn)稱“函”。3.9、會(huì)議紀(jì)要適用于記載和傳達(dá)會(huì)議精神和決定事項(xiàng)。簡(jiǎn)稱“紀(jì)”。第三條、公文格式公文一般由發(fā)文字號(hào)、秘密等級(jí)、緊急程序、標(biāo)題、主送單位、正文、附件、印章、成文時(shí)間、抄報(bào)單位、抄送單位等部分組成。發(fā)文字號(hào)按公文編號(hào)規(guī)則規(guī)定執(zhí)行，公司文號(hào)由人力行政部檔案室統(tǒng)一編排。公文秘密等級(jí)分為“絕密”、“機(jī)密”、“保密”，其中：“絕密”、“機(jī)密”、公文應(yīng)標(biāo)明份數(shù)序號(hào)。密密級(jí)文件絕密公司經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略性會(huì)議紀(jì)要、財(cái)務(wù)收支情況、重大工程責(zé)任事故分析報(bào)告、驗(yàn)資報(bào)告、審計(jì)報(bào)告機(jī)密公司大型會(huì)議紀(jì)要、土地合同、項(xiàng)目合作合同、人事決策中的秘密事項(xiàng)、公司上市資料、薪金福利制度保密公司各類證件資料、一般文書(shū)檔案或合同緊急文件應(yīng)分別標(biāo)明“特急”、“急件”。公文標(biāo)題，應(yīng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括文件的主要容，標(biāo)明公文種類。標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書(shū)名號(hào)外，不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。公文如有附件，應(yīng)當(dāng)在正文之后，成文時(shí)間之前注明附件順序和名稱。公文必須加蓋印章，印章加蓋應(yīng)騎年壓月。根據(jù)發(fā)文編號(hào)區(qū)分公司發(fā)文和中心發(fā)文，應(yīng)加蓋相應(yīng)印章，不得混用。公文的成文時(shí)間，以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)。文字從左至右橫寫(xiě)、橫排、統(tǒng)一使用簡(jiǎn)體字，文件標(biāo)題為小二號(hào)黑體字加粗，文件編號(hào)為宋體四號(hào)，稱謂為小三宋體字加粗，文件容為小三宋體字，落款為宋體四號(hào)字，主題詞為宋體四號(hào)字。公文統(tǒng)一使用紅頭打印紙。公文用紙統(tǒng)一采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型（長(zhǎng)297MM、寬210MM），左側(cè)裝訂。公文本：通報(bào)通報(bào)模版.doc通知模版.doc第四條、公文編號(hào)規(guī)則集團(tuán)公司總部對(duì)外發(fā)文的編號(hào)統(tǒng)一使用：利函字[年度]序號(hào)。地區(qū)公司可根據(jù)集團(tuán)公司總部公文編號(hào)規(guī)則，在文號(hào)最前方加上所在省份的簡(jiǎn)稱。公司—穗利函字[年度]序號(hào)?公司—豫利函字[年度]序號(hào)天津公司—津利函字[年度]序號(hào)公司—湘利函字[年度]序號(hào)公司—黔利函字[年度]序號(hào)廣西公司—桂利函字[年度]序號(hào)項(xiàng)目公司公文編號(hào)規(guī)則統(tǒng)一是項(xiàng)目所在省份簡(jiǎn)稱+利（公司簡(jiǎn)稱）+項(xiàng)目名稱的第一個(gè)字。項(xiàng)目—穗利陽(yáng)函字[年度]序號(hào)從化項(xiàng)目—穗利從函字[年度]序號(hào)?中牟新勝—豫利中函字[年度]序號(hào)公司—桂利欽函字[年度]序號(hào)瀏陽(yáng)項(xiàng)目—湘利瀏函字[年度]序號(hào)集團(tuán)公司總部對(duì)發(fā)文的編號(hào)規(guī)則為：利+中心簡(jiǎn)稱+對(duì)發(fā)文種類+年度+序號(hào)人力行政中心—利人+（對(duì)發(fā)文種類）字[年度]序號(hào)?財(cái)務(wù)管理中心—利財(cái)+（對(duì)發(fā)文種類）字[年度]序號(hào)資金運(yùn)營(yíng)中心—利資+（對(duì)發(fā)文種類）字[年度]序號(hào)?成本管理中心—利成+（對(duì)發(fā)文種類）字[年度]序號(hào)設(shè)計(jì)管理中心—利設(shè)+（對(duì)發(fā)文種類）字[年度]序號(hào)?地產(chǎn)發(fā)展中心—利地+（對(duì)發(fā)文種類）字[年度]序號(hào)公共資源管理中心—利共+（對(duì)發(fā)文種類）字[年度]序號(hào)法務(wù)監(jiān)察中心—利法+（對(duì)發(fā)文種類）字[年度]序號(hào)地區(qū)公司可根據(jù)集團(tuán)公司總部對(duì)發(fā)文編號(hào)規(guī)則，在文號(hào)最前方處加上所在省份的簡(jiǎn)稱。例：公司財(cái)務(wù)部—湘利財(cái)+（對(duì)發(fā)文種類）字[年度]序號(hào)人力行