物業(yè)管理信息化系統(tǒng)建設(shè)方案書2322

物業(yè)管理信息化系統(tǒng)建設(shè)方案書北京天誠卓越科技有限公司2008年3月目錄TOC\o"1-2"\h\z\u\h前言 3\h一、物業(yè)管理信息化的必要性 3\h二、物業(yè)管理信息化的目標及內(nèi)涵 5\h1.物業(yè)管理信息化建設(shè)的目標 5\h2.物業(yè)管理信息化建設(shè)的內(nèi)涵 6\h三、物業(yè)管理信息系統(tǒng)建設(shè)的原則 6\h1.實用性 6\h2.易用性 6\h3.安全性 6\h4.及時性 7\h5.可延續(xù)性 7\h四、物業(yè)管理系統(tǒng)V5.0功能介紹 7\h1.房產(chǎn)資源 7\h2.客戶管理 8\h3.收費管理 8\h4.客服管理 9\h5.工程設(shè)備 9\h6.保安消防 9\h7.倉庫管理 9\h8.綠化保潔 10\h9.人事管理 10\h五、天誠物業(yè)管理軟件版本介紹 10\h1.單機版 10\h2.局域網(wǎng) 10\h3.廣域網(wǎng) 11前言北京天誠卓越科技有限公司是一家專業(yè)致力于物業(yè)管理行業(yè)信息化建設(shè)的高科技軟件公司。公司人才濟濟，軟件開發(fā)人員均具有多年物業(yè)管理行業(yè)應(yīng)用軟件開發(fā)和技術(shù)服務(wù)的成功經(jīng)驗，保證了公司軟件產(chǎn)品完全符合物業(yè)公司的業(yè)務(wù)流程和應(yīng)用特點。服務(wù)為本的宗旨：公司憑借多年應(yīng)用軟件的開發(fā)和實施經(jīng)驗，總結(jié)出行業(yè)應(yīng)用軟件的成功與否，關(guān)鍵在于確立全程服務(wù)的思想。我們認為行業(yè)應(yīng)用軟件不存在產(chǎn)品的概念，標準的軟件產(chǎn)品只是提供服務(wù)的前提和基礎(chǔ)，對待每一個用戶，不論大小，都必須經(jīng)過前期的業(yè)務(wù)分析，中期的軟件修改，后期的繼續(xù)完善；這樣的應(yīng)用軟件才能真正的為用戶帶來效益，被用戶所接受，才能被用戶使用。公司成立以來，正是由于一直堅持著這樣的全程服務(wù)思想，才被每一家用戶所認可，讓用戶和我們達到了雙贏。物業(yè)管理正在逐步走向規(guī)范化和現(xiàn)代化，隨著數(shù)字社區(qū)、智能化小區(qū)的不斷發(fā)展和完善，也要求物業(yè)管理公司提提升自己的管理手段和服務(wù)水平，實現(xiàn)物業(yè)的計算機化管理是一個前提，也是一個基礎(chǔ)。天誠物業(yè)管理軟件首先實現(xiàn)了物業(yè)公司日常的業(yè)務(wù)處理，包括房間、住戶資料登記和管理，功能強大的物業(yè)收費系統(tǒng)，收款方式靈活，收費項目和標準的自定義等；物業(yè)公司內(nèi)部的信息化管理和無紙化辦公也是天誠科技物業(yè)管理軟件的重要組成部分，包括物業(yè)維修料庫、辦公用品庫的入庫出庫管理，社區(qū)設(shè)備的管理和維修，住戶維修的派工等內(nèi)容。天誠物業(yè)管理軟件不僅是物業(yè)公司全面規(guī)范和提升管理水平的載體和工具，更是物業(yè)公司為住戶提供多元化增值服務(wù)的平臺，數(shù)字化社區(qū)的綜合管理/服務(wù)平臺的基礎(chǔ)就是物業(yè)管理軟件。一、物業(yè)管理信息化的必要性由于物業(yè)管理涉及的管理范圍較為廣泛，管理內(nèi)容繁雜，加上政策性的變動因素，日常工作需要耗費大量人力和物力，而采取現(xiàn)代化電腦管理手段是一種行之有效的解決方法，電腦化管理在物業(yè)管理中的作用主要體現(xiàn)在：全方位的快速查詢減少重復勞動：物業(yè)管理中房產(chǎn)資料、業(yè)主資料、交費情況以及文件檔案的數(shù)量宏大，手工整理、統(tǒng)計匯總工作量非常大而且繁瑣，查詢某房產(chǎn)資料或業(yè)主交費情況往往需要較長時間。通過計算機輔助管理，可以隨時按房間號、業(yè)主姓名等多種信息進行任意查詢，更可按綜合組合條件查詢，減少了大量重復工作，工作效率也大大提高。完整的工程及服務(wù)檔案提高管理水平：物業(yè)管理除了涉及房產(chǎn)、業(yè)主和客戶管理之外，更要提供工程設(shè)施維護、維修、裝修服務(wù)與管理。計算機完整的工程檔案與客服檔案可以使管理人員隨時了解最新的情況，更可以規(guī)范維護、服務(wù)標準，幫助管理人員合理安排工作時間。各項費用自動計算減少工作差錯與負擔：物業(yè)管理中一項重要的工作是各項費用的計算、統(tǒng)計、匯總，然而由于費用項目較多、計算方法繁瑣、手工處理操作差錯率較高，而且工作負擔繁重。計算機光管理利用了計算機運算速度快，準確率高的特點，使得各項費用的計算統(tǒng)計匯總工作既簡單、方便又能輕松自如。自動控制各項管理費用收繳保證公司利益：管理費用的收繳是物業(yè)公司能夠正常經(jīng)營的保證，也是物業(yè)公司利益實現(xiàn)的重要環(huán)節(jié)。通過客戶自覺交費和人工催收，往往效率較低，難以應(yīng)付自如。計算機管理可以隨時監(jiān)控客戶交費和欠費情況，自動打印繳費通知書和催款通知書，提高收費效率，有效加強資金的回收速度。靈活、準確的收費提高財務(wù)工作效率：管理面積越大、戶數(shù)越多，財務(wù)收費工作越繁重，大量的水電氣費、物業(yè)管理費等其它費用收費不但繁雜，而且容易產(chǎn)生差錯。計算機管理收費，靈活性、準確性大大提高。客戶不但可以分項付款，還可以預付各項費用，財務(wù)收費人員勞動強度和工作量都大大降低，工作效率得到提高。全面的統(tǒng)計分析及時提供決策依據(jù)：在物業(yè)管理的市場競爭中，計算機快速、自動、強大的統(tǒng)計匯總功能和豐富的報表打印功能，是各項數(shù)據(jù)的統(tǒng)計匯總、分析表格一應(yīng)俱全，物業(yè)公司領(lǐng)導可以隨時查閱到最新的詳情，并依此做出快速、準確的決策，提供物業(yè)工事的管理水平與市場競爭力?？傊?，計算機管理在物業(yè)管理工作中的應(yīng)用，不僅可以簡化、規(guī)范物業(yè)公司的日常操作，更可以促進物業(yè)管理全盤管理向現(xiàn)代化的企業(yè)管理邁進。二、物業(yè)管理信息化的目標及內(nèi)涵1.物業(yè)管理信息化建設(shè)的目標以信息技術(shù)為支撐，以貫徹先進的物業(yè)管理模式、規(guī)范物業(yè)服務(wù)、整體優(yōu)化公司資源為中心，集成房產(chǎn)管理、客戶管理、人事管理、倉庫管理、設(shè)備管理、收費管理、保安管理、綠化保潔管理的統(tǒng)一運行和集中監(jiān)控。其特點是：服務(wù)性規(guī)范性：信息化系統(tǒng)嚴格貫徹目前先進管理模式，在實際工作中規(guī)范物業(yè)服務(wù)業(yè)務(wù)的流程，各部門協(xié)同工作，保證服務(wù)高效、優(yōu)質(zhì)。服務(wù)及時性：物業(yè)行業(yè)其本身為服務(wù)型行業(yè)，對住戶提供服務(wù)的實效性在很大程度上決定了公司的發(fā)展和效益，實現(xiàn)物業(yè)服務(wù)的信息化，為服務(wù)的及時性提供保障。節(jié)約目標：物業(yè)管理業(yè)務(wù)繁瑣、復雜，具有各部門之間協(xié)同工作的特點。單純依靠人力來完成，不但不可能而且成本昂貴，實現(xiàn)信息化可節(jié)省大量人力資源，同時各部門信息共享，協(xié)同工作，從整體上降低成本。規(guī)?；繕耍弘S著物業(yè)管理發(fā)展，破產(chǎn)與兼并將是今后物管市場的主旋律。“目前各類物業(yè)管理企業(yè)的發(fā)展水平差異較大，隨著市場的逐步規(guī)范，會導致兩種情況的產(chǎn)生：一是經(jīng)營規(guī)模小，、服務(wù)水平差、信譽低的物業(yè)管理公司因不能適應(yīng)市場變化，最終破產(chǎn)倒閉；二是這些公司被實力較強、具有專業(yè)服務(wù)水平的物業(yè)管理企業(yè)兼并?！蓖瑫r物業(yè)公司是微利行業(yè)，必須追求規(guī)模效益才能獲得利潤，謀取以后的發(fā)展。集成化：系統(tǒng)使用中心數(shù)據(jù)庫，保證了數(shù)據(jù)的統(tǒng)一性。因此，幾乎所要的數(shù)據(jù)均可集成到中心數(shù)據(jù)庫內(nèi)，各職能系統(tǒng)模塊根據(jù)相應(yīng)的需求提取所需的數(shù)據(jù)，從而實現(xiàn)高度的數(shù)據(jù)集成，消除信息孤島。2.物業(yè)管理信息化建設(shè)的內(nèi)涵天誠物業(yè)管理信息系統(tǒng)V5.0建設(shè)基于計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，面向物業(yè)管理各業(yè)務(wù)職能部門，為各相關(guān)部門提供所需的管理信息和決策科學化，提高企業(yè)的經(jīng)濟效益和社會效益。具體體現(xiàn)如下：采用先進的網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)，數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)和高效的開發(fā)工具；管理信息化，決策信息化，工作高效率；加強經(jīng)濟指標管理，實現(xiàn)動態(tài)成本分析；公司內(nèi)外信息資源的深層次開發(fā)與共享；樹立公司在物業(yè)行業(yè)的良好企業(yè)形象。三、物業(yè)管理信息系統(tǒng)建設(shè)的原則1.實用性真正為物業(yè)公司準備的管理平臺。一切從物業(yè)公司的實際需要出發(fā)，充分考慮了物業(yè)公司在管理上、服務(wù)上等多方面的不足和復雜需求。2.易用性本系統(tǒng)的開發(fā)始終圍繞“科技服務(wù)社會”、“以人為本”的核心。在功能和流程的設(shè)計上充分考慮到用戶實際操作過程中可能遇到的各類問題。即使您是一位對計算機不熟悉的工作人員，也可輕松的完成以前很久才能完成的工作。3.安全性本系統(tǒng)充分考慮到物業(yè)公司資料的保密性和安全性，特為此設(shè)置了權(quán)限功能、數(shù)據(jù)備份和修復等功能。系統(tǒng)權(quán)限設(shè)置功能可根據(jù)用戶的部門及工作職責來自定義不同的操作權(quán)限，以保證每一用戶的合法性，保障公司數(shù)據(jù)的安全性、保密性。如收費管理功能的權(quán)限應(yīng)該是由財務(wù)部門的相關(guān)的工作人員來使用，其他人員是不能進入的。4.及時性本系統(tǒng)將時事的、動態(tài)的反映小區(qū)的情況。如：在工程管理模塊中系統(tǒng)能夠時事地、動態(tài)地顯示從各智能化系統(tǒng)采集過來的數(shù)據(jù)，以便及時地保養(yǎng)和維修設(shè)備。5.可延續(xù)性本系統(tǒng)的擴展性極強，客戶可在以購買的基礎(chǔ)系統(tǒng)以外，根據(jù)自己的需求購買或升級特定的模塊，從而擁有更大的靈活性。四、物業(yè)管理系統(tǒng)V5.0功能介紹北京天誠卓越科技有限公司一直致力于物業(yè)管理行業(yè)的軟件開發(fā)工作，對物業(yè)管理工作有很深的了解。對各類物業(yè)辦公管理的實際情況進行了深入細致的調(diào)查研究和跟蹤分析，對物業(yè)管理豐富復雜的物業(yè)收費和管理實際做到心中有數(shù)，對各類需求進行了深入分析，嚴格分類，為各類問題提出了科學合理的解決方案。在此基礎(chǔ)上，推出了一套集科學性、實用性和通用性于一體的物業(yè)管理系統(tǒng)解決方案。1.房產(chǎn)資源物業(yè)公司在接管物業(yè)項目時對小區(qū)、樓盤、住戶單元的位置、物業(yè)類型、小區(qū)設(shè)施分布、房屋結(jié)構(gòu)、房號、戶型等信息進行詳細描述記錄。房產(chǎn)資源的基本結(jié)構(gòu)房產(chǎn)資源房產(chǎn)資源模塊說明：房產(chǎn)資源管理區(qū)資料管理區(qū)移交驗收大樓資料生成房間大樓移交驗收單個房間資料房間移交驗收整個模塊采用樹導航,實現(xiàn)樹和三個頁面的連動,樹分為三級：管理區(qū)名稱、大樓名稱、房間代碼分別對應(yīng)三頁面：管理區(qū)資料、大樓資料、房間資料。資料的新增、編輯、保存、刪除都可以通過點擊相應(yīng)的按鈕來操作。整體操作需按一定的流程，要先新增加管理區(qū)，再生成大樓然后才能生成房間。其中三個頁面的功能如下：管理區(qū)資料：管理區(qū)資料記錄管理區(qū)的相關(guān)資料如管理名稱，地理位置等。大樓資料：大樓資料記載大樓相關(guān)資料如大樓名稱、入伙套數(shù)等。生成房間也是在這里能通過下級表單現(xiàn)實現(xiàn)。房間資料：房間資料記錄了房間類型、建筑面積等。為了方便用戶的錄入在這個頁面加了一個批量錄入的功能。該頁面可以錄入的值都可能通過這種方式來錄入?？梢源蟠鬁p少用戶的工作量。生成房間可以通過兩種方式來生成房間，一種按單元、樓層、房號批量生成，一種單個生成主要用于特殊房號。在這里也可以實現(xiàn)房間的批量刪除。2.客戶管理幫助物業(yè)管理公司建立起完整的客戶檔案，對物業(yè)公司所管房間的業(yè)主進行管理的功能模塊，面向物業(yè)管理處所有工作人員。可詳細記錄住戶的姓名、身份證號、住戶類型等信息，并且還可記錄和反映“同住人”的相關(guān)信息?？蛻艄芾砟K說明模塊采用房產(chǎn)資源的樹導航,實現(xiàn)樹和頁面的連動。主頁面分為入住登記、客戶管理。在入住登記、管戶管理下面分別有三個頁面，這三個頁面隨著樹點擊而連動，樹結(jié)點在管理區(qū)時顯示第一個頁面、樹結(jié)點在大樓時顯示每二個頁面、樹的結(jié)點在房間時顯示第三個頁面。3.收費管理對物業(yè)公司向住戶收取各種費用進行管理，所有收費項目、客戶價格類型、各類報表均可采用客戶自定義方式，可隨時增減修改，滿足物業(yè)管理公司靈活多變的收費管理模塊。此模塊面向物業(yè)管理處的費用征收員。收費子系統(tǒng)功能模塊有：項目及標準設(shè)定，收費參數(shù)設(shè)定，選取收費標準，收費數(shù)據(jù)錄入，收費數(shù)據(jù)計算，費用收取登記，收費憑證管理，雜費收費管理，收費統(tǒng)計匯總，收費情況總覽，收費數(shù)據(jù)月結(jié)，報表打印功能。4.客服管理對小區(qū)內(nèi)和面向住戶的服務(wù)相關(guān)的各種情況進行管理的功能模塊，此模塊面向物業(yè)管理公司所轄小區(qū)內(nèi)的所有住戶?？蛻敉对V的信息可來自電話投訴以及客戶上門投訴等多種投訴方式。這樣將更有效的提高物業(yè)公司的服務(wù)品質(zhì)，使物業(yè)公司不斷的完善自身的管理?？头芾砟K說明整個模塊采用時間樹的導航。三個主頁面分別是二次裝修、有償服務(wù)、客戶投訴。它們要用點擊頁頭的方式來進切換。資料的新增、編輯、保存、刪除都可以通過點擊相應(yīng)的按鈕來操作。每個客房間都可能有多次的二次裝修、有償服務(wù)、客戶投訴，每個頁面都有相應(yīng)的列表框來記錄。三個頁面的功能如下：二次裝修：二次裝修記錄相應(yīng)房間二次裝修的公司，裝修驗收情況，裝修中是否有違章行為。有償服務(wù)：有償服務(wù)記錄管理處對客戶提出服務(wù)要求進行的服務(wù)派工安排，派工的時間，派工的人和處理的事情以及服務(wù)收費情況登記?？蛻敉对V：對客戶投訴的資料進行分類登記，根據(jù)投訴的內(nèi)容進行分類派工到各個相關(guān)部門進行處理。5.工程設(shè)備工程管理的目的是通過對物業(yè)設(shè)備的管理，使所有設(shè)備在使用中保證完好狀態(tài)，滿足服務(wù)的要求。其主要的工作有：接管設(shè)備的驗收，設(shè)備的標識、建帳和資料管理，設(shè)備的故障維修以及設(shè)備的圖紙資料。6.保安消防保安消防的管理工作主要表現(xiàn)為以下內(nèi)容：保安管理、器材管理、停車場管理。7.倉庫管理完成物業(yè)管理公司物品進出庫管理、庫存物品統(tǒng)計查詢等工作，此模塊面向倉庫管理人員。功能模塊包括基礎(chǔ)設(shè)置、入庫出庫管理、統(tǒng)計報表等。8.綠化保潔對物業(yè)管理處所管轄區(qū)域的綠化、消殺、清運等工作進行記錄、檢查和管理，此模塊是面向管理處的相關(guān)工作人員。它功能模塊包括保潔管理、綠化管理。9.人事管理主要是登記部門以及相關(guān)人員基本信息、簡歷、培訓情況、社會關(guān)系、獎勵記錄、崗位變動、待遇變更和考核記錄的相關(guān)資料。五、天誠物業(yè)管理軟件版本介紹1.單機版單機版只能在一臺計算機上運用。每增加一個管理處需要增加一個單機版。2.局域網(wǎng)局域網(wǎng)指共用一個文件服務(wù)器，通過網(wǎng)線把計算機連接到一起。平常所說的網(wǎng)絡(luò)版指的是局域網(wǎng)。使用局域網(wǎng)的特點：在一