Word 文檔的高級(jí)操作

4.2.5Word文檔的高級(jí)操作

為了提高排版效率，word提供了一些排版功能，包括樣式、自動(dòng)生成目錄、郵件合并。4.2.5Word文檔的高級(jí)操作

所謂樣式，就是系統(tǒng)或用戶定義并保存的一系列排版格式，包括字體、段落的對(duì)齊方式、制表位和邊距等。1．使用樣式制作文檔使用樣式有兩個(gè)好處：可以輕松快捷地編排具有統(tǒng)一格式的段落，使文檔格式嚴(yán)格保持一致。而且，樣式便于修改，如果文檔中多個(gè)段落使用了同一樣式，只要修改樣式，就可以修改文檔中帶有此樣式的所有段落。樣式有助于長(zhǎng)文檔構(gòu)造大綱和創(chuàng)建目錄。（1）使用已有樣式方法1：?jiǎn)螕簟伴_始”選項(xiàng)卡，在“樣式”選項(xiàng)組中的單擊“樣式”啟動(dòng)器按鈕；最后，從打開的“樣式”窗格中選擇需要的樣式即可。修改樣式修改和刪除樣式方法2：在“樣式”組“快速樣式庫(kù)”中進(jìn)行選擇。（2）新建樣式當(dāng)Word提供的樣式不能滿足用戶需要時(shí)，可以自己創(chuàng)建新樣式。2．使用模板制作文檔

樣式包括了字體、字號(hào)、字色的設(shè)置，同學(xué)們想一想，一篇文章還需設(shè)置哪些格式呢？

如果需要頁眉、頁腳等設(shè)置的時(shí)候，樣式就不能滿足。將如何將重復(fù)的設(shè)置保存下來使用呢？2．使用模板制作文檔(1)使用已有模板創(chuàng)建文檔2．使用模板制作文檔(2)創(chuàng)建自己的模板

把編輯好的文檔另存為“Word模板(*.dotx)”類型文檔即可。2．使用模板制作文檔(2)創(chuàng)建自己的模板

把編輯好的文檔另存為“Word模板(*.dotx)”類型文檔即可。3．使用導(dǎo)航窗格瀏覽長(zhǎng)文檔

Word2010中提供的導(dǎo)航窗格，可以查看當(dāng)前的大綱結(jié)構(gòu)，能快速準(zhǔn)確地定位到文檔的某個(gè)標(biāo)題位置。3．使用導(dǎo)航窗格瀏覽長(zhǎng)文檔要自動(dòng)生成目錄，前提是將文檔中各級(jí)標(biāo)題用樣式中的“標(biāo)題”統(tǒng)一格式化。然后通過“插入|引用|索引和目錄”命令，在“索引和目錄”對(duì)話框“目錄”標(biāo)簽中進(jìn)行操作。4、自動(dòng)生成目錄4、自動(dòng)生成目錄方法1：?jiǎn)螕簟耙谩边x項(xiàng)卡，在“目錄”選項(xiàng)組中，單擊“目錄”下拉菜單，選擇一種自動(dòng)目錄樣式。(1)創(chuàng)建文檔目錄4、自動(dòng)生成目錄方法2:單擊“插入目錄”命令，在“目錄”對(duì)話框中進(jìn)行相應(yīng)的操作。4、自動(dòng)生成目錄(2)更新目錄5．設(shè)置腳注和尾注5．設(shè)置腳注和尾注腳注和尾注不是文檔正文，而是文檔的一個(gè)組成部分，其作用是對(duì)文檔中的內(nèi)容進(jìn)行補(bǔ)充說明（注釋）。3.7.3郵件合并

郵件合并就是將兩個(gè)相關(guān)文件的內(nèi)容合并在一起，用于解決批量分發(fā)文件或郵寄相似內(nèi)容信件時(shí)的大量重復(fù)性問題。

郵件合并是在兩個(gè)電子文檔之間進(jìn)行的，一個(gè)是“主文檔”；一個(gè)是數(shù)據(jù)源。案例郵件合并通常包含4個(gè)步驟創(chuàng)建主文檔，輸入內(nèi)容不變的共有文本創(chuàng)建或打開數(shù)據(jù)源，存放可變的數(shù)據(jù)在主文檔中所需要的位置插入合并域名字執(zhí)行郵件合并操作，將數(shù)據(jù)源中的可變數(shù)據(jù)和主文檔的共有文本合并，生成一個(gè)合并文檔郵件合并有2種方法：初學(xué)者可以執(zhí)行“工具|信函與郵件|郵件合并”菜單命令，通過“向?qū)А蓖瓿刹僮?。郵件合并有2種方法首先打開主文檔，并顯示“郵件合并”工具欄(通過“工具|信函與郵件|顯示郵件合并工具欄”或“視圖|工具欄|郵件合并”菜單命令打開)；然后單擊“打開數(shù)據(jù)源”按鈕，在“選取數(shù)據(jù)源”對(duì)話框中打開“數(shù)據(jù)源”文檔，接著在主文檔中插入域(必須是數(shù)據(jù)源文檔中的域)；最后單擊“合并到新文檔”按鈕完成郵件合并，形成合并文檔。郵件合并有2種方法：案例：學(xué)生表彰大會(huì)通知單如果要做一個(gè)