高效會議管理ppt分析

高效會議管理課程大綱一、為什么要對會議進行管理二、會議的目的和種類三、會議的三個階段/七個步驟四、會議失敗的緣由五、如何開成功的會議六、成功會議的角色扮演七、會議限制與沖突處理一、為什么要對會議進行管理據(jù)統(tǒng)計，在英國每天大約有400萬個小時被用于召開團隊會議，在美國平均每天要實行1100次團隊會議《哈佛商業(yè)評論》通過調(diào)查發(fā)覺，每個主管每天用于正式會議的時間達到3.5小時，非正式會議時間大約1小時會議須要管理嗎？會議還須要技巧嗎？會議成本的計算時間成本=參與會議人員單位小時工資×用時×人數(shù)×3干脆成本=會議設(shè)施租用費+會議場地費+差旅費+文件準(zhǔn)備費效率損失成本=會議成本=

時間成本+干脆成本+效率損失成本效率損成本因不剛好接聽重要客戶電話而造成的損失不能剛好處理客戶的投訴而得罪一批客戶不能剛好解決自己管轄范圍內(nèi)的突發(fā)事務(wù)而導(dǎo)致停工停產(chǎn)等二、會議的目的和種類會議的目的:開展有效的溝通傳達資訊監(jiān)督員工、協(xié)調(diào)沖突達成協(xié)議與解決問題資源共享開發(fā)創(chuàng)意達成協(xié)議與解決問題點明問題或困難所在權(quán)衡問題的輕重緩急找尋解決方法評議解決方法確定行動綱領(lǐng)會議的種類按人數(shù)分類按開會方式分類按開會目的分類團體會議

小組會議一對一會議面對面會議電話會議視頻會議固定例會當(dāng)眾表揚或批評會議臨時處理突發(fā)會議人事會議培訓(xùn)會議創(chuàng)意會議說明會議會議的頻率固定的部門會議全體會議處理突發(fā)事務(wù)會議一對一會議三、會議的三個階段/七個過程計劃階段召開階段落實階段開始擴展回收達成共識結(jié)束計劃落實會議支配階段會議支配的六個要點：會議目標(biāo)會議參與者會議方式會議時間、地點會議日程支配會議所需的資料和物料會議召開階段起先——守時、破冰擴展擴展技巧：圖文并茂、頭腦風(fēng)暴、圖解分支、區(qū)域分析、SWOT分析回收回收技巧：投票表決、N/3技巧、壓力排序達成共識結(jié)束會議會議落實階段四、會議失敗的緣由富有成效的會議無效會議的危害目標(biāo)能實現(xiàn)目標(biāo)沒有辦法實現(xiàn)目標(biāo)在最短的時間實現(xiàn)機會成本、直接成本損失巨大與會者感到滿意與會者對會議不滿富有成效的會議及無效會議的危害會議的三種“致命傷”主持人的技能會議的準(zhǔn)備工作會議的地點會議失敗的緣由會議之前導(dǎo)致失敗的緣由會議中導(dǎo)致失敗的緣由會議后導(dǎo)致失敗的緣由會議之前導(dǎo)致失敗的緣由目標(biāo)欠缺目標(biāo)不明確議程欠缺與會人選不當(dāng)，太多或太少會議時間不當(dāng)開會時間通知不到會議通知內(nèi)容欠周詳會議地點不當(dāng)會議場地設(shè)備不足不能準(zhǔn)時起先與會者未做準(zhǔn)備未明確議題和時間時間支配不當(dāng)會議太多，與會者厭倦會議太少，致使會議議題太多會議中導(dǎo)致失敗的緣由受外界影響與會者發(fā)言離題讓沒有必要留在會場的人流在會場決策遲疑不決資料準(zhǔn)備不充分卻貿(mào)然決策少數(shù)人壟斷發(fā)言與會者之間爭論與會者精力不集中視聽器材發(fā)生故障與會者不表明自己（真正）看法與會者與主持人爭論與會者欠缺熱忱會議超出預(yù)定時間主席未能總結(jié)會議成果會議后導(dǎo)致失敗的緣由沒有記錄會議要點不能對探討事項進行最終確定不能對會議成敗得失進行總結(jié)不能剛好解散已完成任務(wù)的臨時性委員會或工作小組與會者對會議感到不滿沒有跟蹤落實會議確定五、如何開成功的會議高效會議的八大特征：只在必要是才召開事先已經(jīng)籌劃好了擬訂和分發(fā)了議程表遵守時間一切按部就班請了最有閱歷、才能和必要的人出席做出了評論和總結(jié)記錄全部確定和負(fù)責(zé)人及完成時間避開會議的五“不”現(xiàn)象不守時不負(fù)責(zé)不決策不投入不執(zhí)行會議效率不高的緣由及具體表現(xiàn)項目原因

具體表現(xiàn)1時間會議安排在即將午餐的時間，每個人都饑腸轆轆，無心開會

2地點會議設(shè)在經(jīng)理辦公室，致使會議經(jīng)常被打斷，無法正常進行3開會對象的選擇必須出席會議的人未到，已來的是一些可有可無的人

4主持人的技能會議主持人缺乏影響力、說服力，被與會者牽著鼻子走，無法實現(xiàn)會議意圖5與會者的技能與會者發(fā)言混亂，既不知如何表意，又不知如何引退，致使會議失敗6會議的準(zhǔn)備工作開會前沒有通知與會者相關(guān)事宜，致使會議拖沓而無成效7開會的原因、目的和結(jié)果開會的原因、目的和結(jié)果在會議進行中突然發(fā)現(xiàn)皆不明確，致使會議毫無意義，宣告失敗預(yù)防會議效率不高的管理

項目原因

具體表現(xiàn)1時間會議一般安排在周二至周四上午或是下午兩點半之后，避免安排在周一或周五2地點會議盡量安排在一個封閉的會議室內(nèi)，而且最好圍著圓桌進行3開會對象的選擇事先通知必須出席會議的人，將出席會議的人分為必須參加者、可以旁聽者和可選擇參加者4主持人的技能選擇具有親和力、影響力的人擔(dān)任主持人一職

5與會者的技能與會者一定要具有傾聽能力

6會議的準(zhǔn)備工作一定要提前做好具體的準(zhǔn)備工作7開會的原因、目的和結(jié)果在會議舉行之前將開會的原因、目的和結(jié)果通知所有的與會者

如何推斷是否有必要開會無需開會的“五個假如”假如已經(jīng)依據(jù)慣例每周聚會了會議成本太大還有比開會更好的方法沒有什么特殊的事情要探討你是唯一可以（須要）且知道如何決策的人如何推斷是否有必要開會必需開會的“五個假如”假如必需把信息同時傳達給很多人有些事情須要當(dāng)眾表揚或指責(zé)聽取部門匯報給工作小組委派任務(wù)（須要動員或具體說明）要讓別人參與決策以集思廣益會議規(guī)范流程起先：歡迎會議流程議程具體時間規(guī)章制度議程1：共享話題及目標(biāo)交換信息產(chǎn)生想法/做確定/確認(rèn)行動總結(jié)結(jié)束會議：總結(jié)支配下次會議跟蹤會議記錄跟蹤支配會議的一個中心、兩個基本點練習(xí)：員工食堂著火了，經(jīng)過調(diào)查，緣由在與一名員工違反操作條例，在廚房抽煙，導(dǎo)致火災(zāi)發(fā)生。1、假如你是經(jīng)理，你會實行下列那種方式處理此事？為什么？A一對一指責(zé)B開會當(dāng)眾指責(zé)C寫檢查懲罰如何建立信任如何建立信任找共同點在別人困難時給他幫助在別人出錯時賜予善意的提示適當(dāng)表達自己對別人的關(guān)切適當(dāng)展示自己的實力事實求是，不夸大、不說謊暴露并承認(rèn)自己的弱項保持適合自己的風(fēng)度忠告：不必說出所有的真相，但要保證你說出的都是實話！高效會議管理成功會議策略為什么會議往往是主持人話最多？一次會議，一般存在以下狀況：只有80%的時間在真正開會；15%的時間大家都在緘默；5%的時間有人搶著發(fā)言。如何能更有效的安排發(fā)言時間如何保證會議的進程？成功會議策略主持人在會議中發(fā)言時間較多，主要有以下緣由：1、對議題較熟2、地位高，聲音大3、擔(dān)當(dāng)較多的行政責(zé)任建議：主持人的發(fā)言時間駕馭在20/80內(nèi)盡量保證每個人發(fā)言機會均等盡量形成一種互動的會議氛圍會議中的溝通100%80%60%40%20%溝通漏斗原理溝通金三角

自己

對方設(shè)身處地溝通的冰山模式話題5%---20%工作層面80%----95%個人關(guān)系層面工作層面——說出的內(nèi)容：事實，信息個人關(guān)系層面——如何說：過程，感覺六、成功會議的角色扮演成功會議主持人要扮演的三個角色會議主持人秩序維持人時間限制著另：要支配會議記錄人員主持人的責(zé)任要營造和諧的氣氛負(fù)責(zé)會議照常進行負(fù)責(zé)總結(jié)探討內(nèi)容引導(dǎo)發(fā)言人去說明幫助參會者理清思路避開看法一邊倒削減和會議無關(guān)的爭論要保持中立的看法主持人會議中的說話技巧展示探詢評論建立測試?yán)斫鉅顩r總結(jié)解除引進就程序提出建議會議記錄者的功能會議記錄者的功能：記錄及維持議程所設(shè)計的程序幫助主持人做好總結(jié)與歸納視察預(yù)防（社會性懈怠、從眾心理、團體極化）參會者的守則與責(zé)任參會者的十大守則：會前充分準(zhǔn)備會中全情投入，貢獻自己的創(chuàng)意和看法以解決問題為己任保持開放的心態(tài)，屏除部門之見盡可能多的獲得信息耐性傾聽，敬重他人的看法勇于發(fā)言，言之有物不隱惡揚善，不做人身攻擊避開出現(xiàn)不當(dāng)?shù)闹w語言會后總結(jié)七、會議限制與沖突處理少數(shù)人壟斷會議怎么辦？會議中出現(xiàn)爭論怎么辦？意外和沖突處理會議中可能遭遇到的幾種人“蟬”“鯊魚”“驢”“兔子”“螃蟹”意外和沖突處理遭遇“蟬”“蟬”的癥狀：講故事（和探討的主題無關(guān)）講了很久才進入主題講的太模糊，沒有具體事例拒絕傾聽別人的主要觀點主持人對策：接受非語言性示意探詢、總結(jié)、測試其理解程度善意提示關(guān)于程序剛好間的限定帶入別人發(fā)言意外和沖突處理遭遇“鯊魚”“鯊魚”癥狀：有攻擊別人的傾向總是賜予消極的、否定的看法主持人對策：理解對方的想法或心情重申會議中無論什么看法都可以提，但正面的建議會更受歡迎接受非語言方式打斷意外和沖突處理遭遇“驢”“驢”的癥狀：過于敏感防衛(wèi)性很強，心里有堵“墻‘不能站在別人的立場看問題主持人對策：突出他的貢獻重復(fù)問題短暫緘默意外和沖突處理遭遇“兔子”兔子的癥狀：質(zhì)疑正在運用的程序總是提議不同的程序或建議主持人對策：確定他的貢獻重申先用現(xiàn)在的程序，如不奏效，則立刻按他的方法“實施”意外和沖突處理遭遇“螃蟹”（“螃蟹”—跑題者）“螃蟹”癥狀：開會時還在做別的工作或事情私自進入小團體探討時常接電話打瞌睡其他，如：用筆敲桌子、背對發(fā)言者、有意看別處等主持人對策：對開小會者，主持人停止說話或示意發(fā)言者暫停，讓會議突然靜下來，私下談話的人會警覺主持人問：“能否把你們探討的事情告知大家”對打瞌睡者，可以休息5分鐘，并把會議議程加快保持短暫的緘默出現(xiàn)分歧時的處理原則不要回避對立，看法分歧是正?，F(xiàn)象不要因為工作上的分歧而演化成人際關(guān)系或心情方面的對立利用會議中間的休息來調(diào)整一下氣氛可以參考第三方的看法可以把焦點問題寫在黑板上，客觀比較一下究竟誰是誰非多供應(yīng)一些有勸服力的數(shù)據(jù)主持人會議調(diào)停失敗的緣由：聽完陳述后就沒詞了向雙方之一表示贊同阻擋對方宣泄指出雙方都有錯誤建議實行其他主持人會議成功會議策略四種群體決策權(quán)威決策共識決策少數(shù)聽從多數(shù)決策無異議決策四種團隊決策頭腦風(fēng)暴法德爾菲法異地思維決策法換位思維決策法決策共識處理沖突的五種類型暴力型遷就型回避型妥協(xié)型協(xié)作型練習(xí)：模擬會議分別扮演會議中的各種角色會議預(yù)防性管理比照單

優(yōu)

良

差優(yōu)

良

差會

議

之

前會

議

中高效會議的八大大特征

執(zhí)行情況執(zhí)行情況1只在必要時才招集2好好籌劃過3擬訂和分發(fā)議程表4遵守時間5一切按部就班6請了最有經(jīng)驗的和有才能的人出席7做出了評論和歸納8記錄所有決定、建議和負(fù)責(zé)人

優(yōu)

良

差優(yōu)

良

差優(yōu)