精選第1章采購與庫存管理概述

采購與庫存管理

第1章采購與庫存管理概述本章是對全書所涉及內容的概括性介紹，為以后各章的學習打基礎。目的是使大家：1、了解采購的重要性、采購的基本程序和原則、采購的新開展2、理解采購、采購管理的概念、采購管理的開展趨勢、庫存管理的內容3、掌握采購管理的內容與流程1.1采購1.1.1采購的涵義1〕采購的概念〔1〕狹義的采購，是指企業(yè)基于生產、銷售、管理等目的購置所必需的所有貨物和效勞的交易行為。在采購過程中的主要活動是：確定需要購置的商品和效勞的規(guī)格〔按照要求的質量和數(shù)量〕；選擇最適宜的供給商；為制定協(xié)議做準備和實施與供給商的談判；將訂單發(fā)給優(yōu)先供給商；訂單的監(jiān)督和支出控制；后續(xù)工作和評估〔解決索賠，產品和供給商檔案的更新，供給商評級和分類〕〔2〕廣義的采購，是指企業(yè)為了滿足某種特定的需求，以購置、租賃、交換、外包等途徑，取得商品及效勞的使用權的活動過程。在日常經營活動中，我們所講的采購主要是指狹義的采購。2〕采購的相關概念〔1〕訂購、購置訂購指的是依照事先約定的條件向供給商發(fā)出采購訂單，也包括并沒有詢問供給商的條件而直接發(fā)出采購訂單的時候。如訂購。訂購是采購過程的一局部。購置是指將從供給商處獲取的產品送至最終目的地所要求的所有活動?！?〕開發(fā)原料來源，是指尋找供給源，保證供給的連續(xù)性，確保供給的替代源，搜集可獲得資源的信息等活動。〔3〕供給是指包括訂購、接收和存儲在內的活動。圖1采購過程模型和相關概念1.1.2采購的重要性1〕采購在企業(yè)價值鏈中的作用價值鏈是指在經營過程中，以滿足消費者需要為目的的，通過一系列對投入物的增值活動的過程。它由價值活動和由這些活動創(chuàng)造的邊際利潤組成。〔如圖〕基本活動是與公司交付給其客戶的最終產品的物理變化和加工有直接關系的活動。輔助活動作用于基本活動并給它以支持。它們可用來支持某一基本活動，也可用來支持整個基本過程?；净顒臃譃槲宸N基本類型：〔1〕內部物流。與接收、存儲和分配相關聯(lián)的各種活動，如：原材料的搬運，倉儲，庫存控制?！?〕生產作業(yè)。與將投入轉化為最終產品形式相關的各種活動，例如：機械加工，包裝，組裝?！?〕外部物流。與訂貨，存儲和將產品發(fā)送給買方有關的各種活動，例如：產成品庫存管理，送貨車輛調度，訂單處理?！?〕市場和銷售。與提供一種買方購置產品的方式和引導他們進行購置的各種活動，例如：廣告，促銷，渠道關系和定價?！?〕效勞。與提供效勞以增加或保持產品價值有關的各種活動，例如：安裝，維修，培訓，零部件供給和產品調整。輔助活動被分為以下四種基本類型：〔1〕采購。采購是指購置用于企業(yè)價值鏈各種投入的活動。采購的投入包括原材料、儲藏物資和其他易耗品；也包括各種資產，例如機器、實驗設備、辦公設備。〔2〕技術開發(fā)?！?〕人力資源管理。人力資源管理包括涉及所有類型人員的招聘、雇傭、培訓、開發(fā)和報酬的各種活動?！?〕企業(yè)基礎設施。它們不只支持一項或更多的基本活動，也支持全部的公司過程。這些活動的例子有：管理，方案，籌資，會計，法律，行政事務和質量管理。在通常包括不同業(yè)務部門的大公司中，這些活動可按照總部和業(yè)務部門來劃分。采購的作用：〔1〕基本活動。采購滿足與內部物流、外部物流，特別是與業(yè)務運作有關的物料需求。采購業(yè)務由物料需求方案所決定。為基本活動進行采購被稱作“生產采購〞?！?〕輔助活動。采購活動也為其他輔助職能有關的輔助產品和效勞提供支持，稱為“非生產采購〞。例如購置：研發(fā)所用的實驗設備；計算機中心所需的計算機硬件和軟件；為銷售部門和高級管理層租借的汽車等。以輔助活動為目標的采購在性質上有很大的不同。有的采購活動是日常的〔維護、修理及運營用品，〔MRO用品〕〕、重復性的和低價值的，有的是唯一的和高價值的〔投資品，固定設備，建筑物〕，有的是效勞。

這種類型采購的多樣性使其獲得統(tǒng)一的計算機信息系統(tǒng)和／或采購程序的支持非常困難。表1為基本活動和輔助活動進行采購的主要區(qū)別工程為基本活動進行采購為輔助活動進行采購產品種類可多可少非常多供給商的數(shù)量有限，清楚非常多采購金額非常大，相當可觀有限購貨訂單數(shù)量相當多非常多平均訂貨量高低控制依賴于生產方案有限，與預測有關或與工程有關的方案決策制定單位設計、制造部門的專業(yè)人員支配各個部門，隨產品或效勞而變化案例1某公司采購管理改進前后狀況比較一、改進前

一個供給商接到該公司上海分公司的要買電腦10臺的詢價，又接總部詢價電腦100臺，IT部門詢價某型號電腦配置和價格，并稱需要筆記本電腦10臺。供給商心想這個公司今年肯定有大的工程，頻頻添置新設備，立刻派員工光臨需求者，投之以“禮〞。這樣一來，該公司整體的“采購力〞被分散、被浪費，價格五花入門，很難有什么優(yōu)勢可言，采購也就無所謂什么“采購技術〞，至于競標也就變成了一個形式。該公司的電腦什么牌子都有，經常修理、升級，形成價格無優(yōu)勢、效勞低水準、管理混亂、舞弊成風的局面，導致公司形象受損。二、改進后首先由申請人提出申請，提交需要的數(shù)量。所有申請由部門經理根據(jù)預算批準，交公司財務總監(jiān)批準，然后統(tǒng)一交由IT部門匯總。IT部門根據(jù)公司規(guī)定和工作需要決定配備的機型、配置、操作系統(tǒng)、軟件及品牌。該公司采購部門根據(jù)匯總數(shù)量和金額及要求，決定競標的；IT部門提交競標的內容，采購部門組成招標會或評標小組，邀請IT經理、工程師參加評審。采購部按照招標流程進行采購活動，與參加投標的供給商一一談判。談判內容不僅僅是價格，也包括售后效勞、交貨條款、索賠條款、升級效勞等等。評標會按照事先商定的評定標準評判參加投標的供給商，推出勝標者。采購部門與勝標方簽署合同，并監(jiān)督其執(zhí)行。

這樣，該公司的供給商得到了一個公平的競爭環(huán)境，采購人員也能發(fā)揮作用。他們的談判能力及IT經理的專業(yè)能力也得到了發(fā)揮，申請人也得到他們需要的工具。同時，該公司也得到了采購部門努力換來的競爭優(yōu)勢：好的價格、好的售后效勞、升級承諾及供給商的好的反響。公司的“錢〞被聰明地花出去了，該公司從而樹立起了好的管理形象。2〕采購對企業(yè)經營的重要性在企業(yè)的產品成本構成中，采購的商品和效勞占企業(yè)總成本的比例隨行業(yè)的不同而不同，如圖，大體在30％～85％，平均水平在60％以上。圖1采購的商品和效勞占商品銷售成本的百分比

采購的杠桿作用

例1：現(xiàn)在，某公司的總銷售額為1億元，利潤為500萬元。其中，銷售額的60%用來購置產品和效勞，勞務費、工資占銷售額的10%，以及一般管理費用。問題是:銷售量、產品價格、勞務費和工資、一般管理費用或采購量要增加或減少多少，才能便利潤從目前的500萬元提高到1000萬元?表2采購利用杠桿原理實現(xiàn)利潤翻番〔單位:百萬元〕除了價格和采購外，其余各項都必須經歷大幅度變動才能使利潤增加一倍。而價格一項，市場上的劇烈競爭會使價格的上漲很難實現(xiàn)。例2：假設某公司的年銷售額為1000萬元，總成本為950萬元。公司擁有500萬元的資產，其中200萬元為庫存。購入物料的成本占銷售額的50%。庫存占總資產的40%。如果采購價格下降5%，那么資產回報率將提高多少?通過杜邦分析可以說明采購對公司投資回報的杠桿作用。

由于杠桿作用，采購價格小幅度下降可以便利潤增長50%。另一方面，采購價格下降使庫存價值降為原來的95%，以此減少了公司資產的基數(shù)，使資產周轉速度從原來的2.00提高到2.04。資產回報率從原來的10%增長到15.3%，提高了5.3%。這種杠桿作用相反方面也是有效的：如果在采購成本上缺乏控制可能會導致不可預見的財務虧損。杜邦分析說明，采購在兩個方面對公司的資本回報率做出了奉獻：〔1〕降低直接原料成本——這將迅速導致公司利潤的提高，而公司利潤提高將提高資本回報率。引進新的供給商、競標、尋求替代原料等方法都可能降低直接原料成本?！?〕降低公司所占用的資本——這將會提高公司的資金周轉次數(shù)。能夠導致較低資本占用的方法有：較長的支付周期、通過準時制采購降低基本原料的生產線上庫存、供給商質量的提高及租賃設備等。3〕采購對企業(yè)的間接奉獻〔1〕對產品質量的保證作用由于產品中價值的60％是經采購由供給商提供的，所以產品的質量很大程度上受采購品質量控制的影響。經驗說明，一個企業(yè)要是能將1／4～l／3的質量管理精力花在供給商的質量管理上，那么企業(yè)自身的質量水平起碼可以提高50％以上。可見，通過采購將質量管理延伸到供給商質量控制，是提高企業(yè)自身質量水平的基本保證?！?〕對質量成本的削減作出奉獻

當供給商交付產品時，許多公司都會進行進料檢查和質量檢查。選擇那些有健全的質量保證體系的供給商，可以減少采購貨物的來料檢查和質量檢查的成本。

采購的新開展〔1〕訂單驅動采購采購由客戶需求拉動，而不是僅僅由內部請購單推動。市場部門的客戶需求訂單驅動制造訂單，制造訂單驅動采購訂單，采購訂單驅動供給商，從而降低庫存成本，提高庫存周轉率。〔2〕反向拍賣采購反向拍賣是電子采購的一種模式，它是通過Intemet或私營網絡實時進行的減價式競價拍賣。拍賣由企業(yè)或代表企業(yè)的網絡采購公司控制，通過網絡采購公司的專用軟件接受多個潛在供給商的競價，決定最終供給商和價格，從而實現(xiàn)采購物料或效勞的功能?！?〕戰(zhàn)略采購戰(zhàn)略采購是一種新興的在合作關系與競爭性關系之間尋求平衡的采購模式。供需雙方已建立起一種長期的、互利的合作關系，及時把質量、效勞、交貨期的信息傳給供方，讓供給商了解所供商品的使用情況并提出調整意見?！?〕全球化采購全球化采購是指在全世界范圍內去尋找優(yōu)秀的供給商提供原料，讓企業(yè)本身能因為這項采購行為取得相對優(yōu)勢，然后再通過增值活動，創(chuàng)造出比競爭者更高的附加價值。1.1.3采購的分類1〕按采購主體分類，分為個人采購和集團采購。個人采購是指個人生活用品的采購。一般是單一品種、單個決策、隨機發(fā)生的，有很大的主觀性和隨意性的采購活動。集團采購是指兩人或兩人以上公用物品的采購。一般是多品種、大批量、大金額、多批次甚至持續(xù)進行的，由集體決策，直接關系到多個人利益的采購活動。典型的集團采購主要是指企業(yè)采購、政府采購、事業(yè)單位采購、隊采購等。2〕按采購方法分類

〔1〕傳統(tǒng)采購。一般模式是:每個月的月末，企業(yè)各個單位報下個月的采購申請單及下個月需要采購貨物的品種、數(shù)量，交采購部門匯總，制訂出統(tǒng)一的采購方案，并于下個月實施采購。特點：這種采購比較簡單、粗糙，市場響應不靈敏，庫存量大，資金積壓多?！?〕科學采購①訂貨點采購。訂貨點采購是嚴格根據(jù)需求的變化和訂貨提前期的長短，精確確定訂貨點、訂貨批量或訂貨周期、最高庫存量等，建立起連續(xù)的訂貨機制和庫存控制機制，到達既滿足需求又使得庫存總成本最小的目的。這種采購模式操作比較簡單，同樣具有庫存量大、市場響應不靈敏的缺陷。

②ResourcesPlanning〕采購。MRP采購主要應用于生產企業(yè)。它是生產企業(yè)根據(jù)主生產方案和主產品的結構以及庫存情況，逐步推導出生產主產品所需要的零部件、原材料等的生產方案和采購方案的過程。這個采購方案規(guī)定了采購品種、數(shù)量、采購時間和采購回來的時間，方案比較精確、嚴格。③JIT〔JustInTime〕采購。又稱準時化采購，是一種完全以滿足需求為依據(jù)的采購方法。它的要求是:供給商恰好在用戶需要的時候，將適宜的品種、適宜的數(shù)量送到用戶要求的適宜的位置，使得庫存向零庫存趨近。④供給鏈采購。在供給鏈機制下，采購不再由采購者操作，而是由供給商操作。采購者把自己的需求規(guī)律信息及庫存信息向供給商連續(xù)及時地傳遞，供給商根據(jù)自己產品的消耗情況，不斷及時連續(xù)小批量補充庫存，保證采購者既能滿足需要又使總庫存量最小。供給鏈采購對信息系統(tǒng)和供給商操作要求都比較高。⑤電子采購。即網上采購，是在電子商務環(huán)境下的采購模式。它的基本特點是在網上尋找商品、尋找供給商、網上交易洽談、網上下單和網上付款結算，貨物通過物流系統(tǒng)進行配送。這種模式擴大了采購市場的范圍、縮短了供需距離，簡化了采購手續(xù)，減少了采購時間和采購成本，提高了工作效率。3〕按采購的價格分類

〔1〕招標采購。將物料采購的所有條件〔如物料名稱、規(guī)格、品質、數(shù)量、交貨期、付款條件、處分規(guī)則、投標押金、投標資格等〕詳細列明，刊登公告進行招標?！?〕詢價現(xiàn)購。采購人員選擇信用可靠的廠家將采購條件說明，并詢問價格或寄予詢價單，促請對方報價，比較后現(xiàn)價采購?！?〕比價采購。采購人員請數(shù)家廠商提供價格后，從中加以比價后，選擇廠商進行采購?！?〕議價采購。采購人員與廠商經過討價還價，議定價格進行采購。一般來說，詢價、比價、議價是結合使用的，很少單獨使用。〔5〕訂價收購。購置貨物數(shù)量巨大，并非幾家廠商能全部提供的，如紡織廠訂購棉花、糖廠訂購甘蔗等，或當市場上該物資匿乏時，則訂價現(xiàn)款收購。 〔6〕公開市場采購。大宗采購貨物時，價格變動頻繁，采購人員在公開交易或拍賣時隨機地采購。4〕按采購形態(tài)分類〔1〕有形采購是采購具有實物形態(tài)的物品，例如，原料、輔助材料?！?〕無形采購是采購不具有實物形態(tài)的技術和效勞。①技術。技術是指取得能夠正確操作或使用機器、設備、原料等的專業(yè)知識。②效勞。用于效勞、維護、保養(yǎng)等目的的采購統(tǒng)稱為效勞采購。具體包括安裝效勞、培訓效勞、維修效勞、咨詢效勞等。③工程發(fā)包。包括廠房、辦公室等建筑的建造與修繕以及配管工程、機器儲槽架設工程、空調或保溫工程、動力配線工程及儀表安裝工程等。1.2采購管理1.2.1采購管理的涵義1〕采購管理的概念采購管理指的是對采購過程的方案、組織、協(xié)調和控制等，它包括管理供給商關系所必需的所有活動。采購管理有內部和外部兩個方面，著眼于企業(yè)內部、企業(yè)和其供給商之間構建和持續(xù)改進采購過程。2〕采購管理與采購的區(qū)別采購是一項具體的業(yè)務活動，是作業(yè)活動，一般由采購員承擔具體的采購任務。采購管理是企業(yè)管理系統(tǒng)的一個重要子系統(tǒng)，是企業(yè)戰(zhàn)略管理的重要組成局部，一般由企業(yè)的中高層管理人員承擔。采購管理的目的是保證供給，滿足生產經營需要，既包括對采購活動的管理，也包括對采購人員和采購資金的管理等。1.2.2采購管理的基本目標1〕適時適量保證供給2〕保證質量3〕費用最省4〕協(xié)調供給商，管好供給鏈1.2.3采購管理的內容1〕方案〔1〕接收采購請求〔2〕進行采購決策2〕組織實施〔1〕采購部門選擇供給商〔2〕采購部門向供給商訂貨〔3〕驗收入庫〔4〕合同監(jiān)督〔5〕購后評價和調整

3〕監(jiān)控〔1〕采購監(jiān)控的內容①采購人員的控制②采購流程的控制③采購資金的控制④采購信息的收集和使用⑤采購績效的考核〔2〕采購監(jiān)控的方法①建立健全完善的采購規(guī)章制度，標準采購人員的行為和采購作業(yè)流程。②實施采購標準化作業(yè)。要制定標準化的采購作業(yè)流程，制定采購作業(yè)手冊。③建立采購評價制度。采購評價包括兩個局部：一是對采購人員的評價，二是對采購部門的評價。④建立獎懲制度。獎懲要公平合理，要在采購績效考核的基礎上，以客觀事實為依據(jù)。

1.3庫存控制1.3.1庫存的概念1、狹義的庫存是指在倉庫中處于暫時停滯狀態(tài)的物資。2、廣義的庫存是指用于將來目的、暫時處于閑置狀態(tài)的資源。即資源停滯的位置并不僅僅限于倉庫里，而是可以在非倉庫中的任何位置，包括運輸途中，同時這種資源的閑置狀態(tài)可能由任何原因引起，可以是主動的各種形態(tài)的儲藏、被動的各種形態(tài)的超儲、完全的積壓。3、庫存具有二重性。一方面它是企業(yè)生產和生活的前提條件，沒有庫存，企業(yè)的生產和生活就不能正常進行；另一方面，庫存也是一種負擔，它需要占用企業(yè)大量的資金，消耗很高的成本。4、企業(yè)庫存的目的，是為了保障供給。5、生產企業(yè)為了生產的需要處在生產準備狀態(tài)，即處在一種暫時等待狀態(tài)的物資，就是庫存。

生產企業(yè)的庫存有三種情況：1〕原材料庫存。原材料是從市場上采購回來準備用于生產，但是還沒有用到生產上之前的處于暫時等待階段的物資。2〕在制品庫存。在制品是指在生產過程各個工序之間臨時儲存的工件、物料等。上個工序加工完了，應該流到下一個工序，但是下一個工序還沒有空出來，不能進入下一個工序的加工，不得不存放到倉庫里或者就存放在工位旁，形成在制品庫存。這種在制品庫存能夠銜接上下工序，保障上下工序都能順利進行。3〕產成品庫存。企業(yè)的產成品生產出來以后，直到推向市場之前的階段的產成品，就形成了產成品庫存。產成品庫存銜接供需，保障生產和銷售都能順利進行。產成品庫存銜接供需，保障生產和銷售都能順利進行。6、在流通企業(yè)里，沒有銷售出去，暫時處在等待銷售狀態(tài)的物資，就是流通企業(yè)的庫存。其作用是可以保障后續(xù)銷售的持續(xù)進行，保障流通活動圓滑化。周轉庫存：在生產企業(yè)和流通企業(yè)中為準備生產和銷售而有意識暫時存放的庫存。這種庫存目的是為了準備生產或銷售，是為了銜接供需，緩沖供需之間在時間上的矛盾、保障供需各方順利進行。安全庫存：是為了應付一些不確定性情況而有意識儲藏的庫存。其目的是為了應付緊急的、意外的需求。其特點是，一般存放期較長，長期保存。1.3.2庫存控制所謂庫存控制，就是對庫存量的控制。對采購管理來說，主要是指所采購進來的物品庫存量的控制。庫存控制的目的是在滿足客戶效勞要求的前提下，通過對經營過程中的庫存數(shù)量進行控制，力求降低庫存數(shù)量，提高物流系統(tǒng)的效率，以強化企業(yè)經營的競爭力。庫存控制，主要是對周轉庫存而言的。安全庫存只是一次性地計算出安全庫存量的額定值就可以了；而周轉庫存的訂貨、進貨、庫存、銷售的全過程都需要納入到庫存控制的機制中去。因此，庫存控制工作主要大量反映在周轉庫存中。1.3.3庫存管理的內容及目標庫存管理是以控制庫存為目的的方法、手段、技術以及操作過程的集合，它是對企業(yè)的庫存〔包括原材料、零部件、半成品以及產品等〕進行方案、協(xié)調和控制的工作。庫存管理的內容，主要是根據(jù)市場需求情況與企業(yè)的經營目標，決定企業(yè)的庫存量、訂貨時間以及訂貨量等庫存管理的目標有兩個：一是降低庫存成本，二是提高客戶效勞水平。這兩個目標是之間存在權