sap物料管理采購管理

sap物料管理采購管理第1頁/共78頁供應(yīng)商主數(shù)據(jù)第2頁/共78頁供應(yīng)商銀行采購訂單發(fā)票發(fā)票校驗驗票機(jī)收貨維護(hù)物料采購供應(yīng)商

從采購和會計的角度來說，供應(yīng)商主數(shù)據(jù)中包含了一個供應(yīng)商的信息；供應(yīng)商主數(shù)據(jù)中的數(shù)據(jù)是按組織級別進(jìn)行結(jié)構(gòu)化的；供應(yīng)商主數(shù)據(jù)要包括一般數(shù)據(jù)，采購數(shù)據(jù)和財務(wù)數(shù)據(jù)；付款第3頁/共78頁供應(yīng)商主數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)圖常規(guī)數(shù)據(jù)-地址-電話采購數(shù)據(jù)-采購條款-最小訂單量財務(wù)數(shù)據(jù)-銀行-付款條款第4頁/共78頁供應(yīng)商主記錄：科目組

字段選擇指定編號類型業(yè)務(wù)伙伴方案狀態(tài)（供應(yīng)商或一次性供應(yīng)商）內(nèi)部間隔

供應(yīng)商子域或特定場地數(shù)據(jù)科目組第5頁/共78頁現(xiàn)在系統(tǒng)中使用的科目組，分為貿(mào)易類，非貿(mào)易類和服務(wù)類三大類，每一類下面又按照公司的性質(zhì)分為9個小類?；竞w了集團(tuán)內(nèi)所用到的所有供應(yīng)商的類別。第6頁/共78頁一次性的帳戶組x供應(yīng)商地址？供應(yīng)商科目組：例子可以為一批供應(yīng)商使用單一的一次性主記錄。一般說來，一次性主記錄只用于一次性供應(yīng)商。供應(yīng)商供應(yīng)商供應(yīng)商供應(yīng)商一次性的供應(yīng)商采購訂單供應(yīng)商主數(shù)據(jù)描述預(yù)覽統(tǒng)馭科目貨幣銀行細(xì)目？發(fā)票核實(shí)驗票機(jī)第7頁/共78頁SAP物料管理確定采購需求貨源確定供應(yīng)商供應(yīng)商供應(yīng)商選擇供應(yīng)商采購訂單采購訂單采購訂單采購定單處理采購定單跟蹤收貨/庫存管理驗票機(jī)發(fā)票校驗采購

流程第8頁/共78頁兩種類型物料的采購維護(hù)物料1維護(hù)物料2庫存物料采購

庫存物料是存儲在庫存中的物料。這樣的物料要在收貨后存儲起來。從庫房或倉庫收貨或發(fā)貨時，現(xiàn)有庫存會隨著收到或發(fā)出的數(shù)量而增加或減少。訂購庫存物料時，系統(tǒng)不要求帳戶分配。這是因為相應(yīng)的庫存及消耗帳戶會在每次貨物移動后自動被記錄.(例如，庫房收到或發(fā)出物料后)。而且,在物料主記錄中會更新庫存物料的價值和數(shù)量。要訂購存入庫存的物料，該物料必須有主記錄。消耗型物料的采購

當(dāng)你為消耗而采購時，要通過輸入帳戶分配(例如，成本中心)來指定消耗目的.在收貨時,所收到的物料或服務(wù)已被計入消耗。如果物料為直接消耗而采購，則輸入收貨時，會在財務(wù)核算的消耗帳戶中入帳?，F(xiàn)有的物料庫存總數(shù)和總價值不受影響。第9頁/共78頁采購申請采購申請請批示第10頁/共78頁采購

流程SAP物料管理確定采購需求貨源確定供應(yīng)商供應(yīng)商供應(yīng)商選擇供應(yīng)商采購訂單采購訂單采購訂單采購定單處理采購定單跟蹤收獲/庫存管理驗票機(jī)發(fā)票校驗第11頁/共78頁采購申請內(nèi)部使用文件，對某種物料的需求可以自動或手動地轉(zhuǎn)化為采購訂單授權(quán)采購組織在指定時間內(nèi)購買指定數(shù)量的物料采購申請需經(jīng)上級批準(zhǔn)采購申請請批示第12頁/共78頁采購申請的產(chǎn)生采購申請請批示部門1部門2由用戶部門手動創(chuàng)建自動創(chuàng)建OR第13頁/共78頁采購申請流程建立采購申請采購申請批準(zhǔn)建立詢價/供應(yīng)商價格比較選定供應(yīng)商建立采購訂單供應(yīng)商報價第14頁/共78頁維護(hù)科目設(shè)置（如果必要）：成本中心、總帳科目、工程編號、資產(chǎn)號等創(chuàng)建采購申請

各個項目的缺省數(shù)據(jù)：發(fā)貨日期、采購組、工廠等在概覽屏幕中維護(hù)項目數(shù)據(jù)：物料、數(shù)量、交貨日期、采購組等檢查數(shù)據(jù)保存第15頁/共78頁詢價

維護(hù)物料1維護(hù)物料2詢價包括：物料價格送貨時間其它貿(mào)易條款供應(yīng)商A供應(yīng)商B供應(yīng)商C第16頁/共78頁一個報價例子

供應(yīng)商A

供應(yīng)商B供應(yīng)商C報價1物料A報價:RMB400/噸折扣:RMB50報價2物料A報價:RMB400/噸額外費(fèi)用:20%報價3物料A報價:RMB500/噸額外費(fèi)用:RMB20輸入報價和價格條件1對報價進(jìn)行價格比較2價格2噸鋼報價350/噸1報價480/噸2報價520/噸3平均450/噸報價建立信息記錄和拒絕信3供應(yīng)商A-訂單-物料數(shù)量價格鋼2噸350/噸拒絕信供應(yīng)商C,BThankyouforyourOffer.Wecannotplaceanorderatthistime........第17頁/共78頁采購申請A項目請批示轉(zhuǎn)換采購申請采購申請請批示采購訂單有參照模板采購申請請批示分配資源分配處理采購訂單手動自動第18頁/共78頁采購訂單采購訂單第19頁/共78頁采購流程SAP物料管理確定采購需求貨源確定供應(yīng)商供應(yīng)商供應(yīng)商選擇供應(yīng)商采購訂單采購訂單采購訂單采購定單處理采購定單跟蹤收獲/庫存管理驗票機(jī)發(fā)票校驗第20頁/共78頁什么是采購訂單?采購訂單是具有法律效應(yīng)的外部文件，它代表與供應(yīng)商之間的一個正式且經(jīng)批準(zhǔn)的采購業(yè)務(wù)它包括:-供應(yīng)商-物料-數(shù)量 -價格要求送貨時間 -貿(mào)易條款-付款條款采購訂單第21頁/共78頁訂單歷史采購訂單處理無參考采購申請請批示合同詢價采購訂單價格-條件信息記錄供應(yīng)商供應(yīng)商一次性供應(yīng)商第22頁/共78頁采購訂單結(jié)構(gòu)采購訂單項目:?

物料編號

?

發(fā)貨日期?

短文本

?

采購訂單價格?

采購訂單數(shù)量

?...表頭數(shù)據(jù)采購訂單編號。????付款期限采購訂單日期供應(yīng)商貨幣...??項目30:

?

物料編號

?

發(fā)貨日期?

短文本

?

采購訂單價格?

采購訂單數(shù)量

?...項目20項目10第23頁/共78頁項目分類ItemCategory&AccountAssignmentPurchaseorderItemMaterialQuantityAI....................................SL-01.................................D........20............200ItemcategoryStandardConsignmentSubcontractingThird-partyTextServicePTextItemcategoryKLSTDA:AssetK:

P:ProjectF:OrderC:SalesorderOthersAccountAssign.Categ.第24頁/共78頁物料接收維護(hù)物料維護(hù)物料維護(hù)物料維護(hù)物料維護(hù)物料維護(hù)物料維護(hù)物料維護(hù)物料維護(hù)物料維護(hù)物料第25頁/共78頁采購流程SAP物料管理確定采購需求貨源確定供應(yīng)商供應(yīng)商供應(yīng)商選擇供應(yīng)商采購訂單采購訂單采購訂單采購定單處理采購定單跟蹤收獲/庫存管理驗票機(jī)發(fā)票校驗第26頁/共78頁庫存類型●非限制使用貨物●質(zhì)量檢驗貨物●凍結(jié)貨物第27頁/共78頁物料接收采購憑證供應(yīng)商物料接收倉庫第28頁/共78頁物料移動憑證物料憑證維護(hù)物料維護(hù)物料維護(hù)物料維護(hù)物料維護(hù)物料維護(hù)物料會計憑證維護(hù)物料維護(hù)物料維護(hù)物料維護(hù)物料維護(hù)物料倉庫第29頁/共78頁物料憑證和財務(wù)憑證物料憑證會計憑證憑證表頭

物料表頭79000757憑證項目日期04/06數(shù)量物料工廠00110literpaint300000225pcsmirror3000憑證表頭

物料表頭79000642憑證項目日期04/06帳目

簡稱金額001300000Stock75-002300000Stock400-003400000Consumption475-物料移動的物料和會計憑證是同時創(chuàng)建的。第30頁/共78頁收貨的效力采購訂單：50pcs@UNI2.00/pc

物料接收：50pcs庫存值+100數(shù)量+50估價會計帳目庫存帳目總分帳目100100物料主數(shù)據(jù)第31頁/共78頁采購流程SAP物料管理確定采購需求貨源確定供應(yīng)商供應(yīng)商供應(yīng)商選擇供應(yīng)商采購訂單采購訂單采購訂單采購定單處理采購定單跟蹤收獲/庫存管理驗票機(jī)發(fā)票校驗第32頁/共78頁發(fā)票校驗驗票機(jī)發(fā)票校驗第33頁/共78頁什么是發(fā)票校驗在物料管理中，采購過程的最后一步是發(fā)票校驗。在這一步中您要輸入發(fā)票與貸項憑證并檢查物料內(nèi)容和數(shù)量的準(zhǔn)確性。但是，付款與發(fā)票評估并不是發(fā)票校驗中的步驟，其相關(guān)信息被送到其它部門了。因此，發(fā)票校驗在物料管理和外部或內(nèi)部帳目之間建立了一個鏈接。當(dāng)參照采購訂單輸入一張發(fā)票時，系統(tǒng)從采購訂單和相應(yīng)的物料接收中提取供應(yīng)商、物料、等待開發(fā)票的數(shù)量、付款方式等數(shù)據(jù)提示用戶。如果采購訂單或物料接收和發(fā)票不一致，系統(tǒng)會在必要的時候警告用戶并鎖定付款發(fā)票。發(fā)票過帳之后，發(fā)票校驗的過程就完成了。采購訂單記錄將被刷新，會計帳目中就可以對未清帳目進(jìn)行付款了。第34頁/共78頁發(fā)票校驗發(fā)票憑證

發(fā)票

物料接收物料憑證驗票機(jī)付款程序采購訂單主數(shù)據(jù)第35頁/共78頁發(fā)票校驗的環(huán)境采購訂單物料物料物料物料物料收款發(fā)票發(fā)票校驗驗票機(jī)物料主數(shù)據(jù)主數(shù)據(jù)條件總分帳目資產(chǎn)成本中心工程訂單第36頁/共78頁發(fā)票校驗的種類發(fā)票校驗驗票機(jī)物料物料物料物料物料

確認(rèn)采購訂單交貨注釋oror第37頁/共78頁

發(fā)票基于采購訂單的發(fā)票校驗采購訂單100pcs發(fā)票校驗物料接收采購訂單NO.4500012345收貨單1收貨單2收貨單3按采購定單存取選擇屏幕采購定單x4500012345100第38頁/共78頁基于收貨憑證的發(fā)票校驗

發(fā)票采購訂單100件收貨單1校驗：收貨憑證NO50194333收貨憑證過帳NO50194333物料接收查找收貨憑證第39頁/共78頁發(fā)票差額

發(fā)票采購訂單100件允許差額10%10%差額過帳：發(fā)票憑證號5100012345凍結(jié)付款收貨第40頁/共78頁發(fā)票差額：例子實(shí)收40采購訂單RMB5采購訂單計劃送貨時間04/21/94

發(fā)票50件

發(fā)票單價RMB6

發(fā)票04/11/94數(shù)量價格時間第41頁/共78頁數(shù)量差額收貨發(fā)票隨后收貨存貨科目GR/IR科目供應(yīng)商科目500+500-800+800-300+300-采購訂單100件RMB10/件收貨50件

發(fā)票80件RMB10/件=RMB800收貨第42頁/共78頁價格差額收貨發(fā)票隨后收貨存貨科目GR/IR科目供應(yīng)商科目價格差額130+130-130+124-130+124–6-采購訂單100件RMB1.3/件收貨100件

發(fā)票100件RMB1.24/件=RMB124價格控制第43頁/共78頁付款條款供應(yīng)商主數(shù)據(jù)采購定單發(fā)票采購數(shù)據(jù)條件付款條款訂單文件頭送貨條款和付款條款5天內(nèi)付款 -3%15天內(nèi)付款 -1.5%超過15天付款0%付款控制付款條款days%days%daysnet第44頁/共78頁運(yùn)輸成本運(yùn)輸成本計劃內(nèi)計劃外采購訂單4500012345100件RMB1000運(yùn)費(fèi)RMB2/件Purchaseorder4500023456100件RMB1000運(yùn)費(fèi)發(fā)票

100件RMB1000運(yùn)費(fèi) RMB200RMB1200發(fā)票100件RMB1000運(yùn)費(fèi) RMB50 RMB1050第45頁/共78頁發(fā)票允許差額范圍采購訂單RMB100維護(hù)90維護(hù)105發(fā)票發(fā)票凍結(jié)凍結(jié)第46頁/共78頁記帳過帳。00采購訂單50件2.00UNI/件相應(yīng)訂單的物料接收50件發(fā)票50件2.00UNI/件庫存帳目物料接受/發(fā)票校驗科目供應(yīng)商物料接收100+100-發(fā)票100+100-

發(fā)票UNI100.00第47頁/共78頁發(fā)票校驗的效力

發(fā)票（針對采購訂單）記帳庫存帳目總分帳目100100物料主數(shù)據(jù)平均移動價格價值采購訂單歷史物料接收預(yù)付訂金發(fā)票憑證編號51000123100-物料接收/發(fā)票校驗100+在其將各一項張目發(fā)將票會過發(fā)帳送時到，相將應(yīng)會的創(chuàng)科建目一。個憑證。價格差異第48頁/共78頁合同與框架協(xié)議第49頁/共78頁框架協(xié)議合同總量合同總值合同計劃協(xié)議第50頁/共78頁什么是框架協(xié)議?框架協(xié)議是一個SAP術(shù)語，它用于描述與供應(yīng)商之間的長期采購行為?？蚣軈f(xié)議的兩種類型:合同:沒有指定送貨的時間和每一次送貨的數(shù)量。合同仍然需要使用采購訂單從供應(yīng)商處購買貨物計劃協(xié)議:已經(jīng)具體確定每一次送貨的時間和數(shù)量.計劃協(xié)議合同第51頁/共78頁采購框架協(xié)議

協(xié)議有效期

物料數(shù)量價格收貨時間(小時，天，周，月)合同總量合同總值合同

物料數(shù)量價格收貨時間批準(zhǔn)定單收貨計劃協(xié)議送貨計劃收貨第52頁/共78頁批準(zhǔn)訂單批準(zhǔn)訂單是一種參考合同的采購訂單批準(zhǔn)訂單復(fù)制合同上的所有數(shù)據(jù)到其訂單隨著批準(zhǔn)訂單的產(chǎn)生，合同也隨之更改(數(shù)量上或總值上)第53頁/共78頁送貨計劃對于基于計劃協(xié)議的采購，我們不會給供應(yīng)商采購訂單或批準(zhǔn)訂單，供應(yīng)商只會收到送貨計劃。送貨計劃的每一行代表指定的送貨要求，它包括：

送貨數(shù)量

送貨時間第54頁/共78頁計劃協(xié)議的好處減少紙面工作:

一個送貨計劃可以代替許多訂單。減少庫存:

確定的送貨時間和數(shù)量，提高倉庫的管理減少供應(yīng)商生產(chǎn)/送貨時間第55頁/共78頁送貨計劃送貨計劃Item10數(shù)量17012/12.9.00am10012/211.00pm50W0120計劃協(xié)議第56頁/共78頁大宗訂單第57頁/共78頁大宗采購訂單采購訂單有效期為2000年1月至2000年12月

發(fā)票1998.2..3

CCtr18，000.00CCtr51，000.00CCtr31，000.0010，000.00

發(fā)票1998.11.9

CCtr24，000.004，000.00

系統(tǒng)內(nèi)系統(tǒng)外第58頁/共78頁貨源第59頁/共78頁采購流程SAP物料管理確定采購需求貨源確定供應(yīng)商供應(yīng)商供應(yīng)商選擇供應(yīng)商采購訂單采購訂單采購訂單采購定單處理采購定單跟蹤收獲/庫存管理驗票機(jī)發(fā)票校驗第60頁/共78頁貨源貨源清單配額協(xié)議合同總量合同總值合同計劃協(xié)議采購信息記錄第61頁/共78頁貨源清單

貨源清單對采購提供決策支持貨源清單包括：有效期供應(yīng)某一物料的所有供應(yīng)商對于某一物料優(yōu)先選擇的供應(yīng)商已經(jīng)被凍結(jié)的供應(yīng)商貨源清單貨源清單第62頁/共78頁貨源清單貨源清單通過以下方式得到更新：手動維護(hù)框架協(xié)議采購信息記錄貨源清單對采購提供決策支持貨源清單貨源清單第63頁/共78頁配額管理第64頁/共78頁配額管理

VendorAVendorB40%60%第65頁/共78頁配額管理例子

物料:1234工廠:0001有效期從:04/07/93至：12/31/93供應(yīng)商130%150供應(yīng)商240%180供應(yīng)商330%100..供應(yīng)商配額管理

第66頁/共78頁采購信息記錄第67頁/共78頁采購信息記錄記錄物料與供應(yīng)商的關(guān)系貨源分析價格比較手動維護(hù)采購訂單框架協(xié)議詢價/報價采購信息記錄

歷史采購訂單條件計量單位文本價格歷史價格供應(yīng)商條款第68頁/共78頁采購信息記錄采購信息記錄對于物料與供應(yīng)商之間的關(guān)系，提供持續(xù)更新的信息它會記錄如：訂單單位，價格，價格變化，歷史采購數(shù)據(jù)等信息采購信息記錄的更新可選擇自動或手動方式第69頁/共78頁自動訂單管理第70頁/共78頁采購訂單自動生成

1--MRP原理相關(guān)需求預(yù)留生產(chǎn)定單倉庫計劃定單MRP轉(zhuǎn)換銷售定單計劃獨(dú)立需求采購定單計劃協(xié)議采購申請第71頁/共78頁采購訂單自動生成

1--MRP原理●在運(yùn)行MRP時，根據(jù)物料的類型確定是對外采購還是內(nèi)部生產(chǎn)?！裣嚓P(guān)需求的傳遞是以生成BOM的結(jié)構(gòu)為基礎(chǔ)，向下展開?！馦RP視圖定義的各種參數(shù)（批量策略、策略組)來確定該物料的采購細(xì)節(jié)（生產(chǎn)細(xì)節(jié)）BOM第72頁/共78頁采購訂單自動生成

2—對數(shù)據(jù)的要求●為采購類型的物料●給物料維護(hù)了采購視圖，并且視圖中確定了該物料能夠自動采購?！裨撐锪弦呀?jīng)存在貨源清單，以及這些貨源的信息紀(jì)錄●如果希望該物料的采購申請能夠根據(jù)配額協(xié)議分割給相應(yīng)的供應(yīng)商，則還需要維護(hù)配額協(xié)議并且定義該配額協(xié)議能夠在運(yùn)行MRP時生效●維護(hù)了生產(chǎn)BOM。?SAPAG2000MRPDataintheMaterialMasterRecordProcurementDataProcurementDataGeneralDataGeneralDataStorageLocationStorageLocationDataDataForecastDataForecastDataConsumptiondataAccountingDataAccountingData