辦公軟件應(yīng)用實(shí)例教程第十一章

辦公軟件實(shí)例教程

(WindowsXP+Office2003)第十一章

制作公司日常費(fèi)用表11.1.1創(chuàng)建公司日常費(fèi)用表

創(chuàng)建一個(gè)“公司日常費(fèi)用表“工作表的操作如下。步驟1選擇“文件”|“新建”命令，新建“廣西實(shí)達(dá)礦泉水有限公司日常費(fèi)用表”工作表。步驟2設(shè)置單元格格式，效果如圖11-2所示。11.1利用“自動(dòng)套用格式”創(chuàng)建公司日常費(fèi)用表辦公軟件實(shí)例教程(WindowsXP+Office2003)小貼士利用第2章的知識(shí)，設(shè)置圖11-2工作表的格式如下：設(shè)置標(biāo)題的字體為隸書(shū)，字號(hào)16，加粗，字體顏色為紅色，外邊框?yàn)椤按謱?shí)線”，合并單元格，背景顏色為淺青綠色；設(shè)置標(biāo)題行的字體為隸書(shū)，字號(hào)14，外邊框?yàn)椤按謱?shí)線”，內(nèi)部邊框?yàn)椤凹?xì)實(shí)線”，背景顏色為海綠色；A3:F12區(qū)域字體為宋體，字號(hào)11，加粗，外邊框?yàn)椤按謱?shí)線”，內(nèi)部邊框?yàn)椤凹?xì)實(shí)線”，背景顏色為淺綠色；設(shè)置整個(gè)工作表對(duì)齊方式為水平、垂直居中，“費(fèi)用”列為“會(huì)計(jì)專(zhuān)用”格式，“日期”列為“日期”格式。辦公軟件實(shí)例教程(WindowsXP+Office2003)11.1.2設(shè)置數(shù)據(jù)有效性如果要將“公司日常費(fèi)用表”中的數(shù)據(jù)限制在一定范圍,就必須對(duì)數(shù)據(jù)的有效性進(jìn)行設(shè)置。例如這里設(shè)置E3單元格的值在E4單元格的值￥250.00和E5單元格的值￥2004.00之間。具體操作如下。步驟1選擇E3單元格，選擇“數(shù)據(jù)”|“有效性”命令，如圖11-3所示。辦公軟件實(shí)例教程(WindowsXP+Office2003)步驟2選擇“設(shè)置”選項(xiàng)卡，在“有效性條件”的“允許”欄中選擇“小數(shù)”，如圖11-4所示。步驟3在“有效性條件”的“數(shù)據(jù)”欄中選擇“介于”，如圖11-5所示。辦公軟件實(shí)例教程(WindowsXP+Office2003)步驟4在“最小值”欄中單擊右邊的按鈕，選擇E4單元格；同樣，在“最大值”中選擇E5單元格，選擇“對(duì)有同樣設(shè)置的所有其他單元格應(yīng)用這些更改”復(fù)選框，如圖11-6所示。步驟5單擊“輸入信息”選項(xiàng)卡，首先選擇“選定單元格時(shí)顯示輸入信息”復(fù)選框，然后在“標(biāo)題”文本框和“輸入信息”文本框中輸入如圖11-7所示信息。辦公軟件實(shí)例教程(WindowsXP+Office2003)步驟6單擊“出錯(cuò)警告”選項(xiàng)卡，選擇“輸入無(wú)效數(shù)據(jù)時(shí)顯示出錯(cuò)警告”復(fù)選框，樣式欄選擇“停止”，在“標(biāo)題”文本框輸入“數(shù)據(jù)無(wú)效”，在“錯(cuò)誤信息”文本框輸入“輸入數(shù)據(jù)有誤，請(qǐng)重新輸入！”，如圖11-8所示。步驟7單擊“輸入法模式”選項(xiàng)卡，在“模式”中選擇“隨意”，如圖11-9所示。辦公軟件實(shí)例教程(WindowsXP+Office2003)步驟8單擊“確定”按鈕，此時(shí)再次單擊E3時(shí)，如圖11-10所示。步驟9當(dāng)在E3單元格輸入的數(shù)據(jù)不在￥250至￥2004時(shí)，比如100，單擊其他表中任意單元格時(shí)，得到如圖11-11所示信息；相反，輸入的數(shù)據(jù)在￥250至￥2004時(shí)，比如1000則可以正常輸入。辦公軟件實(shí)例教程(WindowsXP+Office2003)11.1.3使用自動(dòng)套用格式“公司日常費(fèi)用表”制作之后，為了使其外觀更加漂亮和便于閱讀與理解，可以對(duì)它使用“自動(dòng)套用格式”進(jìn)行設(shè)置。具體的操作如下。步驟1打開(kāi)“公司日常費(fèi)用表”，在工作表中選定要設(shè)置的區(qū)域，選取A2:J19區(qū)域。步驟2選擇“格式”|“自動(dòng)套用格式”命令,打開(kāi)“自動(dòng)套用格式”對(duì)話框，如圖11-12所示。辦公軟件實(shí)例教程(WindowsXP+Office2003)步驟3選取圖11-12中的“三維效果2”套用格式，然后單擊“確定”按鈕，效果如圖11-13所示。辦公軟件實(shí)例教程(WindowsXP+Office2003)11.1.4手動(dòng)設(shè)置其他格式手動(dòng)設(shè)置工作表中的格式，因?yàn)樵诂F(xiàn)實(shí)運(yùn)用中，“自動(dòng)套用格式”不能完全滿足我們的需求，那么就必須對(duì)“公司日常費(fèi)用表”進(jìn)行手動(dòng)設(shè)置了。步驟1選擇標(biāo)題“公司日常費(fèi)用表”，選擇“格式”|“單元格”命令，得到如圖11-14所示界面，設(shè)置字體為“隸書(shū)”，字號(hào)為16號(hào)，顏色為紅色，字形加粗，設(shè)置其對(duì)齊方式為水平、垂直居中，背景顏色為天藍(lán)色，接著單擊“確定”按鈕。辦公軟件實(shí)例教程(WindowsXP+Office2003)步驟2選擇標(biāo)題行，設(shè)置字體為“隸書(shū)”，字號(hào)為12號(hào)，字形加粗，設(shè)置其對(duì)齊方式為水平、垂直居中，單擊“圖案”選項(xiàng)卡，設(shè)置其背景顏色為黃色，如圖11-15所示，單擊“確定”按鈕。辦公軟件實(shí)例教程(WindowsXP+Office2003)步驟3設(shè)置A3:F12的字體為“隸書(shū)”，字號(hào)為12號(hào)，字形加粗，設(shè)置其中背景顏色為海綠色，設(shè)置其對(duì)齊方式為水平、垂直居中。步驟4設(shè)置“日期”列為“日期”格式，“費(fèi)用”列為“會(huì)計(jì)專(zhuān)用”格式并保留兩位小數(shù)。步驟5單擊“確定”按鈕，效果如圖11-16所示。辦公軟件實(shí)例教程(WindowsXP+Office2003)11.2.1創(chuàng)建樣式步驟1選定標(biāo)題行，該單元格中含有新樣式中要包含的格式組合（給樣式命名時(shí)可指定格式）。步驟2在“格式”菜單上，單擊“樣式”命令，如圖11-17所示。步驟3在“樣式名”框中鍵入新樣式的名稱(chēng)，比如這里輸入“樣式”，如圖11-17所示。單擊“確定”按鈕，便創(chuàng)建了一個(gè)新的樣式。11.2利用樣式格式化公司日常費(fèi)用表辦公軟件實(shí)例教程(WindowsXP+Office2003)11.2.2修改、復(fù)制及刪除樣式

1．修改樣式步驟1如果要修改其中的選項(xiàng)，可以單擊圖11-17中的“修改”按鈕，得到如圖11-18所示界面。辦公軟件實(shí)例教程(WindowsXP+Office2003)步驟2單擊“邊框”、“圖案”等選項(xiàng)卡可以修改相應(yīng)的選項(xiàng)。比如，設(shè)置如圖11-19所示的外邊框?yàn)榇謱?shí)線，內(nèi)部邊框?yàn)榧?xì)實(shí)線，如圖11-20所示圖案為黃色。步驟3若要定義樣式并同時(shí)將它應(yīng)用于選定的單元格，單擊“確定”按鈕；若只定義樣式而并不應(yīng)用，請(qǐng)單擊圖11-17中的“添加”按鈕，再單擊“關(guān)閉”按鈕。辦公軟件實(shí)例教程(WindowsXP+Office2003)

2．刪除樣式在樣式名框中選定需要?jiǎng)h除的樣式，比如“樣式”，單擊圖11-21中的“刪除”按鈕即可刪除樣式。辦公軟件實(shí)例教程(WindowsXP+Office2003)

3．復(fù)制樣式步驟1打開(kāi)含有要復(fù)制的樣式的工作簿，然后選擇“格式”|“樣式”命令，如圖11-22所示。辦公軟件實(shí)例教程(WindowsXP+Office2003)步驟2打開(kāi)需要樣式的目標(biāo)工作簿，然后選擇“格式”|“樣式”命令，如圖11-23所示。步驟3單擊“合并”按鈕后如圖11-24所示。辦公軟件實(shí)例教程(WindowsXP+Office2003)步驟4在“合并樣式”對(duì)話框中，雙擊其中包含要復(fù)制樣式的工作簿，這時(shí)發(fā)現(xiàn)圖11-25比11-23多了名為“樣式”的樣式了。小貼士如果兩個(gè)工作簿包含的樣式有相同的名稱(chēng)，您必須確認(rèn)要合并這些樣式。若要用復(fù)制的樣式替換活動(dòng)工作簿中的樣式，請(qǐng)單擊“是”；若要保留活動(dòng)工作簿的樣式，請(qǐng)單擊“否”。不管發(fā)生沖突的樣式有多少，這種警告只會(huì)出現(xiàn)一次。辦公軟件實(shí)例教程(WindowsXP+Office2003)11.2.3應(yīng)用樣式

步驟1打開(kāi)“公司日常費(fèi)用表”，如圖11-26所示。辦公軟件實(shí)例教程(WindowsXP+Office2003)步驟2選擇標(biāo)題行，然后選擇“格式”|“樣式”命令，得到如圖11-27所示窗口。步驟3單擊“確定”按鈕，效果如圖11-28所示。辦公軟件實(shí)例教程(WindowsXP+Office2003)11.3.1設(shè)置條件格式為了突出明顯，標(biāo)注“公司日常費(fèi)用表”中費(fèi)用≥900且≤5500對(duì)應(yīng)費(fèi)用顏色為紅色。步驟1打開(kāi)“公司日常費(fèi)用表”工作表。步驟2選擇“費(fèi)用”列，選擇“格式”|“條件格式”命令后如圖11-29所示。11.3使用條件格式辦公軟件實(shí)例教程(WindowsXP+Office2003)步驟3單擊圖11-29中“介于”下拉列表框，如圖11-30所示，選擇“介于”，在右邊數(shù)字框中輸入900和5500，然后單擊“格式”按鈕，得到圖11-31所示對(duì)話框。辦公軟件實(shí)例教程(WindowsXP+Office2003)

步驟4選擇“字體”選項(xiàng)卡，選擇字體顏色為紅色，然后單擊“確定”按鈕，如圖11-32所示，最終結(jié)果如圖11-33所示。辦公軟件實(shí)例教程(WindowsXP+Office2003)11.3.2更改或刪除條件格式

1．更改條件格式在圖11-31中更改條件及修改數(shù)字即可更改條件。2．刪除條件格式當(dāng)在工作表中已設(shè)置好的條件不需要時(shí)，可以刪除它。在圖11-31中選擇需要?jiǎng)h除的條件后，單擊“刪除”按鈕就可以了。小貼士如果兩個(gè)工作簿包含的樣式有相同的名稱(chēng)，您必須確認(rèn)要合并這些樣式。若要用復(fù)制的樣式替換活動(dòng)工作簿中的樣式，請(qǐng)單擊“是”；若要保留活動(dòng)工作簿的樣式，請(qǐng)單擊“否”。不管發(fā)生沖突的樣式有多少，這種警告只會(huì)出現(xiàn)一次。辦公軟件實(shí)例教程(WindowsXP+Office2003)11.3.3查找?guī)в袟l件格式的單元格在現(xiàn)實(shí)生活中，往往需要對(duì)一些數(shù)據(jù)進(jìn)行有條件地查找，具體操作如下。步驟1打開(kāi)“公司日常費(fèi)用表”，選擇“編輯”|“查找”命令，如圖11-34所示。辦公軟件實(shí)例教程(WindowsXP+Office2003)步驟2單擊圖11-34中的“格式”按鈕，得到如圖11-35所示查找格式窗口。步驟3單擊圖11-35左下角的“從單元格選擇格式（A）…”按鈕，鼠標(biāo)變成如圖11-36所示形狀。辦公軟件實(shí)例教程(WindowsXP+Office2003)步驟4在工作表中單擊需要選擇格式的單元格，比如選擇“廣西實(shí)達(dá)礦泉水有限公司日常費(fèi)用表”標(biāo)題所包含格式的單元格，如圖11-37所示。步驟5單擊“查找全部”按鈕或“查找下一個(gè)”按鈕，效果如圖11-38所示。辦公軟件實(shí)例教程(WindowsXP+Office2003)11.4.1默認(rèn)順序排序?yàn)榱藢?duì)“公司日常費(fèi)用表”進(jìn)行更方便的查找，必須將其排序！11.4對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行排序步驟1打開(kāi)“公司日常費(fèi)用表”，選擇“數(shù)據(jù)”|“排序”命令，如圖11-39所示。辦公軟件實(shí)例教程(WindowsXP+Office2003)步驟2在“主要關(guān)鍵字”下拉列表中，選擇“費(fèi)用”，接著單擊“升序”或“降序”按鈕，例如選擇“降序”。步驟3在圖11-39中選擇“有標(biāo)題行”，單擊“確定”按鈕，排序結(jié)果如圖11-40所示。辦公軟件實(shí)例教程(WindowsXP+Office2003)11.4.2對(duì)數(shù)據(jù)清單排序步驟1打開(kāi)“公司日常費(fèi)用表”，選擇數(shù)據(jù)區(qū)域，比如選擇A3:F12區(qū)域，選擇“數(shù)據(jù)”|“排序”命令，如圖11-41所示。步驟2在如圖11-41“主要關(guān)鍵字”下拉列表中選擇“費(fèi)用”，單擊“降序”按鈕；在“次要關(guān)鍵字”下拉列表中選擇“時(shí)間”，單擊“升序”按鈕，如圖11-42所示。辦公軟件實(shí)例教程(WindowsXP+Office2003)步驟3選擇“有標(biāo)題行”，然后單擊“確定”按鈕，排序結(jié)果如圖11-43所示。小貼士在排序時(shí)先根據(jù)“主要關(guān)鍵字”進(jìn)行排序，對(duì)于“主要關(guān)鍵字”相同的條目按照“次要關(guān)鍵字”排序，依次類(lèi)推，可再按“第三關(guān)鍵字”排序。辦公軟件實(shí)例教程(WindowsXP+Office2003)11.4.3自定義排序如果在排序時(shí)要用到Excel2000中沒(méi)有提供的排序順序，例如，財(cái)務(wù)部、管理部、人事部、交通部、銷(xiāo)售部、生產(chǎn)部等，用戶可以創(chuàng)建自定義序列。步驟1選擇“工具”|“選項(xiàng)”命令，選擇“自定義序列”選項(xiàng)卡，如圖11-44所示。步驟2在“輸入序列”文本框中依次輸入：財(cái)務(wù)部、管理部、人事部、交通部、銷(xiāo)售部和生產(chǎn)部，然后單擊“添加”按鈕，如圖11-45所示，這樣就在“自定義序列”中添加了新的排序序列，單擊“確定”按鈕。辦公軟件實(shí)例教程(WindowsXP+Office2003)步驟3選定C3單元格，這時(shí)在其右下角出現(xiàn)一個(gè)黑色的“填充柄”小方框，如圖11-46所示；鼠標(biāo)指向填充柄時(shí)，鼠標(biāo)指針變成黑色十字狀，向下拖動(dòng)填充柄可以按照自定義序列進(jìn)行排序，排序結(jié)果如圖11-47所示。辦公軟件實(shí)例教程(WindowsXP+Office2003)11.5.1使用列標(biāo)識(shí)自動(dòng)篩選在對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行管理時(shí)，經(jīng)常要在數(shù)據(jù)清單中查找和分析特定條件的記錄，“篩選”則是一種查找數(shù)據(jù)的快速方法。經(jīng)過(guò)篩選的數(shù)據(jù)清單中只顯示符合指定條件的數(shù)據(jù)行，以供用戶瀏覽、分析和打印之用。11.5對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行篩選步驟1單擊需要篩選的數(shù)據(jù)清單中的任一單元格。步驟2選擇“數(shù)據(jù)”|“篩選”|“自動(dòng)篩選”命令，這時(shí)數(shù)據(jù)清單頂部的單元格變?yōu)橄吕斜砜?，如圖11-48所示。辦公軟件實(shí)例教程(WindowsXP+Office2003)步驟3單擊“部門(mén)”，在彈出的列表中選擇“人事部”選項(xiàng)，如圖11-49所示。篩選之后，系統(tǒng)隱藏不符合條件的數(shù)據(jù)，結(jié)果如圖11-50所示。辦公軟件實(shí)例教程(WindowsXP+Office2003)11.5.2設(shè)定條件篩選在圖11-49基礎(chǔ)之上，篩選“400≤費(fèi)用≤5500”的數(shù)據(jù)。步驟1在圖11-49所示的篩選數(shù)據(jù)清單后，單擊“費(fèi)用”列右邊的下拉箭頭，如圖11-51所示。辦公軟件實(shí)例教程(WindowsXP+Office2003)步驟2單擊“自定義”選項(xiàng)，打開(kāi)“自定義自動(dòng)篩選方式”對(duì)話框，如圖11-52所示。在其中輸入篩選條件，即400≤費(fèi)用≤5500。步驟3單擊“確定”按鈕，篩選結(jié)果為如圖11-53所示。辦公軟件實(shí)例教程(WindowsXP+Office2003)11.6.1簡(jiǎn)單分類(lèi)匯總的使用為了在“公司日常費(fèi)用表”中快速匯總同類(lèi)數(shù)據(jù)，生成匯總表，就必須分類(lèi)匯總。11.6利用分類(lèi)匯總進(jìn)行費(fèi)用統(tǒng)計(jì)對(duì)“公司日常費(fèi)用表”按“部門(mén)”進(jìn)行分類(lèi)匯總，具體操作如下。步驟1對(duì)要進(jìn)行分類(lèi)匯總的“部門(mén)”列進(jìn)行排序，排序結(jié)果如圖11-54所示。辦公軟件實(shí)例教程(WindowsXP+Office2003)步驟2單擊工作表任一單元格，選擇“數(shù)據(jù)”|“分類(lèi)匯總”命令，打開(kāi)“分類(lèi)匯總”對(duì)話框，如圖11-55所示。步驟3在“分類(lèi)字段”下拉列表框中，選擇要用來(lái)分類(lèi)匯總的數(shù)據(jù)列，比如這里選擇“部門(mén)”，如圖11-56所示。辦公軟件實(shí)例教程(WindowsXP+Office2003)步驟4在“匯總方式”下拉列表框中，選擇一種匯總方式，例如選擇“計(jì)數(shù)”，如圖11-57所示。辦公軟件實(shí)例教程(WindowsXP+Office2003)步驟5在“選定匯總項(xiàng)”列表框中，選定要匯總計(jì)算的數(shù)值列，例如選擇“部門(mén)”、“職務(wù)”和“摘要”，最后單擊“確定”按鈕，匯總的結(jié)果如圖11-58所示。小貼士在進(jìn)行分類(lèi)匯總之前，必須將數(shù)據(jù)清單按照分類(lèi)匯總的數(shù)據(jù)列進(jìn)行排序，數(shù)據(jù)清單的第一行必須有列標(biāo)識(shí)！辦公軟件實(shí)例教程(WindowsXP+Offi