淺析提升水利工程檔案管理水平的方法

淺析提升水利工程檔案管理水平的方法淺析提升水利項(xiàng)目檔案管理水平的辦法

[DOI]10.13939/jki.zgsc.2022.12.075

水利項(xiàng)目建設(shè)波及的信息量大，檔案分類(lèi)復(fù)雜，參與單位眾多，所以建立標(biāo)準(zhǔn)化的水利項(xiàng)目檔案管理對(duì)于項(xiàng)目的順利完成和后期的維護(hù)都具有舉足輕重的作用。然而在實(shí)際的工作中，雖然水利項(xiàng)目檔案管理工作已經(jīng)納入了項(xiàng)目建設(shè)的方案范圍之內(nèi)，但是仍存在檔案管理與項(xiàng)目建設(shè)不同步，存在檔案質(zhì)量方面的問(wèn)題；檔案分類(lèi)不明確，檔案管理員專(zhuān)業(yè)能力缺乏的問(wèn)題；檔案應(yīng)用不標(biāo)準(zhǔn)，檔案喪失、檔案信息不準(zhǔn)確問(wèn)題等。因此，加強(qiáng)水利項(xiàng)目檔案管理工作迫在眉睫，必須采取有效措施提升水利項(xiàng)目檔案管理水平。

1水利項(xiàng)目檔案管理在水利項(xiàng)目建設(shè)中的重要性

水利項(xiàng)目檔案能夠詳細(xì)記錄水利項(xiàng)目建設(shè)的全過(guò)程，并把所有建設(shè)施工的企業(yè)、材料、設(shè)計(jì)圖等歸納分類(lèi)保管起來(lái)，保證項(xiàng)目建設(shè)的信息資源完成，具有實(shí)用價(jià)值。在水利項(xiàng)目檔案管理過(guò)程中，不斷完善管理方式和采用先進(jìn)的管理辦法是水利項(xiàng)目檔案管理的核心內(nèi)容，要遵循水利項(xiàng)目的特點(diǎn)和規(guī)律，將檔案有序化建檔，統(tǒng)一管理，提高檔案的可利用價(jià)值。

檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化是水利項(xiàng)目《n案管理的目標(biāo)，要到達(dá)這一目標(biāo)就必須將檔案管理與水利項(xiàng)目建設(shè)保持同步，甚至要優(yōu)先于項(xiàng)目建設(shè)，通過(guò)點(diǎn)滴資源的整理和應(yīng)用，能夠?yàn)楣こ虥Q策、工程施工、工程監(jiān)理和工程維護(hù)提供直接參考。水利項(xiàng)目檔案貫通水利項(xiàng)目建設(shè)和后期管理的全過(guò)程，所以每一個(gè)小的參數(shù)的準(zhǔn)確性都是工程成敗的關(guān)鍵，因此在檔案管理中，細(xì)節(jié)尤為重要，要保證檔案資料的完整性，才能夠發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)找到解決問(wèn)題的辦法，幫忙水利項(xiàng)目施工和使用提高質(zhì)量與效率。

2水利項(xiàng)目檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題

目前水利項(xiàng)目檔案管理工作在諸多的水利項(xiàng)目工程中都已經(jīng)納入方案之中，并且成立了專(zhuān)門(mén)的檔案管理室，有效地提高了項(xiàng)目工程建設(shè)信息的收集和整理能力。但是，由于一些水利項(xiàng)目檔案管理工作不到位，人員配置不合理，檔案使用制度不健全導(dǎo)致檔案管理水平低，操作失誤和檔案喪失問(wèn)題時(shí)有發(fā)生。

2.1水利項(xiàng)目檔案管理質(zhì)量問(wèn)題

水利項(xiàng)目檔案的質(zhì)量與水利項(xiàng)目的質(zhì)量具有直接的聯(lián)系，水利項(xiàng)目檔案是質(zhì)量監(jiān)督與檢查的重要參考依據(jù)，通常水利項(xiàng)目都是由假設(shè)干個(gè)子項(xiàng)目構(gòu)成，根據(jù)施工進(jìn)度，每完成一項(xiàng)項(xiàng)目都需要進(jìn)行質(zhì)量等級(jí)評(píng)定和驗(yàn)收，這時(shí)水利項(xiàng)目檔案那么是重要的評(píng)定依據(jù)，然而一些項(xiàng)目的水利項(xiàng)目檔案完全不可用，這主要是由于檔案與項(xiàng)目建設(shè)不同步，往往都是項(xiàng)目完成后，集中對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行采集和分類(lèi)，這導(dǎo)致檔案內(nèi)容與項(xiàng)目建設(shè)的內(nèi)容不完整，項(xiàng)目施工數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確，這加大了項(xiàng)目的質(zhì)量評(píng)定難度。同時(shí)，檔案的分類(lèi)與案卷形式不標(biāo)準(zhǔn)，在對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行針對(duì)性分析時(shí)，檔案無(wú)法起到有效的參考價(jià)值，甚至一些施工單位不能及時(shí)上報(bào)檔案材料，導(dǎo)致局部項(xiàng)目無(wú)法找到評(píng)定依據(jù)。

2.2水利項(xiàng)目檔案管理人員配置問(wèn)題

水利項(xiàng)目與其他項(xiàng)目在施工過(guò)程和施工管理上有很大的差異，而水利項(xiàng)目檔案管理人員必須要求對(duì)水利項(xiàng)目的施工建設(shè)足夠熟悉，能夠?qū)n案科學(xué)分類(lèi)，根據(jù)工程的施工過(guò)程進(jìn)行有序的管理。而現(xiàn)實(shí)檔案管理人員往往都是臨時(shí)抽調(diào)的非專(zhuān)業(yè)人員，他們的工作具有被動(dòng)性特點(diǎn)，都是由施工企業(yè)將檔案移交過(guò)來(lái)，才發(fā)展檔案的分類(lèi)和管理，沒(méi)有積極參與到項(xiàng)目工程建設(shè)之中，這往往會(huì)導(dǎo)致出現(xiàn)內(nèi)容缺項(xiàng)、漏項(xiàng)等問(wèn)題，對(duì)一些隱蔽項(xiàng)目難以找到有效的檔案與其對(duì)應(yīng)，嚴(yán)重影響了項(xiàng)目的質(zhì)量驗(yàn)收。

2.3水利項(xiàng)目檔案管理標(biāo)準(zhǔn)性問(wèn)題

水利項(xiàng)目檔案的管理與領(lǐng)導(dǎo)的重視程度有直接的關(guān)系，由于領(lǐng)導(dǎo)的重視程度不夠，對(duì)于檔案管理規(guī)定宣傳不夠，下級(jí)部門(mén)貫通不到位，導(dǎo)致項(xiàng)目檔案流向不明確，檔案管理不連續(xù)問(wèn)題的出現(xiàn)。加之水利項(xiàng)目人員流動(dòng)比擬大，參與單位眾多，對(duì)于檔案的調(diào)用沒(méi)有明確的制度約束，導(dǎo)致借出的檔案無(wú)法收回，給檔案管理工作造成很大的損失。這些問(wèn)題都是由于水利項(xiàng)目檔案管理不標(biāo)準(zhǔn)所造成的，所以提高水利項(xiàng)目檔案管理水平必須從流程和制度上建立科學(xué)的和強(qiáng)制的體系才能提高水利項(xiàng)目檔案管理水平。

3提升水利項(xiàng)目檔案管理水平的辦法

水利項(xiàng)目檔案管理的水平直接關(guān)系到項(xiàng)目的建設(shè)、監(jiān)理、評(píng)級(jí)與后期的應(yīng)用與維護(hù)，所以提升水利項(xiàng)目檔案管理水平要循序漸進(jìn)，逐步完善水利項(xiàng)目檔案管理體系，并在工作中不斷創(chuàng)新、不斷開(kāi)展，使水利項(xiàng)目檔案管理工作發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值。本文提出提升水利項(xiàng)目檔案管理水平的辦法是從實(shí)際應(yīng)用的角度出發(fā)，首先，完善水利檔案管理制度和流程，建立標(biāo)準(zhǔn)化的水利檔案管理體制；其次，加強(qiáng)檔案管理的重視力度，建立層級(jí)負(fù)責(zé)的檔案人員管理組織結(jié)構(gòu)；最后，提高檔案管理的技術(shù)水平，將計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中，提高檔案管理的效率。

3.1建立水利項(xiàng)目檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化體制

水利項(xiàng)目檔案管理的規(guī)章制度和管理方法是提高水利項(xiàng)目檔案管理水平的重要指導(dǎo)，要建立合乎項(xiàng)目檔案自身開(kāi)展規(guī)律的標(biāo)準(zhǔn)化體制，從檔案管理的操作、監(jiān)督和使用三個(gè)方面建立具體的申報(bào)審批制度，保證檔案的及時(shí)采集與整理歸檔，并有效地進(jìn)行監(jiān)督。在使用過(guò)程中，必須主管部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)審批才能夠調(diào)用水利項(xiàng)目檔案，對(duì)檔案進(jìn)行跟蹤，按照檔案使用期限及時(shí)收回檔案，保證檔案不會(huì)喪失。

3.2建立層級(jí)責(zé)任制檔案管理組織結(jié)構(gòu)

檔案管理要由專(zhuān)門(mén)的部門(mén)進(jìn)行管理，由項(xiàng)目工程的主要領(lǐng)導(dǎo)具體抓檔案管理業(yè)務(wù)，通過(guò)層級(jí)的責(zé)任任務(wù)分配，提高檔案管理的統(tǒng)籌安頓水平，檔案管理要高低級(jí)逐層監(jiān)督，保證檔案的完整性和有效性，在工程竣工后能夠通過(guò)施工檔案與項(xiàng)目一一對(duì)應(yīng)，為項(xiàng)目工程的質(zhì)量保駕護(hù)航。此外，要加強(qiáng)檔案管理人員能力水平的培養(yǎng)，使其檔案管理水平與實(shí)際工作能力相匹配，保證檔案管理跟水利項(xiàng)目工程建設(shè)在同一水平線(xiàn)上，能夠真實(shí)地展現(xiàn)水利項(xiàng)目建設(shè)的全過(guò)程。

3.3建立信息化檔案管理體系

隨著信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷開(kāi)展，在水利項(xiàng)目檔案管理中利用信息化技術(shù)，提升檔案管理水平已經(jīng)成為一種趨勢(shì)，將原有的人工操作，轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)操作，不僅降低了檔案管理的失誤率，提高檔案管理的效率，并且提高檔案分類(lèi)、檔案使用等方面的技術(shù)水平。目前，水利項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)已經(jīng)在很多水利項(xiàng)目中應(yīng)用，以電子形式進(jìn)行檔案管理更加便于管理和應(yīng)用，這對(duì)于提高檔案管理水平具有非常重要的價(jià)值。

4結(jié)論

不同的水利項(xiàng)目