文書檔案現(xiàn)代化管理策略探究

文書檔案現(xiàn)代化管理策略探究文書檔案現(xiàn)代化管理策略探究

文書檔案屬于極為重要的檔案資源，也是各種政務活動的核心構(gòu)成元素。做好文書檔案現(xiàn)代化管理工作，對于國家機關(guān)和各大社會組織而言，有著非常重大的意義。如今社會的開展速度越來越快，各式各樣的檔案數(shù)目也在不斷增加，載體形式也隨之日漸豐盛。因此，必須采取現(xiàn)代化管理辦法，對文書檔案實施科學管理。

1文書檔案現(xiàn)代化管理的現(xiàn)狀分析

現(xiàn)階段，由于受到傳統(tǒng)檔案管理方式和相關(guān)體制的束縛，文書檔案的管理工作一直做得不夠到位，也沒有引進先進的技術(shù)伎倆。而我們一直在這方面努力著，積極采取科學的解決方法。為了要開發(fā)出支持文檔一體化的電腦軟件，相關(guān)部門近年來發(fā)布了檔案軟件管理功能的一些規(guī)定，這一舉措帶動了文書和檔案一體化理念的開展，并展開了文書檔案管理的革新工作，積累了一些經(jīng)驗。爾后，國家檔案局又頒發(fā)了新的?檔案文件管理制度》，激勵文檔一體化管理程序真正投入使用。到目前為止，電子政務管理系統(tǒng)已根本實現(xiàn)了文書檔案一體化管理，為新的管理體制和科學技術(shù)提供了開展的平臺。此外，電子政務也得到了全方位施行，這在一定程度上也推動了文書檔案一體化的進步。在文書與檔案相融合的過程中，社會上出現(xiàn)了和信息技術(shù)相關(guān)的電子文檔使用周期論，打破了文件向檔案單方面轉(zhuǎn)換的局限，并使電子文檔的統(tǒng)一

2文書檔案信息化管理的優(yōu)勢

2.1提高檔案歸檔人員工作效率

文書檔案進行信息化管理不但會使文書檔案管理的流程運轉(zhuǎn)更加迅速，而且改變了傳統(tǒng)的檔案管理方式，工作方式更加便捷，工作效率得到了很大的提高。文書檔案采用計算機管理可以按照按件即時整理的歸檔方式，減輕了歸檔人員的工作量，提高了文件管理效率。文件資料的收集、寄存、分類、統(tǒng)計等文件歸檔環(huán)節(jié)變得十分方便、有序，無論是前期的文件起草還是后期的文件的傳遞，都變得簡單易行。

2.2提高檔案的查閱速度

文書檔案實施信息化管理，可以大大提高文件的查閱速度，加上計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應用，查閱人員不用來檔案室，文書檔案資源可以隨時檢索，只需在檔案管理系統(tǒng)中輸入文件的關(guān)鍵字或者文號就可以查到所需的資料，大大提高了檔案利用工作的質(zhì)量和效率，也為檔案部門借閱減少了人力和物力資源。

2.3提高文件的《韉菟俁群臀募《的平安性

高校檔案室每年的歸檔文件都是上一年度的文件資料，歸檔部門的兼職檔案員在日常公文辦理過程中，文件在傳遞過程中喪失的情況時有發(fā)生，不能及時歸檔，應用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，可以通過網(wǎng)絡(luò)進行文件的傳遞和流轉(zhuǎn)，提高文件的傳遞速度和文件的平安性，同時可以通過檔案管理系統(tǒng)確定檔案的密級，也可以通過權(quán)限設(shè)置對查檔人員進行操作的權(quán)限設(shè)置，確保文件的平安性。采用信息化管理文檔，省去了借閱登記、人力查找以及借閱歸檔手續(xù)，大大減輕了檔案工作人員的工作強度，同時也減少了對紙質(zhì)文檔材料的翻閱，提高了檔案管理利用的質(zhì)量以及文檔管理工作的效率。

3文書檔案實現(xiàn)現(xiàn)代化管理的具體措施

3.1建立現(xiàn)代化的文書檔案管理制度

強化文書檔案的制度化建設(shè)，對于提高文書檔案管理效率具有重要意義?，F(xiàn)代化文書檔案管理制度與技巧的結(jié)合，可有效愛護存儲文書檔案。建立現(xiàn)代化的文書檔案管理制度，要求機關(guān)企事業(yè)單位應當摒棄過往傳統(tǒng)的管理制度與體系，以國家文書檔案管理根本原那么為指導，結(jié)合組織內(nèi)部的管理體制和組織架構(gòu)等實際情況，建立起合乎自身實際情況的文書檔案管理制度，所建立的制度應當與時俱進，且具備鮮明的科學性、靈活性與合理性，如堅持“文檔一體化〞、邏輯歸檔、紙質(zhì)檔案與電子檔案共存等?，F(xiàn)代化文書檔案制度的建立，能夠改變過往不合時宜的制度，為單位文書檔案管理工作提供新的工作形式，進而不斷完善文書檔案管理制度和體系，為文書檔案管理工作的有序發(fā)展奠定制度保證。此外，還應當注重文書檔案編修制度的規(guī)格與健全。在文書檔案管理工作中，有方案對文書檔案的編修制度進行查閱、編修與完善，確保文書檔案管理工作的效率和質(zhì)量。同時，還有必要建立文書檔案管理績效考評制度，強化對工作人員的考核，促使文書檔案管理人員積極高效地投身于工作當中，增強制度的實效性。

3.2采用現(xiàn)代化的文書檔案管理技術(shù)

在文書檔案現(xiàn)代化管理過程中，應當注重管理工作和管理伎倆的層次性與多功能性，如此辦法可確?，F(xiàn)代文書管理工作的高效發(fā)展。因此在文書檔案的現(xiàn)代化管理中，應當加大資金技術(shù)投入，強化網(wǎng)絡(luò)體系建設(shè)，購置相關(guān)軟件和設(shè)備，提高文書檔案管理工作效率和信息化程度，降低工作量和工作本錢，提高文書檔案的共享程度和利用效率。示例，在文書檔案網(wǎng)絡(luò)平安管理上可采取的現(xiàn)代化管理技術(shù)包括設(shè)置登錄權(quán)限、信息查詢權(quán)限、密匙技術(shù)和系統(tǒng)部愛護密碼等，這些技術(shù)的應用對于文書檔案的保留平安性和信息傳輸平安性具有重要意義。同時，ASA和GFW等技術(shù)的應用，還能在文書檔案信息管理系正常運行的前提下，對各類數(shù)據(jù)信息進行深層次的分析過濾，試圖穿越防火墻查閱相關(guān)資料的用戶必須在得到實名認證通過后才能進入系統(tǒng)?？梢?，現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備在文書檔案管理中的應用與推廣，不僅能夠促進文書檔案管理工作的標準化、信息化開展，還能切實提高文書檔案的開發(fā)利用價值，最終促進單位的可持續(xù)開展。

3.3打造高素質(zhì)的文書檔案管理隊伍

專業(yè)化、高素質(zhì)的人才隊伍在文書檔案的現(xiàn)代化管理進程中發(fā)揮著重要作用，因此有必要通過專業(yè)技能培訓、信息技術(shù)培訓和現(xiàn)代管理辦法培訓，不斷提高文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)，打造一支高素質(zhì)、高水平的文書檔案管理隊伍。在具體實踐過程中，應當加大對文書檔案管理人員的培訓力度，對現(xiàn)有人才招聘機制作出適當調(diào)整，最大限度地吸納高素質(zhì)人才到現(xiàn)有隊伍中來。同時，注重計算機網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)人才的培養(yǎng)，因為計算機網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在文書檔案的現(xiàn)代化管理中發(fā)揮著非常重要的影響。此外，為滿足組織單位快速開展對文書檔案管理工作的要求，還應當重視文書檔案管理人員綜合素質(zhì)的提高，通過形式多樣的學習培訓活動，幫忙員工樹立現(xiàn)代化的工作效勞理念。示例，在新員工入職培訓活動中，通過計算機信息技術(shù)培訓、考核及技能大賽，增強文書檔案管理人員的競爭意識和對現(xiàn)代管理技術(shù)的重視，進而培養(yǎng)出專業(yè)化、復合型、高水平的人才，全面推動文書檔案的現(xiàn)代化管理。可見，切實增強文書檔案管理人員的競爭意識與責任意識，引導其不斷提升綜合素養(yǎng)，與同事間保持融洽的合作關(guān)系，同時不斷學習現(xiàn)代化的管理知識和技術(shù)，這是確保文書檔案實現(xiàn)現(xiàn)代化管理的根底保障。

4結(jié)語

現(xiàn)代化管理策略在文書檔案管理中的應用，實現(xiàn)了文書檔案由傳統(tǒng)案卷管理向現(xiàn)代文件管理的轉(zhuǎn)變，加速了文檔一體