信息化時代醫(yī)院檔案管理工作探討

信息化時代醫(yī)院檔案管理工作探討信息化時代醫(yī)院檔案管理工作探討

隨著社會信息化的進一步開展，各行各業(yè)對檔案信息的需求日漸增大。作為醫(yī)療衛(wèi)生系統重要資料來源之一的醫(yī)院檔案部門，在實現醫(yī)院檔案管理現代化當中面臨許多新情況、新問題和新任務。信息化時代，如何加強醫(yī)院檔案管理，使檔案信息成為現代化醫(yī)療衛(wèi)生管理重要伎倆之一，這是新時代各級醫(yī)院面臨的新課題。本文從醫(yī)院檔案信息管理的實際出發(fā)，通過分析信息化時代醫(yī)院檔案管理工作特點以及重要性，針對性地提出應對措施，為醫(yī)院檔案管理工作提供參考。

一、信息化時代醫(yī)院檔案管理工作的特點

〔一〕檔案信息來源多元化

醫(yī)院實施傳統檔案管理辦法，由于檔案處理伎倆的落后，加之檔案存儲空間十分有限，檔案管理部門只能選擇性地收集檔案信息，檔案信息來源非常有限。醫(yī)院在實施信息化改造以后，各個部門之間實現互聯互通檔案管理部門幾乎可以采集到醫(yī)療、行政、教學、財務、科研、人事和后勤等各個職能部門的所有檔案信息，實現檔案信息來源多元化。

〔二〕檔案處理要求時效性

醫(yī)院的檔案管理部門除了要效勞于其各個職能部門之外，也要為其上級主管部門和病人效勞。在檔案管理部門獲得各個部門的信息之后，必須在最短的時間內加以處理，使其電子化、系統化，方便獲取和利用。通過檔案管理部門計算機管理效勞、光盤存貯效勞、現代通信網絡效勞、公共信息網效勞及視聽傳播效勞，效勞對象可多途徑地獲取檔案信息，節(jié)省了時間，提高了利用效率。

〔三〕檔案存儲方式的多樣化

在傳統檔案管理時期，醫(yī)院檔案主要以文本的方式存儲。隨著現代檔案工作的發(fā)展和信息化的遍及，檔案不僅以文本的方式出現，而且更多的是以為病人效勞過程中產生的電子文件和視聽檔案的形式出現，如文本、圖像、聲音或影像等。檔案存儲方式的變化，不僅減少了檔案存儲的物理空間，擴大了檔案存儲的范圍和內容，而且能做到保持檔案完整性，延長檔案壽命。

二、醫(yī)院檔案信息化建設現狀

〔一〕檔案信息化工作中技術規(guī)范不一

在當前醫(yī)院的信息化建設當中，各醫(yī)療機構的衛(wèi)生系統軟件使用不統一，升級版本不一，不足統一的軟件支持，亟須升級聯網更新進行系統維護，特別是系統運行中出現的問題應得到及時處理。

〔二〕檔案信息化難以滿足更多利用者對檔案信息的需求

檔案信息化呼聲越來越高，大局部單位檔案工作只是停留在簡單的信息錄入、查詢和提供利用等傳統模式，檔案工作與醫(yī)院目前的信息化建設差距太大，檔案網絡信息共享問題亟須解決。

〔三〕檔案管理人員的素質影響著檔案管理水平的提高

在醫(yī)院人才培養(yǎng)中，只重視醫(yī)療技術人員素質的培養(yǎng)，并沒有把檔案人員素質的提高和繼續(xù)教育納入方案和要求。檔案工作隊伍存在著專業(yè)知識老化、知識面窄、知識結構不合理、短少高層次的檔案專業(yè)人才等問題。許多檔案人員的管理水平停留在傳統的經驗上，思想觀念和管理水平跟不上時代的開展不足創(chuàng)新和活力，這些情況已嚴重妨礙了檔案事業(yè)的開展。

三、加強醫(yī)院檔案的信息化建設的思考

〔一〕加強檔案信息化建設中軟件和硬件的配套工作

建立相對穩(wěn)定的檔案信息化管理體系，這是新時期檔案部門的一項根底性業(yè)務工作，是檔案工作向信息化邁進的必由之路，是檔案工作實現歷史與未來有機鏈接的戰(zhàn)略之舉。因此，要加大資金投入力度保障檔案信息化建設所需的軟、硬件配套設施齊全。同時，檔案信息化建設應與醫(yī)院的網絡建設同步進行，籌劃檔案網絡與醫(yī)院網絡的設密權限，以檔案室為中心，將院內的相關計算機進行內部聯網將信息建立在統一的管理平臺上，方便使用者在任何一臺計算機上查看相關資料，在實現資源共享的同時也體現了數字化檔案管理的時效性，在完善檔案信息網絡系統的同時，逐步實現辦公自動一體化。

〔二〕實現電子文件管理標準化、制度化和規(guī)范化

電子文件管理標準化、制度化和規(guī)范化是檔案信息化建設迫切需要，它關系到檔案信息化建設的方方面面。各個環(huán)節(jié)的標準化運行沒有統一的規(guī)范和標準，電子文件將成一盤散沙，不便于利用也不便于保留。國家和地方各級檔案部門對檔案信息化建設十分重視，制訂了一系列的管理制度、標準、規(guī)范。醫(yī)院檔案部門應根據其行業(yè)的特點，加快相關標準、制度、規(guī)范的出臺。因此要遵循國家規(guī)范和標準，吸收國內相關行業(yè)的管理規(guī)范和經驗，建立健全有關電子文件管理的標準、規(guī)范、制度，如電子文件的收集、歸檔、鑒定和銷毀制度，利用和保密制度等。要根據電子文件的特點，執(zhí)行相關技術規(guī)范標準電子文件的數據格式，實現電子文件、電子檔案的全程管理。還要借助醫(yī)院信息化建設主管部門的技術力量，制定并落實各項制度以及規(guī)范和標準，從而保證醫(yī)院檔案工作在醫(yī)院信息化環(huán)境下有序開展。

〔三〕組織檔案人員發(fā)展業(yè)務培訓

培養(yǎng)懂得網絡知識與檔案管理的復合型人才，為檔案信息化建設提供必要的人才保障。檔案人員要邊學邊實踐，不斷提高檔案信息化管理水平。首先，要掌握計算機理論知識和運用技能，使自己熟練使用各種現代化信息工具，特別是網絡傳輸工具，為更快更好地開發(fā)檔案信息打下牢固的技術根底。其次，檔案人員要通過深入臨床一線，調查研究醫(yī)療、教學和科研對檔案信息的需求，并在熟悉檔案室的根底上，熟練快速地提供利用。

〔四〕打消部門障礙，保障檔案平安

現有的醫(yī)院各個科室之間相對獨立，組織界限清楚，這不僅阻礙了各個科室之間的溝通，也給檔案信息的收集與編研造成障礙。所以必須淡化科室的概念，打消醫(yī)院科室之間的界限，改變各自為政的局面，加強橫向聯系，從封閉式、分散型走向開放式形成網絡化、一體化，實現“無縫隙〞管理，使醫(yī)院各個部門的信息能及時聚集到檔案管理部門。同時，檔案管理部門必須要配備專門的檔案平安人員，對檔案的