常州盟陽塑膠制品有限公司采購管理分析調(diào)研

常州盟陽塑膠制品有限公司采購管理分析調(diào)研常州盟陽塑膠制品有限公司采購管理分析調(diào)研

1概述

隨著我國社會主義市場經(jīng)濟的建立和逐步完善，企業(yè)經(jīng)營日趨專業(yè)化和標(biāo)準(zhǔn)化，企業(yè)對采購的認(rèn)識也發(fā)生了基本性的變化。采購管理不僅僅是企業(yè)的本錢中心，更是企業(yè)核心競爭力的要素之一。企業(yè)通過建立標(biāo)準(zhǔn)、有序、良好的采購制度，選擇適宜的人員執(zhí)行采購任務(wù)，實現(xiàn)從供給商、經(jīng)銷商、零售商之間的物流、信息流和資金流的一體化管理，建立新型的供需關(guān)系，確保整個供給鏈低本錢、高效率地運作。在未來全球化經(jīng)濟體系中，卓越的企業(yè)采購供給管理將在劇烈市場競爭中起到?jīng)Q定性的作用。企業(yè)采購部門也將從一個職能部門回升到一個戰(zhàn)略部門，從單一的被動型采購轉(zhuǎn)向主動采購，與供給商建立戰(zhàn)略合作關(guān)系。

常州盟陽塑膠制品有限公司成立于2022年，位于中國江蘇常州市武進區(qū)鳴凰工業(yè)集中園區(qū)小廟。該公司常年和一些獨資外企合作，屬于生產(chǎn)型企業(yè)，主要生產(chǎn)塑料輪子，加工和一些塑料機械部件，如：割草機、割灌機、綠籬機、空壓機等塑料機械輪子。目前常州盟陽塑膠制品有限公司在采購方面存在著諸多問題，嚴(yán)重阻礙了企業(yè)的開展，因此分析問題產(chǎn)生的原因并實施一系列可行的對策至關(guān)重要。

2常州盟陽塑膠制品有限公司采購管理的現(xiàn)狀

2.1ERPEnterpriseResourcePlanning〔企業(yè)資源方案〕的簡稱就是ERP，它是上個世紀(jì)90年代美國一家IT公司根據(jù)當(dāng)時計算機信息、IT技術(shù)開展及企業(yè)對供給鏈管理的需求，預(yù)測在今后信息時代企業(yè)管理信息系統(tǒng)的開展趨勢和即將發(fā)生變革，而提出了這個概念。

ERP是針對物資資源管理〔物流〕、人力資源管理〔人流〕、財務(wù)資源管理〔財流〕、信息資源管理〔信息流〕集成一體化的企業(yè)管理軟件。它將包含客戶/效勞架構(gòu)，使用圖形用戶接口，應(yīng)用開放系統(tǒng)制作。除了已有的規(guī)范功能，它還包括品質(zhì)、過程運作管理等一些其它特性。尤其是，ERP采用的根底技術(shù)將同時給用戶軟件和硬件兩方面的獨立性從而更加容易升級。ERP的關(guān)鍵在于所有用戶能夠裁剪其應(yīng)用，因而具有天然的易用性。

2.2采購管理現(xiàn)狀常州盟陽塑膠制品有限公司采購管理主要采用的是ERP管理，ERP系統(tǒng)下的采購管理要素是在根本標(biāo)準(zhǔn)和COSO報告的根底上，結(jié)合了企業(yè)資源全部使用ERP系統(tǒng)進行統(tǒng)籌規(guī)劃，這一特殊環(huán)境下的特殊做法在實際操作時更加地具體，有針對性。

①業(yè)務(wù)部門請購。采購請購是指企業(yè)內(nèi)部各部門向采購部門提出采購申請，是采購與付款流程的初始環(huán)節(jié)。盟陽塑膠企業(yè)如大多數(shù)企業(yè)一樣對正常經(jīng)營所需的物資的購置作一般授權(quán)。一般情況下倉庫負(fù)責(zé)對已列入存貨清單的工程進行購置，其他部門負(fù)責(zé)對未列入企業(yè)存貨清單的工程進行購置。在ERP環(huán)境下，各業(yè)務(wù)部門請購物品時需在ERP系統(tǒng)中填制請購單后，經(jīng)填制人員簽字、相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)按權(quán)限進行審批后傳遞到采購部門。隨后采購部門對企業(yè)內(nèi)部采購需求列出采購清單進行匯總歸集、合理制定采購方案并進行任務(wù)分配。

②采購部門訂購。采購部門在收到傳遞來的請購單后，開始比擬各個供給商之間的價格，與各個供給商議價，以確定最正確的供給來源。并與供給商簽訂采購合同或采購協(xié)議，確認(rèn)要貨的根本要求，制定出相應(yīng)的訂購單。訂購單中必須列明所需要的商品品名、數(shù)量、有效價格、廠商名稱和地址等，并預(yù)先定好編號并經(jīng)過被授權(quán)的采購人員簽名。由財務(wù)人員將合同資料、訂購單一起錄入ERP系統(tǒng)，并將訂購單由ERP系統(tǒng)中的電子采購平臺傳送給供給商，如果供給商發(fā)現(xiàn)信息有誤，須及時通知修正；另外，一并傳送至企業(yè)內(nèi)部的保管部門和企業(yè)內(nèi)部的會計部門。

③庫存部門入庫。庫存部門的倉庫保管員應(yīng)首先比擬所收商品與訂購單上的要求是否相符，如商品的名稱、數(shù)量、規(guī)格及到貨時間等，然后再盤點商品并檢查商品有無損壞，質(zhì)檢人員驗貨后會出具相應(yīng)的產(chǎn)品質(zhì)檢報告。

驗收后，庫存部門應(yīng)對已收貨的每張訂購單編制一式多聯(lián)的入庫單，作為驗收和商品入庫的依據(jù)，驗收人員和保管人員在確保檢驗無誤的情況下在入庫單上簽字后，傳遞給會計部門和存貨核算系統(tǒng)，自動生成采購入庫的轉(zhuǎn)賬憑證。同時向采購部門反應(yīng)到貨信息。于是由采購部門統(tǒng)計匯總需要開票的入庫單，向供給商索要發(fā)票，然后將入庫單和供給商提供的發(fā)票或是系統(tǒng)內(nèi)部的自動生成的電子發(fā)票提交給會計部門。

④會計部門審核單據(jù)。會計部門收到傳遞過來的訂購單、入庫單及供給商開具的發(fā)票后，確定供給商發(fā)票的內(nèi)容是否與相關(guān)的訂購單、入庫單一致，和供給商發(fā)票的計算是否正確。在確認(rèn)了所有信息的正確性之后，在財務(wù)系統(tǒng)中相對應(yīng)的訂購單中輸入電子發(fā)票，并由被授權(quán)人員審核發(fā)票后簽章，核對無誤后，可按發(fā)票要求付款。

⑤存貨核算。負(fù)責(zé)存貨核算的會計，在存貨核算系統(tǒng)中，根據(jù)已接收到的入庫單信息，編制記賬憑證并傳遞到總賬。

⑥付款處理。會計部門查看了部門預(yù)算并審核單據(jù)無誤后，根據(jù)慣例或業(yè)務(wù)發(fā)生時的具體情況，財務(wù)會計決定進行轉(zhuǎn)賬付款或是現(xiàn)金付款，并編制相應(yīng)的現(xiàn)付或應(yīng)付憑證傳遞到總賬。

⑦系統(tǒng)生成的會計憑證會自動傳遞到總賬。

3常州盟陽塑膠制品有限公司采購管理存在風(fēng)險分析及應(yīng)對措施

在前文中已經(jīng)闡述了盟陽塑膠制品有限公司采購管理現(xiàn)狀，盟陽塑膠企業(yè)現(xiàn)在所有有效信息都完全電子化，企業(yè)的管理人員也能夠通過該ERP系統(tǒng)全局地了解各個業(yè)務(wù)活動的進行動態(tài)。即使如此，盡管該采購與付款流程在很大程度上給企業(yè)提高了付款流程的運行效率，但要保證流程運行的結(jié)果合乎企業(yè)管理的最終要求，我們還必須了解各個內(nèi)部控制環(huán)節(jié)中可能存在的風(fēng)險。

①請購風(fēng)險。它是采購的第一個環(huán)節(jié)。ERP能夠?qū)崿F(xiàn)銷售方案到生產(chǎn)方案再到物資方案的分解，但是它的準(zhǔn)確性非常依賴于源頭數(shù)據(jù)的真實準(zhǔn)確性。然而由于多變的市場環(huán)境、科研情況、資金供給等都會影響采購方案，所以企業(yè)的采購方案并不能完全的依賴于ERP系統(tǒng)的方案，一些特殊情況還是需要高層領(lǐng)導(dǎo)和財務(wù)人員的參與，因為根底數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確或領(lǐng)導(dǎo)信息不對稱造成的請購不合理是這一環(huán)節(jié)的風(fēng)險。因此盟陽塑膠企業(yè)在請購單達到采購部之前需要經(jīng)過請購部門領(lǐng)導(dǎo)的授權(quán)批準(zhǔn)，在一定程度上緩解了這一風(fēng)險。②訂購風(fēng)險。訂購環(huán)節(jié)是采購與付款系統(tǒng)中非常重要的環(huán)節(jié)。該環(huán)節(jié)是采購部門對請購部門提交的請購單進行歸集、并合理安頓采購方案的過程。因此采購部門是否合理訂購，關(guān)系到企業(yè)資金的有效使用及生產(chǎn)過程的正常進行。

③驗收入庫風(fēng)險。驗貨入庫后相關(guān)的采購單在SAP內(nèi)部也會進行自動檢查，一旦發(fā)現(xiàn)跟預(yù)設(shè)的交貨日期和數(shù)量不一致時，會被拒收。盡管ERP系統(tǒng)能夠保證入庫單與訂單的一致性，但它的真實性不能保證，使風(fēng)險大大提高，如果實現(xiàn)了收貨員、驗貨員與記賬員的不相容職責(zé)別離，它的風(fēng)險會大大減少。因此企業(yè)應(yīng)該注意職責(zé)的相互分析和信息的及時反應(yīng)。所以盟陽塑膠公司規(guī)定，采購人員與驗收人員不得為同一人，以減少入庫信息反應(yīng)舞弊的風(fēng)險。

④審核單據(jù)風(fēng)險。一般由財務(wù)人員保管供給商開具的發(fā)票，這是企業(yè)付款最主要的依據(jù)。ERP系統(tǒng)會自動進行相關(guān)的訂購單、入庫單及電子發(fā)票一致性的校對。但僅僅是系統(tǒng)的校對并不能完全保證信息的正確性，還需要財務(wù)人員在系統(tǒng)外將相關(guān)單據(jù)與供給商開具的發(fā)票相匹配，從而輸入系統(tǒng)。只有當(dāng)發(fā)票與訂單等相關(guān)單據(jù)一致時才能過賬。這一環(huán)節(jié)需要財務(wù)人員耐心、細(xì)致，否那么可能會審核不正確而導(dǎo)致付款錯誤。對于此情況，盟陽塑膠公司要求會計人員必須重點注意訂購單的審批情況、到貨情況以及訂購單的余額。并設(shè)立了專門檢查輸入供給商發(fā)票與原始憑證是否匹配的人員進行審批。并且在付款前，付款組還會對其進行二次檢查，重重把關(guān)將風(fēng)險降至最低。

⑤付款風(fēng)險。只有付款前確保銀行票據(jù)系統(tǒng)與ERP系統(tǒng)的賬號數(shù)據(jù)同步更新并保持一致，經(jīng)過了請款部門經(jīng)辦人填制請款單，財務(wù)人員審批后，銀行出納才能通過銀行票據(jù)系統(tǒng)開轉(zhuǎn)賬支票付款。因此，審批手續(xù)的不齊全、賬戶信息的錯誤將會直接導(dǎo)致付款的不合理。所以供給商銀行賬號信息的維護必須成為企業(yè)需要關(guān)注的重點。所以盟陽塑膠企業(yè)設(shè)置了一個專門的小組專門管理供給商信息，對于那些實質(zhì)性的更改，如供給商名稱、稅務(wù)代碼、銀行帳號等同時變更，采購部應(yīng)立刻要求供給商提供相關(guān)變更的證明文件，并填寫?供方情況變更申請表》，經(jīng)采購部領(lǐng)導(dǎo)審批后，一起提供應(yīng)供給商信息維護小組的成員，以確保供給商賬戶信息的正確性，從而減少付款風(fēng)險。

4常州盟陽塑膠制品有限公司采購管理辦法改良的倡議

4.1建立完善的授權(quán)審批體系對各類不同的物資請購，企業(yè)應(yīng)建立完善的責(zé)任授權(quán)體系。部門資產(chǎn)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)該部門的物資需求；特殊請購方案的制定必須由各相關(guān)部門綜合商議決定，與戰(zhàn)略相關(guān)的大型支出還必須得到高層領(lǐng)導(dǎo)的同意，責(zé)任到人。

4.2建立供給商定期考核制度采購部門建立供給商定期考核制度，可以保證供給商信息的真實準(zhǔn)確?？己艘愿黜椫笜?biāo)分析表和質(zhì)檢分析報告為主要依據(jù)，配合和供給商之間交易的可信、可靠程度為輔，設(shè)定評分規(guī)范對供給商進行相應(yīng)的評分，并將該評分表格作為采購時選擇供給商的一個重要規(guī)范。

4.3建立職責(zé)別離制度公司通過采購部門、物資管理部門的組織設(shè)置根本可以實現(xiàn)各崗位的職責(zé)別離。注意同一部門內(nèi)部不相容職責(zé)的別離問題，最好不要讓供給商的選擇人員同時負(fù)責(zé)供給商的考核工作，所以在采購部門內(nèi)部這兩項工作應(yīng)分派不同的人完成。收貨員、驗貨員與記賬員也同樣應(yīng)該分別設(shè)崗、各施其責(zé)。通過這樣的職務(wù)的別離制度，可以有效地避免收貨環(huán)節(jié)的舞弊發(fā)生。

4.4建立財務(wù)部的合同審核制度建立財務(wù)部的合同審核制度，并嚴(yán)格遵守該制度。在與供給商簽訂合同時，需要審查文件里的各項因素，確認(rèn)無疑后才能支付預(yù)付款；如果是采購結(jié)束后才支付款項，則采購會計必須參與采購方案的審核和付款方案的簽訂。此外，采購會計還應(yīng)將合同信息與采購部門采購信息核對一致后錄入ERP系統(tǒng)，并負(fù)責(zé)分類與保管原始的合同資料。

4.5建立供給商賬戶信息的定期維護制度為了避免