excel辦公軟件經(jīng)典教程-文創(chuàng)公

文創(chuàng)公PAGEPAGE24Excel辦公軟件經(jīng)典教程目錄TOC\o"1-4"\h\z1 Excel是什么 21.1 文件 21.2 工作薄和工作表 21.3 認(rèn)識(shí)Excel的工作環(huán)境 22 基本操作 42.1 啟動(dòng)Excel 42.2 使用Excel的菜單和工具欄 42.2.1 使用菜單 52.2.2 使用快捷鍵 62.2.3 使用快捷菜單 62.2.4 使用工具欄 72.3 建立工作表 82.3.1 在單元格里輸入數(shù)據(jù) 82.3.2 簡(jiǎn)單的計(jì)算 92.3.3 調(diào)整行、列寬度 102.4 編輯工作表 102.4.1 選定操作區(qū)域 102.4.2 復(fù)制、移動(dòng) 112.4.3 撤銷和恢復(fù) 112.4.4 插入和刪除 122.4.5 查找和替換 122.4.6 工作表的保護(hù) 132.5 設(shè)置工作表的格式 142.5.1 單元格的格式設(shè)置 142.5.2 數(shù)據(jù)格式調(diào)整 152.5.3 數(shù)據(jù)表的美化 152.6 圖表的使用 162.6.1 建立圖表 162.6.2 修改圖表 192.7 打印操作 212.7.1 紙張形式調(diào)整 212.7.2 頁(yè)眉面腳設(shè)置 23

Excel是什么Excel是微軟公司出品的Office系列辦公軟件中的一個(gè)組件，確切地說(shuō)，它是一個(gè)電子表格軟件，可以用來(lái)制作電子表格、完成許多復(fù)雜的數(shù)據(jù)運(yùn)算，進(jìn)行數(shù)據(jù)的分析和預(yù)測(cè)并且具有強(qiáng)大的制作圖表的功能；現(xiàn)在的新版本Excel0還可以制作網(wǎng)頁(yè)呢！文件用術(shù)語(yǔ)說(shuō)，文件就是存儲(chǔ)在磁盤上的信息實(shí)體。用電腦，可以說(shuō)我們幾乎天天都在和文件打交道。對(duì)我們初學(xué)者來(lái)說(shuō)，要明白文件是有不同的類型的，我們可以通過(guò)它的后綴名來(lái)區(qū)分。就拿微軟Office家族來(lái)講，Word創(chuàng)建的文件文檔文件后綴名為DOC，Excel創(chuàng)建的工作薄文件后綴名為XLS，PowerPoint創(chuàng)建的演示文稿文件的后綴名為PPT等。不過(guò)類型的文件，需要不同的應(yīng)用程序才能打開它，有的初學(xué)者從別的電腦上復(fù)制了一個(gè)用Excel創(chuàng)建的工作薄文件到自己的電腦上，可是無(wú)論如何也打不開它，后來(lái)才明白原因是自己的電腦上沒(méi)有安裝Excel應(yīng)用程序。所以，要順利地進(jìn)行后面的學(xué)習(xí)，請(qǐng)現(xiàn)在你的電腦上安裝Excel，其它版本的Excel雖然可以仿照操作，但是由于本系列課程都是以Excel為藍(lán)本的，因此建議讀者朋友盡量使用Excel進(jìn)行學(xué)習(xí)。工作薄和工作表學(xué)習(xí)和使用Excel，肯定要和兩個(gè)概念打交道，那就是“工作薄”和“工作表”。前面已經(jīng)說(shuō)過(guò)，工作薄是一種由Excel創(chuàng)建的文件，而工作表則是工作薄的組成部分。可以這樣形象的理解，工作薄是一個(gè)筆記本，而工作表是這個(gè)筆記本里的每頁(yè)紙。操作和使用Excel，絕大部分工作是在工作表中進(jìn)行的。認(rèn)識(shí)Excel的工作環(huán)境啟動(dòng)Excel后，我們將看到Excel的工作窗口。如果你完全是一個(gè)新手，那么可能會(huì)這個(gè)工作環(huán)境感覺(jué)有點(diǎn)復(fù)雜。如有你有使用Office家族中如Word等應(yīng)用程序的經(jīng)驗(yàn)，那么應(yīng)該有點(diǎn)似曾相識(shí)的感覺(jué)。因?yàn)樗鼈兊牟藛?、工具欄、任?wù)窗格和編輯窗口的布局是大體相同的。圖1下面我們來(lái)介紹一下這個(gè)工作環(huán)境的情況。了解各部分的稱呼(名稱)，如菜單、工具欄、任務(wù)窗格等等都是必要的，因?yàn)槲覀兒竺娴牟僮鲗⑹褂眠@些稱呼。標(biāo)題欄這里顯示程序的名稱，以及當(dāng)前工作薄文件的名稱。菜單欄可以通過(guò)選擇相應(yīng)的菜單命令來(lái)向Excel發(fā)出命令。Excel為了用戶便于記憶，將類似的命令分門別類地放到同一菜單項(xiàng)目中，菜單可以根據(jù)自己的習(xí)慣定制。工具欄可以通過(guò)單擊相應(yīng)的按鈕來(lái)向Excel發(fā)出相應(yīng)的命令。工具欄可以根據(jù)自己的習(xí)慣定制。公式欄在單元格中輸入數(shù)據(jù)或公式后，將在這里顯示輸入的內(nèi)容。對(duì)輸入數(shù)據(jù)或公式的編輯在這里進(jìn)行相當(dāng)方便。列標(biāo)題從A到IV的256個(gè)字母。每個(gè)字母代表工作表256列中的一列，從按英文字母順序A開始到Z，Z之后是AA，AB，AC，依此類推到AZ。AZ之后是BA，BB，BC，依此類推到BZ，最后一列是IV。單擊列標(biāo)題可以選中整列。活動(dòng)單元格指示器這個(gè)黑色邊框的指示器代表當(dāng)前活動(dòng)的單元格，所謂活動(dòng)，即當(dāng)前被選中的單元格。行標(biāo)題從1到65536的數(shù)字，每個(gè)數(shù)字代表工作表的一行。單擊行標(biāo)題可選中整行的單元格。同時(shí)，由于有256列，則Excel工作表的單元格總數(shù)為256×65536＝16777216個(gè)，我們用列標(biāo)題和行標(biāo)題就可以確定一個(gè)單元格，如A4，代表第A列，第4行那個(gè)單元格，其余依次類推。任務(wù)窗格這是2002版本開始出現(xiàn)的新特性，方便快速選擇相關(guān)的任務(wù)，例如新建工作薄、使用剪貼板等。垂直滾動(dòng)條使用該滾動(dòng)條可以垂直滾動(dòng)工作表。水平滾動(dòng)條使用該滾動(dòng)條可以水平滾動(dòng)工作表。工作表標(biāo)簽每個(gè)標(biāo)簽代表工作薄中不同的工作表，每個(gè)工作表的名稱都顯示在標(biāo)簽上，選擇單擊標(biāo)簽即可切換到相應(yīng)工作表。一個(gè)工作薄可以包含任意數(shù)量的工作表，但是為了方便管理，工作表數(shù)量最好不要太多?；静僮鲉?dòng)Excel我們可以通過(guò)三種方式啟動(dòng)Excel。1通過(guò)開始菜單操作步驟：依次單擊桌面上的“開始→所有程序→MircosoftOffice→MicrosoftOfficeExcel”命令，一會(huì)出現(xiàn)Excel的閃屏，隨即可啟動(dòng)Excel。2通過(guò)桌面快捷方式操作步驟：如果在桌面上建立過(guò)Excel的快捷方式，則雙擊該快捷方式的圖標(biāo)即可啟動(dòng)3通過(guò)Excel工作薄文件操作步驟：如果你的電腦中存儲(chǔ)有由Excel創(chuàng)建的工作薄文件，則可雙擊該文件啟動(dòng)Excel。使用Excel的菜單和工具欄要想熟練地使用Excel完成自己的任務(wù)，菜單和工具欄是必須掌握的。我們要讓Excel做事，必須向它發(fā)出命令。發(fā)出命令的方法通常有四種：使用菜單、使用快捷鍵、使用快捷菜單和使用工具欄。下面通過(guò)一個(gè)具體任務(wù)的操作進(jìn)行說(shuō)明。任務(wù)：在A1單元格中輸入字符“語(yǔ)文”，并把該內(nèi)容復(fù)制到A5單元格。使用菜單操作步驟：(1)選中A1單元格在其中輸入“語(yǔ)文”，可以看到單元格中的插入點(diǎn)光標(biāo)還處于閃動(dòng)狀態(tài)，Excel等待我們輸入其它的內(nèi)容，因?yàn)榇_認(rèn)輸入完畢，則按下鍵盤回車鍵，可以看到活動(dòng)單元格指示器跳到B1單元格。(2)現(xiàn)在用鼠標(biāo)單擊A1單元格，可以看到活動(dòng)單元格指示器重新回到A1單元格，這時(shí)單擊菜單“編輯”，在展開的菜單選項(xiàng)中選擇“復(fù)制”命令，可以看到A1單元格周圍出現(xiàn)黑白相間的滾動(dòng)條，表示復(fù)制命令已被執(zhí)行。圖2(3)然后選中A5單元格，再單擊菜單“編輯”，在展開菜單選項(xiàng)的中選擇“粘貼”命令?？梢钥吹紸1單元格中的內(nèi)容被復(fù)制到了A5單元格中，按下鍵盤回車鍵完成操作。圖3說(shuō)明：在第1步中，為什么輸入“語(yǔ)文”后，要按下回車，再重新選擇A1單元格呢？這是因?yàn)?，?dāng)輸入“語(yǔ)文”后，插入點(diǎn)光標(biāo)在單元格中閃動(dòng)，這時(shí)如果直接通過(guò)菜單執(zhí)行復(fù)制命令，那么該命令是針對(duì)單元格中的插入點(diǎn)光標(biāo)的，由于該光標(biāo)什么也沒(méi)選中，因此相當(dāng)于沒(méi)有復(fù)制任何內(nèi)容。而按下回車后重新選擇A1單元格，可以看到A1單元格中沒(méi)有插入點(diǎn)光標(biāo)，所以這時(shí)通過(guò)菜單執(zhí)行復(fù)制命令，就是復(fù)制A1單元格中的內(nèi)容“語(yǔ)文”。值得注意的一個(gè)區(qū)別是：?jiǎn)螕鬉1單元格是激活它，讓它成為活動(dòng)單元格，可以直接輸入數(shù)據(jù)或公式，執(zhí)行復(fù)制粘貼等命令；而雙擊A1單元格是編輯它，可以在內(nèi)部修改數(shù)據(jù)或公式。其它單元格依此類推。使用快捷鍵如果你認(rèn)為展開層層菜單操作比較麻煩，那么可以通過(guò)快捷鍵操作。大部分常用的命令都有快捷鍵。比如圖4中復(fù)制的快捷鍵為“Ctrl＋C”，Excel把常用命令的快捷鍵放在了菜單列表中對(duì)應(yīng)命令的右邊。圖4操作步驟：(1)先刪去A5單元格中的“語(yǔ)文”，然后用鼠標(biāo)單擊一下A1單元格，按下鍵盤組合鍵“Ctrl＋C”，和前面一樣，A1單元格周圍出現(xiàn)黑白相間的滾動(dòng)條，表示復(fù)制命令已被執(zhí)行。(2)選中A5單元格，按下鍵盤組合鍵“Ctrl＋V”，可以看到“語(yǔ)文”已被貼貼到A5單元格中，按下鍵盤回車鍵完成操作。使用快捷菜單操作步驟：(1)先刪除A5單元格中的“語(yǔ)文”，然后選中A1單元格，并單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的菜單選項(xiàng)中選擇“復(fù)制”命令。圖5(2)然后選中A5單元中，并單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的菜單中選擇“粘貼”命令，按下鍵盤回車完成操作。使用工具欄操作步驟：(1)先刪除A5單元格中的“語(yǔ)文”，然后選中A1單元格，單擊工具欄“復(fù)制”圖標(biāo)。圖6(2)選中A5單元格，單擊工具欄的“粘貼”圖標(biāo)，按下鍵盤回車鍵即可完成操作。圖7上面通過(guò)一個(gè)簡(jiǎn)單的任務(wù)，初步介紹了一下向Excel發(fā)出命令的常用方式，大家可不要小看了這些基本技能的學(xué)習(xí)，以后完成更復(fù)雜的任務(wù)，都要靠它們哦。建立工作表在單元格里輸入數(shù)據(jù)我們?cè)诮⒈砀裰?，?yīng)該先把表格的大概模樣考慮清楚，比如表頭有什么內(nèi)容，標(biāo)題列是什么內(nèi)容等，因此在用Excel建立一個(gè)表格的時(shí)候開始是建立一個(gè)表頭，然后就是確定表的行標(biāo)題和列標(biāo)題的位置，最后才是填入表的數(shù)據(jù)。首先把表頭輸入進(jìn)去：?jiǎn)螕暨x中A1單元格，輸入文字，然后從第三行開始輸入表的行和列的標(biāo)題，然后再把不用計(jì)算的數(shù)據(jù)添進(jìn)去。輸入的時(shí)候要注意合理地利用自動(dòng)填充功能，先輸入一個(gè)，然后把鼠標(biāo)放到單元格右下角的方塊上，看鼠標(biāo)變成一個(gè)黑色的十字時(shí)就按下左鍵向下拖動(dòng)，到一定的數(shù)目就可以了。填充還有許多其它的用法：例如，輸入一個(gè)7-11，回車，它就自動(dòng)變成了一個(gè)日期，向下填充，日期會(huì)按照順序變化。圖8簡(jiǎn)單的計(jì)算在電子表格中經(jīng)常需要計(jì)算數(shù)據(jù)，當(dāng)然可以在外面把數(shù)據(jù)計(jì)算好了再輸入進(jìn)來(lái)，不過(guò)，我們最好還是使用Excel自身的計(jì)算功能，這樣改動(dòng)起來(lái)就很方便。現(xiàn)在我們來(lái)看一個(gè)表格，把每人每次的購(gòu)買總額計(jì)算出來(lái)：選中“總值”下第一個(gè)單元格，在編輯欄中單擊，直接輸入“=C5*D5”，在這里，不用考慮大小寫，單擊“輸入”按鈕，確認(rèn)我們的輸入，就在這個(gè)單元格中輸入了一個(gè)公式。圖9輸入公式可以從表里選，也可以直接輸入，只要保證正確就行了。這兩種方法各有各的用途：有時(shí)輸入有困難，就要從表里選擇；而有時(shí)選擇就會(huì)顯得很麻煩，那就直接輸入。還有一點(diǎn)要注意，這里是在編輯公式，所以一定要在開始加一個(gè)等號(hào)，這樣就相當(dāng)于在開始單擊了“編輯公式”按鈕。調(diào)整行、列寬度調(diào)整單元格的寬度，可以使表格看起來(lái)更緊湊一些。拖動(dòng)兩個(gè)單元格列標(biāo)中間的豎線可以改變單元格的大小，當(dāng)鼠標(biāo)變成如圖所示的形狀時(shí)，直接雙擊這個(gè)豎線，Excel會(huì)自動(dòng)根據(jù)單元格的內(nèi)容給這一列設(shè)置適當(dāng)?shù)膶挾?。圖10編輯工作表選定操作區(qū)域選定操作區(qū)域的方法有很多：如單擊行標(biāo)可以選中一行，單擊列標(biāo)可以選中整列，單擊全選按鈕（表格左上角的第一個(gè)格）可以選中整個(gè)工作表，還有單擊哪個(gè)單元格就可以選中哪個(gè)。如果要選擇一些連續(xù)的單元格，就是在要選擇區(qū)域的開始的單元格按下左鍵，拖動(dòng)鼠標(biāo)拖到最終的單元格就可以了。如果要選定不連續(xù)的多個(gè)單元格，就是按住Ctrl鍵，一一單擊要選擇的單元格就可以了。同樣的方法可以選擇連續(xù)的多行、多列；不連續(xù)的多行、多列；甚至行、列、單元格混和選擇等等。圖11復(fù)制、移動(dòng)復(fù)制單元格的方法：選中要復(fù)制內(nèi)容的單元格，單擊工具欄上的“復(fù)制”按鈕，然后選中要復(fù)制到的目標(biāo)的單元格，單擊工具欄上的“粘貼”按鈕就可以了?，F(xiàn)在的Office2000為我們提供了一個(gè)多次剪貼板，可以進(jìn)行12次剪貼操作：在工具欄上單擊右鍵，從打開的菜單中選擇“剪貼板”，把剪貼板工具欄顯示在了界面中。圖12現(xiàn)在我們把要復(fù)制的內(nèi)容一一復(fù)制到剪貼板中來(lái)一，進(jìn)行復(fù)制操作，每復(fù)制一個(gè)就可以看到剪貼板中的標(biāo)識(shí)就多了一個(gè)，這樣就單擊剪貼板工具欄上相應(yīng)的條目把該條目粘貼到相應(yīng)的位置了。移動(dòng)單元格：有時(shí)我們會(huì)對(duì)表格或部分單元格的位置進(jìn)行調(diào)整，此時(shí)用移動(dòng)單元格是很方便的。選中要移動(dòng)的單元格，把鼠標(biāo)移動(dòng)到選區(qū)的邊上，鼠標(biāo)變成我們熟悉的左上箭頭的形狀，按下左鍵拖動(dòng)，會(huì)看到一個(gè)虛框，這就表示我們移動(dòng)的單元格到達(dá)的位置，在合適的位置松開左鍵，單元格就移動(dòng)過(guò)來(lái)了。如果單元格要移動(dòng)的距離比較長(zhǎng)，超過(guò)了一屏，這樣拖動(dòng)起來(lái)就很不方便了，這時(shí)我們可以使用剪切的功能：選中要移動(dòng)的部分，單擊工具欄上的“剪切”按鈕，剪切的部分就被虛線包圍了，選中要移動(dòng)到的單元格，單擊工具欄上的“粘貼”按鈕，單元格的內(nèi)容就移動(dòng)過(guò)來(lái)了。撤銷和恢復(fù)如果你對(duì)上次的操作情況不滿意，可以單擊工具欄上的“撤消”按鈕，把操作撤消。如果你又不想撤消了，還可以馬上恢復(fù)：?jiǎn)螕艄ぞ邫谏系摹盎謴?fù)”按鈕。不過(guò)要注意一點(diǎn)，恢復(fù)一定要緊跟在撤消操作的后面，否則“恢復(fù)”就失效了；再就是你可以使用多次撤消。單擊工具欄上的“撤消”按鈕的下拉箭頭，這里列出了可以撤消的全部操作。不過(guò)需要注意，撤消和恢復(fù)操作是有次數(shù)限制的。插入和刪除對(duì)工作表的結(jié)構(gòu)進(jìn)行調(diào)整，可以插入行，列，單元格。右鍵單擊左邊的行標(biāo)選中一行，然后從打開的菜單中選擇“插入”命令單擊，就可以在選中的行前面插入一個(gè)行了。然后就可以輸入數(shù)據(jù)了。插入列和插入行差不多，選中一列，從右鍵菜單中選擇插入，就可以在當(dāng)前列的前面插入一列。還可以插入一個(gè)單元格，右鍵單擊一個(gè)單元格，從打開的菜單中選擇“插入”命令，打開“插入”對(duì)話框，選擇“活動(dòng)單元格下移”，單擊“確定”按鈕，就可以在當(dāng)前位置插入一個(gè)單元格，而原來(lái)的數(shù)據(jù)都向下移動(dòng)了一行。圖13有插入當(dāng)然有刪除了，這個(gè)很簡(jiǎn)單，刪除行，可以選中這一行，然后從右鍵菜單中選擇“刪除”命令；列則可以選中列，從右鍵菜單中選擇“刪除”，單元格也是一樣，只是會(huì)彈出“刪除”對(duì)話框，選擇“下方單元格上移”，單擊“確定”按鈕，單元格刪除了，下面的記錄也可以移動(dòng)上來(lái)了。查找和替換下面來(lái)看看在Excel中的數(shù)據(jù)的查找和替換。有這樣一個(gè)表，我們要把其中的“可樂(lè)”替換成“可口可樂(lè)”，這時(shí)就用得到查找和替換功能了。打開“編輯”菜單，單擊“替換”命令，打開“替換”對(duì)話框，在上面的“查找內(nèi)容”文本框中輸入“可樂(lè)”，在下面的“替換值”輸入框中輸入“可口可樂(lè)”，然后單擊“查找下一個(gè)”按鈕，Excel就會(huì)自動(dòng)找到第一個(gè)，如果需要替換，就單擊“替換”按鈕。如果直接單擊“全部替換”按鈕，就可以把這里全部的符合條件的字符替換掉了。圖14現(xiàn)在我想看看“雪碧”都在哪些地方有，打開“編輯”菜單，單擊“查找”項(xiàng)，打開“查找”對(duì)話框，在文本框中輸入“雪碧”，在下面的下拉列表框中選擇“值”一項(xiàng)，單擊“查找下一個(gè)”按鈕，就可以一個(gè)一個(gè)地找到使用這些字符的位置了。圖15工作表的保護(hù)有時(shí)我們自己制作的表格不希望別人進(jìn)行修改，這時(shí)我們就要對(duì)工作表進(jìn)行保護(hù)。這樣我們就給這個(gè)工作表增加了一個(gè)保護(hù)密碼，關(guān)閉并保存這個(gè)工作簿，再次打開它，在我們?cè)O(shè)置了保護(hù)的工作表中就不能進(jìn)行修改了；如果要進(jìn)行修改，就打開“工具”菜單的“保護(hù)”子菜單，單擊“撤消工作表保護(hù)”命令，會(huì)彈出“撤消工作表保護(hù)”對(duì)話框，輸入密碼，單擊“確定”按鈕就可以繼續(xù)修改工作表了。圖15圖16這是對(duì)工作表的保護(hù)，可以設(shè)置工作簿的保護(hù)，設(shè)置方法同工作表的保護(hù)基本相同，只是要選擇“工具”菜單下“保護(hù)”子菜單中的“保護(hù)工作簿”命令。設(shè)置工作表的格式單元格的格式設(shè)置格式設(shè)置的目的就是使表格更規(guī)范，看起來(lái)更有條理、更清楚。圖17圖18這樣就設(shè)置好了！合并后的單元格還可以分開。打開“單元格格式”對(duì)話框，單擊“對(duì)齊”選項(xiàng)卡，把“合并單元格”前面的復(fù)選框清除，單擊“確定”按鈕，單元格就分開了。數(shù)據(jù)格式調(diào)整我們可以把“進(jìn)度”欄中的數(shù)字都設(shè)置為百分?jǐn)?shù)的形式：選中這些單元格，單擊工具欄上的“百分比樣式”按鈕，這些單元格中的數(shù)字就變成了百分比的樣式。我們也可以把表示貨幣的數(shù)字改成小數(shù)點(diǎn)后面有兩位小數(shù)，選中要設(shè)置的單元格，打開“格式”菜單，選擇“單元格”命令，打開“單元格格式”對(duì)話框，單擊“數(shù)字”選項(xiàng)卡，選擇“分類”列表中的“自定義”，從右邊的“類型”列表中選擇“0.00”，單擊“確定”按鈕，數(shù)字的樣式就設(shè)置好了。圖19我們還可以把這些數(shù)字直接設(shè)置為貨幣形式：?jiǎn)螕艄ぞ邫谏系摹柏泿艠邮健卑粹o，在所有選中的數(shù)字前面就都出現(xiàn)了一個(gè)“￥”符號(hào)。數(shù)據(jù)表的美化我們?nèi)绻唤o工作表設(shè)置邊框，打印出來(lái)的表是沒(méi)有邊框的，這里先來(lái)把邊框設(shè)置好：選中要設(shè)置的單元格，單擊工具欄上的“邊框”按鈕的下拉箭頭，從彈出面板中選擇“所有框線”按鈕單擊，(如圖20)，邊框就設(shè)置好了。接著給標(biāo)題行設(shè)置一個(gè)好看一點(diǎn)的底色和文字顏色：選中第一行的單元格，單擊“填充顏色”按鈕的下拉箭頭，選擇“寶石藍(lán)”，（如圖21），將單元格的底色設(shè)置為寶石藍(lán)的顏色；單擊“字體顏色”按鈕的下拉箭頭，選擇“紫色”，(如圖22)，這樣單元格的底色和文字顏色就設(shè)置好了。

圖20

圖21

圖22還可以給工作表設(shè)置一個(gè)背景：打開“格式”菜單，單擊“工作表”項(xiàng)，選擇“背景”命令單擊，彈出“工作表背景”對(duì)話框，從對(duì)話框中選擇圖片文件，單擊“插入”按鈕，背景就設(shè)置好了。如果你又不想要背景了，就打開“格式”菜單中的“工作表”子菜單，選擇其中的“刪除背景”命令就可以了。不過(guò)這個(gè)背景是不能被打印出來(lái)的，只有在編輯時(shí)才能看見。圖表的使用建立圖表圖表在數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)中用途很大。我們拿一個(gè)例子來(lái)講吧：這是一個(gè)電話咨詢量表，顯示了一周電話數(shù)量。打開“插入”菜單，單擊“圖表”命令，打開“圖表向?qū)А睂?duì)話框，第一步是選擇圖表的類型，我們從左邊的“類型”列表中選擇“柱狀圖”，從右邊的“子圖表類型”列表中選擇默認(rèn)的第一個(gè)，單擊“下一步”按鈕。圖23出現(xiàn)步驟2的對(duì)話框，這個(gè)對(duì)話框中要為柱狀圖選擇一個(gè)數(shù)據(jù)區(qū)域，單擊“下一步”按鈕。圖24現(xiàn)在要設(shè)置圖表設(shè)置它的標(biāo)題為“電話量統(tǒng)計(jì)表”，X軸“日期”，Y軸“數(shù)量”單擊“下一步”按鈕。圖25這一步是選擇生成的圖表放置的位置，選擇“作為其中的對(duì)象插入”，單擊“完成”按鈕；柱狀圖就完成了。圖26這樣一張圖表就做好了。圖27修改圖表現(xiàn)在我們來(lái)把上一節(jié)所用到的圖表的背景設(shè)置一下，使我們的圖表更漂亮：在中間的方形區(qū)域中單擊右鍵（或雙擊），單擊“圖形區(qū)格式”項(xiàng)，打開“圖形區(qū)格式”對(duì)話框，選擇顏色，單擊“確定”按鈕。這樣，這個(gè)圖表就漂亮多了。圖28我們還可以字體、字號(hào)進(jìn)行調(diào)整，鼠標(biāo)雙擊需要調(diào)整后數(shù)據(jù)項(xiàng)，彈出下列對(duì)話框，我們可以對(duì)字體、字號(hào)、字對(duì)齊角度進(jìn)行調(diào)整。圖29圖30調(diào)整完畢，我們將會(huì)看到一張很漂亮的圖表圖31打印操作一般我們?cè)诖蛴」ぷ鞅碇岸紩?huì)先預(yù)覽一下，這樣可以防止打印出來(lái)的工作表不符合要求，單擊工具欄上的“打印預(yù)覽”按鈕，就可以切換到“打印預(yù)覽”窗口中了。我們前面也曾經(jīng)用過(guò)這個(gè)功能，它的作用就是看一下打印出來(lái)的效果，現(xiàn)在看到的是整個(gè)頁(yè)面的效果，單擊“縮放”按鈕，可以把顯示的圖形放大，看得清楚一些，再單擊，又可以返回整個(gè)頁(yè)面的視圖形式。單擊“打印”按鈕可以將工作表打印出來(lái)，而單擊“關(guān)閉”按鈕則可以回到編輯狀態(tài)。現(xiàn)在這個(gè)考核表在這一頁(yè)中并不能完全打印出來(lái)，因此我們就要用到另外一個(gè)功能。紙張形式調(diào)整單擊這里的“設(shè)置”按鈕，可以打開“頁(yè)面設(shè)置”對(duì)話框，要想解決剛才的問(wèn)題有兩種辦法，一是可以選擇一種寬度較大的紙；再就是把紙張橫過(guò)來(lái)使用：?jiǎn)螕簟凹垙埓笮　毕吕斜砜?，從彈出的列表中選擇一種比較寬的紙型，單擊“確定”按鈕，這樣就可以了。圖32可是我平常用的紙一般都是A4，很