公司藥業(yè)文件管理制度

公司藥業(yè)文件管理制度_物業(yè)經(jīng)理人XX藥業(yè)文件治理制度

1.目的：為確保文件收發(fā)等事務(wù)正常、順當(dāng)進(jìn)展，標(biāo)準(zhǔn)文件治理，特制定本規(guī)定。

2.適用范圍：本制度適用于總公司，各分子公司應(yīng)依據(jù)本制度制定細(xì)則并報(bào)總公司批準(zhǔn)后執(zhí)行。

3.權(quán)責(zé)說明：總經(jīng)辦治理公司的收發(fā)文工作，各部門負(fù)責(zé)本部門相關(guān)文件的治理。4.公司發(fā)文

4.1公司發(fā)文由公司總經(jīng)理(或其授權(quán)人)簽發(fā)，加蓋公章有效。任何個(gè)人和部門不得隨便起草以公司名義公布的文件。

4.2公司發(fā)文程序

4.2.1各部門制作以公司名義對外接洽或匯報(bào)的文件，必需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)同意后起草，交總經(jīng)辦核稿后呈送總經(jīng)理簽發(fā)。

4.2.2總經(jīng)理簽發(fā)后由總經(jīng)辦制作文件，并將總經(jīng)理簽發(fā)原件一起送印鑒治理員蓋章。

4.2.3蓋章完畢后，由總經(jīng)辦辦理發(fā)、送、呈、存檔事宜。

4.2.4未簽發(fā)的文件，總經(jīng)辦按收文分類登記;簽發(fā)后的文件按發(fā)文分類登記。總經(jīng)辦需做好收文及發(fā)、送、呈登記，并將有總經(jīng)理簽字的原件存檔。

4.3公司發(fā)文分類、編號：西藏藥業(yè)〔2023〕號。

4.4對外文件必需做成紅頭，以示嚴(yán)厲和正規(guī)，格式附后。

4.5無總經(jīng)理或總經(jīng)理授權(quán)人簽字的文稿一律不得加蓋公章。

5.公司部門發(fā)文

5.1公司部門在內(nèi)部行文一律以部門第一負(fù)責(zé)人、部門分管領(lǐng)導(dǎo)同時(shí)簽署生效，不再加蓋部門印章;任何部門不得以個(gè)人簽名或部門名義對外行文。

5.2公司部門發(fā)文主要分為總經(jīng)辦發(fā)文和其他部門發(fā)文。

5.2.1總經(jīng)辦發(fā)文：在治理制度內(nèi)制訂的實(shí)施細(xì)則，以及不必對子公司及公司外的其他單位公布的文件，原則上可由總經(jīng)辦制訂、分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)生效。

5.2.2其他部門發(fā)文。其他部門可在其部門職權(quán)范圍內(nèi)對公司內(nèi)部部門行文，經(jīng)部門經(jīng)理、部門分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，在公司內(nèi)部有效。

5.3公司部門發(fā)文格式附后。

5.4部門發(fā)文超出部門職權(quán)范圍，又不應(yīng)由公司發(fā)文的，須由相關(guān)部門共同簽發(fā)，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后行文。

5.5公司內(nèi)部發(fā)文按以下方法分類、編號：

西藏藥業(yè)(總經(jīng)辦、信息部、***)發(fā)〔20〕號

6.收文

6.1公司以外單位送、發(fā)給我公司的文件由收文單位簽收，包括：政府職能部門行文、業(yè)務(wù)治理部門行文、合作、協(xié)作單位行文等，同時(shí)填寫《收發(fā)文登記表》，格式附后。簽收之后即存檔一份并于接件當(dāng)日馬上填寫《收文處理表》報(bào)送有關(guān)部門和有關(guān)人員，不得積壓延誤;屬于急件的，應(yīng)在接件后馬上報(bào)送。

6.2各部門應(yīng)指定專人辦理收文事宜。

6.3各部門應(yīng)將處理完后的來文、處理過程和處理結(jié)果一并交總經(jīng)辦存檔，同時(shí)，每半年清理一次，沒有準(zhǔn)時(shí)存檔的全部存檔，并將填寫的《收發(fā)文登記表》一起存檔。

7.其他

7.1文件的發(fā)文、收文部門負(fù)責(zé)人應(yīng)注明文件密級或者不得復(fù)印、不得攜出字樣。

7.1.1絕密：絕密檔案涉及公司重大決策的核心機(jī)密，如董事會、公司經(jīng)營體制度改革、財(cái)務(wù)制度改革、兼并關(guān)聯(lián)企業(yè)等文件，公司工程招投標(biāo)文件、財(cái)務(wù)賬冊、營銷籌劃方案、工程設(shè)計(jì)方案等文件。

7.1.2機(jī)密：機(jī)密檔案為公司重要證件批文、合同協(xié)議、技術(shù)資料、人事勞資體系等文件。

7.1.3隱秘：隱秘檔案為僅可內(nèi)部公開的一般文件資料。

7.2各部門對各類文件必需嚴(yán)格分類、專人治理并妥當(dāng)保管。

7.3單位、個(gè)人調(diào)、借閱文件或部門間借閱文件，必需按規(guī)定填寫文件借閱登記表，屬隱秘級以上的文件需分管領(lǐng)導(dǎo)以上人員批準(zhǔn)。

7.4文件及有關(guān)資料的打印、復(fù)印、簽章，必需按規(guī)定嚴(yán)格辦理，并做好登記，嚴(yán)禁未經(jīng)同意私自處理。

7.5收發(fā)文處理不當(dāng)或不準(zhǔn)時(shí)造成損失的，由公司專題會爭論處理方法。失密、泄密的按專項(xiàng)治理制度規(guī)定處理，沒有或不準(zhǔn)時(shí)歸檔的，每次奉獻(xiàn)50元愛心基金。

8.附則

8.1本制度由總