應(yīng)用文寫作講義公文格式課件

行政公務(wù)文書寫作

第一節(jié)公文的格式

公文包括眉首、主體和版記三個(gè)部分。置于公文首頁紅色反線以上的各要素統(tǒng)稱為眉首；置于紅色反線（不含）以下至主題詞（不含）之間的各要素統(tǒng)稱主體；置于主題詞以下的各要素統(tǒng)稱版記。

（一）公文份數(shù)序號(hào)

公文份數(shù)序號(hào)是將同一文稿印制若干份時(shí)每份公文的順序編號(hào)。標(biāo)識(shí)公文份數(shù)序號(hào)，需用阿拉伯?dāng)?shù)字頂格標(biāo)識(shí)在版心左上角第一行。并不是所有的公文都需要編制份數(shù)序號(hào)。一般只秘密公文中的機(jī)密和絕密公文需編制份數(shù)序號(hào)，但如果發(fā)文機(jī)關(guān)認(rèn)為有必要，也可對(duì)不帶密級(jí)的公文編制份數(shù)序號(hào)，如國(guó)務(wù)院文件都編有份數(shù)序號(hào)。

（二）秘密等級(jí)和保密期限秘密等級(jí)是標(biāo)識(shí)公文保密程度的一種標(biāo)志。涉及國(guó)家秘密的公文應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家秘密及其密級(jí)具體范圍的規(guī)定分別標(biāo)明“絕密”、“機(jī)密”和“秘密”。保密期限是對(duì)公文密級(jí)的時(shí)效加以規(guī)定的說明。如需標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角的第一行，兩字之間空一字；如需同時(shí)標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)和保密期限，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角的第一行，秘密等級(jí)和保密期限之間用“★”隔開，例如，“絕密★六個(gè)月”表明該公文屬于絕密等級(jí)，保密的期限為六個(gè)月，過期即可解密。秘密等級(jí)和保密期限字體均為3號(hào)黑體字。

（三）緊急程度緊急程度是對(duì)公文送達(dá)時(shí)限的要求。緊急公文應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)明“特急”、“急件”。如需標(biāo)識(shí)緊急程度，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第一行，兩字之間空一字；如需同時(shí)標(biāo)明秘密等級(jí)與緊急程度，秘密等級(jí)頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第一行，緊急程度頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第二行。字體為3號(hào)黑體字。

（五）公文文號(hào)公文文號(hào)，是發(fā)文機(jī)關(guān)為便于登記、管理、引用所編制的公文序號(hào)。它主要有兩種形式。一種是只編序號(hào)，即“第×號(hào)”。這種編號(hào)多用于政府發(fā)布性命令、人大公告等公文。另一種是由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份和序號(hào)三個(gè)要素構(gòu)成的。一般稱“發(fā)文字號(hào)”。如“國(guó)發(fā)〔2006〕1號(hào)”。行政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位發(fā)文一般用這種文號(hào)。發(fā)文字號(hào)中，“機(jī)關(guān)代字”有穩(wěn)定而規(guī)范的用法，不能隨意編改。如“國(guó)發(fā)”即國(guó)務(wù)院的機(jī)關(guān)代字，它居三者之首；“年份”是發(fā)文當(dāng)年的年份，用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)全稱，不能簡(jiǎn)寫，也不加“年”字，外用六角括號(hào)“〔〕”括起來，居三者之中；“序號(hào)”是以年度為限從“1”開始編流水號(hào)，不編虛位號(hào)（如“01”），也不加“第”字，居三者之末。三者不能隨便換位。行政機(jī)關(guān)聯(lián)合行文，只標(biāo)注主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)；行政機(jī)關(guān)與其他機(jī)關(guān)聯(lián)合發(fā)文，原則上應(yīng)用排列在前機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)，也可以協(xié)商確定，但只能標(biāo)注一個(gè)機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)。發(fā)文字號(hào)位居“發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)”下空2行，用3號(hào)黑色仿宋字，居中標(biāo)注。

（六）簽發(fā)人上報(bào)的公文須標(biāo)識(shí)簽發(fā)人的姓名，平行排列于發(fā)文字號(hào)右側(cè)。發(fā)文字號(hào)居左空一字，簽發(fā)人姓名居右空一字。標(biāo)識(shí)方式是先寫“簽發(fā)人”，后標(biāo)冒號(hào)，冒號(hào)后標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名。聯(lián)合行文時(shí)要注明會(huì)簽人的姓名。主辦單位的簽發(fā)人姓名置于第一行，其他簽發(fā)人姓名從第二行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機(jī)關(guān)順序依次順排?！昂灠l(fā)人”三字采用3號(hào)仿宋體，簽發(fā)人姓名采用3號(hào)楷體字。

（七）紅色反線發(fā)文字號(hào)之下4毫米處印一條與版心等寬（156毫米）的紅色線。（一）標(biāo)題公文標(biāo)題“應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容，并標(biāo)明公文文種，一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)”。也就是說，完全的公文標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)、主要內(nèi)容概括（也叫“事由”）、文種三個(gè)要素組成。主要內(nèi)容概括通常用介賓短語“關(guān)于……的”組成。它是公文主旨的集中體現(xiàn)，要求高度概括和明了公文主要內(nèi)容。公文標(biāo)題根據(jù)實(shí)際情況有時(shí)可省略發(fā)文機(jī)關(guān)，有時(shí)可省略主要內(nèi)容概括，但在任何情況下均不能省略文種。在兩種情況下可省發(fā)文機(jī)關(guān)：一是用紅頭文件發(fā)出；二是正文后落了款。省略主要內(nèi)容概括的，一般是事項(xiàng)簡(jiǎn)單、正文簡(jiǎn)短，在媒體播載或公眾場(chǎng)所張貼的知照、公布性公文。應(yīng)當(dāng)注意的是：文種不能省略。（二）主送機(jī)關(guān)名稱主送機(jī)關(guān)即公文的主要行文對(duì)象，是發(fā)文機(jī)關(guān)要求對(duì)公文予以執(zhí)行、辦理或答復(fù)的受文機(jī)關(guān)。公文不能送某個(gè)領(lǐng)導(dǎo)人個(gè)人。除直接面向社會(huì)發(fā)布的普發(fā)性公文外，如決定、公告、通告、會(huì)議紀(jì)要等，公文一般都有主送機(jī)關(guān)。主送機(jī)關(guān)的位置應(yīng)在標(biāo)題之下空一行，左側(cè)頂格寫主送機(jī)關(guān)名稱，回行時(shí)仍頂格，采用3號(hào)仿宋字體，最后一個(gè)主送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)冒號(hào)。標(biāo)識(shí)主送機(jī)關(guān)時(shí)應(yīng)標(biāo)明主送機(jī)關(guān)的全稱、規(guī)范化簡(jiǎn)稱或同類型機(jī)關(guān)的統(tǒng)稱。同類型機(jī)關(guān)的統(tǒng)稱，如各省、自治區(qū)、直轄市人民政府。

（三）正文正文是公文的主體，是反映公文具體內(nèi)容的部分。正文的標(biāo)識(shí)在主送機(jī)關(guān)名稱之下一行，每自然段左空兩字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。正文的寫法從內(nèi)容上講，要觀點(diǎn)鮮明、準(zhǔn)確無誤地把事情交待清楚：什么事、什么問題，需要受文單位做什么，解決什么問題。從形式上講，要條理層次清楚，文字簡(jiǎn)練確切，標(biāo)點(diǎn)符號(hào)準(zhǔn)確無誤，篇幅力求短小精悍。需要使用序數(shù)符號(hào)標(biāo)明層次時(shí)，一般排列順序是：第一層用“一、”，第二層用“（一）”，第三層用“1.”，第四層用“（1）”。正文采用3號(hào)仿宋體字。

（五）成文日期成文日期是公文生效的時(shí)間，是公文的一項(xiàng)重要內(nèi)容。公文如果沒有生效時(shí)間，在某種意義上說就是一紙空文。成文日期以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。為了增強(qiáng)其準(zhǔn)確性，成文日期要用漢字的小寫數(shù)字書寫，即用“○、一、二、三……十”這些數(shù)字書寫；不能用阿拉伯?dāng)?shù)字或與漢字混用；尤其“〇”不能寫成“零”，因?yàn)樗c漢字的大寫數(shù)字“壹、貳、叁”等是一個(gè)數(shù)序的。成文日期一定要年、月、日齊全。成文日期一般寫在正文的右下方，有附件的則寫在附件說明的右下方。成文日期與正文之間要留空行，以便用印章。由于印章一般要蓋在成文日期上，所以成文日期還要依印章的位置而定。

（六）公文生效標(biāo)識(shí)公文生效標(biāo)識(shí)是證明公文效力的表現(xiàn)形式。它包括發(fā)文機(jī)關(guān)印章或簽署人姓名。公文生效標(biāo)識(shí)有兩種情況。（1）單一機(jī)關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機(jī)關(guān)的名字，只標(biāo)識(shí)成文時(shí)間。成文時(shí)間右空四個(gè)字；加蓋的印章上距正文一行，端正、居中，下壓成文時(shí)間，印章用紅色。

（2）聯(lián)合行文印章。當(dāng)聯(lián)合行文需要加蓋兩個(gè)印章時(shí)，應(yīng)將成文時(shí)間拉開，左右各空七個(gè)字；主辦機(jī)關(guān)印章在前，聯(lián)合行文機(jī)關(guān)印章在后，兩個(gè)印章均壓成文時(shí)間，印章間互不相交或相切，印章用紅色；當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋三個(gè)以上印章時(shí)，為防止出現(xiàn)有空白印章，應(yīng)將各發(fā)文機(jī)關(guān)名稱（可用簡(jiǎn)稱）排在發(fā)文時(shí)間和正文之間。主辦機(jī)關(guān)印章在前，每排最多三個(gè)印章，兩端不得超過版心；最后一排如余一個(gè)或兩個(gè)印章，均居中排布，印章之間互不相交或相切；在最后一排印章之下右空兩個(gè)字標(biāo)識(shí)成文時(shí)間。三、版記版記包括主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期、版記中的反線等。

（一）主題詞（二）抄送機(jī)關(guān)（三）印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期（四）版記中的反線（一）主題詞主題詞是用于揭示公文內(nèi)容，便于公文檢索查詢的規(guī)范化詞。標(biāo)注主題詞是文書部門和檔案部門相互銜接的一項(xiàng)工作。公文主題詞通常由公文制發(fā)機(jī)關(guān)的最高行政主管機(jī)關(guān)制定和發(fā)布。如國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文的主題詞是由國(guó)務(wù)院辦公廳編制的《國(guó)務(wù)院主題詞表》規(guī)定的。主題詞居左頂格用3號(hào)黑體字標(biāo)識(shí)“主題詞”三字，后標(biāo)冒號(hào)；詞目采用3號(hào)仿宋體字，詞目之間不加頓號(hào)而是空一字。

（二）抄送機(jī)關(guān)抄送機(jī)關(guān)是除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文內(nèi)容的其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)寫全稱或