第2章數(shù)據(jù)庫和表

第2章數(shù)據(jù)庫和表

2第2章數(shù)據(jù)庫和表2.1創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫2.2建立表2.3編輯表2.4使用表32.1創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫

1.創(chuàng)建空數(shù)據(jù)庫創(chuàng)建空數(shù)據(jù)庫的實質(zhì)是創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫的外殼，數(shù)據(jù)庫中沒有對象和數(shù)據(jù)創(chuàng)建空數(shù)據(jù)庫后，可以根據(jù)需要，添加表、查詢、窗體、報表、宏和模塊等對象方法：單擊“文件”“新建”“空數(shù)據(jù)庫”2.1.1創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫42.1創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫

2.使用模板創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫樣本模板是最常用的模板樣本模板包括12個方法：單擊“文件”“新建”“樣本模板”2.1.1創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫注意：（1）如果能夠找到并使用與設(shè)計要求接近的模板，可先利用這些模板創(chuàng)建基準(zhǔn)數(shù)據(jù)庫，再按要求對其進行修改。（2）如果沒有滿足要求的模板，或要將其他應(yīng)用中的數(shù)據(jù)導(dǎo)入到Access，則最好不使用模板。52.1創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫

1.打開數(shù)據(jù)庫方法1：單擊“文件”“打開”執(zhí)行上述操作后選擇打開方式打開方式：共享（默認(rèn)）、只讀、獨占、獨占只讀未選擇打開方式時按“共享（默認(rèn)）”方式打開方法2：單擊“文件”“最近所用文件”2.1.2打開和關(guān)閉數(shù)據(jù)庫62.1創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫

2.關(guān)閉數(shù)據(jù)庫方法1：單擊Access窗口右上角“關(guān)閉”按鈕

方法2：雙擊Access窗口左上角“控制”菜單圖標(biāo)方法3：單擊“控制”“關(guān)閉”方法4：單擊“文件”“關(guān)閉數(shù)據(jù)庫”2.1.2打開和關(guān)閉數(shù)據(jù)庫72.2建立表表是數(shù)據(jù)記錄的集合，是數(shù)據(jù)庫最基本的組成部分2.2.1表的組成表由表結(jié)構(gòu)和數(shù)據(jù)兩部分構(gòu)成設(shè)計的是結(jié)構(gòu)使用的是數(shù)據(jù)表結(jié)構(gòu)：表的框架，主要包括字段名稱、數(shù)據(jù)類型和字段屬性等字段名稱數(shù)據(jù)類型字段屬性82.2建立表表是數(shù)據(jù)記錄的集合，是數(shù)據(jù)庫最基本的組成部分2.2.1表的組成表由表結(jié)構(gòu)和數(shù)據(jù)兩部分構(gòu)成設(shè)計的是結(jié)構(gòu)使用的是數(shù)據(jù)表數(shù)據(jù)：表的具體內(nèi)容92.2建立表1.字段名稱字段名稱：每個字段均具有唯一的名字命名規(guī)則：長度為1～64個字符包含字母、漢字、數(shù)字、空格和其他字符,不能以空格開頭不能包含句號（.）、驚嘆號（!）、方括號（[]）和重音符號（’）不能使用ASCII為0～32的字符2.2.1表的組成102.2建立表2.數(shù)據(jù)類型文本可存儲字符或數(shù)字最多為255個字符備注可保存較長的字符和數(shù)字最多可存儲65535個字符2.2.1表的組成112.2建立表2.數(shù)據(jù)類型數(shù)字用來存儲進行算術(shù)運算的數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)數(shù)字類型的種類及其取值范圍2.2.1表的組成122.2建立表2.數(shù)據(jù)類型日期/時間用于存儲日期、時間或日期時間組合字段長度固定為8個字節(jié)貨幣等價于具有雙精度屬性的數(shù)字類型字段長度為8個字節(jié)2.2.1表的組成132.2建立表2.數(shù)據(jù)類型自動編號自動編號字段中數(shù)值唯一字段長度為4個字節(jié)是/否只有兩種不同取值字段長度為1個字節(jié)2.2.1表的組成142.2建立表2.數(shù)據(jù)類型OLE對象用于存儲鏈接或嵌入的對象，這些對象以文件形式存在，其類型可以是Word文檔、Excel電子表格、圖像、聲音或其他二進制數(shù)據(jù)字段最大容量為1GB2.2.1表的組成152.2建立表2.數(shù)據(jù)類型超鏈接以文本形式保存超鏈接的地址，用來鏈接到文件、Web頁、電子郵件地址、本數(shù)據(jù)庫對象、書簽或該地址所指向的Excel單元格范圍附件用于存儲所有種類的文檔和二進制文件字段最大容量為2G2.2.1表的組成162.2建立表2.數(shù)據(jù)類型計算用于顯示計算結(jié)果，計算時必須引用同一表中的其他字段字段長度為8字節(jié)2.2.1表的組成172.2建立表3.字段屬性字段屬性即表的組織形式，包括表中字段的個數(shù)，各字段的大小、格式、輸入掩碼、有效性規(guī)則等不同的數(shù)據(jù)類型字段屬性有所不同定義字段屬性可以對輸入的數(shù)據(jù)進行限制或驗證，也可以控制數(shù)據(jù)在數(shù)據(jù)表視圖中的顯示格式2.2.1表的組成182.2建立表設(shè)置內(nèi)容字段名稱數(shù)據(jù)類型和字段大小主鍵建立方法在數(shù)據(jù)表視圖中建立使用設(shè)計視圖建立2.2.2建立表結(jié)構(gòu)192.2建立表1.使用數(shù)據(jù)表視圖數(shù)據(jù)表視圖：按行和列顯示表中數(shù)據(jù)的視圖在數(shù)據(jù)表視圖中，可以進行字段的添加、編輯和刪除，也可以完成記錄的添加、編輯和刪除，還可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)的查找和篩選等操作是/否方法：單擊“創(chuàng)建”“表”在數(shù)據(jù)表視圖中設(shè)置每個字段的字段名稱、字段大小和字段屬性2.2.2建立表結(jié)構(gòu)202.2建立表2.使用設(shè)計視圖設(shè)計視圖：分為上下兩部分。上半部分是字段輸入?yún)^(qū)，2.2.2建立表結(jié)構(gòu)

表設(shè)計視圖是創(chuàng)建表結(jié)

構(gòu)以及修改表結(jié)構(gòu)最方

便、最有效的工具方法：單擊“創(chuàng)建”“表設(shè)計”在設(shè)計視圖中設(shè)置每個字段的字段名稱、字段大小和字段屬性212.2建立表3.定義主鍵主鍵：是唯一標(biāo)識表中每一條記錄的一個字段或多個字段的組合（主鍵不能為空，不能重復(fù)）主鍵類型：單字段主鍵和多字段主鍵。單字段主鍵是以某一個字段作為主鍵來唯一標(biāo)識表中的記錄。多字段主鍵是由兩個或更多字段組合在一起來唯一標(biāo)識表中的記錄主鍵的作用：實施實體完整性控制、加快查詢速度、排序、用于建立表之間的關(guān)系2.2.2建立表結(jié)構(gòu)222.2建立表3.定義主鍵定義思路：在設(shè)計視圖中打開相應(yīng)表選擇要定義主鍵的字段單擊“設(shè)計”選項卡下“工具”組中的“主鍵”按鈕

2.2.2建立表結(jié)構(gòu)232.2建立表1.字段大小用于限制輸入到該字段的最大長度，當(dāng)輸入的數(shù)據(jù)超過該字段設(shè)置的字段大小時，系統(tǒng)將拒絕接收只適用于“文本”、“數(shù)字”或“自動編號”類型的字段有些類型的字段大小屬性既可在數(shù)據(jù)表視圖中設(shè)置，也可在設(shè)計視圖中設(shè)置，如文本類型。有些只能在設(shè)計視圖中設(shè)置，如數(shù)字類型2.2.3設(shè)置字段屬性242.2建立表2.格式可確定數(shù)字、貨幣、日期等字段格式只影響數(shù)據(jù)的顯示格式在設(shè)計視圖的字段屬性框的字段格式屬性中選擇字段格式的類型2.2.3設(shè)置字段屬性252.2建立表2.格式2.2.3設(shè)置字段屬性

[例]

將“學(xué)生”表中“入校日期”字段的“格式”設(shè)置為“短日期”

[例]

將“學(xué)生”表中“入校日期”的輸入掩碼屬性設(shè)置為“短日期”262.2建立表3.輸入掩碼可將格式中相對固定的符號固定成格式的一部分,減化輸入控制數(shù)據(jù)的輸入格式文本、數(shù)字、日期/時間、貨幣等類型字段可定義輸入掩碼在顯示數(shù)據(jù)時,格式屬性優(yōu)先于輸入掩碼2.2.3設(shè)置字段屬性272.2建立表3.輸入掩碼2.2.3設(shè)置字段屬性

[例]定義“教師”表中“電話號碼”字段的輸入掩碼，使其輸入格式為前5位是“(010)”，后8位是數(shù)字282.2建立表4.默認(rèn)值可減少數(shù)據(jù)輸入量在設(shè)計視圖的字段屬性框的默認(rèn)值屬性中輸入默認(rèn)的的值2.2.3設(shè)置字段屬性

[例]將“學(xué)生”表中“性別”字段的默認(rèn)值屬性設(shè)置為“男”292.2建立表5.有效性規(guī)則為防止數(shù)據(jù)的輸入錯誤而設(shè)置在設(shè)計視圖的字段屬性框的有效性規(guī)則屬性中該字段的有效性規(guī)則對文本類型字段，可設(shè)置輸入的字符個數(shù)不能超過某一個值;對數(shù)字類型字段，可使Access只接受一定范圍內(nèi)的數(shù)據(jù);對日期/時間類型字段，可將數(shù)值限制在一定的月份或年份以內(nèi)

2.2.3設(shè)置字段屬性302.2建立表5.有效性規(guī)則2.2.3設(shè)置字段屬性

[例]將“學(xué)生”表中“年齡”字段的取值范圍設(shè)在14～70之間312.2建立表6.有效性文本當(dāng)輸入的數(shù)據(jù)違反了有效性規(guī)則時,系統(tǒng)顯示的文本2.2.3設(shè)置字段屬性

[例]將“學(xué)生”表中“年齡”字段的有效性文本設(shè)置為“請輸入14～70之間的數(shù)據(jù)！”322.2建立表7.索引索引能根據(jù)鍵值加速在表中查找和排序的速度，能對表中記錄實施唯一性可建立單字段索引和多字段索引2.2.3設(shè)置字段屬性

[例]為“學(xué)生”表創(chuàng)建索引，索引字段為“性別”332.2建立表7.索引2.2.3設(shè)置字段屬性

[例]為“教師”表創(chuàng)建多字段索引，索引字段包括“教師編號”、“性別”和“工作時間”342.2建立表2.2.4建立表間關(guān)系職工讀者1.表間關(guān)系的概念一對一關(guān)系：假設(shè)有表A和表B兩個表，如果表A中的1條記錄與表B中的1條記錄相匹配，反之亦然，則表A與表B是一對一關(guān)系352.2建立表1.表間關(guān)系的概念一對多關(guān)系：如果表A中的1條記錄與表B中的多條記錄相匹配，但表B中的1條記錄只與表A中的1條記錄相匹配，則表A與表B是一對多關(guān)系2.2.4建立表間關(guān)系班級學(xué)生362.2建立表1.表間關(guān)系的概念多對多關(guān)系：如果表A中的多條記錄與表B中的多條記錄相匹配，且表B中的多條記錄也與表A中的多條記錄相匹配，則表A與表B是多對多關(guān)系2.2.4建立表間關(guān)系在Access中只有前兩種，多對多被轉(zhuǎn)換成兩個一對多聯(lián)系學(xué)生課程372.2建立表2.參照完整性參照完整性：是在輸入或刪除記錄時，為維持表之間已定義的關(guān)系而必須遵循的規(guī)則參照完整性規(guī)則要求通過定義的外關(guān)鍵字和主關(guān)鍵字之間的引用規(guī)則來約定兩個關(guān)系之間的聯(lián)系如果表中設(shè)置了參照完整性，那么主表中沒有相關(guān)記錄時，就不能將記錄添加到相關(guān)表中，也不能在相關(guān)表中存在匹配記錄時刪除主表中的記錄，更不能在相關(guān)表中有相關(guān)記錄時，更改主表中的主鍵值2.2.4建立表間關(guān)系382.2建立表3.建立表間關(guān)系在定義表間關(guān)系之前，應(yīng)關(guān)閉所有需要定義關(guān)系的表定義方法：“數(shù)據(jù)庫工具”“關(guān)系”2.2.4建立表間關(guān)系

[例]定義“教學(xué)管理”數(shù)據(jù)庫中已存在表之間的關(guān)系392.2建立表4.編輯表間關(guān)系方法：在關(guān)系窗口中右擊關(guān)系連線“編輯關(guān)系”2.2.4建立表間關(guān)系聯(lián)接類型：內(nèi)部聯(lián)接、左邊外部聯(lián)結(jié)、右邊外部聯(lián)接

402.2建立表5.查看子數(shù)據(jù)表子數(shù)據(jù)表：是指在一個數(shù)據(jù)表視圖中顯示已與其建立關(guān)系的數(shù)據(jù)表視圖方法：在建有關(guān)系的主數(shù)據(jù)表視圖上，單擊某記錄關(guān)聯(lián)標(biāo)記“+”號，可顯示該記錄對應(yīng)的子數(shù)據(jù)表數(shù)據(jù)，單擊“-”號，就可以收起子數(shù)據(jù)表2.2.4建立表間關(guān)系412.2建立表5.查看子數(shù)據(jù)表2.2.4建立表間關(guān)系

[例]將“課程”表的子數(shù)據(jù)表修改為“選課成績”表422.2建立表1.使用數(shù)據(jù)表視圖輸入數(shù)據(jù)2.使用查閱列表輸入數(shù)據(jù)設(shè)置字段類型為“查閱向?qū)А陛斎霑r用組合框選擇數(shù)據(jù)，提高輸入效率數(shù)據(jù)來源：值列表、另一數(shù)據(jù)表（或查詢）2.2.5向表中輸入數(shù)據(jù)

[例]使用向?qū)椤敖處煛北碇小奥毞Q”字段創(chuàng)建查閱列表，列表中顯示“助教”、“講師”、“副教授”和“教授”等4個值432.2建立表2.使用查閱列表輸入數(shù)據(jù)設(shè)置字段類型為“查閱向?qū)А敝苯釉凇安殚啞边x項卡中設(shè)置2.2.5向表中輸入數(shù)據(jù)

[例]使用向?qū)椤敖處煛北碇小奥毞Q”字段創(chuàng)建查閱列表，列表中顯示“助教”、“講師”、“副教授”和“教授”等4個值442.2建立表3.使用計算類型字段存儲數(shù)據(jù)2.2.5向表中輸入數(shù)據(jù)

[例]

在“教學(xué)管理”數(shù)據(jù)庫中已有“選課成績”表，表中包括“學(xué)生編號”、“課程編號”、“平時成績”和“考試成績”等4個字段。在“選課成績”表中增加一個計算字段，字段名為“總評成績”，計算公式為：總評成績=平時成績*0.3+考試成績*0.7452.2建立表4.使用附件類型字段存儲數(shù)據(jù)2.2.5向表中輸入數(shù)據(jù)

[例]

在“教師”表中增加一個“個人信息”字段，數(shù)據(jù)類型為“附件”，將存儲在Word文檔中的教師個人信息及照片添加到“個人信息”字段中462.2建立表5.獲取外部數(shù)據(jù)導(dǎo)入數(shù)據(jù)：是指從外部獲取數(shù)據(jù)后形成數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)表對象，并與外部數(shù)據(jù)源斷絕聯(lián)接導(dǎo)入數(shù)據(jù)類型：Excel工作表、SharePoint列表、XML文件、其他Access數(shù)據(jù)庫、以及其他類型文件2.2.5向表中輸入數(shù)據(jù)

[例]

將已建立的Excel文件“授課.xls”導(dǎo)入到“教學(xué)管理”數(shù)據(jù)庫中472.2建立表5.獲取外部數(shù)據(jù)鏈接數(shù)據(jù)：是指在自己的數(shù)據(jù)庫中形成一個鏈接表對象，每次在Access數(shù)據(jù)庫中操作數(shù)據(jù)時，都是即時從外部數(shù)據(jù)源獲取數(shù)據(jù)鏈接的數(shù)據(jù)未與外部數(shù)據(jù)源斷絕聯(lián)接，而將隨著外部數(shù)據(jù)源數(shù)據(jù)的變動而變動2.2.5向表中輸入數(shù)據(jù)482.2建立表導(dǎo)入數(shù)據(jù)：是指從外部獲取數(shù)據(jù)后形成數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)表對象，并與外部數(shù)據(jù)源斷絕聯(lián)接導(dǎo)入數(shù)據(jù)類型：Excel工作表、SharePoint列表、XML文件、其他Access數(shù)據(jù)庫、以及其他類型文件2.2.6獲取外部數(shù)據(jù)

[例]

將已建立的Excel文件“授課.xls”導(dǎo)入到“教學(xué)管理”數(shù)據(jù)庫中注意：導(dǎo)入數(shù)據(jù)與鏈接數(shù)據(jù)的區(qū)別。492.3編輯表在表的設(shè)計視圖中修改可對字段實施的修改操作1.添加字段2.修改字段3.刪除字段4.重新定義主鍵2.3.1修改表結(jié)構(gòu)502.3編輯表在數(shù)據(jù)表視圖中修改可對數(shù)據(jù)實施修改操作1.定位記錄2.選擇記錄3.添加記錄4.刪除記錄5.修改數(shù)據(jù)6.復(fù)制數(shù)據(jù)2.3.2編輯表內(nèi)容512.3編輯表在數(shù)據(jù)表視圖中修改可對數(shù)據(jù)實施修改操作7.查找數(shù)據(jù)在數(shù)據(jù)表視圖中使用“查找”按鈕2.3.2編輯表內(nèi)容

[例]

查找“學(xué)生”表中“性別”為“男”的學(xué)生記錄522.3編輯表在數(shù)據(jù)表視圖中修改可對數(shù)據(jù)實施修改操作7.查找數(shù)據(jù)在數(shù)據(jù)表視圖中使用“查找”按鈕

使用通配符2.3.2編輯表內(nèi)容532.3編輯表在數(shù)據(jù)表視圖中修改可對數(shù)據(jù)實施修改操作7.查找數(shù)據(jù)在數(shù)據(jù)表視圖中使用“查找”按鈕

使用通配符

通過記錄導(dǎo)航條直接定位2.3.2編輯表內(nèi)容

[例]

在“學(xué)生”表中查找“李海亮”學(xué)生記錄542.3編輯表在數(shù)據(jù)表視圖中修改可對數(shù)據(jù)實施修改操作7.查找數(shù)據(jù)8.替換數(shù)據(jù)

2.3.2編輯表內(nèi)容

[例]查找“教師”表中“政治面目”為“團員”的所有記錄，并將其值改為“黨員”552.3編輯表1.改變字段顯示次序2.調(diào)整行高使用鼠標(biāo)調(diào)整使用命令調(diào)整3.調(diào)整列寬使用鼠標(biāo)調(diào)整使用命令調(diào)整2.3.3調(diào)整表外觀562.3編輯表4.隱藏列5.顯示隱藏的列6.凍結(jié)列7.設(shè)置數(shù)據(jù)表格式8.