商務(wù)函電英語

關(guān)于教程的幾點(diǎn)說明編寫原則:本教材是對(duì)外經(jīng)濟(jì)貿(mào)易大學(xué)出版社《新基點(diǎn)商務(wù)英語高職高專系列規(guī)劃教材》之一。編寫中按照教育部《關(guān)于加強(qiáng)高職高專教育教材建設(shè)的若干意見》的要求，本著理論知識(shí)“必須、夠用”為度、以“加強(qiáng)實(shí)踐教學(xué)環(huán)節(jié)、注重學(xué)生職業(yè)能力培養(yǎng)”等宗旨，和“細(xì)化教學(xué)目標(biāo)為應(yīng)知、應(yīng)會(huì)目標(biāo)”的原則進(jìn)行編寫。編寫安排：本書參照外貿(mào)業(yè)務(wù)實(shí)際結(jié)合教學(xué)規(guī)律共分為4大模塊15個(gè)單元，內(nèi)容編排按照外貿(mào)業(yè)務(wù)操作步驟、由淺入深。編寫特色：1.模塊式編寫2.應(yīng)知知識(shí)與應(yīng)會(huì)能力結(jié)合的學(xué)習(xí)目標(biāo);3.課后練習(xí)實(shí)踐性強(qiáng),選材難度適中,內(nèi)容有趣,實(shí)用性強(qiáng),體現(xiàn)高職實(shí)踐性教學(xué)特點(diǎn);4.商務(wù)背景鏈接知識(shí)豐富，實(shí)用，有趣；1

M1-Unit1

BasicKnowledgeofBusinessCommunications

UNITCONTENTS1.STUDYAIMS2.PARTSOFBUSINESSLETTERS3.LAYOUTSOFBUSINESSLETTERS4.WRITINGPRINCIPLESOFBUSINESSLETTERS5.ENVELOPEADDRESSING6.EMAILADDRESSING7.BUSINESSLINK8.KEYTOPRACTICE21.Tounderstandwritingprinciplesandlanguagecharacteristics

2.Tobefamiliarwithpartsofbusinessletters

3.Tobefamiliarwithstructuresofbusinessletters

4.Toknow3writingformatsofbusinessletters

5.Toknowhowtowriteanenvolope

StudyAimsTOKNOW(應(yīng)知目標(biāo))3

1.Tobeabletorecognizepartsofbusinessletters

2.Tobeabletorecognize3writingformatsofbusinessletters.

3.Tobeabletowriteabusinessletterinproperstructure.

4.Tobeabletowriteanenvolope.

StudyAimsTODO(應(yīng)會(huì)目標(biāo))4

Therearealotofmeansofbusinesscommunication.Besidesface-tofacecommunicationwithyourcustomers,youalsoneedsomewrittenformsofcommunicationstocontactwiththeoutsideworldandconcludeadeal.Writtencommunicationinbusinessplaysanimportantroleinanageofelectroniccommunication,its’advantagesareasfollows:StudyAimsLEADIN(知識(shí)導(dǎo)入)5

1）Tokeeparecordofallimportantfactsforreadyreference;

2）Todecreasethecostofnegotiations

3）Torushthelong-distancecommunicationconveniently4）Tobemuchclearercomparedwithoralexpression5）Tosolvedailyproblemsefficiently,etc

StudyAimsLEADIN(知識(shí)導(dǎo)入)6

NowadaysmillionsofbusinesslettersarebeingsentbyfaxorE-mailtocarryoutbusinessrountine,suchasE-commerceinvolvingoffering,ordering,enquiring,paymentandcomplaints.Alltheseareonthebasisofwritingskillsinbusinessletters.Goodwritingmayleadyoutogainmoreopportunties,isalsothestepstonetosuccess,otherwisebadwritingmaycausemiunderstanding,conflicts,evenmiserablebusinesswar.Sowhenyouarewritingbusinessletters,youshouldbecarefulenoughtoexpressingyourmeaningincorrectwordsandexpressions.Thisunitisintendedtodevelopskillsinwritingsuchgoodbusinessletters.StudyAimsLEADIN(知識(shí)導(dǎo)入)7

I.SevenPrincipleParts(七個(gè)主要部分)主要部分，顧名思義是必不可少的部分。因此，一封商務(wù)函電至少應(yīng)該由以下的七個(gè)部分構(gòu)成。PartsofBusinessLetters8

1.Letterhead（信頭）信頭是寫信人的地址和姓名。它主要包括寫信人的公司名稱、街道名稱、城市名稱、國(guó)家名稱、郵政編碼等，還包括寫信人的電話號(hào)碼，傳真號(hào)碼以及電子郵件地址等信息。值得注意的是，英文地址的書寫順序由小往大，示例如下：Jameson&SonsLtd.34MadisonSquareMelbourneE.C.2.AustraliaTel:+61-2-70525345Fax:+61-2-70525345PartsofBusinessLetters9

2.Date（日期）每封信都必須標(biāo)明日期，包括日、月、年。日和年可用阿拉伯?dāng)?shù)字書寫。日期一般有兩種寫法。如果日期是2008年8月9日，可以寫成：August9,2008，日和年之間最好用逗號(hào)隔開；還可寫為：9August,2008。值得注意的是月必須用英文書寫，不要出現(xiàn)以下的形式：8，9，2008；或9/8/2008，以免混淆。PartsofBusinessLetters10

3.InsideNameandAddress（信內(nèi)地址和姓名）信內(nèi)地址和姓名是指收信人的地址和姓名。收信人的地址和姓名相當(dāng)?shù)闹匾?，它包括收信人的姓名、收信人的職位或頭銜、公司名稱、街道名稱、城市名稱、國(guó)家名稱、郵政編碼等，書寫順序也是由小往大，但是最好要在姓名前加上頭銜或稱呼，如:Mr.GoeSmithJameson&SonsLtd.34MadisonSquareMelbourneE.C.2.AustraliaPartsofBusinessLetters11

4.Salutation（稱謂）稱謂一般位于信內(nèi)地址下面空一行處。如知道收信人的姓名或性別，如男性可稱DearMr.GoeSmith,如女性，無論對(duì)方婚否，都可稱之DearMs.MaryWhite。如不明確收信人的姓名或性別或人數(shù)，可稱DearSirs,DearLadiesandGentlemen,如只知收信人為某一人，可稱DearSirorMadam。PartsofBusinessLetters12

5.Body（正文）內(nèi)容部分可書寫在稱謂或主題下面，可包括開頭語、正文及結(jié)尾等，正文是信函的主體，是寫信人給收信人提供詳盡的信息，表達(dá)寫信人意愿的部分，通常一個(gè)段落表達(dá)一個(gè)意思。

PartsofBusinessLetters13

6.ComplementaryClose（結(jié)束語）結(jié)束語是內(nèi)容之后的客氣話，類似于中文信函的“此致，敬禮”部分。常見的結(jié)束語有:Sincerely,Sincerelyyours,Yourstruly,Yoursfaithfully,Yours,Bestregards等。必須注意的是只有第一字母必須大寫。結(jié)束語一般位于內(nèi)容下面空一行處。

PartsofBusinessLetters14

7.Signature（簽名）常用簽名包括四部分，即公司名稱、寫信人的手寫簽名、寫信人的打印簽名、寫信人的職務(wù)或頭銜。如：ABCCo.Ltd.

JohnSmithJohnSmithGeneralManager

PartsofBusinessLetters15

II.SevenOptionalParts(七個(gè)次要部分)次要部分，又稱為可選擇部分或輔助性部分。因此，寫信人可根據(jù)自身的需要，有針對(duì)性地選擇若干個(gè)次要部分添加在信函中，目的是使該商務(wù)信函更加具體、清晰。這七個(gè)次要部分如下：PartsofBusinessLetters16

1.TheReferenceNumber（編號(hào)）編號(hào)一般可位于信頭下面空一行處。形式可如下:Ourref.123Yourref.45目的是使寫信人和收信人都快速地聯(lián)想起前幾次相關(guān)函電。PartsofBusinessLetters17

2.TheAttentionLine（注意項(xiàng)）注意項(xiàng)是提醒該信函應(yīng)提交給某特定的人或該公司某部門。形式可如下:FortheattentionofMr.JoeBrownAttention:Mr.JoeBrownAttention:Mr.JoeBrownPartsofBusinessLetters18

3.Subject（主題）主題的意義就在于使收信人一目了然明白信件的內(nèi)容，可以使主題字母全部大寫或加下劃線，也可用以下幾個(gè)詞，如：Subject:ORDERNO12;Re::ORDERNO12;

PartsofBusinessLetters19

4.Enclosure（附件）附件指隨信附寄了文件或物品,可寫為:Enclosedismyresume.;Enclosure:AResume;Enc.:AResume.如附寄多個(gè)文件，則須加上編碼,如Enclosure3;Enc.3;Encl.31.AResume2.APicture3.ALetterofReferencePartsofBusinessLetters20

5.InitialIndentation（首字母縮寫）如果信函的簽名人和打印人不是同一人，有必要在信函中標(biāo)明的，通常在簽名下方直接寫上簽名人和打印人的姓名的首字母縮寫。如：經(jīng)理JoeBrown為簽名人，秘書AliceGreen為打印人；J.B.(salesmanager)/A.G.(typist):PartsofBusinessLetters21

6.TheCopyLine(抄送)抄送欄的主要目的是使收信人明白還有其他人收到相同的文件或信函。其形式如下：C:forcopyCc:forcartoncopy

PartsofBusinessLetters22

7.Postscript(附言)如在核查信件的正文部分時(shí)發(fā)現(xiàn)有遺忘而希望表達(dá)的語句，可以在簽名之后加注附言。但是，為了避免混亂，現(xiàn)代函電當(dāng)中一般不提倡使用附言。其形式如下：P.S.:ThesamplewillbesenttoyouonMay11.PartsofBusinessLetters23LayoutsofBusinessLettersTherearethreemainlayoutsofbusinessletters:一般說來，英文中有三種信函書寫格式。即：縮進(jìn)式、齊頭式和綜合式。24

IndentedsyleisthetraditionalBritishpracticewiththeheadingusuallyinthemiddleandthedateontheright–handside.Thecomplimentarycloseandsignaturemaybeinthecenterorcommenceatthecenterpoint.Thefirstlineofeachparagraphshouldbeindented.縮進(jìn)式即是一種傳統(tǒng)的英式寫信格式，它就是信頭居中，日期居右，結(jié)束語和簽名可居于中右，每個(gè)自然段落首行縮進(jìn)4-6個(gè)字母。Indentedstyle（縮進(jìn)式）25

(1)LetterHead(2)Date(3)InsideNameandAdd.(4)Salutation(5)Body*****************************************************************************************

(6)ComplementaryClose(7)Signature縮進(jìn)式格式如下：26

(2)May9,2005(3)M.J.Marks,manager30ArlingtonCambridge(4)DearMs.Mark

(5)ThankyouforyourinquiryinyourletterofApr.25forourT-shirts.Wearenowsendingourquotationsheetforyourselection.Wealsoencloseasampleandaresurethatyouwillbesatisfiedwiththeirfinequality.Hopetoserveyousoon.

(6)

Yourssincerely,

(7)JohnSmith

(1)ABCTradingCo.188NewtonPalaceNewYorTel:Fax:e.g.27

Blockstyleisnowthemostpopularpracticeofdisplayingbusinesscommunications.Theletterheadisusuallyinthemiddle.Itsremarkablefeatureisthatalltypinglines,includingthoseforthedate,insidenameandaddress,salution,subject,eachparagraphandcomplimentaryclose,beginattheleft-handmargin.齊頭式是一種現(xiàn)代最時(shí)尚的的寫信格式。它最明顯的特征就是打印格式，即除了信頭居中外，所有部分如日期、信內(nèi)姓名和地址、稱謂、主題、每個(gè)段落及結(jié)束語等都從左頂格書寫。2.Blockstyle（齊頭式）28

(1)LetterHead(2)Date(3)InsideNameandAdd.(4)Salutation(5)Body*****************************************************************************************(6)ComplementaryClose(7)Signature齊頭式格式如下：29

(2)May9,2005(3)M.J.Marks,manager30ArlingtonCambridge(4)DearMs.Mark

(5)ThankyouforyourinquiryinyourletterofApr.25forourT-shirts.Wearenowsendingourquotationsheetforyourselection.Wealsoencloseasampleandaresurethatyouwillbesatisfiedwiththeirfinequality.Hopetoserveyousoon.

(6)

Yourssincerely,

(7)JohnSmith

(1)ABCTradingCo.188NewtonPalaceNewYorTel:Fax:e.g.30

Modifiedstyleisthemixtureoftheabovetwostyles.Theletterheadisusuallyinthemiddle.Thefirstlineofaparagraphislinedupwiththeleftmargin,butdate,closingandsignatureareindented.綜合式是以上兩種寫作格式的混合體。也即是信頭居中，每個(gè)自然段落的首行都從左頂格書寫，但日期，結(jié)束語和簽名等都要求縮進(jìn)書寫。3.Modifiedstyle（綜合式）31

(1)LetterHead(2)Date(3)InsideNameandAdd.(4)Salutation(5)Body*****************************************************************************************(6)ComplementaryClose(7)Signature綜合式格式如下：32

(2)May9,2005(3)M.J.Marks,manager30ArlingtonCambridge(4)DearMs.Mark

(5)ThankyouforyourinquiryinyourletterofApr.25forourT-shirts.Wearenowsendingourquotationsheetforyourselection.Wealsoencloseasampleandaresurethatyouwillbesatisfiedwiththeirfinequality.Hopetoserveyousoon.

(6)

Yourssincerely,

(7)JohnSmith

(1)ABCTradingCo.188NewtonPalaceNewYorTel:Fax:e.g.33

◆Completeness（完整）◆Concreteness（具體）◆Clarity（清楚）◆Conciseness（簡(jiǎn)潔）◆Courtesy（客套）◆Consideration（體諒）◆Correctness（正確）WritingPrinciplesofBusinessLetters

34

Stamp

EnvelopeAddressing(信封的寫法)Sender’snameandadd.Receiver’snameandadd.Airmail

35

Stamp

EnvelopeAddressing(信封的寫法)ChinaNationalChemicalsImp.AndExp.Corp.318QingchunRoad,QingchunMansionHangzhou,ZhejiangChina

PresidentJohnGatesABCCo.,ltd.156MedisonStreetLondonU.K.

Airmail

36

From:prettygirl@(BCDCo.,Ltd.)To:coolboy@(ABCCo.,Ltd.)Date:Jan8,2008Subject:orderAttachement:PurchaseorderBodyEmailAddressing(電子郵件的格式)37

DearSirorMadam:ThankyouforyouremailofJan,8..Weappreciateyourcooperationandarepleasedtoconfirmtheorderasfollows:50tonsoffirst-classcoffeeatUS$500pertonCIFShanghai,forshipmentinMay,2008.EnclosedpleasefindourPurchaseOrderNO.123andreturnonesignedcopyASAP.WearearrangingtheL/CestablishmentwithBankofChina,HangzhouwhenreceivetheabovementionedPurchaseOrderintime.YoursSincerely,MaryBCDCo.,Ltd.

◆SampleE-mail1From:prettygirl@(BCDCo.,Ltd.)

To:coolboy@(ABCCo.,Ltd.)

Date:Jan8,2008

Subject:order

38

DearSirorMadam:We’dliketoplaceaninitialorderwithyouonthetermsandconditionsasfollows:Articles:HaierBrandAirConditionerSpecifications:HRAP35GWQuantity:2000setsUnitprice:US$300/setCIFOSAKA,JAPANTotalAmt.:US$600,000Payment:byirrevocableconfirmedL/CShipment:tobeshippedwithin15daysafterreceiptofL/CInsurance:bysellerLookforwardtoreceivingyourconfirmationASAP.YoursSincerely,MikeBCDCo.,Ltd.

◆SampleE-mail2From:goodboy@(BCDCo.,Ltd.)

To:coolsir@(ABCCo.,Ltd.)

Date:June8,2008

Subject:initialorder39

◆世界貿(mào)易組織WTOWTO是世界貿(mào)易組織（TheWorldTradeOrganization）的縮寫，成立于1995年1月1日,其前身為關(guān)貿(mào)總協(xié)定（GATT）。WTO的宗旨是：在提高生活水平和保證充分就業(yè)的前提下，擴(kuò)大貨物和服務(wù)的生產(chǎn)與貿(mào)易，按照可持續(xù)發(fā)展的原則實(shí)現(xiàn)全球資源的最佳配置；努力確保發(fā)展中國(guó)家，尤其是最不發(fā)達(dá)國(guó)家在國(guó)際貿(mào)易增長(zhǎng)中的份額與其經(jīng)濟(jì)需要相稱；保護(hù)和維護(hù)環(huán)境。

Businesslink40

◆世界貿(mào)易組織WTOWTO的目標(biāo)是：建立一個(gè)完整的、更具活力和永久性的多邊貿(mào)易體制，以鞏固原來的關(guān)貿(mào)總協(xié)定為貿(mào)易自由化所作的努力和烏拉圭回合多邊貿(mào)易談判的所有成果。為實(shí)現(xiàn)這些目標(biāo)，各成員應(yīng)通過互惠互利的安排，切實(shí)降低關(guān)稅和其它貿(mào)易壁壘，在國(guó)際貿(mào)易中消除歧視性待遇。概括起來，就是實(shí)現(xiàn)貿(mào)易自由化。根本目標(biāo)：在全球范圍內(nèi)，實(shí)現(xiàn)物流、人流、資金流（投資自由化）、技術(shù)流（知識(shí)產(chǎn)權(quán)）四大流動(dòng)。

Businesslink41

◆世界貿(mào)易組織WTOWTO實(shí)現(xiàn)宗旨與目標(biāo)的途徑是：WTO規(guī)定各成員應(yīng)通過達(dá)成的互惠互利的安排，大幅度削減關(guān)稅和貿(mào)易壁壘，消除歧視性待遇，堅(jiān)持非歧視貿(mào)易原則，對(duì)發(fā)展中國(guó)家給予特殊和差別待遇，擴(kuò)大市場(chǎng)準(zhǔn)入程序，提高貿(mào)易政策和法規(guī)的透明度，實(shí)施審議制度和爭(zhēng)端解決機(jī)制，從而協(xié)調(diào)各成員間的貿(mào)易政策，共同管理全球貿(mào)易。Businesslink42

◆世界貿(mào)易組織WTOWTO的基本原則是在繼承GATT(Generalon

Tariffs

and

Trade:關(guān)稅與貿(mào)易總協(xié)定)基本原則的基礎(chǔ)上，進(jìn)行必要的補(bǔ)充和修改而來的。最主要的幾項(xiàng)原則如下：

1．最惠國(guó)待遇原則

2．國(guó)民待遇原則

3．無歧視待遇原則

4．互惠原則

5．關(guān)稅減讓原則

6．取消數(shù)量限制原則

7．透明度原則

Businesslink43◆商務(wù)部---中國(guó)國(guó)際貿(mào)易學(xué)會(huì)商務(wù)部組建于2003年，隸屬于國(guó)務(wù)院，是主管國(guó)內(nèi)外貿(mào)易和國(guó)際經(jīng)濟(jì)合作的專門機(jī)構(gòu)。其下設(shè)多個(gè)司，商會(huì)和學(xué)會(huì)。對(duì)其中的中國(guó)國(guó)際貿(mào)易學(xué)會(huì)做一簡(jiǎn)介：中國(guó)國(guó)際貿(mào)易學(xué)會(huì)于1981年7月在北京成立，是我國(guó)改革開放后成立的第一個(gè)具有社團(tuán)法人地位的全國(guó)性國(guó)際貿(mào)易學(xué)術(shù)團(tuán)體，也是在中華人民共和國(guó)商務(wù)部的直接領(lǐng)導(dǎo)下，由政、學(xué)、企各界人士組成的專門從事外經(jīng)貿(mào)研究與交流的權(quán)威學(xué)術(shù)組織。其宗旨是團(tuán)結(jié)和組織我國(guó)從事國(guó)際經(jīng)貿(mào)問題研究的專家、學(xué)者和企業(yè)家以及從事我國(guó)對(duì)外經(jīng)貿(mào)政策、理論研究的專家和實(shí)際工作者，在黨的基本路線指引下，以鄧小平同志建設(shè)有中國(guó)特色的社會(huì)主義理論為基礎(chǔ)，堅(jiān)持改革開放政策和科學(xué)發(fā)展觀，貫徹"百花齊放、百家爭(zhēng)鳴"和學(xué)術(shù)民主的方針，發(fā)揚(yáng)理論聯(lián)系實(shí)際和實(shí)事求是的學(xué)風(fēng)，對(duì)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制下我國(guó)對(duì)外經(jīng)濟(jì)貿(mào)易發(fā)展與改革的理論與實(shí)踐問題進(jìn)行研究和探索，為促進(jìn)我國(guó)對(duì)外貿(mào)易又好又快發(fā)展和加快社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。Businesslink44

◆商務(wù)部---中國(guó)國(guó)際貿(mào)易學(xué)會(huì)中國(guó)國(guó)際貿(mào)易學(xué)會(huì)的會(huì)員分為團(tuán)體會(huì)員、個(gè)人會(huì)員和通訊會(huì)員。學(xué)會(huì)章程規(guī)定，凡承認(rèn)本會(huì)章程并交納會(huì)費(fèi)的學(xué)術(shù)團(tuán)體、研究機(jī)構(gòu)、院校、各類企業(yè)、新聞出版單位及個(gè)人均可申請(qǐng)人會(huì)，經(jīng)會(huì)長(zhǎng)辦公會(huì)議通過后，即可成為學(xué)會(huì)的會(huì)員，并享受學(xué)會(huì)提供的各項(xiàng)服務(wù)。Businesslink45

◆廣交會(huì)中國(guó)進(jìn)出口商品交易會(huì)，簡(jiǎn)稱廣交會(huì)，原名中國(guó)出口商品交易會(huì)，創(chuàng)辦于1957年春季，每年春秋兩季在廣州舉辦，迄今已有五十多年歷史，是中國(guó)目前歷史最長(zhǎng)、層次最高、規(guī)模最大、商品種類最全、到會(huì)客商最多、成交效果最好的綜合性國(guó)際貿(mào)易盛會(huì)。廣交會(huì)貿(mào)易方式靈活多樣，除傳統(tǒng)的看樣成交外，還舉辦網(wǎng)上交易會(huì)。廣交會(huì)以出口貿(mào)易為主，也做進(jìn)口生意，還可以開展多種形式的經(jīng)濟(jì)技術(shù)合作與交流，以及商檢、保險(xiǎn)、運(yùn)輸、廣告、咨詢等業(yè)務(wù)活動(dòng)。Businesslink46

◆廣交會(huì)成千上萬的外國(guó)客商從世界各地匯集到廣州趕來參會(huì)。他們被參展的各種各樣商品所吸引。廣交會(huì)本身就是反映中國(guó)經(jīng)濟(jì)的一面鏡子。中國(guó)的主要產(chǎn)品，如絲綢、茶葉、煤等在國(guó)際市場(chǎng)上很暢銷。輕紡產(chǎn)品包括服裝和機(jī)械產(chǎn)品在許多國(guó)家很受歡迎。在廣交會(huì)上，許多外國(guó)客商與中國(guó)出口商進(jìn)行洽談磋商，簽訂了大量合同。外國(guó)客商稱中國(guó)出口的商品質(zhì)量上乘、價(jià)格合理。Businesslink47KEYTOPRACTICEI.Pleasewrtieabusinessletterinoneofthreementionedlayoutsaccordingtothefollowingmessage.BCDCO.,LTD.NOVEMRE,21012