第二章 辦公室環(huán)境管理

教學(xué)目的：

1、辦公室環(huán)境的含義；

2、辦公室環(huán)境的類別；

3、辦公室環(huán)境的優(yōu)化辦法；

4、制約辦公室環(huán)境的自然因素和社會(huì)因素；

5、如何防范和處理應(yīng)急事件；

6、開放式辦公室布局與封閉式辦公室布局的優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)。

重點(diǎn)：目的2、3、5、6、

難點(diǎn)：目的3、4第二章辦公室環(huán)境管理一、辦公室環(huán)境廣義：是指一定的組織機(jī)構(gòu)的所有成員所處的大環(huán)境。包括社會(huì)和組織環(huán)境。狹義：是指一定的組織機(jī)構(gòu)的秘書部門工作所處的環(huán)境，包括人文環(huán)境和自然環(huán)境。（人文環(huán)境包括：文化、教育、人際關(guān)系等；自然環(huán)境包括：辦公場(chǎng)地、建筑設(shè)計(jì)、空氣、光線、顏色、設(shè)備、布局等）二、辦公室環(huán)境管理的目的

環(huán)境的好壞直接影響到人的身心健康和工作效率，辦公室環(huán)境管理的目的是優(yōu)化辦公室環(huán)境，使在其中工作的人員能盡量免除外界有害因素的影響，不斷提高工作效率。三、辦公室環(huán)境的分類社會(huì)環(huán)境：包括一個(gè)國(guó)家和地區(qū)的政治、經(jīng)濟(jì)、文化、法律、體制以及人口、民俗、民族、歷史等因素。它是研究辦公環(huán)境的出發(fā)點(diǎn)。職能環(huán)境（組織內(nèi)部環(huán)境）：指一個(gè)社會(huì)組織內(nèi)部的機(jī)構(gòu)設(shè)置、目標(biāo)劃分、運(yùn)行情況、制度建設(shè)以及人際關(guān)系和工作方法等。它是辦公室環(huán)境的核心。工作環(huán)境：指具體的辦公活動(dòng)的場(chǎng)所、使用的設(shè)備和從業(yè)人員的狀況。它是辦公室環(huán)境的基礎(chǔ)。四、制約辦公室環(huán)境的自然因素綠化環(huán)境空氣環(huán)境光線環(huán)境顏色環(huán)境聲音環(huán)境設(shè)備環(huán)境安全環(huán)境五、制約辦公室環(huán)境的社會(huì)條件影響辦公室工作人員的行為不只是硬環(huán)境，在某些時(shí)候，軟環(huán)境對(duì)人的影響更大，因此，應(yīng)提高工作人員的素質(zhì)，加強(qiáng)軟環(huán)境建設(shè)。主要有：人際環(huán)境氣氛環(huán)境工作作風(fēng)環(huán)境總之，第一、要注意培養(yǎng)工作人員的寬容開朗的性格。第二、要形成彼此間的合作精神和團(tuán)隊(duì)精神。第三、要有意識(shí)地保持辦公室健康文明清新脫俗的氛圍。六、辦公室工作環(huán)境的優(yōu)化（一）辦公室的籌建（見教材18—19頁(yè)）

1、確定辦公用房的產(chǎn)權(quán)形式

2、合理地選擇辦公地點(diǎn)

3、設(shè)計(jì)適宜的內(nèi)部結(jié)構(gòu)注：人類工程學(xué)（教材18頁(yè)）（二）辦公室布局宏觀布局（組織內(nèi)部）：要本著便于各項(xiàng)公務(wù)溝通協(xié)調(diào)的原則，關(guān)系密切的辦公室要相互接近。凡與社會(huì)接觸較多的部門，如收發(fā)室、傳達(dá)室等，應(yīng)設(shè)在人員進(jìn)出的地方；綜合、秘書等部門應(yīng)設(shè)在辦公樓的中心地點(diǎn)；文印、計(jì)算機(jī)房、財(cái)務(wù)等辦公室應(yīng)設(shè)在辦公樓一端；要與領(lǐng)導(dǎo)和其他職能部門相毗連。微觀布局（辦公室內(nèi)部）：開放式和封閉式（見教材（19頁(yè)）（三）辦公室布置盡量避免人員和文件過(guò)多地往返流動(dòng);地面無(wú)堆積物和障礙物;保證基本的工作空間;噪聲過(guò)大或昂貴的設(shè)備機(jī)器,開辟單獨(dú)房間放置；考慮到易于清掃、易于疏散；根據(jù)部門工作人員工作關(guān)系，決定辦公位置；物品擺放有序（21—22頁(yè)）；保持辦公室的清潔衛(wèi)生（20—21頁(yè)）；接待室與工作室分開；消除各種安全隱患（23—24頁(yè)）；過(guò)于生活化的物件，如：玩具、手紙、飯盒、肥皂、護(hù)手霜、洗滌劑、正在織的毛線等，不能出現(xiàn)在外人目所能及的地方七、正確處理突發(fā)事件1、制定各種突發(fā)事件的應(yīng)急預(yù)案；2、對(duì)所有員工進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn)，實(shí)行演練，了解突發(fā)事件處理辦法；3、加強(qiáng)管理，健全制度，明確責(zé)任；4、定期督察，分析信息，提前預(yù)判，消除各種隱患；5、遇事冷靜，處理及時(shí)、得當(dāng)；6、及時(shí)做好各種記錄，為事后處理提供證據(jù)。綠化環(huán)境

外部環(huán)境應(yīng)綠樹成蔭、芳草鋪地、花木繁茂。它不僅能點(diǎn)綴環(huán)境，還能調(diào)節(jié)小氣候，有利于提高工作效率。

內(nèi)部只能放置花草，且所占空間不能太大，要考慮到安全因素?？諝猸h(huán)境

空氣環(huán)境是以空氣溫度、濕度、清潔度、流動(dòng)速度四個(gè)參數(shù)來(lái)衡量的，簡(jiǎn)稱“四度”

溫度：冬天在20—22度，夏天23—25度。

濕度：正常溫度下在40%—60%

清潔度：包括新鮮程度和潔凈程度，要保持空氣新鮮。

流動(dòng)速度：在22度情況下，流速在0.25米/秒為宜。通風(fēng)標(biāo)準(zhǔn)每人每小時(shí)約2000立方米。光線環(huán)境

長(zhǎng)期在采光、照度不足的場(chǎng)所工作，很容易引起視覺(jué)疲勞，不但影響工作效率，長(zhǎng)久還會(huì)使視力下降，影響身體健康。但是亮度也不能太高，不然會(huì)帶來(lái)眩光，使視覺(jué)效能下降。

以自然光為主，以人造光補(bǔ)充，日光燈最適宜辦公。

顏色環(huán)境

顏色具有很強(qiáng)的感染力和吸引力，可直接影響人的心理活動(dòng)和行為。辦公室可根據(jù)其所在的不同地區(qū)及不同用途而采用不同的顏色。

氣溫高、天氣熱的地區(qū)，辦公室宜采用冷色；氣溫較低的地區(qū)，辦公室宜用暖色。

地板顏色要比墻壁深，墻壁顏色要比天花板深，天花板以白色為最佳，會(huì)議室用淺色與中性顏色（黃或赤），走廊用明亮顏色，休息室（男的用藍(lán)色，女的用淡紅色）。聲音環(huán)境

辦公室保持肅靜、安寧，才能使工作人員聚精會(huì)神地從事工作。辦公室環(huán)境應(yīng)有一個(gè)理想的聲強(qiáng)值，即20—30分貝，人在這個(gè)聲強(qiáng)范圍內(nèi)的工作，會(huì)感到輕松愉快，不易疲勞。

可以適當(dāng)播放音樂(lè)，辦公室音樂(lè)以選擇輕快的古典音樂(lè)與節(jié)奏輕快的輕音樂(lè)為宜。設(shè)備環(huán)境

要想大幅度提高辦公效率，辦公用品的適用化和現(xiàn)代化也是一項(xiàng)必要的措施。

我國(guó)傳統(tǒng)的辦公室設(shè)備有辦公桌椅、電話、文件檔案柜、報(bào)架、圖片架、圖書資料等?，F(xiàn)代化的辦公設(shè)備則增加了計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)、口授打印機(jī)、錄音機(jī)、錄像機(jī)、碎紙機(jī)、掃描儀、投影儀等。

現(xiàn)代化的設(shè)備環(huán)境要求辦公室日益強(qiáng)化和完善以下功能：數(shù)字計(jì)算功能、文字處理功能、信息查詢功能、通信功能、管理和輔助決策功能等。

設(shè)備和物品擺放要合理、適當(dāng)、有序（見教材21頁(yè)）安全環(huán)境

安全環(huán)境是整個(gè)辦公室安全措施的總和。安全環(huán)境的內(nèi)容大致包括以下四個(gè)方面：

人身安全：要加強(qiáng)門衛(wèi)登記制度，重要部門要派專人值班。

財(cái)產(chǎn)安全：對(duì)辦公室的設(shè)備、文件、檔案以及倉(cāng)庫(kù)要實(shí)行嚴(yán)格的安全防范措施。

防火安全：要設(shè)置防火和滅火及避雷裝置，做到有備無(wú)患。

信息安全：要做好文件、會(huì)議、商業(yè)秘密的保密工作，杜絕口頭、紙面、電子等多種渠道的泄密

見教材23—30頁(yè)人際環(huán)境

1、一致的目標(biāo)。可使大家團(tuán)結(jié)共事，避免無(wú)窮的爭(zhēng)執(zhí)而無(wú)所作為。

2、統(tǒng)一的行動(dòng)。要在統(tǒng)一的目標(biāo)下充分發(fā)揮個(gè)人之長(zhǎng)，要有嚴(yán)格的規(guī)章制度、科學(xué)的組織管理、共同的價(jià)值觀念、公平合理的辦事作風(fēng)。

3、融洽的凝聚力。它是辦公室成員之間的吸引力和相容程度。

氣氛環(huán)境

和諧氣氛，通常是指一種非排斥性的情感環(huán)境?；ハ嗖乱赡酥良岛?，凡事相互推諉扯皮，必然工作效率低下。

良好的心境是建立和諧氣氛的根本因素。工作作風(fēng)環(huán)境

工作作風(fēng)由認(rèn)識(shí)、情感、意志和行為等多種因素形成，是在共同的目標(biāo)與認(rèn)識(shí)的基礎(chǔ)上，經(jīng)過(guò)辦公室全體成員的長(zhǎng)期共同努力逐步形成的一種較為穩(wěn)定的精神狀態(tài)和具有一定特色的行為規(guī)范環(huán)境。辦公室中影響工作人員的心理、態(tài)度、行為以及工作效率的各種因素的總和稱為辦公室環(huán)境。它包括硬環(huán)境和軟環(huán)境。