access的第四章表的

數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)應用第4章表目錄4.1創(chuàng)建表4.2修改表4.3管理表4.4記錄的操作4.5建立索引和表間關系數(shù)據(jù)表的結(jié)構(gòu)設計與字段屬性設置數(shù)據(jù)表的修改、管理與維護索引和表間關系的創(chuàng)建與修改學習要點4.1創(chuàng)建表

4.1.1

字段的基本屬性4.1.2使用數(shù)據(jù)表視圖創(chuàng)建表4.1.3使用設計視圖創(chuàng)建表4.1.4打開和關閉表4.1.5字段的常規(guī)屬性4.1.6字段的查閱屬性4.1.7設置主鍵4.1.8輸入數(shù)據(jù)4.1創(chuàng)建表

表是Access數(shù)據(jù)庫最基本的對象，其他的數(shù)據(jù)庫對象，如查詢、窗體和報表等都是在表的基礎上建立并使用的。4.1創(chuàng)建表

數(shù)據(jù)表由表結(jié)構(gòu)和表內(nèi)容兩部分組成，先建立表結(jié)構(gòu)，然后才能輸入數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)表結(jié)構(gòu)設計主要包括字段的：基本屬性、常規(guī)屬性和查閱屬性的設置。基本屬性：字段名稱、數(shù)據(jù)類型和說明

1、字段名稱

（1）字段名稱的長度為1～64個字符。（2）不能以空格開頭。字段名稱唯一，且符合Access的對象命名規(guī)則：4.1.1字段的基本屬性（3）不能使用控制字符（ASCII碼值0～31）。（4）不能使用句點"."、驚嘆號"!"、重音符號"`"和方括號"[]"。（5）可以使用漢字、字母、數(shù)字、空格和其它特殊字符。4.1.1字段的基本屬性數(shù)據(jù)類型決定了字段中所能保存的數(shù)據(jù)種類：2、數(shù)據(jù)類型（1）文本（Text）文本型字段可存放字符、數(shù)字或字符與數(shù)字的組合，

不能用于計算。最多255個字符，默認為255個字符。4.1.1字段的基本屬性（2）備注（Memo）

可以保存長度較長的文本，用于注釋或說明。（3）數(shù)字（Number）存放可以用來進行算術計算的數(shù)值數(shù)據(jù)，分為：字節(jié)（Byte，1字節(jié)）、整型（Short，2字節(jié)）長整型（Long，4字節(jié)）、單精度（Single，4字節(jié)）雙精度（Double，8字節(jié)）

、小數(shù)（Decimal，12字節(jié)）同步復制ID（Guid，16字節(jié)）共七種類型。2、數(shù)據(jù)類型4.1.1字段的基本屬性（4）日期/時間（DateTime）

日期/時間型字段用于存儲日期、時間或日期時間組合，日期范圍為100～9999年的日期與時間值。長度固定為8個字節(jié)。2、數(shù)據(jù)類型4.1.1字段的基本屬性（5）貨幣（Currency）

用于表示貨幣，等價于具有雙精度屬性的數(shù)字字段類型，小數(shù)點左邊最多為15位，右邊可精確到4位，長度固定為8個字節(jié)。2、數(shù)據(jù)類型4.1.1字段的基本屬性（6）自動編號（Counter）

自動編號類型較為特殊，每次向表中添加新記錄時，Access自動插入唯一的順序編號或隨機編號，即在自動編號字段中指定某一數(shù)值。自動編號一旦被指定，就會永久地與記錄相連，不能更新。2、數(shù)據(jù)類型4.1.1字段的基本屬性如果刪除了表中記錄，Access并不會為表的自動編號字段重新編號。當添加新記錄時，Access也不再使用已被刪除的自動編號字段的數(shù)值，而是重新賦值。自動編號分為長整型（4字節(jié)）和同步復制ID（16字節(jié)）兩種類型。2、數(shù)據(jù)類型4.1.1字段的基本屬性（7）是/否（YesNo）

又稱為布爾型，用于存儲邏輯值，即兩種不同取值中的一個，如：True/False、Yes/No、On/Off等。長度為1個字節(jié)2、數(shù)據(jù)類型4.1.1字段的基本屬性（8）OLE對象（OLEObject）

OLE對象型字段允許單獨地“鏈接”或“嵌入”O(jiān)LE對象。OLE對象是指在其它使用OLE協(xié)議的應用程序中創(chuàng)建的對象（如WORD文檔、EXCEL電子表格、圖像、聲音或其它二進制數(shù)據(jù)）。2、數(shù)據(jù)類型4.1.1字段的基本屬性（9）超鏈接（Hyperlink）

用來保存超級鏈接（如文件位置、電子郵件地址或網(wǎng)站URL）。當單擊一個超級鏈接時，系統(tǒng)將使用默認程序打開文件或網(wǎng)站、根據(jù)超級鏈接地址到達指定的目標。2、數(shù)據(jù)類型4.1.1字段的基本屬性（10）附件

用來保存圖像、文檔等其它類型的文件內(nèi)容（Access文件不能直接保存），與電子郵件中的附件非常類似，可以添加、刪除附件，也可以將附件另存為文件，或?qū)⑺懈郊４娴揭粋€文件夾中。2、數(shù)據(jù)類型4.1.1字段的基本屬性（11）計算

“計算”類型的字段值為給定的一個表達式的值。

表達式值的類型可指定為“單精度型”、“雙精度型”、“整型”、“長整型”、“同步復制ID”、“小數(shù)”、“文本”、“日期/時間”、“備注”、“貨幣”、“是/否”。2、數(shù)據(jù)類型4.1.1字段的基本屬性（12）查閱向?qū)В↙ookupWizard）

對于文本型、數(shù)字型和是否型字段可采用查閱向?qū)В褂媒M合框來選擇另一個表或列表中的值作為該字段的內(nèi)容。2、數(shù)據(jù)類型在表的設計視圖中，從數(shù)據(jù)類型列表中重新選擇“查閱向?qū)А保瑢⒋蜷_向?qū)нM行定義。其它類型的字段不能使用查閱向?qū)А?.1.1字段的基本屬性字段說明是可選的，用于幫助說明該字段的含義及用途。當在窗體上選擇該字段時，狀態(tài)欄上顯示該說明。3、說明4.1.1字段的基本屬性Access創(chuàng)建表的方法：

1、使用數(shù)據(jù)表視圖創(chuàng)建表

2、使用設計視圖創(chuàng)建表 3、通過數(shù)據(jù)導入創(chuàng)建表

4.1創(chuàng)建表

4.1.2使用數(shù)據(jù)表視圖創(chuàng)建表

打開

Access2010，在新建“空數(shù)據(jù)庫”后，系統(tǒng)默認顯示“表1”的“數(shù)據(jù)表視圖”，可以直接輸入字段名和字段值。

打開已有的Access數(shù)據(jù)庫，單擊“創(chuàng)建”選項卡的“表格”組中的“表”按鈕，可同樣打開“表1”的“數(shù)據(jù)表視圖”，通過輸入數(shù)據(jù)創(chuàng)建表。

使用數(shù)據(jù)表視圖創(chuàng)建表，邊輸入數(shù)據(jù)邊設計表的結(jié)構(gòu)。【例4-1】在“教務管理”數(shù)據(jù)庫中通過“數(shù)據(jù)表視圖”窗口創(chuàng)建“員工”表。4.1.2使用數(shù)據(jù)表視圖創(chuàng)建表

設計器是設計表結(jié)構(gòu)的主要工具。先使用“設計視圖”創(chuàng)建新表的結(jié)構(gòu)，對字段名稱、字段類型、字段大小等屬性進行設計，切換至“數(shù)據(jù)表視圖”，再輸入表中數(shù)據(jù)?！纠?-2】在“教務管理”數(shù)據(jù)庫中使用“設計視圖”窗口創(chuàng)建“賬目”表的結(jié)構(gòu)（如表4-2所示）。4.1.2使用設計視圖創(chuàng)建表表4-2“賬目”表的結(jié)構(gòu)4.1.3使用設計視圖創(chuàng)建表字段名稱數(shù)據(jù)類型字段大小科目代碼文本6科目名稱文本20科目類別文本15備注文本255期初借方金額貨幣期初貸方金額貨幣利用已有的數(shù)據(jù)文件創(chuàng)建新表，這些數(shù)據(jù)文件可以是電子表格、文本文件或其他數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)創(chuàng)建的數(shù)據(jù)文件。通過數(shù)據(jù)導入創(chuàng)建表：利用Access系統(tǒng)的數(shù)據(jù)導入功能可以將數(shù)據(jù)文件中的數(shù)據(jù)導入到當前數(shù)據(jù)庫中。

相關內(nèi)容將在“4.3.3導入與導出表”中介紹。4.1創(chuàng)建表

在創(chuàng)建表之后，如果表的設計尚未完成，或者需要對已設計好的表進行修改，均可重新打開表，對表繼續(xù)設計或修改；

在對表的操作完成之后，應該及時將其關閉。4.1.4打開和關閉表1.打開表4.1.4打開和關閉表1）在“數(shù)據(jù)表視圖”窗口中打開表2）在“設計視圖”窗口中打開表3）在“數(shù)據(jù)表視圖”與“設計視圖”之間進行切換方法1：雙擊已建立的表，直接打開；方法2：選中表，右擊表—【打開】命令。2.關閉表4.1.4打開和關閉表直接單擊窗口的“關閉”按鈕。右擊窗口的標題欄，執(zhí)行“關閉”命令。單擊窗口的控制菜單欄，執(zhí)行“關閉”命令。直接雙擊窗口的控制菜單欄。

字段屬性決定了如何存儲和顯示字段內(nèi)容。每種類型的字段都有一個特定的屬性集。

在設計視圖中創(chuàng)建表結(jié)構(gòu)時，主要確定的是字段的基本屬性。除此以外，字段還有常規(guī)屬性和查閱屬性也可在設計視圖中進行設定。4.1創(chuàng)建表

查閱屬性基本屬性常規(guī)屬性4.1創(chuàng)建表

常規(guī)屬性1屬性作用字段大小設置文本、數(shù)字和自動編號型字段中數(shù)據(jù)的范圍格式控制顯示和打印數(shù)據(jù)的格式，預定義或自定義格式小數(shù)位數(shù)數(shù)據(jù)的小數(shù)位數(shù)，默認為“自動”，范圍是0～15標題用于設置字段在窗體中的顯示標簽輸入掩碼指定用戶輸入數(shù)據(jù)的格式默認值指定字段的默認值，自動編號和OLE型無此屬性4.1.5字段的常規(guī)屬性屬性作用有效性規(guī)則一個邏輯表達式，輸入的數(shù)據(jù)必須滿足該表達式有效性文本當輸入的數(shù)據(jù)不符合規(guī)則時，顯示的提示信息必需該屬性決定是否出現(xiàn)Null值允許空串文本或備注型字段是否允許零長度字符串("")索引是否建立索引及索引的類型文本對齊指定控件內(nèi)文本的對齊方式常規(guī)屬性24.1.5字段的常規(guī)屬性1.字段大小文本型字段的寬度范圍為1～255個字符，系統(tǒng)默認為255個字符，以實際輸入的字符數(shù)來決定所需的磁盤存儲空間字段大小用于設置文本型和數(shù)字型字段的寬度4.1.5字段的常規(guī)屬性數(shù)字型字段寬度共有7種可選擇的字段大?。鹤止?jié)、整型、長整型、單精度型、雙精度型、同步復制ID、小數(shù)，系統(tǒng)默認是長整型。4.1.5字段的常規(guī)屬性1.字段大小數(shù)字型字段大小類型作用小數(shù)位占用空間字節(jié)0～255(無小數(shù)位)的數(shù)字1個字節(jié)整型－32768～32767(無小數(shù)位)的數(shù)字2個字節(jié)長整型－2147483648～2147483647(無小數(shù)位)數(shù)字4個字節(jié)單精度型負值：－3.4×1038～－1.4×10－45的數(shù)字正值：1.4×10－45～3.4×1038的數(shù)字74個字節(jié)雙精度型負值：－1.797×10308～－4.9×10－324的數(shù)字正值：4.9×10－324～1.797×10308的數(shù)字158個字節(jié)同步復制ID用于存儲同步復制所需的全局唯一標識符16個字節(jié)小數(shù)－9.999…×1027～+9.999…×1027的數(shù)字1512個字節(jié)2.格式用來規(guī)定數(shù)字/貨幣型、日期/時間型、是/否型及文本/備注型字段的數(shù)據(jù)顯示或打印格式，對存儲數(shù)據(jù)沒有影響。系統(tǒng)提供兩種類型的格式屬性符：預定義格式屬性和自定義格式屬性4.1.5字段的常規(guī)屬性字段的預定義格式字段類型預定義格式顯示數(shù)字/貨幣型常規(guī)數(shù)字(默認值)3456.789貨幣￥3,456.79歐元€3,456.79固定3456.79標準3,456.79百分比123.00%科學記數(shù)3.46E+03日期/時間型常規(guī)日期(默認設置)1994-6-1917:34:23長日期1994年6月19日中日期94-06-19短日期1994-6-19長時間17:34:23中時間下午5:34短時間17:34是/否型真/假True/False是/否Yes/No開/關On/Off字段的自定義格式1字段類型格式符說明數(shù)字/貨幣型.（英文句號）小數(shù)分隔符。分隔符在Windows區(qū)域設置中設置,（英文逗號）千位分隔符0數(shù)字占位符。顯示一個數(shù)字或0#數(shù)字占位符。顯示一個數(shù)字或不顯示$顯示原義字符“$”%百分比。數(shù)字將乘以100，并附加一個百分比符號E–

或e–科學記數(shù)法，在負數(shù)指數(shù)后面加上一個減號(-)，在正數(shù)指數(shù)后不加符號。該符號必須與其他符號一起使用，如0.00E-00或0.00E00E+或e+科學記數(shù)法，在負數(shù)指數(shù)后面加上一個減號(-)，在正數(shù)指數(shù)后面加上一個正號(+)。該符號必須與其他符號一起使用，如0.00E+00文本/備注型@要求文本字符（字符或空格）&不要求文本字符<強制所有字符為小寫>強制所有字符為大寫字段的自定義格式2字段類型格式符說明日期/時間型:（英文冒號）時間分隔符/日期分隔符d根據(jù)需要以一位或兩位數(shù)顯示日（1到31）dd固定用兩位數(shù)字顯示日（01到31）m一年中的月份，根據(jù)需要以一位或兩位數(shù)顯示（1到12）mm一年中的月份，以兩位數(shù)顯示（01到12）yy年的最后兩個數(shù)字（01到99）yyyy完整的年（0100到9999）h小時，根據(jù)需要以一位或兩位數(shù)顯示（0到23）hh小時，以兩位數(shù)顯示（00到23）n分鐘，根據(jù)需要以一位或兩位數(shù)顯示（0到59）nn分鐘，以兩位數(shù)顯示（00到59）s秒，根據(jù)需要以一位或兩位數(shù)顯示（0到59）ss秒，以兩位數(shù)顯示（00到59）是/否型;最多含三個部分：分號占位符、“是”的顯示文本、“否”的顯示文本。如：;"Always"[Blue];"Never"[Red]

表示用藍色的詞“Always”來代表“是”，以紅色的詞“Never”來代表“否”""[]【例4-3】在“教務管理”數(shù)據(jù)庫中，按下列要求設置表中字段的格式：（1）設置“教師”表中“參加工作日期”字段格式為“長日期”。（2）設置“學生”表中“出生日期”字段的格式為“XX月XX日XXXX年”形式。要求：月日為兩位顯示、年4位顯示，如“09月10日2015年”。（3）將“成績”表中“成績”字段的“格式”屬性設為“標準”，“小數(shù)位數(shù)”為0。（4）設置“工資”表中“基本工資”字段的“格式”屬性為“貨幣”，“小數(shù)位數(shù)”為2。4.1.5字段的常規(guī)屬性3.輸入掩碼輸入掩碼控制用戶輸入字段值的格式如果為某個字段既定義了輸入掩碼，又設置了格式屬性，則格式屬性在數(shù)據(jù)顯示時優(yōu)先于輸入掩碼的設置4.1.5字段的常規(guī)屬性

<輸入掩碼格式符>;[0|1];[占位符]0

——保存空格1——不保存空格，默認值為1占位符——可用任意字符，默認為下劃線_僅文本型和日期/時間型字段提供輸入掩碼向?qū)?，其它?shù)據(jù)類型只能自定義輸入掩碼：3.輸入掩碼4.1.5字段的常規(guī)屬性輸入掩碼符符號含義說明0數(shù)字必須輸入數(shù)字(0～9)9數(shù)字或空格可以選擇輸入數(shù)字或空格#數(shù)字或空格可以選擇輸入數(shù)據(jù)或空格，允許輸入加號和減號L字母必須輸入字母(A～Z)?字母可以選擇輸入字母(A～Z)A字母或數(shù)字必須輸入字母或數(shù)字a字母或數(shù)字可以選擇輸入字母或數(shù)字&任一字符或空格必須輸入一個任意的字符或一個空格C任一字符或一個空格可以選擇輸入一個任意的字符或一個空格.,

:;-/數(shù)字小數(shù)點占位符及千位、日期與時間的分隔符<所有字符轉(zhuǎn)換為小寫將所有字符轉(zhuǎn)換為小寫>所有字符轉(zhuǎn)換為大寫將所有字符轉(zhuǎn)換為大寫!輸入掩碼從右到左顯示使輸入掩碼從右到左顯示，而不是從左到右顯示。\其后字符顯示本來含義使接下來的字符以原義字符顯示（如，\A只顯示A）【例4-4】在“教務管理”數(shù)據(jù)庫中，設置“課程”表中“課程代碼”字段的“輸入掩碼”屬性，要求只能輸入7位數(shù)字或字母。4.1.5字段的常規(guī)屬性4.標題如果設置了字段的“標題”屬性，則在顯示表數(shù)據(jù)時，表中列的欄目名稱將顯示“標題”屬性值；否則顯示字段的“字段名稱”屬性。在數(shù)據(jù)表視圖中，若雙擊列的欄目名稱處，修改欄目名稱，則將刪除字段的“標題”屬性值并相應修改字段的“字段名稱”屬性。4.1.5字段的常規(guī)屬性5.默認值在向表中追加記錄時，Access自動為字段填入設定的默認值。默認值可以是常量、函數(shù)或表達式，其數(shù)據(jù)類型應與字段的數(shù)據(jù)類型保持兼容。4.1.5字段的常規(guī)屬性【例4-5】在“教務管理”數(shù)據(jù)庫中，分別設置“課程”表中“學分”字段的默認值為3、

“學時”字段的默認值為54、

“必修課”字段的默認值為真，設置“學時”字段的相關屬性，使其在“數(shù)據(jù)表視圖”窗口中顯示標題為“總學時”。4.1.5字段的常規(guī)屬性6.有效性規(guī)則與有效性文本有效性規(guī)則是一個邏輯表達式，用戶輸入字段中的數(shù)據(jù)必須滿足該表達式，使表達式的值為真。當焦點離開此字段時，Access檢測輸入的數(shù)據(jù)是否滿足有效性規(guī)則，如不滿足，則根據(jù)“有效性文本”設置的內(nèi)容提示相應信息。4.1.5字段的常規(guī)屬性有效性規(guī)則中的表達式通常包括比較運算符和邏輯運算符運算符含義<小于<＝小于等于>大于>＝大于等于＝等于<>不等于In所輸入數(shù)據(jù)必須等于列表中的任意成員Between“BetweenAandB”代表所輸入的值必須在A和B之間Like必須符合與之匹配的標準文本樣式6.有效性規(guī)則與有效性文本4.1.5字段的常規(guī)屬性有效性規(guī)則中的表達式通常包括比較運算符和邏輯運算符

6.有效性規(guī)則與有效性文本4.1.5字段的常規(guī)屬性運算符含義NotNotA:若A為True，

結(jié)果為False；

A為False，結(jié)果為TrueAndAAndB僅當A與B同時為True時，結(jié)果為TrueOrAOrB僅當A與B同時為False時，結(jié)果為False【例4-6】在“教務管理”數(shù)據(jù)庫“學生”表中，設置字段“有效性規(guī)則”和“有效性文本”屬性：（1）“姓名”字段的“有效性規(guī)則”為：不能是空值；“有效性文本”為“姓名不能是空值！”。（2）“性別”字段的“有效性規(guī)則”為：只能輸入“男”或“女”；“有效性文本”為“請輸入男或女”。4.1.5字段的常規(guī)屬性【例4-6】在“教務管理”數(shù)據(jù)庫“學生”表中，設置字段“有效性規(guī)則”和“有效性文本”屬性：（3）“入學日期”字段的“有效性規(guī)則”為：輸入的日期必須在2015年8月1日之后（不含2015年8月1日）；“有效性文本”為：“請重新輸入入學日期”。（4）“出生日期”字段的“有效性規(guī)則”為：年齡大于等于10且小于等于60；“有效性文本”為：“出生日期錯誤”。4.1.5字段的常規(guī)屬性7.必需“必需”屬性取值只有“是”和“否”兩項。當設置為“是”時，表示必須在字段中輸入內(nèi)容，不允許本字段為空。4.1.5字段的常規(guī)屬性8.允許空字符串該屬性僅對文本型字段有效，取值只有“是”和“否”兩項，當設置為“是”時，表示字段可以不填寫任何字符。4.1.5字段的常規(guī)屬性9.索引用于設置單一字段索引。索引用于提高對索引字段的查詢速度及加快排序與分組操作。4.1.5字段的常規(guī)屬性10.文本對齊指定文本的默認對齊方式，初始值為常規(guī)，可設置為：左、居中、右、分散。4.1.5字段的常規(guī)屬性【例4-7】在“教務管理”數(shù)據(jù)庫中，設置“教師”表中的“姓名”字段的常規(guī)屬性：

“姓名”字段為“必需”字段、

“有重復”索引、

“文本對齊”方式為“居中”。4.1.5字段的常規(guī)屬性字段的查閱屬性選項卡的【顯示控件】屬性僅對文本型、數(shù)字型和是/否型三種字段有效。4.1.6字段的查閱屬性為文本型和數(shù)字型的字段提供了3個選項值：

文本框（默認值）、列表框和組合框為是/否型的字段提供了3個選項值：復選框（默認值）、文本框和組合框※

對于一些取值相對固定的字段，如“院系名稱”、“政治面貌”、“學位”等，采用字段的【查閱向?qū)А繑?shù)據(jù)類型或設置字段的【查閱】屬性，給數(shù)據(jù)輸入帶來便利。4.1.6字段的查閱屬性【例4-8】在“教務管理”數(shù)據(jù)庫中，按下列要求設置“教師”表中的字段屬性：（1）使用“查閱向?qū)А睘椤靶詣e”字段創(chuàng)建查閱列表，下拉列表中顯示“男”和“女”兩個選項值。（2）設置“職稱”字段的輸入方式為列表選擇“教授”、“副教授”、“講師”和“助教”等選項值。（3）設置“教師”表中的“院系代碼”字段的相關屬性，使其取值來自于“院系”表中的相應字段。4.1.6字段的查閱屬性主鍵（也稱主碼、主關鍵字）是用于唯一標識表中每條記錄的一個或一組字段。一個表至多定義一個主鍵，且主鍵的值是唯一的，可避免任何重復的數(shù)值或Null（空）值保存到主鍵字段中。主鍵可分為三類：

自動編號主鍵

單字段主鍵

多字段主鍵（至多包括10個字段）4.1.7設置主鍵在設計視圖中，設置表的主鍵的操作步驟：（1）選中字段(采用下列方法之一)：單擊字段名左側(cè)的行選定器，選擇字段所在行如果要設置多字段主鍵，先按住Ctrl鍵，然后單擊其它字段左側(cè)的行選定器。若主鍵中的多個字段是連續(xù)的相鄰字段，則選中第一字段后按住Shift鍵再單擊選中最后一個字段，或者按住鼠標左鍵拖動選中多個字段。4.1.7設置主鍵在設計視圖中，設置表的主鍵的操作步驟：（2）【設計】選項卡“工具”組中的【主鍵】按鈕，

或右擊鼠標，執(zhí)行快捷菜單中的【主鍵】命令。（1）選中字段4.1.7設置主鍵【例4-9】在“教務管理”數(shù)據(jù)庫中，設置相關表的主鍵并判斷其中的外鍵：（1）分析“教師”表的字段構(gòu)成，判斷并設置其主鍵。（2）分析“授課”表的字段構(gòu)成，判斷并設置其主鍵。（3）分析兩個表對象“教師”和“授課”的字段構(gòu)成，判斷其中的外鍵，將其名稱作為“授課”表的“說明”屬性內(nèi)容。4.1.7設置主鍵在“數(shù)據(jù)表視圖”中輸入數(shù)據(jù)：1.插入新記錄單擊“開始”選項卡“記錄”組的“新建”按鈕。右擊記錄選定器按鈕，執(zhí)行“新記錄”命令。單擊記錄導航器上的新記錄按鈕。直接鼠標單擊，進入新記錄行。2.輸入數(shù)據(jù)

4.1.8輸入數(shù)據(jù)4.1.8輸入數(shù)據(jù)1）輸入文本型、數(shù)字型、貨幣型以及備注型字段數(shù)據(jù)：

將光標定位到字段中直接輸入。2）輸入“日期/時間”型字段數(shù)據(jù)：

不需要輸入整個日期，系統(tǒng)會按輸入掩碼來規(guī)范輸入格式、按格式屬性中的定義顯示數(shù)據(jù)。4.1.8輸入數(shù)據(jù)3）輸入“是/否”型字段數(shù)據(jù)：

對“是/否”型字段，輸入數(shù)據(jù)時默認顯示復選框。

選中表示輸入了“是”，不選中表示輸入了“否”。4.1.8輸入數(shù)據(jù)4）輸入“OLE對象”型字段數(shù)據(jù)：右擊——【插入對象】

——打開【插入對象】對話框。

5）輸入“超鏈接”型字段數(shù)據(jù)：右擊——【超鏈接】

或直接輸入網(wǎng)址4.1.8輸入數(shù)據(jù)6）輸入“附件”型字段數(shù)據(jù)空白：雙擊——打開“附件”對話框，

可添加多個附件

有附件：右擊——【管理附件】

7）“計算”型字段4.1.8輸入數(shù)據(jù)8）“自動編號”和“查閱向?qū)А鳖愋?.1.8輸入數(shù)據(jù)【例4-10】在“教務管理”數(shù)據(jù)庫中，打開“學生”表，輸入兩條記錄(如表4-10所示)。學號姓名性別出生日期政治面貌民族代碼籍貫入學日期院系代碼照片11130310219王韋男1991-10-2團員02江蘇鎮(zhèn)江2009-9-1130310photo.bmp11130310220李娜女1992-4-28黨員03浙江杭州2009-9-11303104.2修改表

4.2.1修改表結(jié)構(gòu)4.2.2修改數(shù)據(jù)1.添加、刪除、重命名字段和調(diào)整字段次序2.修改字段的數(shù)據(jù)類型3.修改字段的其它屬性4.修改表屬性4.2.1修改表結(jié)構(gòu)1）添加字段

直接在最后一個字段下面新建字段【表格工具】—【設計】—【插入行】命令

右擊——【插入行】命令1、添加、刪除、重命名字段和調(diào)整字段次序4.2.1修改表結(jié)構(gòu)

2）刪除字段選中字段，【表格工具】—【設計】—【刪除行】右擊——【刪除行】命令

3）重命名字段

4）調(diào)整字段的次序1、添加、刪除、重命名字段和調(diào)整字段次序4.2.1修改表結(jié)構(gòu)在對含有數(shù)據(jù)記錄的表進行數(shù)據(jù)類型的修改之前，應先做好表的備份工作。2、修改字段的數(shù)據(jù)類型修改數(shù)據(jù)類型可能會造成字段中數(shù)據(jù)的丟失4.2.1修改表結(jié)構(gòu)在表的“設計視圖”窗口中，打開“屬性表”對話框，修改表屬性：“說明”、“默認視圖”、“有效性規(guī)則”與“有效性文本”、“篩選”、“排序依據(jù)”以及子數(shù)據(jù)表的相關屬性。3、修改字段的其它屬性4.2.1修改表結(jié)構(gòu)4、修改表屬性【例4-11】在“教務管理”數(shù)據(jù)庫中，修改“學生”表的結(jié)構(gòu)：（1）添加一個字段，字段名稱為“學院網(wǎng)站”，數(shù)據(jù)類型為“超鏈接”。（2）在“出生日期”字段與“政治面貌”字段之間插入一個字段，字段名稱為“入學年齡”，數(shù)據(jù)類型為“計算”，使用相關日期函數(shù)構(gòu)建表達式，由“出生日期”與“入學日期”字段值計算“入學年齡”字段值。（3）交換“籍貫”字段與“入學日期”字段的位置。4.2.1修改表結(jié)構(gòu)【例4-11】在“教務管理”數(shù)據(jù)庫中，修改“學生”表的結(jié)構(gòu)：（4）將“備注”字段改名為“個人簡歷”，數(shù)據(jù)類型改為“文本”，字段大小為200。（5）設置“出生日期”字段的默認值為1993年1月1日，“入學日期”字段的默認值為當前年份的9月1日。（6）設置表的“有效性規(guī)則”：“學號”中的第3個至第8個字符等于“院系代碼”，“有效性文本”為“學號有誤，請改正”。4.2.1修改表結(jié)構(gòu)4.2.2修改數(shù)據(jù)在【數(shù)據(jù)表視圖】中，可對數(shù)據(jù)進行修改：1、直接修改2、數(shù)據(jù)的查找與替換3、數(shù)據(jù)的復制與移動4、對數(shù)據(jù)進行拼寫檢查與自動更新5、利用更新查詢（Update）修改數(shù)據(jù)在【數(shù)據(jù)表視圖】中，將光標定位到需要修改數(shù)據(jù)的單元格中，直接修改。該方法適用于零星數(shù)據(jù)的修改。1、直接修改4.2.2修改數(shù)據(jù)當數(shù)據(jù)表中數(shù)據(jù)量較大，需要批量修改某一數(shù)據(jù)時，可以使用替換的方式，自動修改數(shù)據(jù)；也可通過設計“更新查詢”完成修改（第5章）。2、數(shù)據(jù)的查找與替換4.2.2修改數(shù)據(jù)【例4-12】在“教務管理”數(shù)據(jù)庫中，將“學生”表“姓名”字段中的“飛”全部替換為“非”。2、數(shù)據(jù)的查找與替換4.2.2修改數(shù)據(jù)查找時可以使用通配符進行模糊查找：

*

代表一串任意字符；

？代表一個任意字符；#

表示任意一個數(shù)字字符。在【數(shù)據(jù)表視圖】中，可以復制、移動多個字段或整個記錄的數(shù)據(jù)。如果復制或剪切前選中的是整個字段，則需要選中整個字段。如果復制或剪切的是記錄，則同樣要選中記錄。3、數(shù)據(jù)的復制與移動【例4-13】在“教務管理”數(shù)據(jù)庫中，將“學生”表中“姓名”為“唐寧”的記錄復制到表的末尾，再將末尾記錄的“學號”字段值改為“11130310222”。4.2.2修改數(shù)據(jù)利用系統(tǒng)的拼寫檢查功能，可以將所選內(nèi)容中錯誤的英文單詞標識出來，幫助用戶改正。數(shù)據(jù)表視圖——【開始】選項卡

——“記錄”組的【拼寫檢查】

4、數(shù)據(jù)的拼寫檢查與自動更正4.2.2修改數(shù)據(jù)利用自動更正功能，可以在輸入文本的過程中，自動改正所輸入的錯誤字符。利用替換或自動更正功能，可提高用戶輸入數(shù)據(jù)的效率?！疚募俊具x項】——【校對】——【自動更正選項】4、數(shù)據(jù)的拼寫檢查與自動更正4.2.2修改數(shù)據(jù)

當需要批量修改滿足一定條件的記錄數(shù)據(jù)時，可以通過設計“更新查詢”以完成更復雜的數(shù)據(jù)修改任務，相關操作內(nèi)容參見第5章查詢。

5、利用更新查詢（Update）修改數(shù)據(jù)4.2.2修改數(shù)據(jù)4.3管理表

4.3.1表的外觀定制4.3.2表的復制、刪除和重命名 4.3.3導入與導出表4.3.4鏈接表4.3.1表的外觀定制改變字段次序、設置字段顯示的行高和列寬列的隱藏與顯示、凍結(jié)列設置數(shù)據(jù)表格式、改變字體、字形和字號

在【數(shù)據(jù)表視圖】中打開表后，可以調(diào)整表的外觀，主要操作包括：在【數(shù)據(jù)表視圖】中，選中要改變順序的字段（單個或多個相鄰的字段），將其拖動到新的位置。調(diào)整表在【數(shù)據(jù)表視圖】中的字段順序，不會改變表在【設計視圖】中的字段排列順序1、改變字段顯示次序4.3.1表的外觀定制（1）設定行高

※

鼠標指針移到兩個記錄選定器的中間拖曳；

※選中行右擊—【行高】命令—指定行高；※【開始】—【記錄】—【其他】—【行高】。2、設置字段顯示的行高和列寬4.3.1表的外觀定制（2）設定列寬

※鼠標指針移至字段列的右側(cè)交界處拖曳；※右擊選定字段列—【字段寬度】—設定列寬；※【開始】—【記錄】—【其他】—【字段寬度】。2、設置字段顯示的行高和列寬4.3.1表的外觀定制（1）隱藏列方法1：選中字段，將其列寬設置為0方法2：選中字段，【開始】—【記錄】組—【其他】按鈕—【隱藏字段】方法3：右擊字段名稱—【隱藏字段】命令3、列的隱藏與顯示4.3.1表的外觀定制（2）顯示列

右擊任一字段——【取消隱藏字段】或者【開始】選項卡—【記錄】組—【其他】按鈕—【取消隱藏字段】3、列的隱藏與顯示4.3.1表的外觀定制凍結(jié)列：方法1：選中字段，【開始】—【記錄】組—【其他】按鈕—【凍結(jié)字段】方法2：右擊字段名稱—【凍結(jié)字段】命令4、列的凍結(jié)與取消凍結(jié)4.3.1表的外觀定制取消凍結(jié)：方法1：選中字段，【開始】—【記錄】組

—【其他】按鈕—【取消凍結(jié)所有字段】方法2：右擊字段—【取消凍結(jié)所有字段】命令4.3.1表的外觀定制4、列的凍結(jié)與取消凍結(jié)5、設置數(shù)據(jù)字體數(shù)據(jù)表視圖中的所有字體（包括字段數(shù)據(jù)和字段名），其默認值均為宋體、常規(guī)、11號字、黑色、無下劃線。4.3.1表的外觀定制

數(shù)據(jù)表視圖采用默認表格樣式，可重新對“單元格效果”、“網(wǎng)絡線顯示方式”、“網(wǎng)絡線顏色”、“背景色”、“替代背景色”、“邊框和線型”等格式進行設置：

6、設置數(shù)據(jù)表格式【開始】——【文本格式】組右下側(cè)設置數(shù)據(jù)表格式按鈕4.3.1表的外觀定制【例4-14】設置“教務管理”數(shù)據(jù)庫中的“學生”表：（1）凍結(jié)“學號”和“姓名”，隱藏“院系代碼”。（2）設置“學號”和“姓名”字段在“數(shù)據(jù)表視圖”中的字段寬度分別為14和10。（3）“政治面貌”顯示在“性別”與“出生日期”之間（4）將“學生”表的行高設為18。（5）設置“學生”表的背景顏色為“藍色”、網(wǎng)格線為“黃色”、單元格顯示效果為“凹陷”，文字顏色設為“白色”、字體選擇“隸書”、字號為12，加粗。4.3.1表的外觀定制4.3.2表的復制、刪除和重命名在導航窗格中，選中表后，可執(zhí)行：【開始】——“剪貼板”組中的【剪切】、

【復制】、【粘貼】等命令。也可以右擊表，在快捷菜單中執(zhí)行：

【復制】、【刪除】、【重命名】等命令。【例4-15】在“教務管理”數(shù)據(jù)庫中，建立“成績”表的備份，命名為“tScore”。4.3.2表的復制、刪除和重命名4.3.3導入與導出表可以導入Access的外部數(shù)據(jù)源

包括：

MicrosoftExcel文件

DBASE或FoxPro的數(shù)據(jù)庫文件文本文件等非Access數(shù)據(jù)庫文件

也包括其它Access數(shù)據(jù)庫文件。1、導入表4.3.3導入與導出表

【例4-16】將素材文件夾下數(shù)據(jù)庫文件“samp.accdb”中的表對象“tTemp”導入到數(shù)據(jù)庫文件“教務管理.accdb”中，表名稱改為“職員”。1、導入表：導入數(shù)據(jù)庫中的表對象4.3.3導入與導出表

【例4-17】將素材文件夾下的Excel文件“tCourse.xlsx”導入到“教務管理”數(shù)據(jù)庫的新表中。要求第一行包含列標題，選擇“課程編號”字段為主鍵，新表命名為“選修課程”。1、導入表：導入Excel文件4.3.3導入與導出表

【例4-18】將素材文件夾下的文本文件test.txt（首行數(shù)據(jù)為字段名）導入到“教務管理”數(shù)據(jù)庫中，導入的新數(shù)據(jù)表命名為“tTest”。1、導入表：導入文本文件

Access表可從另一個數(shù)據(jù)庫中導入到當前數(shù)據(jù)庫，也可以從當前數(shù)據(jù)庫導出到另一數(shù)據(jù)庫。Access表中數(shù)據(jù)還可以導出為其它類型的數(shù)據(jù)文件：包括MicrosoftExcel文件、文本文件等。操作步驟因文件類型的不同而有所不同，但操作方法基本相同。2、導出表4.3.3導入與導出表2、導出表：導出為數(shù)據(jù)庫中的表4.3.3導入與導出表【例4-19】將“教務管理”數(shù)據(jù)庫中的“教師”表導出到素材文件夾下的“samp.accdb”數(shù)據(jù)庫文件中,要求只導出表結(jié)構(gòu)定義，導出的表命名為“教師表結(jié)構(gòu)”。2、導出表：導出為文本文件4.3.3導入與導出表【例4-20】將“教務管理”數(shù)據(jù)庫中的“學生”表導出到素材文件夾下，以文本文件形式保存，命名為“Student.txt”。要求，第一行包含字段名稱，各數(shù)據(jù)項間以分號分隔。4.3.4鏈接表

鏈接表就是在Access數(shù)據(jù)庫與外部數(shù)據(jù)源之間建立一個同步的影像，使用戶可以直接使用外部數(shù)據(jù)源的數(shù)據(jù)。4.3.4鏈接表【例4-21】在“教務管理”數(shù)據(jù)庫中建立兩個鏈接表：（1）將素材文件夾下的Excel文件“tCourse.xlsx”（第一行為字段名）鏈接到“教務管理.accdb”數(shù)據(jù)庫文件中，鏈接表對象的名稱為“tCourse”。（2）將素材文件夾下“samp.accdb”數(shù)據(jù)庫文件中的表對象“tTemp”鏈接到“教務管理.accdb”數(shù)據(jù)庫文件中，鏈接表對象命名為samp_tTemp。4.4記錄的操作

4.4.1

追加記錄4.4.2定位記錄4.4.3選擇記錄4.4.4排序記錄4.4.5篩選記錄4.4.5刪除記錄4.4.1追加記錄1、直接輸入

在【數(shù)據(jù)表視圖】中逐條輸入記錄2、將外部數(shù)據(jù)導入到表中外部數(shù)據(jù)作為新記錄追加到指定的表中3、創(chuàng)建“追加查詢”，將查詢結(jié)果追加到表中4、執(zhí)行SQL語句向表中追加記錄主要有以下方法：4.4.1追加記錄【例4-22】將素材文件夾下的Excel文件“成績.xlsx”中的數(shù)據(jù)導入并追加到“教務管理”數(shù)據(jù)庫中的“成績”表的相應字段中。4.4.2定位記錄3、相對定位

【開始】—“查找”組中的【轉(zhuǎn)至】常用的記錄定位方法有：1、查找定位2、記錄號定位4.4.3選擇記錄單擊該記錄的記錄選定器；或者【開始】—“查找”組中的【選擇】

—【選擇】

1、選擇一條記錄4.4.3選擇記錄單擊第一條記錄，按住鼠標左鍵拖動；或者選定第一個記錄，按住Shift鍵，單擊最后一個2、選擇多條記錄4.4.3選擇記錄【開始】—“查找”組中的【選擇】—【全選】或者按組合鍵Ctrl+A或者單擊數(shù)據(jù)表的左上角。3、選擇所有記錄4.4.4記錄排序排序時可按升序，也可按降序。不同的字段類型，其排序規(guī)則有所不同。排序是根據(jù)當前表中的某一個或多個字段的值對整個表中的所有記錄進行重新排列。默認情況下，Access按主碼字段排序記錄，如果表中沒有主碼，則以輸入記錄的次序排列。（1）文本型：英文按字母順序排序，不區(qū)分大小寫。常用漢字按拼音字母的順序排序。數(shù)字字符小于英文字母，英文字母小于漢字字符。4.4.4記錄排序

1、排序規(guī)則（2）數(shù)字型、貨幣型、自動編號型：

按數(shù)值大小（3）日期/時間型：根據(jù)年月日依次比較大小。（4）是/否型：是（Yes、True、On）小于否（No、False、Off）。

1、排序規(guī)則4.4.4記錄排序（5）計算類型：按照“計算”類型字段指定的“表達式”的值比較大小。注：

備注型、超鏈接型、OLE對象型的字段不能排序。

1、排序規(guī)則排序完成后，關閉或保存表后，排序次序?qū)⑴c表一起保存4.4.4記錄排序※【開始】—“排序和篩選”組【升序】/【降序】※右擊字段—【升序】/【降序】※單擊字段右側(cè)下拉按鈕—【升序】或【降序】

2、單字段排序先單擊要排序的字段，然后進行下列操作之一：4.4.4記錄排序方法1：當需要按多個字段的值排列記錄時，可按照逆序的方式分別對每個字段設定排序方式。方法2：【開始】—“排序和篩選”組【高級篩選選項】按鈕—【高級篩選/排序】，依次設定每個字段的排序方式。

3、多字段排序4.4.4記錄排序在“開始”選項卡的“排序和篩選”組中，單擊“取消排序”按鈕，表中記錄恢復為默認順序。4、取消排序4.4.4記錄排序【例4-23】在“教務管理”數(shù)據(jù)庫中，將“學生”表中的記錄先按“性別”字段的升序排列、“性別”相同時再按“姓名”字段的降序排列。4.4.5篩選記錄1、篩選器2、按選定內(nèi)容篩選/內(nèi)容排除篩選3、按窗體篩選4.4.5篩選記錄【例4-24】在“教務管理”數(shù)據(jù)庫中，打開“學生”表，在姓“王”的少數(shù)民族學生的“個人簡歷”字段中輸入“少數(shù)民族”。注：漢族的民族代碼為“01”，其余代碼表示少數(shù)民族；“個人簡歷”字段名稱是例4-11對“備注”字段重命名后的結(jié)果。4.4.5篩選記錄4、高級篩選/排序5、應用篩選6、取消篩選4.4.5篩選記錄【例4-26】在“教務管理”數(shù)據(jù)庫中，對“工資”表執(zhí)行“高級篩選/排序”，分別按“基本工資”、“崗位津貼”、“獎金”三個字段的降序、升序和降序排序，顯示所有“基本工資”介于2500和3500之間（含2500、不含3500）的記錄。

4.4.6刪除記錄1、直接刪除：在【數(shù)據(jù)表視圖】中進行；2、查詢刪除：通過設計“刪除查詢”將所有符合條件的記錄全部刪除?！纠?-27】在“教務管理”數(shù)據(jù)庫中，將“成績”表中成績小于等于50分的記錄全部刪除。4.5建立索引和表間關系4.5.1索引4.5.2表間關系4.5.3主表和子表索引：根據(jù)用戶選擇的創(chuàng)建索引的字段來存儲記錄的位置，可以更快速地查找和排序。一個數(shù)據(jù)庫中可以建立多個表，建立表間關系時系統(tǒng)自動在表中創(chuàng)建普通索引。4.5建立索引和表間關系在創(chuàng)建表間關系后，可以設置參照完整性規(guī)則，這是一組控制刪除或修改相關表數(shù)據(jù)方式的規(guī)則。設置參照完整性規(guī)則前，需要主表對共同字段創(chuàng)建主索引或唯一索引，否則出錯。4.5.1索引表的主鍵將自動設置為主索引OLE對象型、附件型與計算型字段不能參與索引唯一索引：索引字段的值不能重復。若在該字段中輸入了重復數(shù)據(jù)，系統(tǒng)就會提示操作錯誤。若某個字段的值有重復，則不能創(chuàng)建唯一索引。一個表可以創(chuàng)建多個唯一索引。1、索引類型主索引：同一個表可以創(chuàng)建多個唯一索引，其中之一可設置為主索引，主索引字段成為主鍵。一個表只能創(chuàng)建一個主索引。1、索引的類型普通索引：索引字段的值可以重復。一個表可以創(chuàng)建多個普通索引。4.5.1索引2、創(chuàng)建索引1）自動創(chuàng)建2）設置字段的“索引”屬性3）在“索引”對話框中創(chuàng)建索引4.5.1索引2、創(chuàng)