會(huì)議流程安排

會(huì)議流程安排主要負(fù)責(zé)人：XXX成員：XXX

會(huì)前籌備工作會(huì)議通知和日程安排會(huì)場預(yù)約布置及設(shè)備安裝調(diào)試印刷材料的設(shè)計(jì)制作參會(huì)者的接送參會(huì)者的餐飲和住宿參會(huì)者的業(yè)余時(shí)間安排會(huì)議通知和日程

會(huì)議開始前一個(gè)星期將會(huì)議通知發(fā)放到參會(huì)者手中，包括會(huì)議的具體時(shí)間、地點(diǎn)、會(huì)議主題及會(huì)務(wù)費(fèi)、應(yīng)帶材料、聯(lián)系方式等。通知后面必須有確定的回復(fù)，這樣可以確定參會(huì)的人是否參加會(huì)議，準(zhǔn)備參加會(huì)議的是否有其他要求等。此外，對(duì)于外地的參會(huì)者另附上到達(dá)會(huì)議地點(diǎn)和住宿賓館的路線圖及接待者的聯(lián)系方式。會(huì)場預(yù)約布置及設(shè)備安裝調(diào)試此次會(huì)議是160人一天的會(huì)議，會(huì)議地點(diǎn)選在了羲之賓館會(huì)議廳。會(huì)議前一天必須安排好主席臺(tái)的位置，根據(jù)會(huì)議內(nèi)容，在場內(nèi)懸掛橫幅，在會(huì)場內(nèi)擺放適當(dāng)?shù)呐杈?、盆花，在每場?huì)議前在桌面上統(tǒng)一整齊地?cái)[放飲料，安排服務(wù)人員將參會(huì)者引入會(huì)場，并在會(huì)議進(jìn)行時(shí)及時(shí)服務(wù)。另外我們也會(huì)做好會(huì)場的設(shè)備調(diào)試工作，進(jìn)行演練，確保會(huì)議的順利進(jìn)行。負(fù)責(zé)主席臺(tái)布置人員

負(fù)責(zé)會(huì)場環(huán)境布置人員

負(fù)責(zé)會(huì)場音響效果人員

負(fù)責(zé)會(huì)場服務(wù)人員

負(fù)責(zé)飲料配發(fā)人員

負(fù)責(zé)會(huì)場文件發(fā)放人員

負(fù)責(zé)會(huì)議懸掛條幅機(jī)制作人員

印刷材料的設(shè)計(jì)制作準(zhǔn)備、設(shè)計(jì)和印刷有關(guān)會(huì)議議題的必要資料，我們將根據(jù)會(huì)議的具體需求，設(shè)計(jì)印刷品的樣式、內(nèi)容、選擇圖案，這些資料在整理后會(huì)發(fā)放給與會(huì)者，方便于與會(huì)者的閱讀和做好發(fā)言準(zhǔn)備。會(huì)議印刷的材料及內(nèi)容、制作人員

參會(huì)者的接送

由于會(huì)議通知已經(jīng)附上到達(dá)會(huì)議地點(diǎn)和住宿賓館的路線圖，所以就不需要專門的車輛接送，當(dāng)然為了防止特殊情況我們會(huì)有預(yù)備車輛的。會(huì)議參加者到達(dá)會(huì)場時(shí)會(huì)有服務(wù)人員接待。服務(wù)人員一般要佩戴系統(tǒng)大紅色綬帶，以示顯眼參會(huì)者的餐飲和住宿我們將參會(huì)者的住處和就餐地點(diǎn)安排最好臨近會(huì)場，（若有少數(shù)民族或其他特殊要求的我們也可以給予特殊處理）方便參會(huì)者參加會(huì)議，避免來回奔波，并且吃飯和休息的地方也比較近。我們會(huì)在參會(huì)者到達(dá)時(shí)安排他們迅速、安全地住進(jìn)賓館，并發(fā)放餐劵。參會(huì)者的業(yè)余時(shí)間安排

我們會(huì)在參會(huì)者的空余時(shí)間安排一些娛樂活動(dòng)，由于條件有限，所以我們只能進(jìn)行一些比較簡單的娛樂活動(dòng)，比如參觀附近的公司和學(xué)校等活動(dòng)。由于人數(shù)眾多，因此我們會(huì)將參會(huì)者分成十個(gè)參觀小組，分別由學(xué)校的老師帶領(lǐng)參觀。會(huì)議第一天具體安排08:00~09:00早餐09:15~11:15會(huì)議11:30~13:00午餐14:30~16:00會(huì)議16:15~17:15參觀學(xué)校17:30~19:00晚餐會(huì)議第二天具體安排08:00~09:00早餐09:15~11:15會(huì)議11:30~13:00午飯15:00~17:00會(huì)議17:15~18:45晚餐會(huì)議第三天具體安排07:45~08:45早餐09:00~11:30會(huì)議12:30~14:30會(huì)餐慶祝15:00~16:30送別參會(huì)者會(huì)后工作

會(huì)議結(jié)束后，全部接待人員應(yīng)分工明確地做好善后處理工作，如會(huì)場清理、設(shè)施設(shè)備檢查等工作。會(huì)議結(jié)束后，有時(shí)還會(huì)安排一些活動(dòng)。如聯(lián)歡會(huì)、會(huì)餐、參觀、照相等，這些工作很繁瑣，應(yīng)有一位領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)一指揮和協(xié)調(diào)，而且這位領(lǐng)導(dǎo)要有很強(qiáng)的組織能力才能勝任，同時(shí)其他接待人員要積極配合，各負(fù)其責(zé)，做好自己分擔(dān)的工作，以保證活動(dòng)計(jì)劃的順利實(shí)施。由于條件的限制，我們選擇了會(huì)餐慶祝。送別根據(jù)具體情況安排好與會(huì)者的交通工具，使其愉快、及時(shí)地踏上歸程。清理會(huì)議文件①根據(jù)保密原則，回收有關(guān)文件資料②整理會(huì)議紀(jì)要③主卷歸檔電話回訪重要領(lǐng)導(dǎo)，詢問他們對(duì)此次會(huì)議的滿意度。送別根據(jù)具體情況安排好與會(huì)者的交通工具，使其愉快、及時(shí)地踏上歸程。清理會(huì)議文件①根據(jù)保密原則，回收有關(guān)文件資料②整理會(huì)議紀(jì)要③主卷歸檔注意事項(xiàng)1、會(huì)議進(jìn)行中拍照應(yīng)注意自己的位置，不要影響參加會(huì)議者的視線，最好不要使用閃光燈，拍攝時(shí)注意抓拍最精彩鏡頭。2、服務(wù)人員注意觀察每一位與會(huì)者，以便及時(shí)為其提供飲料，若操作不慎出了差錯(cuò)，應(yīng)不動(dòng)聲色地盡快處理，不能驚動(dòng)其他人，不能慌慌張張，來回奔跑，將與會(huì)者的注意力引到自己身上，否則，這將是極大的工作失誤。3、如果有人要相告參會(huì)者特別重要的事，服務(wù)人員應(yīng)走到他身邊，輕聲轉(zhuǎn)告他。如果要通知主席臺(tái)上的領(lǐng)導(dǎo)，最好用字條傳遞通知，避免無關(guān)人員在臺(tái)上頻繁走動(dòng)和耳語，分散與會(huì)者注意力。

4、會(huì)議服務(wù)人員應(yīng)能夠及時(shí)應(yīng)對(duì)現(xiàn)場的突發(fā)情況，處理狀況時(shí)應(yīng)盡量做到不影響其他人。5、確認(rèn)會(huì)議期間會(huì)場防盜消防以及參會(huì)者的人財(cái)務(wù)安全等工作。6、中間休息時(shí)可以播放音樂，播放時(shí)要注意選擇歌曲，①要選擇輕音樂，膾炙人口的歌曲②聲音不能太吵，開會(huì)大腦容易類，下一節(jié)會(huì)議會(huì)產(chǎn)生疲勞感③在快開始前1-2分鐘關(guān)掉音樂，一般這是大家入座的通知。會(huì)場服務(wù)人員可在此段時(shí)間內(nèi)盡快整理會(huì)場，補(bǔ)充和更換各種用品。會(huì)議結(jié)束后仔細(xì)檢查看是