電子文件管理及檔案數(shù)字化

電子文件管理及檔案數(shù)字化信息化處劉蘭娟

主要內(nèi)容一、電子檔案管理二、檔案著錄規(guī)范三、檔案數(shù)字化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)四、電子檔案?jìng)浞蒹w系建設(shè)一、電子文件管理1、電子文件：指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。一、電子文件管理2、電子文件的種類文本文件(t)：文字文件、表格文件等。

通用格式：RTF、XML、TXT格式.圖像文件(v)：指用掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等獲得的靜態(tài)圖像文件。通用格式：JPEG、TIFF格式。圖形文件(g)：指采用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)或繪圖等設(shè)備獲得的圖形文件。影像文件（v)：指用視頻獲得的文件.

通用格式：MPEG、AVI格式。一、電子文件管理2、電子文件的種類聲音文件(a)：通用格式：WAV、MP3格式。數(shù)據(jù)文件(d)：指數(shù)據(jù)文件及相關(guān)輔助文件。超媒體鏈結(jié)文件(0)：指采用WEB技術(shù)制作的瀏覽器文件。

程序文件(p)：指使用的商業(yè)或自主開(kāi)發(fā)的系統(tǒng)軟件、應(yīng)用軟件。一、電子文件管理3、電子文件的載體類型（1）硬盤：適宜作為在線存儲(chǔ)介質(zhì)。（2）光盤：適于存貯大容量的文件、檔案和多媒體信息。一次寫入式光盤(CD-R、DVD-R)：適用于電子文件、檔案信息的脫機(jī)存儲(chǔ)

可擦寫光盤(CD－RW、DVD-RW)：＊U盤、移動(dòng)硬盤：不能作為長(zhǎng)期保存數(shù)據(jù)記錄的介質(zhì)。一、電子文件管理4、電子文件的歸檔（1）實(shí)行紙質(zhì)文件和電子文件雙套歸檔制度。（2）歸檔要求：齊全完整；真實(shí)有效；格式規(guī)范；一式三套；保管載體標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一；經(jīng)過(guò)整理。（3）移交：填寫《歸檔電子文件移交、接收檢驗(yàn)登記表》，登記表一式2份，一份交形成單位，一份自存。二、檔案著錄規(guī)范一、文書(shū)檔案案卷目錄：（適用于傳統(tǒng)方式組卷的文書(shū)檔案）1、全宗號(hào)：4位數(shù)碼，例E036。2、目錄號(hào)：2位數(shù)字，不足添“0”。3、案卷號(hào)：，3位數(shù)字，不足添“0”。4、檔號(hào)（案卷級(jí)）：全宗號(hào)-目錄號(hào)-案卷號(hào)二、檔案著錄規(guī)范5、年度：4位數(shù)字。6、題名（案卷級(jí)）：是卷內(nèi)文件名稱的概括，最大長(zhǎng)度為80個(gè)漢字。7、責(zé)任者：案卷責(zé)任單位。8、文件起止時(shí)間：8位數(shù)字。例:199801029、控制標(biāo)識(shí)：與卷內(nèi)目錄中最高控制級(jí)別一致10、保管期限：永久、長(zhǎng)期、短期。二、檔案著錄規(guī)范11、卷內(nèi)文件份數(shù)：卷內(nèi)實(shí)有文件的總件數(shù)，直接錄入。12、總頁(yè)數(shù)：卷內(nèi)實(shí)有文件的總頁(yè)數(shù)，直接錄入。13、備注：注釋卷內(nèi)文件需補(bǔ)充和說(shuō)明的情況，如缺損、修改、移出、銷毀、插入文件等。二、檔案著錄規(guī)范二、文書(shū)檔案卷內(nèi)目錄：（適用于傳統(tǒng)方式組卷的文書(shū)檔案）1、略。2、頁(yè)號(hào)：為文件所在首頁(yè)張頁(yè)號(hào)，3位數(shù)字，不足前面添“0”占位。3、檔號(hào)(文件級(jí))：全宗號(hào)-目錄號(hào)-案卷號(hào)-頁(yè)號(hào).4、卷內(nèi)順序號(hào)：2位數(shù)字，不足添“0”占位，以卷內(nèi)文件排列先后順次編寫的序號(hào)。一、檔案著錄規(guī)范5、文件編號(hào)：由發(fā)文代字+年度+序號(hào)三項(xiàng)組成，例如：鞍檔發(fā)［2003］4號(hào)。6、題名（文件級(jí)）：即文件標(biāo)題，最大長(zhǎng)度為60個(gè)漢字。會(huì)議記錄標(biāo)應(yīng)自擬題名，并外加[]。7、文件所涉人名：涉及任免、獎(jiǎng)勵(lì)、處分、審查、其它（工資表、錄用）等人名全部錄入。二、檔案著錄規(guī)范8、責(zé)任者：文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者，最大長(zhǎng)度為25個(gè)漢字。責(zé)任者應(yīng)按文件錄全稱。9、文件形成時(shí)間：即文件的落款時(shí)間。8位數(shù)字，不足添“0”占位。10、密級(jí)：未滿30年的檔案，按文件原有密級(jí)選擇著錄，無(wú)密級(jí)的不標(biāo)注。二、檔案著錄規(guī)范11、控制標(biāo)識(shí)：（1）會(huì)議記錄為“控制A”；涉及人的審查、處分為“控制B”；黨員和干部報(bào)表、統(tǒng)計(jì)數(shù)字、歷次政治運(yùn)動(dòng)、本單位不宜對(duì)外公開(kāi)的檔案標(biāo)注“控制C”。（2）未滿30年，標(biāo)“控制”。（3）已滿30年的檔案無(wú)密級(jí)又不屬于控制A、B、C的標(biāo)“公開(kāi)”。12、附件：錄入所附帶文件題名。二、檔案著錄規(guī)范三、文書(shū)檔案歸檔文件目錄（適用于新方法整理的文書(shū)檔案）1、全宗號(hào)：4位數(shù)碼，例E036。2、目錄號(hào)：2位數(shù)字，不足添“0”。3、檔號(hào)：全宗號(hào)－保管期限代碼-年度－盒號(hào)-件號(hào)4、保管期限：著錄或選擇“永久”、“長(zhǎng)期”、“短期”、“30年”、“10年”。5、保管期限代碼：著錄或選擇“Y(永久)”、“C(長(zhǎng)期)”、“D(短期)、30（30年）、10（10年），與保管期限相對(duì)應(yīng)”。二、檔案著錄規(guī)范6、分類號(hào)：按問(wèn)題組卷分類的單位，分類號(hào)用2位數(shù)字表示，例如：黨群01、行政02、業(yè)務(wù)03；按機(jī)構(gòu)組卷分類的單位，分類號(hào)用3位數(shù)字表示，例如：辦公室001、業(yè)務(wù)處002、教育處003等。7、分類名稱：是指分類方案類目的機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）名稱，與分類號(hào)對(duì)應(yīng)。不分機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）的立檔單位此項(xiàng)可空。二、檔案著錄規(guī)范8、件號(hào)：4位數(shù)字，不足填“0”占位。在分類的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)，按文件排列從“0001”開(kāi)始標(biāo)注，逐件流水編號(hào)。類目與類目之間件號(hào)不連編。9、盒號(hào)：5位數(shù)字，不足填“0”占位。同一保管期限的歸檔文件從“00001”開(kāi)始編制一個(gè)流水號(hào)，按“永久”、“長(zhǎng)期”、“短期、30年、10年”形成5個(gè)流水盒號(hào)。10、頁(yè)數(shù)：每一件歸檔文件的頁(yè)數(shù)。二、檔案著錄規(guī)范四、照片檔案新規(guī)則目錄：（適用于按《鞍山市〈照片檔案管理規(guī)范〉實(shí)施細(xì)則》整理的照片檔案）1、冊(cè)號(hào)：在某一全宗某一保管期限內(nèi)照片冊(cè)的順序編號(hào)。用3位數(shù)字表示，不足添“0”占位。2、張?zhí)枺赫掌谝粋€(gè)保管期限下的流水編號(hào)。用5位數(shù)字表示，不足添“0”占位。二、檔案著錄規(guī)范6、責(zé)任者：檔案責(zé)任單位。7、作者：指照片拍攝者，一般填寫個(gè)人，必要時(shí)可加寫單位。8、時(shí)間：照片的拍攝時(shí)間，8位數(shù)字。例如：19980102，時(shí)間不詳時(shí)用數(shù)字“0”表示。9、地點(diǎn)：照片的拍攝地點(diǎn)。據(jù)實(shí)著錄。10、密級(jí)：按原有密級(jí)選擇著錄，例如：秘密，機(jī)密，絕密。無(wú)密級(jí)的不標(biāo)注。11、控制標(biāo)識(shí)：分為開(kāi)放、控制兩種。三、檔案數(shù)字化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)

（一）優(yōu)先數(shù)字化對(duì)象的確定原則1、社會(huì)利用價(jià)值較高2、開(kāi)放檔案3、特色檔案（二）數(shù)字化范圍各種載體的永久和長(zhǎng)期檔案，30年檔案。 三、檔案數(shù)字化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)（三）檔案整理（2）

1、檔案實(shí)體整理剔除重份文件，重新編寫卷內(nèi)文件頁(yè)碼.2、拆除裝訂物去除影響掃描工作的裝訂物，保證掃描的順序。三、檔案數(shù)字化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)

3、檔案修復(fù)破損嚴(yán)重、無(wú)法直接進(jìn)行掃描的檔案。4、裝訂針對(duì)傳統(tǒng)組卷形成的檔案。三、檔案數(shù)字化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)（四）紙質(zhì)檔案數(shù)字化

1、掃描設(shè)備(3)零邊距掃描儀：不適合拆卷，案卷質(zhì)量較差的檔案。虹光零邊距FB6350EA3，F(xiàn)BH2200EA4平板掃描儀：紙張狀況較差，過(guò)薄、過(guò)軟或超厚的檔案。高速掃描儀：紙張狀況好的檔案。三、檔案數(shù)字化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)2、檔案掃描（1）掃描方式：平板或高速（2）掃描存儲(chǔ)：彩色掃描，JPEG格式存儲(chǔ)。

（3）分辨率：200dpi。三、檔案數(shù)字化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)3、文件存儲(chǔ)及命名方式(8.1.4.2.1)（1）文書(shū)傳統(tǒng)方式組卷文件夾命名為：全宗號(hào)/全宗號(hào)-目錄號(hào)/全宗號(hào)-目錄號(hào)-案卷號(hào)例如：0005/0005-01/0005-01-001。每份原文的命名規(guī)則為：全宗號(hào)-目錄號(hào)-案卷號(hào)-頁(yè)號(hào)-流水號(hào)例如：0005-01-001-001-001。三、檔案數(shù)字化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)（2）實(shí)施的《歸檔文件整理規(guī)則》立卷的檔案文件夾命名為：全宗號(hào)/全宗號(hào)-保管期限代碼/全宗號(hào)-保管期限代碼-盒號(hào)例如：0051/0051-Y/0051-Y-00001每份原文的命名規(guī)則：全宗號(hào)-保管期限代碼-年度-盒號(hào)-件號(hào)-流水號(hào)例如：0051-Y-2010-00001-0001-001保管期限代碼：Y（永久）、C（長(zhǎng)期）、D（短期）、30（30年）、10（10年）三、檔案數(shù)字化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)4、掃描過(guò)程：使用ACDSEE9或10軟件(1)在獲取中選擇“從掃描儀”。三、檔案數(shù)字化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)三、檔案數(shù)字化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)(2)事先安裝掃描驅(qū)動(dòng)軟件，選擇“掃描儀”設(shè)備→“下一步”三、檔案數(shù)字化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)（2）選擇“為每個(gè)掃描文檔建立圖像文件”輸出文件格式“jpg(jpeg)”→“下一步”三、檔案數(shù)字化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)（3）“文件名稱模板”→“編輯”→輸入掃描文件名，以文書(shū)檔案?jìng)鹘y(tǒng)方式為例：“全宗號(hào)—目錄號(hào)—案卷號(hào)—頁(yè)號(hào)—流水號(hào)”，輸入：0003-23-419-001-###，（“###”表示通過(guò)軟件自動(dòng)生成的流水號(hào)），確定→“開(kāi)始編號(hào)于”設(shè)置為1→“建立子文件夾”項(xiàng)為空白→“瀏覽”，掃描文件所在的文件夾→“下一步”三、檔案數(shù)字化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)（4）圖像掃描→彩色正面分辯率(dpi)：200亮度：－10到0，對(duì)比度：10－20三、檔案數(shù)字化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)5、圖像處理（4.2）圖像掃描完成后，使用ACDSEE9相片管理器處理掃描后圖片。質(zhì)量檢查、糾偏、去污、裁邊處理。

6、根據(jù)“卷內(nèi)目錄”，更改“掃描頁(yè)號(hào)”。三、檔案數(shù)字化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)（五）照片檔案數(shù)字化（5）1、掃描要求：能夠按原件1：1比例還原

2、掃描色彩模式：黑白照片－灰度，彩色照片－彩色。3、分辨率：300dpi。4、圖像處理：檢查、補(bǔ)掃、裁邊5、存儲(chǔ)格式：TIFF三、檔案數(shù)字化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)6、文件存儲(chǔ)及命名方式（5.2.2）（1）照片檔案?jìng)鹘y(tǒng)方式組卷文件夾命名及層次結(jié)構(gòu)為：全宗號(hào)/全宗號(hào)-目錄號(hào)/全宗號(hào)-目錄號(hào)-案卷號(hào)例如：0131/0131-01/0131-01-005每份原文的命名規(guī)則為：全宗號(hào)-目錄號(hào)-案卷號(hào)-照片號(hào)例如：0131-01-005-001三、檔案數(shù)字化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)(2)照片新規(guī)則整理方式文件夾命名及層次結(jié)構(gòu)為：全宗號(hào)/全宗號(hào)-保管期限代碼/全宗號(hào)-保管期限代碼-冊(cè)號(hào)例如：0131/0131-Y/0131-Y-005每份原文的命名規(guī)則：全宗號(hào)-保管期限代碼-冊(cè)號(hào)-張?zhí)柪纾?131-Y-005-00001四、電子檔案?jìng)浞蒹w系建設(shè)（一）工作內(nèi)容1、檔案原文存儲(chǔ)刻錄2、音像檔案原文采集刻錄（二）工作步驟及技術(shù)要求1、硬件準(zhǔn)備工作：配備一臺(tái)微機(jī)，一臺(tái)光盤刻錄機(jī)，配備一個(gè)1T大容量硬盤，一個(gè)500G移動(dòng)硬盤。2、檔案原文分類整理：按照每張光盤4.2G的刻錄容量，按照光盤刻錄順序分別建文件夾，重新排列和拷貝檔案原文。四、電子檔案?jìng)浞蒹w系建設(shè)3、制作光盤目錄數(shù)據(jù)文