《公安電子檔案管理工作面臨的困境及創(chuàng)新對(duì)策【5100字論文】》

公安電子檔案管理工作面臨的困境及創(chuàng)新對(duì)策目錄TOC\o"1-2"\h\u26081淺析公安電子檔案管理工作的困境與出路 122387引言 124444一、公安電子檔案管理工作面臨的困境 221267（一）電子檔案信息流通不夠，共享平臺(tái)建設(shè)不足 212140（二）統(tǒng)籌管理管控不足，電子平臺(tái)布局缺乏統(tǒng)一性 29846（三）安全風(fēng)險(xiǎn)防控不夠全面，電子安全需要加強(qiáng) 318628（四）電子檔案管理效率不高，技術(shù)人才匱乏 32187二、公安電子檔案管理工作創(chuàng)新出路 424149（一）打破信息孤島，實(shí)現(xiàn)電子檔案信息資源的集成 416906（二）完善內(nèi)部管理，實(shí)現(xiàn)電子檔案統(tǒng)一布局 414940（三）加強(qiáng)細(xì)節(jié)管理，加速電子檔案制度化 512036（四）培養(yǎng)電子人才，提升檔案管理水平 58294結(jié)語 6摘要：信息化時(shí)代的到來，也讓公安檔案業(yè)務(wù)中遍布著數(shù)據(jù)龐大格式多樣、利用頻繁的電子檔案，這些電子檔案以其方便快捷、易于存放等優(yōu)點(diǎn)，正在逐漸替代公安部門傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案。為此，加強(qiáng)公安電子檔案管理，提升檔案信息化水平，成為公安部門檔案管理發(fā)展的必然選擇。本文深入公安系統(tǒng)的電子檔案管理實(shí)際情況，細(xì)致分析了當(dāng)前公安電子檔案管理面臨的困境，并提出了具有針對(duì)性的提升公安電子檔案管理水平的出路，希望能夠?yàn)橹搽娮訖n案管理工作更加便捷化、高效化提供一些有益思路。關(guān)鍵詞：電子檔案；公安；檔案管理；創(chuàng)新策略引言隨著國(guó)家數(shù)字化轉(zhuǎn)型戰(zhàn)略的到來，快速推動(dòng)了社會(huì)數(shù)字化發(fā)展。在數(shù)字信息發(fā)展的大背景下，檔案管理面臨巨大機(jī)遇和挑戰(zhàn)。2020年6月20日新檔案法正式頒布，增加了對(duì)檔案信息化要求的重要篇幅，其中第三十七條明確了電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用。由此，電子檔案歸檔與電子檔案管理將成為各大公安部門檔案工作中的重要內(nèi)容[1]。在信息化被越來越重視的當(dāng)下，無論是政府行政管理、公安部門生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)還是社會(huì)公共服務(wù)等方面，都在積極應(yīng)用數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)，以加快自身信息化建設(shè)的步伐。電子工作的環(huán)境漸漸趨向普遍化和電子檔案，并且以電子檔案為管理對(duì)象，保存人類活動(dòng)時(shí)代記憶的電子檔案管理工作已逐步形成并得到社會(huì)的廣泛重視[2]。公安部門的電子檔案事關(guān)多方重要信息，加強(qiáng)公安電子檔案管理時(shí)不我待，本文基于公安電子檔案管理的實(shí)際情況，通過對(duì)公安部門電子檔案歸檔與電子檔案管理的實(shí)踐，形成具有參考指導(dǎo)意義的工作模式與經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，構(gòu)建以多維實(shí)務(wù)與價(jià)值綜合管理為抓手的集成電子檔案管控體系，實(shí)現(xiàn)公安電子檔案的歸檔精確化，管理高效化，流程制度化，信息數(shù)據(jù)化，通過全面管理促進(jìn)公安電子檔案管理的全面發(fā)展。一、公安電子檔案管理工作面臨的困境（一）電子檔案信息流通不夠，共享平臺(tái)建設(shè)不足電子檔案管理是公安部門管理體系的重要組成部分，電子檔案管理水平的效果直接影響公安部門的長(zhǎng)效發(fā)展。隨著政府部門信息化改革的不斷深入，如何構(gòu)建以信息化為手段的電子檔案管控體系已成為檔案管理改革的重要議題。很多公安部門沿用傳統(tǒng)電子檔案管理模式已有多年，但隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的飛速更新以及各類案件類別不斷延展，傳統(tǒng)型電子檔案管理模式已不能滿足公安部門管理的需求。內(nèi)控管理體系不健全，檔案管理職能相對(duì)落后，核心管理層缺乏對(duì)公安案件檔案全流程管控，導(dǎo)致電子檔案管理無法有效落實(shí)分解落實(shí)到公安部門辦案、查案、檔案、歸檔、信息、人力資源等各環(huán)節(jié)中去，檔案儲(chǔ)存分散，造成各個(gè)部門的電子檔案信息數(shù)據(jù)分離，弱化了檔案信息溝通互動(dòng)效率，缺乏電子檔案共享平臺(tái)[3]。因此其余部門對(duì)電子檔案管理的參與度不是很高，造成公安檔案管理部門管理壓力大。各部門分工混亂、權(quán)責(zé)不清，造成全面的電子檔案管理工作落實(shí)難度高，易導(dǎo)致實(shí)際電子檔案與公安部門案件辦理、案件備份等情況相背離，建立電子檔案共享平臺(tái)，是電子檔案管理的必然趨勢(shì)，也是時(shí)代發(fā)展的必然產(chǎn)物，公安部門需要積極利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，建立電子檔案共享平臺(tái)，創(chuàng)新管理方法，提升管理效率。（二）統(tǒng)籌管理管控不足，電子平臺(tái)布局缺乏統(tǒng)一性在互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)普及，信息高度發(fā)達(dá)的今天，公安部門之前仍然沿用紙質(zhì)件簽送、圖片展示進(jìn)度等傳統(tǒng)手段進(jìn)行檔案管理。隨著檔案信息不斷地更新與積累，各方各面信息冗雜，公安部門在電子檔案管理方面也面臨著諸多困難。一方面由于電子檔案管理模式創(chuàng)新不足，信息化適應(yīng)能力不強(qiáng)，公安人員思想理念轉(zhuǎn)變不足，導(dǎo)致公安部門對(duì)電子檔案管控不足[4]。另一方面，由于面對(duì)電子檔案管理，公安管理層缺乏對(duì)電子檔案以及數(shù)據(jù)積累的整體把握，開展電子檔案管理時(shí)缺乏系統(tǒng)的、全面的戰(zhàn)略思維，只注重使用電子檔案的便捷性，忽視了對(duì)電子檔案的統(tǒng)一布局管理，體現(xiàn)公安部門當(dāng)前的電子檔案管理體系并不完善，忽略了宏觀電子檔案管理，導(dǎo)致電子檔案管理體系的實(shí)施不能充分發(fā)揮自身的價(jià)值作用，沒有形成科學(xué)的電子檔案管理體系。缺少科學(xué)的方法與積極的態(tài)度，電子檔案管理只是流于形式。因此，公安部門亟需進(jìn)行成本的整體把控，將電子檔案管理精細(xì)化，形成一個(gè)全面的信息化管理系統(tǒng)，到了電子檔案管理統(tǒng)一布局、決勝之機(jī)的時(shí)候。（三）安全風(fēng)險(xiǎn)防控不夠全面，電子安全需要加強(qiáng)在很多的公安部門中，對(duì)于電子檔案的管理，都沒有實(shí)施網(wǎng)絡(luò)安全防控管理，雖然公安部門的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)難以侵入，但是計(jì)算機(jī)操作平臺(tái)、計(jì)算機(jī)硬件以及一些不法分子的竊取動(dòng)機(jī)，會(huì)讓公安部門的電子檔案管理系統(tǒng)處于被破壞的破壞的威脅之下[5]。另外，還有少數(shù)公安人員會(huì)利用職位之便，經(jīng)不住外界的誘惑，成為黑惡勢(shì)力的保護(hù)傘，為不法分子竊取重要的電子檔案機(jī)密。針對(duì)這樣的情況，公安部門明顯對(duì)于電子檔案的防控安全體系布局不足，電子檔案安全管理需要加強(qiáng)，需要在公安部門內(nèi)部形成一個(gè)完善的互相監(jiān)督制度，讓公安人員互相監(jiān)督，確保電子檔案的安全使用，加強(qiáng)安全風(fēng)險(xiǎn)防控。（四）電子檔案管理效率不高，技術(shù)人才匱乏公安部門在處理案件中涉及大量的電子檔案管理細(xì)節(jié)，人工的電子檔案管理不僅效率低，有時(shí)還會(huì)出現(xiàn)細(xì)節(jié)的疏漏，利用集成系統(tǒng)能夠緩和彌補(bǔ)很多電子檔案管理存在的疏漏，但很多公安部門的集成管理相對(duì)落后，出現(xiàn)了創(chuàng)新不足的情況。近年來，隨著物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、移動(dòng)互聯(lián)等信息技術(shù)的快速發(fā)展，公安部門邁入了以信息化驅(qū)動(dòng)電子檔案創(chuàng)新及管理提升的新時(shí)代，信息化的全方位實(shí)施，不僅可以規(guī)范各項(xiàng)電子檔案管理流程，提高全面管理的效率，優(yōu)化各項(xiàng)數(shù)字化管理體系。在公安部門的創(chuàng)新思路中，ERP技術(shù)、物料編碼技術(shù)等信息化集成技術(shù)為構(gòu)建閉環(huán)式電子檔案管理提供了重要的技術(shù)支持[6]。但是這些技術(shù)的科學(xué)運(yùn)用，需要專業(yè)的人才來進(jìn)行管理，公安部門對(duì)信息化技術(shù)人才的缺乏也導(dǎo)致了公安電子檔案管理的效率不高。公安部門要逐步引進(jìn)技術(shù)人才，按照“逐步有魂、真正有用”的建設(shè)思路將電子檔案管理信息化創(chuàng)新提上日程，先行先試、穩(wěn)步推進(jìn)，不斷健全電子檔案管理架構(gòu)。二、公安電子檔案管理工作創(chuàng)新出路（一）打破信息孤島，實(shí)現(xiàn)電子檔案信息資源的集成電子檔案是公安部門各項(xiàng)工作穩(wěn)健開展、全面把控的核心，公安部門可以要求各版塊實(shí)行“自下而上，上下結(jié)合”的電子檔案管理體系，電子檔案管理體系需要完善的流程來進(jìn)行執(zhí)行，這就對(duì)公安電子檔案管理提出了更高的要求。“存檔-歸檔-共享”管理體系可以根據(jù)公安部門的實(shí)時(shí)電子檔案更新情況，各部門電子檔案信息通過系統(tǒng)進(jìn)行傳遞、匯總，分析公安部門預(yù)算整體情況，實(shí)現(xiàn)公安對(duì)各部門業(yè)務(wù)與電子檔案數(shù)據(jù)的掌控，各部門依托系統(tǒng)電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行交流，從而改善各個(gè)部門之間電子檔案信息孤立的情況。電子檔案管理主要對(duì)接數(shù)據(jù)庫，對(duì)系統(tǒng)員工提供檔案查詢、條件查詢，并可為員工提供生成對(duì)比、分析視圖功能。根據(jù)員工維度的安全設(shè)計(jì)，業(yè)務(wù)操作員只能查看自己部門報(bào)送檔案和公安系統(tǒng)公開數(shù)據(jù)，公安領(lǐng)導(dǎo)可以根據(jù)不同崗位職責(zé)設(shè)置部分或全部電子檔案查詢權(quán)限。為了形成完整的電子檔案管理系統(tǒng)，系統(tǒng)可以對(duì)各模塊功能進(jìn)行整合，規(guī)范系統(tǒng)處理流程，使公安部門在運(yùn)用信息化技術(shù)后，在流程完善，功能完備的系統(tǒng)中對(duì)電子檔案進(jìn)行全面控制，借助系統(tǒng)對(duì)電子檔案進(jìn)行存儲(chǔ)、核算、調(diào)整、預(yù)警、公布，保證了信息的安全，防止“信息孤島”的現(xiàn)象，幫助公安部門進(jìn)行快速的電子檔案查詢、分析、搜索，提高電子檔案管理效率。（二）完善內(nèi)部管理，實(shí)現(xiàn)電子檔案統(tǒng)一布局“存檔-歸檔-共享”管理體系可以幫助公安部門實(shí)現(xiàn)各類電子檔案的歸檔、存檔可控化。但公安部門在加強(qiáng)系統(tǒng)管理的同時(shí)，還要加強(qiáng)內(nèi)部管理，使得公安部門的電子檔案管理能夠?qū)崿F(xiàn)統(tǒng)一布局。在統(tǒng)一布局體系中，各項(xiàng)電子檔案能夠在管理人員的分類下自動(dòng)生成檔案憑證并上傳到公安系統(tǒng)，管理人員可以對(duì)公安部門的各個(gè)細(xì)節(jié)電子檔案管理進(jìn)行詳細(xì)地查詢和追蹤，在檔案記錄階段對(duì)不清楚有疑問的流程也可以快速進(jìn)行查詢和處理，實(shí)現(xiàn)公安部門電子檔案管理全面的可控化。同時(shí)，系統(tǒng)內(nèi)還可以設(shè)置“期末檔案”模塊，能夠?qū)膊块T的月度檔案、季度檔案、年度檔案進(jìn)行全面的把控，可以將月度、季度、年度的檔案進(jìn)行統(tǒng)一的分類和管理[7]。在“期末檔案”功能實(shí)施時(shí)，對(duì)于上期電子檔案沒有存檔的內(nèi)容，可以自動(dòng)存到下一期，管理人員可以對(duì)各類已經(jīng)上傳的電子檔案進(jìn)行詳細(xì)的檢查，每一份上傳到管理系統(tǒng)的電子檔案都建立其詳細(xì)的日期和說明，在方便管理人員進(jìn)行檔案管理的同時(shí)，也實(shí)現(xiàn)了公安部門集成系統(tǒng)中所有的執(zhí)行流程形成了一個(gè)可視化信息庫，讓公安部門所有的電子檔案都處于可控化的管理之中。（三）加強(qiáng)細(xì)節(jié)管理，加速電子檔案制度化公安部門在處理案件的過程中，會(huì)產(chǎn)生成千上萬的電子檔案，為了應(yīng)對(duì)可能產(chǎn)生的網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)，公安部門可以根據(jù)信息化內(nèi)部管理，利用集成系統(tǒng)實(shí)施全面監(jiān)控，形成電子檔案與部門歸口環(huán)環(huán)相扣，層級(jí)之間相互制約的互動(dòng)管控機(jī)制，可以有效地提高公安部門的資金使用安全度，減少網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，公安部門還需要對(duì)內(nèi)部統(tǒng)一的電子檔案精細(xì)化管理進(jìn)行布局，使各項(xiàng)電子檔案存檔、歸檔工作流程都十分清晰，公安部門的內(nèi)控管理水平得到提升，才能保障電子檔案使用的安全性。另一方面，公安部門作為檔案密集使用單位，可以利用管理系統(tǒng)將公安部門的電子檔案集中進(jìn)行管控，再根據(jù)公安部門的辦案模式，保證公安部門檔案能滿足近期的辦案需要為目標(biāo)，制定電子檔案統(tǒng)一管理布局，從而提高公安部門的電子檔案使用監(jiān)督能力，全面防控電子檔案使用風(fēng)險(xiǎn)。（四）培養(yǎng)電子人才，提升檔案管理水平電子檔案管理過程中，會(huì)應(yīng)用到各類集成系統(tǒng)技術(shù)，對(duì)于技術(shù)的應(yīng)用和后期的維護(hù)，都需要專業(yè)的技術(shù)人才來進(jìn)行把控，因此公安部門在引進(jìn)人才時(shí)，可以通過完善的人才政策來吸引一些技術(shù)人才，讓專業(yè)人才的電子檔案管理能力能夠在公安部門發(fā)揮出更多的作用。同時(shí)集成系統(tǒng)不僅僅是管理流程的電子化，它滲透到日常管理的方方面面，以費(fèi)用與電子檔案管理為契機(jī)，對(duì)公安部門日常管理制度及流程進(jìn)行梳理，規(guī)范公安部門管理，把規(guī)章制度通過流程的方式固化在系統(tǒng)中，通過系統(tǒng)內(nèi)部的預(yù)設(shè)流程，使得單據(jù)按照正規(guī)的流程逐級(jí)審批，對(duì)各類電子檔案管理建立全方位管理，實(shí)時(shí)監(jiān)控，加強(qiáng)電子檔案建立監(jiān)督管理，強(qiáng)化電子檔案管理風(fēng)險(xiǎn)管控，提升單位內(nèi)控管理水平，加強(qiáng)電子檔案管理效果，技術(shù)人員能夠在其中發(fā)揮出良好的協(xié)調(diào)效果。系統(tǒng)與系統(tǒng)之間的集成使公安部門能更合理準(zhǔn)確地安排電子檔案鏈有序管理。公安部門在推動(dòng)集成工作時(shí)，除了數(shù)據(jù)與數(shù)據(jù)間的信息集成，員工也在不斷掌握復(fù)合知識(shí)，技術(shù)人才的指導(dǎo)能夠幫助公安部門培養(yǎng)更多復(fù)合型人才，復(fù)合型人才的有效培養(yǎng)也為實(shí)現(xiàn)電子檔案統(tǒng)一管理與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的融合提供了必要的人才供給支持。電子檔案管理與公安部門其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的緊密集成，使相關(guān)的業(yè)務(wù)信息能夠自動(dòng)地在正確時(shí)間傳送到指定的地點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)檔案管理與案件管理的協(xié)同，最終實(shí)現(xiàn)公安部門的各個(gè)部門電子檔案的集成。因此，技術(shù)型人才能夠在公安部門的電子檔案管理中發(fā)揮出很大的作用，公安部門應(yīng)當(dāng)全力引進(jìn)人才和培養(yǎng)人才。結(jié)語總之，檔案是記錄公安部門辦案信息的重要依據(jù)，和公安部門的日常工作有著密切的聯(lián)系，信息化帶來智能管理，創(chuàng)新化促進(jìn)公安辦案發(fā)展，對(duì)于電子檔案的管控水平也需要進(jìn)一步加強(qiáng)，信息化管控體系可以為公安部門帶來了智能、高效、全面的電子檔案管理平臺(tái)，讓員工在線上釋放人工繁瑣，讓公安部門在創(chuàng)新中不斷向前。公安部門將繼續(xù)不斷探索先進(jìn)的管理技術(shù)，為推進(jìn)公安部門加強(qiáng)電子檔案管理，加強(qiáng)檔案整體管控能力，提升創(chuàng)新管理水平而不斷努力，為迎接更全面、更智能、更加數(shù)字化的檔案管理平臺(tái)夯實(shí)堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。參考文獻(xiàn)：[1]鄭世文.檔案數(shù)字化