第9章 會議溝通

第9章會議溝通一次成功的會議就是一次成功的溝通什么是會議溝通？會議溝通：是群體和組織中相互交流意見的一種形式，

會議即可以視作一個(gè)集思廣益的過程，也可以被當(dāng)作一種信息傳遞的方式。有什么事情開個(gè)會解決9.1會議溝通概述9.1.1會議目標(biāo)（1）分享信息（傳遞信息）。（2）作出決策。（3）化解矛盾。（4）創(chuàng)新思維。（5）激勵(lì)成員（士氣）。9.1.2會議類型會議按不同的類型劃分，類別不同，主要有：（1）按會議的規(guī)模劃分1）大型會議：股東大會；展銷會；新聞發(fā)布會；全體員工會議等。2）中型會議：行政例會；代表大會等。3）小型會議：座談會；洽談會；部門會議等;一對一會議。按會議的內(nèi)容和性質(zhì)分1）股東大會和董事會——股份制企業(yè)會議的一種類型。參加人員：全體股東或股東代表；董事會成員內(nèi)容：公司的重大事項(xiàng)，如公司章程的修訂；公司利潤的分配；新項(xiàng)目投資等。9.1.2會議類型2）常規(guī)性的員工會議——這種會議為常見會議類型。參加人員：全體員工；與會議內(nèi)容有關(guān)的人員內(nèi)容：通報(bào)新的政策；傳達(dá)上級的指示精神；表彰先進(jìn)；總結(jié)單位上一年的工作情況，布置下一年的工作等。3）部門會議——由部門負(fù)責(zé)人召集本部門成員召開的會議，一般規(guī)模不大。內(nèi)容：通報(bào)部門情況；解決問題；融洽關(guān)系。有時(shí)突發(fā)事件出現(xiàn)，也需要召開部門會議立即解決。4）座談會（包括客戶咨詢會議）——企業(yè)對內(nèi)對外的一種溝通方式，目的性強(qiáng)，會議的時(shí)間短。參加人員：比較復(fù)雜，可以來自單位各部門，也可來自社會各方面。內(nèi)容：了解對一些問題的看法，搜集一些意見等。5）展銷會和業(yè)務(wù)洽談會展銷會是一種開放式的會議形式，主要以營銷為目的。洽談會主要是以談判的形式出現(xiàn)，要求較高。6）新聞發(fā)布會——這是一種對外的開放性會議形式。一般在企業(yè)出現(xiàn)危機(jī)事件，或有新產(chǎn)品問世等重大事項(xiàng)時(shí)采用這種會議類型。新聞發(fā)布會運(yùn)用領(lǐng)域較廣。7）一對一會議（虛擬會議）這是一種特殊的會議類型，在企業(yè)中一般以聊天、交談、聚餐（會）等形式出現(xiàn)。這種會議類寫那個(gè)對于了解情況、收集信息非常有意義。9.1.3會議的組織原則（1）目的要明確。（2）決策要果斷。（3）反應(yīng)要靈活。（4）職責(zé)要分明。（5）互相要配合。（6）會議要節(jié)儉。9.2會議的準(zhǔn)備工作9.2.1成立會議的籌委會或秘書處。這一般是指大型會議?；I委會或秘書處成員要分工明確，互相協(xié)作，在會議材料的準(zhǔn)備、分發(fā)，會場的確定、布置，參會人員的迎送、餐飲等方面都要做好工作，確保會議順利進(jìn)行。9.2.2擬定相關(guān)文件（1）會議通知、請柬、邀請函等。（2）會議議程（3）會議日程安排（4）會議的經(jīng)費(fèi)預(yù)算（5）會議的策劃方案（一般很少用）9.2.3選擇確定參加會議的人員根據(jù)會議的內(nèi)容、重要性，確定參會人員。參會人員：人數(shù)、級別（身份）；會議的代表&會議的嘉賓&特邀代表等。會議參加人員選定的原則：（1）首要原則是少而精（2）信息型會議——所有需要了解信息的人參加（3）決策型會議——對問題的解決有所貢獻(xiàn)，對決策有影響的權(quán)威人士，以及能對執(zhí)行決策做出承諾的人參加（4）你需要對那些未在會議邀請之列的關(guān)鍵人士做出說明9.2.4做好會場的布置會場安排因會議性質(zhì)、規(guī)模、、內(nèi)容不同而不同（1）會場選擇和布置應(yīng)注意的問題：1）根據(jù)人數(shù)多少選擇會場大小2）會場交通要方便3）會場環(huán)境要安靜，無噪音干擾4）會場衛(wèi)生要干凈，通風(fēng)條件、隔音效果都要好5）會議所需的設(shè)備要齊全：音響、投影儀、白板（筆）、電源、席卡……6）安全措施要到位（2）座次安排——重要。1）禮堂式?！话阌糜诖笮蜁h；全體股東大會；全體員工會議或新聞發(fā)布會。2）U型（橢圓型、長桌型）——一般用于部門會議或貿(mào)易洽談會等小型會議。3）圓桌型——一般用于多方會議，而且在地位上不宜區(qū)別開來的人員宜用這種會議座次。4）V型——一般用于宴會或培訓(xùn)會，一方面可以聽講，一方面可以討論。5）課桌型——與禮堂型相似，只是會議的規(guī)?；虻燃壭∮诙Y堂式，更多的用于內(nèi)部會議溝通。6）半圓形或馬蹄型——一般是領(lǐng)導(dǎo)會見時(shí)運(yùn)用。會場布置V型禮堂型長桌型U型圓桌型課堂型9.3會議日程安排一、會議日程安排的作用1.保證會議按一定日程有序進(jìn)行2.方便與會人員，使與會人員清楚知道會議經(jīng)過和內(nèi)容3.提供了組織者和參會人員之間、參會人員之間的溝通的平臺4.樹立了會議組織者的良好形象9.3會議日程的安排9.3.1會議日程安排包括的具體內(nèi)容（1）會議舉行的時(shí)間、地點(diǎn)。（2）會議要討論和解決的問題——即議題及其類型：（3）每項(xiàng)議題的負(fù)責(zé)人和介紹人。（4）每項(xiàng)議題所需要的時(shí)間。（5）會議的名稱（6）其他：休息安排；社交等9.3.2會議日程安排的具體寫作：資料：“格力”空調(diào)合肥地區(qū)銷售部決定于2008年1月15日在合肥桐江飯店召開各銷售點(diǎn)（包括三縣）負(fù)責(zé)人會議。會議主要是表彰2007年銷售先進(jìn)單位，并布置2008年銷售任務(wù)及具體落實(shí)情況。9.3.3會議決策的方法（1）權(quán)威決策法。（權(quán)威型）——往往由領(lǐng)導(dǎo)決定或會議主席對問題的解決方法做出最后的決定。優(yōu)點(diǎn)：快速、高效缺點(diǎn)：有些成員沒有表態(tài)或贊成。（2）多數(shù)/投票表決決策法。（表決型）——大多數(shù)人通過投票的方式進(jìn)行決定，一般來說被認(rèn)為是比較公正的。優(yōu)點(diǎn)：速度快；缺點(diǎn)：可能造成群體內(nèi)部成員分裂。（3）趨同決策法。（咨詢型）——將問題及方法都寫出，讓與會人員選擇，根據(jù)群體的大致傾向，由領(lǐng)導(dǎo)最后做出決策。優(yōu)點(diǎn)：成員高度參與，每個(gè)人都可發(fā)表意見；缺點(diǎn)：時(shí)間長；有時(shí)難以達(dá)到。（4）達(dá)成一致決策法。（全體通過型）——每個(gè)人都完全同意。優(yōu)點(diǎn)：執(zhí)行阻力??；缺點(diǎn)：費(fèi)時(shí)。9.3.4會議議程與日程安排的關(guān)系（1）會議議程：（2）兩者關(guān)系聯(lián)系：1）兩者的主要內(nèi)容一致：主持、議題等2）議程所列事項(xiàng)順序與日程安排順序一致3）兩者都是圍繞一次會議而擬寫的書面材料區(qū)別：1）日程安排比議程更為具體2）日程安排應(yīng)讓參加會議的人員人手一份；議程可以不發(fā)放給與會人員3）日程以每天為單元擬寫；議程以整個(gè)會議為單元擬寫。你在會議中是否具有以下行為？9.3.5會議記錄（1）記錄方式：文字；符號；錄音（2）記錄種類：概要式；詳細(xì)式；詳略式。（3）會議記錄的內(nèi)容：1）會議的基本情況：時(shí)間、地點(diǎn)、會議名稱（屆、次）、出席人、主持人、記錄人、列席人、缺席人、議題等2）會議記錄的核心內(nèi)容：①會議進(jìn)程：開幕式；宣讀文件；來賓講話等；②代表發(fā)言、談?wù)摰膬?nèi)容；③形成的決議及未解決的問題④散會（休會）。主持人、記錄人簽名。9.4會議的主持與參與9.4.1會議支持人的溝通技巧（1）成功地開始會議1）準(zhǔn)時(shí)開會，精心設(shè)計(jì)開場白。2）向每個(gè)會議參加者表示歡迎“各位來賓，各位代表，至此……之際，我代表……向各位表示熱烈的歡迎?！?）制定或重溫會議的基本原則（會議要求）4）分配記錄員（或計(jì)時(shí)員），明確責(zé)任。（2）圓滿地結(jié)束會議1）回顧會議的議程，表明已經(jīng)完成的事項(xiàng)和待完成的事項(xiàng)。2）總結(jié)會議的主要決定和行動方案3）就下次會議日期、地點(diǎn)等事項(xiàng)達(dá)成一致意見。這種情況一般是一次會議難以解決現(xiàn)實(shí)問題，才有會議結(jié)束時(shí)的約定。4）給每一位與會者一點(diǎn)時(shí)間說最后一句話。

如：“大家簡單地談一下自己的感受?！薄懊總€(gè)人用一句話簡單總結(jié)一下吧！”“大家還有什么意見？可以利用最后一點(diǎn)時(shí)間說一下?！?）對會議進(jìn)行評估，在一種積極的氣氛中結(jié)束會議?？梢韵蚺c會者表示贊賞、祝賀等。如“今天的會氣氛很好，大家聽得都很認(rèn)真，謝謝大家！”“今天圍繞***問題，大家討論的很熱烈，提出了很多合理化的建議。今天的會議很成功，達(dá)到了預(yù)期的效果。謝謝大家！現(xiàn)在散會。”（3）主持人應(yīng)有技能（如何支持會議）1）清楚、簡明地介紹會議的程序及要求:議題；議題的主講人；會場紀(jì)律要求等2）能夠控制會議中的任何沖突：①議題復(fù)雜的會議：與會成員有分歧，要對問題進(jìn)行總結(jié)并組織討論②議題有爭議，請發(fā)言者輪流發(fā)言，表示贊同或反對。3）在會議進(jìn)行中應(yīng)對會議要點(diǎn)和決議進(jìn)行總結(jié)，使會議按日程安排逐項(xiàng)順利推進(jìn)。4）關(guān)注會議人員：留意人們何時(shí)希望發(fā)言；鼓勵(lì)與會者發(fā)言。5）控制會議進(jìn)程：①與會人員爭吵、離題，要控制局面，使之回歸正題②中途走動頻繁、聲音嘈雜要制止③發(fā)言人超時(shí)要提醒。6）將決議付諸表決。7）主持人要正確地運(yùn)用提問的方式9.4.2會議參加者的溝通技巧（1）做好準(zhǔn)備：仔細(xì)閱讀會議材料，考慮要討論的問題，事先擬好發(fā)言提綱。（2）確保所問問題、所提建議含金量高。（3）將自己的意見與權(quán)威人物的意見聯(lián)系起來。（4）事先在組織內(nèi)尋找到意見相同的伙伴，彼此互相支持。（5）準(zhǔn)備發(fā)言前，可以用語言和非語言向主持人示意（6）認(rèn)真傾聽，做好記錄9.4.3會議秘書的職責(zé)（1）秘書素質(zhì)1）思維敏捷2）記錄速度快3）知識面廣4）傾聽能力強(qiáng)5）總結(jié)能力強(qiáng)6）協(xié)調(diào)能力強(qiáng)（2）秘書職責(zé)1）擬寫會議材料，并分發(fā)到相關(guān)者手中。2）下發(fā)會議通知、請柬等3）記錄會議內(nèi)容（全程記錄）4）整理會議紀(jì)要并下發(fā)5）匯報(bào)并協(xié)助解決會議中的突發(fā)事件6）其他：迎送嘉賓、領(lǐng)導(dǎo)；查看會場布置……小測試我常對參加者更注意而非對自己更注意。會議前，我總能心平氣和、泰然自若。會議前，我會