物業(yè)檔案的建立與管理方案

物業(yè)檔案的建立與管理方案知識經(jīng)濟的悄然崛起，使信息的重要性目益凸現(xiàn)，信息資源已成為物業(yè)管理中不可缺少的組成部份。在xxxx醫(yī)院物業(yè)管理服務(wù)的檔案建立與管理中，我們將采用先進(jìn)的計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，對檔案進(jìn)行集中有序、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的管理，配合先進(jìn)的資料檢索軟件以達(dá)到信息共享、合理利用的目的。同時，我們在信息資料收集中將廣開渠道，對轄區(qū)內(nèi)所有物業(yè)項目從主體到配套，從建筑到環(huán)境，從硬件到軟件都建立起相應(yīng)的管理檔案，有效保證物業(yè)管理服務(wù)的質(zhì)量，提升物業(yè)管理的整體水平。為此，我們建一整套從檔案收集、分類、歸檔、使用到銷毀的管理制度及檔案管理人員的職責(zé)，以保證檔案管理滿足物業(yè)管理的需要。檔案管理制度根據(jù)國家和地方有關(guān)物業(yè)管理法規(guī)，提煉形成的物業(yè)管理制度，使各管理項目有章可循，有規(guī)可依，有據(jù)可查，保證各項工作的順利進(jìn)行，確保工作目標(biāo)的全面實現(xiàn)。1、檔案資料的歸檔管理（1）文件（包括印制品和音像制品等）材料的歸檔范圍：凡是反映公司活動和基本歷史面貌，具有查考利用價值的文件材料均應(yīng)歸檔，不能有各部門保管，應(yīng)直接交存檔案室。l）文件檔案的歸檔范圍，包括各部、室及公務(wù)活動中形成的公文、電報、薄冊、圖表、書信、日記、會議材料、圖像、錄像等內(nèi)容；2）檔案的歸檔范圍：兼職客服管理員、技術(shù)員在工作中形成的圖紙、說明書等內(nèi)容;3）專項檔案的歸檔范圍，包括各部、室在專門業(yè)務(wù)活動中形成的各種檔案，如：會議檔案、聲像檔案、紀(jì)檢檔案、審計檔案等；4）財務(wù)資料由財務(wù)部門歸檔管理。（2）歸檔要求：1）歸檔的文件必須是原件、正本，符合文件格式；2）歸檔的文件必須簽字、審批手續(xù)完備，自己清楚，圖面整潔；3）歸檔的文件材料要完整齊全、裝訂整齊、并經(jīng)適當(dāng)?shù)恼恚?）是傳真件的應(yīng)復(fù)印后以復(fù)印件歸檔；5）歸檔的文件材料紙張及文件格式必須符合國家要求，必須字跡清楚工整，要用耐久的自己材料書寫，如碳素墨水、藍(lán)黑墨水，禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)墨水、復(fù)寫紙等書寫材料；6）每類建設(shè)工程竣工必須有兼職檔案兼職客服管理員參加，對其文件材料（含有關(guān)圖紙等）完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性進(jìn)行鑒定和驗收；7）保持歸檔文件材料之間的歷史聯(lián)系，并進(jìn)行科學(xué)分類、立卷和編號；8）檔案題名應(yīng)確切反映卷內(nèi)文件內(nèi)容，并區(qū)分保管期限；9）文件材料的歸檔必須辦理移交手續(xù)；10）聲像檔案歸檔要求如下：①歸檔的聲像材料必須是原件、原版，各部門或個人不得私留聲像檔案；②歸檔的聲像材料必須聲像清晰、完整、準(zhǔn)確；③歸檔的聲像材料不得有水漬、油漬、劃傷、灰塵、霉菌等有害物；④歸檔的照片底片，必須詳細(xì)說明發(fā)生的時間、地點、時間內(nèi)容；⑤歸檔的錄音帶、錄像帶必須注明每盤帶內(nèi)錄入的內(nèi)容；⑥歸檔的磁盤必須在每個軟盤上標(biāo)明軟件名稱、開發(fā)時間、版本或標(biāo)明備份數(shù)據(jù)名稱及備份時間。（3）歸檔時間：1）文書檔案在第二年上半年內(nèi)歸檔；2）建設(shè)項目在竣工驗收后一個月內(nèi)歸檔；3）各項管理工作形成的文件材料，在當(dāng)年上半年內(nèi)，要將應(yīng)當(dāng)歸檔的文件材料交各職能部門負(fù)責(zé)人審定后，由檔案部門歸檔。（4）歸檔份數(shù)：1）各類文件材料一般歸檔一式一份；2）重要的和使用頻繁的文件材料可歸檔一式兩份或適當(dāng)增加其歸檔份數(shù)。（5）不歸檔文件材料的范圍：1）重份和無參考利用價值的事務(wù)性、臨時性文件；2）上級機關(guān)任免、獎懲非物業(yè)中心工作人員的文件、供參閱的文件材料；3）上級單位發(fā)來供參考的抄件和征求意見未定稿的文件；4）未經(jīng)會議討論和領(lǐng)導(dǎo)審閱、簽發(fā)的未生效文件、電報草稿、一般性文件的歷次修改稿（重要法規(guī)性文件、定稿除外）影印文件的多次校對稿（主要領(lǐng)導(dǎo)親筆修改稿和負(fù)責(zé)人簽字的最后定稿除外）；5）從正式文件、電報上摘錄的供工作參閱的非證明材料；6）參加非主管單位召開的會議不需要貫徹執(zhí)行和無查考價值的文件材料；7）非本單位抄送的不需要辦理的文件材料；8）下級單位送來參閱的簡報、情況反映、不應(yīng)抄報和不必備案的文件材料。（6）經(jīng)理要經(jīng)常對物業(yè)中心的文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。2、檔案資料的保管（1）所有檔案資料均由物業(yè)中心檔案室保管，同時建立電子檔案庫；實行原始檔案和電腦數(shù)據(jù)庫存檔雙軌制。（2）存放檔案必須有專用柜、架，檔案管理員應(yīng)編制統(tǒng)一的檔案分類說明書及檔案總目錄，并按內(nèi)容、部門、年度、保存期限及保密程度的分類順序進(jìn)行組卷、逐一編號，登記造冊、編制目錄、分柜保存，以便于管理和查看。業(yè)主/物業(yè)使用人檔案資料的分類原則是組團(tuán)按柜、每棟按位、每單元按盒、每戶按冊建擋。（3）必須維護(hù)檔案的完整性（質(zhì)量上的完整和數(shù)量上的完整）安全性（物質(zhì)的安全和法律的安全）。（4）底圖除修改、送曬外，不得外借。修改后的底圖入庫，要認(rèn)真檢查其修改、補充情況，底圖存放以平放為宜;（5）存入膠片、照片、錄像帶、磁帶要用特制的密封盤和專門的卷盒，按編號順序排列在膠片柜或防火柜內(nèi)。必要時采取譯制、拷貝；（6）定期每半年進(jìn)行檔案的清理核對和保管質(zhì)量檢查工作，做到賬冊相符。對破損或載體變質(zhì)檔案，要及時進(jìn)行修補和復(fù)制，經(jīng)常進(jìn)行蟲害消殺；（7）為保證檔案的安全和完善，檔案室應(yīng)隨時保持干燥、通風(fēng)、清潔，并加裝防盜門和防盜網(wǎng)。同時配備合適的文件柜、文件盒以及消防器材等，確保儲存地點符合防火、防蟲、防鼠、防潮等要求并定期巡查。（8）聲像檔案的保管如下：1）按不同類別和載體使用不同的裝具，分別排列保存；2）照片檔案一般放在相冊中，錄音帶、錄像帶、磁盤宜放在專用聲像檔案柜或密封盒中，豎放遠(yuǎn)離磁場。3、檔案資料借閱和復(fù)制管理物業(yè)中心所有工作人員都必須嚴(yán)格遵守公司保密制度有關(guān)規(guī)定，保守公司檔案秘密。物業(yè)中心所有工作人員都有保護(hù)檔案權(quán)利和義務(wù);經(jīng)批準(zhǔn)授權(quán)后都有借閱檔案、復(fù)制檔案的權(quán)利。（1）檔案資料的借閱1）借閱檔案必須向領(lǐng)導(dǎo)審批；2）對業(yè)主/物業(yè)使用人和管理服務(wù)中心、利益影響較大的檔案應(yīng)加密保存。這些檔案在電腦中按授權(quán)級別檢索，對保存在檔案室的原始資料應(yīng)嚴(yán)格控制借閱；3）嚴(yán)格檔案的出、入室規(guī)定：出室必須由具備資格的人員經(jīng)審批登記后方可借出；入室時，須由專人進(jìn)行檢查，若有破損，立即修復(fù)，并按規(guī)定追究有關(guān)人員責(zé)任。檔案管理人員應(yīng)及時收回在外文件，嚴(yán)防文件流失；4）物業(yè)中心人員查閱檔案，都必須辦理登記手續(xù)。檔案管理員必須將借閱情況存檔，同時將其輸入電腦中保存；5）在借閱檔案時應(yīng)做到以下幾點：①按規(guī)定辦理登記手續(xù)，定期歸還，借閱時間不得超過10天，確實因工作需要不能按時歸還者，應(yīng)辦理延期手續(xù)；②要愛護(hù)檔案，不得丟失；③所借檔案不得隨意折疊和拆卸，不得對檔案隨意更改，涂寫。6）借出和歸還檔案時，應(yīng)辦理清點手續(xù)，由檔案員和借閱者當(dāng)面核對清楚；7）檔案如有丟失、損壞或泄密，要立即追究當(dāng)事者責(zé)任；8）借閱者在歸還檔案時必須填寫檔案利用效果記錄；9）調(diào)離本部門的工作人員，必須清理移交檔案文件后方可辦理調(diào)離手續(xù)；10）出差、請長假（半月以上）或辭職者應(yīng)把所借閱檔案及時歸還，每年春節(jié)前夕所有外借檔案一律歸還檔案室；11）因工作需要（如檔案更改、報廢）檔案員通知歸還檔案時，應(yīng)在24小時內(nèi)歸還，如不及時歸還，所造成的后果由借閱人員負(fù)責(zé)。（2）檔案復(fù)制管理1）檔案復(fù)制必須向領(lǐng)導(dǎo)審批；2）檔案復(fù)制由借閱人員持有關(guān)批準(zhǔn)到指定復(fù)印員處復(fù)??；3）未經(jīng)批準(zhǔn)的，復(fù)印員一律不得幫其進(jìn)行復(fù)印。4、電腦化的管理為保證電腦網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的正常運行，保證檔案資料數(shù)據(jù)的安全、真實、可靠，采取如下措施進(jìn)行管理：（1）各主管部門，建立自身的網(wǎng)絡(luò)管理制度，負(fù)責(zé)對其所屬部門的檔案工作實行監(jiān)督、指導(dǎo)，實行分級管理。（2）檔案管理員必須做到檔案信息錄入化、檔案智能檢索化、利用光盤實現(xiàn)檔案的全文存儲。（3）對電腦系統(tǒng)進(jìn)行定期維護(hù)，為不同的操作人員設(shè)置不同的授權(quán)代碼，防止檔案資料的流失；定期組織管理人員、使用人員及操作人員進(jìn)行系統(tǒng)使用及安全信息的培訓(xùn)，制訂嚴(yán)格的系統(tǒng)管理規(guī)定，隨時監(jiān)督電腦使用人員的執(zhí)行情況。（4）定期對系統(tǒng)使用人員進(jìn)行培訓(xùn)最新的安全技術(shù)培訓(xùn)，實現(xiàn)安全管理，有效降低網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)的運行風(fēng)險。（5）對操作和使用人員進(jìn)行控制，當(dāng)有授權(quán)的員工離職或改變工作崗位時，要及時進(jìn)行安全系統(tǒng)的更新維護(hù)。（6）通過定期將相關(guān)系統(tǒng)備份磁盤、配備良好的服務(wù)器電源保護(hù)等措施確保系統(tǒng)的可靠性和檔案資料數(shù)據(jù)的完整。5、檔案鑒定和銷毀（1）檔案的鑒定1）檔案鑒定工作由物業(yè)辦公室負(fù)責(zé)進(jìn)行，鑒定由物業(yè)經(jīng)理、檔案資料管理員和有關(guān)業(yè)務(wù)管理人員組成。日常的鑒定工作由檔案資料管理員負(fù)責(zé)；2）鑒定工作人員的任務(wù)：①負(fù)責(zé)制訂本單位檔案保管期限表；②對到期檔案提出存、毀意見。3）確定保管期限原則：①對本單位有長遠(yuǎn)利用價值并能反映單位職能活動和歷史面貌的檔案應(yīng)永久保存；②凡是在一定時間內(nèi)有利用價值的檔案，采用長期或短期保存。4）鑒定工作應(yīng)該定期進(jìn)行；5）檔案通過鑒定，要求達(dá)到劃定保管期限準(zhǔn)確，保管單位質(zhì)量達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確、不完整，單位應(yīng)及時責(zé)成有關(guān)人員和部門負(fù)責(zé)修改、補充。（2）銷毀檔案的程序包括：1）鑒定工作人員應(yīng)列出需銷毀檔案的清單和撰寫銷毀報告單位主管領(lǐng)導(dǎo)審批，銷毀清單及報告由檔案室保存；2）檔案銷毀時，由單位派二人以上進(jìn)行監(jiān)銷并在銷毀清冊上簽章；3）銷毀檔案時要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，對在銷毀檔案過程中出現(xiàn)失密或?qū)挝辉斐蓳p失的，將根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。6、檔案管理人員的崗位責(zé)任制（1）檔案管理人員工作守則1）熱愛本職工作，忠于職守，嚴(yán)守紀(jì)律，保守公司的秘密，按照規(guī)定管理好公司的檔案；2）堅持公司的組織原則，識大體，顧全局，兢兢業(yè)業(yè)作奉獻(xiàn)；3）要有耐心熱情的態(tài)度、文明禮貌的作風(fēng)，全心全意的服務(wù)精神；4）要努力學(xué)習(xí)，鉆研業(yè)務(wù)，勤奮工作，善于思索，勇于開拓，不斷開創(chuàng)檔案工作新領(lǐng)域；5）要有民主、團(tuán)結(jié)、互助、友愛、高效的精神風(fēng)范和工作作風(fēng)；6）工作嚴(yán)謹(jǐn)、實事求是，堅持真理、忠于歷史，維護(hù)檔案的完整和安全。（2）檔案管理人員的工作要求1）資料歸存、借閱、復(fù)印、保密的規(guī)范完善；2）貫切《物業(yè)檔案資料的建立與管理制度》（文件資料的收集管理，歸檔范圍，平時歸卷、立卷）；3）應(yīng)積極配合各部門工作的正常開展，保證每一卷中都有卷內(nèi)目錄；4）對于公司檔案所有內(nèi)