公文中主題詞標(biāo)引存在的問題及解決措施

公文中主題詞標(biāo)引存在的問題及解決措施［摘要］公文主題詞是公文版記要素之一。正確標(biāo)引便于揭示公文的內(nèi)容和形式，便于歸檔和查詢，也便于辦公自動化和公文處理的規(guī)范化。在實際使用中，卻存在著對標(biāo)注不重視、標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、標(biāo)引不規(guī)范等很多問題。本文通過對應(yīng)用現(xiàn)狀的分析，并針對存在的問題及原因提出了相應(yīng)的解決措施。［關(guān)鍵詞］公文主題詞；標(biāo)引規(guī)范；應(yīng)用現(xiàn)狀；應(yīng)對措施公文主題詞又叫關(guān)鍵詞，也稱敘詞，是一些以概念為基礎(chǔ)的，規(guī)范化的，具有組配性能，并可顯示詞間語義關(guān)系的詞和詞組［1］。是公文中代表其內(nèi)容和形式特征的、最能說明問題的、起關(guān)鍵作用的詞和詞組。目前，作為辦公現(xiàn)代化產(chǎn)物的公文主題詞，在實際標(biāo)引中，卻存在這樣那樣不盡如人意的地方，使得公文執(zhí)行效率降低，處理成本提高，同時還影響到對公文的歸檔、管理和檢索查詢，影響公文的實效性和交互性，也不利于公文處理規(guī)范化和辦公自動化的進(jìn)程。一、正確使用公文主題詞的必要性和意義公文具有嚴(yán)肅性、規(guī)范性、程序性和工具性等特點(diǎn)，它是各部門在進(jìn)行黨政管理過程中形成的具有制度效力和規(guī)范體式的文書。正確使用公文主題詞便于揭示公文主要內(nèi)容，便于公文歸檔管理、檢索查詢，便于辦公自動化和公文處理的規(guī)范化。三、當(dāng)前存在的主要問題遵照國標(biāo)，相關(guān)行業(yè)和部門也編制了內(nèi)部主題詞表，但由于主題詞表的使用從上至下沒有實施細(xì)則，加之主題詞的應(yīng)用、制作又在不斷完善、規(guī)范的過程之中，因此在各級公文主題詞應(yīng)用和制作中出現(xiàn)很多問題，結(jié)合工作實際，筆者歸納為3個方面：1.不標(biāo)注公文主題詞。主要表現(xiàn)在下行文時，出于標(biāo)注者主觀上的原因，不進(jìn)行標(biāo)引。2.標(biāo)注不規(guī)范。主要表現(xiàn)一是隨意將標(biāo)題字面進(jìn)行簡單組配，二是使用表外詞，三是類別詞、類屬詞順序混亂不清，四是詞目過多等。例一，××市人事局、財政局、紀(jì)檢委、監(jiān)察局2004年文件“關(guān)于調(diào)整紀(jì)檢監(jiān)察辦案人員補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)的補(bǔ)充通知”，其主題詞隨意標(biāo)注為“調(diào)整”、“辦案補(bǔ)貼”、“通知”；例二，××學(xué)院2006年文件“關(guān)于印發(fā)《××學(xué)院實行安全穩(wěn)定責(zé)任制與事故責(zé)任追究制的規(guī)定》的通知”，其主題詞標(biāo)注為“學(xué)院”、“安全穩(wěn)定”、“責(zé)任制”、“責(zé)任追究制”、“規(guī)定”，也是沒有分析公文主題內(nèi)容，從標(biāo)題中自左到右隨意抽出幾個詞進(jìn)行組配而成。3.標(biāo)注不準(zhǔn)確。主要表現(xiàn)為對公文分析把握不到位，轉(zhuǎn)換不全面，抽象出的主題詞不能準(zhǔn)確揭示主題的內(nèi)容和形式。例三，“××市人民政府、××軍分區(qū)關(guān)于做好2004年冬季征兵工作的通知”一文的主題詞是“軍事”、“征兵工作”、“通知”。根據(jù)國標(biāo)規(guī)定，抽象出的類別詞標(biāo)注為“軍事”是不準(zhǔn)確的，它只能作為類屬詞。顯然標(biāo)注者對規(guī)范缺乏了解。正確的應(yīng)是“國防”、“軍事”、“征兵”、“通知”。例四，“××市人民政府關(guān)于公布第四批取消和第二批調(diào)整的市級政法部門行政審批事項的通知”的主題詞是“行政許可”、“取消”、“調(diào)整”、“通知”，抽象出的主題詞是不準(zhǔn)確的，其作為類別詞的“行政許可”在主題詞表中找不到，正確的應(yīng)該是“行政事務(wù)”、“審批”、“取消”、“調(diào)整”、“通知”。例五，××省教育廳2005年文件“省教育廳關(guān)于舉辦××省第二屆大學(xué)生藝術(shù)節(jié)藝術(shù)教育科學(xué)論文報告會暨2005年××高校藝術(shù)教育論壇的通知”的主題詞為“高校”、“大學(xué)生”、“藝術(shù)”、“活動”、“通知”，正確的標(biāo)注應(yīng)該是“高?！?、“藝術(shù)教育”、“科研成果”、“通知”，錯誤的原因除隨意標(biāo)題字面組配外，對整個文件的主要內(nèi)容是沒有全面把握的，文件核心內(nèi)容主要是強(qiáng)調(diào)“藝術(shù)教育的科研成果”，“藝術(shù)”一詞不存在于主題詞表中，也不能完全代替文件內(nèi)容的“藝術(shù)教育”，“科研成果”這個類別詞沒有抽象出來，簡單的一個“活動”不能說明文件內(nèi)容，而且“大學(xué)生”從屬于高校。標(biāo)注無疑是不準(zhǔn)確的。四、原因分析(一)不標(biāo)注的原因1.由于主體是公文的主要組成部分，占據(jù)版心的大部分位置，主體對公文質(zhì)量的好壞起著決定性的作用，因此許多人過分強(qiáng)調(diào)公文主體的完整性、規(guī)范性和用詞的準(zhǔn)確性，認(rèn)為一份公文只要具備公文標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、公文正文、附件、發(fā)文印章和附注等7個要素，就是完整合格的公文。出于這個觀念，很多人不能清醒地認(rèn)識公文主題詞在公文制作和檔案管理中的重要作用，忽略了主題詞存在的必要性和重要性，認(rèn)為主題詞和公文的關(guān)系不大，標(biāo)與不標(biāo)、標(biāo)對標(biāo)錯無關(guān)緊要。恰恰相反，缺少了眉首和版記，無論七要素如何完整，行文如何準(zhǔn)確流暢，它首先是不完整的公文，就不可能合格和規(guī)范［6］。2.覺得按照主題詞表來標(biāo)引過于麻煩，或者為圖省事，使得制發(fā)的公文只有主體部分，沒有主題詞，或者上行文不得已使用主題詞，下行文時主題詞長期不用或完全消失。（二）標(biāo)注不規(guī)范的原因1.標(biāo)注的主題詞不是在相關(guān)的公文主題詞表中選定的，而是根據(jù)標(biāo)注者的意愿，隨便在文件中抽出幾個詞匯來標(biāo)注。這種情況比較普遍，如例一。2.也有很多人依據(jù)公文的標(biāo)題，從前向后依次標(biāo)引。這是產(chǎn)生不規(guī)范的主要原因。如例二錯誤的原因是沒有掌握公文的主題內(nèi)容和主題詞的體系結(jié)構(gòu)，不清楚主題詞的作用和意義，隨意而盲目地把標(biāo)題完整地搬到后面作為主題詞來標(biāo)引。很顯然，作為一個學(xué)院的下行文也好，上行文也好，“學(xué)院”是不能作為主題詞標(biāo)注的。3.在實際的標(biāo)注中，還不同程度地存在標(biāo)注詞目過多和位置放置錯誤等情況存在，這也屬于標(biāo)注的不規(guī)范。4.各行業(yè)使用各自的主題詞表，在為標(biāo)引者提供便利的同時，又會因為主題詞表種類多，使標(biāo)引者不知如何選擇，也是形成標(biāo)注不統(tǒng)一、不規(guī)范的原因［5］34。（三）標(biāo)注不準(zhǔn)確的原因1.標(biāo)注者對文件理解不深，抽象出的主題概念不準(zhǔn)。2.實際工作經(jīng)驗不足，對主題詞的標(biāo)注規(guī)則缺乏了解，造成標(biāo)注的主題詞缺乏準(zhǔn)確性和一致性，這是造成標(biāo)注不準(zhǔn)確的關(guān)鍵原因。如例一，根據(jù)國務(wù)院公文主題詞表明確規(guī)定標(biāo)引順序是“先標(biāo)類別詞，再標(biāo)類屬詞，在標(biāo)類屬詞時，先標(biāo)反映文件內(nèi)容的詞，最后標(biāo)反映文件形式的詞”的規(guī)定，“調(diào)整”肯定不能作為類別詞，“辦案補(bǔ)貼”作為類屬詞也不完整，正確的類別詞應(yīng)為“財政”，類屬詞中作為文件內(nèi)容的為“辦案補(bǔ)貼”、作為文件形式的應(yīng)該是“調(diào)整”，最后標(biāo)注作為文種的“通知”。例三、四、五均是標(biāo)注不準(zhǔn)確的典型例子。五、解決問題的措施及要求（一）高度重視對主題詞的正確標(biāo)引隨著信息社會的飛速發(fā)展，各單位對內(nèi)對外事務(wù)的加大，信息量的增加，數(shù)據(jù)量的增大，公文使用頻率的增強(qiáng)和管理規(guī)范化、現(xiàn)代化的要求，各級各單位領(lǐng)導(dǎo)，特別是主管公文制發(fā)的部門和工作人員，應(yīng)高度重視公文主題詞標(biāo)注工作。1.主管公文制發(fā)部門的領(lǐng)導(dǎo)把主題詞標(biāo)注水平作為衡量公文制作質(zhì)量的一條重要標(biāo)準(zhǔn)，并以此評判公文制作者的工作能力［7］127，杜絕標(biāo)注的隨意性，保證標(biāo)注的準(zhǔn)確性和一致性。2.制定統(tǒng)一的內(nèi)部公文主題詞表和標(biāo)注規(guī)則。各單位除參照國務(wù)院公文主題詞表和本行業(yè)試用的公文主題詞表外，應(yīng)該根據(jù)自身的特色和需要，制定內(nèi)部通用的公文主題詞，并根據(jù)發(fā)展和需要，及時增補(bǔ)和刪減詞目，便于單位內(nèi)部各部門遵照使用。目前一些行業(yè)如教育部門等已制定了屬于自己的公文主題詞表。3.建立先進(jìn)的內(nèi)網(wǎng)公文檢索體系。標(biāo)引公文主題詞是建立機(jī)關(guān)辦公自動化檢索系統(tǒng)的前提條件，應(yīng)由各單位辦公室公文制發(fā)部門和檔案管理部門聯(lián)合，按規(guī)范的公文主題詞建立一致、先進(jìn)的公文檢索體系，有利于在辦公自動化系統(tǒng)上通過主題詞來查找有關(guān)主題的文件，輔助領(lǐng)導(dǎo)同志決策，便于各部門工作人員查詢使用。主題詞檢索方法可以彌補(bǔ)分類檢索方法的不足，使檢索更自由，查找跨度更大。4.加強(qiáng)對文秘人員的培訓(xùn)。為提高公文主題詞標(biāo)引的質(zhì)量和公文的整體水平，各部門應(yīng)每年定期對各級文秘人員和檔案管理人員開展公文處理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使其掌握正確的標(biāo)注方法，熟悉相關(guān)規(guī)則和要求，準(zhǔn)確規(guī)范標(biāo)注主題詞。如本文例二，掌握該公文的主要內(nèi)容并參照《國務(wù)院公文主題詞表》和《教育部公文主題詞表》（試行）正確的應(yīng)為“學(xué)校管理”、“綜合治理”、“安全事故”、“責(zé)任追究”、“規(guī)定”。其中“安全事故”、“責(zé)任追究”在主題詞表中找不出來，規(guī)范的還應(yīng)在這兩個詞下面加上“△”，并把它加到本單位制定的公文主題詞表中。針對多文種情況，如例二“規(guī)定”要標(biāo)注，否則只標(biāo)第二個文種“通知”即可。5.保證文秘和檔案人員的相對穩(wěn)定性，以保證公文處理的連續(xù)性，也是保障公文主題詞標(biāo)引規(guī)范化的有效途徑。（二）具體工作人員要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，加強(qiáng)責(zé)任心，熟練掌握正確標(biāo)引規(guī)范和方法，提高標(biāo)注水平1.提高對公文主題詞嚴(yán)肅性的認(rèn)識。對于公文制作者而言，主題詞標(biāo)注之前，首先應(yīng)理解公文的主題，即主要內(nèi)容，不能圖省事隨便從標(biāo)題中選取幾個詞完事，也不能隨意從文中抽出幾個詞來隨意組合，要在先把握公文主要內(nèi)容的基礎(chǔ)上參照規(guī)范再行標(biāo)注。一旦標(biāo)注完成后不要隨意改變。2.增強(qiáng)公文工作的責(zé)任感，提高對主題詞重要性和必要性的認(rèn)識，各單位公文制作者要把公文主題詞標(biāo)注工作當(dāng)作責(zé)無旁貸的分內(nèi)事，把主題詞當(dāng)作公文的完整要素規(guī)范標(biāo)注，不斷提高標(biāo)注工作水平［7］128。3.熟練掌握標(biāo)引規(guī)范，分工負(fù)責(zé)。公文制作者要熟練掌握國務(wù)院、本行業(yè)和單位內(nèi)部的標(biāo)引規(guī)范和要求，嚴(yán)格遵照規(guī)范要求，認(rèn)真標(biāo)注。標(biāo)引的每個主題詞，必須從公文主題詞表中選用最專指、最恰當(dāng)?shù)脑~或詞組，一般不得采用主題詞表以外的詞或詞組；負(fù)責(zé)計算機(jī)技術(shù)的文秘人員應(yīng)根據(jù)主題詞建立文件主題檢索系統(tǒng)，并及時上傳內(nèi)部網(wǎng)；而檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格按照主題詞對文件進(jìn)行分類管理。4.加強(qiáng)學(xué)習(xí)和積累，不斷提高標(biāo)注業(yè)務(wù)水平和工作質(zhì)量。主題詞標(biāo)注工作是個系統(tǒng)、繁瑣，又在不斷發(fā)生變化的工作，因此，具體的工作人員除了要懂公文制作基礎(chǔ)知識，學(xué)習(xí)標(biāo)注規(guī)范外，還要不斷加強(qiáng)政治理論、行業(yè)管理及相關(guān)知識的學(xué)